Mode d`emploi gestion doublons
Contents
1. dans les champs des visites m dicales La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 7 sur 9 4 R attribution des visites m dicales programm es La r attribution des visites m dicales programm es se fait de la m me mani re que pour les visites m dicales pass es Dossier vaccins Visites m d programm es Pour faire passer les visites m dicales programm es nr pes ER du dossier n 1 vers le dossier n 2 il suffit de cliquer enne de dankie anea sur ce bouton E 25 12 1999QESSOURIChaime 7 03 2010 09 10 5 Suppression d finitive du dossier d l ve n 1 Ce n est que lorsque qu il n y a plus aucune visite m dicale pass e ou programm e associ e au dossier d l ve n 1 et que son dossier vaccin a t supprim que nous pouvons enfin supprimer d finitivement le dossier d l ve n 1 qui est en doublon Vous pouvez maintenant lancer la Pour ce faire cliquez sur SUPPRIMER recherche suivante dans votre liste des Attention cette suppression est irr versible doublons Doublons con s doublon s a I COSUNS Cindy 3 091 398 Nomi CO C E GESSOURI Chaimaa 25 12 1939 n s gt Jii Pr nom 1 Pr nom 2 NE a aa Dossier vaccins visites m d pass es Visites m d programm es i Identifiant l ve Nom Pr nom PECHGERS 25 12 1999 Moment pr cis d inscript Nationalit EEE ice le 3 05 2009 se plaignait URSS c de maux de t t2. Es oi dossier d l ve n 2 nous sommes dans l obligation Il r de rendre le dossier vaccins n 2 le plus complet possible Nous allons donc devoir copier coller les informations depuis le dossier vaccins n 1 vers le dossier vaccins n 2 Comme pour le dossier d l ves il suffit de faire un double clique sur les informations que vous 25 2 19990ES80URIChaihaa 99 em souhaitez voir tre transf r es dans l autre dossier E on sa rs No Ha ce cas ci nous allons double cliquer sur la date mi tem d encodage pour la mettre jour dans le dossier d vaccin n 2 Vous avez ici un aper u de la carte SR LC hein PE de vaccination p re e s Si des dates de vaccins sont pr sentes uniquement dans le dossier vaccins n 1 double cliquez dessus et elles PETTEE 7o pin seront copi es dans le dossier mass vaccins n 2 Continuez d placer les barres de d filement vers la droite pour faire appara tre les vaccins fais par un m decin de votre centre de sant voir page suivante La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 6 sur 9 Dossier vaccins n 1 Jus Supprim Vous voyez dans ces cases les m decins qui ont ES r alis les vaccins au centre de sant ha haw naw paw UE 1o lia oo i a E D haad ea Ces m decins s affichent sous forme de code Le code 12000 signifie que c est un m deci
3. le champ Nom2 concernant le 2 nom de l enfant Veillez bien choisir dans la liste d roulante Nomi et Nom2 les deux dossiers diff rents que vous consid rez comme tant des doublons Vous pouvez faire le m me type de recherche par la date de naissance Lorsque vous avez correctement compl t les deux cadres de recherche cliquez sur le bouton Rechercher Une barre de progression vous indique l tat d avancement de la recherche et vous donne le r sultat Cliquez sur OK Son dossier vaccin associ se place juste sa droite Les visites m dicales pass es et programm es sont consultables en cliquant sur ces onglets Le dossier d l ve n 1 trouv se place dans ce cadre bleu Actualiser liste 7 z Een ao A ET z l Doier vaccins Visites m d pass es Visites m d programm es Dossier d l ve n 1 enregistrement n 1 sur 2 iner Dossier vaccins n 1 1 Identifiant l ve 25 1 2 1999QESSOURIChaimaas560 3 Mom Pr nom A ma z Date naiss Moment pr cis d inscript 26 09 2006 141211 Date d encodage vaccina Nationalit me Le 3 05 2009 se plaignait D RCE Dates de vaccinations provenant d un doc officie l en meni ce maux de t te r F oon Locali l tranger N unique E Code postal medecin tral LO o accouchem W Localit fr res soeur Ooo narmal HE Dossier d l ve n 2 a0 m identifiant l ve EM 2 19990N SSOU 6095 Hom QESSOURI
