How to choose a construction project management package for use
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1. How to choose a construction project management package for use on a microcomputer Jan De Wit The Belgian Building Research Institute BBRI rue du Lombard 4l 1000 BRUSSELS Belgium KEYWORDS Project Management Organisation Planning Techniques Microcomputers Abstract The complexity of sites and the time constraints involved makes 1t more and more necessary tu use a project management package The prospective buyer must ask several questions before taking a decision The main points to be raised are What do you want from project management How do you want to manage a project What is the maximum capacity of the software _ How does the program react to Start Start and lEnd End relations Can a group of activities be copied 7 How long does it take to get used to the package 7 Are the package and its user manual multi lingual How are errors indicated Loops Activities without relations What method is employed PERT Precedence Gantt 968 Conseils pratiques pour le choix d un logiciel d project management sur micro ordinateur pour la construction Jan De Wit Centre Scientifique et Technique de la Construction rue du Lombard 41 1000 Bruxelles Belgique MOTS CLES Project Management Organisation Techniques de planification Micro ordinateurs Sommaire La complexit des chantiers et leur d lai impos n cessitent de plus en plus l emploi de logiciel2. 973 ERP 8 Erreurs fautes Les fautes que l on peut rencontrer lors de la r alisation d un planning sont la pr sence de boucles des activit s sans relations d entr e ou de sortie La localisation de ces erreurs est tr s importante Certains programmes signalent qu il y a une erreur sans autres sp cifications 9 Ant c dents ou PERT Le planning ne doit pas tre fig On doit pouvoir le modifier comme par exemple ajouter ou supprimer des activit s changer des activit s de place modifier des relations FS devenant 55 et FF Pareilles modifications sont plus facilement r alisables avec la m thode des ant c dents qu avec la m thode PERT IO La plupart des logiciels sont r guli rement modifi s 1 2 fois par an Quelles sont les conditions pour obtenir la nouvelle version Gratuit ou payant Le mode d emploi est il adapt Il Suivant le logiciel utilis plusieurs possibilit s peuvent se pr senter lors de l impression du des listing s lancer un listing et attendre la fin de l impression lancer plusieurs listings et attendre lancer un listing et continuer travailler pendant l impression lancer plusieurs listings et continuer travailler pendant l impres 310m 12 L introduction de l tat d avancement a pour certains programmes l introduction d un tat d avancement ne donne lieu qu la mod
3. qui est n cessaire pour la compr hension et l assimilation a une importance certaine Certains programmes peuvent tre appris en un jour maximum D autres par contre demandent plusieurs jours Il est vrai toutefois que ces derniers sont plus labor s et permettent de multiples sorties Copy protected La plupart des programmes sont copy protected En soi m me cela n est pas un obstacle Toutefois si aucune version back up n est fournie en cas de d fectuosit 11 faut en demander une nouvelle au fournisseur d o perte de temps Introduction des donn es Travailler avec des project management software demande de l utili sateur une bonne pr paration pour l introduction des donn es Dans la plupart des syst mes il y a une certaine hi rarchie respecter Sch matiquement la m thode de travail pour la pr paration et l intro duction des donn es se fait de la fa on suivante a Phase pr paratoire Liaison d finition des calendriers r seau activit s ressources activit s relations codes activit s activit s pr paration de la liste des T SSOUTCES pr paration de la liste des co ts activit s ou ressources co ts d finition des codes b Phase Input Liaison input calendrier input liste des ressources input liste des co ts input liste des codes input r seau activit s relations co ts d s activit s activit s code activit ressource activit
4. gan Lisa Naah Cheryl Spencer and Laird Foskay Project planning programs put to the test Business Software Volume 3 Number 3 pp 21 56 1985 975
5. ification de la dur e des activit s et des relations b d autres n admettent que l tat d avancement in sequence Il suffit qu une activit d une cha ne ait une dur e restante nulle pour que les activit s pr c dentes soient mises z ro c une attention sp ciale doit tre accord e pour les logiciels qui admettent un tat d avancement out of sequence Certains en effet oublient pour pareil tat d avancement la logique des relations 13 Il faut viter les logiciels qui n admettent qu une num rotation crois sante des activit s Les modifications du r seau donnent lieu des probl mes pratiquement insolubles 974 Conclusion Les test que nous avons effectu s nous permettent d en tirer une conclusion primordiale 1 Ld RE Li b a L utilisation des programmes de planification n am liore pas n cessairement la gestion des chantiers et des entreprises de la construction En effet la plupart sont con us pour tre employ s dans des bureaux VE E H a Ses architectes dE ing nieurs conseils t dans des usines De p us vu leur complexit certains demandent un temps d apprentissage tr s Onga E REFERENCES l Ken Edwards Project Management with the PC Part I P C Volume 3 Number 21 pp 109 156 1984 2 Ken Edwards Project Management with the PC Part III P C Volume 3 Number 24 pp 193 277 1984 3 Russ Adams Thom Ho
