La démarche de GPEC - Comité Régional de Tourisme de Normandie
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1. R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France ETAPE 5 Faites vivre la GPEC au sein de l office E Anticiper les volutions li es la strat gie de l office et aux changements de l environnement Adaptez l organisation de l office en fonction de vos objectifs strat giques fusion d veloppement d une nouvelle activit et des contraintes li es l environnement de la profession conomique techniques l gales administratives I Evolution des fiches de fonction partie prospectif missions nouvelles I Adaptation des r f rentiels de comp tences I D veloppement des comp tences via le plan de formation B Faire face aux volutions des effectifs Anticiper un d part g rer une absence prolong e volution des missions et r organisation interne I Adaptation de l organigramme des fiches de fonction et r f rentiels de comp tences adaptation des comp tences I Mise en place de parcours individualis s de formation gt parcours de professionnalisation dans le plan de formation pluriannuel G rer une volution interne un recrutement I Etablissement du profil de poste et valuation des candidats sur la base de la fiche de fonction et du r f rentiel de comp tences auto positionnement des candidats R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 D termination du projet d volution individuel sp cialisation promotion r mun ra2. M thodologie d tablissement du plan de formation venir en f A xd ui des sp cificit s E Un outil compl mentaire permettant d valuer les niveaux critiques de VOTRE office de polyvalence au sein de l quipe m Un glossaire R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Tourisme METTRE EN PLACE LA GPEC AU SEIN DE L OFFICE DE TOURISME R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France ETAPE 1 Faites le point sur votre strat gie et vos RH B 1 Etat des lieux RH de l OT I Fiche outil Mod le d tat des lieux RH E 2 Diagnostic flash Il permet de d terminer les probl matiques globales RH de votre OT que vous allez ensuite prioriser I Fiche outil Mod le de diagnostic flash B 3 Identification des impacts RH R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France ETAPE 2 Adaptez les outils de GPEC de votre office B 1 L organigramme Etablissez tout d abord un organigramme et d taillez les grandes missions de chaque collaborateur E 2 Les fiches de fonction A partir des fonctions et missions ainsi identifi es reportez vous aux fiches de fonction types afin d tablir une fiche par fonction au sein de l office Vous pouvez aussi choisir d tablir une fiche de fonction individualis e par collaborateur si les missions diff rent de l un l autre pour une m me fonction I Fiche outil
3. E AGEFOS PME Normandie Annabelle SUAREZ FRPAT Normandie Marie Florence GUY FROTSI Normandie Laurent LAOUENAN UDOTSI Calvados Emmanuel TRICOIRE UDOTSI Calvados Ing nierie de projet Matthieu LE SCANF DLM D veloppement Assistance administrative et technique Sabrina LETELLIER et Pauline ROGER FROTSI Normandie UDOTSI Calvados Remerciements la Commission prospective d Offices de Tourisme de France l Observatoire prospectif des m tiers et qualifications de la branche Tourisme la FROTSI Lorraine Et un remerciement tout particulier la FROTSI et aux UDOTSI du Languedoc Roussillon qui nous ont autoris exploiter leurs outils R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013
4. Fiches de fonction types E 3 Les r f rentiels de comp tences A partir des fiches de fonctions que vous avez r alis es reportez vous aux r f rentiels types et construisez votre propre fichier Excel en s lectionnant les comp tences li es chaque fonction ou chaque collaborateur au sein de l office Ensuite vous devrez ajuster la colonne niveau requis de chaque r f rentiel en fonction du niveau de 1 4 que vous attendez id alement de vos salari s Vous pouvez galement modifier l chelle de valeur ici de 1 4 si cela vous parait utile I Fiche outil R f rentiel de comp tences R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France ETAPE 3 Mettez en place les entretiens annuels I Fiche outil M thodologie entretiens individuels E 1 Pr sentation de la d marche de GPEC et d entretien annuel aux salari s Utilisez la premi re partie du pr sent diaporama afin de pr senter vos salari s la d marche que vous mettez en place en interne pour l organisation de l office et les entretiens annuels E 2 Pr paration des entretiens par le responsable et par les salari s Adaptez et compl tez les outils que vous transmettez aux salari s en amont des entretiens I Fiche outil Guide m thodologie entretien Guide de pr paration pour le salari R f rentiel de comp tence E 3 R alisation des entretiens avec chacun des salari s Prenez ap
