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Guide d`utilisation

1. Le kit comptabilit analytique hospitali re est compos de plusieurs Menu Assistant Effacer Valider outils Excel Elle vous permettra de valider chacune des tapes jusqu la g n ration d une version du TAC conforme l ensemble des r gles de la Base Phase 1 import des donn es d Angers L objet de cette version sp cifique du TAC est de faciliter Phase 2 r alisation du TAC l alimentation des diff rentes fiches de la Base d Angers Phase 3 vers la Base d Angers Phase 4 compte d exploitation Phase 3 aide l alimentation de la base d Angers ta pe 1 r cup rer la BCA base sise rappia Erein 4 PEL LEE EL afficher la BCA tape 2 Valider les r gles de la BdA de Segoe gt Afficher la BBdA alance d di e l alimentation dela B ase d ngers Outil conceptualis et r alis par Vincent B doucha pour le compte de la Direction G n rale de l Offre de Soins Cette oeuvre est mise disposition sous licence Attribution Pas d Utilisation Commerciale Partage dans les M mes Conditions 2 0 France Pour voir une copie de cette licence visitez http creativecommons org licenses by nc sa 2 0 fr ou crivez Creative Commons 444 Castro Street Suite 900 Mountain View California 94041 USA Cette troisi me phase a pour objet de produire un tableau d aide au remplissage des co ts directs des fiches de la Base d Anger
2. Phase 4 tape 1 La premi re tape consiste r cup rer la BCA comme lors des pr c dentes phases Phase 4 tape 2 La seconde tape concerne l dition de la Balance Comptable d Exploitation BCE Il s agit comme pour BCR et le TAC de retraiter la pour prendre ou non en compte les sp cificit s d affectation de l tablissement par rapport aux r gles du PCS Phase 4 tape 3 La troisi me tape concerne l import des cl s de ventilation des SA auxiliaires non cliniques pour calculer le montant des charges indirectes ventiler sur les p les Phase 4 tape 4 La derni re tape permet de construire les tableaux analytiques des Comptes d Exploitation par p le et des Soldes Interm diaires de Gestion Ventilation NS charges COMPTEX indirectes Rappel sur quelques notions d affectation et de ventilation des charges Zoom sur l affectation et la ventilation des charges du Pour cr er les COMPT EX il faut pouvoir affecter correctement les charges et recettes des SA sur les p les de l tablissement Deux cat gories de charges sont concern es les charges directes des SA d finitives les charges indirectes provenant des SA auxiliaires cf guide m thodologique page 14 L affectation directe des charges et recettes des SA cliniques est simple si appartement des SA et des p les est r alis de mani re fiable dans le FICOM Dans cas il suffit d
3. UF Chaque journ e r alis e est typ e de la mani re suivante pour une activit d hospitalisation compl te J pour une activit d h pital de jour ou d ambulatoire S pour une activit de s ance Les journ es d hospitalisation sont utilis es pour la ventilation des charges de certaines SA Les journ es d ambulatoire h pital de jour HdJ s ances sont valoris es hauteur de 0 5 journ e 0 25 dans certains cas Direction G n rale de l Offre de Soins Journ es d hospitalisation produites Exemple 3001 r alis 6793 journ es en Hospitalisation Classique ou Hospitalisation de Semaine car est renseign dans la 3 colonne l inverse PUF 4302 r alis 659 journ es en ambulatoire ou h pital de jour lettre J 3 colonne qui seront donc de mani re automatique valoris es hauteur de 659 2 329 5 journ es Deux tableaux r capitulant les saisies r alis es sont propos s l affichage pour contr le Tableau des r partitions par activit support et par centre d activit consommateur Tableau des r partitions par activit support et par SA de niveau 2 consommatrice Il suffit de valider ces tapes pour acc der l tape suivante en cliquant sur ce stade les l ments suivants ont t renseign s e les unit s fonctionnelles ayant eu recours aux activit s support e es quantit s consomm es par chacune de ces UF Afin de
4. Direction g n rale l offre de soins R FUBLRQIUE FRAN AISE MIKEST RE DE LA SANT ET DES MHATA Sommaire 1 PREAMBULE 4 1 1 1 1 OUTILS DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES 4 1 2 LIMITES DU MODELE a ed en banane aa ce an ee a 5 2 PHASE 1 CREATION DE LA BCA esesesessssesececessesesecececsesecececeseesesecececscsecececesecsesecececsesesececeesesee 6 2 1 LES DONNEES GEES 6 LL DOR AO ONDES a 12 3 PHASE 2 PRODUIRE LE TABLEAU ANALYTIQUE COMMUN 13 3 1 RAPPELDELA DEFINITION DU TAC geesde 13 3 2 LES DONNEES NECESSAIRES A LA CONSTRUCTION DU IA 13 3 3 LES DIFFERENTES ETAPES DE CONSTITUTION DU TAC 14 3 3 1 Reprise de la Balance Comptable Analytique 14 3 3 2 Cr ation de la Balance Comptable Retrait e 15 ES LETA 18 4 PHASE 3 PRODUIRE LES COUTS DIRECTS DE LA BASE 19 4 1 PRODUCTION DU TABLEAU D AIDE AU REMPLISSAGE DES COUTS DIRECTS DE LA BASE D ANGERS BDA 19 5 PHASE 4 PRODUIRE LES COMPTES D EXPLOITATION PAR POLE 21 5 1 RAPPEL DE LA DEFINITION DES COMPTES D EXPLOITATION PAR POLEN 21 5 2 LES DONNEES NECESSAIRES LA CONSTRUCTION DES
5. vers la Base d Angers Phase 4 compte d exploitation Cette oeuvre est mise disposition sous licence Attribution Pas d Utilisation Commerciale Partage dans les M mes Conditions 2 0 France Pour voir une copie de cette licence visitez http creativecommons org licenses by nc sa 2 0 fr ou crivez Creative Commons 444 Castro Street Suite Direction G n rale de l Offre de Soins Menu Assistant Effacer Valider Elle vous permettra de valider chacune des tapes jusqu la g n ration du TAC tableau analytique commun Ce TAC pourra servir par la suite faciliter l alimentation des divers outils de comptabilit analytique que l tablissement souhaitera mettre en oeuvre Phase 2 r alisation du TAC tableau analytique commun tape 1 r cup rer la BCA afficher la tape 2 Valider les r gles du gt Afficher la BCR D i Afficher le TAC_niv2 3 4 Afficher le TAC_SA Effacer toutes les donn es de la phase 2 R a Z Outil conceptualis et r alis par Vincent B doucha pour le compte de la Direction G n rale de l Offre de Soins BY SA 900 Mountain View California 94041 USA gt Cliquer sur R cup rer la pour importer la de la phase 1 gt Rappel Attention les fichiers doivent tre enregistr s dans le m me dossier gt Il suffit ensuite de suivre les instruc
6. Si la nomenclature comptable utilis e par l tablissement ne correspond pas celle du PCS les comptes sans correspondance avec les comptes du PCS seront isol s dans le tableau ci dessous pour correction Les comptes en cart apparaissent dans la colonne La derni re colonne colonne doit tre renseign e pour permettre le rattachement manuel du compte un compte du PCS Le PCS est fourni titre indicatif dans l outil cf onglets PCS Charges et PCS Produits Direction G n rale de l Offre de Soins Comptes de l tablissement sans correspondance dans le PCS Une fois ce tableau compl t il suffit de valider pour g n rer la Balance Comptable Analytique n cessaire pour la construction du TAC Le message suivant de confirmation peut s afficher il faut cliquer sur Oui si la liste de rattachement est jour ou sur non pour actualiser la correspondance ATTENTION EN Un rattachement manuel des comptes D avant pas de correspondance automatique dans le DCH t trouv Voulez vous conserver et valider ce rattachement r pondez non pour le supprimer 2 1 1 Donn es nationales Le mod le pr sent int gre les r gles d affectation analytique des comptes qui sont issues du guide de la au 2011 9bis Ces r gles sont utilis es pour standardiser la balance comptable de l tablissement croisement des comptes du plan comptable g n ral avec l
