La commission Actions du club
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1. R le et responsabilit s Contacts J ai appris Je vais RESSOURCES 23 Polycopie 2 Objectifs Utiliser cette feuille de travail pour formuler un objectif long terme et des objectifs annuels pour trois ans pour l atteindre Assurez vous que vos objectifs soient Partag s Les personnes qui participent la formulation d objectifs sont d autant plus engag es Quantifiables valuer les r sultats obtenus ne doit pas tre un probl me en fin d ann e Ambitieux Il s agit d aller au del de ce que le club a d j accompli R alistes Les Rotariens doivent pouvoir atteindre les objectifs avec les ressources disponibles Limit s dans le temps Se fixer un calendrier et des ch ances Vous continuerez travailler sur ces objectifs pr liminaires avec les dirigeants du club durant la s an ce 4 en vous servant d Objectifs de club document de planification polycopi 4 e Objectif long terme trois ans e 1 ann e Objectif annuel e 2 ann e Objectif annuel e 3 ann e Objectif annuel 24 LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Polycopie 3 Plan d action Inscrire un de vos objectifs annuels dans le cadre ci dessous puis d terminer les tapes suivre pour l atteindre en pr cisant pour chacune d elles le responsable la dur e les progr s et les ressources Objectif annuel Ressource2. Ils peuvent vous servir de ressource dans le cadre de vos actions et initiatives e Anciens dirigeants ou responsables de commission Rotariens comp tents et exp riment s pouvant vous conseiller et que vous pouvez nommer pour diriger des activit s de la commission e Services au si ge d Evanston Le personnel de ces services r pond aux questions des clubs et districts concernant les programmes les actions et les prix e Groupes d appui du R I Groupes de Rotariens nomm s par le pr sident du R I pour aider les clubs et les districts au regard des priorit s pr sidentielles Sources de financement e Collectes de fonds e Fonds collect s aupr s de donateurs individuels ou des entreprises locales e Subventions en provenance d autres fondations e Subventions de la Fondation pour les actions de club et de district RESSOURCES 19 20 Annexe 1 Section Actions du guide Objectifs de club document de planification Ao t 2009 Ce document bas sur le Plan de leadership de club est un outil permettant aux clubs de faire le point et d laborer des objectifs pour l ann e venir Outre les strat gies pr sent es dans chaque section les clubs sont encourag s d velopper leurs propres strat gies pour atteindre leurs objectifs Ce document est remplir par les pr sidents lus et soumettre leur adjoint avant le 1 juillet Vous pouvez aussi t l charger ce document sur www rotar
3. e Prendre contact avec le responsable Fondation de district pour examiner les possibilit s de subventions a travers le programme de subventions humanitaires de la Fondation e Etablir des contacts lors de rencontres et manifestations rotariennes e Se renseigner sur les activit s d autres organisations e Utiliser l Internet pour contacter d autres Rotariens Collectes de fonds Une collecte de fonds efficace permet de monter des actions susceptibles d avoir un impact r el et n cessite une coop ration efficace entre les dirigeants des clubs impliqu s Il s agira bien entendu de d terminer le financement n cessaire en fonction du budget tabli Votre club peut ainsi d cider d organiser une collecte de fonds ou faire appel d autres sources de financement Consulter le suppl ment plan Vision pour l avenir du kit La gestion du club 225 FR pour plus d informations LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB L Rappel Sources et outils pour financer votre action e Dons individuels e Fondation Rotary e ProjectLINK e District tapes suivre pour r ussir une collecte de fonds 1 D terminer les besoins D finir le but de la collecte Choisir le type de manifestation tablir un budget S informer aupr s des dirigeants du club du budget disponible Evaluer les d penses valuer les recettes ventuelles tablir le montant collecter D terminer les ressources dis
4. 3000 1 847 866 9446 pi LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Rappel La commission Actions du club concentrera ses efforts dans les domai nes suivants Action professionnelle Action d int r t public et Action d int r t public mondial L Rappel Des sous commissions peuvent tre mises en place en fonction des besoins et responsabili t s de la commission Role et responsabilites Le Rotary ayant pour devise Servir d abord il appartient chaque Rotarien de proposer des actions susceptibles d am liorer les conditions de vie dans la r gion et l tranger La commission Actions du club est charg e de mettre en place des actions ducatives humanitaires et professionnelles au b n fice de sa collectivit et dans le monde entier Responsabilit s de la commission e Se fixer des objectifs en fonction des objectifs du club en termes d action e Monter des actions comportant les volets suivants Evaluation des besoins de la collectivit Planification et valuation de l action e Assurer un programme d actions quilibr e Collaborer avec d autres organisations volontaires et membres de commission pour maximiser l impact de vos actions e Diriger les efforts de collecte de fonds pour financer vos actions e Conna tre les exigences l gales Commencez r fl chir aux objectifs de votre commission votre plan d action et aux ressources dont vous aurez bes
