Section 7 imprimable
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1. Guide pour les archives communales du Valais Archives d Etat Sion 2002 chap 9 M thodes de conservation pp 41 49 Giovannini Andrea De Tutela Librorum La conservation des livres et des documents d archives 3 d Gen ve Editions Institut d tudes sociales IES 2004 608 p 15 La conservation par l image Cahier photographique planches 1 6 Lois OCS ARR T S Planche 1 La m moire communale est compos e de documents pr cieux mais d aspect parfois insignifiant ou d labr Le rangement des archives favorise leur s curit garantit leur conservation et leur transmission facilite leur utilisation Rechercher un document gar varie entre 300 et 3 000 francs un document r pertori entre 10 et 30 francs Clich Christophe Moratal 16 Pitas Comptable las F 83 7 L VU AN Planche 2 Gnptahleg Fr es 133 144 FR Pius Contables SETTE F8 ER CONSEIL Gore 972 Ies Entasser les ouvrages favorise l apparition de moisissures masque l action destructrice des rongeurs ou des insectes et emp che d utiliser l information qu ils contiennent Clich Christophe Moratal 17 Planche 3 Un local parfaitement quip requiert un mat riel de conservation standardis et modulaire rayonnages en suffisance cartons de protection au format ad quat marquage clair des documents pour faciliter leur local2. B 6 1014 Lausanne secteur papier et imprim s T l 021 316 41 41 Fax 021 316 41 38 Courriel info cadev vd ch URL www cadev vd ch 7 7 Recours au microfilmage Le microfilmage est la reproduction photographique de documents chelle tr s r duite reproduction exploitable uniquement sur des appareils de lecture con us cet effet Les op rations du microfilmage se composent de la pr paration des documents tri classement num rotation des pi ces ou des pages confection des fiches descriptives du dossier microfilmer codification de la prise de vue du d veloppement et du conditionnement des prises de vue Le recours au microfilm dans le cadre des Archives communales est con u prioritairement comme une mesure de protection et de sauvegarde Le microfilm sert dans ce sens de double des documents originaux Il est r alis pour des documents de premi re importance ou couch s sur un support instable Le format 35 mm est privil gier l original sur support argentique doit tre plac dans un local b timent autres que celui ceux qui abritent les documents aux conditions prescrites sous Section 7 1 4 la consultation doit se faire exclusivement sur une diazocopie jamais d apr s le microfilm original L achat de microfilms et la copie de microfilms dont le contenu est reconnu d importance nationale font l objet d appuis financiers par l Office f d ral de la protection des biens culturels se renseigner a
3. exemple en banalisant les documents ou leur emballage e limitation des agressions de lumi re ext rieure soleil lune ou int rieure n on e a ration suffisante si possible d poussi r e et prot g e des pollutions atmosph riques filtre air e pi geage des rongeurs et des insectes 7 3 Conditions climatiques optimales de conservation Supports Temp rature Humidit relative Papier ou parchemin 18 C ou 1 55 ou 5 Photographie en noir et blanc n gatif et 12 C ou 1 35 ou 5 Support filmique microforme et film en 12 C ou 2 35 ou 5 noir et blanc diapositive et film en 5 C ou 2 20 30 couleur triac tate ou l abri de la lumi re polyester Film nitrate de cellulose 40 60 locaux isol s et sp cialis s copies indispensables 1 Support magn tique 8 C ou 2 40 ou 5 bande audio et vid o air filtr Enregistrement num rique 18 C ou 2 40 ou 5 7 4 Mobilier d entreposage e Veiller employer un mobilier ignifuge permettant la circulation de l air e choisir de pr f rence des rayonnages m talliques solides r glables facilement et pouvant tre renforc s Les tag res ne d passeront pas 2 20 m tres de hauteur par souci d viter les accidents de manipulation lorsque l on utilise un local de hauteur tr s lev e il est possible de le diviser en deux par des caillebo