4. ER556032 Si nous vous expliquons tout ceci en d tail c est afin que vous puissiez mieux construire votre r flexion sur l origine d un doublon les raisons qui ont fait que ce doublon existe et les meilleures solutions qui doivent tre apport es pour ne pas perdre des informations Un exemple concret Vous constatez que Maxime Dethier poss de 2 dossiers doublons Vous faites une recherche de ce doublon connu dans la Gestion des Doublons Dans le dossier doublon n 1 son identifiant unique est 15 07 1991DETHIERMaxime556032 Dans le dossier doublon n 2 son identifiant unique est 15 07 1991DETHIERMaxence556045 Pourquoi ce dossier doublon est il apparu et comment r soudre le probl me Il y a beaucoup de chance pour que Maxime Dethier ai un fr re jumeau qui s appelle Maxence Lors de la programmation d une visite m dicale pour laquelle Maxime tait pr vu c est Maxence qui a t choisi et programm la place de son fr re Lors de la visite m dicale l infirmi re se rend compte que le pr nom n est pas le bon et pense tord qu il s agit d une erreur dans l encodage du pr nom Elle le change pendant la visite Cons quences apr s l impression du journalier le dossier de Maxime Dethier appara t en doublon et le dossier de Maxence semble avoir disparu Lorsque vous tenterez de supprimer le doublon de Maxime Dethier le seul moyen pour vous de vous rendre compte de cette erreur c est gr ce l iden
5. Fr nom Chaima Date naiss 25 1 2 1 999 iA Hationalit 354 E Fema JUE Locait tal medecin tre Wa JORTAY accoucher W nralit RENTE 2 cocur m0 E M me chose pour le dossier d l ve n 2 qui se place dans la partie mauve Ses dossiers vaccins visites m dicales pass es et programm es associ s se trouvant sa droite sur fond de m me couleur La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 4 sur 9 1 Comparaison des dossiers d l ves Vous pouvez maintenant commencer comparer les deux dossiers d l ves Il s agit de choisir le dossier qui semble le plus complet C est ce dossier que nous allons choisir de garder Si des informations manquent nous pourrons les copier partir du dossier supprimer pendia EA 25 1 2 1999QESSOURIChaimaas5603 DT CIE SS OUR Miel Chaimas Date naiss a ue le 3 05 2009 se plaignait Hatonalte REE ce maux de t te T ata d mn al medecin trai i accoucher E Localit 4620 DISAN gima F Adresse Code p CET a E eren pss CIS dinse script T 18 43 E Nationalit Localt C al T medecin trai TRETA accouchem Date hais l dresse ps ES i r c l Il est possible de faire passer ces informations du dossier n 1 vers le dossier n 2 en faisant simplement un double clique sur le cadre qui contient les informations faire passer Cela revient faire un copier coller Le double clique sur l
6. a remarque au dossier du dossier d l ve n 1 copie son contenu dans la remarque au dossier du dossier d l ve n 2 M me chose pour l adresse un double clique sur l adresse du dossier d l ve n 1 a pour effet de remplacer l ancienne adresse du dossier d l ve n 2 Remarquez dans l image ci dessus qu il existait d j un contenu dans le cadre de l adresse du dossier n 2 Suite au double clique il a t remplac par le contenu de l adresse du dossier n 1 l ancienne adresse est donc perdue Ces copier coller peuvent se faire dans les deux sens entre les deux dossiers d l ve eBt e1999 O Momerit pr cis d inscript SREAICRERES Le sp Vous avez l information sur l identifiant unique de l l ve Ris Ar AUA Hi ARE Le unique CE a l l ve quI EST ICI a ne pas con fc ono dr e avec len Le moment pr cis o son dossier a t cr Diverses informations d ordre g n ral sur l l ve Il s agit parfois d un code comme par exemple pour la nationalit ou la localit Pour ce dernier il ne s agit pas du code postal Ces codes ne doivent pas tre modifi s manuellement Pensez faire descendre les barres de d filement pour comparer toutes les donn es de l l ve En comparant ces deux dossiers d l ves nous d terminons que le dossier d l ve n 2 est le plus complet car il a d j un n unique pour le recueil de donn
