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1. CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 13 3 5 Notions d autocontr le Question Que doit on consid rer comme un autocontr le et comment en appr cier sa valeur R ponse On entend par autocontr le l ensemble des moyens mis en uvre par l entreprise pour satisfaire l obligation de conformit impos e tout op rateur de la fili re voir point 2 1 L tendue de cette obligation varie en fonction du r le de l op rateur sur la conformit des produits e les responsables de la 1 re mise sur le march ont une obligation explicite d autocontr le et sont tenus justifier aux agents habilit s les autres op rateurs de la fili re et notamment les distributeurs concourent chacun qui les concerne au respect l obligation de conformit voir point 2 1 Cette obligation se traduit pour l ensemble des professionnels par la n cessit de prendre des garanties en amont et d effectuer eux m mes des contr les Le contr le consistera valuer la pertinence et la fiabilit des moyens mis en uvre par l entreprise au regard de la r glementation qualit s curit contr les de 2 me niveau et v rifier leur efficacit contr les de 1 niveau 3 6 Entrepr2. l intervention proprement dite destin e identifier les points sensibles r glementaires sur le sch ma de vie du produit faire l inventaire des moyens mis en uvre par l entreprise pour ma triser ces points sensibles valuer leur pertinence et leur fiabilit contr les de 2 me niveau et v rifier la conformit des produits par des contr les de 1er niveau r alisation de pr l vements par exemple e une r union de cl ture destin e notamment faire le point avec l entreprise sur les consta tations effectu es et les suites envisag es cas d anomalies gt Suites Il s agit d une phase d exploitation des constatations effectu es et d analyse des moyens mis uvre par l entreprise produits proc d s organisation Elle permet de conclure sur l effi cacit de ces moyens au regard de la r glementation qualit s curit d en d duire le degr de confiance accorder l entreprise Elle permet aussi d orienter les contr les ult rieurs d terminant notamment la fr quence des interventions et l intensit des contr les de 1 niveau effectuer Lors de cette phase sont aussi envisag es les suites contentieuses s il y a lieu Elle conduit enfin servir le dossier d entreprise Le contr le en entreprise effectu selon cette m thodologie permet d obtenir une approche globale des entreprises et un suivi dans le temps voir point 2 6
3. est pas un contr le prioritaire Cependant il ne faut pas a priori carter ces entreprises du contr le en entreprise voir point 2 9 Le contr le est n cessaire pour conna tre l entreprise identifier s il a lieu les points sensibles susceptibles d int resser le contr le loyaut s curit voire les moyens mis uvre et les appr cier 3 11 Exigences contractuelles allant au del de La r glementation Question Que faire face une annonce du type biscottes craquantes R ponse s agit d une sp cificit ni interdite ni r glement e L enqu teur n a th oriquement pas s en pr occuper sauf si cette caract ristique est annonc e aux consommateurs il convient alors de v rifier le respect de la r glementation Mais dans tous les cas o une caract ristique innovatrice est soulign e par l entreprise il convient de s interroger sur les moyens mis en uvre pour l obtenir 3 12 Valeur des justificatifs voir aussi points 2 1 et 2 5 Quelle attitude doit on avoir par rapport un responsable de la premi re mise sur le march national de produits alimentaires ou industriels trangers dont il atteste la conformit r glementaire en produisant des documents justificatifs de type auto certi fication de son fournisseur R ponse Ces produits doivent comporter un marquage qui atteste de leur conformit aux exigences essen
4. Quel est l objet d un contr le de qualit R ponse Le contr le de qualit a pour objet de prot ger le consommateur en surveillant depuis la fabri cation et ou l importation jusqu leur commercialisation la qualit et la s curit des produits Les agents contr lent des PRODUITS non pas des personnes physiques ou morales Question Qui a le pouvoir de d clencher une enqu te portant sur la qualit des produits R ponse Le Gouvernement le ministre de tutelle ses services sur programmation ou par auto saisine les juridictions la sph re civile les consommateurs ou marchande les entreprises Un contr le r alis sur la base d une d nonciation anonyme est il licite R ponse Oui d s lors que le contr le respecte les droits de la d fense et les proc dures Peut on exiger d un enqu teur de conna tre l tendue d un contr le de qualit R ponse Non mais l enqu teur dans la pr paration de son intervention doit s assurer de poss der toutes les informations pour un d roulement optimal du contr le Question Dur e d un contr le de qualit R ponse La dur e est variable Commenc e aux heures l gales elle peut se poursuivre dans la nuit Question Les agents peuvent ils effectuer des contr les de 2 R ponse Oui si les lieux sont ouverts au public ou que des activit s relatives aux produits sont en cours Quelles sont les op rations ex cu
