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Circulaire de la DAP du 11 décembre 2007

1. Fiche de paie 051 052 138 Formation 060 067 Formation professionnelle 127 130 Fournitures 088 Frais m dicaux 053 Frais professionnels 053 Gestion mixte 011 Groupement priv 011 Habilitation personnels priv s 028 Heures suppl mentaires 049 Hygi ne et s curit 068 074 Illettrisme 119 Incident 073 074 110 113 Indemnit 055 Inspection par l administration centrale inspection des services p nitentiaires 016 Inspection du travail 135 Inspection sanitaire 125 Jumelage avec des administrations p nitentiaires trang res 015 Logistique 089 096 Main courante 022 111 Maintien des liens familiaux 121 122 Management par objectifs 018 Mandataire de d tenu 109 Mandatement 079 March public 085 088 M daille p nitentiaire Voir distinction honorifique Mineur 120 Note Voir circulaire OMAP Organisation et m thodes de l administration p nitentiaire 050 Op ration immobili re 087 088 090 091 Organigramme 004 013 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 53 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE DR Organisme paritaire 039 042 Parc automobile 096 Parc immobilier 088 094 095 Partenariat 005 Patrimoine immobilier 089 P cule 113 Personne plac e sous main de justice 097 115
2. rieures feuilles volantes EP 125 Registre des reconduites la fronti re 10 ans C Ce registre n est plus syst matiquement tenu EP 126 Registre des lib rations par mois 5 ans D EP 127 R les et r sultats des commissions de 5 ans C Ce document comporte la signature des membres l application des peines de la commission pr sident JAP procureur chef d ta blissement EP 128 Fichier des r ductions de peine 2 ans D Il s agit des d tenus susceptibles de b n ficier de r ductions de peine Les informations figurent sur la fiche p nale EP 129 Fichier des lib rations conditionnelles 2 ans D Il s agit des d tenus ligibles la lib ration conditionnelle EP 130 ch ancier des extractions judiciaires 2 ans D Extraction de l application GIDE EP 131 R gularisation des extraits de juge classer au dossier individuel ment EP 132 Dossier du centre national d observa 50 ans compter C Les condamn s des peines sup rieures 10 ans sont tion CNO de Fresnes de la fin de la en principe envoy s au centre national d observation p riode d obser de Fresnes o ils sont soumis entre autres des exa vation mens psychologiques et psychiatriques Les r sultats du d tenu de ces examens sont joints au dossier individuel du d tenu Le CNO conserve les doubles des dossiers qui seront vers s int gralement aux archives d par tementales territorialement comp tentes La dur e est fix e en consid rant qu
3. Travail Formation professionnelle Enseignement Pour les rapports d activit voir les rapports de l op rateur priv dans la partie Direction Attestation de production et de r mu n ration classer dans le dossier individuel du d tenu lors de son transfert ou de sa lev e d crou Attestation de formation certificat de comp tence classer dans le dossier individuel du d tenu lors de son transfert ou de sa lev e d crou Lorsque la formation est assur e par un op rateur priv ce type de document est remis au d tenu Bilan d orientation classer dans le dossier individuel du d tenu lors de son transfert ou de sa lev e d crou Lorsque la formation est assur e par un op rateur priv ce type de document est remis au d tenu Dossiers des d tenus stagiaires de la formation professionnelle classer dans le dossier individuel du d tenu lors de son transfert ou de sa lev e d crou Dans les tablissements en gestion mixte ces dossiers sont tenus par l op rateur priv Tests de niveau tests d illettrisme classer dans le dossier individuel du d tenu lors de son transfert ou de sa lev e d crou 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 20 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE EP 150 TRI DES REGISTRES DE SANCTIONS DISCIPLINAIRES ANN ES CONSID R ES TRIMESTRE S LECTIONNER Ann es en 0 4 8 1
4. du Tr sor ou la remise de service 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 13 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 063 Rapports d inspection du Tr sor Jusqu l inspec C tion suivante EP 064 Proc s verbaux de destruction sign s 10 ans compter D par les Domaines copies de la remise aux Domaines EP 065 Pi ces comptables justificatifs des Avant 2006 D Pour les documents ant rieurs au 31 d cembre 2005 op rations comptables 5 ans pour les EP la liste des pi ces comptables est fix e par l instruction sans autonomie R 62 sur la comptabilit des tablissements p niten Comptable et tiaires du 10 juin 1963 compter du 1er janvier 2006 10 ans pour les EP dans l attente d une instruction d finitive la liste des avec autonomie pi ces comptables est fix e par l instruction codificatrice comptable provisoire du 16 d cembre 2005 justice finances partir de 2006 10 ans EP 066 Relev s de compte de d p t des fonds Jusqu au contr le D au Tr sor et ch quiers termin s du Tr sor EP 067 Remise de service du comptable ou du Jusqu la remise D r gisseur de service suivante EP 068 Travail en tablissement p nitentiaire R mun ration des d tenus EP 079 EP 068 Service g n ral r partition en classes Validit C
5. la s curit et la d tention ou gestion des personnes plac es sous main de justice l insertion et la probation La s curit et la d tention comportent plusieurs aspects le traitement des dossiers d orientation et d affectation des d tenus condamn s le suivi individuel des d tenus ayant un statut particulier soit du fait de leur dangerosit soit en raison de leur notori t l laboration de statistiques et le suivi du taux d occupation des tablissements p nitentiaires la diffusion de la r glementation relative aux personnes plac es sous main de justice la mise en uvre du plan de s curit r gional chaque direction r gionale est rattach e une quipe r gionale d intervention et de s curit ERIS Cr es en avril 2003 ces quipes interviennent lors d incidents graves pour renforcer les quipes permanentes des tablissements p nitentiaires Ces unit s sont rattach es au d partement charg de la s curit de la d tention 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 39 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE L insertion et la probation comportent de m me plusieurs aspects qui sont pour partie trait s au niveau r gional pour partie trait s au niveau des SPIP la direction r gionale coordonne l action des SPIP en cette mati re et subventionne les associations intervenant en prison elle n gocie avec des partenaires
6. nistration g n rale limination dans les autres services DR 004 Organigrammes de la direction r gionale Validit CouD Conservation au niveau o Direction Admi nistration g n rale limination dans les autres services DR 005 Dossiers d actions en partenariat o la DRSP est pilote 5 ans C o la DRSP est simple partenaire 5 ans D DR 006 Dispositifs publics auxquels participe la DRSP 5 ans D Ex contrat de plan tat R gion DR 007 Dossiers de conventionnement Avant le 1 janvier 2006 sign par le directeur de la DRSP 10 ans C sign par le directeur du SPIP 5 ans D Le dossier ma tre est vers aux archives d partementales par le SPIP Apr s Apr s le 1 janvier 2006 le d lai et le sort le 1 janvier 2006 final s appliquent tous les dossiers 10 ans c m me lorsque le directeur du SPIP a sign la convention DR 008 Dossiers de subventions attribu es la direction 10 ans T Verser aux archives d partementales r gionale des associations parmi les documents transmis par les asso ciations les statuts les rapports moraux et financiers les projets et comptes rendus d actions subventionn es parmi les documents produits par la direc tion r gionale l arr t ou la d cision et s il existe le rapport d attribution de la subvention 1 D limination r glementaire C versement aux archives d partementales T tri selon les crit res explicit s en observ
7. tablissements p nitentiaires Maison d arr t Art 714 Les personnes mises en examen pr venus et accus s soumis la d tention provisoire la subissent dans une maison d arr t Il y a une maison d arr t pr s de chaque tribunal de grande instance de chaque cour d appel et de chaque cour d assises sauf aupr s des tribunaux et des cours qui sont d sign s par d cret Art 717 Les condamn s l emprisonnement d une dur e inf rieure ou gale un an peuvent titre exceptionnel tre maintenus en maison d arr t et incarc r s dans ce cas dans un quartier distinct tablissements pour peines Art 717 Les condamn s purgent leur peine dans un tablissement pour peines Art D 70 Les tablissements pour peines dans lesquels sont re us les condamn s d finitifs sont les maisons centrales les centres de d tention les centres de semi libert et les centres pour peines am nag es Art D 71 Les maisons centrales et les quartiers maison centrale comportent une organisation et un r gime de s curit renforc dont les modalit s internes permettent galement de pr server et de d velopper les possibilit s de r insertion sociale des condamn s Art D 72 Les centres de d tention comportent un r gime principalement orient vers la r insertion sociale et le cas ch ant la pr paration la sortie des condamn s Art D 72 1 Les centres de semi libert et quartiers de s
8. D ORDRE EP BUANTBNIB CR re a a de Re eee es A AR AR nn 106 107 Budget geesde EEGEN 013 Bulletins de paie d tenus nn 071 Bulletins de paie personnels ii 056 143 Cahier d port Lena inner ennemie i 154 Cahi r TE 138 ECO 009 085 103 104 Centre national d observation CND 132 Certificat de comp t nce eege Voir attestation de formation Certificat TE CT GE 091 Chemin Er 173 Egeter MR ere e 066 Classement tisane annee nant een Ut 038 Classeur de s curit informatique 099 Colis d fin d ann e eigenen Seel 160 RER TEE 159 Comit d hygi ne et de s curit sp cial CHSS EE 023 Comit technique paritaire local CTPL ii 024 Commission administrative paritaire CAP in 048 Commission d diSciplin geegent EE 151 Commission de l application des peines EE 127 Commission de surveillance des tablissements EE 008 Commission locale de formation des personnels EE 040 Commission pluridisciplinaire 038 Red 061 et suivants Ree E 066 Compte TT 080 091 Re 039 CONSIgNeS ee eren 020 145 Contrats d ConGESSION mrina na EE 033 Contr le technique du portique EE 171 Uortespprndancg admntsttatug messe EENS 006 Rit Voir correspondance administrative Courriers des d tenus 162 163 164 D l gation de signature nn 061 Demandes d intervention en d tention EE 096 BE geed eege 001 038 DiSCIPIINE s same R anaa Voir sanctions disciplinaires quartie
9. et tri par chantillonnage pour les autres ann es lettre B A classer au dossier individuel du d tenu 1 an compter de la lib ration du d tenu et tri automatique conservation des ann es en 0 Index th matique A classer au dossier individuel du d tenu TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE EP Lee ue CH NEE 059 ACMO agent charg de la mise en uvre un 098 Actes d propri t ssusasusnnmansennamanrinniaiianatanmnntonntntaudannnnatitunntns 092 Achin Syndicale 5228228188 EE bes 025 Activit s Socioculturelles 4snnmennnuneninnmnanmnmennsans 030 Affranchissement du courrier 168 Agressions contre des personnels 22 uc nunimannannnnnnanantahininnanenntl 059 DEE enee Voir pourvois Armurerie ee ns 176 Associations soutien des d tenus et leurs familles EE 031 Atelierde CU UE 035 072 075 Attestation del ON MatiOnsssssisssntirnamannmmtenmenunmannnnanntntiananmnmmnnmntninos 178 Attestation de production et de r mun ration ENEE 177 Audiences correctionnelles 116 Audiences de cours d assises 117 Autorisations WE 029 Ale CN 157 166 Balance Comptable s nat 081 100 B lleger EE 092 OTI 080 081 091 179 085 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 23 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N
10. liste des emplois EP 069 Situation mensuelle de r glement Avant 2006 D de la main d uvre p nale 5 ans pour les EP et du service g n ral sans autonomie comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 070 Feuilles mensuelles de r mun ration Avant 2006 3 ans D Depuis 2006 il s agit de pi ces comptables remises FMR des d tenus A partir de 2006 au Tr sor 10 ans EP 071 Bulletins de paie des d tenus 5 ans D EP 072 Liste nominative mensuelle des paies Avant 2006 D Ces documents manent des ateliers des d tenus ou registre de fin de 5 ans pour les EP mois des ateliers ou registre de poin sans autonomie tage des concessionnaires comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 073 tats mensuels ou trimestriels des paies 3 ans D des d tenus EP 074 Tableaux mensuels ou trimestriels de 3 ans D r partition des charges pour le ser vice g n ral cotisations sociales vers es sur les cr dits budg taires EP 075 R capitulatif annuel des r mun rations Avant 2006 C des d tenus du service g n ral et des ateliers 5 ans pour les EP sans autonomie comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable A partir de 2006 10 ans 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 14 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUREE
11. trimestre janvier f vrier mars Ann es en 1 5 9 2 trimestre avril mai juin Ann es en 2 6 Ze trimestre juillet ao t septembre Ann es en 3 7 amp trimestre octobre novembre d cembre TABLE DE CONCORDANCE ENTRE LA CIRCULAIRE DE 1985 ET LA CIRCULAIRE DE 2007 C versement aux archives d partementales E ou D limination r glementaire N D ORDRE MODALIT S DE TRAITEMENT N D ORDRE MODALIT S DE TRAITEMENT Circulaire de 1985 Circulaire de 1985 Circulaire de 2007 Circulaire de 2007 1 20 ans et C EP 011 10 ans et C 2 20 ans et C 3 10 ans et C EP 012 5ans etC 4 r EP 006 5 ans et D 5 10 ans et C EP 025 5ans etC 6 Validit et C EP 007 Validit et D 7 Validit et C EP 005 5ans etC 8 20 ans et C H 10 ans et tri par s lection EP 022 10 ans et C 10 10 ans apr s le d part de l agent et C EP 044 5 ans apr s le d part de l agent et D 11 20 ansetE 12 20 ans et C EP 013 5 ans et tri par s lection 13 10ansetE EP 065 10 ans et D 14 10ansetE EP 082 10 ans et tri automatique 15 10ansetE EP 065 EP 101 10 ans et D 16 30 ans et E EP 065 10 ans et D 17 30 ans et E EP 064 Wian A comptar dala raris 18 30 ans et E 19 5 ans et E 20 1an etE EP 104 2 ans et D 21 10 ans apr s arr t comptable et E EP 065 10 ans et D 22 100 ans maximum et C EP 092 Validit et D 23 Validit et E EP 093 Validit et D 24 30 ans et C E
12. 1999 Ils sont issus du regroupement des services socio ducatifs des tablissements p nitentiaires et des comit s de probation et d assistance aux lib r s Il s agit de services d concentr s de la direction de l administration p nitentiaire plac s sous l autorit de directeurs des services p nitentiaires d insertion et de probation Il existe un SPIP par d partement avec si n cessaire une ou plusieurs antennes Un m me directeur peut tre nomm la t te de deux SPIP voisins Les SPIP de deux d partements voisins peuvent tre plac s sous l autorit d un seul directeur En ce cas il faut veiller ce que les archives soient vers es au service d archives d partementales territorialement comp tent Les missions des SPIP sont d finies par les articles D 573 D 575 du code de proc dure p nale Elles peuvent se r sumer ainsi r aliser des enqu tes sociales pr alables la comparution devant une juridiction favoriser la r insertion sociale des personnes condamn es l exception des mineurs qui rel vent de la protection judiciaire de la jeunesse en pr venant les effets d socialisants de l incarc ration notamment par des actions culturelles ou des actions de formation professionnelle en maintenant les liens familiaux des personnes d tenues en assurant une aide aux sortants de prison rechercher les moyens d individualiser et d am nager les peines faire respec
13. Bouches du Rh ne CP des Baumettes Non connue Charente MA d Angoul me Non connue Charente Maritime MA de Saintes Non connue C te d Or MA de Dijon Non connue Gard MA de N mes Non connue Gironde MA de Bordeaux Non connue Ille et Vilaine CP de Rennes Non connue Loire Atlantique CP de Nantes OMA de Nantes Non connue Meurthe et Moselle MA de Nancy Non connue Morbihan MA de Vannes Non connue Moselle CP de Metz Non connue Nord MA de Loos Non connue Pyr n es Atlantiques MA de Pau Non connue 66 Pyr n es Orientales CP de Perpignan A partir de 1987 67 Bas Rhin MA de Strasbourg Non connue 69 Rh ne MA de Lyon Montluc Non connue 76 Seine Maritime MA de Rouen Non connue 82 Tarn et Garonne MA d Agen Non connue 86 Vienne MA de Poitiers Non connue 87 Haute Vienne MA de Limoges Non connue 91 Essonne MAF de Fleury M rogis A partir de 1977 94 Val de Marne tablissement public hospitalier de Fresnes MAF de Fresnes Jusqu en 1989 95 Val d Oise MA d Osny A partir d avril 1991 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 33 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE SERVICES P NITENTIAIRES D INSERTION ET DE PROBATION Missions et organisation Les services p nitentiaires d insertion et de probation ont t cr s par le d cret n 99 276 du 13 avril
14. DR 075 D l gations de signature dossiers de pr para validit D Les arr t s sont en principe publi s dans tion des arr t s les Recueils des actes administratifs des pr fectures DR 076 Pr paration du budget DR 076 Pr paration du budget de la direction r gionale 5 ans T Verser aux archives d partementales les et des tablissements du ressort demandes budg taires des DRSP DR 077 Ex cution du budget DR 084 DR 077 Documents g n raux con us et ou transmis 5 ans D par l administration centrale projet de loi de finances notification du budget par la DAP notification de d l gations de cr dits DR 078 Dossiers d engagement des cr dits tats tri 5 ans D mestriels DR 079 Dossiers de mandatement factures mandats 10 ans D pi ces justificatives par services et par ta blissements DR 080 Pi ces comptables justificatifs des op rations 10 ans D Pour les documents ant rieurs au comptables 31 d cembre 2005 balances mensuelles et annuelles par services et par tablis sements notamment la liste des pi ces comptables est fix e par l instruction R 62 sur la comptabilit des tablissements p nitentiaires du 10 juin 1963 compter du 1 janvier 2006 dans l attente d une instruction d finitive la liste des pi ces comptables est fix e par l instruction codificatrice provisoire du 16 d cembre 2005 justice finances DR 081 Pi ces comptables de fin de gestion 2 ans Sans objet Documents trans
