Assistantes « Pro »
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1. Plusieurs cas se pr sentent donc d Les informations sont class es sous forme papier Vous tes quip e d un gestionnaire de fichier Access ou d un tableur Excel Lotus Vous allez pouvoir automatiser votre plan de classement votre enregistrement du courrier qui ne trouve d ailleurs une certaine utilit que lorsqu il est saisi sur micro ou la gestion de la documentation du service Prenons ensemble un exemple le plan de classement th matique Il n cessitera un tableau comprenant une colonne par niveau hi rarchique ainsi qu une colonne pour le num ro de dossier tableau 2 2 Le principe pour la saisie sera une ligne donc un enregistrement par dossier Th me Rubrique Dossier gestion r unions AG ordinaire gestion r unions AG extraordinaire gestion r unions comit s de direction gestion indicateurs plan 3 ans gestion indicateurs tableau de bord ressources hum effectifs retraite ressources hum effectifs embauche ressources hum effectifs licenciements ressources hum effectifs embauche CDD ressources hum repr sentants d l gu s personnel ressources hum repr sentants comit d entreprise Tableau 2 2 Exemple de plan de classement th matique 2 G rer l information On peut tr s simplement tirer l index alphab tique de ce plan de classement s il est saisi de cette mani re en demandant au logiciel un tri sur la colonne des dossiers tableau 2 32. Num ro Th me Rubrique Dossier 1 1 2 gestion r unions AG extraordinaire 1 1 1 gestion r unions AG ordinaire 2 2 2 ressources hum repr sentants comit d entreprise 1 1 3 gestion r unions comit s de direction 2 2 1 ressources hum repr sentants d l gu s personnel 2 1 2 ressources hum effectifs embauche 2 1 4 ressources hum effectifs embauche CDD 2 1 3 ressources hum effectifs licenciements 1 2 1 gestion indicateurs plan 3 ans 2 1 1 ressources hum effectifs retraite 1 2 2 gestion indicateurs tableau de bord Tableau 2 3 Index alphab tique du plan de classement Vous trouverez un exemple de r alisation d une gestion documentaire sur micro ordinateur au chapitre Documentation Vous disposez d un logiciel de gestion documentaire Ces logiciels ne sont utiles que si on g re une documentation vraiment impor tante ce qui est rarement le cas dans un secr tariat Si c est votre cas un logi ciel de ce type vous permettra de faire des recherches par mot cl de suivre les abonnements aux diff rentes revues et de g rer les emprunts Classer une information d mat rialis e La GED Gestion lectronique des documents On nous a beaucoup parl dans les ann es quatre vingt de bureau sans papier L exp rience quotidienne nous prouve pourtant que l introduction de la bureau tique a eu l effet exactement inverse En effet nous consommons actuellement en une ann e auta
3. Vrai Faux 1 On ne classe jamais un dossier soci t 2 Il faut conserver les pi ces justificatives de TVA pendant cinq ann es 3 Il est obligatoire d enregistrer le courrier arriv e 4 La lumi re est l ennemi de la conservation des documents 5 Devant un tribunal une photocopie de courrier fait foi 6 Le dossier Coop rative du Midi se classe Midi 7 On reconna t un bon classement ses dossiers bien rang s 8 Un fant me est une indication sur le lieu o se trouve un dossier qui n est pas dans le classement ce moment 9 Il faut indiquer le contenu d une bo te d archivage sur sa tranche 10 Depuis le d cret 94 654 du 15 octobre 1994 le fax a valeur de preuve l gale N E Mettez une croix dans la colonne correspondante et reportez vous en fin d ouvrage pour conna tre les r ponses 25 Assistantes Pro Un bon classement crit res d efficacit du classement Au risque de vous d cevoir il n existe pas de mod le type de classement Le bon classement n existe pas dans l absolu Un classement est bon quand le patron en l absence de sa secr taire y retrouve tout ce qu il y cherche Quelles conditions le classement doit il remplir pour cela tre accessible tre jour tre exhaustif tre pur Accessible Le classemen