5. agents d valuer la pertinence et la fiabilit du dispositif d autocon tr le mis en uvre par l entreprise En outre ces contr les ont l int r t de permettre d orienter plus efficacement les contr les de premier niveau L analyse des r sultats peut conduire suspecter des insuffisances et a parfois r v l lab sence de mise en place par exemple d un contr le de temp rature la r ception des produits au niveau des magasins qui pourrait s av rer pr judiciable la ma trise des temp ratures sur la fili re Mais cela ne permet pas d aller plus loin dans le diagnostic gt Les contr les de premier niveau Les contr les de 1 niveau accompagnent toujours les contr les de 2 niveau 15 consistent effectuer un contr le direct sur site des produits et de leur environnement cha ne de production Seuls de tels contr les par exemple v rification de la temp rature des produits r alisation de pr l vements et l analyse de leurs r sultats peuvent permettre aux agents de contr le de porter un jugement sur la conformit effective des produits et donc sur l efficacit r elle du dispositif d autocontr le mis en place par les entreprises pour ma triser les exigences r gle mentaires La d tection de manquements la r glementation par exemple constat de temp rature des produits non conformes dans les magasins r v lerait soit la non prise en compte des exi gences r glementair
6. d clenchement de l enqu te Le contr le de qualit moyens et m thodes 19 1 Introduction 1 1 Objet Ce cahier technique a pour objet de rassembler la doctrine en mati re de contr le inspection et audit afin de r pondre aux questions qui se posent le plus souvent aux enqu teurs 1 2 Champ d application concerne tous les contr les r alis s par la direction g n rale ou le service concern 1 3 Textes l gislatifs r glementaires ou autres r f rences s agit du Code de la consommation et des textes d application 1 4 Vocabulaire sp cifique Vocabulaire relatif la qualit Vocabulaire relatif aux moyens de la qualit Voir notamment la notion de contr le de la qualit et de contr le en entreprise Vocabulaire relatif la certification et l accr ditation Vocabulaire relatif l audit 1 5 Nature des contr les s agit de tous les types de recherche r alis s dans le cadre des contr les inspections et audits 1 EI _ CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 1 Introduction 1 6 Moyens et m thodes gt Organisation Le corps du cahier technique est divis en trois parties e Bases juridiques objectifs champ d application du contr le en entreprise points 2 1 et suivan
7. partie des exigences r glementaires composition hygi ne tiquetage e contr le par module s approche horizontale destin appr cier le respect d une ou plusieurs exigence s pour l ensemble des produits de l entreprise hygi ne s curit ti quetage m trologie Selon les circonstances des panachages sont possibles L objectif est d obtenir dans des d lais raisonnables selon le contexte mois 6 mois un ou plus une connaissance de l entreprise approfondie et actualis e r guli rement Ces contr les en entreprise sont programm s dans le temps en cons quence Cette coh rence dans le temps distingue ces interventions qui peuvent ne durer chacune qu une demi journ e des contr les ponctuels dont l objectif est plus limit a _ E CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 2 5 Contr le d initiative enqu te programm e et contr le en entreprise Les contr les d initiative effectu s dans les entreprises notamment dans le cadre des t ches programm es doivent ils tre consid r s comme des contr les en entreprise R ponse D finition Tout contr le d initiative utilisant la m thodologie de c
8. r t juridique propre diminution du risque de voir leur responsabilit civile et p nale engag e de prendre toutes les mesures utiles en ad quation avec leur propre situation leur permettant de r pondre assur ment et sans faille aux exigences r glementaires Dans tous les cas le choix des moyens est de la responsabilit propre des op rateurs 1E EN CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 2 2 Contr le production contr le en entreprise Question Pourquoi instaurer le contr le en entreprise R ponse Dans le pass les contr les taient exclusivement de nature r pressive et r alis s principale ment sur les produits finis au stade de la distribution Pour augmenter l efficacit des contr les avant l clatement des marchandises dans le circuit de distribution apparait la notion de contr le la source consistant intervenir au stade de la production C est pourquoi on parlait de contr le la production De plus ce type de contr le concernait seulement certains secteurs d activit et avait un objectif essentiellement pr ventif Aujourd hui le contr le la source s applique tous les lieux o se trouvent rassembl s
9. suites et service du dossier en entreprise Au stade de la production pour tous les produits le contr le porte la fois sur les garanties prises en amont par l entreprise qualification des fournisseurs cahiers des charges produits finis et mati res premi res les garanties internes et notamment les contr les la r ception et en cours de processus Au stade de la distribution ou de l importation pour les produits industriels le contr le porte essentiellement sur les garanties en amont qualification du fournisseur ou de l importateur sp cifications aptitude l emploi sur le contr le r ception conformit visuelle et le service apr s vente Pour les produits agro alimentaires volutifs le contr le porte aussi sur les l ments dont le distributeur a la ma trise maintien de la cha ne du froid par exemple 15 CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 3 10 Secteurs non r glement s voir point 2 9 Comment intervenir dans une entreprise d un secteur donn alors qu il n existe aucune r glementation particuli re ou qu il n existe que des normes priv es 2 R ponse Le contr le dans ce type de secteurs d s lors qu aucun probl me particulier n a t signal n