15. LA JUSTICE il assure les formalit s d crou d termine les situations p nales et g re la situation administrative de la population plac e sous main de justice d tenus et personnes plac es sous surveillance lectronique il tient jour le dossier individuel des d tenus dont le principe est d fini par l article 724 1 du code de proc dure p nale le contenu de ces dossiers est pr cis par les art D 155 D 167 du code de proc dure p nale il transmet des statistiques et remont es d informations en troite collaboration avec le d partement charg de la s curit et de la d tention des directions r gionales le service de la d tention charg de la surveillance des d tenus et du suivi des entr es et des sorties de l tablissement outre une r partition par secteurs correspondant aux zones g ographiques de l tablissement ce service assure l observation des d tenus et la pr vention des incidents la fouille des d tenus et le vestiaire qui conserve les effets personnels non autoris s jusqu la sortie de l tablissement la surveillance des entr es dans l tablissement le service de l infrastructure s curitaire charg de la surveillance de l architecture de la s curit int rieure de l organisation des extractions et des mouvements de d tenus le service charg de la comptabilit qui assume une double mission la premi re est d assu
16. MA d Avignon jusqu en 2003 1 10 85 MA de Fontenay le Comte 1 2 85 MA de La Roche sur Yon 1 5 86 MA de Poitiers 1 5 87 MA de Limoges 1 5 88 MA d pinal 1 10 1997 2004 1 89 MA d Auxerre 2005 2006 1 a 89 CP de Joux la Ville 1 5 90 MA de Belfort 1 5 91 CSL de Corbeil 1 2 91 MA de Fleury M rogis 1 20 92 MA de Nanterre 1 20 93 CSL de Gagny 1 2 93 MA de Villepinte e E 94 MA de Fresnes 1 20 94 CNO de Fresnes Conservation int grale 94 CP de Villejuif CSL jusqu en 2006 1 5 95 MA d Osny Pontoise 1 20 971 CP de Baie Mahault 1 5 971 MA de Basse Terre 1 5 972 CP de Ducos 1 5 973 CP de Remire Montjoly MA de Cayenne jusqu en 1998 1 5 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 32 D PARTEMENT BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TABLISSEMENT TAUX DE S LECTION DES DOSSIERS 974 MA de Saint Denis 1 10 974 MA de Saint Pierre 1 5 974 CP du Port 1 5 975 CP de Saint Pierre et Miquelon CP de Faa Conservation int grale 1 5 CD de Taioahe Conservation int grale CD d Uturoa Conservation int grale CP de Noum a 1 5 MA de Mata Utu Conservation int grale CP de Majicavo 1 2 LISTE DES TABLISSEMENTS P NITENTIAIRES AYANT ACCUEILLI DES D TENUES AVEC LEUR ENFANT ENTRE 1979 ET 1994 D PARTEMENT TABLISSEMENT P NITENTIAIRE P RIODE CONCERN E Alpes Maritimes MA de Nice Non connue
17. Mesdames et Messieurs les directeurs des services d partementaux d archives 1 G n ralit s 1 1 N cessit d une nouvelle circulaire La refonte de la circulaire AP 85 20 du 26 juin 1985 relative aux archives des services d concentr s de l administration p nitentiaire se r v lait n cessaire du fait de l obsolescence av r e de nombreuses cat gories de documents soit que les dispositions l gislatives et r glementaires aient volu soit que les m thodes de travail aient fait changer la forme des documents titre d exemples l informatisation de la gestion des d tenus avec la mise en place de l application Gide et la cr ation en 1999 des services p nitentiaires d insertion et de probation constituent deux volutions marquantes dans la structure des archives des services d concentr s de l administration p nitentiaire Enfin le r le des directions r gionales des services p nitentiaires n tait pas pris en compte par la circulaire de 1985 alors que la r organisation intervenue d abord en 1994 puis en 2005 est venue conforter leur r le dans le cadre de la d concentration administrative Les travaux de refonte de la circulaire ont t confi s un groupe de travail compos de repr sentants du minist re de la justice de la direction des archives de France et des chercheurs sp cialis s en histoire de la justice Les travaux de ce groupe de travail ont t approuv s par la commission des a
18. affaires immobili res logistique gestion des personnes plac es sous main de justice politiques d insertion quipes r gionales d intervention et de s curit ERIS Une attention particuli re a t port e aux dossiers individuels de d tenus conserv s par la direction r gionale pour lesquels un tri est demand qui tient compte soit du caract re dangereux des d tenus d tenus consid r s comme dangereux r gionalement soit de leur caract re m diatique soit des comp tences particuli res du directeur r gional dossiers des d tenus plac s l isolement DR 001 DR 012 DR 013 DR 035 DR 036 DR 074 DR 039 DR 042 DR 043 DR 046 DR 047 DR 055 DR 056 DR 059 DR 060 DR 067 DR 068 DR 074 DR 075 DR 088 DR 076 DR 077 DR 084 DR 085 DR 088 DR 089 DR 096 DR 090 DR 093 DR 094 DR 095 SOMMAIRE Documents pr sents dans au moins deux services de la DRSP Direction Administration g n rale Ressources humaines Organismes paritaires Gestion individuelle des carri res Gestion du temps de travail et des r mun rations Organisation des concours Formation Hygi ne et s curit Affaires financi res Pr paration du budget Ex cution du budget March s publics Affaires immobili res Logistique Travaux Gestion du parc immobilier 30 D C
19. ciser que ces dossiers peuvent tre contenus dans le dossier individuel de la m re dans ce dernier cas le dossier de l enfant devra tre extrait et conserv durant le d lai requis cf en annexe la liste des tablissements concern s Une instruction ult rieure de la direction des archives de France pr cisera le sort final destruction ou tri r server aux dossiers m dicaux des d tenus Dossiers de d tenus lib r s avant le 1 janvier 1997 Il s agit du seul cas de dispositions transitoires pr vues par cette circulaire Ces dispositions sont justifi es par le volume et le caract re central de ces dossiers au sein des tablissements p nitentiaires Afin de ne pas cr er d arri r d archivage pour les dossiers des d tenus lib r s avant le 1 janvier 1997 les modalit s de tri resteront celles que pr voit la circulaire de 1985 ligne 26 D s pr sent il est possible de r aliser les op rations suivantes dans les maisons d arr t apr s avoir op r les reclassements n cessaires verser aux archives d partementales tous les dossiers de d tenus lib r s durant les ann es en 0 ainsi que les dossiers de d tenus pr sentant un int r t particulier en raison du retentissement de l affaire judiciaire ou de la personnalit du d tenu et du d roulement de sa vie p nitentiaire liminer les dossiers des autres ann es lorsqu ils ne pr sentent pas d int r t sp cifique dans les tabli
20. d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 076 Bordereau r capitulatif des cotisations Avant 2006 D Document fourni par l URSSAF sociales vers es par l tablissement 5 ans pour les EP l URSSAF pour le travail des d tenus sans autonomie service g n ral concessionnaires comptable et service de l emploi p nitentiaire 0 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 077 Liste des salaires per us durant l incar 50 ans C Contient le lieu de travail et les paies pour chaque d tenu c ration par un d tenu ancien livret de travail des d tenus EP 078 Facturation du travail effectu Avant 2006 D Il s agit d une copie gard e par les tablissements l original 5 ans pour les EP est la Tr sorerie g n rale sans autonomie comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 079 Suivi des retards de paiement Avant 2006 0 ans D Depuis 2006 il s agit de copies l original tant la Tr sorerie par les concessionnaires partir de 2006 g n rale le contentieux des retards de paiement relevant 5 ans des Tr soreries EP 080 Compte nominatif des d tenus EP 091 EP 080 Bijoux et valeurs registre ou fiche 3 ans compter D Art D 335 et D 341 du code de proc dure p nale individuelle de la fin de validit transfert lib ration vasion d c s EP 081 Balance mensuelle des bijoux et valeurs A
21. des personnels non 90 ans D Il est possible d purer ces dossiers des titulaires g r s par la direction r gionale compter pi ces dont l utilit administrative est e la date plus courte Se reporter la circulaire de naissance FP 3 n 1821 du 20 octobre 1993 Jus qu au 31 d cembre 2005 cette rubrique concerne aussi les contractuels recrut s par l administration centrale et affect s dans les services d concentr s DR 045 Dossiers financiers des personnels titulaires ou 10 ans D Avant le 31 d cembre 2005 cette rubrique contractuels concerne les personnels de la direction r gionale et des tablissements p niten tiaires ne disposant pas de l autonomie comptable A partir du 1 janvier 2006 elle concerne tous les personnels du ressort de la direction r gionale DR 046 Demandes de cartes d identit professionnelles 2 ans D DR 047 Gestion du temps de travail et des r mun rations DR 055 DR 047 Charte des temps Validit C R gles de gestion du temps propres la structure dur e d ouverture des ser vices DR 048 tats g n r s par la pointeuse du temps de 2 ans D travail des agents DR 049 tats des services particuliers services de nuit 5 ans D heures suppl mentaires DR 050 tats issus de l application OMAP organisation 5 ans T Verser aux archives d partementales les et m thodes de l administration p nitentiaire synth ses annuelles relatifs au personnel de surveillance DR 051 R mun ration des personnel
22. es l objet d un recours administratif pr alable part RAP DR 108 Recours contentieux administratif 2 ans D Instruits par l administration centrale apr s d cision d finitive DR 109 Agr ment de mandataires de d tenus dossiers 5 ans apr s la fin C individuels de l agr ment DR 110 Incidents DR 113 DR 110 Dossiers relatifs aux incidents 5 ans C Y compris les incidents relatifs au placement sous surveillance lectronique DR 111 Main courante des incidents 5 ans D DR 112 Cahier des v nements Validit C DR 113 Demandes de r tablissement de p cule suite 2 ans D vasion DR 114 Statistiques DR 115 DR 114 Statistiques tableaux de bord 5 ans D Les statistiques sont transmises et conser v es l administration centrale DR 115 tats sur la r partition des places dans les cen 2 ans D tres de d tention du ressort et sur les contin gents de places dans les tablissements pour peines hors du ressort DR 116 Politiques d insertion DR 142 Pour les dossiers administratifs des personnes se reporter la partie Ressources humaines Pour les dossiers d ex cution budg taire se reporter la partie Affaires financi res DR 116 Agr ment des visiteurs de prison des aum niers 5 ans T Verser les dossiers aux archives d parte ou auxiliaires b n voles d aum nerie des visi apr s la fin mentales l exception des dossiers des teurs sp cialis s des personnels de sant dossiers individ
23. maternel ennemies 017 Parlo eenegen 156 157 158 Parties EE 087 et suivants NOTE 155 Permissions Ee 111 121 NET Voir ressources humaines Personnels m dicaux habilitation EEN 029 Personnels priv s habilitation un 029 Neie 015 Pi ces NEE 065 Placement solement siini anatia Saatiin aaaea E eaii 152 Placement ext ri ul oer ENEE EENEG 124 133 134 Placement sous surveillance lectronique EE 123 Plan local de formation des personnels EE 041 Plan de protection et d intervention EE 018 Plan particulier de protection a ee EE 019 Plan dai HE 016 INTE 118 Pr vention dU SUICIQR dt Ee 038 Productions culturelles des d tenus en 022 Projet d ex cution de peine ite iaaa ideaa aiiai 038 Promenades 144 Neng Ku E 032 Keel OO EEE ee 060 Quartier d isolement tee eiert nine 153 Quartier diSCipliNaIreS225ertsnneisssnaniennenmnnanenmntennnantaindrnnmmninlnenlains 149 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 26 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE EP Rapports op rateur priv 009 010 Rapports d activit 008 Reconduites la fronti re 125 R ductions de peine 128 R gie budg taire 061 et suivants R gie industrielle des tablissements p nitentiaires RIEP Voir service de l emploi p nitentiaire R gimes diff renci s 038 Registre d crou 110 Registre de fin de mois des ateliers Registre de poi
24. nettoyage travail for mation professionnelle transport EP 010 Rapports annuels de l op rateur priv Validit du march C Transmis par l op rateur priv au chef d tablissement EP 011 Dossiers d inspection 10 ans C Inspections de l administration p nitentiaire inspections du travail EP 012 R unions de direction proc s ver 5 ans C baux EP 013 Pr paration du budget 5 ans T Verser aux archives d partementales les demandes bud g taires EP 014 Dispositifs publics auxquels participe 2 ans apr s la fin D l tablissement du dispositif EP 015 Photographies concernant l tablisse 10 ans C Les photos doivent tre vers es aux archives d partemen ment tales l tablissement peut faire r aliser des copies EP 016 Plan op rationnel int rieur Conserver D Conservation l administration centrale sur place le plan en vigueur le pr c dent EP 017 Organigramme des clefs Conserver D Article D 266 du code de proc dure p nale Conservation sur place l administration centrale l organigramme en vigueur le pr c dent le premier EP 018 Plan de protection et d intervention Conserver D Conservation l administration centrale sur place le plan en vigueur le pr c dent le premier EP 019 Plan particulier de protection Conserver D Conservation l administration centrale sur place le plan en vigueur le pr c dent le premier 1 D limination r gl
25. p nitentiaire soit en vertu des prescriptions r glementaires soit parce qu ils restent n cessaires ou utiles la bonne marche des services et leur information La dur e d utilit administrative est d finie par accord entre l administration concern e et la direction des archives de France art 15 du d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 La dur e d utilit administrative est compter en ann es r volues partir de la date de cl ture ex un dossier clos en 2002 et ayant une dur e d utilit administrative de 5 ans avant destruction sera liminable en 2008 La troisi me colonne indique le sort final r serv aux documents au terme de la dur e d utilit administrative Elle envisage trois possibilit s indiqu es par trois lettres diff rentes C pour conservation int grale et d finitive des dossiers dont l int r t historique le justifie dans le service public d archives d partementales territorialement comp tent Au moment du versement dans ce service la liste des documents arriv s au terme de leur dur e d utilit administrative et vou s la conservation int grale et d finitive doit tre reprise dans un bordereau de versement conform ment l article 18 du d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 cf m mento pratique T pour tri les documents doivent tre tri s par les services p nitentiaires avant versement afin de distinguer ceux qui en vertu de leu
26. ressort loca 10 ans D tions apr s expiration ou r siliation du dernier bail DR 096 Gestion du parc automobile DR 096 Gestion du parc automobile des services et 5 ans D tablissements du ressort dossiers d achat apr s remise dossiers d entretien aux Domaines DR 097 Gestion des personnes plac es sous main de justice DR 115 Il s agit des personnes d tenues en milieu ferm et des personnes suivies en milieu ouvert DR 097 R glements int rieurs des tablissements p ni Validit C Validation par le directeur r gional tentiaires du ressort DR 098 Classeur des transferts ex cut s 2 ans D DR 099 Dossiers individuels DR 102 DR 099 Dossiers des d tenus d c d s dans les ta 10 ans C blissements p nitentiaires du ressort de la direction r gionale DR 100 Dossiers individuels de d tenus 5 ans T Verser aux archives d partementales les apr s la lib ration types de dossiers suivants dossiers des d tenus consid r s comme dangereux r gionalement dans le cas o des dos siers de d tenus particuli rement signal s DPS seraient m l s ce type de dos siers d truire les DPS qui sont conserv s au niveau des tablissements dossiers des d tenus m diatiques dossiers des d tenus plac s l isolement d cisions de la comp tence du directeur r gional 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 47 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES
27. tenu dontils suivent le sort Cette jonction doitintervenir au plus tard 10 ans apr s la lib ration du d tenu le SPIP doit prendre attache avec le greffe de l tablissement Cf contenu du dossier en annexe SPIP 027 Dossiers d insertion et de probation des personnes suivies en milieu ouvert 5 ans compter de la fin de la mesure Cf contenu du dossier en annexe Cf modalit s de tri en annexe SPIP 028 Livret du sortant Sans objet Mod le de livret labor par le SPIP Ce document n est parfois plus tenu Verser aux archives d partementales un exem plaire titre de sp cimen 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 36 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANNEXES 1 Contenu du dossier d insertion et de probation des personnes d tenues 1 Fiche de renseignement parties civiles indemniser situation p nale jour informations sur les sanctions disciplinaires ventuellement consignes comportement risques extrait de GIDE hospitalisation ventuellement copie des permis de visite 2 Pi ces et expertises judiciaires copies 3 Courriers du d tenu au travailleur social 4 Entretiens avec le travailleur social grille arrivant notes d entretien ces documents sont des archives publiques au sens de l article L 211 4 du code du patrimoine les notes d entretien vers es aux archiv