5. Marak PoloPlus Support The Rotary Foundation through bath program tormikaLoo Rotary rt a Your Voto Your OUI of thelr community and communes In other countries New Midwnst clits participation and financial contributions focuwes on arret ont Develop leaders capable of serving in Rotary beyond the cub level Service Above Sel spans generations For assistance Membership leaders discuss econome crai Contacta Club and District Suppor or financial representative Les ressources suivantes peuvent galement vous aider atteindre vos objectifs et r pondre aux questions de la commission Documentation Rappel Comment monter une action 605 FR Guide complet pour planifier mettre en uvre et valuer une action Outils d valuation de la collectivit 605C FR sur le Web Les publications peuvent tre t l charg es sur www rotary org downloadlibrary ou uniquement Guide d taill pour effectuer une valuation des command s soit par besoins de la collectivit e mail shop rotary rotary org sur le e Annuaire du district Coordonn es des dirigeants du district et autres catalogue en ligne informations utiles Gu aupres de votre e L Interact 654 FR Guide pour la mise en place et l administration r r gional burgan r giona d un club Interact e Objectifs de club document de planification Outil d valuation et de planification permettant d tablir les objectifs du
6. cette publication vous servira de r f rence tout au long de votre mandat Le plan de leadership du club la structure administrative recommand e aux Rotary clubs sugg re la mise en place de 5 commissions permanentes e Administration du club e Effectif e Relations publiques e Actions e Fondation Rotary LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Chaque commission dispose d un manuel d crivant ses responsabilit s et contenant ressources et documents pour soutenir le travail de ses membres Vous pouvez distribuer ou communiquer aux membres de la commission la partie du manuel les concernant Des exemplaires suppl mentaires peuvent tre t l charg s gratuitement sur www rotary org Ce manuel fait partie de la pochette La gestion du club 225 FR et est disponible dans le catalogue du R Votre club comme les 33 000 clubs dans le monde est membre du Rotary International A ce titre il peut b n ficier des services et ressources propos s par l organisation tels que les publications en 9 langues le site www rotary org les subventions de la Fondation Rotary et le soutien du personnel du si ge d Evanston et des 7 bureaux r gionaux Commentaires Pour toute question ou commentaire sur ce manuel ou les mat riels de formation contacter Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston IL 60201 3698 Etats Unis leadership training rotary org 1 847 866
7. club e Le Rotaract 562 FR Guide pour la mise en place et le d veloppement d un club Rotaract e Rotary Community Corps Handbook 770 EN Guide pratique Contient la marche a suivre pour d marrer une UDC identifier ses responsables potentiels tudes de cas et id es d actions RESSOURCES 17 e Guide des Amicales du Rotary 729 FR Guide pour organiser et promouvoir une amicale du Rotary e Les changes amicaux du Rotary Sur le Web uniquement Guide pour organiser une change amicale du Rotary e Volontaires du Rotary Les 263 FR Guide pour devenir un volontaire du Rotary et pour les clubs cherchant recruter des volontaires dans le cadre de leurs actions e RYLA 694 FR Guide pour organiser des s minaires RYLA au niveau du club ou du district e Statuts types du Rotary club e Fondation Rotary R capitulatif des programmes 219 FR Compilation des programmes et services de la Fondation Rotary e AIPM des possibilit s L 742 FR D crit l AIPM les dons en nature le programme des Volontaires du Rotary ainsi que les subventions de la Fondation qui peuvent aider a financer des actions internationales e Youth Exchange Mode d emploi pour le district 746 FR Guide pour la mise en place et l administration du Youth Exchange www rotary org Consulter la page Action et camaraderie pour trouver les ressources n cessaires pour soutenir vos actions Vous y d co
8. Dans ce dernier cas les statuts de l association doivent contenir une phrase confirmant son assujettissement au r glement int rieur et aux statuts du Rotary pr sents et futurs Page 9 du Manuel de proc dure Toute demande doit tre adress e au conseil d administration du Rotary par le biais de votre correspondant CDS Veuillez contacter ce dernier pour en savoir plus Marques du Rotary Les clubs peuvent utiliser les marques du Rotary pour promouvoir leurs actions programmes et activit s d s lors que le nom du club figure juste avant ou apr s le nom du Rotary Les clubs peuvent aussi utiliser embl me du Rotary en conjonction avec une activit d s lors que le nom du club figure pr s de l embl me a la m me taille et est reproduit correctement R LE ET RESPONSABILIT S 10 L Rappel Pour plus d informations sur l utilisation de l em bl me et des marques du Rotary voir La pr siden ce du club 222 FR ou Identit visuelle du R I 547 FR disponibles sur le site du Rotary Mauvaise utilisation Bonne utilisation Action de nettoyage du Rotary club de Valley Action nettoyage Rotary Parc du centenaire du Rotary club de Valley Parc du centenaire du Rotary Travailler avec la commission Relations publiques dans le cadre de vos efforts de promotion Protection des jeunes Pour toute activit impliquant des jeunes pr voir des mesures de protection des jeunes telles que la s lect