5. KIT OUTILS GPEC La Gestion Pr visionnelle des Emplois et des Comp tences dans les Offices de Tourisme Normands Offices de Tourisme de France Offices ae Tourisme de France sommaire Mieux connaitre la GPEC 1 Qu est ce que la GPEC 2 Quels sont les objectifs de la GPEC 3 L int r t de la GPEC pour les Offices de Tourisme 4 Quels sont les outils de la GPEC 5 La d marche de GPEC 6 Le cadre juridique de la GPEC Mettre en place la GPEC au sein de l office 1 Choisir la d marche la mieux adapt e 2 Elaborer les outils de GPEC de l office 3 Mettre en place les entretiens annuels 4 Mettre en place un Plan de formation pluriannuel 5 Faire vivre la GPEC au sein de l office R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France MIEUX CONNAITRE LA GPEC R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Qu est ce que la GPEC La Gestion Pr visionnelle des Emplois et des Comp tences est un ensemble d outils et de m thodes au service des offices de tourisme et des salari s pour optimiser l organisation du travail et le management des comp tences au regard des volutions de l environnement et de la strat gie de l office R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Quels sont les OBJECTIFS de la GPEC M Gestion les outils
6. ce du m tier de la fonction Offices ae Tourisme de France ETAPE 4 Faites vivre la GPEC au sein de l office E Anticiper les volutions li es la strat gie de l office et aux changements de l environnement Adaptez l organisation de l office en fonction de vos objectifs strat giques fusion d veloppement d une nouvelle activit et des contraintes li es l environnement de la profession conomique techniques l gales administratives I Evolution des fiches de fonction partie prospectif missions nouvelles I Adaptation des r f rentiels de comp tences I D veloppement des comp tences via le plan de formation B Faire face aux volutions des effectifs Anticiper un d part g rer une absence prolong e volution des missions et r organisation interne I Adaptation de l organigramme des fiches de fonction et r f rentiels de comp tences adaptation des comp tences I Mise en place de parcours individualis s de formation gt parcours de professionnalisation dans le plan de formation pluriannuel G rer une volution interne un recrutement I Etablissement du profil de poste et valuation des candidats sur la base de la fiche de fonction et du r f rentiel de comp tences auto positionnement des candidats R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme CUT Glossaire B Comp tence connaissance savoir savoir faire savoir tre mobilisable e
7. de la GPEC apportent des indicateurs qui permettent d valuer de mesurer l ad quation entre les besoins en comp tences de l office et ses ressources E Pr visionnelle la d marche de GPEC vise pr voir les besoins en comp tences futurs afin d anticiper les ajustements n cessaires m Emplois La GPEC permet l office d adapter en permanence ses emplois et les fonctions aux volutions internes r organisation fusion retraites d parts et aux volutions de l environnement juridiques techniques et technologiques professionnelles E Comp tences l objectif de la GPEC est d identifier les savoirs savoir faire et savoirs comportementaux n cessaires dans chaque fonction au sein de l office de facon avoir les bonnes comp tences au bon endroit et au bon moment R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Quels sont les OUTILS de la GPEC L organigramme il pr sente visuellement la fa on dont l office organise ses diff rents services et ses ressources humaines pour optimiser ses activit s E La fiche de fonction elle pr sente le contexte et le contenu d une fonction et d taille chacune des missions et leurs activit s associ es E Le r f rentiel de comp tences il liste l ensemble des comp tences associ es une fonction r parties en 3 cat gories savoir faire savoir savoir comportemental On parle de r f rentiel car po