28. 5 MA de Pau 1 10 MA de Bayonne 1 5 MA de Tarbes 1 5 CP de Lannemezan Conservation int grale CP de Perpignan 1 10 CD d Oermingen 1 2 MA de Strasbourg CSL de Souffelweyersheim 1 2 MA de Colmar 1 5 MA de Mulhouse CP jusqu en 1998 1 10 MC d Ensisheim MA de Lyon Perrache Conservation int grale MA de Lyon Montluc CSL de Lyon MA de Villefranche sur Sa ne MA de Vesoul MA de Lure CP de Varennes le Grand 72 MA du Mans 1 5 73 CP d Aiton 1 5 73 MA de Chamb ry 1 5 74 MA de Bonneville 1 5 75 MA de Paris La Sant 1 20 76 MA de Rouen 1 20 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 31 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE D PARTEMENT TABLISSEMENT TAUX DE S LECTION DES DOSSIERS 76 MA du Havre 1 10 77 CD de Melun Conservation int grale 71 CSL de Melun MA jusqu en 2006 1 2 71 CP de Meaux Chauconin 1997 2004 1 2 ex MA de Melun devenu QCD 2005 2006 1 5 78 MA de Versailles 1 5 78 MA de Bois d Arcy 1 20 78 MC de Poissy Conservation int grale 79 MA de Niort 1 5 80 MA d Amiens 1 20 81 MA d Albi 1 5 81 CD de Saint Sulpice la Pointe 1 5 82 MA de Montauban 1 5 83 CP de Toulon La Farl de MA de Toulon jusqu en 2004 1 10 83 CP de Draguignan 1 5 84 CP d Avignon
29. 5 ans D labor s par les m decins inspecteurs de sant publique DRASS DDASS ou par l IGAS et vers s aux archives d parte mentales par ces structures DR 126 Cr ation d unit s de soins SMPR UHSI UHSA 5 ans C chambres s curis es des h pitaux DR 127 Enseignement Formation professionnelle DR 130 DR 127 Documents de programmation et d valuation 5 ans C Ex plans annuels de formation rapports semestriels rapports annuels comptes rendus de r unions avec des repr sen tants de l ducation nationale DR 128 Dossiers des projets p dagogiques et des projets 5 ans C d actions de formation professionnelle DR 129 Dossiers de suivi des unit s locales d ensei 5 ans C gnement DR 130 Commissions avec des partenaires ext rieurs et 5 ans C groupes de travail internes sur la formation professionnelle proc s verbaux de r unions DR 131 Emploi DR 139 DR 131 Dossiers de prospection des entreprises 5 ans T Verser aux archives d partementales les tudes pr alables les listes d entreprises les fiches d entretiens les supports locaux de communication DR 132 Contrats de concession de travail en tablisse Jusqu au C ment p nitentiaire jugement des comptes corres pondant la derni re ann e de la concession 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 49 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSER
30. 6 Applications informatiques Si le principe de l archivage des applications informatiques majeures Gide FND APPD de l administration p nitentiaire a t retenu et la dur e d utilit administrative DUA pr cis e les modalit s techniques en cours de d finition en lien avec la ma trise d ouvrage et la ma trise d uvre de ces applications ne pouvaient entrer dans le cadre de cette circulaire 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 2 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE 2 Mode d emploi des tableaux de gestion des archives 2 1 Lecture des tableaux Les tableaux de gestion annex s la pr sente circulaire sont pr c d s d une introduction d crivant la fois le service concern les archives qu il produit et le mode de traitement retenu Le corps de ces tableaux de gestion se d cline en quatre colonnes La premi re colonne est consacr e la typologie des documents Elle recense les diff rentes cat gories de documents produits ou re us par les services de l administration p nitentiaire dans le cadre de leurs activit s La deuxi me colonne indique la dur e de conservation par le service dite aussi dur e d utilit administrative Cette dur e qui commence sauf indication contraire ou contentieux en cours compter de la cl ture du dossier correspond au temps pendant lequel les documents doivent tre conserv s dans les services de l administration
31. 9 010 017 Astreinte 021 022 Audiovisuel Voir production culturelle Voir reportage Audit de structures 146 Aum nier 116 Voir aussi cultes Balance comptable 080 Budget 076 084 CAP Voir commission administrative paritaire Carri re 043 046 Carte d identit professionnelle 046 Chambre s curis e des h pitaux 126 Charg de mission r gionale de d veloppement culturel 140 Charte des temps 047 CHS CHSS comit d hygi ne et de s curit sp cial Voir comit d hygi ne et de s curit Circulaire et note 002 003 014 Comit d hygi ne et de s curit 039 042 Comit technique paritaire 039 042 Commission administrative paritaire 039 042 Commission de surveillance des tablissements p nitentiaires 027 Commutation de peine 105 Comptabilit 077 et suivants Concours 056 059 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 51 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE DR Conf rence d valuation 018 Conf rence d objectifs 018 Contentieux 108 117 133 Contingent de places 115 Contrat de concession 132 Contrat de plan tat R gion 006 Conventionnement 007 Cotisations sociales 137 139 Courrier 001 011 020 CTP Voir comit technique paritaire CTPL comit technique paritaire local CTPR comit techniq
32. ATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service EP 106 Cahier des distributions journali res 2 ans D de v tements EP 107 Cahier manuel attribution de v te 2 ans D Concerne les tablissements en gestion publique ments de travail bleus de travail pour les ateliers tenues blanches pour le service g n ral et paire de chaussures EP 108 Gestion des d tenus EP 176 EP 108 Application informatis e GIDE C Extraction annuelle pour les archives d partementales des donn es aff rentes un d tenu dont la lev e d crou remonte 10 ans EP 109 Greffe EP 136 EP 109 Dossier individuel de d tenu 10ans T Le dossier suit le d tenu en cas de transfert apres d AEN Les autres dossiers individuels constitu s dans le cadre de la ou le deces formation professionnelle de l enseignement et du travail ou le dossier d tention qui existe dans certains tablis sements p nitentiaires doivent tre rassembl s avec le dossier individuel au moment de la lib ration du d tenu ou de son transfert Cf introduction pour les crit res et les taux d chantillonnage et tableau en annexe des taux par tablissement entre 1997 et 2006 EP 110 Registre d crou puis fiches d crou 50 ans C Dur e de conservation dans le greffe de 50 ans demand e classement par num ro d crou des fins polici res conservation des empreintes et des Classeur des fiches d es
33. BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE Archivage Conservation d archives Circulaire de la DAP du 11 d cembre 2007 relative la gestion des archives des services d concentr s de l administration p nitentiaire tablissement p nitentiaire service p nitentiaire d insertion et de probation direction r gionale des services p nitentiaires NOR JUSK0740004C Textes sources Livre H du code du patrimoine D cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 relatif la comp tence des services d archives publics et la coop ration entre les administrations pour la collecte la conservation et la communication des archives publiques Circulaire du Premier ministre du 2 novembre 2001 relative la gestion des archives dans les services et tablissements publics de l tat NOR PRMX 01051390 Circulaire SJ 03 013 du 10 septembre 2003 relative aux archives des juridictions Texte abrog Circulaire AP 85 20 du 26 juin 1985 ou AD 85 2 du 4 juillet 1985 relative aux archives des services ext rieurs de l administration p nitentiaire Le garde des sceaux ministre de la justice Messieurs les directeurs r gionaux des services p nitentiaires Mesdames et Messieurs les directeurs d tablissements p nitentiaires Mesdames et Messieurs les directeurs des services p nitentiaires d insertion et de probation et la ministre de la culture et de la communication Mesdames et Messieurs les pr fets l attention de
34. DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 101 Affectation et changement d affectation dos 2 ans T Verser aux archives d partementales 5 siers individuels d orientation apr s la lib ration des dossiers pour chaque ann e DR 102 Requ tes de d tenus 5 ans c Verser aux archives d partementales dans le cas o les requ tes sont class es part Si les requ tes sont class es dans le dossier individuel elles suivent le sort du dossier DR 103 Am nagements de peine DR 105 Pour les conventions se reporter la rubrique 007 DR 103 Placement l ext rieur tableau mensuel des 10 ans D personnes plac es l ext rieur DR 104 tats des d tenus susceptibles de b n ficier 10 ans D Conservation l administration centrale d une mesure de suspension de peine pour raison m dicale DR 105 Propositions de commutation de peine d tenus 2 ans D Dossiers instruits par l administration cen condamn s la r clusion criminelle perp trale tuit DR 106 Proc dures disciplinaires Contentieux DR 109 DR 106 Copies des proc dures disciplinaires des d tenus 2 ans D Originaux conserv s dans les tablisse hors recours administratif pr alable RAP ments DR 107 Proc dures disciplinaires des d tenus faisant 2 ans C Ces proc dures doivent tre conserv
35. EMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 40 DR 096 DR 097 DR 115 DR 099 DR 102 DR 103 DR 105 DR 106 DR 109 DR 110 DR 113 DR 114 DR 115 DR 116 DR 142 DR 121 DR 122 DR 123 DR 126 DR 127 DR 130 DR 131 DR 139 DR 140 DR 142 DR 143 DR 148 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE Gestion du parc automobile Dossiers individuels Incidents Statistiques Politiques d insertion Action sanitaire Emploi Am nagements de peines Sport Culture Cultes Proc dures disciplinaires Contentieux Maintien des liens familiaux Enseignement Formation professionnelle Gestion des personnes plac es sous main de justice quipes r gionales d intervention et de s curit ERIS DR 001 Documents pr sents dans au moins deux services de la DRSP DR 012 Pour les op rations immobili res se reporter la partie Affaires immobili res Logistique Pour les march s publics se reporter la partie Affaires financi res N DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service DR 001 Enregistrement du courrier chronos registres 3 ans D DR 002 Notes et circulaires de l administration centrale Validit D Conservation l administration centrale DR 003 Notes de la direction r gionale Validit CouD Conservation au niveau Direction Admi
36. EP 161 EP 170 Vaguemestre EP 171 EP 176 S curit EP 177 EP 181 Insertion EP 177 EP 181 Travail Formation professionnelle Enseignement 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 10 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE EP 001 Administration g n rale EP 099 o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 001 Direction EP 038 EP 001 Organigramme de l tablissement Validit C EP 002 Dossiers relatifs l ouverture et la 10 ans C fermeture de l tablissement EP 003 R glements int rieurs de l tablisse Conserver C ment y compris les r glements des sur place quartiers le r glement en vigueur le pr c dent EP 004 Projet de service 5 ans C EP 005 Notes internes 5 ans C liminer dans les autres services EP 006 Correspondance administrative 5 ans D EP 007 Notes de l administration centrale et Validit D de la direction r gionale EP 008 Rapports d activit pr par s pour la 5 ans D Ne conserver que si les fonds pr fectoraux sont lacunaires commission de surveillance des ta dans les archives d partementales blissements proc s verbaux EP 009 Rapports mensuels de l op rateur priv Validit du march D Transmis par l op rateur priv au chef d tablissement maintenance buanderie restaura tion cantine
37. IRE NOMBRE DE LIB RATIONS AN DOSSIERS VERSER AUX ARCHIVES D PARTEMENTALES 800 et plus 1 10 De 200 moins de 800 1 5 De 80 moins de 200 2 Moins de 80 Conservation int grale 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 9 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE MAISON CENTRALE Conservation int grale faible nombre de dossiers CENTRE DE SEMI LIBERT CENTRE POUR PEINES AM NAG ES NOMBRE DE LIB RATIONS AN DOSSIERS VERSER AUX ARCHIVES D PARTEMENTALES 80 et plus 2 Moins de 80 Conservation int grale Se reporter au tableau en annexe pr cisant les taux par tablissement pour la p riode 1997 2006 2 4 Traitement des arri r s d archivage Les arri r s d archivage sont l ensemble des documents qui se sont accumul s dans les services bien au del de leur d lai d utilit administrative Ils constituent une source de pr occupation lorsqu ils forment des masses importantes de documents n cessitant tri et classement avant un archivage d finitif Il importe de rappeler que le traitement d arri r s d archivage consistant liminer ou verser aux archives d partementales des archives doit faire l objet d une concertation avec le directeur des archives d partementales comp tentes Le directeur des archives d partementales donne son visa sur les liminations d archives Le versement est subordonn la r daction d un bord
38. LECTION DES DOSSIERS 20a CD de Casabianda MA d Ajaccio Conservation int grale MA de Dijon MA de Saint Brieuc MA de Gu ret CD de Mauzac MA de P rigueux CD de Neuvic MA de Montb liard MA de Besan on CSL de Besan on MA de Valence MA d Evreux CD de Val de Reuil MA de Chartres CD de Ch teaudun MA de Brest MA de N mes CD de Muret MA de Toulouse Seysses CSL de Toulouse Sans objet MA de Bordeaux Gradignan MA de B ziers CSL de Montpellier MA de Villeneuve les Maguelone MA de Saint Malo MA de Rennes CP de Rennes MC de Saint Maur Conservation int grale CP de Ch teauroux 1 5 MA de Tours 1 10 CSL de Grenoble 1 2 MA de Grenoble Varces CP de Saint Quentin Fallavier MA de Lons le Saunier MA de Mont de Marsan MA de Blois 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 29 D PARTEMENT BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TABLISSEMENT TAUX DE S LECTION DES DOSSIERS 42 MA de Saint Etienne 1 10 43 MA du Puy en Velay 1 2 44 CP de Nantes QMA 1 10 44 CP de Nantes QCD MA d Orl ans 1997 2001 1 5 2002 2006 1 2 1 10 CSL de Montargis avec MA Conservation int grale MA de Cahors 1 2 MA d Agen 1 5 CD d Eysses 1 2
39. MA de Mende 1 2 MA d Angers MA de Cherbourg 1 5 MA de Coutances 1 5 MA de Reims 1 5 MA de Ch lons en Champagne 1997 2002 1 5 2003 2006 1 10 MA de Chaumont 1 5 MA de Laval 1 5 CSL de Briey Conservation int grale MA de Nancy 1 10 CD d Ecrouves 1 2 CSL de Maxeville 1 2 CD de Toul 1 2 MA de Bar le Duc 1 5 CD de Montm dy 1 2 CD de Saint Mihiel MA de Vannes 1 2 1 5 CP de Lorient Plomeur 1 5 MA de Sarreguemines 1 5 CP de Metz 1 10 CSL de Metz Conservation int grale CPA de Metz Conservation int grale MA de Nevers 1 5 MA de Douai 1 10 MA de Dunkerque 1 5 MA de Loos les Lille 59 CD de Loos les Lille CSL d Haubourdin 1 2 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 30 D PARTEMENT BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TABLISSEMENT TAUX DE S LECTION DES DOSSIERS 59 CP de Maubeuge 1 5 59 MA de Valenciennes 60 MA de Beauvais 60 MA de Compi gne CD de Liancourt 1997 2003 1 2 2004 2006 1 5 MA d Alen on 1 5 CD d Argentan 1 5 MA d Arras MA de B thune 1 5 CD de Bapaume 1 2 CP de Longuenesse 1 10 MA de Riom 1 5 CD de Riom MC jusqu en 2003 Conservation int grale MA de Clermont Ferrand 1
40. P commission administrative paritaire CAP commission de l application des peines CD centre de d tention 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 4 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE CHS comit d hygi ne et de s curit CHSS comit d hygi ne et de s curit sp cial CNAV caisse nationale d assurance vieillesse CNO centre national d observation de Fresnes CP centre p nitentiaire CPA centre pour peines am nag es CPAL comit de probation et d assistance aux lib r s CSL centre de semi libert CTPL comit technique paritaire local CTPR comit technique paritaire r gional D destruction limination r glementaire DADS d claration annuelle des donn es sociales DAP direction de l administration p nitentiaire DDASS direction d partementale des affaires sanitaires et sociales DPS d tenu particuli rement signal DRASS direction r gionale des affaires sanitaires et sociales DRSP direction r gionale des services p nitentiaires DUA dur e d utilit administrative ENAP cole nationale de l administration p nitentiaire EP tablissement p nitentiaire EPM tablissement p nitentiaire pour mineurs ERIS quipe r gionale d intervention et de s curit FMR feuilles mensuelles de r mun ration FND fichier national des d tenus GIDE gestion informatis e des d tenus application
41. P 094 10 ans et tri par s lection 25 10 ans et E EP 095 10 ans et D 10 ans compter de la lib ration du d tenu puis tri automatique EP 109 10 ans compter de la lib ration conservation des ann es en 0 ou du d c s et tri par chantillonnage et tri par s lection 27 50 ans compter de la lib ration du d tenu et C EP 110 50 ans et C 28 50 ans et C EP 110 50 ans et C 29 50 ans et C EP 132 50 ans et C 30 TanetE EP 114 2 ans et D 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 21 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE N D ORDRE MODALIT S DE TRAITEMENT N D ORDRE MODALIT S DE TRAITEMENT Circulaire de 1985 Circulaire de 1985 Circulaire de 2007 Circulaire de 2007 31 10 ans compter dela CU date d crou EP 112 50 ans et C 32 5 ans et E EP 126 5 ans et D 33 5 ans et E 34 5 ans et EP 118 5 ans et D 35 5 ans et E EP 118 5 ans et D 36 10 ans et E EP 116 10 ans et D 37 10 ans et E 38 5 ans et E EP 113 2 ans et D 39 5 ans et E 40 50 ans et E EP 135 10 ans et D A 1an etE 42 1an etE 43 1an etE 44 1an etE EP 121 10 ans et D 45 1an etE EP 128 EP 129 2 ans et D 46 1an etE EP 128 EP 129 2 ans et D 47 1an etE EP 122 2 ans et D 48 TanetE EP 133 2 ans et D 49 5 ans et C EP 134 5 ans et C 50 1anetC 51 20 ans et E EP 150 5 ans et tri par chantillonnage 52 20 a