7. e Localit 1795 Code postal y medecin trai T accouchem W Localit E normal ii NE CES SOURI Pr nom E DRENERE 5 12 1999 ena iee Eae ema 5 11 2003 18 43 21 A a Date d encodage vaccins Nationalit fs le 3 05 2009 se plaignait i N Source eR Rue A Michel 32 E de maux de t te gt nd ocalit 1795 l tranger N unique 3342345 tal medecin trai DE JORTAY Eiee L ne alit MLDS l fr res snaur nr rmAl____ ee OU cliquer sur STOP pour sortir La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 8 sur 9 Informations compl mentaires Comme expliqu en d but de ce guide l identifiant unique d un l ve lui est attribu lorsque son dossier est cr En voici un exemple 15 07 1991DETHIERMaxime556032 Il est compos de plusieurs informations assembl es la date de naissance le nom le pr nom de l enfant le code fase du centre de sant et un num ro al atoire 2 chiffres N B cette composition a vari dans le temps depuis la cr ation d IMS ceci est le sch ma actuel depuis janvier 2010 Remarque si une information tait manquante la cr ation du dossier par exemple la date de naissance tait inconnue ou le pr nom manquant IMS a cr l identifiant unique avec les informations qu il avait en sa possession au moment de la cr ation du dossier Ce qui peut donner comme r sultat dans l exemple voqu 1 01 1950DETHI
8. es et les informations g n rales sembles les plus compl tes Le dossier n 1 contient par contre quelques informations qui semblent plus jour la remarque au dossier et l adresse Supprimer Identifiant l ve EE 999QESSOURIChaimsaa55603 or EE EM Cheimes FF ET 26 12 1999 Mornent pr cis d ins cript 6 04 2006 14 12 11 Mationalt EEE Femernue ME 05 2009 5E plaigna Adresse St ER nou de t te RCE s J doubl al 1 A r m decintrai C 7 2 accoucher E mm normal Localit Identifiant l ve 25 1 2 999QESSOURIChaimas 666099 5 ACESSOU LT eron ETEEN ee 2 ste naiss Date naiss EARBA npag Moment pr cis d inscript aiorain EX 2 Remarque le 3 05 2009 dossiemNlide maux det stal medecin tre N JORTAY accoucher E t ras smellir Moo narmal l Acak Maintenant que le dossier d l ve n 2 est enfin complet il faut v rifier son dossier vaccins La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 5 sur 9 2 Comparaison des dossiers vaccins La premi re chose comparer est la date ar eea P i Mets d encodage des vaccins C est le meilleur indicateur afin de savoir quelle est la _T SNOE Date d encodage vaccins GENTIA E oo carte de vaccination la plus r cemment compl t e e vaccinations provenqnt d u fic sonne o Dans l optique premi re qui est de conserver le Ji sure vaccins
9. fims informatique skynet be 10 02 infa s La gestion des doublons Dans la plupart des bases de donn es les doublons sont souvent in vitables Il est parfois complexe de les g rer car les informations d un dossier peuvent se trouver s par es dans plusieurs dossiers doublons Il est donc pr f rable de les viter autant que possible Avant tout encodage d un nouvel l ve nous vous conseillons donc de faire une v rification syst matique de l existence ou non d un dossier pour cet l ve Faites toujours cette v rification partir de son nom ET partir de sa date de naissance Dans IMS on peut distinguer deux types d informations qu il faut g rer lorsqu on tente de supprimer le dossier d un l ve en doublon les informations g n rales du dossier de cet l ve son nom son pr nom sa date de naissance sa nationalit etc et les liens que peut avoir ce dossier d l ve avec les dossiers vaccins les visites m dicales pass es et les visites m dicales programm es Comme dans toute base de donn es IMS organise ses informations sous forme de tables quivalent d un tableau en Excel Il existe 4 tables principales 1 la table des dossiers d l ve 2 la table des dossiers vaccins 3 la table des visites m dicales pass es 4 la table des visites m dicales programm es Les liens qui se cr ent entre les diff rentes tables se font gr ce un identifiant unique qu un l ve re o