4. mat riel de base utilis pour les relev s statistiques e les listes informatiques e les communiqu s et dossiers de presse 7 1 4 Photographies noir et blanc ou couleur Un grand nombre de proc d s de production rend la conservation des supports photographiques complexe documents photographiques n gatifs et positifs noir et blanc temp rature 12 C 16 C humidit relative 30 35 Conservation dans des enveloppes en papier pure cellulose pH neutre ou dans des enveloppes sp cialement structur es pour les formats normaux en polyester poly thyl ne ou polypropyl ne de conservation Eviter d exposer fr quemment les tirages positifs la lumi re Les documents photographiques en couleur ont une sensibilit particuli re aux conditions climatiques 5 C 8 C ou 2 C humidit relative 20 30 l abri de la lumi re La conservation dans les conteneurs qui prot gent de la lumi re et une grande prudence lors de l exposition sont indispensables M me dans l obscurit une modification des couleurs est possible mais elle sera beaucoup plus lente 7 2 Locaux de conservation La qualit du b timent est primordiale On donnera la pr f rence une construction r cente bien adapt e r guli rement exploit e Il importe d viter des b timents ou des d p ts loign s de l administration sans surveillance expos s des actes de vandalisme La surveillance du concierge de l immeuble est es
5. timents publics Plans l enqu te Monuments X historiques I B timents priv s Plans l enqu te Monuments Xx historiques J Domaines vigne for t carri re et gravi re X domaine priv de la commune K R glementation communale L Militaire et police police du feu M Instruction publique Na CRCRERE Paroisse Nb Parchemins P X Vie civique Elections votations Q gt Statistiques population agriculture b tail xX industrie commerce R Soci t s locales S X Economie de guerre T X Affaires judiciaires U X Transports communication W X Divers X X Images et sons Y X Inventaires Z x Les bases de donn es et les supports xX lectroniques Pratiquement e Vous avez estim au plus juste la valeur financi re de vos archives e Les mesures pr ventives r alis es diminuent vraiment les risques de sinistre e Une assurance en premier risque d environ 25 de la valeur vous offre une bonne couverture e La prime d assurance annuelle est attractive Alors calculez vous m me 13 Selon l exemple pr c dent la valeur financi re de vos archives varie entre Fr 280 000 et Fr 480 000 Vous souscrivez PECA un premier risque de 25 de leur valeur soit Fr 70 000 ou Fr 120 000 Le taux de la prime annuelle s l ve 2 00 soit Fr 140 ou Fr 240 Si la
6. valeur financi re de vos archives est estim e Fr 50 000 la prime annuelle est de Fr 100 Pour une valeur de Fr 1 million la prime serait de Fr 2 000 Assurer vos archives c est vous garantir pour une prime modique une totale tranquillit d esprit en regard de la valeur de votre M moire collective Pour souscrire une assurance au premier risque aupr s de l Etablissement cantonal d assurance contre l incendie et les l ments naturels ECA Votre contact M Fran ois Durussel ECA Avenue du G n ral Guisan 56 Case postale 300 CH 1009 Pully T l 021 721 21 21 Fax 021 721 23 18 E mail francois durussel eca vd ch ou votre agence ECA de district http www eca vaud ch Pour obtenir des claircissement sur les archives historiques et administratives ou sur les modes de calcul aupr s des Archives cantonales vaudoises ACV Votre contact Archives cantonales vaudoises Rue de la Mouline 32 1022 Chavannes pr s Renens T l 021 316 37 11 Fax 021 316 37 55 E mail info acv vd ch demander M Robert Pictet En cas de catastrophe incendie inondation Contacter l entreprise sp cialis e BELFOR SA Suisse remise en tat apr s incendie et d g ts d eau protection incendie assainissement d contamination service d ass chement En Budron G 1 1052 Le Mont sur Lausanne T l 021 651 26 80 Fax 021 6451 26 85 Mobile 079 282 14 15 URL www belfor ch Contact