42. Personnel de sant 116 Personnel priv 044 045 Personnel non titulaire 044 045 Personnel titulaire 043 045 Pi ces comptables 080 Placement l ext rieur 103 Placement sous surveillance lectronique incident 110 Placement sous surveillance lectronique march public 087 Plan des tablissements 093 Plan de formation 060 127 Plan op rationnel int rieur 033 Plan de protection et d intervention 034 Plan particulier de protection 035 Politiques de pr vention et d ducation pour la sant 068 Politiques d insertion 116 142 Proc dure disciplinaire 106 107 Production culturelle crit audiovisuel 032 142 Programmation 018 127 140 Projet d actions 005 006 018 068 128 141 Projet de loi de finances 077 Projet p dagogique 128 Prospection des entreprises 131 Protocole de soins 124 Psychologue 072 Rapport annuel 011 036 071 125 144 Rapport l administration centrale 023 Rapport au pr fet 023 Recours administratif pr alable 107 R gie budg taire 075 et suivants R glement int rieur 097 R mun ration des personnels 047 055 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 54 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE DR R mun ration des personnes plac es sous main de justice 137 et suivants R parations civiles 054 Reportage dans les tablissements autor
43. VATIONS d ordre par le service DR 133 Dossier de contentieux relatifs des conces 10 ans D Jusqu en 1992 les dossiers sont instruits sionnaires en liquidation judiciaire par l administration centrale qui pos s de le dossier ma tre Cette rubrique concerne les dossiers instruits par les directions r gionales pour le compte des tablissements p nitentiaires d pourvus d autonomie comptable entre 1992 et le 31 d cembre 2005 et partir du 1 janvier 2006 pour les concessions concernant des tablissements p nitentiaires dont la direction r gionale est l unit op ra tionnelle DR 134 Dossier relatif au Service g n ral r partition 5 ans C des emplois occup s par les d tenus dans les tablissements p nitentiaires hors conces sion et service de d emploi p nitentiaire DR 135 Rapports des inspecteurs du travail r ponses 5 ans C du directeur r gional DR 136 Suivi du travail en tablissement p nitentiaire 3 ans D tableaux de bord p riodiques tats statistiques DR 137 Documents nominatifs r capitulatifs concernant 5 ans D A partir de 2001 la d claration la CNAV le traitement et le r glement des cotisations tant op r e par l administration cen sociales D claration annuelle des don trale les DR peuvent d truire les donn es n es sociales DADS copie des documents transmises informatiquement Dans l hy transmis par l admi
44. ation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 142 Cahier de fouille des cellules 2 ans D Ce cahier n existe plus depuis l implantation de GIDE Lorsque des objets interdits sont d couverts un compte rendu d in cident est tabli puis class la cote disciplinaire du dos sier individuel en cas d incident notable l administration centrale est inform e EP 143 Cahier d observation des surveillants 5 ans C Il existe un cahier par surveillant ce cahier est utilis pen dant toutes les ann es de service d un surveillant dans l tablissement EP 144 Cahier de promenades incidents sur 2 ans D venus en promenade EP 145 Cahier des grad s de nuit 5 ans C Le grad indique l heure de d part des rondes de nuit les consignes particuli res de la nuit et la composition des quipes ainsi que les incidents EP 146 Pointage des rondes de nuit 5 ans D En cas de recours contentieux concernant un d c s ce type de document doit tre conserv plus longtemps EP 147 Registre des changements de cellule 5 ans D Ce registre n existe plus depuis l implantation de GIDE Les anciens registres peuvent tre utilis s pour les recherches de police EP 148 Cahier de l tat des lieux des cellules 2 ans D EP 149 Registre du quartier disciplinaire 5 ans C Registre mentionnant les visiteurs du quartier disciplinaire tient lieu de main courante EP 150 Registre des sanctions disciplinaires 5 ans T Verser aux archives d part
45. ations 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 41 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 009 Dossiers de subventions refus es par la direction 2 ans D r gionale des associations DR 010 Dossiers de subventions d l gu es au SPIP 5 ans D Conservation par le SPIP DR 011 Suivi des relations avec les groupements priv s Conservation au niveau de l tablissement charg s de la gestion de certains tablisse ments p nitentiaires rapport mensuel d activit du groupement relatif 2 ans D un tablissement rapport annuel d activit du groupement relatif un tablissement rapport annuel d activit du groupement relatif une zone plusieurs tablissements 5 ans compter D Ne se trouve pas dans toutes les DRSP contre rapport de la DRSP adress l admi de la fin du march les zones des groupements tant plus nistration centrale 5 ans compter c larges que celles des DRSP seules ars tant la DRSP ei de la fin du march quelques DRSP Dijon Marseille Paris courriers chang s entre la et le grou x Lille Bordeaux sont r f rents pour pement 5 ans compter C les groupements Seules les directions factures et attestations de services faits de la fin du march r gionales r f rents doivent verser ces 5 a
46. cales de formation des 3 ans D Repris dans les programmes r gionaux de formation personnels proc s verbaux au niveau des DRSP EP 041 Plans locaux de formation des person 3 ans D Repris dans les programmes r gionaux de formation nels au niveau des DRSP EP 042 Liste des personnels de l tablissement Validit D avec leurs coordonn es EP 043 Organisation des temps de pr sence 2 ans D tats mensuels la DRSP des personnels OMAP EP 044 Dossiers administratifs des personnels 5 ans apr s D Pour la gestion du dossier transmettre les pi ces ori titulaires le d part de l agent ginales importantes l administration centrale qui conserve le dossier de carri re Cf circulaire FP 3 n 1821 du 20 octobre 1998 EP 045 Dossiers administratifs des personnels 90 ans compter D Il est possible d purer ces dossiers des pi ces dont l utilit non titulaires recrut s par l tablis de la date administrative est plus courte Se reporter la circulaire sement de naissance FP 3 n 1821 du 20 octobre 1993 EP 046 Dossiers financiers des personnels titu 10 ans D Avant le 31 d cembre 2005 concerne les tablissements laires ou contractuels p nitentiaires ayant l autonomie comptable EP 047 Tableaux d avancement et listes d ap 5 ans D Transmis la DRSP titude EP 048 Commissions administratives paritaires 6 ans D Dossiers ma tres la DRSP et l administration centrale v ux proc s verbaux EP 049 l
47. conservation est chue De m me les versements de dossiers aux archives d partementales devront tre organis s r guli rement tous les trois ans en moyenne 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 3 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE Afin d assurer une bonne gestion des archives courantes au quotidien responsabilit qui revient au producteur des documents ainsi qu une collecte efficace des archives historiques il est indispensable qu au sein de chaque service d concentr de l administration p nitentiaire soit d sign parmi l quipe de direction un responsable des archives qui sera le correspondant du service d archives d partementales concern Par ailleurs dans l hypoth se o des archives seraient d pos es dans des locaux ext rieurs aux services il convient d en informer les archives d partementales Enfin il importe de rappeler que le recours un prestataire pour effectuer l archivage des documents du service est r glement par la circulaire AD 97 1 du 16 janvier 1997 du minist re de la culture Plus largement il convient d associer les archives d partementales ainsi que l administration centrale direction de l administration p nitentiaire service des archives de la DAGE tout projet relatif aux archives num risation audit traitement d arri r s 3 Acc s par les anciens d tenus aux dossiers les concernant Les dossiers individuels de pe
48. corte crou adresses mais galement pour la constitution des dos et lev e d crou siers de retraite des d tenus en lien avec le comptable de l tablissement EP 111 Fiches p nales copie dans le dossier 50 ans C Dur e de conservation dans le greffe de 50 ans demand e individuel collection part tenue car la fiche p nale est le seul document qui permette dans certains tablissements par d identifier un d tenu avec certitude Utilis e en compl ordre alphab tique ment du registre d crou pour la constitution des dossiers de retraite et en cas d amnistie en particulier pour les d tenus dont l tat civil n est pas certain galement utilis e pour les recherches polici res car elle comporte au volet 3 les dates de permission de sortir et les lieux d interdiction de s jour EP 112 Registre alphab tique des entr es 50 ans C Ce registre r pertoire ou simple liste indique le num ro et sorties d crou des d tenus et permet de faire le lien avec la main courante et la fiche d crou l ment indispensable pour retrouver un d tenu EP 113 Registre num rique des d tenus 2 ans D partir de 2000 ce registre est extrait de GIDE chiffres crou s transmis la DRSP chaque semaine EP 114 Registre num rique des entr es et sor 2 ans D En pratique confondu avec le pr c dent registre ties avec chelles des peines EP 115 Registre des mandats de d p ts 2 ans D EP 116 Cahier des audiences corre
49. ction 10 ans D La dur e correspond la prescription de la peine nelles sign par le magistrat du Minist re public EP 117 Cahier des audiences de cours 20 ans D La dur e correspond la prescription de la peine d assises sign par le magistrat du Minist re public EP 118 Registre des d clarations de pourvois 5 ans D appels et oppositions EP 119 Registre des demandes de mise en 2 ans D Parfois confondu avec le registre des d clarations de pour libert vois appels et oppositions EP 120 Fichier des interdits de s jour 2 ans C Ce fichier n est plus tenu feuilles volantes class es annuellement Les informations figurent sur la fiche p nale 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 17 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 121 Registre des d tenus en permissions 10 ans D Ce registre n est plus tenu Les informations figurent de sortir sur la fiche p nale EP 122 Registre des d tenus en semi libert 2 ans D Ce registre n est plus tenu Les informations figurent sur la fiche p nale EP 123 Registre des personnes en placement 10 ans C sous surveillance lectronique PSE en contr le judiciaire EP 124 Registre des personnes en placement 10 ans C ext rieur y compris les corv es ext
50. d valuation comptes rendus des conf rences d objectifs ou des conf rences d valuation DR 019 Distinctions honorifiques 5 ans D Conservation l administration centrale DR 020 Copies des courriers arriv s 3 ans D Les documents originaux sont enregistr s puis transmis pour traitement aux diff rents services DR 021 Tableau des astreintes de la DRSP et des ta 2 ans D blissements p nitentiaires 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 42 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 022 Main courante tenue par le personnel d astreinte 5 ans C de la DRSP DR 023 Rapports p riodiques ou exceptionnels 5 ans C Destinataires administration centrale pr fet DR 024 R unions des directeurs r gionaux par le direc 5 ans D Conservation l administration centrale teur de l administration p nitentiaire DR 025 R unions des chefs d tablissements par le 5 ans C directeur r gional DR 026 R unions de service de la direction r gionale 5 ans C DR 027 Commissions de surveillance des tablissements 5 ans D Conservation au niveau de l tablissement p nitentiaires proc s verbaux comptes p nitentiaire Conservation dans les fonds rendus de s ances rapports annuels des pr fect
51. dossiers des d tenus lib r s entre 1997 et 2006 Ces taux ont t d termin s en fonction du nombre annuel de lib rations pour chaque tablissement entre 1997 et 2006 D PARTEMENT TABLISSEMENT TAUX DE S LECTION DES DOSSIERS 01 MA de Bourg en Bresse 1 5 02 CP de Laon 1 5 02 CP de Ch teau Thierry Conservation int grale 03 CP de Moulins Yzeure QMA 1 5 03 CP de Moulins Yzeure AMC Conservation int grale 03 MA de Montlu on 1 2 04 MA de Digne 1 2 05 MA de Gap MA de Nice 1 2 MA de Grasse MA de Privas 1 5 MA de Charleville M zi res 1 2 MA de Foix 1 2 CD de Villenauxe la Grande 1 5 CP de Clairvaux MA de Troyes Conservation int grale MA de Carcassonne MA de Rodez MA d Aix Luynes MC d Arles CD de Salon de Provence CD de Tarascon 13 CP des Baumettes 1 10 14 MA de Caen 1 10 14 CP de Caen 1 2 15 MA d Aurillac 1 2 16 MA d Angoul me 1 5 17 MA de Rochefort 1 5 17 MA de Saintes 1 5 17 CD de B denac 1 2 17 MC de Saint Martin de R Conservation int grale 18 MA de Bourges 1 5 19 MA de Tulle 1 2 19 CD d Uzerche 1 5 20a CP de Borgo MA jusqu en 2003 1 5 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 28 D PARTEMENT BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TABLISSEMENT TAUX DE S
52. e ils seront limin s en m me temps que le reste du dossier individuel de d tenu lorsqu il y aura lieu de l liminer Il s agit des l ments suivants dossier et livret projet d ex cution de peine dossier SPIP anciennement partie socio ducative du dossier individuel des lib r s lorsqu il n y a pas de mesure de suivi apr s la lib ration 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 8 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE partie socio ducative des dossiers des d tenus mineurs devenus majeurs en d tention dossier dit de d tention courriers audiences arrivants requ tes existe dans certains tablissements volet enseignement volet formation professionnelle volet compte nominatif Partie sp ciale pour les d tenus trangers faisant l objet d une interdiction du territoire documents et l ments d identification et de nationalit transmis par les autorit s judiciaires ou recueillis au cours de la d tention ainsi que des informations relatives la situation p nale et administrative des d tenus trangers Les cotes m dicales ventuellement pr sentes dans les dossiers de d tenus doivent tre extraites et conserv es part au moins vingt ans compter de la cl ture Dans le cas particulier des dossiers m dicaux des enfants de d tenues la dur e de conservation doit tre port e vingt huit ans Il importe de pr
53. e en place de politiques de pr vention 5 ans T Ex politique de pr vention et d ducation pour la sant Verser aux archives d partementales les notes internes et les actions sp cifiques la direction r gionale Eliminer les pro grammes labor s par les DRASS DR 069 D signation des ACMO agent charg de la mise Dur e du mandat D Copie de la lettre de mission de l tablis en uvre de la politique hygi ne et s curit sement DR 070 R unions r gionales des ACMO 5 ans T Verser aux archives d partementales les comptes rendus de r unions DR 071 Rapports annuels des ACMO 2 ans D Conserv s dans les tablissements DR 072 R unions des psychologues des directions r gio 3 ans D Transmis et conserv s l administration nales par l administration centrale dossiers centrale de s ance comptes rendus DR 073 Agressions l encontre des personnels signa 5 ans D Transmis et conserv s l administration lements pour statistiques centrale DR 074 Dossiers d entretiens individuels ou collectifs 10 ans C En cas d incidents agressions suicides avec les personnels p nitentiaires pr vention et postvention 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 45 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service DR 075 Affaires financi res DR 087
54. e la p riode d incarc ration la plus longue est de 50 ans EP 133 Statistiques mensuelles sur les am na 2 ans D gements de peine et les placements ext rieurs EP 134 Statistiques trimestrielles sur les am 5 ans C nagements de peine et les place ments ext rieurs EP 135 Cahiers des hospitalisations 10 ans D Il s agit des feuilles de missions pour les hospitalisations une nuit minimum l h pital et les consultations hos pitali res comportant le nom du d tenu de l escorte et le v hicule utilis EP 136 Cahier des mouvements 2 ans D En principe concerne uniquement les maisons d arr t EP 137 D tention EP 154 EP 137 Main courante 5 ans C Il existe une main courante par b timent ou par secteur On y trouve notamment les incidents EP 138 Cahier de jour des grad s ordres pour 5 ans D Depuis 2000 extrait de l application GIDE Verser un sp cimen la journ e tat des postes fouille aux archives d partementales de cellules sondage des barreaux EP 139 Rapport journalier du surveillant chef C Ce type de document n est plus produit au directeur EP 140 Cahier d aile de d tention 2 ans D EP 141 Cahier de sondage des barreaux 2 ans D 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 18 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conserv
55. e la poli tique p nitentiaire nationale dans les cas o le SPIP est site exp rimental SPIP 022 Dossiers de partenariat o le SPIP est pilote Actions mises en uvre vis vis des personnes plac es sous main de justice SPIP 023 Dossiers de partenariat o le SPIP est simple partenaire Actions mises en uvre vis vis des personnes plac es sous main de justice SPIP 024 Dossiers de subventions et de conven tionnement Dossiers des subventions d l gu es au SPIP par la DRSP parmi les documents transmis par les associations verser aux archives d partementales les statuts les rapports moraux et financiers les projets et comptes rendus d actions sub ventionn es parmi les documents produits par la direction r gionale verser aux archives d partementales l arr t ou la d cision et s il existe le rapport d attribution de la subvention Dossiers de conventionnement Verser aux archives d partementales les dossiers des conven tions sign es par le directeur du SPIP SPIP 025 Dossiers des subventions refus es SPIP 026 SPIP 028 Personnes plac es sous main de justice SPIP 026 Dossiers d insertion et de probation des personnes n ayant pas fait l objet d une mesure de suivi la lib ration Jusqu transmission au greffe de l tablissement p nitentiaire Sans objet Ces dossiers doivent tre joints sous pli ferm au dossier p nal du d