9. La commission Actions du club Fait partie de la pochette La gestion du club Se ROTARY INTERNATIONAL JASON Na Bs 226D FR 709 Vous tenez entre vos mains l dition 2009 de la publication La commission Actions du club Ce manuel s adresse aux commissions de club 2010 2011 2011 2012 et 2012 2013 Les informations contenues dans cette publication sont issues des statuts types et du r glement int rieur recommand au Rotary club des statuts et du r glement int rieur du Rotary International et du Rotary Code of Policies Tout changement apport ces documents par le conseil de l gislation ou le conseil d administration remplacera les directives pr sent es dans cette publication Table des mati res Introduction 1 R le et Responsabilit s Actions de club Un programme quilibr Collectes de fonds Gestion des risques 2 Le responsable Actions du club Votre commission Les sous commissions Formuler des objectifs Budget Communication 3 Ressources Annexes Section Actions du guide Objectifs de club document de planification Questions pour se pr parer l assembl e de district Polycopi s R capitulatif Objectifs Plan d action Commission Action de club tude de cas Actions de club Liste de contr le Collectes de fonds O OF o 12 13 13 14 14 17 20 22 23 24 25 26 29 30 LA Rappel Les responsables de commission doivent photocopier et di
10. ches ot ils pourront utiliser leur expertise e La reconnaissance de leurs efforts En gardant ces facteurs a l esprit vous serez en mesure d encourager l engagement et la participation des Rotariens aux activit s du club Budget Avant le 1 juillet d terminer avec la commission et le tr sorier le budget n cessaire pour atteindre vos objectifs en y incluant les collectes de fonds pr vues S assurer que les besoins de votre commission sont inscrits au budget du club Assurer une surveillance constante des fonds des transactions et des rapports ainsi que de l tat des finances de votre commission Un contact r gulier avec le tr sorier permet de r agir rapidement en cas de probl me Communication Avant votre prise de fonction mettre au point un protocole de communication entre les dirigeants expliquant la fagon dont vous communiquerez avec e Les membres de la commission R unions r guli res pour tudier et identifier les ressources disponibles discuter des actions en cours et futures laborer des strat gies pour atteindre les objectifs e Le club Informer le pr sident du club le comit et les membres des activit s et des progr s effectu s par la commission e Les autres commissions Le travail d une commission affecte souvent celui d une autre Une communication efficace permettra une meilleure coordination entre commissions LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB La commission Fondatio
11. ction CI Pr senter une liste d actions r alisables et r pondant aux besoins de la collectivit Choisir une action r pondant au moins un des domaines suivant O Domaines d action du Rotary CO Le programme de citation pr sidentielle et les domaines prioritaires du pr sident Le plan strat gique du Rotary La mission et les domaines prioritaires de la Fondation 3 tablir un plan Formuler des objectifs O tablir un plan de travail tablir un budget Conna tre la l gislation en mati re de responsabilit civile O Nommer des coordinateurs pour les t ches diverses 4 Mise en uvre de l action Organiser la les collectes de fonds Planifier la promotion de l action CO Mettre en uvre l action en fonction du plan tabli 5 valuer l action O Discuter avec les Rotariens et les b n ficiaires de l action pour en tirer les le ons Discuter avec les Rotariens et les b n ficiaires de l action pour d terminer les changements apporter Soumettre un rapport d valuation la collectivit au club au district et au R I O Reconna tre tous les participants l action RESSOURCES 29 Polycopie 6 Collecte de fonds Actions financer d tailler Montant n cessaire 1 Montant n cessaire l organisation de la collecte Montan
12. de d veloppement communautaire UDC groupes d adultes non rotariens parrain s par des Rotary clubs e Amicales du Rotary groupes internationaux de Rotariens r unis par un centre d int r t commun avec d un c t les Amicales professionnelles et de loisirs et de l autre les Amicales d action e changes amicaux du Rotary programme de visites de Rotariens pouvant d boucher sur des partenariats pour des actions e Volontaires du Rotary un programme offrant la possibilit des Rotariens et autres de mettre leurs comp tences au service d actions e Rotary Youth Exchange Echanges de lyc ens 15 19 ans visant promouvoir la paix et l entente internationale e RYLA s minaires de d veloppement personnel destin s aux jeunes e Action d int r t public mondial AIPM une action mont e par des clubs d au moins deux pays diff rents R LE ET RESPONSABILIT S L Rappel Le Rotary met disposi tion de ses membres des ressources pour mettre en uvre l ensemble de programmes de l organisation Pour plus d informations consulter Www rotary org L Rappel Pr s de 100 districts vont utiliser la nouvelle structure de subventions du plan Vision pour l ave nir Pour en savoir plus veuillez consulter www rotary org futurevision Les programmes humanitaires ducatifs et culturels de la Fondation Rotary sont aussi une ressource incontournable pour les action
13. ectifs doivent tenir compte des ressources mat rielles et humaines disponibles Comparez les aux objectifs d j atteints e Limit s dans le temps tablir un plan d action Travailler avec les dirigeants du club et les membres de la commission afin de d finir un plan d action pour atteindre chaque objectif en vous basant sur les phases suivantes e D composer l objectif en tapes et assigner un responsable et un calendrier d ex cution chacune d entre elles e D terminer des crit res d valuation des progr s pour chaque phase RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB 13 14 e Utiliser les ressources et les outils disponibles dans votre club au district ou aupr s de R I e Obtenir les informations et les ressources humaines et financi res avant de d buter e valuer le succ s des objectifs pr c dents et de votre plan actuel et apporter les changements n cessaires le cas ch ant Evaluez r guli rement vos objectifs pour vous assurer que des progr s r guliers et conformes votre vision sont atteints et les modifier si besoin est Motiver votre quipe Vous travaillez avec une quipe de b n voles que vous devez motiver En g n ral ces derniers sont motiv s par e La conviction que l objectif b n ficiera la collectivit leur club au district et au Rotary e Les possibilit s de camaraderie e Les possibilit s de networking e La conviction que l objectif est r alisable e Des ta