7. 0 ml M tres lin aires ml d archives historiques 20 ml M tres lin aires ml d archives administratives 80 ml Coefficient de valeur diff renci archives administratives 1 Coefficient de valeur diff renci archives historiques 10 ou 20 selon les mesures pr ventives r alis es Si le m tre lin aire d archives est estim empiriquement Fr 1 000 la valeur des archives dans l exemple ci dessus se monte 11 M tres lin aires d archives historiques 20 ml x Fr 1 000 Valeur empiriquement estim e d un m tre lin aire x 10 ou 20 Coefficient de valeur diff renci Fr 200 000 ou Fr 400 000 M tres lin aires d archives administratives 80 ml x Fr 1 000 Valeur empiriquement estim e d un m tre lin aire x 1 Coefficient de valeur diff renci Fr 80 000 Valeur totale des archives Fr 200 000 Fr 400 000 Fr 80 000 Fr 280 000 Fr 480 000 Une r capitulation chiffr e est plac e en fin de la Section 7 9 Plus les mesures pr ventives r alis es sont nombreuses local en b ton d tection microfilms des sources etc plus le coefficient de valeur diff renci est faible 10 au lieu de 20 ou m me moins et plus le premier risque couvrir est bas Constituez votre documentation sur les archives communales Constituez votre dossier de documentation pr cise sur vos archives communales original du r pertoire ou de l inventaire pl
8. Fran ois Gervas Courriel francois gervas ch belfor com 7 10 Bibliographie relative la conservation Les ouvrages sont cit s par ordre chronologique de parution 14 Flieder Fran oise et Duchein Michel Livres et documents d archives sauvegarde et conservation Paris Unesco 1983 88 p Protection du patrimoine culturel Cahiers techniques Mus es et monuments n 6 Direction des Archives de France La conservation des archives B timents et s curit Colloque international de Vienne 1985 Paris Archives nationales 1988 73 p Duchein Michel Les b timents d archives Construction et quipements Paris Archives nationales 1985 256 p Pr servation conservation et conditionnement des archives avec les moyens d aujourd hui Actes du XXIXe congr s national des archivistes fran ais Moulins 15 octobre 1987 Direction des Archives de France Paris Archives nationales 1989 77 p Strebel Martin Conservation et sauvegarde de biens culturels libraires documentaires et des uvres graphiques manuel pour archives biblioth ques mus es collections Hunzenschwil Martin Strebel 1996 100 p Conserver restaurer oui mais quel prix dans Arbido 2 1997 pp 2 12 et 3 1997 pp 6 8 Benoit G rard et Neirinck Dani le Prescriptions minimales pour l am nagement d un petit service d archives dans Janus Conseil international des Archives Barcelone et Paris 1997 2 pp 115 119
9. Section 7 GERER LES ARCHIVES ASPECTS PRATIQUES DE LA CONSERVATION Pour assurer la conservation des supports documentaires traditionnels papier microfiches bandes magn tiques les supports num riques ayant t trait s en Section 4 7 il convient d tre particuli rement attentif aux points d velopp s dans les chapitres suivants Ces l ments sont compl mentaires et indissociables 7 1 Qualit des supports documentaires traditionnels papier calque film son photographie Les documents destin s une conservation durable doivent tre labor s sur des supports et avec des techniques d criture durable Il convient de rappeler que e les documents doivent tre archiv s sous leur forme originale e si deux plans sont identiques le support papier sera pr f r au papier calque e le papier doit tre de pr f rence non acide papier Chronos par exemple Voir les Donn es techniques des meilleurs papiers blancs ci apr s Section 7 1 1 e il faut si possible viter les documents reproduits par photocopie ou x rocopie stencils thermofax e la qualit de l encre employ e doit tre consid r e e Jles films sont pr f rables aux vid ocassettes Les microfilms microfiches ou fiches COM sont conserv es dans des conditions particuli res d crites en Section 7 1 4 7 1 1 Donn es techniques des meilleurs papiers blancs La Centrale d Achats de l Etat de Vaud CADEV pr conise Ren