56. ections professionnelles organisa 6 ans D Dossier ma tre la DRSP tion et vote EP 050 Notation des personnels 2 ans apr s D Dossiers ma tres la DRSP et l administration centrale le d part de l agent EP 051 Demandes d emplois 2 ans D EP 052 Vacances de postes 2 ans D EP 053 Dossiers des surveillants stagiaires en 2 ans apr s D Dossiers ma tres la DRSP et l ENAP formation le d part de l agent EP 054 Propositions de m dailles p nitenti 5 ans D aires EP 055 Suivi des l ves surveillants pi ces 10 ans T D truire les pi ces financi res les pi ces justificatives sui financi res pi ces justificatives vent l l ve dans sa nouvelle affectation EP 056 Bulletins de paie 5 ans D EP 057 Frais de d placement frais de change 10 ans D ment de r sidence EP 058 Attribution de logements de fonction 5 ans D D cisions transmises la DRSP EP 059 Accidents du travail agressions contre 5 ans D Pi ces originales transmises la DRSP des personnels EP 060 Dossiers individuels tenus par les psy 10 ans C chologues du personnel EP 061 R gie budg taire Comptabilit g n rale et budg taire Compte nominatif des d tenus EP 091 EP 061 Arr t s pr fectoraux de d l gations de Validit D signature de l ordonnateur EP 062 D cisions de nomination du pr pos du Jusqu au contr le D comptable avant 2006 ou du manda taire du r gisseur partir de 2006
57. emand par l ancien d tenu cf la description du contenu d un dossier de d tenu dans la partie relative aux tablissements les archives d partementales consulteront l tablissement p nitentiaire qui a vers le dossier pour la partie p nitentiaire du dossier individuel et la cote d observation le SPIP comp tent pour le dossier d insertion ex partie socio ducative du dossier Une circulaire sur les modalit s de communication de ces dossiers qui requi rent une grande prudence est en cours de pr paration Destin e aux services d concentr s de l administration p nitentiaire elle sera diffus e au r seau de la direction des archives de France Nous vous remercions de communiquer la direction de l Administration p nitentiaire et la direction des archives de France les ventuelles difficult s rencontr es dans l application de cette circulaire Pour le garde des sceaux ministre de la justice et par d l gation Le directeur de l administration p nitentiaire CLAUDE D HARCOURT Pour la ministre de la culture et de la communication et par d l gation La directrice des archives de France MARTINE DE BOISDEFFRE LISTE G N RALE DES SIGLES UTILIS S ACMO agent charg de la mise en uvre de l hygi ne et de la s curit AD archives d partementales APPI application informatique sur l application des peines C conservation versement aux archives d partementales CA
58. ementaire C versement aux archives d partementales T tri selon les crit res explicit s en observations 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 11 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service EP 020 Fiches de postes et consignes en cas Validit C Conserver part les fiches p rim es d incident fiches r flexes EP 021 Conventions pour l utilisation des stands Validit D de tir EP 022 Productions culturelles des d tenus 10 ans C ateliers d criture ateliers vid o EP 023 Comit s d hygi ne et de s curit 2 mandats C sp ciaux proc s verbaux EP 024 Comit s techniques paritaires locaux 2 mandats C proc s verbaux EP 025 Mouvements de revendication des 5 ans C personnels et action syndicale EP 026 Relations avec le comit d uvres Validit C sociales association des personnels de l tablissement EP 027 Protocoles conclus avec les h pitaux Conserver D Conservation la DRSP de proximit concernant les unit s de sur place consultation et de soins ambulatoires le protocole UCSA et les soins psychiatriques en vigueur le pr c dent EP 028 Travaux d am nagement des unit s de 10 ans D Conservation la DRSP consultations et de soins ambula toires UCSA EP 029 Habilitations autorisation
59. ementales 1 trimestre par an selon la r gle d finie en annexe voir la fin du tableau EP 151 Registre du r le de la commission de 5 ans D discipline EP 152 Registre des placements l isolement 5 ans C EP 153 Registre du quartier d isolement 5 ans C Registre mentionnant les visiteurs du quartier d isolement EP 154 Cahiers de porte entr es et sorties 3 ans D Il existe un cahier pour les pi tons et un cahier pour les v hicules EP 155 Visites des d tenus EP 160 EP 155 Permis de visite d livr s par les chefs 5 ans T D truire les souches Classer au dossier individuel du d tenu d tablissement permis et souches les permis de visite et les d cisions de suspension ou de de carnet retraits EP 156 Liste des parloirs de la semaine 2 ans D EP 157 Cahier des parloirs avocats 2 ans D EP 158 Cahier de fouille des d tenus ayant 2 ans D b n fici d un parloir EP 159 Cahier des colis de linge 6 mois D EP 160 Cahier des colis d pos s pour les f tes 2 ans D de fin d ann e EP 161 Vaguemestre EP 170 EP 161 Bordereaux des lettres communiqu es 5 ans C au juge d instruction EP 162 Bordereaux des lettres des condamn s 5 ans c Art D 262 du code de proc dure p nale adress es au Procureur de la R pu blique et r ponses EP 163 Registre des courriers adress s sous pli 5 ans D Art D 262 du code de proc dure p nale ferm aux autorit s administratives et judiciaires P 164 Li
60. emi libert ainsi que les centres pour peines am nag es et les quartiers pour peines am nag es comportent un r gime essentiellement orient vers la r insertion sociale et la pr paration la sortie des condamn s Les centres pour peines am nag es et quartiers pour peines am nag es peuvent recevoir les condamn s dont le reliquat de peine leur restant subir est inf rieur un an L affectation dans un centre pour peines am nag es ou un quartier pour peines am nag es ne peut tre d cid e ou avec l accord du condamn Les condamn s faisant l objet d une mesure de semi libert sont d tenus soit dans des centres de semi libert ou des quartiers de semi libert soit dans des centres pour peines am nag es ou des quartiers pour peines am nag es Les condamn s faisant l objet d une mesure de placement l ext rieur dans les conditions fix es par l article D136 peuvent galement tre d tenus dans ces tablissements ou ces quartiers Centres p nitentiaires Art D 70 Les centres p nitentiaires regroupent des quartiers distincts pouvant appartenir aux diff rentes cat gories d tablissements p nitentiaires Ces quartiers sont respectivement d nomm s en fonction de la cat gorie d tablissement correspondante comme suit quartier maison centrale quartier centre de d tention quartier de semi libert quartier pour peines am nag es quartier maison d arr
61. ent affect s dans la circulaire de 1985 d une dur e de conservation longue vingt ans pour les documents de pr paration budg taire 30 ans pour les fiches d immobilisation La r duction des d lais s explique par un alignement sur la pratique administrative la plus g n rale Concernant les d tenus certains d lais ont t r duits comme celui du cahier des hospitalisations dont la dur e de conservation par le service est r duite de cinquante dix ans De la m me mani re la dur e de conservation par les services des registres du quartier disciplinaire est r duite de vingt cinq ans Crit res de tri des dossiers de d tenus Enfin les volutions portent sur les modalit s et les crit res de tri des dossiers de d tenus qui tiennent compte de l importance de l tablissement par ailleurs le tri automatique consistant retenir les ann es en 0 est abandonn Ce mode de tri aboutit en effet cr er un chantillon uniforme pour tous les tablissements quel que soit leur niveau d activit de plus la repr sentativit de l ann e s lectionn e n est pas assur e Les nouvelles modalit s de tri sont pr cis es plus bas 2 3 2 et 2 3 3 Les dossiers des d tenus Principes valables pour tous les dossiers Les dossiers des d tenus sont mentionn s par l article D 155 du code de proc dure p nale Pour tout d tenu il est constitu au greffe de l tablissement p nitentiaire un dossier i
62. ereau de versement pr alablement valid par le directeur des archives d partementales Le traitement d arri r s d archivage peut tre r alis en interne ou de fa on externalis e Lorsque cette deuxi me option est retenue les archives d partementales doivent obligatoirement tre consult es afin de valider le contenu de la prestation elles peuvent fournir une assistance la r daction du cahier des charges cf circulaire AD 97 1 du 16 janvier 1997 du minist re de la culture Il est pr cis que la num risation concernant des arri r s d archivage ne constitue pas une solution pertinente cf instruction DITN DPACI RES 2005 001 du 14 janvier 2005 de la direction des archives de France Modalit s de d livrance du visa d limination des documents papier transf r s sur support num rique ou micrographique SOMMAIRE EP 001 EP 099 Administration g n rale EP 001 EP 038 Direction EP 039 EP 060 Ressources humaines EP 061 EP 091 R gie budg taire Comptabilit g n rale et budg taire Compte nominatif des d tenus EP 092 EP 099 Immobilier Logistique Informatique EP 100 EP 107 Entretien des d tenus EP 100 EP 104 conomat EP 105 Vestiaire EP 106 EP 107 Buanderie EP 108 EP 176 Gestion des d tenus EP 108 Application GIDE EP 109 EP 136 Greffe EP 137 EP 154 D tention EP 155 EP 160 Visite des d tenus
63. es comme l ensemble du dossier d insertion ne sont communicables qu l issue des d lais l gaux toute demande de communication par d rogation est soumise l avis du service versant qui est suivi par l administration des archives rapports qui peuvent tre demand s par les autorit s judiciaires ex pour la cour d assises 5 Commission d indigence 6 Pi ces communes l instruction des demandes d am nagement de peine permission de sortir semi libert placement ext rieur placement sous surveillance lectronique lib ration conditionnelle avis du repr sentant de l administration p nitentiaire lorsque la copie est vers e au dossier ou requ te du SPIP au JAP dans le cadre de la nouvelle proc dure d am nagement de peine lettre de l employeur copie de la promesse d embauche prise en charge th rapeutique dans le cadre d un suivi socio judiciaire par exemple justificatifs d h bergement 2 Contenu du dossier d insertion et de probation des personnes suivies en milieu ouvert pi ces judiciaires extraits de jugements r quisitoire d finitif proc s verbal de synth se compte rendu d enqu te ou d infraction extrait B1 du casier judiciaire lorsqu il se trouve dans le dossier ce document doit tre vers ordonnances et expertises proc s verbaux de notification des obligations instructions particuli res du magistrat mandant fic
64. externes l ensemble des financements n cessaires la mise en place du plan r gional de formation des d tenus elle promeut le travail en tablissement p nitentiaire elle met en uvre les partenariats avec l Education nationale et pour ce faire une unit p dagogique r gionale compos e d enseignants lui est rattach e elle coordonne le dispositif de sant destin aux d tenus en veillant une bonne articulation entre services hospitaliers et p nitentiaires elle d veloppe les pratiques sportives et culturelles au travers notamment de partenariats associatifs Jusqu en 2005 la Mission des services p nitentiaires de l outre mer b n ficiait d une organisation par secteurs g ographiques Antilles Guyane Oc an indien Pacifique Cette organisation sp cifique a t supprim e en 2006 Traitement des archives des directions r gionales des services p nitentiaires Les directions r gionales des services p nitentiaires n avaient fait l objet d aucune instruction en mati re d archivage Le traitement de leurs archives suit les principes indiqu s dans la pr sentation g n rale Le tableau de gestion des archives se pr sente selon l ordre des l ments de l organigramme type d une direction r gionale documents pr sents dans au moins deux services de la DRSP direction administration g n rale ressources humaines affaires financi res
65. he de renseignements et justificatifs victimes notes d entretiens rapports rapport semestriel rapport d incident ou rapport ponctuel de situation rapport de suivi rapport de fin de mesure 3 Modalit s cumulatives de tri des dossiers d insertion et de probation des personnes suivies en milieu ouvert Il est recommand d op rer la s lection des dossiers verser d s la cl ture de la mesure par apposition d un signe distinctif pastille de couleur marquage informatique Tri sp cifique rep rer par une tiquette les dossiers individuels contenant des lib rations conditionnelles LC et les verser aux archives d partementales l issue de la dur e de conservation rep rer par une tiquette les dossiers contenant des placements sous surveillance lectronique PSE et les verser aux archives d partementales l issue de la dur e de conservation s lectionner chaque ann e une vingtaine de dossiers au maximum titre de sp cimens pour chaque autre type de mesure et les verser aux archives d partementales l issue de la dur e de conservation verser galement les dossiers des personnes m diatiques ou les affaires judiciaires pr sentant un int r t historique s lection d terminer avec les archives d partementales Tri automatique pour les autres dossiers ne conserver que ceux dont les patronymes commencent par les lettres Be et T pour les femmes mari es choisir
66. ies des autres types de concours est organis e en administration centrale DR 060 Formation DR 067 DR 060 Plan annuel r gional de formation 5 ans C DR 061 R unions des chefs d unit formation r unions 2 ans D des formateurs comptes rendus d activit plannings DR 062 Comit r gional de formation convocations 5 ans T Verser aux archives d partementales les ordres du jour dossiers de s ance et proc s ordres du jour les dossiers de s ance et verbaux les proc s verbaux DR 063 Commission r gionale d examen des demandes 5 ans T Verser aux archives d partementales les de financement des formations d initiative tableaux des d cisions individuelle DR 064 Dossiers des stages demandes de formation 10 ans pour les T Verser aux archives d partementales les recherche de stages programmes des stages stages anim s par programmes et les supports de cours listes des participants et listes d margement des prestataires des stages organis s par la direction documents et supports de formation ext rieurs 5 ans r gionale pour les autres liminer le reste DR 065 Suivi des stagiaires dans les tablissements et 2 ans D Les documents originaux sont dans le dos services sier individuel de l agent DR 066 Bilan annuel de formation 5 ans C DR 067 Demandes de formations l ENAP 2 ans D DR 068 Hygi ne et S curit DR 074 Pour les commissions Hygi ne et S curit se reporter la sous partie Organismes paritaires DR 068 Mis
67. informatique IGAS inspection g n rale des affaires sociales LC lib ration conditionnelle MA maison d arr t MAF maison d arr t pour femmes MC maison centrale MOM mission des services p nitentiaires de l outre mer OMAP organisation et m thodes de l administration p nitentiaire PEP projet d ex cution des peines PSE placement sous surveillance lectronique QCD quartier centre de d tention OMA quartier maison d arr t OMC quartier maison centrale RAP recours administratif pr alable SEP service de l emploi p nitentiaire SMPR service m dico psychologique r gional SPIP service p nitentiaire d insertion et de probation TGI tribunal de grande instance UCSA unit de consultation et de soins ambulatoires UHSA unit hospitali re sp cialement am nag e UHSI unit hospitali re s curis e interr gionale URSSAF union de recouvrement des cotisations de s curit sociale et d allocations familiales UVF unit de visites familiales 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 5 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TABLISSEMENTS P NITENTIAIRES Missions et organisation Les tablissements p nitentiaires assurent la garde des d tenus et mettent en uvre des actions destin es favoriser leur r insertion Cat gories d tablissements Le code de proc dure p nale d finit plusieurs cat gories d
68. ire 008 Statistiques 011 Subvention 024 025 Travailleur social 017 Union europ enne 009 Visiteur de prison 015 016 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 38 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE 2 1 Liste des SPIP plac s sous l autorit d un m me directeur en 2007 Creuse et Haute Vienne Aube et Haute Marne Doubs et Jura Haute Sa ne et Territoire de Belfort Cantal et Puy de D me Loire et Haute Loire s paration compter de 2007 Alpes de Haute Provence et Hautes Alpes Corse du Sud et Haute Corse Ari ge et Haute Garonne Aveyron et Lot Gard et Loz re Gers et Tarn et Garonne DIRECTIONS R GIONALES DES SERVICES P NITENTIAIRES Historique missions et organisation Les directions r gionales des services p nitentiaires sont issues de la r duction progressive du nombre de services d concentr s de l administration p nitentiaire Au d but du xix si cle en effet il existait un directeur par d partement Par le d cret n 48 1135 du 16 juillet 1948 le nombre de directions r gionales a t fix 9 Bordeaux Dijon Lille Lyon Marseille Paris Rennes Strasbourg Toulouse dont les circonscriptions ont t d finitivement fix es par le d cret n 65 73 du 27 janvier 1965 article D 193 du code de proc dure p nale S y ajoute depuis 1991 une Mission des services p nitentiaire