14. ens d utiliser l Official Directory des fins commerciales ou de le remettre une tierce personne pour utilisation commerciale Aucune association ne peut effectuer un publipostage aupr s des Rotary clubs sauf pour raisons non commerciales et dans des conditions bien d finies e Un club souhaitant faire une proposition de collaboration un autre club doit tout d abord obtenir la permission du gouverneur Un simple contact entre clubs est toutefois possible sans qu une autorisation soit n cessaire e Un club cherchant le soutien financier d un autre club ou d un Rotarien ne comptant pas parmi ses membres doit demander l accord du conseil d administration du Rotary e Les demandes de coop ration et d assistance des clubs dans le cadre de l AIPM ne sont pas sujettes ces r gles d s lors qu un nombre limit de clubs ou de districts sont contact s Veuillez communiquer ces informations aux membres de votre club pour viter toute confusion ou erreur LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Gestion des risques La gestion des risques est pr sente dans tout processus de planification d organisation de direction et de contr le des activit s d une organisation de mani re minimiser les effets adverses des pertes fortuites pouvant survenir En tant que membres de la commission Actions du club vous avez la responsabilit de minimiser les risques et de prot ger les membres et les actifs du club Les responsab
15. es pour conna tre le temps et les ressources qu ils comptent y consacrer ainsi que leurs centres d int r t et comp tences 2 Choix de l action Utiliser les informations collect es durant l valuation en tenant compte des facteurs suivants le temps les ressources les le ons tir es des actions pr c dentes le soutien et la participation de la collectivit la dur e et la viabilit de l action les autres possibilit s de soutien ou financement et les ressources disponibles aupr s du Rotary 3 Planification de l action La commission est charg e de superviser la mise en uvre des actions du club et de nommer des sous commissions ou des coordinateurs pour les t ches diverses Formulation d objectifs tablissement d un plan de travail laboration d un budget Prise de connaissance de la l gislation en mati re de responsabilit civile 4 Mise en uvre Il est recommand de suivre le plan tabli en mati re du financement de la gestion des activit s et de la promotion faite en coop ration avec le responsable des relations publiques LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Fo Rappel Le R I fournit des ressources pour la mise en uvre de ses programmes Pour en savoir plus consulter www rotary org 5 Evaluation Un compte rendu est toujours utile et un moyen efficace de tirer les legons de toute action et d aborder les projets 4 venir dans de meilleures conditions Ne pas oub
16. ilit s et les peines potentielles varient selon les pays et il vous revient de prendre connaissance de la l gislation applicable et de vous assurer qu elle est appliqu e dans votre club Posez vous les trois questions suivantes quand vous planifiez des activit s e Quels probl mes peuvent survenir e S ils surviennent comment vais je ou le club y faire face e Comment couvrir les pertes financi res Mesures prendre pour r duire les risques s il existe une probabilit importante que des probl mes surviennent e Annuler l activit ou la manifestation e Modifier l activit ou l v nement pour r duire les risques e Pr parer un plan de r ponse aux probl mes ventuels e Trouver une autre organisation qui accepte de participer et de partager les risques Le Rotary International recommande fortement aux clubs que toute transaction fasse l objet de contrats sign s Un contrat tablira clairement les obligations de chaque partie et pourra inclure des clauses limitant les risques Lors de toute n gociation de contrat lisez le attentivement dans sa totalit et utilisez ventuellement les conseils d un avocat Conservez tous les actes authentiques dans l ventualit d un sinistre Assurance et constitution en association Il est recommand aux clubs d obtenir des conseils juridiques afin de d terminer le besoin de souscrire une assurance responsabilit civile ou de se constituer en association
17. illez confirmer l identit de l exp diteur et le motif de la demande par t l pho ne ou via un autre e mail 9 Reconna tre les donateurs et les b n voles Remercier publiquement les b n voles pour leur action Leur remettre des photos plaques comm moratives leur crire un mot de remerciements 10 valuation Discuter de l v nement avec la commission d organisation et les dirigeants du club Tirer les le ons pour les manifestations futures Partager vos id es et exp riences avec d autres clubs et le Rotary International 11 Assurer la continuit en vue de futures collectes Examiner les r sultats avec les dirigeants entrants ou avec le tr sorier du club Remettre les fonds restants critures comptables fichiers lectroniques et autres vos successeurs Informer le tr sorier entrant et les nouveaux responsables des collectes des probl mes en suspens Si la collecte d passe son objectif envisager de placer les fonds suppl mentaires sur un compte r serv aux futures actions largir des actions en cours financer d autres actions ou soutenir la Fondation Si la collecte n atteint pas son objectif chercher obtenir le soutien d autres groupes de la collectivit pouvant ventuellement intervenir Si non limiter l action pour la ramener un co t correspondant vos possibilit s Commercialisation et communications Il est interdit aux Rotari