10. a ables e Mesurer le volume des documents c est valuer leur nombre de m tres lin aires comme dans une biblioth que e Appliquer un coefficient de valeur diff renci c est multiplier le nombre en m tres lin aires d archives historiques par un coefficient de valeur plus lev que celui appliqu aux archives administratives Un exemple concret vous est pr sent au verso Quant l estimation de la valeur neuf du mobilier elle fait partie de l inventaire de base de la police d assurance mobili re Evaluer la valeur financi re des archives communales mode d emploi e Calculer le m trage lin aire total des archives communales dans tous les d p ts comme une biblioth que e Distinguer le m trage respectif des archives historiques par rapport celui des archives administratives Un tableau r capitulatif vous est pr sent en page suivante e Evaluer empiriquement la valeur financi re d un m tre lin aire d archives Fr 1 000 par m tre lin aire est raisonnable e Appliquer un coefficient de valeur diff renci au m trage lin aire d archives historiques et administratives les premi res peuvent avoir une valeur 5 10 ou 20 fois plus lev e que les secondes Un exemple concret dans une commune de moyenne importance L valuation de la valeur financi re des archives pourrait par exemple s effectuer comme suit Nombre total de m tres lin aires ml d archives 10
11. ans des locaux et ou de l installation de rayonnages de l alarme factures r capitulatives des mesures pr ventives r alis es subventions de la Protection des biens culturels coordonn es du d p t et de la personne en charge des archives communales adresse du local provisoire de stockage des archives en cas de sinistre et des responsables locaux en charge du patrimoine etc Distinguons les archives historiques des archives administratives D signation des documents dans les sections Archives Archives du Plan de classement historiques administratives Tous les documents ant rieurs 1850 x D lib rations de la municipalit s rie A du plan de X classement cit plus haut D lib ration du Conseil et Rapports des X Commissions B correspondance re ue C x apr s puration Correspondance exp di e D x apr s puration Comptes communaux Fa X Pi ces annexes aux comptes factures bons etc X Fb 12 Rentiers Fc X Mises Fd gt Comptes et d lib rations de la Bourse des pauvres X Fe Cadastres et plans cadastraux cartes Ga X Travaux publics ponts et chauss es Gb X Remaniements parcellaires am liorations fonci res Xx Gc Am nagement du territoire urbanisme Gd X Conventions titres droits communaux actes X constitutifs E Services industriels eaux gaz lectricit X traitement des d chets H B
12. attention e Si vos archives sont endommag es vous devrez faire face des frais importants pour en sauvegarder les restes Frais qui vous attendent en cas de sinistre e Frais de d blaiement trier d m nager conditionner transf rer louer des locaux provisoires lyophiliser les documents d tremp s etc o Frais de restauration pages ab m es reliures arrach es r parations de livres etc e Frais de reconstitution frais de recherches historiques salaire de l historien pour reconstituer les archives disparues au moyen des documents contenus dans des d p ts voisins par exemple Une bonne indemnit couvrira ces frais Rappelez vous encore que e D velopper des mesures pr ventives c est diminuer les risques de sinistre donc influencer favorablement le co t de l assurance e Evaluer la valeur des archives et par cons quent la prime d assurance qui en d coule c est appliquer des crit res de calcul expliqu s au verso e Estimer les collections leur plus juste valeur c est payer une prime d assurance faible par rapport la valeur des archives assur es Etendue de la couverture des assurances e Les compagnies priv es d assurance traitent particuli rement du vandalisme du vol des d g ts d eau cons cutifs la rupture d une conduite des atteintes ou des pollutions par hydrocarbures etc e D ECA traite des d g ts caus s par le feu y compris les d g ts dus l eau