69. isation 031 Requ te 102 Responsable local d enseignement Voir enseignant Ressources humaines 036 074 R union de service 012 026 R union des chefs d tablissements 025 R union des directeurs r gionaux 024 Sant Voir action sanitaire Secr tariat g n ral Voir administration g n rale Service g n ral 134 Service p nitentiaire d insertion et de probation SPIP 007 010 017 042 Services particuliers 049 SMPR service m dico psychologique r gional Voir unit de soins Sport 140 142 Stage 029 064 065 Statistiques 037 073 114 115 Subvention 008 009 010 Suicide 074 110 Suspension de peine pour raison m dicale 104 Syndicats 038 Temps de travail 047 055 Tracts 038 Traduction Transfert 098 Travail en tablissement p nitentiaire 131 139 Travailleur social 117 Travaux immobilier 090 093 UCSA unit de consultations et de soins ambulatoires 124 UHSI unit hospitali re s curis e interr gionale Voir unit de soins UHSA unit hospitali re sp cialement am nag e Voir Unit de soins Unit de soins 124 126 Unit de visites familiales UVF 121 Unit locale d enseignement 129 Unit p dagogique r gionale UPR Voir unit locale d enseig
70. jectifs relatifs la s curit des Validit D Ces dossiers multim dias sont transmis tablissements p nitentiaires et conserv s sous forme num rique l administration centrale DR 146 Audit de structures Validit C Audits des grillages et des barreaux itin raires suivis par les personnels p ni tentiaires assurant les escortes 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 50 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation par le service DESTINATION 1 OBSERVATIONS DR 147 Rapport annuel 5 ans Transmis l administration centrale DR 148 Documentation technique et formations aux techniques d intervention dispens es par les ERIS dans les tablissements p nitentiaires TH ME TYPOLOGIE 5 ans INDEX TH MATIQU Verser aux archives d partementales les supports de cours labor s par la direc tion r gionale N D ORDRE DR ACMO agent charg de la mise en uvre 069 071 Action sanitaire 123 126 Administration g n rale 013 035 Armes autorisation de port classer dans le dossier individuel de l agent Affaires financi res 075 087 Affaires immobili res 089 096 Voir aussi march s publics Affectation de d tenu 101 Agression 073 074 Am nagement de peine 103 105 ANPE Voir conventionnement Association 00
71. lopp s L organisation des chapitres du tableau d archivage ne refl te pas stricto sensu l organisation d ailleurs variable des tablissements mais regroupe les types documentaires en quatre ensembles fonctionnels administration g n rale entretien des d tenus gestion des d tenus insertion volutions par rapport la circulaire de 1985 D une mani re g n rale le pr sent texte est destin remplacer les dispositions de la circulaire de 1985 Modification de la liste des types de documents La pr sente circulaire comporte un nombre sensiblement sup rieur de types documentaires recens s Il n tait pas possible en outre de suivre le m me plan que pour la pr c dente circulaire C est pourquoi une table de concordance entre les deux circulaires a t annex e au tableau d archivage des tablissements p nitentiaires Modification des d lais d utilit administrative Concernant les types de documents d j identifi s par la circulaire de 1985 un certain nombre d volutions portent sur leur dur e d utilit administrative et ont consist soit r duire des d lais d utilit administrative trop longs soit allonger certains d lais qui se r v laient trop courts 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 7 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE Ainsi en mati re budg taire et comptable un certain nombre de documents tai
72. ment et les d comptes g n raux d finitifs 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 46 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 088 March s publics g r s par la direction r gio 10 ans D nale op rations de travaux et de maintenance apr s le solde du parc immobilier fournitures prestations d finitif du march non intellectuelles DR 089 Affaires immobili res Logistique DR 096 DR 089 Inventaire du patrimoine immobilier 10 ans C DR 090 Travaux DR 093 DR 090 Dossiers d tudes 10 ans C DR 091 Dossiers des op rations 10 ans T Modalit s de tri d terminer en collabora tion avec les archives d partementales DR 092 Dossiers d entretien courant des quipements 10 ans D DR 093 Plans des tablissements sous forme papier Validit T Verser aux archives d partementales les ou num rique plans des ma tres d uvre et les plans techniques des quipements relatifs la surveillance Pour les plans num riques correspondant aux crit res de tri pr cit s conserver quelques versions ant rieures sans les craser DR 094 Gestion du parc immobilier DR 095 DR 094 Gestion du parc immobilier du ressort propri t s 30 ans D domaniales apr s ali nation DR 095 Gestion du parc immobilier du
73. mis la tr sorerie g n rale et l administration centrale en fin d exercice DR 082 Relev s de compte de d p t des fonds au Tr sor Jusqu au contr le D et ch quiers termin s du Tr sor DR 083 Remise de service du comptable ou du r gis Jusqu la remise D seur de service suivante DR 084 Dossiers de paiement des traductions des cour riers de d tenus tablissements p nitentiaires dot s de l auto 2 ans D Conserv s 10 ans dans l tablissement nomie financi re tablissements p nitentiaires non dot s de 10 ans D D lai de prescription commerciale l autonomie financi re DR 085 March s publics DR 088 DR 085 March s publics nationaux dossiers de r par 10 ans D tition entre les tablissements apr s le solde d finitif du march DR 086 March s publics g r s par la direction r gio 5 ans compter D Cf circulaire du Premier ministre du nale offres non retenues de la notification 30 d cembre 1998 l entreprise retenue DR 087 March s publics g r s par la direction r gio 10 ans apr s T Verser aux archives d partementales les nale prestations intellectuelles op rations de construction prestations sp cifiques le solde d finitif du march programmes ou les cahiers des clauses techniques particuli res les r glements de consultation les offres des candidats retenus les rapports d attribution les proc s verbaux des commissions d appel d offres les actes d engage
74. ndividuel qui suit l int ress dans les diff rents tablissements o il serait ventuellement transf r Ce dossier contient dans une cote sp ciale tous les renseignements tenus jour utiles d terminer l existence d un ventuel risque suicidaire Ind pendamment de ce dossier des dossiers particuliers doivent tre tablis l gard de certains d tenus notamment pour les condamn s proposables la lib ration conditionnelle pour les interdits de s jour pour les trangers passibles d une mesure d loignement du territoire fran ais et pour les lib rables qui ont satisfaire des obligations militaires Il est possible d indiquer le contenu type d un dossier individuel de d tenu qui comporte la fois des copies de documents judiciaires et des documents p nitentiaires stricto sensu En principe on y trouve les l ments suivants Partie judiciaire titre de d tention mandat de d p t extraits de jugements tribunal de grande instance ou cours d assises ou d arr t cour d appel notice individuelle remplie par le juge d instruction le juge des libert s et de la d tention ou le pr sident du tribunal documents relatifs l ex cution des peines r ductions de peine et r ductions suppl mentaires de peine ordonnances ou jugements de lib ration conditionnelle ordonnances de suspension de peine permissions de sortir autorisations de sorties sous escor
75. nement Visite des tablissements autorisation 030 Visiteur de prison 116 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 55 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 56
76. nistration p nitentiaire poth se d une d concentration de la la Caisse nationale d assurance vieillesse d claration au niveau des DR celles ci CNAV et accus de r ception devront alors conserver les donn es transmises et l accus de r ception de la CNAV pendant 5 ans DR 138 Copies des bulletins de paie 5 ans D Idem DR 139 Documents g n raux relatifs au r glement des 4 ans D Idem cotisations sociales DR 140 Sport Culture Cultes DR 142 Pour les agr ments se reporter la rubrique Politiques d insertion DR 140 Documents de programmation et d valuation 5 ans C Ex bilans des charg s de mission r gionale de d veloppement culturel en milieu p ni tentiaire DR 141 Dossiers de projets 5 ans C Peut galement concerner des projets cultuels DR 142 Productions culturelles des d tenus crits sup 10 ans C Articles D 444 1 alin a 3 et D 445 du code ports audiovisuels de proc dure p nale Ex films plaquettes DR 143 quipes r gionales d intervention et de s curit ERIS DR 148 DR 143 Fiche de mission 5 ans D Contenu lieu et objet de la mission nombre d agents dur e de la mission Ces fiches sont transmises par voie lectronique l administration centrale DR 144 Rapport de mission 5 ans C Ces comptes rendus comportent les noms des agents qui ont particip la mission et des informations sensibles Ils sont transmis et conserv s l administration centrale DR 145 Dossier d ob
77. ns compter D rapports aux archives d partementales de la fin du march partir du 1 janvier 2006 cela concerne toutes les directions r gionales ayant des 10 ans D FRET s 5 tablissements en gestion mixte dans leur ressort DR 012 R unions de service de la direction r gionale 5 ans CouD Conservation au niveau Direction Admi nistration g n rale limination dans les autres services DR 013 Direction Administration g n rale DR 035 DR 013 Organigrammes de la direction r gionale Validit C Verser aux archives d partementales une dition papier dat e si l organigramme est sous forme lectronique DR 014 Notes de la direction r gionale Validit C DR 015 Affaires suivies directement par le directeur 5 ans C r gional DR 016 Inspections de la direction de l administration 10 ans C Verser aux archives d partementales les p nitentiaire rapports les pr conisations de la DRSP et les r ponses des tablissements p nitentiaires DR 017 tudes organisationnelles sur les structures 5 ans C Ex r forme des DRSP cr ation des SPIP p nitentiaires au niveau local r forme des associations socio cultu relles DR 018 tudes de programmation et documents d va Ex projet d actions prioritaires management luation par objectifs fiche d orientations ou d ob documents produits par la DRSP 5 ans c jectifs diagnostic orient de la structure rapports pr sent s aux conf rences documents re us 5 ans D
78. ns et E EP 150 5 ans et tri par chantillonnage 53 10 ans et C EP 152 5ans etC 54 10 ans et C 55 1an etE EP 136 2 ans et D 56 5 ans et C 57 5 ans et C EP 139 C 58 5 ans ett EP 143 5 ans et C 59 1an etE EP 156 2 ans et D 60 1an etE EP 155 5 ans et D 61 1an etE EP 154 3 ans et D 62 5 ans et C EP 005 5 ans et C 63 5 ans et C EP 145 5 ans et C 64 1an etE EP 146 5 ans et D 65 5 ans et C 66 50 ans et E EP 068 Validit et C 67 50 ans et E EP 070 10 ans et D 68 5 ans et tri par chantillonnage lettre B EP 077 50 ans et C 69 5 ans et tri par chantillonnage lettre B EP 180 A classer au dossier individuel du d tenu 70 5 ans et C EP 178 classer au dossier individuel du d tenu D 10ansetE EP 170 10 ans et D 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 22 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE MODALIT S DE TRAITEMENT Circulaire de 1985 N D ORDRE Circulaire de 1985 N D ORDRE Circulaire de 2007 MODALIT S DE TRAITEMENT Circulaire de 2007 72 1an et E EP 159 6 mois et D 73 5 ans et E EP 163 5 ans et D 74 5 ans et E EP 166 2 ans et D 75 5 ans et E 76 5 ans et E EP 167 5 ans et D 71 10ansetE EP 149 EP 153 5ansetC 78 1an et E EP 142 2 ans et D 79 5 ans et E EP 172 2 ans et D 80 1an et E EP 175 2 ans et D 81 1an et E 15 ans compter de la lib ration du d tenu puis tri automatique conservation des ann es en 0
79. ntage des concessionnaires Registre du r le de la commission de discipline 151 Registre de s curit incendie 097 R glement int rieur 003 R gularisation des extraits de jugement 131 R mun ration d tenus 068 079 R mun ration personnels 056 Ressources humaines 039 060 Rondes de nuit 145 146 174 Sanctions disciplinaires 150 S curit 171 176 S curit incendie 097 S curit informatique 099 Semi libert 119 Service de l emploi p nitentiaire SEP 076 Service g n ral 068 069 074 075 076 107 Sondage des barreaux 138 141 Stages d tenus 037 Stands de tir 021 Statistiques 133 134 Syndicat Voir action syndicale Tableau d avancement 047 Tests de niveau 181 Timbres Voir affranchissement du courrier Travail 177 et suivants Travaux immobilier am nagement 092 et suivants Unit de consultation et de soins ambulatoires UCSA 027 028 URSSAF 076 Vaguemestre 161 170 Vestiaire 105 V tements 105 106 107 Visite des d tenus 155 160 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 27 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE chantillonage des dossiers de d tenus Taux de s lection appliquer par tablissement pour les
80. nte du l gu partir du 1 janvier 2006 elle concerne l ensemble Tr sor public des SPIP SPIP 009 Cr dits accord s par d autres adminis 10 ans D La dur e de conservation doit tre prolong e jusqu la cl ture trations collectivit s locales Union du programme dans le cas des cr dits europ ens europ enne SPIP 010 Comptes rendus de r unions avec les 5 ans D Documents produits et conserv s par la direction r gionale directions r gionales SPIP 011 Statistiques de l activit du SPIP et des 5 ans c antennes SPIP 012 tudes de programmation documents 5 ans C Exemples projets de service management par objectifs enga d valuation gements locaux de service SPIP 013 Rapports annuels du SPIP 5 ans C 1 D limination r glementaire C versement aux archives d partementales T tri selon les crit res explicit s en observations 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 35 o d ordre BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation par le service DESTINATION 1 OBSERVATIONS SPIP 014 Dossiers administratifs des personnels titulaires ou non titulaires du SPIP 2 ans apr s le d part de l agent Les dossiers de carri re sont d tenus par les DRSP ou l admi nistration centrale SPIP 015 Gestion de l action des visiteurs de prison 5ans Liste des visiteurs lorsqu elle esttenue par le SPIP d fa
81. oraux tablissements DR 028 Habilitation des personnels priv s transmis par 3 ans T Verser aux archives d partementales les les tablissements compter de la fin dossiers des personnels dont les noms de l habilitation commencent par la lettre B et par la lettre T DR 029 Gestion des stages stagiaires hors DAP 5 ans D DR 030 Demandes d autorisation de visites des tablis 5 ans D sements DR 031 Demandes d autorisation de reportages par des 5 ans T Verser aux archives d partementales les m dias locaux ou nationaux demandes des m dias locaux et r gio naux liminer les demandes des m dias nationaux conserv es en administration centrale DR 032 Demandes d autorisation de sortie des tablisse 5 ans C Articles D 444 1 et D 445 du code de ments des crits et des productions audiovi proc dure p nale suelles de d tenus avec les r ponses DR 033 Plan op rationnel int rieur Validit D Conservation l administration centrale DR 034 Plan de protection et d intervention Validit D Conservation l administration centrale DR 035 Plan particulier de protection Validit D Conservation l administration centrale DR 036 Ressources humaines DR 074 DR 036 Rapport annuel sur les ressources humaines 5 ans C DR 037 Statistiques relatives aux ressources humaines 5 ans T Verser aux archives d partementales le r capitulatif annuel des agents par tablissement liminer les autres types de statistiques DR 038 Tracts courrier
82. ouverture d un travail atelier de travail par un op rateur priv n cessite l accord du chef d tablissement EP 036 Liste des organismes assurant la forma Validit D Dans les tablissements en gestion mixte ces listes sont tion professionnelle des d tenus tablies par les op rateurs priv s EP 037 Propositions de stages pour les d tenus 5 ans D EP 038 Commissions pluridisciplinaires 5 ans C Les d cisions individuelles et le dossier PEP doivent tre classement au travail classement en formation profession nelle lutte contre l indigence pr vention du suicide mineurs projet d ex cution de peine PEP r gimes diff renci s class s au dossier individuel du d tenu Verser aux archives d partementales les proc s verbaux des commissions Verser galement les synth ses comporte mentales sur le suivi des mineurs lorsqu elles n ont pas t class es au dossier individuel 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 12 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 039 Ressources humaines EP 060 EP 039 Concours de surveillants organisation 2 ans D Lorsque les tablissements participent l organisation mat mat rielle rielle des concours EP 040 Commissions lo
83. r disciplinaire et commission de discipline Document unique d valuation des risques pour la s curit et la sant des travailleurs s 1 11111111 098 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 24 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE EP TEE 064 Dossier d ten titn sens ee reclasser dans le dossier individuel cf introduction Dossier individuel d d tenu sinranatanniunmmmenntanmmnanennmndinnntinnnannntines 109 Dossiers administratifs personnels 044 045 oeegtent SIE Seeerei 046 E semeen 100 104 lections professionnelles nn 049 REISE 178 et suivants Entretien des guipementS ees 095 Extractions judiciaires 130 Feuilles mensuelles de r mun ration FMR EE 070 Fiche d pton eene EENEG 110 le UE uiinnuian anaa a aa a aai aa akat inia 110 Riche penale sisaan e a a aan 111 Dees d D etgs iergert ee A N E AAEN 020 AEA E 020 Formation des pPerSONNElS 28e unar raaa Taia a iii 040 041 Formation professionnelle ons 177 et suivants Fouille de cellules 2uintannnnmanaemnnstinnnannmisnmnurtaineninunntanmmnnnainennndt 138 142 Frais de d placement frais de changement de r sidence EE 057 GIDE a et 108 Greffe iiinn aana e a EE EAE E AEA N E A A OEN 109 136 Groupement priv Voir op rateur priv Habi
