annexe 2 - Université catholique de Louvain
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1. Fa FE UCL Universit catholique de Louvain EN Freddy Donckels z UE H PROR R f FDO 02 073 Louvain la Neuve le 20 d cembre 2002 Gestion lectronique des th ses 1 Introduction Depuis plus de dix ans l UCL publie un r pertoire sous forme de brochure papier reprenant les th ses d fendues chaque ann e par les doctorants En parall le les biblioth ques enregistrent dans leur catalogue commun les donn es bibliographiques de toutes les th ses soutenues l UCL et dont elles re oivent copie Ces derni res ann es sont apparues diverses initiatives dans la plupart des pays industrialis s consistant recueillir les th ses sous forme lectronique plut t que sous forme papier Un groupe de travail a examin les diff rentes facettes d une gestion lectronique et a propos aux autorit s un projet en ce sens 2 La voie des th ses lectroniques La voie lectronique de gestion des th ses consiste non seulement cr er un r pertoire informatis des th ses mais galement proposer un d p t de leur contenu sous forme lectronique Elle comporte de nombreux avantages Visibilit et taux d acc s plus grands 2 3 fois par an pour une th se papier une moyenne de 650 fois par an pour une version lectronique donn es fournies pour la collection de la Virginia Tech Rapidit de diffusion des connaissances par l interm diaire d un moteur de recherche puissant Mise en valeur de l i2. 3 0bjectifs La diffusion des th ses lectroniques permet de renforcer l image de qualit de la recherche r alis e au sein de l UCL Elle incite galement tre vigilant sur les exigences de qualit pour la d livrance du titre de docteur L enregistrement dans le syst me de gestion des th ses lectroniques des noms des promoteurs et des membres du jury accentue encore cette tendance La participation de l UCL au r seau Network of Digital Library for Electronic Theses and Dissertations NDLTD permettra l insertion des informations bibliographiques relatives nos th ses dans un r pertoire commun au niveau international renfor ant ainsi l audience potentielle des travaux r alis s chez nous La copie lectronique de la th se reste cependant stock e sur un serveur de l UCL Comme son nom l indique le r seau NDLTD ne concerne cependant que les th ses pour lesquelles une version lectronique est disponible La voie pr conis e pour l UCL s int gre parfaitement un projet de la Biblioth que Inter universitaire de la Communaut fran aise de Belgique BICfB qui vise l instauration d un syst me commun pour la gestion des th ses et la gestion des productions scientifiques sous forme lectronique e print open archives L UCL a t choisie pour accueillir ce projet et mettre en place ce syst me par l interm diaire des biblioth ques universitaires de la Communaut Des moyens financiers et humains ont t
3. attribu s l UCL pour mener bien cette mission Le projet rencontre galement le souhait de notre institution de disposer d un r pertoire complet des th ses par un enregistrement syst matique d informations bibliographiques Cet enregistrement sera r alis m me si la version lectronique de la th se n est pas disponible Le projet intervient donc deux niveaux au niveau de l UCL pour disposer d un r pertoire exhaustif des th ses d fendues au sein de l institution au niveau international pour participer un r pertoire de th ses disponibles en version lectronique 4 Mise en oeuvre 4 1 Proc dure de gestion des th ses Pour la mise en oeuvre du projet le groupe de travail s est efforc de r duire le plus possible les incidences sur les proc dures existantes L annexe 1 d taille la proc dure actuelle avec les am nagements n cessaires pour les th ses lectroniques 4 2 Modalit s d enregistrement et de diffusion Le d p t d une version lectronique de la th se n est pas obligatoire Toutefois l auteur est tenu d enregistrer les informations bibliographiques auteur titre promoteurs mots cl s r sum S il choisit d enregistrer sa th se sous forme lectronique et ainsi de participer au r seau NDLTD le doctorant peut imposer divers param tres qui influencent l acc s et donc la diffusion de sa th se l acc s la th se lectronique peut tre ouvert au monde entier acc
