ORGANISATION D`UNE MANIFESTATION PUBLIQUE
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1. FICHE MANIFESTATION VERSION 30 01 12 wW Cette fiche doit tre obligatoirement remplie de la fa on la plus pr cise possible et transmise au plus tard 2 mois avant la tenue de la manifestation au service responsable Service des Sports pour les associations sportives Service Culture amp rene Communication pour toute autre association MAIRIE DE VILLERUPT SERVICE CULTURE COMMUNICATION OU SERVICE DES SPORTS 5 AV ALBERT LEBRUN BP 70 Mods ii 54190 VILLERUPT ode emploi e Afin de compl ter correctement cette fiche vous pouvez prendre contact pour les associations sportives au 03 82 89 94 14 du lundi au jeudi de 9h30 12h00 et de 13h30 16h30 aupr s de Mlle Sonia GRIMAUD pour toute autre association au 03 82 89 94 19 e matin de 9h00 12h00 les lundi mardi jeudi et vendredi l apr s midi de 13h30 17h30 les lundi mardi mercredi et vendredi 17h le vendredi aupr s de Mile C line MOREAU Il est recommand de d poser cette fiche en pr sence de l agent responsable pour s assurer que le document est correctement rempli e Si la fiche ne parvient pas dans les d lais escompt s ou de fa on incompl te les demandes seront trait es en fonction des obligations li es au planning des services e Cette fiche ne vaut pas validation de la demande une r ponse par crit tant communiqu e dans un d lai d un mois avant la manifestation si les d lais sont respect s2. saunas hante sie Courriel tds dns de e 2 a ras DCS a Tran din des ee end sn ose ess lat 2 LIEU ET DATE DE LA MANIFESTATION Foyer de la salle Cuisine des F tes Appartement Salle des de l H tel de F tes Espace Complexe ext rieur sportif Ville D roulement de la manifestation pendant Remise en tat des lieux apr s Si autre lieu pr ciser bin der nn re Cadre r serv La mise en place et la remise en tat des lieux sont la charge de administration l organisateur sauf demande sp cifique 3 NATURE DE LA MANIFESTATION O Repas th dansant O Spectacle L R ception L Assembl e g n rale sans repas L Assembl e g n rale avec repas O Manifestation sportive O Manifestation patriotique O Autres pr ciser Rappel de la capacit maximum autoris e dans la Salle des F tes e Chaises Tables 480 personnes expl configuration repas e Chaises 750 pers expl configuration spectacle e Sans mobilier 1000 pers debout expl configuration concert 4 AUTORISATIONS MUNICIPALES Avez vous besoin de e Ouverture temporaire d un d bit de boissons Cat gorie ou Il max 5 par an par association 10 pour les associations sportives sur quipements sportifs OUI EH NON O e Ouverture tardive apr s 2 Heures du matin OUI EH NON O e Ar
3. e L organisateur s engage enfin signaler par crit aux services de la Mairie au plus tard dans un d lai de deux jours tous incidents accidents ou dommages survenus lors de la manifestation e Attention pour toute annulation annonc e moins de 30 jours avant la date de r servation pour p nalit la caution sera encaiss e Demande de gratuit OUI O NON O Si oui veuillez joindre un courrier officiel de demande la pr sente fiche Les associations ordinairement subventionn es par la ville subvention de fonctionnement ont droit une journ e effective de location gratuite par an dans la salle des f tes ou le foyer Toute association Villeruptienne ou organisme ext rieur est en droit de faire une demande de gratuit pour une manifestation Un courrier est envoyer au plus tard 2 mois avant le d roulement de la manifestation adress M le Maire de Villerupt Selon d lib ration du Conseil Municipal du 06 12 10 Organisme organisateur Manifestation 1 IDENTIFICATION DE L ASSOCIATION gt Nom du responsable de la manifestation reene Adresse eee eee ee dE a ne caen ee dents dette ete dede T l phone fixe E I ne Portable en une Courriel RL LT gt Autre personne contacter pour le suivi de la manifestation Adresse Rs nt nn re nn ner EAEE T l phone fixe RE a Portable