7. prestation La prestation factur e constituera pour l activit support une recette indirecte Comme indiqu pr c demment l activit support pourra tre selon les circonstances b n ficiaire ou d ficitaire Une fois ces prix saisis en euros on valide pour construire la balance en co ts complets BCC Cette balance inclue l ensemble des op rations directes et indirectes La mise en forme de cette balance permet de construire le COMPT EX puis les soldes interm diaires gestion analytiques 5 4 La le COMPT EX les SIG La validation de l onglet 9 PCI ou l utilisation du bouton lancer le calcul des charges indirectes du menu principal entra ne l affichage de l assistant suivant Op rations li es aux charges indirectes Traitement des op rations indirectes Les traitements suivants vont 5 enchainer Leur Nr RS A temps de r alisation peut durer guelgues minutes Afficher la balance des op rations indirectes Traitement des charges induites et indirectes Afficher la balance des co ts de structure Traitement des charges de structure Mise jour de la balance en co ts complets En Afficher la balance co ts complets v Actualisation du compte d exploitation et des SIG Valider et poursuivre geg R aliser des ajustements analytiques Direction G n rale de l Offre de Soins Le cadre gauche pr cise les tapes successives qui
8. rations financi res compris les charges indirectes de structure financi re e Le r sultat net int gre quant lui les produits amp charges exceptionnels Ce r sultat comprend l ensemble des recettes et des charges et permet d valuer ce que l tablissement ou le p le gagne ou perd r ellement L exc dent brut d exploitation analytique est sans doute le solde interm diaire le plus int ressant exploiter dans le cadre du dialogue de gestion avec les p les En effet comme il s agit du r sultat encaissable de la seule exploitation courante hors impact des choix d investissement et de financement de l tablissement il peut tre consid r comme le solde de l ensemble des op rations de l ann e sur lesquelles le p le peut exercer une certaine ma trise En d autres termes il est le reflet des moyens de suivi et d action dont dispose le p le pour piloter son efficacit et sa rentabilit On notera enfin la relation existant entre EBE et Marge Brute Cette derni re notion tant r guli rement utilis e dans les tableaux de bord financiers des EPS tdbfeps et Hospi Diag 75 SC C65 SD Marge Brute mmm Direction G n rale de l Offre de Soins Soldes Interm diaires de Gestion S I G Tous p les confondus Total tablissement PRODUITS DE L ACTIVITE HOSPITALIERE produits vers s par l assurance maladie 122 008 462 autres produits de l activit hospitali re
9. de SA 5 2 Les donn es n cessaires la construction des COMPT EX Comme le sch ma suivant l indique c est la construite lors de la phase 1 qui est utilis e pour produire les ComptEx apr s import des informations compl mentaires suivantes e cl s de ventilation des fonctions support activit de st rilisation activit s du plateau technique journ es et venues d hospitalisation e validation de la table de correspondance des SA ei des p les de l tablissement Direction G n rale de l Offre de Soins Donn es nationales TN Donn es Etablissement Comptes d exploitation par Ventilation par FICOM F p les Correspondance entre SA amp P les p les Cl s de ventilation des SAnon cliniques Rappel La plupart des donn es permettant la cr ation des COMPT EX ont t saisies lors de la phase 1 En ouvrant le fichier de la phase 4 on acc de au menu ci dessous apr s avoir activ les macros Cette phase comprend 4 tapes E Libert Egalt Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE MENU GENERAL DU KIT DE COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE MINISTERE DU TRAVAIL tom La barre d outils ci dessous est pr sente sur chaque onglet Ge ET DE LA SANTE Le kit de comptabilit analytique TA ri 1 hospitali re est compos de plusieurs Menu Assistant Effacer Valider outils Excel Elle vous permettr
10. est retrait e selon les r gles sp cifi es dans le tableau ci dessus la pharmacie ne peut pas consommer ses propres productions SA consommatrice 1 SA 2 RA EIERE SA nonclinique tudi e PETITES Blocs op Pharmacie 1 000 cl s ELLE _ __ 100 000 10 000 Quantit cl s in Poste de d pense Co t unitaire au r el Quels que soient les quantit s ou montants certaines SA ne peuvent m caniquement pas tre consid r es comme consommatrices de SA d termin es On indique dans un premier temps les quantit s consomm es par chacun des consommateurs valides soit respectivement 1 000 cl s et 100 cl s on en d duit que 1 100 cl s de ventilation ont t consomm es Dans un second temps on indique le montant des postes de d penses associ s on trouve un total de 110 000 ce qui permet de d terminer le co t unitaire constat de cl Soit 100 dans cet exemple NB Ce co t unitaire est utiliser avec pr caution notamment si on veut estimer performance conomique des SA auxiliaires productrices Pour la d termination des montants r partir l utilisateur pourra choisir entre une r partition au co t unitaire constat de la cl et une r partition selon des prix de cession internes PCI d finis Dans ce dernier cas le m canisme diff rent implique que les SA cliniques ach tent la prestati
11. faut alors cliquer sur Oui Microsoft Office Excel x 1 voulez vous remplacer le contenu des cellules de destination dans Phasez_ tableau analytique Commun xls bis 5 Direction G n rale de l Offre de Soins 3 3 3 Le Phase 2 tape 2 la restitution du TAC L ensemble des retraitements effectu le TAC peut tre produit Il se pr sente sous la forme d un tableau crois dynamique dont voici un extrait Possibilit de s lectionner la lettre budg taire Possibilit de s lectionner une ou plusieurs SA Tableau analytique commun TAC agr g par SA de niveaux 2 3 amp 4 H Ei E SA _niv2 Ei niv3 niv4 356242 1 produits vers s l assurance maladie charges d amortissements de provisions amp d pr ciations 1 671 364 39 868 17 338 51 281 184 365 107 770 p autres produits de l activit hospitali re LL lautres produits 3 091 289 1 027 268 166 423 52 961 135 427 99 830 19 420249 2 223644 648 457 5 348346 3 358029 4 258705 Le tableau pr sente en ligne les comptes PCS en colonne les diff rentes SA du PCS et leur libell respectif Au croisement on retrouve l ensemble des d penses ou recettes du compte pour la SA tudi e Il est possible d afficher le TAC avec des niveaux variables de finesse Plusieurs vues du TAC sont disponibles Vous pouvez bas
12. les secteurs p Direction G n rale de l Offre de Soins doivent tre inclus dans ce d coupage qui couvre toutes les activit s de l tablissement m dicales soignantes m dico techniques administratives et logistiques Ce fichier comprend minima trois axes de d coupage distincts e Un d coupage juridique ou de responsabilit entit juridique Code FINESS et SIRET unit fonctionnelle UF p les e Un d coupage m dical utilis pour le PMSI int grant les UM e Un d coupage analytique Sections d Analyses comptes Le FICOM comprend aussi e Un d coupage g ographique unit s de soins chambres lits La bonne articulation entre ces diff rents d coupages est essentielle Le FICOM importer doit imp rativement tre pr sent sous le format Excel ci dessous Fichier Commun de Structure n Cong formation ANFH 931 121 13 El ves inf dans les services 931 123 03 administration des ressources humaines 5 administration des ressources humaines On retrouve la lettre budg taire colonne le num ro d Unit Fonctionnelle colonne D le libell de l unit fonctionnelle colonne le num ro d Unit M dicale colonne Ei le num ro de la section d analyse colonne G le num ro du p le colonne le libell du p le colonne 1 le num ro du centre d activit et son libell colonnes J et pour un niveau granularit pouvant aller a
