Le b.a. ba de la comptabilité
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1. Ranger classer les pi ces comptables Le pr alable toute comptabilit c est la possibilit de pouvoir retrouver tout moment un document comptable et son ventuel rapport avec un autre On appelle pi ce ou document comptable tout ce qui permet de justifier et d authentifier un mouvement finan cier factures quittances tickets de caisse re us notes de frais relev s bordereaux de remise talons de ch quiers Le plus courant est de cr er quatre classeurs un pour les cotisations les dons doubles des re us carnet souches etc et les subventions lettres d engagement borde reau de versement etc un pour les recettes d activit s factures clients relev de billette rie etc un pour les d penses factures fournisseurs quittances de loyer etc un pour la banque talons de ch quiers relev s de banque etc Bien entendu le bon sens doit pr valoir si votre association ne donne lieu qu quelques rares mouvements financiers un seul classeur regroupant toutes les pi ces bien rang es suffira Num roter les pi ces comptables Les pi ces comptables arrivent dans le d sordre Vouloir les clas ser dans l ordre chronologique n cessiterait un reclassement per manent pour intercaler les documents ce qui serait source d oublis et d erreurs La meilleure solution est donc de mentionner sur tout document comptable d s son arriv e ou d s sa cr ation et quelle que soit la2. pi ce un num ro d ordre 1 puis 2 puis 3 etc dans lequel seront ensuite class s les documents On peut choisir d attribuer chaque classeur une lettre qui pr c de le num ro d ordre afin d avoir des s ries continues par classeur et de visualiser imm dia tement un manque dans une s rie Le num ro devra tre report sur tout autre document correspon dant Par exemple le num ro d ordre d une facture d un fournis seur devra tre report sur le talon du ch que r glant cette facture m me si vous mentionnez galement d autres l ments de rep rage D finir des cat gories adapt es l activit CR ES AE Outre l enregistrement exhaustif de tout mouvement financier la comptabilit sert effectuer des regroupements pertinents sur l as pect financier de l activit de l association Cela se traduit par la mise dans le m me compte la m me colonne afin de pouvoir les additionner des sommes que l on souhaite regrouper Ce que l on appelle le plan comptable g n ral a peu pr s tout pr vu mais il convient de n en retenir que ce qui est adapt votre activit MEME No37 M ars 02 sescoocococococosooooocooooocooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooococooooooosooooooocooocooooocooocooooooooooooooocooooooooocooooococooocooooooooooooooooooooooooooooooo Sauf tenir la comptabilit tr s en retard il est pratiquement impossible d enregistrer les documents dans l o
3. cessaire de faire suivre le chiffre du jour par celui du mois 24 03 par exemple On n indiquera ici que le montant total corres pondant au libell Il s agit surtout d avoir ici l exact correspondant de votre relev de banque et de pouvoir effectuer facilement le rapprochement bancaire Indiquez ici le num ro du ch que de r glement celui attribu au bordereau de remise ou la date du relev p riodique Il s agit de rep rer facilement si et comment une facture a t r gl e En outre cela facilite le rapprochement bancaire les r f rences suppl mentaires apportent plus de moyens et plus de certitude de rep rage En posant c t votre relev vous pourrez pointer de part et d autre les montants et dres ser ensuite l tat de ceux qui figurent dans votre comptabilit et pas encore sur votre relev de banque parce que le ch que n a pas encore t d bit ou la remise cr dit e et inverse ment ceux qui figurent sur votre relev de banque et que vous avez omis de mentionner en comptabilit Elle n est mentionn e que pour informa tion et v rification D un simple coup d il vous avez la date d envoi du document Lorsque vous recherchez la pi ce elle m me l aide de son num ro vous pouvez v rifier qu il s agit bien de la bonne pi ce et qu elle a t correcte ment enregistr e gr ce la fois au num ro et la date L ordre des colonnes es
4. Le b a ba de la comptabilit Par Christian Vaillant Fiche pratique Les kits pratiques d Associations mode d emploi Une approche compl te des principaux aspects de la vie d une association II n y a a priori aucune obligation de tenue comptable pour les associations Cependant certains seuils assez lev s d ailleurs de chiffre d affaires et de nombre de salari s ont t fix s et font obligation aux associations qui les d passent de tenir une comptabilit conforme au plan comptable Au del de cette obligation une association doit de toute fa on rendre compte de ses mouvements financiers ses membres et ses ventuels partenaires collecti vit s publiques m c nes banque etc Alors autant avoir des comptes clairs quelle que soit votre taille Un minimum que chacun doit ma triser Cette fiche pratique est uniquement consacr e la comptabilit la plus simple celle que doit tenir toute association si faibles soient ses mouvements financiers Dans ce cas un simple cahier grand format peut suffire mais il est indispensable qu un membre du bureau ou un b n vole acquiert le minimum de connaissances d crit ici Sans avoir mettre en uvre des proc dures complexes et co teuses cela permettra de rendre compte des finances de l association avec clart et facilitera tout dialogue ult rieur n ces saire avec un comptable professionnel ou le passage ventuel une comptabilit plus labor e
5. ooooooocooooooooooooooocooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooooosooooooooooooooosooooooooooooooooooooooosococosooooooooooooooooooooooooo Associations mode d em
6. rdre de leur data tion par exemple un fournisseur peut vous envoyer tr s en retard une facture dat e du mois pr c dent Le num ro attribu chaque document comptable d s son arri v e voir page pr c dente doit donc bien entendu tre mentionn dans le cahier de comptabilit qui centralise toutes les infor mations Retrouver les documents corres Il faut indiquer de quoi il s agit S agissant d un fournisseur on commencera par le mentionner en indiquant sommairement la nature de la d pense par exemple Durand Papeterie ou simplement France Telecom Pour une recette on n indiquera pas obligatoirement le d tail qui pourra tre tenu par ailleurs Ainsi les encaissements du loto annuel seront enregistr s comme tel en une seule ligne de m me la mise en banque des cotisations de d but d ann e peut tre faite globalement m me si vous devez tenir parall lement un cahier mentionnant le d tail de cotisations de vos adh rents pondant aux critures en sera grandement facilit Comme pour le num ro de pi ce et la date le libell sert avant tout pouvoir retrouver et identifier s rement le document comptable de base facture ch que relev etc Il s agit de la date figurant sur la pi ce comptable normalement celle laquelle elle a t produite Si vous n ouvrez pas une nouvelle page chaque mois il est videmment n
7. s une des deux assez pr cis ment tandis que vous n avez que deux colonnes de TVA types de recettes clairement identifi s les cotisations et une subvention municipale par exemple Chaque colonne doit avoir une raison d tre La fonction est triple d une part elle doit permettre d isoler un type de d penses ou de recettes et d autre part elle doit permettre d additionner un mini mum d l ments diff rents enfin elle doit permettre de ventiler le montant total d une facture en plu sieurs l ments le montant HT et la TVA par exemple mais aussi des l ments de nature diff rente dans un remboursement global de frais d un b n vole M me s il est essentiel d identifier la subvention que vous recevez de la municipalit il n est peut tre pas n cessaire de lui consacrer une colonne si c est la seule subvention que vous percevez et si elle est faite une fois par an l indiquer dans la colonne Autres suffit En revanche les mises en banque hebdomadaires correspondant vos ventes de T shirt doivent vi demment faire l objet d une colonne De m me dans les d penses vous pouvez par exemple avoir besoin d un compte voyages et d placements qui repr sente un poste important alors que d autres charges dont les op rations sont rares pourront faire l objet de regroupements une seule colonne regroupant les d penses de fournitures de bureau de Poste de t l phone etc eocoococooooosoooooooc
8. t parfaitement arbitrai re L important est de ne pas vous tromper de colonnes une fois qu elles sont adopt es nes ones een ones eseeeeees nee eeeeeseneeeeeeseneeeeeeeeneeeeeeeenseneeeeeeeeneeeeeeseneeeeeeeeneeeeeeeeneeeeceeeeseseceeeeseseceeeesesecee HN Associations mode d emp Les notions de d penses ou charges et recettes ou pro Si vous tes soumis la TVA cf Votre association et les imp ts duits vont plus loin que les simples id es d entr es et GPA 7 voir page 21 vous devez imp rativement cr er une colon sorties en banque Il s agit ici de ventiler par nature les ne de TVA collect e dans la partie recettes et une colonne de TVA mouvements financiers identifi s par les libell s et dont le r cup rable dans la partie d penses Elles vous permettront d ta montant total est mentionn en Banque entr es sor blir facilement chaque mois chaque trimestre ou chaque ann e le ties montant de la TVA due aux services fiscaux c est dire la diff rence entre les deux colonnes Vous n tes bien entendu pas oblig de subdiviser les d penses et les recettes en un m me nombre de colonnes Vous enregistrerez alors le montant TTC dans les colonnes Vous pouvez tr s bien ventiler les d penses en un grand entr es sorties le montant HT dans une des colonnes de ven nombre de colonnes car on vous en demande le d tail tilations des d penses recettes et enfin la TVA dan
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