4. alimenterez au fur et mesure de vos utilisations de l ancien 2 LES BESOINS DES UTILISATEURS Un classement efficace nous venons de le voir r pond aux demandes Il faut donc pour le mettre en place partir des demandes c est dire de l utilisation qu on en a Nous vous conseillons de noter les demandes de vos utilisateurs En effet il est difficile de se fier sa m moire De plus ce pointage vous permettra de faire un diagnostic de votre classement Vous y noterez les raisons pour lesquelles on a du mal retrouver les documents Pour chaque demande notez donc bri vement la nature de la demande la lettre de X parlant de le dossier Y la nature de la pi ce demand e est ce une lettre un dossier un compte rendu et si vous ne trouvez pas imm diatement notez la raison pour laquelle vous devez chercher longtemps dossier absent dossier d class vous avez d ouvrir plusieurs dossiers car vous n avez pas vu a priori dans lequel le document en question pouvait se trouver demande impr cise etc Au bout de quelque temps vous aurez une id e des dysfonctionnements et de la mani re dont il faudrait structurer ce classement Les diff rents types de classement Une fois la liste d finitive des dossiers tablie les doublons limin s des titres parlants et pr cis choisis il va falloir d terminer une m thode de classement Nous disposons de trois grandes m tho
5. cis ment le titre du dossier recherch l index alphab tique qui reprend l ensemble des titres de dossiers class s par ordre alphab tique avec leur num ro qui est l indication de leur empla cement dans l armoire Vous trouverez dans le paragraphe Demandez donc de l aide votre micro ci apr s un exemple de r alisation de plan de classement th matique avec son index alphab tique EN CONCLUSION Quelle que soit la m thode que vous choisirez n oubliez pas que classer c est concevoir une organisation de l information du service et c est aussi savoir dans quel dossier ranger et surtout rechercher le document Alors r duisez le temps de classement en reportant au crayon sur chaque document class sa cote de classe ment c est dire la r f rence de son dossier Ainsi vous ne vous poserez qu une fois la question de savoir dans quel dossier classer et vous pourrez m me d l guer le classement 31 Assistantes Pro Demandez donc de l aide votre micro Dans la suite de l ouvrage vous trouverez des encadr s comme celui ci Nous vous y donnons des conseils d utilisation de la micro informatique pour vous aider dans vos diff rentes t ches Votre micro ordinateur peut vous aider de bien des mani res voir plus clair dans le classement L aide qu il vous apportera sera diff rente en fonction de votre quipement de vos besoins et surtout du budget allou
6. Genevi ve Bercovici Christine Harache Assistantes Pro Quatre missions Accueillir G rer l information Communiquer Organiser Quatri me dition ditions d Organisation 1995 1998 2001 2005 ISBN 2 7081 3238 5 ditions a d Organisation Assistantes Pro 1 Le classement Le classement Voil bien le parent pauvre du secr tariat le mal aim celui auquel on pense apr s tout le reste et qu on s empresse de confier la derni re personne entr e ou la stagiaire scolaire d t Et pourtant un classement bien fait rend de tels services on vite de se stresser on gagne du temps voire de l argent car dans certains cas le co t d un document non retrouv peut tre important Les secr taires laissent s entasser le classement en attente pour deux raisons c est fastidieux et sans int r t de sortir des dossiers de l armoire pour y ranger des documents c est difficile de savoir dans quel dossier classer certains papiers On les laisse de c t faute de savoir les classer Il est vrai qu il est parfois probl matique d imaginer comment on va vous redemander tel document dans six mois ou un an Faites donc le test en page suivante pour v rifier que vous tes bien une incol lable du classement avant de lire comment vous pouvez encore vous perfec tionner G rer l information Test 2 Les incollables du classement
7. ation cent simale de 00 99 alphab tique de A Z alphanum rique m langeant lettres et chiffres ou mn motechnique reprenant quelques lettres du th me PER pour per sonnel 30 G rer l information Chaque dossier est alors rep r par un code dont le premier l ment indique le th me le second la rubrique et le troisi me le dossier lui m me l int rieur de la rubrique figure 2 1 2 2 1 D l gu s du personnel Th me Rubrique Dossier Ressources Repr sentant Premier dossier humaines de la rubrique Figure 2 1 Exemple de m thode de classement th matique La grande limitation du classement th matique vient de ce que chacun d entre nous son id e sur le th me dans lequel classer les dossiers Par exemple doit on classer le dossier Budget dans le th me Comptabilit Finances puisqu il s agit d argent ou dans le th me Gestion puisqu il s agit d un l ment de tableau de bord Les deux possibilit s sont acceptables rien ne permet de dire que l une est meilleure que l autre C est pour cette raison qu un classement th matique doit tre accompagn d un mode d emploi Ce mode d emploi se compose de deux documents le plan de classement V ritable photographie de l armoire qui donne la liste des dossiers regroup s par th mes et par rubriques C est lui qu on consul tera si on ne conna t pas pr