10. 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 3 2 1 Obligations des op rateurs de la fili re La r glementation pr voit que le responsable de la premi re mise sur le march d un produit est tenu de v rifier que celui ci est conforme aux prescriptions en vigueur Il est tenu de justifier des v rifications et contr les effectu s Cela dispense t il les autres op rateurs d effectuer des v rifications 2 R ponses gt Obligation g n rale de conformit La r glementation impose d s leur premi re mise sur le march une obligation de confor mit des produits aux prescriptions en vigueur c est dire l ensemble de la r glementation qualit s curit Il s agit d une obligation de r sultat qui concerne tous les stades de la fili re importation fabrication distribution transport gt Obligations des responsables de la premi re mise sur le march Les dispositions vis es ci dessus d finissent explicitement en outre pour les responsables de la 1 re mise sur le march fabricants importateurs une obligation d autocontr le c est dire mise en place d un ensemble de moyens de nature respecter l obligation de confor mit Le choix des moyens est de la responsabilit du professionnel Il d finit aussi pour ces op rateurs une obligation de fournir des justificatifs aux agents habi lit s ce qui permet ces derniers de d tecter les ventuelle
11. DES ALIMENTS S RS EN ACP UN PROGRAMME FINANCE PAR L UE erreur A 12 Pool es PRINCIPES DE LA CONDUITE D UN CONTR LE ffi C D UNE INSPECTION D UN AUDIT D ONTOLOGIE COLEACP MIISMERNMIISCCIIONINESMIINO E E E Les cahiers techniques sont des outils destin s aux agents des services publics responsables de restructuration du syst me de s curit sanitaire des aliments et tous les op rateurs qui sont li s l laboration de la politique sanitaire ainsi qu l organisa tion g n rale des contr les officiels agents qualifi s des services publics responsables de laboratoires chefs de service dans les instances officielles responsables charg s des contr les officiels formateurs agents techniques chercheurs experts ou cadres d entreprises Ils ont pour objectif de rassembler sous forme synth tique les principaux l ments relatifs un sujet d termin L ensemble des cahiers techniques se r partissent selon les diff rentes th matiques qui sont abord es par EDES lors des sessions de formation Les cahiers techniques ont t con us et r alis s par la Cellule de Formation du programme EDES en collaboration avec les membres du Consortium France Yo feray ME The Food and Environment International MINISTERE DE L AGUCLLIURI Ecole Nationale R des Services V t rinaires esearch Agency 027 L AGRODALIMENTAIRE Institute Institute Natural DTU Fo
12. HIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 17 3 13 Echantillonnage Question Pour l chantillonnage doit on respecter les dispositions pr vues 2 R ponse Ces dispositions demeurent aujourd hui la r f rence pr coniser voir cahier technique 9 8 Les concepts cl s de l chantillonnage 3 14 Contr les de deuxi me niveau et contr les de premier niveau Question Comment s articulent les contr les de 2 niveau et les contr les de 1 niveau 2 R ponse Le premier objectif d un service officiel de contr le est de s assurer de la conformit des produits ou des services la r glementation Dans un souci pr ventif il incite l ensemble des op rateurs mettre en uvre des autocon tr les prenant en compte les exigences r glementaires Parall lement une m thodologie de contr le deux niveaux a t d velopp e qui lui permet de mieux prendre en consid ration la qualit des autocontr les mis en uvre par les profes sionnels Cette m thodologie est bas e d une part sur l valuation des moyens mis en uvre par les professionnels contr les de 2 niveau et d autre part le contr le direct des produits finis et de leur environnement contr les de 1 niveau gt Les contr les de deuxi me niveau Leur r alisation permet aux
13. ateur en fonction de sa qualit de professionnel et des moyens a de pr venir les manquements aux obligations r gle mentaires Enfin parce qu au del c est l image de marque m me du distributeur qui peut tre mise en cause CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 3 1 Contr le inopin ou non Lors d un contr le en entreprise faut il ou non pr venir le professionnel l avance de notre visite dans son entreprise Faut il prendre rendez vous avec lui R ponse Le principe g n ral est d intervenir sans rendez vous Toutefois il peut s av rer utile de prendre rendez vous pour pouvoir rencontrer les interlocuteurs ad quats ou autres que ceux habituellement rencontr s lors des contr les ou pour recueillir certaines informations par exemple l occasion d une 1 re visite d une visite d information ou certaines visites de suivi comme par exemple une r union de bilan Au cours la premi re visite enqu teur pr cise ses interlocuteurs que les futures visites seront g n ralement inopin es 3 2 Objet de l intervention Doit on indiquer au professionnel d s le d but de l intervention son objet 2 R ponse Plut t que donner l ob