8. effectif Effectif Nouvelle organisation Organisation Nouvelles comp tences Comp tences techniques etc Les outils Organigramme Po a Adaptation des fonctions OUTRE RES des r f rentiels et de fonction LI CES l organigramme R f rentiels de comp tences P riode P P riode P 1 R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Le cadre juridique et institutionnel E Pour les entreprises de plus de 300 salari s obligation l gale de n gocier un accord de GPEC articles L2242 15 L2242 18 du code du travail E Pour les entreprises de moins de 300 salari s d marche fortement encourag e notamment par l tat E D marche d velopp e par les branches professionnelles dans le cadre des Observatoires des m tiers et des qualifications et soutenue par Agefos PME pour la branche Tourisme R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices de bes Les enjeux de la GPEC pour les Offices de Tourisme E Un environnement touristique en pleine mutation J Nouveaux comportements des client les notamment avec la g n ralisation de l usage des NTIC A Des collectivit s locales de plus en plus exigeantes avec la rar faction des fonds publics Besoins croissants de services apporter aux prestataires touristiques locaux leurs m tiers eux aussi deviennent de plus en plus pointus E Des impacts sur les ressources humaines des Offic
9. es de Tourisme A Faire voluer les comp tences pour des salari s de plus en plus experts J Mutualiser les moyens humains aller vers un partage des comp tences A Adapter les m tiers aux usages des clients et des partenaires vis vis des NTIC A Apporter une valeur ajout e par la qualit de l accueil et de l information AJ Renforcer la notion de services aux prestataires Mesurer et valoriser ses actions R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Le contenu du KIT OUTILS GPEC B Le pr sent diaporama pr sentant les objectifs et la d marche de GPEC ainsi que les outils et leur mode d emploi E Les outils d organisation de l office E 9 fiches de fonction types administration gestion animation num rique de territoire commercialisation conseiller en s jour direction observatoire promotion destination r f rent qualit responsable animations E 9 r f rentiels de comp tences correspondants aux fonctions ci dessus E Un mod le d tat des lieux RH E Un mod le de diagnostic flash E Les outils de l entretien annuel E Support d entretien E Guide m thodologie entretien Tous les outils du KIT Guide de pr paration pour le salari pr sentent des E R f rentiel de comp tence l ments g n riques E Les outils du plan de formation pour la profession E Plan pluriannuel 5 c 7 ils sont ajuster E Plan annuel par participant f
10. jours distance pr paration synth se et suivi li vaut amnadn e Au moins 3 ETP permanents Cui Vous accompagne Pour le Calvados UDOTSI 14 1 directeur responsable identifi Pour la Manche UDOTSI 50 e Strat gie pluriannuelle d finie Pour l Orne l Eure et la Seine Maritime UDOTSI 14 p o P C c8 l par d l gation r gionale avec l appui de la FROTSI onnaissance minimum de la GPEC et de ses outils via r union d info r seau ou formation CLIC R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices de Tourisme de France Une d marche initi e par CLIC Normandie FROTSI Normandie UDOTSI Calvados Maitre d ouvrage CLIC Normandie Partenaires financiers DIRECCTE Basse Normandie DIRECCTE Haute Normandie Chef de projet Emmanuel TRICOIRE UDOTSI Calvados Ma tres d uvre FROTSI Normandie UDOTSI Calvados UDOTSI Manche Groupe de travail S gol ne BOUDIN OT de Honfleur Emmanuelle HARDOUIN OT de Ouistreham Emmanuel PACCAUD OT de Lisieux Pays d Auge Sophie OSOUF OT du Plateau de Caux Maritime Marion FLEURY OT intercommunal de Bayeux Nathalie PAPOUIN OT de Courseulles sur Mer Fanny PAUWELS OT de Villers sur Mer Myriam LUCAS OT du Grand Evreux Aur lie FERAY OT du Pays de Caux Vall e de Seine Sylvie DROUET DIRECCTE Basse Normandie Fr d rica MAUGUIT CLIC Normandie Marie Christine VIALE CNFPT Basse Normandie Vanessa MARI
11. pui sur les documents remis par les salari s avant l entretien afin d enrichir ce moment d change et de donner chaque salari s des l ments de motivation individualis s I Fiche outil R f rentiel de comp tence compl t par le salari Guide de pr paration pour le salari compl t E 4 Synth se des entretiens I Fiche outil Support entretien R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France ETAPE 4 D finissez un plan de formation pluriannuel I Fiche outil M thodologie d laboration du plan de formation venir E 1 Plan pluriannuel de formation En fonction des attentes ou besoins mis par les salari s et des besoins en comp tences identifi s sur les r f rentiels de comp tences cart entre le niveau requis et le niveau actuel vous compl tez l onglet Plan de formation Pluriannuel et planifiez les formations en fonction des priorit s pour l office E 2 Plan de formation annuel par participant Ce deuxi me tableau d coule du premier et permet de visualiser sur un seul document tous les l ments quantitatifs co ts dur es et qualitatifs qui quelle formation permettant une meilleure gestion en amont du budget mais aussi de l absence des salari s E 3 Evaluation et ajustements Pendant la mise en ceuvre et en fin d ann e effectuez les ajustements n cessaires en fonction des actions r alis es et des objectifs du plan pluriannuel