13. non pr sente dans l arbre analytique officiel Vous devez corriger ce point avant de poursuivre Le tableau suivant colonnes R T identifie les UF en erreur ainsi que le montant qui leur est imput dans la balance import e colonne SOLDE L assistant rappelle les modalit s de correction UF PRESENTES DANS LA BALANCE IMPORTEE MAIS NON REPERTORIEES DANS LE FICOM Direction G n rale de l Offre de Soins Cette proc dure de contr le r pertorie l ensemble des UF pr sentes dans la balance ou le FICOM mais absentes du FICOM import ou de la balance Il suffit alors de remplir la colonne UF SUBSTITUTION pour corriger la balance comptable ou le FICOM en veillant respecter l quilibre comptable les autres colonnes sont automatiquement pr remplies Si vous ne souhaitez pas renseigner d UF de substitution il faut int grer cette UF directement dans le FICOM et revalider l tape 1 Pour int grer ces corrections et passer l tape suivante il convient de cliquer sur le bouton d actualisation propos La balance UF permet de produire la correspondance des comptes tablissement par UF en comptes PCS par SA GE Phase 1 tape 3 Ajustements R aliser des ajustements Cliquer sur le bouton ci dessus R aliser des ajustements dans le menu Cette tape est accessible automatiquement apr s avoir valid le tableau pr c dent Cette table
14. 18 097 605 Sous Total Chiffre d Affaires 140 106 068 Produits des activit s r alis es pour d autres services du CH 19 036 684 Produits des activit s support concourant au fonctionnement du CH 24 586 955 TOTAL DES PRODUITS DE L ACTIVITE HOSPITALIERE 183 729 707 CHARGES EXTERNES d penses aupr s de tiers li es au niveau d activit 18 979 301 recours d autres services de l h pital en lien avec l activit 19 036 684 Sous Total Marge sur co ts variables 145 713 722 d penses aupr s de tiers non correll es au niveau de l activit 9 861 351 charges indirectes li es au fonctionnement de l h pital 24 586 955 AUTRES PRODUITS DIRECTEMENT LIES A L EXPLOITATION subventions d exploitation re ues 2 690 955 AUTRES CHARGES DIRECTEMENT LIEES A L EXPLOITATION charges li es aux ressources humaines 85 550 144 imp ts taxes et versements assimil s 9 100 868 SOLDE INTERMEDIAIRE n 2 EXCEDENT BRUT D EXPLOITATION E B E 19 305 359 AUTRES PRODUITS DIVERS hors op rations financi res et exceptionnelles Produits d exploitation r siduels 6 038 420 Reprises sur amortissements et provisions d exploitation 1 721 575 AUTRES CHARGES DIVERSES hors op rations financi res et exceptionnelles Charges d exploitation r siduelles 1 987 047 Dotations aux amortissements et provisions d exploitation 23 231677 Solde indirect li la structure immobili re de l h pital 0 SOLDE INTERMEDIAIRE n 3 RESULTAT D EXPLOITA
15. COMPT EX rss 21 5 3 PROCEDURE DE CONSTRUCTION DU COMPT EX 25 DL CENAE Ee 25 5 3 2 L import des cl s de r partition 27 LA BEC LE EX ES TEE 31 Avis aux lecteurs Le support Excel mis disposition avec ce mode d emploi a t con u pour permettre aux tablissements de sant d appr hender les principaux concepts de la comptabilit analytique hospitali re N tant pas un logiciel et n ayant pas cette vocation il devrait plut t inciter une fois les m canismes de base assimil s rechercher sur le march concurrentiel de v ritables solutions logicielles puissantes et robustes afin de poursuivre le renforcement des comp tences en gestion 2222 2 Direction G n rale de l Offre de Soins Pr ambule 1 1 D ployer les outils de la Comptabilit Analytique Hospitali re dans les tablissements Le guide m thodologique de la Comptabilit Analytique Hospitali re tome 1 harmonise les r gles et m thodes des principaux outils RTC Base d Angers comptes de r sultats analytiques Ainsi les tablissements de sant doivent construire le tronc commun analytique mat rialis par le Tableau Analytique Commun TAC Le TAC constitue l un des fondements de la comptabilit analytique hospitali re Il se d finit de la mani re suivante c est la r sulta
16. TION 1 846 630 OPERATIONS FINANCIERES Produits financiers Charges financi res et dotations caract re financier Solde indirect li la structure financi re de l h pital SOLDE INTERMEDIAIRE n 4 RESULTAT COURANT R C 1 751 680 OPERATIONS EXCEPTIONNELLES Produits exceptionnels 2 254 820 Charges exceptionnelles et dotations caract re exceptionnel 2 131 118 RESULTAT NET Tous p les confondus Total tablissement 1 875 382
17. TS beige Tele 1367040 EES E des activit s r alis es pour d autres senices du CH de CE ES Comme pour le TAC il est possible de s lectionner plusieurs vues pour ajuster le degr de finesse de la restitution Le Compt Ex pr sente l ensemble des d penses puis l ensemble des recettes Les diff rentes cat gories de d penses recensent par SA les charges directes des titres IV les charges indirectes induites par l activit regroup es dans CV les charges indirectes de fonctionnement regroup es dans CVI NB Ces deux derniers regroupements CV et propres au COMPT EX uniquement ne sont pas r glementaires Les diff rentes cat gories de recettes recensent par SA les produits directs de titre IIl les produits induits par les activit s supports l activit de soin regroup s dans un NB Ce dernier regroupement propre au COMPT EX uniquement n est pas r glementaire Cette pr sentation des comptes d exploitation analytiques se veut volontairement proche de la pr sentation financi re Direction G n rale de l Offre de Soins Les SIG Pour croiser les analyses et partant les affiner une pr sentation sous forme de soldes interm diaires de gestion SIG analytiques est galement propos e Les SIG permettent d effectuer des analyses sous un autre prisme charges et produits suivant une logique de clas
18. a de valider chacune des tapes jusqu la g n ration du Compt Ex le compte d exploitation par p le et par service et Phase 1 import des donn es l laboration des SIG soldes interm diaires de gestion par p le et par Phase 2 r alisation du TAC service Phase 3 vers la Base d Angers Exporter des tats toutes phases Phase 4 compte d exploitation Phase 4 r alisation du COMPT EX compte d exploitation par p le tape 1 r cup rer la BCA seen e Seege gt afficher la BCA tape 2 Choisirles r gles maintenir p PT TE gt Afficher et r g n rer la BCE tape 3 Valider les liens SA P le sens tape 4 Clefs de r partition amp PCI Lancer le calcul des charges indirectes Afficher les S I G Afficher le afficher la balance finale Effacer toutes les donn es de la phase 4 R Z Outil conceptualis et r alis par Vincent B doucha pour le compte de la Direction G n rale de l Offre de Soins BY NC SA Cette oeuvre est mise disposition sous licence Attribution Pas d Utilisation Commerciale Partage dans les M mes Conditions 2 0 France Pour voir une copie de cette licence visitez http creativecommons org licenses by nc sa 2 0 fr ou crivez Creative Commons 444 Castro Street Suite 900 Mountain View California 94041 USA 2252 T Direction G n rale de l Offre de Soins
19. apr s avoir appuy sur le bouton valider et poursuivre La partie droite propose de maitriser l affichage de ces diff rentes balances interm diaires et notamment celle de la balance r capitulative BCC regroupant l ensemble des op rations directes et indirectes r alis es dans le cadre de la phase 4 La BCC C est un outil d analyse cl fourni sous forme de base de donn es exportable pour faciliter son exploitation La BCC se pr sente sous la forme du tableau ci dessous e si P le Regroupement comptable administration charges de personnel dernier bouton permet de r aliser des ajustements ou des retraitements analytiques selon le m me principe que dans la phase 1 II s agit d ajuster les flux de recettes indirectes pour aller plus loin et autoriser une affectation plus fine que le niveau 2 entre les diff rents centres d analyse services d partements d une m me activit support Assistant aux ajustements sur les recettes induites Pr ambule Assistant Ajustements Analytiques Options connexes Activit support retraiter Montant total de la recette Rattach e au p le Et au centre d activit Montant cr diter au C4 par pr l vement sur la recette totale de l activit support d sign e nnuler Retour la balance Valider l ajustement Les charges des activit s supports une fois factu