6. la dur e de la deuxi me activit plus la dur e d attente de d but La cons quence de cette adaptation du r seau est de rendre toutes les activit s critiques il n y a donc plus de marges Si la relation Fin D but est la seule relation admise pour avoir le m me d lai que celui obtenu par l emploi des trois types FS SS et FF on est oblig de d composer toutes les reli es par des S58 et FF en au moins deux activit s Le d activit s donc de donn es introduire augmente de Planification de projets importants de relations activit s nombre E 20 amp 25 A Si on doit effectuer la planification de chantiers importants 11 est tr s int ressant que le programme permette la duplication en effet i a z i R 1 ai cela donne lieu un gain de temps cons quent au niveau de l encodage 972 Exemple planification d un b timent de cing tages On r alise le planning d un tage type contenant les activit s qui se retrouvent aux 5 niveaux Ces activit s re oivent leur dur e leur code quipe leur description leur num ro Pour la duplication on modifie chaque fois le num ro de r f rence du niveau On peut aussi modifier enti rement ou partiellement la description d une activit Ainsi partir d un planning de 50 activit s on peut obtenir assez rapidement un planning de 250 activit s Apr s la duplication on ajoute les relations de liaison Temps d tude Le temps
7. le point l le choix du logiciel d pend en plus 970 de la m thode de planification utilis e par le logiciel savoir la m thode des ant c dents la m thode PERT CPM ou la m thode des chartes de Gantt Nous croyons que les syst mes qui utilisent la m thode des ant c dents sont conseiller de la fa on dont on veut introduire les donn es sur l ordinateur Deux solutions sont possibles dessin direct du r seau l cran sous la forme de diagramme barres r seau PERT ou r seau ant c dents introduction des activit s et des relations au moyen des menus appropri s de la capacit du logiciel savoir le nombre maximum d activit s possibles C est un point tr s important parce que dans beaucoup de cas le nombre cit comprend les activit s et leurs relations Ainsi un programme qui pr tend avoir une capacit de 2 500 activit s n a en r alit que plus ou moins 800 activit s et 1 600 relations les types de relations disponibles uniquement une relation Fin D but ou les relations Fin D but D but D but et Fin Fin Nous sommes convaincus que pour le domaine de la construction seuls les programmes qui ont trois types de relations sont prendre en consid ration Le nombre d activit s de d but et de fin possibles le nombre de jours f ri s et d intemp ries qui peuvent tre introduits pour un projet Conception et m thode de calcul du logiciel Une a
8. s de project management Il est donc n cessaire que le candidat acheteur se pose diff rentes questions avant de prendre une d cision Les points principaux soulever sont Que souhaiter de la planification Comment veut on planifier Quelle est la capacit maximale du logiciel Comment r agit le programme en pr sence de relations D but D but et MFin Fin 7 La duplication d un groupe d activit s est elle possible Quel est le temps d assimilation Le logiciel et son mode d emploi sont ils multilingues Comment sont signal es les erreurs Boucle Activit sans relations Quelle est la m thode employ e PERT Ant c dents Gantt 969 Introduction La complexit des chantiers et leur d lai impos n cessitent de plus en plus l emploi de logiciels de project management jan m Le nombre de ceux ci ne fait d ailleurs qu augmenter et certains sont dej4 largement diffus s Afin de se rendre compte de la valeur de ces programmes nous en avons test quinze ee nn Il est donc n cessaire que le candidat acheteur se pose diff rentes questions avant de prendre une d cision B Les points 13 reprennent quelques conseils pratiques pour les futurs utilisateurs i R sultats souhait s Les futurs utilisateurs de logiciels de project management et de planning doivent tr s bien d terminer quelles donn es ils peuvent rassembler et veulent introduire e
9. t quels r sultats ils souhaitent obtenir Parmi les solutions possibles et mises sur le march ils ont l embarras du choix si is D une part il y a des programmes qui ne permettent que l introduction des activit s et leurs liens relations d autre part il y a des programmes qui donnent la possibilit d utiliser plusieurs ressources main d oeuvre mat riaux mat riels d termination des zones de travail et d entrer des co ts par ressource ou des budgets Certains programmes permettent en outre d introduire les tats d avancements et font dans certaines limites les nivellements des FessSOUTCES Les r sultats que l on peut obtenir ou sur l imprimante ou sur cran varient aussi tr s fort d un logiciel un autre Citons quelques possibilit s e calcul du r seau et des v nements en jours calendriers en Jours ouvrables ou les deux s les diagrammes barres g n ral par quipe par zone exprim en jours calendriers ou jours ouvrables les comparaisons d avance ou de retard chaque tat d avancement le dessin du r seau par table tra ante par imprimante jes histogrammes des ressources les courbes de co ts P T r s a wG Quand on a d termin les donn es que l on peut rassembler et le r sultats que l on veut obtenir ce moment on peut passer la deuxi me phase le choix d un logiciel 2 Choix du logiciel Mis part les souhaits formul s dans
10. ttention particuli re doit tre apport e dans le cas d activit s qui se chevauchent c est dire des activit s reli es par des relations D but D but 85 et Fin Fin FF La fig donne un exemple de ce type de relation entre activit s La figure 2 en donne la repr sentation sous la forme d un diagramme barres Par le calcul manuel l activit 28 Ferraillage cul e nord dispose d une marge libre de 4 jours La m thode de calcul de la fig l1 n est pas accept e par la plupart des syst mes Ceux ci r alisent leur calcul en adaptant ou les dur es d attente Il en r sulte que le d lai obtenu ne correspond pas au d lai r el ou les dur es des activit s 971 COFFRAGE cul N1 FERRAILLAGE 28 cul e N1 w mm COFFRAGE cul e talus EC 6 45 67 8 93601 2 3 4 TE Paai nes SNS COFFRAGE cul e N1 FERRAILLAGE culte N COFFRAGE cule talus Fig l Sra b Fig 2 Ti Dans certains syst mes cette adaptation se fait sans que l utilisa teur en soit averti De ce fait on pourra obtenir des r sultats rron s au niveau des courbes de charges ressources co ts etc Pour viter les probl mes pr cit s il faut pour certains syst mes prendre soin que la dur e des activit s et des relations soient quilibr es c est dire la dur e de la premi re activit plus la dur e d attente de fin est gale
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