84. r int r t historique seront conserv s d finitivement dans le service public d archives d partementales territorialement comp tent de ceux qui apr s visa d un bordereau d limination peuvent tre limin s les modalit s de ce tri sont pr cis es dans la colonne Observations Il est recommand de signaler mat riellement d s l origine les documents susceptibles d tre retenus pour cette s lection D pour destruction des dossiers La liste des documents arriv s au terme de leur dur e d utilit administrative et vou s alors la destruction est reprise dans un bordereau d limination qui doit tre vis par le directeur des archives d partementales territorialement comp tent pr alablement toute destruction conform ment l article 16 du d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 la destruction des documents doit tre certifi e et op r e par incin ration ou broyage l exclusion du compactage et du recyclage en raison de la confidentialit des informations La quatri me colonne apporte toutes les observations n cessaires la compr hension et la mise en uvre des l ments port s dans les trois autres colonnes textes r glementaires modalit s de tri Il importe de pr ciser que les dur es d utilit administrative et les sorts finaux sont des minima respecter aucun document ne peut tre vers tri ou limin avant le terme de la dur e d utilit adminis
85. rchives de la justice 1 2 Organisation de la pr sente circulaire Il est apparu qu une approche aussi globale et transversale que possible tait indispensable la structure m me de administration conduisant le m me document circuler et tre dupliqu tous les niveaux C est pourquoi la pr sente circulaire sont annex s trois tableaux d archivage portant sur les archives des tablissements p nitentiaires des SPIP et des directions r gionales Ils ont t labor s en coh rence les uns par rapport aux autres chacun d entre eux restant toutefois utilisable s par ment des deux autres 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 1 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE 1 3 Principes g n raux 1 3 1 La pr sente circulaire rapproche les archives produites par les services d concentr s de l administration p nitentiaire des archives produites par d autres services En principe lorsque le service consid r n a qu un r le de transmission des documents l administration centrale ou d autres services d concentr s les dossiers correspondants sont sauf exception destin s l limination le document tant vers aux archives d partementales par le service destinataire 1 3 2 Structuration des tableaux d archivage Les tableaux d archivage sont construits en fonction des missions des services d concentr s Ils ne refl tent donc pas n cessai
86. rement les organigrammes des services qui du reste sont amen s voluer En outre les documents que l on retrouve dans plusieurs services ont t regroup s en t te du tableau en facteur commun Au sein des tableaux d archivage chaque type de document poss de un num ro d ordre ex EP 001 1 4 Secteurs traiter ult rieurement Un certain nombre de services particuliers n ont pas t trait s dans le cadre de la pr sente circulaire La question de leurs archives devra faire l objet d un traitement ult rieur en coh rence avec les orientations donn es par le pr sent texte Il s agit des services suivants 1 4 1 Service de l emploi p nitentiaire Ce service comp tence nationale situ Tulle produit nombre de documents sur le travail en tablissement p nitentiaire Il dispose d antennes implant es dans certains tablissements p nitentiaires Les archives de ce service feront l objet d un tableau de gestion sp cifique du fait de son caract re national 1 4 2 cole nationale de l administration p nitentiaire ENAP L ENAP situ e Agen est un tablissement public charg de la formation initiale et continue des personnels de l administration p nitentiaire Les archives de cet tablissement feront l objet d un tableau de gestion sp cifique dans la mesure o son organisation et ses missions sont tr s proches de celles des autres coles du minist re de la justice ou d a
87. rer le bon fonctionnement comptable de l tablissement la seconde sp cifique consiste g rer les comptes nominatifs des d tenus il re oit toutes les sommes que les d tenus peuvent percevoir soit par leur travail au sein de l tablissement soit l ext rieur les services conomiques plus ou moins d velopp s selon le mode de gestion de l tablissement certains des services pouvant tre d l gu s un prestataire la buanderie la cantine service charg de la vente de produits aux d tenus la gestion des stocks la cuisine le vaguemestre charg du courrier le service charg d organiser le travail des d tenus le cas ch ant la soci t ou le groupement de soci t s titulaire du march concernant les activit s sous trait es enfin le service p nitentiaire d insertion et de probation dispose de bureaux dans chaque tablissement p nitentiaire Traitement des archives des tablissements Principes g n raux La circulaire de 1985 s tait attach e principalement au traitement des archives du greffe et de la d tention qui constituent il est vrai le principal outil de connaissance de la population carc rale Le pr sent document consid re l ensemble de la production documentaire actuelle des tablissements notamment les documents produits par les prestataires priv s dans les tablissements en gestion mixte qui se sont notablement d ve
88. rsonnes plac es sous main de justice vers s dans les archives d partementales proviennent pour partie de la direction r gionale pour partie du SPIP et pour partie des tablissements p nitentiaires Si ces dossiers sont demand s en communication par des personnes anciennement plac es sous main de justice la possibilit d acc s aux dossiers doit tre analys e au regard de la loi n 78 753 du 17 juillet 1978 modifi e lorsque lesdits dossiers n ont pas encore atteint l anciennet n cessaire pour tre librement communicables tous Ainsi lorsque le dossier contient des pi ces susceptibles de mettre en cause la s curit de personnes ex cod tenus personnels p nitentiaires sa communication int grale l int ress n est pas possible En effet la loi 78 753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d am lioration des relations entre l administration et le public et concernant l acc s aux documents administratifs pr voit en son article 6 que ne sont notamment pas communicables les documents dont la communication porterait atteinte la s curit publique ou des personnes Dans tous les cas le directeur des archives d partementales doit se rapprocher de l administration p nitentiaire pour solliciter son avis quant l application de cet article certaines des pi ces contenues dans le dossier individuel de la personne ant rieurement plac e sous main de justice Selon le type de document d
89. rties civiles EP 090 Voies d ex cution sur le compte nomi 10 ans D natif des d tenus avis tiers d ten teurs EP 091 Certificat de transfert tat du compte Avant 2006 3 ans D Pi ce comptable depuis 2006 Original classer dans le nominatif du d tenu transf r tat A partir de 2006 dossier individuel du d tenu lors du transfert Copie des bijoux et valeurs 10 ans conserver par le comptable EP 092 Immobilier Logistique Informatique EP 099 EP 092 Actes de propri t Validit D EP 093 Titres et conventions d occupation Validit D baux EP 094 Op rations immobili res 10 ans apr s T Verser aux archives d partementales les grosses op rations r ception d finitive financ es par l tablissement p nitentiaire EP 095 Entretien des quipements immobiliers 10 ans D Dans les tablissements en gestion mixte ce type de dossier est tenu par l op rateur priv EP 096 Demandes d intervention en d tention 5 ans D Demandes formul es par l op rateur priv dans les tablis pour travaux sements en gestion mixte EP 097 Registre de s curit incendie 30 ans C Arr t du 18 juillet 2006 EP 098 Document unique d valuation des ris 30 ans C D cret 2001 1016 du 5 novembre 2001 ques pour la s curit et la sant des travailleurs tenu par l ACMO EP 099 Classeur de s curit informatique 2 ans D EP 100 Entretien des d tenus EP 107 EP 100 conomat EP 104 Pour les autres pi ces comptable
90. s listings et bor 5 ans D dereaux des traitements doubles des fiches de paie fiches liaison DR 052 R mun ration des personnels microfiches des 50 ans D fiches de paie r capitulatifs annuels DR 053 R mun ration accessoire des personnels 5 ans D et remboursement des frais professionnels d placements changement de r sidence frais m dicaux justificatifs et dossiers de mise en paiement DR 054 Dossiers individuels de r parations civiles 5 ans D DR 055 tat r capitulatif des indemnit s 5 ans D DR 056 Organisation des concours DR 059 DR 056 Annonces des concours 2 ans D Les directions r gionales ont organis les concours d adjoints administratifs de chefs de travaux et d agents techniques entre 1990 et 1998 DR 057 Fichier des inscrits 5 ans D Transmis l administration centrale DR 058 Composition et proc s verbaux des jurys de 5 ans C Concerne les concours organis s par la concours direction r gionale 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 44 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 059 Copies 2 ans D Concerne les concours d adjoints adminis tratifs de chefs de travaux et d agents techniques organis s par les directions r gionales entre 1990 et 1998 La conser vation des cop
91. s voir la partie Comptabilit EP 100 Balance conome 10 ans D EP 101 March s et contrats de fournitures 10 ans D Ex march s de restauration maintenance mat riel et de prestations apr s le solde de s curit chaufferie d finitif du march EP 102 Menus des d tenus 2 ans D EP 103 Liste et prix des articles fournis 10 ans T Verser aux archives d partementales 1 liste par an par la cantine EP 104 Commandes de cantines des d tenus 2 ans D Commande globale tablie par l administration EP 105 Vestiaire EP 105 Registre des objets et effets personnels 3 ans C Il s agit d une dition papier de GIDE fiches portant des d tenus la signature du d tenu d taillant ses objets et effets dont papiers d identit et attribuant un num ro de valise Ces fiches mentionnent les demandes du d tenu de remettre certains objets des tiers et la r ponse du chef d tablis sement ou du juge d instruction Il est fait mention de la remise d un paquetage complet au d tenu couchage sous v tements trousse de toilette et pour les n cessiteux v tements donn s par l administration Les d tenus sont enregistr s par num ro d crou Ce cahier est sign au moment du transfert et de la lev e d crou quitus EP 106 Buanderie EP 107 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 16 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTIN
92. s d acc s 3 ans compter D Personnels m dicaux intervenants recrut s par l op rateur exceptionnelles ou permanentes de la fin de validit priv EP 030 Activit s socioculturelles pilot es par le 5 ans C chef d tablissement EP 031 Relations avec les associations d ac Validit T Dossier pouvant tre tenu par le chef d tablissement ou le cueil des familles des d tenus ou directeur du service p nitentiaire d insertion et de pro de soutien aux d tenus bation Verser aux archives d partementales les documents relatifs la vie de l association assembl es g n rales bureaux EP 032 Travail en tablissement p nitentiaire 5 ans T Verser aux archives d partementales les tudes pr alables dossiers de prospection des entre les listes d entreprises les fiches d entretiens prises effectu e par le chef d ta blissement EP 033 Contrats de concession de travail Jusqu au jugement T Verser aux archives d partementales les dossiers de la des comptes comp tence du chef d tablissement correspondant la derni re ann e de la concession EP 034 Dossiers de contentieux relatifs des 10 ans D partir du 1er janvier 2006 concerne les tablissements concessionnaires en liquidation judi p nitentiaires qui sont unit s op rationnelles Dans les ciaire autres cas le dossier est la direction r gionale EP 035 Autorisation d ouverture d un atelier de Validit C Dans les tablissements en gestion mixte l
93. s de l outre mer MOM pour les d partements et collectivit s d outre mer dont le si ge est Ivry Val de Marne Les neuf directions r gionales et la Mission des services p nitentiaires de l outre mer animent contr lent et coordonnent l activit des tablissements p nitentiaires et des services p nitentiaires d insertion et de probation plac s sous leur autorit Les directions r gionales des services p nitentiaires ont des comp tences de plusieurs ordres la fois administratives financi res et sp cifiques Leur organisation a fait l objet de deux r formes en 1994 puis en 2005 Les comp tences d administration g n rale concernent principalement trois secteurs qui font l objet d autant de d partements d di s plac s sous l autorit directe du directeur ou dans certains cas sous la responsabilit d un secr taire g n ral gestion d concentr e des ressources humaines gestion du patrimoine et des op rations immobili res gestion financi re et budg taire de la direction ces d partements s ajoutent des cellules ou des services consacr s des secteurs techniques et transversaux l informatique l laboration de statistiques le contr le de gestion Toutes les directions r gionales comportent outre les services charg s de l administration g n rale des services charg s des missions fondamentales de l administration p nitentiaire
94. s syndicaux r ponses 5 ans C DR 039 Organismes paritaires DR 042 DR 039 CTP CAP CHS nationaux organisation des 1 mandat D lections DR 040 CTPR CAP et CHS pr sid s par le directeur 1 mandat mandat T Verser aux archives d partementales les r gional organisation des lections en cours professions de foi des candidats et les proc s verbaux des lections liminer le reste DR 041 CTPR CAP et CHS pr sid s par le directeur 1 mandat mandat T Verser aux archives d partementales les r gional r unions en cours dossiers de s ance etles proc s verbaux liminer les convocations DR 042 CTPL et CHSS des tablissements et SPIP du 1 mandat D Le bilan annuel est transmis l administra ressort proc s verbaux bilan annuel tion centrale DR 043 Gestion individuelle des carri res DR 046 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 43 o BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE ANALYSE DES DOCUMENTS DUR E de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS d ordre par le service DR 043 Dossiers individuels des personnels titulaires 2 ans D Transmettre l administration centrale les apr s le d part pi ces originales importantes du dossier de l agent ainsi que le dossier d accident du travail et de maladie professionnelle le cas ch ant Se reporter la circulaire FP 3 n 1821 du 20 octobre 1998 DR 044 Dossiers individuels
95. sertion sont archiver par chaque antenne En ce qui concerne les documents administratifs g n raux ils sont archiver uniquement au niveau du si ge du SPIP et liminer par les autres sites l issue de la dur e de conservation r glementaire 2 2 Les dossiers individuels d insertion et de probation Au niveau des SPIP il a t veill avec une particuli re attention l chantillonnage des dossiers individuels d insertion et de probation dont l archivage historique int gral est impossible en raison de leur volume Pour ce faire est pr vu un triple chantillonnage qui consiste verser aux archives d partementales 1 tous les dossiers concernant des personnes dont le nom de famille commence par Be ou T 2 tous les dossiers de personnes ayant b n fici d une lib ration conditionnelle et les dossiers de placement sous surveillance lectronique 3 un chantillon r duit de dossiers de personnes ayant fait l objet d autres mesures Tout le reste peut tre d truit Les modalit s pr cises de s lection des dossiers sont indiqu es en annexe au tableau de gestion des SPIP 2 3 Les archives des anciens comit s de probation et d assistance aux lib r s Les SPIP h ritant des attributions des anciens CPAL se pose la question du traitement de ces archives dont une grande partie n a pas encore fait l objet de traitements pr vus par la circulaire SJ 03 013 DSJ du 10 septembre 2003 d a
96. ssements pour peine centres de d tention maisons centrales centres de semi libert verser aux archives d partementales la totalit des dossiers de d tenus apr s avoir op r les reclassements n cessaires 2 3 3 Dossiers de d tenus lib r s partir du 1 janvier 1997 Une fois op r es les r int grations n cessaires aux dossiers individuels de d tenus l archivage se fera sur la base non plus d un tri automatique par ann e mais e SE SE SA Gel Dee x d un tri sp cifique selon l int r t intrins que des dossiers il est tr s vivement conseill de proc der l identification de ces dossiers d s leur cr ation par exemple en apposant une pastille de couleur sur les dossiers Sont jug s particuli rement int ressants les dossiers correspondant aux cat gories suivantes de d tenus d tenus particuli rement signal s d tenus m diatiques en raison de la notori t de l affaire judiciaire ou de celle du d tenu d un chantillonnage permanent modul selon les types d tablissements et leur taux d activit mesur en fonction du nombre de sorties vers l tat de libert par type d tablissement cf page suivante MAISON D ARR T NOMBRE DE LIB RATIONS AN DOSSIERS VERSER AUX ARCHIVES D PARTEMENTALES 1 000 et plus 1 20 De 400 moins de 1 000 1 10 De 150 moins de 400 1 5 Moins de 150 2 CENTRE DE D TENTION CENTRE P NITENTIA