13. cuments sont des actes conserver longtemps alors que les imprim s ne pr sentent pas un int r t long terme En d autres termes on utilisera pour les documents comme jusqu pr sent du papier inalt rable et pour les imprim s du papier recycl Imprim s qui ne seront pas tir s sur du papier recycl Instructions du Conseil f d ral du 1 mai 1994 annexe II article 5 2 ali na e les publications officielles lois bulletins du Grand Conseil etc e les documents destin s tre vers s aux Archives e les r glements e les budgets et les comptes e les rapports de gestion e les plaquettes comm moratives publi es l occasion d anniversaires les th ses de doctorat les catalogues d art etc e les actes notariaux et officiels conventions baux e les proc s verbaux les cartes et plans Imprim s pour lesquels du papier recycl peut tre utilis Instructions du Conseil f d ral du 1 mai 1994 annexe I article 4 2 alin a e les documents non destin s tre vers s aux archives e les copies journali res e les copies de documents tablies pour un usage bref ou personnel e les informations communications et formules usage interne directives de service annonces de mutations ou d absences demandes et d comptes concernant des voyages de service commandes questionnaires copies d informations etc e la documentation l usage des coles ou de cours e le
14. d extinction la foudre la fum e et les l ments naturels inondation glissement de terrain avalanche etc La proposition de l Etablissement cantonal d assurance contre l incendie et les l ments naturels ECA La prestation la plus avantageuse et la plus ad quate consiste assurer les archives au premier risque Les avantages pour la commune La commune choisit la somme d assurance en premier risque soit environ 25 de la valeur financi re des archives elle assure donc une premi re tranche de risque aupr s de PECA et endosse la tranche suivante au cas o le dommage d passerait la somme assur e en contrepartie elle conomise sur la prime D ECA n invoque pas la sous assurance pas de r duction d indemnit pour avoir assur moins que la valeur totale expos e au risque Estimer la valeur financi re des archives est indispensable 10 Comment valuer concr tement la valeur financi re des archives e Conna tre le contenu des archives c est savoir ce que l on poss de une liste un r pertoire ou un inventaire des documents existe au greffe municipal ou aux Archives cantonales vaudoises Il fait foi la conclusion du contrat e S parer les archives historiques des archives administratives c est identifier les documents embl matiques et uniques de l histoire communale parchemins proc s verbaux de la Municipalit et du Conseil des documents d usage courant et ais ment rempl
15. ge Section 7 7 la num risation ou la digitalisation des documents ou des imprim s peuvent s imposer comme des mesures de m nagement et de protection de l original leur d faut selon les buts atteindre c est qu elles ne constituent point des interventions directes sur l original Quelle que soit la solution elle entra nera in vitablement des choix la restauration doit pouvoir s allier ou se combiner avec les autres fonctions de la conservation Elle s ins re de plus non seulement dans un environnement de la conservation mais dans un environnement conomique financier et de gestion g n rale de la commune Consulter la Section 8 1 Institutions et associations professionnelles en appui de l administration communale e SIGEGS Association suisse pour la conservation des biens culturels libraires documentaires et des uvres graphiques info siegegs ch Brunngasse 60 3011 Berne Association suisse des restaurateurs et restauratrices M me adresse que SIGEGS skr mueller ch e L atelier de restauration des Archives cantonales vaudoises peut galement vous renseigner info archives vd ch 021 316 37 11 7 9 Assurer les archives communales propositions concr tes N oublions pas que que e Les archives communales constituent une part essentielle unique et irrempla able de notre M moire collective Il importe de les assurer e Les collections des Mus es sont assur es Vos archives communales m ritent la m me
