Recommandations de Syntec Etudes Marketing et Opinion sur les
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1. Consultation Appel d offres Contrat Mai 2004 Ms MARKETING ET OPINION Moty SYN reef Syntec Etudes Marketing et Opinion s est toujours attach faciliter et clarifier les relations entre ses Membres et leurs Clients relations qui exigent souvent une forte implication des deux parties et engagent leurs responsabilit s r ciproques C est dans ce sens qu il a pris l initiative de pr senter deux textes e le premier intitul Consultation d finit les conditions de mise en concurrence et donne la liste des l ments n cessaires l tablissement d une proposition d tudes e le second est constitu par des recommandations pour l tablissement des contrats Sans d roger la libert contractuelle des parties ces documents doivent tre consid r s par les Membres des organisations professionnelles comme des directives qui serviront de r f rence dans la pratique quotidienne des 212 2 relations entre les partenaires Ils ont t tablis partir des pratiques courantes de la profession en vue e de simplifier le travail de la Soci t d tudes et de son Client e de minimiser les risques de malentendus e de rendre les propositions comparables et de placer les Soci t s d tudes sur un pied d galit e d viter les consultations abusives et co teuses et de d finir des conditions d intervention des Soci t s d tudes dont les d penses sont repr sent es essentiellement par des salaires et charges2. Ces documents ont t tablis en conformit avec le Code de D ontologie et avec les Directives CCI ESOMAR Comment parvenir un accord dont certaines dispositions sont reprises ici avec le guide Efamro Contract for Market Research Services avec la pratique internationale concernant les conditions de mise en concurrence la Directive europ enne du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques l gard du traitement des donn es caract re personnel et la libre circulation des donn es avec la l gislation fran aise Loi dite Informatique et Libert s du 6 janvier 1978 et la Loi du 19 juillet 1977 sur la publication des sondages pr lectoraux ainsi que la Norme fran aise NF X 50 057 En particulier les pr sentes dispositions traduisent le souci des Adh rents de Syntec Etudes Marketing et Opinion d assurer leurs Clients la meilleure qualit possible dans la r alisation des prestations qui leur sont confi es qu il s agisse du recueil de l information de son traitement et de son analyse CONSULTATION Ce document r sume les pratiques observer dans l int r t des deux parties lesquelles le sont d ailleurs d ores et d j assez couramment Au moment d entamer une n gociation les Soci t s d tudes et leurs Clients auront int r t s y r f rer Ils conservent bien videmment les uns et les autres leur enti re libert d y d roger de mani re contractuelle En cas de l
3. de fourniture et de stockage du mat riel tester Proc dures et types de contr les recommandations de Syntec Etudes Marketing et Opinion concernant le contr le du recueil des donn es Analyse pr sentation orale et rapport types de traitements et analyses effectu s prestations convenues c est dire fourniture e de questionnaires remplis e de tableaux de graphiques e de supports lectroniques pond ration et ou extrapolation des r sultats si rapport crit e nombre d exemplaires e forme tableaux graphiques et analyses demand es e langue de travail e supports si pr sentation orale e lieu de la pr sentation e dur e pr vue e langue de la pr sentation e supports D lais et dates dur e des principales phases de l tude date de remise des r sultats date de la pr sentation orale ventuelle Dispositions diverses utilisation de sous traitants publication conditions de fourniture des tris compl mentaires quipe impliqu e mode de coordination des tudes internationales LISTE DES ELEMENTS N CESSAIRES L TABLISSEMENT D UN PROJET D ETUDE QUALITATIVE Rappel de la probl matique et objectifs de l tude Utilisation des donn es fournies par le Client ou issues d une recherche documentaire pr alable et reformulation des objectifs marketing du Client en objectifs d tude Conception d ensemble de la m thodologie Elaboration d une