20. articuliers avant laboration du TAC Direction G n rale de l Offre de Soins Ces controles effectu s l utilisateur peut g n rer la en cliquant sur le bouton Valider Les SA non conformes aux r gles de CAH seront ajust es automatiquement et l utilisateur inform des carts constat s Lors de cette tape la BCA apr s retraitement a t transform e en BCR Balance Comptable Retrait e La BCR est donc la balance comptable par SA BCA pour laquelle ont t retrait es les affectations non conformes aux r gles nonc es par le tronc commun du nouveau guide de Des informations compl mentaires sont reprises dans tableau pour information le montant les diff rents niveaux de hi rarchie de la SA etc Voici un extrait du tableau obtenu dans l onglet BCR Balance comptable r glementaire CPT_BCI UF BCI LETTRE BDG NUM PCS LIBELLE COMPTE PCS NUM LIBELLE TITRE D PENSE RECETTE PCS NUM SA MONTANT On retrouve notamment la lettre budg taire le titre d affectation du compte le num ro et le libell du compte la SA de destination avec les diff rents niveaux de finesse associ s qui serviront des regroupements lors de la cr ation du TAC exemple SA niveau 4 de la forme XXX XXX Il suffit de valider cette tape pour finaliser la construction du TAC est possible que le message suivant de confirmation s affiche il
21. ation produit 486 unit s d uvre dont 292 consomm es par PUF 5403 et 194 par PUF 2300 Apr s avoir compl t ce tableau valider pour passer la saisie des clefs du plateau technique Direction G n rale de l Offre de Soins Nota Pour les Compt Ex seuls les m tres cube st rilis s sont renseign s pour la logistique m dicale Concernant les autres SALM les charges de la pharmacie sont ventil es au prorata des consommations pharmaceutiques issues de la BCE les charges de g nie biom dical sont ventil es au prorata des d penses de maintenance biom dicale issues de la BCE les charges des sections d hygi ne et vigilance et autres LM sont ventil es selon la m me clef que l activit de pharmacie Plateau technique saisie des clefs Clefs de r partition du plateau technique La proc dure de saisie est identique Dans cet exemple la SA 932 1 urgences m dico chir produit 37 732 unit s d uvre dont 29 961 consomm es par PUF 3004 6351 par PUF 3001 etc Apr s validation de cette table il est propos de saisir les journ es d hospitalisation par type de prise en charge et par UF Journ es d hospitalisation saisie des clefs Toujours par souci de simplification les journ es d hospitalisation sont utilis es pour la ventilation des charges de certaines SA auxiliaires II convient d s lors de saisir l int gralit des journ es d hospitalisation r alis es
22. culer entre les diff rentes vues agr g es et d taill es en cliquant sur les boutons ci dessous Afficher le d tail des comptes du PCS Afficher les d tails par SA de niveau 3 On peut ainsi obtenir e d tail des comptes du PCS sous totaux par titre avec ou sans le d tail compte du PCS e e d tail par SA de niveau 2 version agr g e du TAC avec les SA de la forme XXX X 4 chiffres e le d tail par SA de niveau version semi agr g e semi tendue du TAC avec les SA de la forme XXX XX 5 chiffres e e d tail par SA de niveau 4 version tendue du TAC avec les SA de la forme XXX XXX 6 chiffres A la fin des travaux il est recommand de fermer le fichier de la phase 2 TAC apr s avoir sauvegard les modifications effectu es Pour r initialiser la maquette il suffit d effacer les diff rents onglets l aide du bouton de cliquer sur le bouton R Z pr sent dans le menu principal de chaque phase Direction G n rale de l Offre de Soins 4 Phase 3 Produire les co ts directs de la Base d Angers 4 1 Production du tableau d aide au remplissage des co ts directs de la base d Angers BdA l ouverture du fichier de la phase Phase3 base angers xis on obtient le menu suivant apr s avoir activ les macros MENU GENERAL DU DE COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE La barre d outils ci dessous est pr sente sur chaque onglet
23. e al p Re a D eenz Direction G n rale de l Offre de Soins Si le syst me d information ne peut exporter ce champ directement sous ce format il peut tre reconstruit sous Excel en utilisant la formule CONCATENER pour concat ner la lettre budg taire et le num ro du compte utiliser l outil d aide dans Excel le cas ch ant LIBELLE colonne D Il s agit du libell de compte utilis par l tablissement UE colonne Il s agit de l unit fonctionnelle associ e au compte concern Cette UF doit correspondre une UF identifi e dans le FICOM import l tape pr c dente MONTANT colonne F Il s agit du montant imput sur le compte PUF concern e Les montants doivent tre positifs respectivement pour les charges et les recettes sauf pour les flux n gatifs sur les comptes respectifs de classe 6 ou de classe 7 les cellules de cette colonne ne doivent JAMAIS tre vides Une fois l import du fichier r alis Valider avec le bouton en haut gauche pour passer l tape suivante Contr le et correction Comme pour la pr c dente tape une proc dure de contr le offre la possibilit de modifier la balance par UF import e lorsque des anomalies sont d tect es Le cas ch ant l assistant invite les corriger avant de poursuivre FICOM non conforme au Guide 1 x Le FICOM import contient 1 UF rattach e s 5
24. e compte et d UF vers un autre compte et une autre UF Une fois ces ajustements r alis s on valide pour passer l tape suivante La balance par UF import e enrichie des ajustements comptables ventuels constitue la balance comptable initiale qui servira laborer le TAC Si tous les comptes utilis s par l tablissement correspondent parfaitement au PCS on passe l tape 5 pour g n rer la Balance Comptable Analytique Sinon l tape suivante est requise Phase 1 tape 4 Le Plan Comptable de l Etablissement Valider les liens Balance PCS Cette tape d bute en cliquant sur le bouton Valider les liens Balance PCS dans le MENU elle s affiche aussi apr s validation de la table pr c dente Les comptes du PCS sont les comptes de charges de titre titre Il titre III et titre IV et de recettes de titre 111 du compte de r sultat principal des EPS avec quelques comptes sp cifiques pour les tablissements qui participent l ENC Le PCS peut tre adapt par l tablissement afin de r aliser l affectation des charges et des produits d ductibles pour ses comptes de r sultat annexes peut aussi tre utilis par les tablissements de sant priv s sous r serves que les sp cificit s de fonctionnement soient prises en consid ration notamment le traitement des honoraires la diversit des structures juridiques l activit lib rale et les actes r alis s l ext rieur
25. e valider les correspondances SA p les dans la BCA Une v rification des affectations comptes SA doit aussi tre r alis e pour confirmer ou modifier les r gles du guide de la PCS On produit alors un nouveau tableau la Balance des Comptes d Exploitation BCE Remarque si toutes les r gles du tronc commun sont confirm es sinon BCE BCA L affectation des charges des SA auxiliaires charges indirectes sur les p les n cessite la saisie de cl s de ventilation Les informations collect es pour ces cl s doivent permettre d identifier les Unit s Fonctionnelles UF ayant consomm des charges indirectes car le suivi des consommations dans les ES est souvent r alis au niveau de l UF et non de la SA les volumes consomm s par ces UF les montants correspondant aux prestations achet es i e aux consommations La d termination des SA consommant des prestations de SA auxiliaires doit se faire avec rigueur selon un ordre pr cis impos par le tableau des r gles d affectation ci apr s sui Direction G n rale de l Offre de Soins 933 Noos oa 935 935 937 937 Par exemple les SA de type 931 ne peuvent se d verser sur la 931 uniquement sur les SA 934 935 937 et leurs subdivisions Ainsi dans l exemple ci dessous la SALM 936 11 Pharmacie Dans cet exemple 3 SA ont consomm des m dicaments 3 SA correspondant celle de la pharmacie