16. gue conservation 7 1 2 Donn es techniques des meilleures imprimantes Les archivistes et les restaurateurs sont habituellement r serv s quant la qualit des impressions r alis es au moyen d imprimantes L impression la machine crire a une stabilit qui d pend du type de ruban utilis Les rubans qui peuvent tre corrig s par des rubans correcteurs lift off offrent une stabilit limit e alors que les rubans qui doivent tre corrig s par cover up sont beaucoup plus stables Les notaires utilisent ce type de ruban pour viter toute falsification Ils conviennent donc l impression des documents essentiels tels les proc s verbaux de la Municipalit ou du Conseil les conventions etc bien que la machine crire soit en voie de disparition L impression laser a une stabilit variable selon l imprimante utilis e Le pigment noir est stable mais la liaison pigment papier peut tre plus ou moins bonne et personne aujourd hui ne peut garantir l adh rence long terme L impression l aide de photocopieurs a les m mes caract ristiques La stabilit des impressions jet d encre d pend de l encre utilis e par l imprimante Apr s une premi re g n ration d encres noires base de colorants instables sont apparues des encres base de pigments offrant une excellente stabilit la lumi re et l eau Les imprimantes aiguilles donnaient souvent une im
17. isation Le local des archives doit tre prot g du feu de l inondation du vol et de la malveillance Une table de consultation et l clairage lectrique favorisent les consultations de documents sur place Une a ration suffisante favorise la bonne conservation des documents Les locaux de protection des biens culturels peuvent tre subventionn s par la Conf d ration Clich Christophe Moratal 18 Planche 4 Chaque format m rite un entreposage ad quat Les plans cartes affiches et autres grands formats seront plac s dans des meubles plans plat ou suspendus Les photographies bandes audiovisuelles et supports informatiques n cessitent une protection particuli re bo tes sp ciales temp rature et hygrom trie adapt es Clich Christophe Moratal 19 Planche 5 Les documents souffrent des attaques du temps Ils doivent tre manipul s avec pr caution Une copie de consultation microfilm photographie digitalisation etc assure leur survie et favorise leur consultation sans risque de destruction Clich Christophe Moratal 20 Planche 6 La conservation bien comprise passe aussi par la restauration des pi ces les plus pr cieuses Les restaurateurs appliquent des savoirs et des techniques oubli s ou m connus Ces artisans allongent la vie des documents et ressuscitent parfois des archives premi re vue condamn es Leur concours est fondamental Plusieurs ateliers de
18. nditionnement propos par les ACV Ce mat riel est recommand et peut tre acquis partiellement aupr s des Archives cantonales vaudoises ACV D signation des articles Cartons d archives Cadastre 503 x 340 x 110 mm carton non acide avec attaches vertes avec sangle Grands 430 x 380 x 110 mm carton non acide avec attaches rouges avec sangle Moyen 440 x 292 x 100 mm carton non acide avec attaches jaunes avec sangle Petits 340 x 240 x 110 mm carton non acide avec attaches bleues avec sangle Enveloppes 495 x 330 mm papier non acide avec r serve alcaline 120 g la pi ce carton vert 420 x 370 mm papier non acide avec r serve alcaline 120 g la pi ce carton rouge 430 x 280 mm papier non acide avec r serve alcaline 120 g la pi ce carton jaune 324 x 229 mm C 4 papier non acide avec r serve alcaline 120 g la pi ce carton bleu 248 x 176 mm B 5 beige kraft le cent jusqu puisement du stock Bo tes Biblioth ques Petite bord e noir Grande bord e noir 7 6 Pr paration des documents en vue de leur entreposage Prix de vente 2007 17 80 16 80 14 10 10 20 85 5 6 La conservation des documents en papier d pend certes de la fabrication de celui ci mais aussi de leur pr paration l archivage Le personnel responsable veillera donc prendre les premi res mesures de s curit suivantes e enlever tous les trombones ou attaches m talli