4. Recommandations de la CNIL la Loi sur la publication et la diffusion des sondages d opinion le Code de pratiques loyales Syntec Etudes Marketing et Opinion UDA sur les panels et les tudes r p titives les pr sentes Recommandations de Syntec Etudes Marketing et Opinion sur les relations entre les Soci t s d tudes et leurs Clients les Recommandations du BVP sur l exploitation des sondages des fins publicitaires la Norme fran aise NF X 50 057 et au sein de l Union Europ enne les Directives europ ennes en vigueur sur la protection des donn es et les Codes professionnels nationaux des tudes marketing Le Client s engage ne communiquer la Soci t d tudes que des fichiers pr alablement d clar s la CNIL 4 4 Non sollicitation de personnel Les parties renoncent engager ou faire travailler directement ou par personne interpos e tout collaborateur de l autre partie participant ou devant participer l ex cution de la prestation sans accord expr s et pr alable de l autre partie m me si la sollicitation initiale est suscit e par le collaborateur lui m me Cette renonciation est valable pendant toute la dur e du contrat et les 12 douze mois qui suivront la fin de la mission Dans le cas o l une des parties ne respecterait pas cette obligation elle s engage d dommager l autre partie notamment des d penses de s lection et de recrutement des frais de formation des dommages r sultant des en
5. d marche m thodologique adapt e la probl matique formulation des hypoth ses de travail d termination des phases d tude ad quation de la technique aux objectifs diff rents types d entretiens ou groupes Cible d finition de la cible crit res servant de base la constitution de la cible crit res sociologiques de consommation taille de la cible en nombre d entretiens ou de groupes et dispersion g ographique Recrutement de la cible mode de r alisation de ce recrutement d termination d un questionnaire filtre contr le du recrutement proc dures internes et ou contre fichier Syntec recrutement r alis en interne ou par recours des prestataires externes Elaboration du protocole de recueil de l information briefing des intervenants et mode de passation des consignes physique par crit par t l phone bandes magn tophones ou vid os supports lectroniques r daction du guide th mes aborder et ordre de parution ventuellement utilisation de tests projectifs pr paration et test du mat riel et des supports d tude Collecte de donn es a Entretiens individuels m thode d interview dur e mode de consignation lieu d interview qualification des interviewers b R unions de groupe mode de r union dur e type de salle et quipement mode d enregistrement c Analyse d expert s miologie observation ethnol
6. e mode d acc s la cible fichiers al atoire etc crit res servant de base la constitution de l chantillon crit res g ographiques utilisation d un produit m thode d chantillonnage quotas plan de sondage taille de l chantillon en nombre de questionnaires exploitables et dispersion g ographique en cas d enqu tes sur fichier qui fournit les fichiers quel est le degr de qualification et de fiabilit des fichiers fournis dans le cas de panels ou d tudes r p titives taux et r gles de renouvellement taux de couverture Collecte de donn es m thode d enqu te contact personnel t l phone correspondance t l matique Internet CATI CAPI lieu d interview domicile lieu de travail salle caravane point de vente voie publique horaires de travail si exceptionnels soir e samedi dimanche jours f ri s questionnaire e conception et laboration du mat riel d enqu te e nombre de questions ouvertes e temps d administration du questionnaire e valuation de la pertinence et de la faisabilit du questionnaire e l ments signal tiques destin s servir de crit res d analyse e pour les enqu tes omnibus dur e maximale du questionnaire pr sence ventuelle de questions portant sur des produits directement concurrents briefing des enqu teurs oral consignes crites ou t l phone condition de conception d essai
7. saccord persistant au terme de ces jours la partie l s e par la non ex cution de l obligation emp ch e par l v nement en cause aura le droit de r silier le pr sent contrat sans pr avis 4 7 Assurances Chacune des parties assure sa responsabilit civile selon le droit commun et s engage fournir l autre partie sur sa demande l attestation de ses assureurs sur le montant des garanties la renonciation recours et s il y a lieu le justificatif du paiement des primes R mun ration de la soci t d tudes 5 1 Composition de la r mun ration Les prix sont normalement exprim s hors taxes Ils comprennent mais ne d taillent pas tous les frais engager par la Soci t d tudes pour r aliser les travaux de la conception de l tude et de son encadrement l tablissement du rapport son dition en trois exemplaires maximum et sa pr sentation orale ventuelle Les travaux suppl mentaires ou annexes et les frais suppl mentaires divers tels que l dition des rapports au del de trois exemplaires les frais de traduction les r unions de pr sentation sp ciales font l objet d une facturation suppl mentaire 5 2 Clause de variation des prix Le prix est tabli sur la base des conditions conomiques en vigueur la date de la proposition Il peut tre inclus une clause de variation contractuelle des prix stipulant que les prix indiqu s dans les propositions seront r vis s lors de chaque factura