26. er la balance on gt Afficher la BCI tape 3 R aliser des ajustements tape 4 Valider les liens Balance PCS Afficher la BCA Effacer toutes les donn es de la phase 1 R Z Outil conceptualis et r alis par Vincent B doucha pour le compte de la Direction G n rale de l Offre de Soins voir une copie de cette licence visitez http creativecommons org licenses by nc sa 2 0 fr ou crivez Creative Commons 444 Castro Street Suite 900 Mountain View California 94041 USA Cette phase se d roule en 4 tapes et permet de construire la Balance Comptable Analytique 2 1 Les donn es attendues L tablissement doit fournir en donn es d entr e deux tables et r aliser des ajustements e Etape 1 Importer le Fichier Commun de Structure FICOM e Etape 2 Importer la Balance Comptable par UF e Etape 3 R aliser des ajustements corriger des erreurs d affectation op rer des retraitements dans la balance import e e Etape 4 Valider la table de correspondance entre les comptes de l tablissement les comptes du PCS d fini pages 23 amp 50 du guide m thodologique de la PHASE 1 tape 1 Importer afficher le FICOM Cliquer sur le bouton Importer afficher le FICOM Importer afficher le FICOM w Le fichier commun de structure FICOM est une description unique commune et actualis e du d coupage analytique de l tablissement de sant entit juridique Tous
27. es UF et obtenir in fine une balance comptable e reprenant les comptes du PCS e reprenant les Sections d Analyse SA de l arbre analytique partir de la correspondance fournie par le FICOM entre UF SA et p les Ainsi le TAC est construit partir de la BCA en appliquant tous les retraitements exig s par le Guide de la L Arbre Analytique est galement propos titre indicatif Direction G n rale de l Offre de Soins 3 Phase 2 Produire le Tableau Analytique Commun 3 1 Rappel de la d finition du TAC Le Tableau Analytique Commun TAC est l tat qui r sulte de l application la Balance Comptable Analytique des r gles d affectation des charges et des produits du plan comptable simplifi PCS sur chacune des sections d analyse SA Pour arriver construire le TAC il est n cessaire de disposer d une Balance Comptable Initiale d taill e exhaustive comptes de r sultat et annexes respectant les r gles comptables en vigueur et fournissant une image fid le et sinc re des montants imput s sur chaque compte et sur chaque UF La de l tablissement est d abord transpos e puis en Balance Comptable Retrait e BCR avant de permettre la construction du TAC Le sch ma suivant donne une vision d ensemble des tapes du mod le 3 2 Les donn es n cessaires la construction du Le mod le Excel fonctionne de la mani re suivan
28. es donn es il faut effectuer une remise z ro apr s avoir activ les macros bouton R Z au menu de chaque phase L outil test XL est construit sur 4 fichiers correspondant 4 phases interconnect es entre elles 1 Phase 1 Cr ation de BCA r alis e apr s avoir import les donn es de l tablissement Fichier Commun de Structure Balance comptable initiale 2 Phase 2 Cr ation du Tableau Analytique Commun partir de la BCA donn es de l tablissement des r gles r f rentiels d finis dans le guide la a Bo Le guide est disponible en ligne l adresse suivante http www sante gouv fr IMG pdf sts 20110009 0001 p000 pd SS EE _ mg geng 3 Phase 3 Cr ation d un tableau d aide au remplissage des fiches de co ts de production par activit de la Base d Angers partir de la et du 4 Phase 4 Cr ation des Comptes d Exploitation par P le COMPT EX partir de la BCA du TAC et des informations relatives aux clefs de ventilation consomm es Chaque fichier propose l ouverture un menu qui r capitule les tapes successives franchir pour construire les tableaux de couts 1 Phase 1 Phase import donn es vie 2 Phase 2 Phase2 tableau analytique commun xls Phase 3 Phase3 base anders ve 4 Phase 4 Phase4 Compt Ex xis Ces 4 fichiers doivent tre enregistr s dans un seul et m me dossier de votre disque dur Attent
29. hospitalisation Le cadre sup rieur droit propose d diter deux tableaux de restitution par SA productrice de niveau 2 4 chiffres des clefs saisies et des montants ventil s Le premier tableau pr sente les informations par service consommateur ou le second pr sente les informations par SA de niveau 2 consommatrice Enfin le cadre inf rieur permet l affichage des prix de revient par activit productrice de niveau 2 d une part et la mise place ou l affichage des prix de cession interne pour chaque activit support Pour commencer la saisie il faut s lectionner successivement chaque recueil du cadran de gauche L assistant qui s est affich sera disponible sur chacun des onglets de recueil On peut revenir pour saisir les autres clefs de r partitions mais la simple validation de l cran en cours entraine l affichage du recueil suivant Logistique m dicale saisie des clefs est n cessaire de saisir pour les SA de la logistique m dicale les informations suivantes s agit du consommateur Quantit consomm e exprim e en nombre d UO Activit productrice qui produit en mettant la SA de niveau 2 La saisie des clefs de r partition prend la forme suivante Il est important de renseigner la colonne relative la quantit consomm e pour r aliser la ventilation l tape suivante Clefs de r partition de la logistique m dicale Dans cet exemple la SA 936 2 st rilis
30. ion ils ne doivent pas tre renomm s Ce guide pr sente en les illustrant les actions r aliser pour faciliter la prise en main de l outil test XL 1 2 Limites du mod le eh Le mod le Excel pr sent permet de produire les principaux tableaux suivants TAC aide au remplissage des Fiches de la Base d Angers et COMPT EX vous appartient de fiabiliser en amont la qualit des donn es import es le mod le ne v rifiant Nila bonne application des r gles de structuration du Fichier Commun de Structure bonne application des r gles comptables en vigueur pertinence ni la justesse ni l exhaustivit des affectations analytiques de vos charges et de vos produits N anmoins les contr les op r s par le calculateur avant de construire le TAC permettent de v rifier la conformit des affectations analytiques par rapport aux r gles d affectations du PCS Dans le processus de construction des outils certains contr les sont r alis s et des ajustements manuels propos s Ils sont g n ralement sp cifi s dans ce document par le logo suivant La barre d outils ci dessous est pr sente sur chacun des onglets haut gauche de la feuille O T G Menu Assistant Effacer Valider Menu A tout moment il est possible de revenir au menu via le bouton Menu Assistant Les messages de l assistant sont accessibles partir du bouton ci dessus Effacer Ce bouton permet d effacer les donn es
31. irectes Retraitements de pour cr er Choisir les r gles maintenir Dans le menu du fichier cliquer sur le bouton Valider le maintien des r gles du Guide pour acc der au tableau ci dessous reprenant en colonne tous les comptes de la BCA issus du PCS pour lesquels une r gle existe dans le tronc commun du guide de CAH ES SA d faut retenue n phase 931 113 932 3 932 5 934 1 931 3 931 165 931 16 931 18 931 13 931 113 931 14 931 113 931 4 931 113 931 113 931 113 931 16 931 165 Maintien de la R r gle du TC O N op w Direction G n rale de l Offre de Soins Si elles sont valid es telles quelles les r gles du Guide de la s appliquent par d faut Cependant il est possible d invalider manuellement les SA propos es pour chaque compte du PCS Pour cela il convient de noter N sur la ligne en jaune intitul e R gle du TC maintenue O N dans la colonne correspondant au compte concern Dans le tableau ci dessus le compte 602261 r cup rera les affectations r alis es l origine par l tablissement Ces affectations sont reprises dans la BCA Dans ce cas les affectations analytiques du PCS sont invalid es au profit des affectations analytiques initiales de l tablissement Un ou plusieurs comptes peuvent ainsi tre invalid es Il est recommand pour commencer de valider