14. auxiliaires technologiques mat riaux au contact produits de nettoyage et de d sinfection etc et l hygi ne contamination microbienne des aliments conservation dur e vie N anmoins si lors du contr le des autres aspects r glementaires de la qualit y compris ceux relatifs la s curit des manquements hygi niques graves sont constat s ex d tention de denr es corrompues ou toxiques maquillage de DLC il convient d agir selon les pou voirs r glementaires Si d autres anomalies hygi niques sont observ es les signaler au professionnel durant le contr le 3 9 Entreprises de produits industriels N est il pas permis de consid rer que la m thodologie du contr le en entreprise est moins adapt e aux produits industriels et manufactur s R ponse Elle prend des orientations diff rentes en fonction de la nature du produit concern en fonc tion notamment des r f rentiels r glementaires et normatifs des technologies utilis es et des points sensibles engendr s Ainsi quelle que soit la nature du produit produits agro alimentaires ou industriels on re trouve toujours les trois tapes pr conis es phase pr paratoire avec analyse du dossier d entreprise et laboration de la phase vention intervention avec identification des points sensibles r glementaires contr les de 2 niveau et contr les de 1 niveau
15. de cette grille conduira en g n ral contr ler des entreprises importantes exer ant leur activit dans des secteurs de produits r glement s Cependant une entreprise de moins de 10 salari s peut s av rer compter sur le march natio nal ou international ou pr senter des risques particuliers certains importateurs par exemple et son contr le doit tre pr vu De m me le contr le des entreprises artisanales ne doit pas tre cart syst matiquement notamment dans les r gions peu industrialis es 6 CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 7 2 7 Choix des entreprises crit res Le choix des entreprises contr ler d pend t il uniquement de leur importance cono R ponse mique ou de l existence d une r glementation sp cifique faire appliquer Non Le choix des entreprises contr ler ne d pend pas notamment de l abondance de la r gle mentation Les dispositions g n rales s appliquent m me s il pas de r glementation sp cifique s curit des produits Tout est donc question d appr ciation Ainsi dans certaines entreprises le contr le ne se justifie pas a priori Par contre il pe
16. des marchandises avant leur clatement sur le march entreprises d importation entrep ts de stockage plates formes d clatement des centrales d achat de la C est pour quoi a t introduite la notion de contr le en entreprise qui selon le cas se fera la production l importation la distribution De plus une m thodologie de contr le a t mise en place voir point 3 4 Le contr le en entreprise est un outil adaptable au contexte stade du contr le contr le pr ventif ou r pressif et aux nouvelles d marches qui se mettent en place dans les entreprises assurance qualit 2 3 Pouvoirs de saisie proc dure qualit s curit La r glementation donne aux agents des pouvoirs de saisie Est il opportun de les R ponse mettre en uvre dans le cadre d un contr le en entreprise Oui si les contr les le justifient a CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 5 2 4 Contr le ponctuel et contr le en entreprise modalit s d intervention A partir de quand un contr le ponctuel qualit s curit peut il tre consid r comme un contr le en entreprise R ponses gt D finition du contr le ponctu
17. el Quel que soit le motif d intervention dans l entreprise plainte demande d enqu te t che pro gramm e 1 Soit le contr leur se limite au motif d intervention pr l vements tiquetage sans avoir le temps d analyser le dossier de l entreprise et alors il s agit d un contr le ponctuel 2 Soit le contr leur utilise la m thodologie de contr le en entreprise pr conis e et alors il s agit d un contr le en entreprise gt Modalit s d intervention du contr le en entreprise Le contr le en entreprise effectu selon la m thodologie pr conis e permet d obtenir une approche globale des entreprises et un suivi dans le temps Mais une entreprise ne peut pas toujours tre vue dans sa globalit d s la premi re interven tion En effet des interventions de plusieurs jours cons cutifs dans les entreprises sont parfois peu compatibles avec les contraintes d organisation de l activit du service la diff rence des audits priv s Par ailleurs elles ne gagneraient pas forc ment en efficacit et pourraient tre mal ressenties par les entreprises C est pourquoi on peut les fractionner dans le temps condition de garder une coh rence d intervention contr le destin conna tre l entreprise r actualiser ses connaissances ou effectuer un bilan contr le sur une fili re produit ou une famille de produits approche verticale destin appr cier le respect de tout ou
18. es avantages pour le professionnel qui peut s interroger sur la validit de ses contr les et pour le service de contr le dans la connaissance de la qualit des produits des fournisseurs travail en r seau information transmise au d partement du si ge 7 8 CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 9 2 11 Savoir faire et savoir contr ler Comment les agents peuvent ils se confronter valablement avec la comp tence des professionnels et valuer leurs pratiques R ponse Les professionnels ont le savoir faire Les contr leurs doivent avoir le savoir contr ler bas sur la connaissance r glementaire l ap plication d une m thodologie de contr le la connaissance progressive du milieu profession nel le regard externe aux entreprises la possibilit de les comparer En restant chacun dans son r le il n est pas indispensable de se confronter au savoir faire m me si l acquisition d un minimum de connaissances technologiques peut s av rer tr s utile En la mati re la formation th orique pour n cessaire qu elle soit ne pourra supplanter l inves tissement personnel et la fr quentation des lieux de fabrication En effet l exp rience ac