8. d enqu tes multiclients dite encore en souscription la Soci t d tudes se r serve le droit de vendre les r sultats d autres Clients que les Clients initiaux sauf exclusivit ou accord particulier n goci avec ces derniers Dans le cas d enqu te omnibus l une ou l autre des deux r gles pr c dentes s appliquent selon que les groupes de questions ont t pos es pour le compte d un ou plusieurs Clients Dans le cas des panels la r gle de non exclusivit des r sultats se pr sume Les r gles concernant les panels font l objet d un code de pratiques loyales tabli et agr par Syntec Etudes Marketing et Opinion et l UDA 4 2 Conservation des documents et du mat riel d enqu te Les supports de l information questionnaires bandes magn tiques ainsi que tout document utilis pendant la r alisation de l enqu te restent la propri t de la Soci t d tudes En tout tat de cause les noms et adresses des personnes interrog es sont d truites conform ment aux dispositions l gales La Soci t d tudes se r serve le droit de d truire le mat riel d sign ci dessus un an apr s la remise des r sultats sauf accord formel du Client pour une p riode plus courte Le cas des panels fait l objet d une convention particuli re 4 3 Confidentialit La Soci t d tudes et le Client s engagent conserver confidentiels les informations et documents concernant l autre partie de quelque nature qu ils s
9. demnit pour dommages et int r ts outre les frais judiciaires et les frais financiers ci dessus pr vus R siliation En cas d inex cution par l une des parties contractantes d une de ses obligations mises sa charge par le pr sent contrat dans le d lai qui aura t initialement fix d un commun accord le contrat liant les deux parties pourra tre r sili de plein droit et sans formalit par l autre partie un mois apr s une mise en demeure par lettre recommand e avec accus de r ception demeur e sans effet nonobstant tous dommages et int r ts auxquels elle pourrait pr tendre du fait des manquements susvis s 9 En cas de cessation d activit totale ou partielle de l une ou l autre des parties de r glement ou de liquidation judiciaire le pr sent contrat sera r sili de plein droit et sans formalit sous respect d un pr avis d un mois par lettre recommand e avec accus de r ception Cession de contrat Le pr sent contrat est personnel chacune des parties Il ne peut tre c d totalement ou partiellement titre on reux ou gracieux un tiers par l une des parties sans l accord expr s de l autre partie Sont assimil s une cession du contrat un apport en soci t une fusion une absorption une cessation de fonds de commerce un changement de majorit dans la r partition du capital social de l une des parties et d une mani re g n rale toute op ration tendant faire changer le cont
10. gagements d j pris en lui versant imm diatement une somme forfaitaire gale aux appointements bruts que le collaborateur aura per us au total dans les 12 douze mois pr c dant son d part 4 5 Responsabilit La Soci t d tudes contracte vis vis de son Client une obligation de moyens et s engage ex cuter les obligations sa charge avec tout le soin en usage dans sa profession et utiliser les r gles de l art du moment La Soci t d tudes est galement responsable des d tournements de mat riels qui lui ont t confi s et qui pourraient tre pr judiciables au secret de l information et la bonne fin de l tude La Soci t d tudes doit indiquer l avance au Client si certaines parties du travail qu elle effectue pour lui sont sous trait es l ext rieur de l Institut Elle doit lui faire conna tre l identit des sous traitants Dans le cas o des produits sont confi s la Soci t d tudes par le Client ce dernier s oblige les fournir conformes aux lois et r glements en vigueur et donner toutes les informations n cessaires leur sujet et notamment leur mode d emploi et aux conditions dans lesquelles ils doivent tre transport s et stock s De plus il lui appartient de prendre toute disposition utile pour informer la Soci t d tudes des contraintes relatives la s curit des produits fournir un mode d emploi appropri et s assurer contre tous les risques que leur tra