19. pression stable car la technique d impression tait proche de celle de la machine crire mais elles ont pratiquement disparu Andr a Giovannini De Tutela Librorum IES Gen ve 3e d 2004 pp 445 446 En r sum les imprimantes laser fonctionnent au moyen de jet d encre ou de poudre appos e sur le papier ces proc d s ne garantissent pas dans l tat de nos connaissances la s curit de l information crite Les imprimantes laser sont mieux adapt es l impression de textes ex SCITEX HP celles jet d encre l impression de photographies ex EPSON Canon 7 1 3 A propos du papier recycl Le papier recycl est enti rement fabriqu avec du papier de r cup ration d sencr ou non Par opposition au papier dit inalt rable blanc ce support n a du fait de la qualit de sa fabrication qu une courte dur e de vie D s lors son emploi doit tre limit une information ne pr sentant pas une valeur de conservation long terme Le Conseil f d ral a dict le 21 juin 1990 les premi res Instructions sur l utilisation de papiers recycl s dans l administration f d rale Le 1 mai 1994 ces instructions ont t modifi es dans le but de pr ciser les principes d terminant le choix de papier recycl ou de papier inalt rable blanc Le crit re essentiel mentionn l article 3 est la dur e de conservation de la pi ce crite on part du principe que les do
20. ques sauf les agrafes susceptibles de rouiller e liminer les lastiques qui durcissent avec le temps s incrustent dans le support et cassent e remplacer les chemises en mati re synth tique par des chemises en papier e reproduire tout support papier dot de papier collant les post it et les tiquettes autocollantes n ont pas leur place sur des documents conserv s long terme quant au ruban adh sif style scotch ils sont rigoureusement prohib s e les classeurs f d raux vieillissent mal rouille des anneaux on peut leur substituer des classeurs de remplacement ou mieux placer les documents enliass s dans des bo tes d archives e une bo te doit tre remplie mais sans exc s e Jles indications figurant sur les enveloppes et les bo tes doivent tre claires nom du service ou du dicast re contenu de la bo te dates extr mes cote e Acidit des papiers et des emballages L acidit des papiers cartons liasses etc doit tre maintenue entre pH 4 5 et pH 7 Au dessous de pH 3 il y a risque d autodestruction et la d sacidification est n cessaire Le pH optimal est de 5 5 Certains papetiers vendent des testeurs de pH qui se pr sentent sous une forme tr s simple il s agit d un morceau de papier enduit d un r actif chimique qui indique si l acidit du papier est trop forte e Pour de plus amples renseignements Centrale d achat de l Etat de Vaud CADEV En Budron
21. restauration ont ouvert leur porte ces derni res ann es en Suisse romande Clich Olivier Rubin 21
22. seignements du 10 octobre 2006 pour l administration cantonale l emploi de papiers permanents ou de longue dur e pour les actes probatoires de conservation illimit e tels les actes pass s devant notaire les conventions les jugements etc Il est recommand d utiliser ces papiers de qualit sup rieure pour la tenue des proc s verbaux de la Municipalit et du Conseil communal ou g n ral Tous ces produits peuvent tre acquis dans le commerce de la papeterie Donn es techniques des meilleurs papiers blancs Papier Quo Vadis blanc 80 g Papier machine crire de marque de premier plan au filigrane bien connu Surface agr able tr s bonne blancheur forte r sistance au gommage C est un papier de longue conservation qui peut tre archiv au minimum 150 ans Z Bond Classic PrePrint sans bois extrablanc 80 g Papier fabriqu en milieu neutre sans acide Il contient des azurants optiques Certifi FSC SQS COC 24310 pH sup rieur 7 ISO 9706 longue conservation Biberist Copy Cento Pro sans bois extra blanc mat min 50 FSC IMO COC 24071 SQS COC 23900 II contient des azurants optiques ECF sans chlore l mentaire pH sup rieur 7 ISO 9706 longue conservation Papier OffZett W Copy Z W sans bois blanc nature 80 g A4 Papier fabriqu en milieu neutre sans acide sans azurant optique minimum 30 de fibres FSC SQS COC 24310 pH sup rieur 7 ISO 9706 lon