19. es dans le dispositif d autocontr le soit un dispositif d autocontr le insuf fisant pour les ma triser soit encore une d rive de ce dernier CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 4 Suivi du contr le 4 1 Diagnostics transmis aux entreprises on communiquer aux entreprises l issue d un contr le en entreprise R ponse est souhaitable de limiter la communication des r sultats au constat des infractions la r glementation par exemple additif d cel ou temp rature non conforme des meubles de froid ainsi qu aux anomalies ou risques d insuffisance par exemple risque de rupture de la cha ne du froid la r ception des produits Les conseils qui ont pu tre donn s lors du contr le ne doivent pas tre communiqu s par crit C est alors l entreprise de proposer des actions correctives mettre en uvre pour rem dier Le service de contr le ne doit pas se substituer la libert de choix des entreprises ou des soci t s de conseil RME EN 18 CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 5 Le d clenchement de l enqu te contr le de qualit 5 1 Rappel de quelques principes de base Question
20. ises n ayant pas d autocontr le Dans le contr le en entreprise il est pr vu avant d effectuer nos v rifications dites de 1er niveau d exercer un contr le au 2 niveau contr le de l autocontr le R ponse Dans le cas o l entreprise n effectue pas d autocontr le comment proc de t on 2 Dans la plupart des cas il existe toujours au moins un embryon d autocontr le recette ou mode d emploi crits et v rification de leur mise en uvre par exemple et donc il est possible d effectuer un contr le de 2 niveau Sinon le contr le de deuxi me niveau se limite au constat d absence d autocontr le au rappel des obligations l gales et l incitation mise en place en soulignant son int r t pour la ma trise la qualit est galement indiqu l int ress qu en cas d infraction constat e l absence d autocontr le peut tre constitutive de l l ment intentionnel Dans le contr le en entreprise l intensit du contr le de 1 niveau est proportionnelle au degr de confiance dans l entreprise En l absence d autocontr le et pour une activit difficile ma triser au regard de la r glementation qualit s curit le risque de non conformit justifie un contr le de 1er niveau important CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du c
21. jet de l intervention il faut donner son objectif en termes g n raux sans rien exclure Pr ciser seulement vient effectuer un contr le en entreprise Si le professionnel insiste rappeler les objectifs du contr le en entreprise 3 3 Contr le ou audit Question Le contr le en entreprise est il assimilable un audit R ponse Non L audit consiste valuer les carts entre la pratique et un r f rentiel pr tabli cahier des charges un guide de bonnes pratiques un syst me d assurance qualit choisi par l entre prise Il s agit d une d marche volontaire Par ailleurs il existe une relation consensuelle entre l audit et l auditeur Selon le cas l audit peut tre externe ou interne et porter sur un produit un proc d une proc dure ou le syst me qualit de l entreprise Le contr le est impos l entreprise Il est coercitif m me s il comporte des aspects pr ven tifs la r pression n est pas exclue Le r f rentiel est aussi impos il est d ordre public il s agit de la R glementation qualit s curit 777 11 7 ON CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 3 4 M thodologie du contr le en entreprise Question Qu entend o
22. n par m thodologie de l audit dans le cadre du contr le en entreprise 2 R ponse Le contr le en entreprise n est pas un audit mais la m thodologie pr conis e s inspire de celle de l audit des syst mes qualit 1 Phase pr paratoire partant de l analyse du dossier de l entreprise pour aboutir l labora tion d une trame d intervention 2 L intervention avec identification des points sensibles r glementaires contr les de deu xi me niveau et de premier niveau 3 Suites comportant notamment l exploitation des constatations effectu es et l analyse des moyens mis en uvre par l entreprise la d termination du degr de confiance accordable l entreprise et le service du dossier d entreprise La m thodologie de contr le pr conis e consiste mettre en uvre trois phases successives gt Phase pr paratoire Elle comporte l analyse du dossier de l entreprise connaissance de l entreprise de ses pro duits d l ments technologiques des r f rentiels r glementaires 5 et d bouche sur l laboration d une trame d intervention choix des interlocuteurs des produits contr ler des ateliers gt Phase d intervention Elle comporte trois tapes e une r union d ouverture destin e notamment compl ter ou r actualiser les informations sur l entreprise Cette tape peut tre report e s il y a lieu suspicion de fraudes