11. information plan du questionnaire ou du guide d animation ou d entretien mentionner le recours la sous traitance s il y a lieu l organisation de la coordination en cas d tude internationale pr cisant l analyse des donn es les types de r sultats fournir et leur forme pr sentation orale rapport crit donn es sous format lectronique etc indiquant les d lais faisant mention du prix pr cisant si n cessaire les d lais de validit du projet compter de son envoi faisant tat d autres dispositions ventuelles et notamment celles pr sentes dans la Norme NF X 50 057 La Soci t d tudes n a pas remettre d l ments aussi finalis s qu un questionnaire r dig et un plan de sondage Les listes jointes r capitulent les l ments pouvant avoir une influence sur les co ts dans le domaine des tudes quantitatives d une part ad hoc permanentes ou p riodiques et des tudes qualitatives d autre part Elles peuvent servir v rifier que tous les points importants ont t discut s avant qu un accord d finitif intervienne Une demande de proposition d tude adress e par un Client plusieurs Soci t s d tudes doit comporter des indications crites identiques Lorsqu un Client met en concurrence plusieurs Soci t s d tudes sur un sujet il est souhaitable qu il limite cette concurrence trois soci t s Si une demande de proposition est formul e par un C
12. itige ventuel entre les parties et d absence de contrat sp cifique ce document peut galement servir de r f rence pour se prononcer sur leurs devoirs respectifs 1 Lorsqu un Client demande une proposition une Soci t d tudes il doit pouvoir lui fournir en principe par crit pour lui permettre d laborer un projet apte atteindre les objectifs fix s un maximum d informations concernant la nature du probl me r soudre et le type de d cisions prendre au vu des r sultats les contraintes susceptibles d avoir une influence sur la conduite de l tude r partition g ographique des interviews d lais respecter disponibilit d chantillons de produits tester les l ments en sa possession susceptibles d influencer les co ts 2 A partir des informations fournies par le Client ou d faut d informations compl tes en pr cisant ses hypoth ses de travail la Soci t d tudes pourra remettre un projet d tude rappelant les donn es de l tude et ses objectifs pr cis rappelant la m thodologie pr conis e ou les options m thodologiques envisageables et leur justification par rapport aux objectifs pr cisant les modalit s techniques briefing du personnel d finition de la population tudier mode d chantillonnage taille de l chantillon sa composition sa dispersion g ographique et les crit res de s lection du recrutement modalit du recueil de l
13. ivit s des Adh rents 7 M E AAE TAA Mly sruzeef 3 rue L on Bonnat 75016 Paris France T l 33 0 1 44 30 49 20 Fax 33 0 1 40 50 73 57 E mail dg groupement syntec org
14. lient en termes simples et n implique ni recherche pr alable ni approfondissement m thodologique particulier les propositions faites par les Soci t s d tudes sont gratuites Le Client garde alors pour son usage propre les propositions faites par les diff rentes Soci t s d tudes et ne peut en faire de divulgation aupr s de tiers Si la demande faite par le Client implique des recherches pr alables d ordre statistique ou documentaire ou un travail de r flexion ou de conception important les Soci t s d tudes sont fond es demander une r mun ration pour leurs propositions LISTE DES ELEMENTS N CESSAIRES L TABLISSEMENT D UN PROJET D ETUDE QUANTITATIVE Rappel de la probl matique et objectifs de l tude Utilisation des donn es fournies par le Client ou issues d une recherche documentaire pr alable et reformulation des objectifs marketing du Client en objectifs d tude Conception d ensemble de la m thodologie adaptation de la m thodologie et du mode de recueil des donn es la probl matique pos e conception des phases de l tude des relations entre ces phases appr ciation des moyens mettre en uvre pour l tude d finition des m thodes exp rimentales et des variantes ou param tres utilis s dans les plans d exp rience Echantillon d finition de lunivers de l unit statistique d finition de la population tudier e taux de p n tration estim e et source