10. gramm es Chaque ligne dans le rectangle bleu ou mauve Tam e o z z z 1 correspond une visite m dicale pass e visites m dicales pass es du dossier n M identifiant l ve AT date de visite ar La premi re information que vous pouvez voir concerne la date de la visite RS SSRESSOURICRE 11 09 2006 07 TE A 25 12 19990ESSOURICRaimelChaME 26 09 2006 07 Ce champ l ve est le pr nom de l l ve tel qu il ie 09 o7 tait inscrit dans le module biom trie le jour de la visite m dicale Cela peut vous aider d terminer quel tait r ellement l l ve qui a pass cette visite Ce champ est vide en cas d l ve absent Vous pouvez voir d autres informations sur ces visites en d pla ant les barres de d filement vers la droite visites m dicales pass es du dossier n 2 Nous voyons ici que 2 visites m dicales pass es sont associ es au dossier d l ve n 1 toute les 2 en 2006 i une des deux concerne en effet une absence et W 25 12 1999QESSOURIChaime 11 01 2003 qu une seule est associ e au dossier d l ve n 2 en 2003 Dans notre cas le dossier d l ve que nous comptons garder est le dossier d l ve n 2 celui du bas identifiant l ve l ve date de visite Pour faire passer les visites m dicales du dossier n 1 vers le dossier n 2 il suffit de cliquer sur ce bouton Remarque aucune information ne peut tre modifi e
11. her Dossier d l ve n 1 Supprimer I AE re Dossier d l ve n 2 Dossier vaccins n 2 La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 3 sur 9 La partie recherche se d compose comme suit Deux cadres de recherche de dossiers d l ves Un cadre contenant les doublons connus C est la liste des doublons o le nom le pr nom et Les crit res de recherche sont le nom le pr nom et la date de la date de naissance sont parfaitement identiques naissance Gestion des doup 2E Param tres 4e recherche des dossiers oublions connus ANDRE Pierre 8 12 1984 COSIJNS Cindy 3 09 1996 AR QESSOURI NRC CE SSOURI l t AECC N S pio Oan pra CAE 7 ggg 1 s 5 r e m d mms Pr nom 1 Pr nom 2 CODE A Date naiss EME NE Dte niss CCC Si votre doublon fait partie de la liste des doublons connus il suffit de double cliquer dessus Les champs de recherche seront automatiquement compl t s par le m me nom le m me pr nom et la m me date de naissance dans les deux cadres de recherche Si votre doublon ne fait pas partie de la liste des doublons connus c est que les deux dossiers doublons n ont pas exactement la m me orthographe dans le nom ou le pr nom ou que la date de naissance diff re Dans ce cas faites une recherche manuelle Tapez le 1 nom de l enfant dans le champ Nom1 et cherchez le dans la liste d roulante qui s ouvre Faites la m me chose pour
12. it lorsqu on cr e son dossier C est cet identifiant unique qui permet de dire que telle visite m dicale correspond tel enfant que tel dossier vaccin correspond tel enfant ATTENTION l identifiant unique utilis par IMS n est pas confondre avec le n unique d un l ve utilis pour le recueil des donn es Ce sont deux choses diff rentes Voici un sch ma de l organisation des liens entre les diff rentes tables Table dossiers vaccins z Identifiant l ve Table dossiers d l ves RRO1 m decin qui a r alis RRO1 Identifiant l ve RRO2 m decin qui a r alis RRO2 nom z m ningC1 m decin qui a r alis m ningC1 Z pr nom z date naissance z nationalit Table visites m dicales pass es z sexe 2 Identifiant l ve date de visite z poids BMI z cole z taille m decin z classe absent oui ou non z Table visites m dicales programm es z Identifiant l ve z date de visite er z cole z classe La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Dans le cadre de cette gestion de doublons le but est de pouvoir comparer deux dossiers d l ve mis c te c te En premier lieu il faudra comparer les deux dossiers d l ve afin de d terminer quel est le plus complet Une fois le dossier d l ve le plus complet choisi et si des informations importantes sont malgr tout pr sentes dans l autre dossier d l ve il