18. io conomiques de la collectivit e L expertise en mati re de gestion et en mati re d engagement citoyen e Lexp rience internationale voyages tudes etc e L exp rience de b n vole au niveau local Une fois que vous avez constitu votre quipe e Lui fournir des informations sur les activit s et le plan strat gique du club e Associer les nouveaux aux plus exp riment s e Encourager les contacts entre homologues au sein du district en vous servant de l annuaire du district e tablir la liste des ressources disponibles e Fournir 4 chacun une liste des r unions et activit s du district LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Autour du monde Les clubs doivent mettre en place une structure administrative en fonc tion de leurs besoins L Rappel Nous encourageons les clubs utiliser les res sources suivantes pour planifier leurs activit s et objectifs Plan de lea dership de club le Guide de r flexion strat gique et Objectifs de club do cument de planification Sous commissions En fonction de sa taille et de ses objectifs votre commission peut galement mettre en place les sous commissions suivantes e Professionnelle e Education e Collectivit e Internationale e Programmes du R I RYLA AIPM Rotaract etc e Collecte de fonds pour les actions de club Veillez assigner les postes en fonction des comp tences et int r ts personnels des membres et respo
19. ion rigoureuse et la formation des b n voles Se r f rer aux directives du programme Echanges de jeunes en mati re de protection des jeunes pour toute activit impliquant le d placement de mineurs LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Rappel R pondre aux questions de l annexe 2 et en discuter avec vos homo logues des autres clubs durant l assembl e de district Responsable Actions du club Pour vous pr parer votre mandat vous devez prendre connaissance de votre r le et de vos responsabilit s ainsi que de ceux de votre commission Vous tes aussi encourag collaborer avec votre pr d cesseur avant de prendre vos fonctions Essayez galement de r pondre aux questions suivantes Quel est votre r le Quels types d action peuvent avoir le maximum d impact Quels types de manifestation pouvez vous organiser pour combler les besoins financiers Comment pouvez vous tre utile aux membres de votre commission Quels sont les objectifs annuels et long terme de votre commission En tant que responsable vous devez vous assurer que la commission r alise ses objectifs Pour vous pr parer vos fonctions vous devez Participer aux s ances de formation de l assembl e de district Prendre connaissance de ce manuel Etudier le r glement int rieur du club Travailler avec le pr sident lu pour choisir les membres de votre commission Former les membres de la commission Cr er des sous commissi
20. lier de c l brer le succ s de l action mont e et de reconna tre les efforts de tous ceux qui ont particip sa mise en uvre Un programme quilibr Le Rotary International et la Fondation mettent la disposition des clubs des ressources pour les aider choisir des actions et accomplir leurs objectifs En montant vos actions veuillez prendre en consid ration e Les quatre domaines d action Action int rieure Action professionnelle Action d int r t public et Action internationale e Le programme de citation pr sidentielle et les domaines prioritaires du pr sident e Le plan strat gique et les domaines d action identifi s par le conseil d administration du Rotary e La mission et les domaines strat giques de la Fondation e Les besoins de la collectivit Programmes du R I et de la Fondation Le Rotary International propose divers programmes et activit s humanitaires culturels et ducatifs visant a am liorer la condition humaine et faire avancer l entente entre les peuples et la paix Les programmes et les Amicales du Rotary permettent aux clubs et aux districts de r aliser leurs objectifs en mati re d action chez eux et a l tranger tout en renfor ant la camaraderie et la bonne volont Programmes du Rotary International e Interact un club service pour jeunes de 14 18 ans e Rotaract un club service pour jeunes adultes de 18 a 30 ans parrain par un Rotary club e Unit s
21. n doit d terminer comment la Fondation peut le club accomplir ses objectifs en mati re d actions La commission Relations publiques doit assurer la promotion des actions et la participation des membres La commission Effectif doit s assurer que tous les membres participent aux activit s du club en particulier les nouveaux membres La commission Administration du club doit publier les actions du club dans le bulletin du club ou soumettre des comptes rendus d actions r ussies dans le The Rotarian ou votre magazine r gional Le district N h sitez pas demander des conseils votre homologue de district ou l adjoint du gouverneur RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB 15 3 Ressources ROTARY INTERNATIONAL THE ROTARY FOUNDATION AboutUs Gontibule Sarion and Followship Stidents and Youth Running aciud Runningadistrkt Training Pokies andprocedures General formation Running a club tary is a grassroots organization and Its service efforts are carried out at the club level Effective club operations include both administrative and service responsibilities An effective Rotary cub is able to Raintod Infarmation Young clubs wokurne Sustain or increase hs membership base program alumal mo Weary Rotary gt Implement successful projects that address the needs Sie TE Covairen gamer at the H Gewol Library named after Rotarian Helmut Sarin in Nueva Sor min for Es Honduras Photo try