8. des Toutes les autres sont des variantes ou des combinaisons Vous choisirez en fonction du volume de votre classement nombre de dossiers et de sa nature Bien entendu plusieurs m thodes peuvent cohabiter dans un m me classement La premi re question se poser est Vos dossiers sont ils des dossiers homog nes C est dire dont le contenu est similaire C est le cas des dossiers clients dossiers fournisseurs ou dos siers de personnel Sont ils des dossiers h t rog nes C est dire tous les autres 27 Assistantes Pro LA M THODE ALPHAB TIQUE Elle est bien adapt e au classement des dossiers homog nes comme h t rog nes quand ils ne sont pas trop nombreux un millier pour les premiers beaucoup moins pour les seconds Ses avantages sont bien connus facilit d acc s et de reclassement Ses d fauts ne sont toutefois pas inexistants et augmentent avec le nombre des dossiers classer homonymie 62 000 familles fran aises portent le nom de Martin Vous avez toutes les chances d en retrouver plusieurs dans votre classement de dossiers de personnes d s qu il est un peu volumineux d m nagements les nouveaux dossiers viennent n cessairement s inter caler entre des dossiers d j existants difficult s retrouver un dossier quand on ne conna t pas son titre exact Cette difficult am ne d ailleurs cr er des doublons vous ne tro
9. fficult du classement et donc les risques d erreur 4 pour les raisons sociales d entreprises trang res on classe au premier mot quelle que soit sa nature apr s l article 28 G rer l information Test 3 La norme Afnor au secours du classement Voici quelques exemples d application de la norme Afnor Dans toutes les rai sons sociales du test il s agit de souligner le mot directeur c est dire le mot sur lequel vous classeriez ces dossiers Exercez vous et v rifiez vos r ponses en fin d ouvrage A Entreprise de b timent de l Ouest parisien B Boucherie Sanzot C The Walt Disney Music Company D Les Serruriers r unis E Le Mandarin du parc de Saint Maur F Pomme de pain SA G La Compagnie G n rale des Eaux H La Francilienne du cycle I La Soci t europ enne de brasserie J Entreprise de nettoyage g n ral 29 Assistantes Pro LA M THODE NUM RIQUE Elle est peu employ e et pourtant elle pr sente de nombreux avantages C est celle des professionnels du classement archivistes ainsi que tous ceux qui clas sent de gros volumes Son principe est simple on range les dossiers les uns la suite des autres au fur et mesure de leur cr ation et on affecte chaque dossier un num ro d ordre Elle est utilisable pour tous types de dossiers Ses avantages sont les d fauts de l alphab tique pas de d m nagements
10. i y seront stock s seront r put s conformes l original D autre part une loi fran aise promulgu e en 2000 reconna t la valeur l gale de la signature lectronique Bibliographie Christine Harache Martine Launet Organiser et faire vivre le classement ditions ESF Cegos Paris 2000 4
11. le nouveau dossier trouve sa place la suite des pr c dents pas d homonymie on ne classe pas sur un nom mais sur un num ro le classement est confidentiel il est beaucoup plus facile de classer sur un num ro que sur un nom Bien s r ce classement n est pas d acc s direct Il faut rechercher le titre du dos sier dans une liste colonnes qui donne son num ro Vous r aliserez cette liste tr s simplement sur votre traitement de texte ou votre tableur et l afficherez sur l armoire LA M THODE TH MATIQUE OU ID OLOGIQUE C est la m thode pr f r e de bon nombre de secr taires En effet on a l impres sion en utilisant cette m thode que les dossiers y sont bien class s de mani re rationnelle et logique Elle s utilise plut t pour des dossiers h t rog nes que pour des dossiers homog nes Le principe est simple il s agit de regrouper les dossiers par rubriques puis par grands th mes Les dossiers voisinent donc les uns avec les autres dans l armoire pour des raisons de proximit d id es Si le principe en est simple la r alisation l est beaucoup moins En effet mettre sur pied un classement th matique vraiment efficace prend du temps et demande la collaboration des utilisateurs Quand on utilise un classement th matique il est indispensable d adopter une codification Toutes les codifications sont envisageables codification d cimale de 0 9 codific