15. nsport leur stockage ou leur usage peut entra ner et contre toutes les r clamations aff rentes de la part des personnes interrog es ou des employ s de la Soci t d tudes 4 6 Force majeure Aucune des parties au pr sent contrat ne pourra tre tenue pour responsable de son retard ou de sa d faillance ex cuter l une des obligations sa charge au titre du pr sent contrat si cette d faillance est l effet direct ou indirect d un cas de force majeure Cet v nement de force majeure existera au sens de la jurisprudence lorsque la partie le subissant n avait pas eu la possibilit de le pr voir qui est ou tait ind pendant de sa volont et qu elle sera incapable de surmonter malgr sa diligence et ses efforts pour y r sister En cas de survenance d un tel v nement la partie qui le subira ne sera toutefois exon r e de l obligation affect e que pendant la dur e de l v nement en cause toutes les autres obligations sa charge restant en vigueur et elle sera tenue d informer par crit l autre partie de cet v nement dans les jours de sa survenance ainsi que d ex cuter l obligation qu elle aura t emp ch e d ex cuter d s que l v nement en cause aura pris fin Si la dur e de cet emp chement exc de jours cons cutifs les parties devront se concerter dans les jours suivant le terme de ce d lai pour examiner de bonne foi si le pr sent contrat doit se poursuivre ou prendre fin En cas de d
16. ogique Analyse pr sentation orale et rapport ventuellement choix du type d analyse prestations convenues c est dire fourniture e transcription e bande magn tophone e bande vid o e support lectronique si rapport crit e nombre d exemplaires e forme et analyses demand es e verbatims e langue de travail si pr sentation orale e lieu de la pr sentation e dur e pr vue e langue de la pr sentation e supports D lais et dates dur e des principales phases de l tude date de remise des r sultats date de la pr sentation orale ventuelle Dispositions diverses utilisation de sous traitants publication quipe impliqu e mode de coordination des tudes internationales 1 RECOMMANDATIONS POUR L TABLISSEMENT D UN CONTRAT Forme du contrat Le contrat entre la Soci t d tudes et son Client est en g n ral soit mat rialis par une proposition d tude tablie par la Soci t d tudes et par une acceptation crite de cette proposition mise par le Client soit par un contrat proprement dit sign par les deux parties sur proposition de la Soci t d tudes Objet du contrat Le pr sent contrat a pour objet de d finir les conditions dans lesquelles la Soci t d tudes s engage sous sa responsabilit r aliser l tude d crite ci apr s L objet de l tude est d fini dans le p
17. oient auxquels ils auraient pu avoir acc s au cours de l ex cution du contrat Les deux parties prendront vis vis de leur personnel toutes les mesures n cessaires pour assurer sous leur responsabilit le secret et la confidentialit de toutes les informations et documents vis s l alin a ci dessous Tous les Membres de Syntec Etudes Marketing et Opinion sont tenus au secret professionnel La Soci t d tudes s interdit de r v ler son Client et des tiers le nom des personnes interrog es ou de fournir des fichiers de donn es qui permettraient directement ou indirectement d identifier le nom des personnes interrog es notamment par rapprochement ou fusion avec des fichiers nominatifs du Client La Soci t d tudes s interdit sauf accord du Client de r v ler le nom de ce dernier aux personnes interrog es Le Client s engage appliquer et faire appliquer le secret absolu sur les informations documents m thodes programmes informatiques et autres l ments appartenant la Soci t d tudes et dont il pourrait avoir connaissance du fait de la r alisation de l tude Conform ment l article 6 du code de d ontologie de Syntec Etudes Marketing et Opinion les Adh rents de Syntec Etudes Marketing et Opinion d s lors qu ils pratiquent les tudes de march s engagent respecter le Code international des pratiques loyales CCI ESOMAR la Loi dite Informatique et Libert s du 6 janvier 1978 et les
18. r sent contrat et les documents en annexe qui expriment la totalit de l accord intervenu Documents r gissant l accord entre les parties Les documents r gissant l accord des parties sont par ordre de priorit d croissante le pr sent contrat ses Annexes A B et ses avenants ventuels l accord crit du Client en date du la proposition de la Soci t d tudes constituant l Annexe 1 Tous les autres documents non express ment cit s ci dessus n ont pas de valeur contractuelle et ne sont pas opposables la Soci t d tudes et au Client Obligations r ciproques de la soci t d tudes et du client Les obligations r gissant l accord des parties sont 4 1 Propri t intellectuelle La Soci t d tudes b n ficie pour tous les travaux d tudes de la protection donn e par le code de la propri t intellectuelle La Soci t d tudes conserve la propri t des techniques des m thodes du savoir faire des outils des mat riels et des logiciels qu elle aurait d velopp s et qui lui sont propres ou dont elle aurait fait l acquisition en pleine propri t et qu elle mettrait en uvre titre on reux ou gratuit l occasion des tudes et des enqu tes La propri t de l ensemble des r sultats de l tude est transf r e au Client compter du paiement int gral de l tude ou de l enqu te Sauf disposition contraire et si le Client fait partie d un groupe de