22. nale LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB C Interact C Les changes amicaux du Rotary C RYLA L Rotaract _ Les Volontaires du Rotary L Les changes de jeunes LC upc L L action d int r t public mondial AIPM En utilisant une subvention de la Fondation pour soutenir une action du club En listant une action ayant besoin de financement de dons en nature ou de b n voles sur la base de donn es ProjectLINK C Autres veuillez pr ciser Mesures prendre RESSOURCES 21 22 Annexe 2 Questions pour se pr parer l assembl e de district tudier ce manuel avant l assembl e de district vous permettra de vous pr parer votre formation qui comportera des s ances de discussion portant sur les sujets ci dessous Nous vous encourageons consulter ce manuel ainsi que les responsables entrants et sortants de votre club lorsque vous r fl chirez ces questions Quelles sont les responsabilit s de la commission Actions du club et celles du responsable de cette commission Quels types d action peuvent avoir le maximum d impact au sein de votre collectivit Quels types de manifestation pouvez vous organiser pour combler les besoins financiers Comment pouvez vous aider les membres de votre commission dans le cadre de leurs fonctions Quels sont les objectifs annuels et a long terme de votre commission LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Polycopie 1 Recapitulatif Notes
23. nsabiliser et r compenser les membres dans le cadre de leurs fonctions Formuler des objectifs En tant que responsable vous devez vous assurer que votre commission atteigne ses objectifs qui doivent tre fix s en fonction des objectifs annuels et long terme Commencer r fl chir au plan strat gique du club et sur ce que votre commission peut faire pour accomplir sa mission Le document Objectifs de club document de planification permet au pr sident lu et aux commissions d valuer la situation du club et d tablir des objectifs annuels en fonction des objectifs long terme du club Chaque commission dispose d une section proposant des strat gies adapt es Vous travaillerez sur ce document avec le pr sident lu et les autres dirigeants entrants de club lors de l assembl e de district Vous continuerez vous y r f rer et le mettre jour tout au long de l ann e Des objectifs efficaces Afin de correspondre la capacit de la commission et aux int r ts des Rotariens les objectifs doivent tre e F d rateurs Participation effective dans la mise en place de l objectif de toutes les personnes impliqu es dans sa d finition Consultez les dirigeants du club et du district ainsi que les membres pour d finir un objectif e Quantifiables L objectif doit avoir un but concret vers lequel progresser e Ambitieux Il doit tre plus ambitieux que les objectifs pr c dents e R alistes Les obj
24. oin cette ann e R LE ET RESPONSABILIT S 3 L Rappel Pour plus d informations sur la mise en place d une action veuillez consulter le manuel Action d int r t public Comment monter une action 605 FR Actions du club Durant la planification et la mise en uvre des actions la commission doit s assurer que le temps et les fonds investis par les Rotariens sont utilis s bon escient au b n fice de ceux qui sont dans le besoin Une approche syst matique a t mise en place cette fin Pour chacune des tapes assignez un responsable et un calendrier d ex cution d terminer des crit res d valuation des progr s et identifiez les ressources et les outils votre disposition Ne pas h siter adapter cette liste la situation de chaque club Voir polycopi 5 pour la ligne de conduite suivre 1 valuation de la collectivit Pour tre r ussie une action doit r pondre des probl mes r els de la collectivit Une valuation des besoins est donc n cessaire pour identifier les probl mes pouvant tre r gl s par votre club Effectuer une valuation de la collectivit tout en s assurant d identifier les ressources et solutions pouvant faciliter la mise en uvre de vos actions Prendre aussi en consid ration les actions pr c dentes et Les le ons qui en ont t tir es Evaluer galement la capacit de votre club r ussir une action S entretenir avec les membr
25. ons si besoin est RESPONSABLE ACTIONS DU CLUB 11 12 Li Rappel Le pr sident est membre de droit de toutes les commissions e Se fixer des objectifs de commission en fonction des objectifs annuels et long terme du club e Mettre en place un protocole de communication e Travailler avec le pr sident lu pour tudier et tablir des objectifs annuels et long terme Responsabilit s du responsable Actions du club e G rer le budget de votre commission e Travailler avec les autres commissions du club et votre commission de district correspondante sur les activit s et initiatives multiclubs e Organiser r guli rement des activit s et r unions de commission e Informer le pr sident du club le comit et les membres des activit s et des progr s r alis s par la commission Nous vous encourageons par ailleurs 4 collaborer avec votre pr d cesseur pour vous pr parer vos fonctions et tablir une liste de t ches sp cifiques 4 effectuer durant votre mandat Les descriptifs des principales responsabilit s du responsable Actions sont list s ci dessous Votre commission Avant le d but de l ann e travailler avec le pr sident lu pour d signer les nouveaux membres et pr parer les r unions Par souci de continuit les membres de commission doivent tre nomm s la m me commission pour 3 ans Prendre aussi en consid ration e Le degr de motivation e La connaissance des probl mes soc