12. t n cessaire l exercice d une activit La comp tence se v rifie elle ne se pr sume pas E Savoir ensemble de connaissances ou d aptitudes reproductibles acquises par l tude ou l exp rience E Savoir faire connaissance des moyens qui permettent l accomplissement d une t che E Savoir comportemental capacit s adapter des situations vari es et ajuster ses comportements en fonction des caract ristiques de l environnement des enjeux de la situation et du type d interlocuteur E Fiche de fonction elle pr sente le contexte et le contenu d une fonction et d taille chacune des missions et leurs activit s associ es E R f rentiel de comp tences il liste l ensemble des comp tences associ es une fonction r parties en 3 cat gories savoir faire savoir savoir comportemental On parle de r f rentiel car pour chacune de ces comp tences un niveau requis dans la fonction est d fini R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Tourisme Vos t tes de r seau vous accompagnent dans cette d marche R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices ae Tourisme de France Un accompagnement personnalis E Jour 1 diagnostic et objectifs adaptation des r f rentiels types la structure Entre les 2 jours le directeur m ne les entretiens avec ses collaborateurs B Jour 2 synth se des entretiens laboration d un plan d action E 2
13. tion mobilit fiche individuelle salari plan de formation pluriannuel par salari Plan de formation annuel pluriannuel Identification des missions et activit s en fonction de l organisation de l office D finition du p rim tre d intervention de chaque collaborateur D finition des pr requis Volet prospectif Fiches m tier ou Fiches de fonction Cr es partir des fiches collectives du KIT OUTIL ES Formalis sur le Cr es partir des i T E o2 Support entretien r f rentiels collectifs DS s 2 du KIT OUTIL Mise en uvre gr ce aux supports du KIT OUTIL Guide m thodologie entretien Q Q 5 2 iz Guide de pr paration pour le salari 7 A i 9 2 Support entretien 9 95 KJ On QS ZA SN 96 9 SUE CA S CM GM K 7 SS Entretiens annuels d valuation et professionnel Evaluation de l atteinte des objectifs Croisement des regards niveau requis auto positionnement du salari et valuation par le N 1 R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Utilisation du profil en cas de recrutement Savoir Savoir faire Aptitudes Organisation des comp tences par grands groupes et d finition des diff rents niveau de ma trise de 1 4 D finition des comp tences strat giques D termination du niveau requis pour l exerci
14. ur chacune de ces comp tences un niveau requis dans la fonction est d fini R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices de Tourisme de France Quels sont les MOYENS de la GPEC E l entretien annuel ce rendez vous annuel entre la Direction de l office et les salari s permet de rentrer dans une v ritable d marche de GPEC Dans le cadre de la mise en ceuvre de la strat gie de l office cet entretien donne la possibilit au salari et son encadrement de faire le point sur la situation et les missions de chacun de faire un bilan de l ann e coul e et fixer les objectifs pour l ann e suivante d envisager des volutions dans les missions dans l organisation d identifier les besoins en comp tences les souhaits de formation et leurs modalit s de mise en uvre E Le plan de formation c est l outil du d veloppement des comp tences de l office et de ses salari s Dans le cadre de la GPEC le plan de formation est tabli de facon pluriannuelle permettant de mettre en place des parcours individuels ou collectifs de formation dans la dur e en fonction des objectifs identifi s lors des entretiens annuels R seau des Offices de Tourisme de Normandie mai 2013 Offices de Tourisme de France La d marche de GPEC L office Nouveau march Extension des activit s Evolutions techniques Ete March Activit Environnement Le personnel i Evolution de l
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