32. irectes se fait la maille des SA de niveau 2 or bien souvent ep FICOM ne contient pas le rattachement des SA de niveau 2 un p le e Direction G n rale de l Offre de Soins Rattachement des activit s support de niveau 2 activit support SA 2 niu3 associ e Administration Ei JE Restauration 2 __________ 88 Blanchisserie 9514 il E Urgences 9321 120 200 nn Laboratoires 9323 EN Blocs op ratoires 1 9324 E EE Imagerie m dicale 9325 and men _ Anesth sie 9326 RSR 8110 _____ PA LR Explorations 9328 9 210 n Autres MT 9529 9 2100 Exemple dans l illustration ci dessus la SA 931 1 t rattach e manuellement au P le 13 et au CA 105 Une fois ces rattachements op r s il suffit de cliquer sur Valider pour construire la BCE Balance des comptes d exploitation BCE BC UF LETTRE NUM ES LIBELLE COMPTE PCS LIBELLE_TITRE DEPENSE RECETTE PCS F CA SAnS MONTANT On observe que les p les et les SA sont affect s selon les r gles pr c demment d crites le format est identique celui de Pour passer l tape suivante il est recommand de passer par l onglet menu En synth se ce stade la produite en phase 1 a t capitalis e chaque phase les
33. leau Lorsque toutes les erreurs relev es sont corrig es on peut passer l tape suivante import de la Balance Comptable par UF Phase 1 tape 2 Importer la Balance Comptable par UF mporter afficher la balance Cliquer sur le bouton Importer afficher la balance dans le menu Cette tape est aussi accessible automatiquement apr s avoir valid le tableau pr c dent La balance comptable par UF reprend les donn es saisies dans les comptes de l tablissement sur la p riode tudi e On obtient une ligne chaque croisement Compte UF avoir plusieurs lignes pour un m me croisement compte UF n est pas bloquant mais contribue alourdir la base de donn es import e et augmenter les temps de calcul des tapes suivantes Tous les comptes de r sultat doivent tre import s dans le m me tableau compte de r sultat principal et comptes de r sultat annexes La balance par UF doit tre import e selon le format Excel ci dessous L import est manuel il s effectue par un simple Copier Coller valeurs de votre fichier qui ne comporte pas de ligne vide Balance comptable par unit fonctionnelle Les ent tes de colonnes sont les suivantes et les champs doivent imp rativement Pa respecter les indications suivantes colonne Il s agit du num ro de compte utilis par l tablissement incluant la lettre budg taire A B H etc en pr fixe du compte comptable ng
34. les UF est erron e Cependant pour construire le TAC il convient d appliquer les r gles du PCS Lors de cette tape les affectations sur les SA sont r vis es de mani re quasi automatique pour tre rendues conformes aux affectations pr vues dans le PCS Les comptes du PCS pour lesquels il est indiqu toutes sections consommatrices peuvent tre affect s sur l ensemble des fonctions et des SA le compte 6112 115 n cessitent donc aucun retraitement En dehors de ces comptes il existe six choix possibles d affectation analytique ET Direction G n rale de l Offre de Soins Exemple cf tableau ci dessous e Le compte 6023 a une possibilit d affectation e Le compte 60263 a six possibilit s diff rentes d affectation Le tableau ci dessous d crit les choix d affectation possible pour ces comptes Il est obtenu apr s avoir cliqu sur le bouton Valider les r gles du VE Er Le Il permet l utilisateur de pointer et de contr ler les op rations n cessaires pour s aligner sur les r gles du tronc commun de la comptabilit analytique hospitali re Tableau des r gles d affectation du tronc commun du guide de comptabilit analytique hospitali re possibilit n 1 932 3 932 5 934 1 934 1 931 3 931 3 931 18 931 12 931 113 931 14 931 4 931 16 931 3 RE E A EE Forcer 932 4 932 51 SA d faut net Se ee EE SA d fau
35. les r gles du Guide dans un premier temps Pour passer l tape suivante il suffit de valider en cliquant sur Durant cette phase les SA vont tre rattach es aux p les de l tablissement Rattachement des SA aux p les Ce traitement a pour objectif de v rifier que chaque SA est bien rattach e un p le Pour cela le mod le r cup re les liens SA p les du FICOM import et les compare avec toutes les autres donn es renseign es Si des anomalies sont d tect es i e s il existe des donn es absentes ex p le non identifi pour certaines SA ou affectation retrait e vers une SA non d finie initialement dans le FICOM il sera n cessaire de pr ciser les rattachements op rer cf tableau ci dessous onglet 6 bis 931 161 931 172 931 12 931 11 931 13 Dans la premi re colonne des sections d analyses pr sentes dans la BCE mais absentes du FICOM sont identifi es Il est donc n cessaire de les rattacher des p les puis des centres d activit Exemple dans l illustration ci dessus la SA 931 161 apparait 3 fois dans la BCE mais n est pas r pertori e dans le FICOM On la rattache donc manuellement au P le 13 et au CA 105 Rattachement des SA de niveau 2 La table suivante permet le rattachement des activit s support de niveau 2 L encore il est n cessaire de bien les rattacher aux p les et centres d activit ou service En effet la P r partition des charges ind
36. ne approche simplifi e du compte de r sultat analytique par p les ou CREA Ils ne suivent pas tout fait la m thodologie qui leur est appliqu cependant ils offrent un niveau satisfaisant d analyse de la performance des p les facilement accessible si les CREA ne sont pas encore r alis s dans TESS Dans le cadre du dialogue de gestion avec les p les tous les types de charges ne rev tent pas le m me degr d importance Ainsi valuer une activit de soins laune de son recours au plateau technique fait sens et peut pr senter plusieurs int r ts tandis que cette approche n aura que peu d int r t pour les charges indirectes de fonctionnement gestion administrative du personnel entretien maintenance par exemple C est dans une optique d alimentation et d animation du dialogue de gestion sans sous estimer les limites d Excel qu ont t orient s les choix m thodologiques de ces Compt Ex On peut ainsi noter que Les sont consid r es comme des activit s cliniques SAC nombre de cl s de ventilation t simplifi et limit On notera pour certaines activit s support l utilisation de clefs automatiques calcul es partir des donn es comptables Les SA de LGG hors restauration et blanchisserie sont r parties dans leur globalit en fonction des d penses d j constat es sur les sections cliniques r partition des charges indirectes se fait globalement au niveau 2
37. nte des r gles d affectation du tronc commun appliqu es la Balance Comptable Analytique de l tablissement Concr tement le TAC se pr sente sous la forme d un tableau comprenant e colonne les sections d analyse issues de l arbre analytique e ligne les comptes issus du Plan Comptable Simplifi PCS Le sch ma suivant met l accent sur la place centrale du TAC dans l laboration des outils Phasel Import des Phasell Cr ation donn es Affectation selon les r gles du Tronc Commun Aide au remplissage et ou traitements sp cifiques Lssossssssssessssssssesssscosesssesessassassssssensssc scssesses ssscessesecessss Phase IV Cr ation des comptes d exploitationspmpens par p le d exploitations ENCC Etude Nationale des RTC Retra itement Co ts m thodologie Commune Comptable 2 R sultat interm diaire Co tributi R sultat M thode Ce pr sent guide est le mode d emploi de l outil de test d velopp sous format Excel pour r aliser des exercices pratiques relatifs la construction des tableaux analytiques de couts Il est fourni avec une base de donn es compl te et constitue un exemple type Cette base de donn es peut tre remplac e par une base de donn es d tablissement de taille moyenne tout au plus qui devra respecter certains crit res d clin s tout au long de cet ouvrage NB Pour modifier l