23. od Resources anses National Food Q EDES est un programme de coop ration europ en g r par le COLEACP Le COLEACP est un r seau international uvrant en faveur du d veloppement durable du commerce horticole Il est financ par l Union europ enne et a t mis en uvre la demande du Groupe des Etats ACP Afrique Caraibes et Pacifique EDES uvre en faveur d un renforcement de la s curit sanitaire des aliments en Afrique Caraibes Pacifique EDES intervient dans toutes les fili res la suite d une demande introduite au niveau national par tout acteur public ou priv concern par la s curit sanitaire des aliments EDES EDES c o COLEACP 130 rue du Tr ne B 1050 Bruxelles Belgique T l 32 0 2 627 52 90 e Fax 32 0 2 627 52 99 E mail 5 www coleacp org edes La pr sente publication a t labor e avec l aide de l Union europ enne Le contenu de la publication est produit EDES rel ve de la seule responsabilit du COLEACP et ne peut aucunement tre consid r comme refl tant le point de vue officiel de l Union europ enne THEME 12 EUX Controles PRINCIPES DE LA CONDUITE D UN CONTR LE offi CI D UNE INSPECTION D UN AUDIT D ONTOLOGIE Contenu 1 Introduction 1 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 3 3 M thodologie du contr le 11 4 Suivi du contr le 18 5 Le
24. ontr le 3 7 Entreprises ayant une d marche qualit A quoi sert il de parler de certification d entreprise de syst mes qualit du syst me de l AMDEC de l audit qualit pour aborder le contr le en entreprise 2 R ponses gt Conna tre les moyens mis en uvre par les entreprises Les contr leurs ne peuvent ignorer l occasion des contr les les d marches priv es mises en uvre par les entreprises 15 doivent en avoir entendu parler et conna tre les principes des d marches les plus courantes HACCP AMDEC assurance qualit afin d tre en mesure de pouvoir en discuter avec le professionnel et de pouvoir appr cier leur mise en uvre Les formations internes peuvent pourvoir cet effet Mais cela peut n tre pas suffisant compte tenu du nombre lev de d marches potentielles Devant une d marche inconnue le contr leur doit donc essayer d en comprendre le principe et au besoin prendre l attache de l administration gt Pouvoir appr cier ces moyens L enqu teur ne peut avoir confiance a priori dans ces d marches doit v rifier lors du contr le de deuxi me niveau la pertinence et la fiabilit des moyens mis en uvre par l entreprise au regard des exigences r glementaires Une bonne connaissance des d marches qualit permet d analyser de mani re plus critique les moyens mis en uvre par l entreprise et d orienter plus efficacement les con
25. ontr le pr conis e peut tre consid r comme un contr le en entreprise Dans le cas inverse il s agit d un contr le ponctuel Contr le en entreprise pr vu dans la t che programm e Il s agit des enqu tes du programme d activit s national faisant explicitement appel la m thodologie de contr le en entreprise pr vue par les textes Contr le en entreprise d initiative effectu dans le cadre d une t che programm e Il s agit de contr les effectu s selon la m thodologie du contr le en entreprise l occasion d une t che programm e alors que celle ci ne pr voyait pas explicitement l utilisation de cette m thode 1 s agit bien de deux s ries d actions car le temps pass pr paration intervention notamment celle pr vue par la t che programm e suites est plus important 2 6 Nombre de salari s Est il imp ratif de ne retenir que des entreprises de plus de 10 salari s R ponse Le contr le en entreprise qualit s curit concerne a priori toutes les entreprises de la fili re quelle que soit leur taille Dans la pratique il n est ni possible ni rationnel de tout contr ler et il est donc n cessaire d tablir des priorit s de contr le Des crit res de choix ont t d finis cette fin 15 ont pour objectif de permettre de d terminer le risque li l entreprise et donc le degr de confiance est possible de lui accorder L application
26. quise permettra aux agents de se r f rer des sch mas de de produits ou de proc d s vus dans un autre contexte pour identifier les points sensibles r gle mentaires et appr cier leur ma trise par l entreprise Par exemple la production d aliments secs pour animaux et la fabrication de peintures sont toutes deux des technologies de m lange Dans les deux cas le dosage des composants est un point sensible ma triser pour respecter la conformit de la composition annonc e Les changes d exp rience au niveau r gional et le travail en r seau sont galement des fac teurs d enrichissement des comp tences CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 2 12 Obligations des distributeurs R ponse Les distributeurs ont ils une obligation g n rale d autocontr le Non cela d pend de leur dans la fili re de commercialisation Mais ils ont int r t dans tous les cas en mettre en place Les distributeurs interviennent dans les fili res de commercialisation selon le cas en tant que transformateurs qu importateurs ou simples revendeurs 15 ont de ce fait un r le essentiel jouer dans la qualit des produits alimentaires et manufac tur s propos s au stade du d tail Les autocontr les pour les distribute