26. ponibles et celles n cessaires D terminer les moyens humains n cessaires pour planifier et organiser la collecte Lister les dons biens et services effectu s pour la collecte D terminer les besoins logistiques Choisir une date et un lieu Faire les r servations et arrangements n cessaires tablir un ch ancier pour chaque tape S assurer d tre en conformit avec les exigences l gales Organiser les b n voles D terminer le r le et les t ches de chacun Impliquer les membres de la collectivit Impliquer les amis familles et coll gues Promouvoir l v nement D velopper une strat gie promotionnelle D terminer les moyens les plus efficaces pour promouvoir l v nement Cibler votre audience Rechercher une couverture aupr s des m dias locaux Mise en place Ex cuter le plan d action Encourager les b n voles lister les progr s les r ussites et les probl mes Tenir une comptabilit des fonds collect s tablir une proc dure l avance D poser les fonds dans un compte s par Comptabiliser les contributions et d penses R diger un rapport sur l utilisation des fonds collect s R LE ET RESPONSABILIT S L Rappel Faire attention aux e mails envoy s pr ten dument par le Rotary et sollicitant des donn es personnelles II s agit pour la plupart d escro queries Avant de fournir toute information ve
27. s tape Responsable Dur e Mesure de succ s disponibles Ressources n cessaires RESSOURCES Polycopi 4 Commission Actions Etude de cas Veuillez lire l tude de cas suivante et formulez tape par tape un plan d action pour le Rotary club de Queen s Park partir du mod le se trouvant la page suivante Le Rotary club de Queen s Park est situ dans une ville de 300 000 habitants dont l expansion rapide met en danger plusieurs esp ces florales et animales en voie de disparition La ville est plut t prosp re l exception de 20 des habitants Le Rotary club de Queen s Park a 65 membres issus pour la plupart du monde associatif ou des affaires Bien que les taux d assiduit et de participation aux actions du club soient lev s le club a subi une perte d effectif en cinq ans de 25 et a du mal recruter La plupart des membres d missionnaires se plaignent de n avoir jamais particip des actions locales La plupart des actions du club se sont r v l es assez limit es dans leur port e Les deux actions les plus r ussies ont consist collecter de l argent pour une organisation qui r nove des bancs dans un parc de la ville et faire don d quipement de terrain de jeux une cole de quartier 26 Comment le club peut il se servir de son exp rience Comment valuer les besoins locaux LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Quelles sont les action
28. s du R I sur shop rotary org pour d couvrir toutes les publications sur les programmes de l organisation La plupart d entre elles sont t l chargeables gratuitement e Bulletins des programmes du R I Bulletins lectroniques sur les programmes relatifs aux quatre domaines d action du Rotary Pour vous abonner consulter l onglet de la page Actualit s et m dias e Administration du club cliquer sur l onglet Membres Pour aider les dirigeants de club collecter des informations sur l administration efficace du club Comporte des liens vers les pages Administration du club Effectif Relations publiques Actions des informations sur la Fondation et la documentation pour les clubs Personnes contacter Les coordonn es des dirigeants ci dessous sont disponibles dans l Official Directory sur www rotary org ou aupr s de votre gouverneur e Adjoint du gouverneur Rotarien nomm par le gouverneur pour le seconder dans l administration des clubs Il se rendra dans votre club au moins une fois par trimestre et se tient votre disposition pour r pondre vos questions et demandes de conseils e Commission Programmes du district Rotariens nomm s pour assister les clubs dans leurs actions e Gouverneur Dirigeant du Rotary International charg de conseiller les clubs sur les strat gies appliquer pour un meilleur fonctionnement e Autres responsables de commission de club dans le district
29. s du club tant au niveau local qu international e Subventions humanitaires soutien aux actions d int r t public et humanitaires des clubs et districts e Programmes ducatifs objectif de promotion de la paix et de l entente mondiale par l interm diaire de programmes d tudes ou d changes culturels amicaux et autres e PolioPlus soutien a l effort mondial d radication de la polio Les actions internationales Depuis toujours au Rotary le concept de communaut est pris dans son sens le plus large et les clubs cherchent servir des collectivit s autres que la leur Les progr s des communications et des transports ont encore renforc cet aspect de notre organisation Les strat gies de base pour les actions internationales sont identiques a celles pour les actions locales Cependant la communication est encore plus importante pour le succ s de l action mont e L AIPM collaboration entre deux clubs de pays diff rents est un excellent moyen pour les clubs de s impliquer l international ProjectLINK est une base de donn es consultable sur www rotary org pour les clubs qui recherchent des partenaires internationaux pour des actions de proximit ou dans un autre pays La Fondation Rotary offre des possibilit s de financement Pour trouver un partenaire international e Consulter ProjectLINK sur www rotary org en anglais uniquement e En discuter avec le responsable AIPM du district