38. on des SA auxiliaires un prix pr d fini en amont par l tablissement Dans le premier cas les SA non cliniques sont toujours l quilibre financier prix de vente gal co t constat le co t constat des prestations consomm es n est connu qu posteriori Direction G n rale de l Offre de Soins Dans le second cas les SA non cliniques se retrouvent d ficitaires exc dentaires selon la politique de gestion men e car le prix de vente est diff rent du co t constat Le prix de vente des prestations consomm es est connu et contractualis d s le d but de l exercice comptable L ordre de d versement des charges est le suivant 1 SA LM Logistique M dicale 2 SA MT M dico Technique 3 SA LGG Logistique G n rale amp Gestion 4 Structures Cf page 34 du guide m thodologique pour les d finitions des types de SA Rappel Les SAMX sont consid r es comme des SAC dans cet outil 5 3 Proc dure de construction du COMPT EX 5 3 1 Cr ation de la BCE La Balance des comptes d Exploitation BCE se construit comme la BCA On y retrouve les comptes de l tablissement remplac s par leur quivalent dans le PCS les UF remplac s par les SA du PCS sachant que l tablissement la possibilit de moduler les affectations de SA du PCS Phase 4 tape 2 La BCE se construit apr s avoir r cup r e la BCA N N Ventilation N kb lt 7 ind
39. permet Auster les affectations comptables par UF de la l utilisateur d effectuer des retraitements manuels en lien avec la gestion interne de l tablissement Il s agit libell de l UF de r aliser des virements de comptes quilibr s ou des libell du compte d origine changements d affctation d UF Vers le compte libell du compte de destination Pour cette tape il est Montant du virement travailler partir d une virement de compte compte virement d UF UF virement compte amp UF UF concern e base papier r capitulant tous les retraitements Fermer cet assistant supprimer les ajustements G n rer la n cessaires Ces retraitements seront issus des analyses enqu tes audits redressements r alis s sur la p riode et dont vous aurez eu connaissance Il suffit alors de remplir les champs du masque pr c dent apr s avoir choisi l onglet de l assistant concernant le type de virement r aliser L ensemble des virements r alis s est ensuite pr sent dans le tableau illustr ci dessous Direction G n rale de l Offre de Soins Exemple changement d imputation de 6000 du compte H60211 montant exprim n gatif vers le compte H61117 au sein d une m me UF Le m me traitement peut tre appliqu pour changer l imputation d une UF vers une autre UF d un m me compte ou pour r aliser un virement d
40. r e aux consommateurs constituent des recettes indirectes pour ces m mes activit s support pe Direction G n rale de l Offre de Soins L assistant ci dessus s affiche pour vous guider au cours de cette op ration Par exemple l outil ne peut r partir les charges des activit s supports SA auxiliaires qu au niveau 2 de l arbre analytique Ainsi pour une SA auxiliaire 932 3 laboratoires qui comporte des laboratoires sp cialis s de niveau 4 biochimie s rologie toxicologie rattach s de plus des p les diff rents le fait de r partir la recette indirecte globale entre eux a du sens et rend plus pertinente l analyse r alis e notamment dans le cadre du dialogue de gestion NB On peut toutefois noter que cette tape facultative n est recommand e qu aux tablissements les plus avanc s Le COMPT EX Une fois les ajustements analytiques ventuellement r alis s le Compt Ex est mis jour s affiche sous la forme du tableau crois dynamique suivant Compt Ex Compte d exploitation par p le et centre d activit CA d activit en uros 1 psychiatrie 2 femme enfant 3 4 m decine D charges d amortissements de provisions amp d pr ciations financi res amp exceptionnelles produits vers s par l assurance malade 266646 189155 aaea 19808327 PI aures produits de AGEN
41. r gles d affectation ont t analys es des arbitrages ont t rendus en fonction des besoins de l tablissement Enfin les liens SA P les CA ont t valid s L tape suivante consiste importer les clefs de r partition des SA auxiliaires ou fonctions support pour r partir les charges indirectes 5 3 2 L import des cl s de r partition Rappel On distingue SA cliniques et SA auxiliaires non cliniques m dico techniques logistiques Se Clefs de r partition amp PCI Saisie des cl s de r partition L tape de saisie des cl s de r partition d bute validant l onglet en cours 6 bis gt et en suivant les instructions L utilisateur a aussi la possibilit de cliquer sur le bouton intitul Clefs de r partition A PCI accessible dans le menu L assistant de saisie des clefs de r partition s ouvre alors Direction G n rale de l Offre de Soins Les activit s support et leurs imputations Recueil des clefs de r partitior R partitions amp imputations par centres d activit Plateau m dicotechnique par de niveau 2 Journ es d hospitalisation Prix de revient amp Prix de Cession Interne des S niv2 de support Prix de revient Prix de cession Retour MENU annuler Dans le cadre sup rieur gauche trois recueils de cl s sont propos s SALM SAMT journ es d
42. s Tout d abord il faut r cup rer la BCA en cliquant sur le bouton r cup rer la BCA Une fois la r cup r e il faut valider les r gles sp cifiques au calcul des couts d activit de la BdA en cliquant sur ___ Valider les r gles de la BdA Direction G n rale de l Offre de Soins Phase 3 tape 1 Validation des r gles de la Base d Angers A l instar de la construction du TAC cf phase 2 l utilisateur est invit valider les r gles du tronc commun de la comptabilit analytique ou apporter plus de finesse au choix de SA propos dans le tableau des r gles d affectation Une fois les r gles valid es il est possible de revenir au menu l aide du bouton Pour plus de d tails on pourra se rapporter la partie 3 3 2 du pr sent guide L tape suivante consiste g n rer le tableau d aide au remplissage des fiches de co ts directs des activit s Ce tableau est pr sent sous forme de balance accessible depuis le menu en cliquant sur Afficher la BBdA Afficher la BBdA Le tableau d aide l alimentation de la Base d Angers se pr sente comme le TAC 1 poss de galement plusieurs vues pour plus moins de finesse Direction G n rale de l Offre de Soins 5 Phase 4 Produire les Comptes d exploitation par p le 5 1 Rappel de la d finition des Comptes d exploitation par p le Les Comptes d Exploitation par p le Compt Ex correspondent u
43. saisies sur l onglet en cours pour recommencer Valider Ce bouton permet la fin de chaque tape de d clencher les contr les de coh rence et passer l tape suivante est vivement recommand de sauvegarder r guli rement le fichier en conservant imp rativement le m me nom et le m me dossier Avant utilisation de l outil v rifier que les macros sont activ es sous Excel ou accepter leur activation sinon Direction G n rale de l Offre de Soins 2 Phase 1 Cr ation de Pour cette tape il faut ouvrir le fichier import donn es vie On acc de alors au menu suivant apr s avoir activ les macros MENU GENERAL DU DE COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE La barre d outils ci dessous est pr sente sur chaque onglet Le kit de comptabilit analytique hospitali re est compos de plusieurs Menu Assistant Effacer Valider outils Excel Elle vous permettra de valider chacune des tapes jusqu la g n ration de la balance comptable analytique Cette derni re servira ensuite de Phase 1 import des donn es base l alimentation du TAC et donc aux diff rents outils de la Phase 2 r alisation du TAC comptabilit analytique hospitali re Phase 3 vers la Base d Angers Phase 4 compte d exploitation Phase 1 Import des donn es de l tablissement tape 1 Importer afficher le FICOM reem e ta pe 2 Im porter affich