27. rt des agents qui l effectuent la fois des comp tences techniques leur permettant d appr hender la technologie des produits et une m thodologie d investigation Ces qualit s sp cifiques s acqui rent autant au cours la formation initiale et de la formation continue que par l exp rience et l investissement personnel 2 10 R le des pr l vements Question Doit on terminer un contr le en entreprise par des pr l vements R ponse Le pr l vement n est pas obligatoire mais il demeure un moyen privil gi de constatation de la non conformit d un produit La connaissance acquise de l entreprise lors du contr le de 2 niveau et l exp rience des agents conduisent orienter de mani re pertinente le contr le 1 niveau comprenant s il y a lieu des pr l vements qui doit permettre de d terminer l efficacit des moyens mis uvre par l entreprise au regard du respect de la r glementation qualit s curit Le pr l vement doit tre utilis avec discernement mais de mani re suffisante il s impose lorsqu il a suspicion de fraudes la suite du contr le de proc d de fabrication ou s il consti tue le seul moyen de s assurer de la conformit du produit est rappel que le pr l vement ne limite pas aux seuls produits finis Ainsi il peut apporter une meilleure connaissance de la qualit des mati res premi res par exemple Cela pr sente la fois d
28. s difficult s techniques et conomiques l entre prise afin de cerner les responsabilit s techniques ma trise des points sensibles et juridiques responsabilit p nale 15 ont un devoir d information et d explication sur la r glementation 15 doivent aussi inciter les entreprises mettre en uvre des moyens pertinents fiables et efficaces leur permet tant d assurer la conformit des produits identification des points sensibles r glementaires garanties externes vis vis de leurs clients fournisseurs ou autres prestataires et garanties internes Par ailleurs ils peuvent voquer des moyens existants assurance qualit mais n est pas eux de d cider des moyens adapt s IDR _ ess CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 2 Bases juridiques objectifs champ d application du contr le 2 9 Affectation des agents Les agents charg s du contr le en entreprise doivent ils tre affect s uniquement cette t che R ponse Les directeurs selon les instructions doivent se donner les moyens d exercer cette priorit de l action du service Le contr le en entreprise qualit s curit effectu par la direction est un contr le sp cialis qui requiert de la pa
29. s insuffisances de l autocontr le gt Obligations des autres op rateurs Cette disposition n a cependant pas pour effet d exon rer les autres professionnels les distri buteurs simples revendeurs notamment de toute obligation Tous les op rateurs de la fili re contribuent chacun pour qui les concerne l obligation de conformit des produits Par ailleurs ces op rateurs ont une responsabilit pour les obligations qui rel vent de leur activit respect de la conservation des denr es publicit qu ils effectuent sur les gt Responsabilit des op rateurs Lorsqu une non conformit constat e justifie une action judiciaire la responsabilit du profes sionnel est appr ci e par les tribunaux selon le cas d esp ce et les circonstances notamment en fonction de sa qualit et des moyens avait compte tenu de ses comp tences de sa sp cialit et de l tendue de ses activit s de pr venir l infraction sera ainsi parfois n cessaire de viser la fois un distributeur simple revendeur et un impor tateur ou un fabricant gt Cons quences pour les op rateurs Les responsables de la premi re mise sur le march doivent mettre en place un dispositif d autocontr le adapt l obligation de conformit des produits En revanche les distributeurs simples revendeurs n ont aucune obligation formelle de mettre en place un dispositif d autocontr le Mais il est de leur int
30. t es les agents du Minist re R ponse Sept op rations sont effectu es par les agents dans une entreprise Le contr le l mentaire La consultation de documents e La prise d chantillons La saisie de documents relatifs l entreprise La consignation des marchandises La saisie de marchandise e Le retrait d finitif 19 1 E CAHIER TECHNIQUE 12 11 e CONTR LES OFFICIELS Principes de conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie DES ALIMENTS S RS EN ACP UN PROGRAMME FINANCE PAR L UE Th mes des cahiers techniques Syst me de s curit sanitaire R glementation et normes Evaluation des risques M thodes de formation Communication sur les risques Syst mes d autocontr le Tra abilit et tiquetage Gestion des laboratoires Proc dures Sous produits animaux Enregistrement des produits Contr les officiels N NO Imprim sur du papier certifi FSC l aide d encres cologiques sans solvant EDES est financ par l Union europ enne Date de publication Septembre 2012 COLEACP Design www inextremis be 5 012447
31. tielles requises par le respect d une proc dure d valuation de la conformit variable selon le secteur et le produit en cause auto certification certification par un organisme tiers assurance qualit Lorsque seule la proc dure d auto certification est requise le fournisseur tranger doit four nir un document justificatif de cette auto certification au responsable de l introduction sur le territoire L op rateur national peut se retrancher derri re ce document pour de sa respon sabilit doit au minimum appr cier sa validit Ainsi par exemple il ne doit pas se satisfaire de certificats inexacts partiels ne portant pas sur l ensemble des produits commercialis s doit effectuer des contr les compl mentaires lorsque sur la base des documents qu il a en sa possession il estime ou aurait du estimer en tant que professionnel que les l ments fournis par le fabricant sont insuffisants pour garantir la conformit des marchandises De m me lorsque des non conformit s lui sont signal es par crit par les services de contr le cet op rateur doit renforcer ses contr les Pour les autres produits non soumis un marquage l auto certification par un fournisseur tranger en rien l op rateur national de son obligation de v rification du produit 16 CA