13. n hors PSE qui a fait le vaccin 12000 o S il y un autre code que le code 12000 cela signifie que c est un m decin de votre centre qui a fait le vaccin C est donc une information importante sauvegarder Dans notre cas il est important de faire passer Fu ce code m decin 6 vers le dossier vaccin Dossier vaccins n 2 n 2 12000 SOI peoo aooo papo Ma UE m a po hao o CPE NE Maintenant que toutes les informations du 12000 pe EANET l f i dossier vaccins n 2 sont compl tes vous pouvez supprimer le dossier vaccins n 1 en cliquant sur SUPPRIMER 123000 123003 1123000 2000 izo 1200 EET 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 1 NU 200 2000 200 1200 Mao im 12000 Remarque le bouton gauche du bouton SUPPRIMER sert cr er un dossier vaccin vierge si un l ve n en a pas ou plus Concernant les visites m dicales pass es le fonctionnement est diff rent Chacun des deux dossiers d l ves qui sont en doublons sont susceptibles d avoir une ou plusieurs visites m dicales pass es qui leur sont associ es Il ne s agit alors pas de venir comparer ces diff rentes visites m dicales l une par rapport l autre mais plut t de s arranger pour que toutes les visites m dicales concernant cet l ve soient bien associ es au bon dossier d l ve Dossiervaccins Visites m d pass es Visites m d pro
14. sera possible de faire passer ces informations d un dossier vers l autre par simple copier coller Dans un second temps il faudra comparer les dossiers vaccins respectifs de ces deux dossiers en doublons Si des informations se trouvant dans le dossier supprimer ne se trouvent pas dans le dossier garder il sera possible galement des les copier coller facilement Enfin avant de pouvoir supprimer le dossier le moins complet il faudra ventuellement faire passer vers le dossier garder les visites m dicales pass es et ou programm es qui sont associ es au dossier supprimer Fonctionnement ATTENTION nous conseillons vivement qu une seule personne soit en charge de la gestion des doublons car le processus est relativement complexe et pr sente des risques de pertes de donn es Vous acc dez la gestion des doublons par le module Gestion Administrative menu Outils bouton Gestion des doublons Tapez le mot de passe qui est votre code fase suivi de votre code antenne sans espace entre les deux Exemple 55355541 si vous n avez pas de code antenne tapez deux fois votre code fase Voici l cran de gestion des doublons Il se d compose en deux grandes parties une partie recherche et une partie r sultat La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 2 sur 9 Gestion d s doublons Param tres de recherch des dossiers Nomi St Pr nom 1 AMEL Date naiss rl Date naiss _ Recherc
15. tifiant unique de l l ve Il n y a en effet que cette information qui diff renciera les 2 dossiers puisque le nom le pr nom et la date de naissance seront les m mes La solution dans ce cas n est donc pas de supprimer le dossier doublons de Maxime Dethier mais de redonner le bon pr nom au dossier de Maxence Derni re chose faire en toute logique la visite m dicale pass e de Maxime a t associ e par erreur Maxence Il suffira via la Gestion des doublons de faire passer cette visite m dicale pass e au bon dossier celui de Maxime Au besoin aidez vous du champ l ve de chaque visite m dicale Ce champ vous renseignera sur le pr nom de l l ve tel qu il tait inscrit dans le module biom trie le jour de la visite voir page 6 La gestion des doublons IMS info 01 02 2010 Page 9 sur 9
Download Pdf Manuals
Related Search