44. sement qui met en relief les l ments cl s L objectif dans cette approche est de mieux comprendre la formation du r sultat de l tablissement et d valuer le poids des diff rents types de d penses et de recettes dans ce processus Le tableau des SIG pr sent ci apr s concerne l ensemble de l tablissement mais il peut galement se d cliner par p le ou par CA service partir du menu d roulant situ en haut droite du tableau Les diff rents soldes interm diaires disponibles e La valeur ajout e C est la production nouvelle r alis e par l tablissement le p le C est la diff rence entre la valeur des produits et des charges externes achats faits pour exercer l activit ex mati res premi res services e L exc dent brut d exploitation ou permet au p le d valuer son r sultat en ne prenant en compte que les l ments qu il maitrise recettes d activit ressources humaines etc donc hors charges de structure frais financiers etc Il s agit du r sultat encaissable de la seule exploitation avant tout impact de la politique d investissement de l h pital ni amortissements ni frais financiers li s aux emprunts e Le r sultat d exploitation permet de visualiser le r sultat comptable des seules op rations li es lexploitation apr s la prise en compte de l impact des amortissements et des charges de structure immobili re e Le r sultat courant int gre l impact des op
45. t retenue pour BER 931 113 932 3 932 51 934 1 934 1 931 3 931 165 931 16 931 18 931 13 931 113 931 14 931 113 931 4 931 113 931 113 931 113 931 16 931 165 Chaque compte hormis ceux ayant la mention toutes SA consommatrices reprend en ligne les choix possibles du PCS cf guide de la CAH Attention Dans ce tableau il est possible de forcer la SA propos e par d faut pour affecter les sommes r siduelles des comptes Ainsi l tablissement qui veut gagner en finesse d analyse de suivi peut modifier la SA propos e par d faut par une autre SA plus pr cise Cette SA plus fine devra cependant correspondre un des choix possibles du PCS Cette SA plus fine est inscrire sur la ligne jaune Forcer SA d faut La ligne contr le permet de visualiser la conformit de la SA propos e avec les choix d affectation du PCS Exemple e pour le compte 60224 l utilisateur a saisi 932 4 comme SA par d faut Cette SA par d faut n est pas conforme au PCS elle ne correspond aucune des 2 possibilit s offertes La ligne de contr le signale cette non conformit par une case rouge Seule une subdivision de la SA 932 3 est possible exemple 932 31 932 32 etc La saisie de l utilisateur est invalid e La SA par d faut 932 3 est maintenue e pour le compte 60225 la SA propos e est conforme et sera retenue De mani re g n rale les affectations effectu es sur les SA d faut doivent faire l objet de suivi p
46. te Donn es nationales Donn es Etablissement BCI men analytique PCS Etab LELI CEU Analytique Commun mise en forme de la BCR apr s int gration des donn es du FICOM pour substituer les SA aux UF et de la correspondance entre les comptes tablissement et le PCS BCR BCA apr s retraitements issus des r gles du tronc commun de la CAH la fin de la phase 1 la Balance Comptable Analytique est construite En validant les retraitements issus du guide de en phase 2 l utilisateur va construire la BCR n cessaire la construction du TAC 3 3 Les diff rentes tapes de constitution du TAC 3 3 1 Reprise de la Balance Comptable Analytique La a t cr e l issue de la Phase 1 Il faut ensuite ouvrir le fichier Phase2 tableau analytique Commun ve pour acc der la phase 2 de production du TAC Sous certaines versions d Excel il peut vous tre propos une ouverture automatique de la phase 2 l issue de la phase A l ouverture du fichier de la phase 2 le menu suivant est propos apr s avoir activ les Macros MENU GENERAL DU KIT DE COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE La barre d outils ci dessous est pr sente sur chaque onglet Le kit de comptabilit analytique hospitali re est compos de plusieurs outils Excel Phase 1 import des donn es Phase 2 r alisation du TAC Phase 3
47. tions Nota Il n est pas n cessaire de garder ouvert le fichier de la phase 1 Une fois la BCA r cup r e il vous est propos de valider les r gles du tronc commun du guide de la gt BCL 2 BCR gt gt Rappel Dans la les comptes de la balance comptable par UF de l tablissement ont t remplac s par les comptes du PCS Les UF ont t remplac es par les sections d analyse correspondantes du FICOM La BCA se pr sente sous la forme suivante Elle est accessible dans le menu de la phase 2 en cliquant sur Afficher la BCA Balance comptable analytique BCA CPT_BCI UF_BCI LETTRE_BDG NUM_PCS LIBELLE COMPTE PCS NUM_T LIBELLE_TITRE DEPENSE RECETTE PCS NUM_SA 63512 Taxe fonci re CIII charges caract re amp g n ral NB Pour faciliter le contr le permanent des donn es le tableau conserve la tra abilit des num ros de comptes et des UF 3 3 2 Cr ation de la Balance Comptable Retrait e Phase 2 tape 1 R gles de retraitement La cr ation de la Balance Comptable Retrait e est la premi re tape de la phase 2 C est une tape interm diaire entre la BCA derni re tape de la phase 1 et le TAC NB Pour des raisons de gestion interne l affectation initiale des charges et recettes sur les UF peut diff rer des affectations d crites dans le guide m thodologique de la Cela ne signifie pas forc ment que l affectation initiale sur
48. u niveau du service Il est n cessaire d tablir ce fichier selon le format suivant colonnes L import est manuel il s effectue par un simple Copier Coller valeurs votre fichier ou de vos donn es en respectant l ordre des colonnes du mod le Certaines donn es sont propos es titre d information D autres sont indispensables pour produire les diff rents tableaux de CAH UF SA POLE appariement de qualit entre ces donn es est indispensable Ce fichier sera utilis pour reclasser les comptes de la balance comptable par UF selon les sections d analyses de l arbre analytique en vigueur compter de 2012 num ros de SA 93 Une fois l import du FICOM r alis il faut cliquer sur le bouton Valider Contr le et correction Un contr le des SA du FICOM avec celles de l arbre analytique en vigueur est effectu Si des SA ne sont pas conformes vous devrez les corriger dans le tableau suivant cf mod le de tableau ci dessous Direction G n rale de l Offre de Soins UF DES SECTIONS D ANALYSE NON PRESENTES DANS L ARBRE ANALYTIQUE OFFICIEL Si ce tableau s affiche il faut 1 Compl ter la colonne SA corrig e colonne X des SA conformes les autres colonnes sont pr remplies Il convient de s assurer que le code de la SA est conforme au dernier arbre analytique 2 Ensuite valider la saisie en cliquant sur le bouton pr vu cf texte droite du tab
49. ventiler les charges les facturer aux consommateurs il reste indiquer les prix unitaires de cession de chaque consommation indirecte si l tablissement choisit d appliquer des prix de cession internes Prix de cession internes Deux options sont possibles dans COMPT EX Utiliser le cout unitaire de la cl calcul Appliquer un prix de cession d fini en interne par exemple le cout d UO de la base d Angers de ou tout autre tarif structurant La d finition de prix de cession interne peut tre faite pour une ou plusieurs SA support du tableau ci dessous en renseignant la derni re colonne Le tableau de saisie est accessible en cliquant sur Prix de cession dans l assistant Il est aussi accessible apr s validation de l onglet 8 bis Direction G n rale de l Offre de Soins Prix de cession internes PCI activit support nature de la CLEF unitaire constat Dans illustration ci dessus le co t unitaire constat est calcul partir des donn es fournies en amont Il est exprim en euros Dans la mesure o le Prix de Cession Interne colonne E n est pas renseign c est au co t unitaire constat que l activit support facturera sa prestation aux activit s consommatrices La SA support aura dans ce cas un compte de r sultat toujours en quilibre Si un prix de cession interne PCI est d fini en revanche il sera utilis pour facturer la

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