4. igatoirement accompagn d un agent municipal La manutention du mat riel sera effectu e O Par l organisateur O Avec l assistance des Services Techniques 6 TECHNICIEN SON ET LUMIERES L intervention du technicien est obligatoire pour les branchements lectriques au sein de l H tel de Ville Elle est factur e sur la base du forfait 2h 38 40 Toute heure suppl mentaire sera factur e 27 00 Apr s la manifestation une r gularisation des heures effectu es par le technicien sera transmise l organisateur par le Tr sor Public Pour toute manifestation n cessitant une fiche technique de spectacle l organisateur s engage fournir la totalit des informations utiles dans un d lai d un mois avant la manifestation Date et heure d intervention du technicien ss sssessoennsennnennrenreenrree Date et heure d arriv e des artistes n00nnnnn0nnnnonennneenrnerrnnnnreenneno Nom de l orchestre ou compagnie esere Coordonn es des artistes Nom t l amp mail ssssseeessssseeereeeeserrrereee Cadre r serv l administration 7 MOYENS DE SECURITE Cadre r serv l administration Pour toutes manifestations la Police Nationale se r serve le droit d tre pr sente lors du d roulement de la manifestation ou de prendre contact avec les organisateurs Pour toute manifestation se d roulant sur la voie publique l organisateur a obligation d en informe
5. r t si occupation du domaine public OUI EH NON O SI OU IEQU L esse es ne nn ec en ne nn ne cn na 5 MOYENS TECHNIQUES e Mat riel communal demand Forfait sono mobile 32 20 OUI go NON O Hors salle des f tes Forfait simple 53 90 OUI NON Uniquement salle des f tes Une sonorisation de salle micros lecteur cd et lumi res fixes Forfait total 210 50 ouli g NON Uniquement salle des f tes Sonorisation compl te et jeux de lumi re Tables de la salle des f tes OUI go NON O Nombres stock 120 Chaises de la salle des f tes oul g NON Nombre neee stock 750 Praticables a aaaeeeaenenena OUI NON Q Nombre neee stock 15 Tables et bancs de brasserie 4 oul g NON Nombre Barri res de s curit Vauban OUI g NON L Nombre 5m stock 40 en fer et 20 en plastic Avez vous besoin de vaisselle i oul g NON L Autres mat riels iii ierceceneceneceneceneeneeeneee Mat riel utilisable uniquement dans la salle des F tes Mat riel utilisable uniquement en dehors de la Salle des F tes e Transport et manutention du mat riel Si le mat riel demand n cessite un transport et ou une manutention l organisateur est invit les prendre prioritairement sa charge Il peut demander la mise disposition d un v hicule communal qui sera obl
6. r la Police Municipale L organisateur est invit Prendre contact avec les autorit s comp tentes SDIS 54 sapeurs pompiers CENTRE DE SECOURS DE VILLERUPT MONSIEUR LE CAPITAINE DES SAPEURS POMPIERS DE VILLERUPT 3 AVENUE DE LA LIBERATION 54190 VILLERUPT TEL 03 82 89 05 64 La Police Nationale COMMISSARIAT DE POLICE DE VILLERUPT MONSIEUR LE COMMANDANT DE POLICE DE VILLERUPT 1 AV ALBERT LEBRUN 54190 VILLERUPT TEL 03 82 25 93 20 La Police Municipale POLICE MUNICIPALE DE VILLERUPT MONSIEUR LE BRIGADIER CHEF PRINCIPAL DE VILLERUPT 5 AV ALBERT LEBRUN 54190 VILLERUPT TEL 03 82 89 94 27 Mettre en place un dispositif de s curit et d assistance aux bless s Assurance de la manifestation attestation annuelle produire Num ro de police Compagnie so iso ane mOn MC Afin d apporter les pr cisions n cessaires l organisation de la manifestation n h sitez pas joindre cette fiche tout document que vous jugerez important plan planning d taill devis A Villerupt le Cachet de l association Signature du Responsable Rappel CETTE FICHE DOIT ETRE OBLIGATOIREMENT REMPLIE DE LA FA ON LA PLUS PRECISE POSSIBLE ET TRANSMISE AU SERVICE RESPONSABLE AU PLUS TARD 2 MOIS AVANT LA TENUE DE LA MANIFESTATION
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