19. rat de patrimoine Int gralit du contrat Le pr sent contrat conclu entre la Soci t d tudes et le Client ainsi que les annexes de ce contrat expriment l int gralit des obligations des parties Toute modification fera l objet d un avenant sign par les deux parties qui pr cisera notamment la nature des prestations le d lai de r alisation le co t Election de domicile Les parties font lection de domicile en leur si ge social 10 Attribution de comp tence En cas de contestation entre la Soci t d tudes et son Client l occasion de l interpr tation et ou de l application des pr sentes conditions g n rales d intervention des conventions particuli res les compl tant et ou de l ex cution du contrat les parties font attribution de comp tence la juridiction dont d pend le si ge social de la Soci t d tudes Pour tout litige relatif une interpr tation et ou l application du Code CCI ESOMAR la Soci t d tudes et son Client pourront le cas ch ant recourir l arbitrage d ESOMAR Annexe la clause 5 2 Reconnu par l avis du Minist re des Finances du 11 03 1974 l indice Syntec traduit la variation des co ts salariaux charges sociales incluses des soci t s par unit de temps heure journ e l exclusion de toute autre charge achats location taxes Il est calcul sur la base de donn es recueillies aupr s d un chantillon repr sentatif de l ensemble des act
20. soci t s il s engage ne pas communiquer l int rieur des autres soci t s du groupe ou de la holding ou des filiales les r sultats et tous les documents fournis par la Soci t d tudes Toute diffusion ou reproduction directe ou indirecte int grale ou partielle titre gratuit ou titre on reux l initiative du Client de tout document ou toute technique n cessaire la r alisation de l tude et l obtention des r sultats et fourni par la Soci t d tudes ne pourra tre faite sans l accord expr s et pr alable de la Soci t d tudes Les parties conviendront alors notamment des modalit s financi res La Soci t d tudes s oblige dans les m mes conditions ne pas divulguer les r sultats d s lors que ceux ci sont devenus la propri t du Client Elle s interdit de faire mention de la r alisation de cette tude sauf autorisation du Client dans sa publicit ou dans toute autre documentation Toutefois la Soci t d tudes peut mentionner le nom du Client dans ses r f rences commerciales Si le Client est amen confier tout ou partie de ces r sultats pour les besoins de son activit des tiers il se porte garant de leur faire prendre l engagement de citer le nom de la Soci t d tudes dans toute diffusion ou reproduction Dans le cas d tudes ad hoc faites pour un seul Client la Soci t d tudes s interdit toute revente des r sultats sans l accord de ce dernier Dans le cas
21. tion en fonction des variations de l indice Syntec cf annexe ou de tout autre indice choisi d un commun accord selon la formule suivante Prix initial X lo tant l indice indiqu dans la proposition ayant servi de base de calcul du prix initial tant le dernier indice connu au moment de l tablissement de la facture 5 3 Conditions de r glement L usage veut que le r glement du prix des tudes soit fractionn en deux parties gales 50 la commande et 50 la remise des r sultats Toutefois cette r gle pourra tre modifi e la demande de l une des parties en raison de la nature de l tude de ses caract ristiques de l importance de son prix etc de mani re ce que le fractionnement r ponde au mieux aux r alit s des co ts engag s par la Soci t d tudes Les factures sont payables d s leur r ception par le Client En cas de non paiement desdites factures dans les trente jours le dix du mois suivant leur mission la somme ainsi due portera un int r t de retard gal une fois et demie le taux d int r t l gal l int r t tant d compter de ce terme contractuel et du seul fait de l arriv e de ce terme Le taux est calcul au prorata temporis De plus de convention expresse et sauf report accord par la Soci t d tudes tout d faut de paiement dans ce d lai de trente jours le dix du mois suivant pourra entra ner une intervention contentieuse et la r clamation d une in
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