30. s qui pourraient b n ficier aux d favoris s Comment allier camaraderie et service dans les actions Comment collaborer avec d autres organisations de service de la r gion RESSOURCES 27 28 Etude de cas Plan d action Responsable Dur e Mesure de succ s Ressources disponibles Etape Qu avez vous appris qui pourra tre appliqu dans votre club LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Polycopie 5 Actions de club Liste de controle Cet outil liste les diff rents tapes et mesures d crites dans ce manuel consid rer pour r ussir une action Il vous servira de r f rence et de source d id es dans le cadre de la planification de vos actions Pour plus d informations concernant le choix et la planification d une action consulter les publications Outils d valuation d une collectivit 605 C FR et Action d int r t public Comment monter une action 605 FR 1 valuation valuation de la collectivit Faire un inventaire des ressources de la collectivit D terminer les besoins et priorit s de la collectivit O S entretenir avec les membres de la collectivit pour d terminer les possibilit s de soutien qui existent valuation du club O Identifier les membres int ress s O Identifier les comp tences Identifier le temps et les ressources disponibles 2 Choisir l a
31. stribuer le 1 chapitre du manuel aux membres de leur commission Introduction Cette publication La commission Actions du club 226D FR est destin e aider les commissions Actions de club formuler des objectifs et comprendre leurs responsabilit s pour rendre le club plus performant Les responsabilit s de ces commissions variant selon les l gislations les pratiques locales et les proc dures des clubs le contenu doit tre adapt au contexte et aux besoins de votre club Des vignettes Autour du monde et Rappel mettent l accent sur les diff rences possibles et donnent des conseils pratiques Cette publication comporte trois parties le premier chapitre d crit les principales responsabilit s de la commission le second porte sur les responsabilit s du responsable Actions du club et le troisi me contient des ressources pouvant vous tre utiles ainsi qu aux autres membres de la commission la fin du troisi me chapitre vous trouverez des annexes dont la section Actions du guide Objectifs de club document de planification une liste de sujets de discussion ainsi que des polycopi s utiliser durant l assembl e de district Ce manuel vous sera utile pour vous pr parer vos fonctions de responsable Actions du club Veuillez l apporter avec vous l assembl e de district et vous familiariser avec son contenu l avance principalement avec les questions de l annexe 2 l issue de votre formation
32. t n cessaire Promotion tee shirts sensibilisation etc Mat riels invitations billets d corations etc B n voles transport repas etc Autre veuillez pr ciser 2 Montant n cessaire pour soutenir l action 3 Montant total n cessaire postes 1 2 4 Disponible au budget 5 Objectif de la collecte poste 4 poste 3 30 LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB Pour planifier l avenir de votre club Plan de leadership du club Guide de r flexion strat gique Objectifs du club Document de planification ROTARY INTERNATIONAL One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston IL 60201 3698 tat Unis www rotary org 226D FR 709
33. uvrirez la marche suivre pour lancer une action identifier les ressources et financer une action ProjectLINK La base de donn es consultable en ligne du Rotary o sont list es des actions de club et district la recherche d un soutien financier de Volontaires de dons en nature et ou de partenaires pour une subvention de contrepartie Vous y trouverez galement une liste d actions achev es pouvant servir d exemples e Annuaire des Amicales du Rotary Vous y trouverez des informations et les coordonn es de l ensemble des Amicales du Rotary e Rotary Code of Policies et Rotary Foundation Code of Policies Compilation des d cisions du conseil d administration du R I et des administrateurs de la Fondation R vision l issue de chaque r union e Banques de donn es des Volontaires uniquement sur www rotary org Liste de Rotariens et non Rotariens qualifi s inscrits comme Volontaires e La page Fondation consulter l onglet A propos du Rotary propose les derni res informations les programmes de la Fondation dont les subventions et les financements disponibles Vous pouvez aussi y t l charger gratuitement de nombreuses publications Autres ressources utiles e Page Prix du Rotary Pour d couvrir l ensemble des t moignages de reconnaissance d cern s par le R I et la Fondation LA COMMISSION ACTIONS DU CLUB e Publications sur les programmes du R I Consulter le lien Programme
34. y org LES ACTIONS Situation actuelle Nombre de participants au Youth Exchange accueillis parrain s Nombre de clubs Interact parrain s par le club de clubs Rotaract d unit s de d veloppement communautaire UDC Nombre de s minairesRYLA Nombre d Echanges amicaux du Rotary _____ Nombre de Volontaires du Rotary inscrits ____ Nombre d actions internationales Nombre d autres actions en cours Objectifs Notre club a tabli les objectifs suivants pour l ann e rotarienne venir Au niveau local A l international Comment notre club a t il l intention d y parvenir plusieurs r ponses possibles En confiant la planification et la mise en uvre des actions des Rotariens exp riment s En r alisant une valuation des besoins de la collectivit pour identifier les actions possibles En passant en revue les actions en cours pour s assurer qu elles sont utiles et motivantes pour les Rotariens En identifiant les probl mes locaux auxquels le club souhaite r pondre par ses actions En d terminant si les collectes de fonds r pondent aux besoins en financement du club En impliquant tous les membres En valuant la satisfaction des collectivit s b n ficiant de l action En reconnaissant les efforts des Rotariens qui s impliquent dans les actions du club et leur font b n ficier de leurs comp tences 0 OOOO OOO En trouvant un club partenaire pour monter une action internatio
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