12. nt de papier qu autrefois en plusieurs d cennies pour ne pas dire en plusieurs si cles Tout le monde veut tre au courant de tout d o la multiplica tion des photocopies dont l utilit reste parfois d montrer L utilisation de la GED entrafnerait une diminution du volume de papier 33 Assistantes Pro Voici son principe lorsque vous recevez des documents courriers t lex fax etc au lieu de les classer dans l armoire vous les classez sur micro ordinateur en les saisissant l aide du scanner qui fonctionne un peu comme une photo copieuse puis en les identifiant l aide de mots cl s On peut alors rap peler n importe quel document ou dossier l cran Les documents sont stock s par le syst me sur un disque laser le DON Disque optique num rique La capacit du DON est incomparable puis qu une disquette grande comme un compact disc peut contenir une armoire de classement On peut alors d truire ou archiver les documents Le r ve n est ce pas La GED n est aujourd hui pas encore tr s r pandue En effet la l gislation fran aise qui donne au seul document original une valeur probante est entre autres responsable de la faible diffusion de ce syst me Pourtant deux volutions r centes pourraient bien inverser ce ph nom ne D une part une norme internationale homologu e en 1999 d finit des syst mes de GED si prot g s que les documents qu
13. t est bas sur une m thode les dossiers sont bien iden tifi s il existe un plan de classement qui explique la m thode jour La corbeille classement en attente est vide Exhaustif Les documentalistes disent qu il est sans silence Un silence c est un document qu on ne retrouve pas pur Les documentalistes disent qu il est sans bruit Un bruit est un docu ment qui n a rien faire dans le classement le double le brouillon la ni me version d un m me document le document ancien qui devrait tre archi v etc Cr er refondre un classement Pour la cr ation comme pour la refonte d un classement deux points de vue sont prendre en compte l analyse de l existant les besoins des utilisateurs 1 L ANALYSE DE L EXISTANT Pour la refonte d un classement comme pour tout projet il faut prendre en comp te l existant Il faut l analyser pour pouvoir le critiquer et imaginer des solutions plus satisfaisantes L analyse de l existant passe par l inventaire des dossiers Cette tape est fasti dieuse mais elle seule vous permettra de prendre la mesure de la situation Vous d couvrirez les titres peu pr cis les doublons les dossiers trop vieux archiver alel G rer l information Si toutefois vous manquez de temps pour reprendre l existant une bonne solution consiste cr er un nouveau classement c t de l ancien Vous l
14. uvez pas le dossier Budget en effet votre pr d cesseur l avait nomm Pr visions budg taires vous allez donc le cr er pour y classer les documents que vous avez L Afnor a dit une norme portant sur le classement alphab tique des noms et rai sons sociales Il s agit d une r gle permettant de d terminer de mani re indiscu table le mot directeur c est dire le mot sur lequel on va classer L int r t de cette r gle r side dans son caract re indiscutable elle met tout le monde d accord Nous vous conseillons de vous la procurer aupr s de l Afnor et de la mettre en place si vous devez g rer un classement important de dossiers d entreprises dos siers fournisseurs ou dossiers clients par exemple Pour vous donner une indication voici cette norme r sum e en quatre grandes propositions 1 on ne classe pas l adjectif ni l article 2 on classe au premier nom propre rencontr en lisant le titre du dossier un nom propre peut tre outre un nom de famille un lieu g ographique un point cardinal ou un nom publicitaire ou un nom invent 3 si le titre du dossier ne comporte pas de nom propre on classera au pre mier nom commun en vitant compagnie soci t entreprise tablisse ment etc Il faut exclure compagnie et soci t car sinon beaucoup de dossiers y seraient class s Il faudrait les diff rencier par le mot sous directeur ce qui augmenterait la di
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