97. ste des d tenus dont les courriers sont 5 ans C transmis au juge d instruction EP 165 Cahier d enregistrement des timbres 2 ans D 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 19 o d ordre BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE DUR E de conservation par le service ANALYSE DES DOCUMENTS DESTINATION 1 OBSERVATIONS EP 166 Cahier d enregistrement du courrier 2 ans avocats EP 167 Registre des recommand s avec 5 ans accus s de r ception EP 168 2 ans10 ans si pi ces comptables Cahier d affranchissement du courrier commun ou distinct tablissement SPIP d tenus Remplac en 1998 par la machine affranchir et les relev s d index mensuels de la Poste La facture doit tre gard e 10 ans la comptabilit Bordereaux des commandes hebdo 2 mois madaires des journaux et revues transmis par l conomat Cahier de suivi de l avance de caisse S curit Cahier de contr le technique du por tique Cahier du mirador Cahier de contr le du chemin de ronde et du glacis Cahier de rondes des zones neutres 2 ans Cahier de l inventaire du mat riel 2 ans de la d tention Cahier ou fiches d inventaire de l armurerie Jusqu au contr le du Tr sor Les armes sont immobilis es dans les comptes du tr so rier payeur g n ral et donc soumis aux amortissements comptables Insertion
98. syst matiquement le nom de jeune fille 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 37 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE Index th matique N D ORDRE SPIP 024 025 006 007 Voir commission administrative paritaire Voir comit hygi ne et s curit sp cial Comit hygi ne et s curit sp cial 018 Comit technique paritaire local 019 Commission de surveillance des tablissements p nitentiaires 020 Comptabilit 007 008 Conventionnement 024 Voir comit technique paritaire local 004 Direction r gionale 010 024 Dossier de personnel 014 Dossier individuel d insertion et de probation 026 027 Engagements locaux de service 012 valuation 012 Insertion dossier individuel d 026 027 Livret sortant 028 Management par objectif 012 Milieu ferm 017 026 Milieu ouvert 017 027 Note de service 002 Partenariat 022 023 Personnel b n vole 017 Personnel non titulaire 014 Personnel titulaire 014 Personnes plac es sous main de justice 022 023 026 028 Politique de la ville 023 Politique p nitentiaire 020 025 Probation dossier individuel de 026 027 Programmation 012 Projet de service 012 Rapport annuel 013 R gie budg ta
99. t Cette organisation est celle qui tend pr valoir dans les nouvelles constructions d tablissements Au cours de l ann e 2007 cette liste s allongera des tablissements pour mineurs EPM Il est possible en outre de cat goriser les tablissements p nitentiaires en fonction de leur mode de gestion dans un certain nombre de cas l ensemble des fonctions de l tablissement est pris en charge par l administration pour les constructions les plus r centes un certain nombre de fonctions li es la vie en d tention travail formation professionnelle restauration buanderie et entretien des b timents peut tre pris en charge par un prestataire ou un groupement d entreprises dans le cadre d un march conclu au niveau d une zone g ographique entre l administration et le concessionnaire La carte des zones ne co ncide pas avec celle des directions r gionales les zones tant au nombre de cinq Organisation interne Au del des variations locales d organigramme les principaux secteurs sont les suivants la direction le service des ressources humaines le greffe qui veille la l galit de la d tention des personnes plac es en d tention provisoire ou condamn es une peine privative de libert et qui est charg de tenir jour les dossiers individuels de d tenus 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 6 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE
100. t es dans les palais de justice le d m nagement du SPIP tant d j r alis La responsabilit des archives reste au greffe du juge d application des peines jusqu au terme de la dur e d utilit administrative SOMMAIRE SPIP 001 SPIP 019 Administration du SPIP SPIP 020 SPIP 025 Politique p nitentiaire SPIP 026 SPIP 028 Personnes plac es sous main de justice o DUR E BA ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service SPIP 001 Administration du SPIP SPIP 019 SPIP 001 R glementation nationale Validit D SPIP 002 Notes de service produites par le SPIP Validit C et ses antennes SPIP 003 Proc s verbaux des r unions de ser 5 ans C vice du SPIP et des antennes SPIP 004 Enregistrement du courrier chronos 3 ans D SPIP 005 Relations du si ge du SPIP avec les 5 ans C antennes SPIP 006 Pr paration du budget 5 ans T Verser aux archives d partementales les demandes budg taires SPIP 007 Ex cution du budget pi ces compta 10 ans D Cette rubrique int resse les 15 SPIP concern s par l exp ri bles mentation des r gies de janvier 2004 d cembre 2005 Pour tous les autres SPIP ces pi ces se trouvent la direction r gionale SPIP 008 R gie d avances et de recettes Jusqu D Avant le 31 d cembre 2005 cette rubrique ne concerne que l inspection les SPIP dans lesquels le directeur tait ordonnateur subd suiva
101. tation ass ne EE 029 Hospitalisatons Seege ee 135 JE NEE 181 IMMODIIE Eee ee en ane nn en 092 099 Indemnisation des parties civiles ENEE Voir parties civiles Insertion 177 181 Inspection administration p nitentiaire EE 011 Inspection dutravail Seet eege nn nn nina en EE 011 Inspection MESO inaandaa in anais 063 the evi BER TE 111 120 Journaux et revues commandes EE 169 Lib rations conditionnelles 129 Logementside fonction euni 058 oeren ee 092 099 Lutte contre l indigenicer 2sssinness Ee EE EE 038 Main COUrANte eener neger EE 137 Mandataire PR Ee 062 Mandats 084 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 25 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE EP Maridats dE d p t s itetmgieetuseebueeegetee EE 115 MarCh s publies isisisi htm Mimantonnninmnnmiannhe pins 101 Mat riel de d tenpon ett 175 M daille p nitentiaire dunes 054 EU 102 Mineurs Seet Ee 038 172 119 136 Note ee e AANE E E a A E TA 005 007 uvres SOCIAS inisinia anaiai 026 OMAP Organisation et m thodes de l administration p nitentiaire EE 043 Op rateur PIVE seigneur Eege 009 010 035 036 095 096 177 et suivants Op rationsimimobilidres siia aa a a a aa aai 094 Ode LEE Voir Pourvois Organigramme tablissement ins 001 Organigramme Release
102. te rapports aux autorit s judiciaires et expertises psychiatriques copie des dipl mes enqu tes d h bergement recours form s contre les d cisions en mati re d application des peines pi ces relatives l indemnisation des victimes cette sous cote est g r e par le service de la comptabilit durant la d tention Partie p nitentiaire imprim s disciplinaires d cisions de placement l isolement ordres de transfert cote d observation r sultats des enqu tes examens ou expertises auxquels il a pu tre proc d sur la personnalit l tat m dical psychiatrique et psychologique la situation mat rielle familiale ou sociale du condamn soit au cours de l information pr alable soit en vue de l orientation initiale ou d un changement d affectation Pour les condamn s ayant s journ au centre national d observation de Fresnes la copie du dossier tabli au CNO est ins r e au dossier individuel du d tenu permis de visite correspondances et divers lettres du d tenu au chef d tablissement cette sous cote contient aussi les courriers ventuellement bloqu s par le chef d tablissement cote suicide En outre un certain nombre d l ments devront tre ins r s dans le dossier individuel du d tenu au plus tard au moment de la lib ration Ces l ments seront donc inclus dans les dossiers verser aux archives d partementales De m m
103. ter les obligations d cid es par le juge de l application des peines l gard des personnes plac es sous main de justice Depuis 2004 la prise en charge des mineurs d tenus n est plus assur e par le SPIP mais par le secteur public de la protection judiciaire de la jeunesse En revanche le SPIP redevient comp tent partir de la majorit d un d tenu moins que le secteur de la protection judiciaire de la jeunesse dispose d un mandat sp cifique lui confiant la prise en charge du jeune majeur Les quipes des SPIP comprennent des travailleurs sociaux Au sein d un d partement le personnel d un SPIP se r partit entre un si ge central et une ou plusieurs antennes Une antenne est une unit op rationnelle du service plac e sous l autorit du directeur du SPIP Il existe au moins une antenne dans le ressort de chaque tribunal de grande instance Traitement des archives des SPIP G n ralit s La circulaire du 26 juin 1985 ne prenait videmment pas en compte les archives des SPIP Une enqu te men e en avril 2006 fait appara tre que malgr la cr ation r cente de ces institutions les SPIP sont d j pourvus d un arri r assez lourd en mati re d archivage Les crit res de tri propos s devraient permettre une r sorption raisonn e de ces arri r s en op rant versements et liminations bon escient Certains SPIP sont organis s en un ou plusieurs sites ou antennes Les dossiers individuels d in
104. trative celle ci peut en revanche tre prolong e si les services de l administration p nitentiaire le souhaitent en liaison avec le service d archives d partementales territorialement comp tent De m me par accord mutuel des documents dont le tableau pr voit l limination peuvent tre conserv s si cela est jug utile en revanche aucun document dont la conservation d finitive est pr vue par le tableau ne doit tre limin Enfin il n a pas t possible de tenir compte de l inventivit lexicale des services concern s La circulaire s appuie sur la terminologie documentaire la plus fr quemment rencontr e Pour chaque tableau un index th matique propose des renvois depuis les formes non retenues dans le corps du tableau de gestion vers les formes retenues En outre les tableaux ne pr tendent pas pr senter une liste exhaustive des typologies documentaires pr sentes dans les services d concentr s p nitentiaires 2 2 Mise en uvre Un m mento pratique accompagne la pr sente circulaire Il rappelle les proc dures et les m thodes de versement et d limination d archives et donne des conseils pour l organisation et l am nagement des locaux d archivage Il est recommand aux services d effectuer des liminations annuellement en pr sentant chaque ann e aux archives d partementales un bordereau d limination listant toutes les cat gories de documents liminables dont la dur e de
105. ue paritaire r gional Voir comit technique paritaire Cultes 140 et suivants Culture 140 et suivants D coration Voir distinction honorifique D l gation de cr dits 077 D l gation de signature 075 D tenu dossier individuel 100 D tenu consid r comme dangereux r gionalement 100 D tenu d c d 099 D tenu m diatique 100 D tenu particuli rement signal 100 D tenu plac l isolement 100 Diagnostic orient de la structure 018 Direction 013 035 Distinction honorifique 019 Dossier administratif personnels 043 044 Dossier financier personnels 045 Dossier d orientation 101 cole nationale de l administration p nitentiaire ENAP 067 ducation nationale Voir enseignement ducation pour la sant 068 lection 039 040 Emploi 131 139 Engagement de cr dits 078 Enqu te locale 118 Enseignant dossier individuel 044 045 Enseignement 127 130 Entretien des quipements 092 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 52 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE TH ME TYPOLOGIE N D ORDRE DR Entretien individuel 074 quipe r gionale d intervention et de s curit ERIS 143 148 tude organisationnelle 017 valuation 018 127 140 Ex cution du budget 077 084 Facture 011 079 Fiche d objectifs 018
106. uels de l agr ment personnels de sant 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 48 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service DR 117 Recours des personnes plac es sous main de 5 ans C justice contre des travailleurs sociaux DR 118 Enqu tes locales relatives aux politiques 5 ans C d insertion DR 119 Enqu tes nationales relatives aux politiques 5 ans D Ex rep rage de l illettrisme d insertion Documents conserv s l administration centrale DR 120 Mise en place de politiques sp cifiques 5 ans C Ex pour les mineurs DR 121 Maintien des liens familiaux DR 122 DR 121 Dossiers de mise en uvre et de suivi des dis 5 ans C Ex cr ation d unit s de visites familiales positifs UVF de cellules m re enfant DR 122 Commission r gionale de maintien des enfants 3 ans C de plus de 18 mois en prison proc s verbaux d cisions DR 123 Action sanitaire DR 126 DR 123 Enqu tes et tudes sur la sant et la situation 5 ans C sanitaire de la population p nale DR 124 Protocoles de soins avec les h pitaux pour le 2 ans C UCSA unit s de consultations et de soins fonctionnement des UCSA rapport annuel compter de la fin ambulatoires des tablissements p ni du protocole tentiaires DR 125 Inspections sanitaires rapports
107. ut elle est labor e par le service des parloirs de l tablissement SPIP 016 Dossiers individuels d agr ment des visiteurs de prison Validit Dossiers conserv s par les directions r gionales SPIP 017 Dossiers des membres b n voles du Validit Personnes b n voles oeuvrant comme travailleurs sociaux milieu ouvert art D 583 et A 45 du code de proc dure p nale et personnes ou associations b n voles participant ponctuellement aux activit s socioculturelles milieu ferm art D 440 du code de proc dure p nale Le recours aux b n voles n est plus gu re mis en uvre SPIP 018 Comit hygi ne et s curit sp cial Ce CHSS concerne les SPIP employant au moins 50 agents Les questions d hygi ne et de s curit des SPIP employant entre 20 et 50 agents sont examin es par les CTPL SPIP 019 Comit technique paritaire local Ce CTPL concerne les SPIP employant entre 20 et 50 agents Les SPIP de moins de 20 agents sont rattach s aux CTP des directions r gionales SPIP 020 SPIP 025 Politique p nitentiaire SPIP 020 Commissions de surveillance des ta blissements p nitentiaires proc s verbaux de r unions Les secr tariats des commissions sont assur s par l adminis tration pr fectorale Les proc s verbaux sont vers s aux archives d partementales par les tablissements p niten tiaires SPIP 021 Dossiers de mise en place d
108. utant que certains dossiers taient jusqu une date r cente ou dans certains cas sont encore tenus jour en commun par les services du juge d application des peines et par ceux du SPIP lorsqu ils sont h berg s dans les palais de justice 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 34 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE Sur ce dernier point le meilleur mode de gestion est le plus pragmatique Il est fond sur le crit re de la responsabilit actuelle sur les dossiers Dans tous les cas le traitement op r sera celui que prescrit la circulaire du 10 septembre 2003 r f rences 115 TGI 125 TGI Les deux cas de figure num r s ci apr s ne s appliquent pas aux archives produites par le SPIP Les dossiers produits par les SPIP doivent suivre ces services lors de leur d m nagement Cas I traitement pr voir en vue d un d m nagement ou quand le SPIP a d m nag en emportant les archives du CPAL Le SPIP pr pare le versement ou la destruction des dossiers clos dont la dur e d utilit administrative est chue Il prend en charge les archives dont la dur e d utilit administrative n est pas chue Il est noter qu une part tr s importante des archives concern es peut d ores et d j faire l objet d un traitement d finitif dans la mesure o la dur e d utilit administrative de ces documents est fix e 5 ans ou 10 ans Cas 2 traitement des archives res
109. utres minist res 1 4 3 Services comp tence m dicale Les unit s de consultations et de soins ambulatoires UCSA et les services m dico psychologiques r gionaux SMPR structures hospitali res implant es dans les tablissements p nitentiaires ainsi que les unit s hospitali res sp cialement am nag es UHSA et les unit s hospitali res s curis es interr gionales UHSD structures p nitentiaires implant es dans les tablissements hospitaliers seront trait s en fonction de la r flexion d ores et d j men e bien par la direction des archives de France en lien avec le minist re de la sant En tout tat de cause ces dossiers doivent tre conserv s au moins vingt ans Pour l tablissement public hospitalier national de Fresnes la circulaire s applique aux documents proprement p nitentiaires Les documents relevant de la fonction hospitali re de cet tablissement doivent faire l objet de la m me concertation 1 4 4 tablissements pour mineurs Les archives des tablissements pour mineurs ne commenceront tre produites qu au cours de l ann e 2007 1 4 5 Associations socioculturelles L article D 442 du code de proc dure p nale pr voit qu une association fonctionnant sous le r gime de la loi du 1 juillet 1901 est constitu e aupr s de chaque tablissement p nitentiaire en vue de soutenir et de d velopper l action socioculturelle et sportive au profit des d tenus 1 4
110. vant 2006 D de tous les d tenus de l tablisse 5 ans pour les EP ment sans autonomie comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 082 Etat des mouvements des comptes 10 ans T Verser aux archives d partementales 10 par an nominatifs pendant l incarc ration EP 083 Ecritures r capitulatives journaux Avant 2006 D 5 ans pour les EP sans autonomie comptable et 10 ans pour les EP avec autonomie comptable partir de 2006 10 ans EP 084 Cahier des mandats r c piss Jusqu au contr le D des mandats du Tr sor EP 085 Bons de cantine des d tenus 6 mois D EP 086 Autres documents concernant la 10 ans D tenue des comptes nominatifs des d tenus EP 087 Dossiers d indemnisation des parties A classer au dossier individuel du d tenu la lev e d crou civiles transfert ou lib ration EP 088 Etat des paiements aux parties civiles 30 ans T Verser aux archives d partementales les dossiers des lors de la lib ration ou du transfert d tenus dont les noms commencent par les lettres B ou T 30 D CEMBRE 2007 JUSTICE 2007 6 Texte 7 8 Page 15 BULLETIN OFFICIEL DU MINIST RE DE LA JUSTICE o DUR E d ordre ANALYSE DES DOCUMENTS de conservation DESTINATION 1 OBSERVATIONS par le service EP 089 Cahier des r c piss s de paiement aux 30 ans D pa

Circulaire de la DAP du 11 décembre 2007

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