23. sentielle On vitera les caves sujettes aux inondations et surtout aux attaques sournoises de l humidit et si possible les greniers menac s par l incendie Le local d archives doit pr senter les garanties suivantes e bonnes conditions climatiques de conservation des documents voir le tableau donn en Section 7 3 les variations importantes d hygrom trie et de temp rature doivent tre vit es un thermom tre hygrom tre ou thermohygrographe permet d effectuer des relev s mensuels ou saisonniers r v lateurs e protection suffisante contre l incendie local b tonn Guide pour les archives communales du Valais Sion 2002 pp 47 49 e mesures contre l inondation viter le passage des tuyaux d eau ou de chauffage au plafond ou dans ce cas faire installer une gaine protectrice veiller l existence d une grille d vacuation de l eau au sol Placer un d tecteur d eau mobile e r sistance au sol adapt e 350 kg m pour un meuble de classement 4 tiroirs 400 kg m pour une armoire de 2 m de haut 1 200 kg m pour des rayonnages fixes 2 000 kg m pour des rayonnages mobiles L 24 l 2 e plan du local simple carr ou rectangulaire on vitera les recoins sur 170 m on entrepose environ 1 000 m tres lin aires e acc s facile pour les personnes et les chargements bannir les seuils et autres barri res architecturales e pr cautions contre le vol serrure antivol et le vandalisme par
24. tis Placer les documents sur un rayonnage 20 cm du sol au moins jamais m me le sol e veiller la largeur des rayonnages en fonction de la taille et de la profondeur des documents 15 cm 25 cm ou 35 cm par exemple Des rayonnages fixes ou en pis sont en principe suffisants mais les rayonnages mobiles ou denses syst me Compactus permettent d augmenter de 60 la place disponible e les documents de grand format seront plac s plat dans des meubles tiroirs ou suspendus dans des armoires plans avec des bandes trous e les fichiers les microfilms et les microfiches seront entrepos s dans des meubles ad hoc par exemple de type pater noster 7 5 Mat riel de protection et de conditionnement e Placer les documents dans des bo tes cartons con us cet effet leur assurant protection contre la poussi re et contre les agressions ext rieures e choisir des enveloppes et des cartons de pr f rence non acides de pH neutre e adapter le format des bo tes cartons et enveloppes aux documents Les Archives cantonales peuvent livrer des cartons de format sp cial Voir Section 7 5 1 e placer les plans dans des fourres de papier non acide en remplacement progressif du papier d emballage papier Kraft acide ou dans des cartons neutres e les calques suivent des r gles semblables les plans trop longs seront roul s dans des cartons ad quats non acides 7 5 1 Liste du mat riel de protection et de co
25. u pr alable aupr s de l Office cantonal de la protection des biens culturels Section 8 1 Le microfilm est et restera le moyen le plus conomique pour l archivage long terme pouvant parfaitement s int grer dans des solutions hybrides 7 8 Pr servation et restauration Pour parvenir allonger la vie des documents d archives deux m thodes s imposent la conservation pr ventive et la restauration La premi re est privil gier car les d penses qu elle exige en mati re d assainissement et de s curisation de locaux Section 7 2 et d achats de mat riel de conditionnement des documents Section 7 5 1 sont compens es par les frais de restauration La restauration est une op ration plus compliqu e et plus traumatisante que la pr servation dans le sens qu elle implique le recours des proc d s et des mat riaux qui peuvent modifier la structure originelle du document La pr servation et la restauration sont des tapes de la conservation elles n en sont pas des tapes isol es ou exclusives mais s inscrivent dans une cha ne complexe d int r ts qui va de la collecte au classement de la mise disposition la mise en valeur Il faut imp rativement concevoir la restauration dans une approche g n rale et globale pour lui donner son poids naturel et l estimer sa juste place Des solutions alternatives peuvent tre choisies la reproduction photographique la copie sur de nouveaux supports le microfilma
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