32. tr les de 1 niveau e par des contr les de premier niveau la conformit r glementaire des produits issus de l en treprise et donc l efficacit la d marche bonne application des moyens sans d rive Bien entendu le nombre et la fr quence des contr les de 1 niveau est fonction du degr de confiance d termin pour l entreprise gt Pouvoir les transposer dans nos contr les La diff rence fondamentale entres les deux d marches est la nature du r f rentiel 1 L entreprise raisonne par rapport au r f rentiel qu elle a choisi souvent en accord avec ses clients 2 Le service de contr le a pour seul r f rentiel la r glementation et doit s assurer que le r f rentiel de l entreprise int gre l aspect r glementaire _ CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie 3 M thodologie du contr le 3 8 Etablissements pr parant des denr es animales ou d origine animale Quelle attitude adopter lors du contr le des tablissements pr parant des denr es animales ou d origine animale R ponse Comme dans toute entreprise agro alimentaire le contr le concerne divers champs d investi gations composition et tiquetage des denr es quantit aspects relatifs la s curit addi tifs
33. ts M thodologie du contr le points 3 1 et suivants Suivi du contr le points 4 1 et suivants gt Points sensibles est utile de se r f rer aux points num r s ci apr s Contr les des entreprises certifi es par un organisme certificateur de syst me points 3 8 3 9 3 10 Voir particuli rement le point 3 9 l agent doit v rifier uniquement les documents ayant un rapport avec la ma trise de la r glementation concern e e Articulation entre les contr les de 2 niveau de 1 niveau point 3 14 la r alisation de contr les de 1 niveau est indispensable pour pouvoir porter un jugement s r sur le dispositif d autocontr le mis uvre par les entreprises Contenu des diagnostics communiqu s aux entreprises point 4 1 les diagnostics communiqu s par crit aux entreprises doivent comporter uniquement la liste des anomalies et insuffisances constat es e Limite du soutien de l administration dans la mise en place d autocontr les il est normal d apporter un soutien aux entreprises mais notre action d information a des limites Choix des moyens mettre en uvre par l entreprise point 4 1 les moyens rel vent de la libert de choix des entreprises a E 2 CAHIER TECHNIQUE 12 11 CONTR LES OFFICIELS Principes de la conduite d un contr le d une inspection d un audit D ontologie
34. urs sont une n cessit Tout d abord parce peut s agir d une obligation d finie express ment par la r glemen tation Les distributeurs sont concern s en tant que responsables de la premi re mise sur le march de produits quand ils exer cent une activit de transformation ou d importation en tant que d tenteurs de marchandises pour certaines conditions li es aux produits par exemple obligation de retirer les produits dont la date limite de consommation est d pass e obligation de trier et de retirer de la vente les conserves atteintes de signes ext rieurs d alt ration interdiction de toute publicit mensong re ou de nature induire en erreur enfin ils seront concern s pour l hygi ne des denr es alimentaires comme l ensemble des op rateurs conform ment l arr t sur l hygi ne des aliments remis aux consom mateurs transposant la directive 93 43 qui impose notamment la mise en place de proc dures d autocontr le s inspirant du syst me analyse des risques points critiques pour leur ma trise Ensuite parce que nul n est exon r de toute responsabilit au sein d une fili re En effet m me au cas o aucune r gle ne leur est express ment applicable les distributeurs parti cipent l obligation g n rale de conformit des produits aux r gles de qualit et de s curit La jurisprudence appr cie la responsabilit de chaque op r
35. ut devenir n cessaire en cas de suspicion ou d incident signal s agira d un contr le en entreprise et non d un contr le ponctuel si l occasion de cette intervention la m thodologie du contr le en entreprise est utilis e voir point 3 4 L exemple d une fabrique de monture de lunettes peut illustrer cette question s agit d une production qui ne pr sente pas de risque particulier et ne rel ve pas d une r glementation qualitative nous incombe de faire appliquer Toutefois l entreprise pour rait annoncer des garanties qualitatives dans ses publicit s ne pas respecter ses contrats de client les produire des montures inaptes l emploi des branches dont la composition est susceptible d engendrer des r actions Dans ces hypoth ses le contr le en entreprise pourra s exercer faut donc rester attentif tre l coute m me dans de tels secteurs d activit 2 8 R le des agents de contr le Question Quel est le r le exact des agents de contr le lors des v rifications en entreprise R ponse Les enqu teurs exercent un contr le ayant pour objectif de s assurer de la conformit des produits la r glementation qualit s curit 15 n ont pas promouvoir une qualit particuli re ni se substituer la libert de choix des entreprises ou des soci t s de service est aussi utile qu ils puissent appr cier le
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