4. des r sultats de recherche Il lui demande de signer un document sur les r gles applicables 5 Le document sur les droits de propri t s intellectuelles est sign Etudiant par l tudiant et renvoy ADRE 6 Un membre du SCEB ou ADRE Voir Note ouvre un acc s au SCEB ADRE syst me de th ses lectroniques par l attribution l tudiant d un nom d utilisateur et d un mot de passe 7 L tudiant enregistre dans le syst me de th ses lectroniques les Etudiant informations de base sur la th se auteur titre r sum et il enregistre une version lectronique du contenu de la th se et de ses annexes Lors du premier acc s l tudiant se verra automatiquement rappeler les r gles relatives aux droits de propri t s intellectuelles 8 L tudiant d pose la th se sous forme papier aupr s de la Etudiant et biblioth que biblioth que Celle ci lui d livre une attestation pour le secr tariat de l entit gestionnaire 9 L tudiant d fend sa th se Etudiant 10 Apr s approbation de la th se par le pr sident du jury le Secr tariat de l entit secr tariat de l entit gestionnaire informe le membre du SCEB ou gestionnaire et SCEB ADRE Ce dernier valide la th se dans le syst me de th ses ADRE lectroniques et bloque l acc s au syst me pour l tudiant concern Simultan ment la th se est rendue publique par le syst me sauf restrictions demand es pour l enti ret ou parties de
5. la th se 11 A partir du syst me de th ses lectroniques le secr tariat de Secr tariat de l entit l entit gestionnaire imprime un bordereau avec abstract et le gestionnaire transmet au rectorat avec le dipl me 12 Le recteur signe le dipl me Recteur Place de l Universit 1 B 1348 Louvain la Neuve T l phone 32 10 47 38 65 E mail Donckels pror ucl ac be 13 Le rectorat transmet le dipl me sign au secr tariat de l entit Rectorat gestionnaire 14 L quipe informatique des biblioth ques et le SCEB transf rent les L quipe informatique informations de bases pour toutes les th ses dans le catalogue UCL des biblioth ques et le des biblioth ques et validation du transfert SCEB 15 L quipe informatique des biblioth ques et le SCEB transf rent les L quipe informatique informations relatives aux th ses lectroniques vers le r seau des biblioth ques et le international NDLTD SCEB Note En central le SCEB est l entit principale de contact en cours de proc dure Il d signera donc une personne qui suivra la gestion des th ses ADRE sera r guli rement tenu au courant et d signera une personne pour assurer la continuit du service en cas d absence de la personne du SCEB Les personnes actuellement d sign es sont Mme Dardenne pour le SCEB et Mme Capron pour ADRE Autorisation de diffusion lectronique d une th se universitaire Licence de droits d aute
6. n cessaire d encoder ces informations pour une p riode de deux ans janvier 2001 d cembre 2002 Cette t che a t prise en charge par un jobiste sous la direction de ADRE charge d un financement FSR Pour le groupe de travail F Donckels UCL Universit catholique de Louvain R f FDO 02 075 Concerne Description du processus de gestion des th ses lectroniques Freddy Donckels PROR A CET LUS Louvain la Neuve le 23 d cembre 2002 Etapes Acteurs 1 Le secr tariat de l entit gestionnaire collecte des informations Secr tariat de l entit tudiant titre r sum promoteurs jury pour le suivi interne gestionnaire la facult 2 Le secr tariat de l entit gestionnaire informe l tudiant sur Secr tariat de l entit a la proc dure de gestion des th ses lectroniques avec mention gestionnaire de l adresse web contenant le mode d emploi b la possibilit de faire diffuser sa th se sous forme de livre en nombre limit d exemplaires notamment dans le cadre des Presses universitaires de Louvain 3 Le secr tariat de l entit gestionnaire informe un membre du SCEB Secr tariat de l entit et de ADRE des dates de d fense de th se quelques semaines gestionnaire avant la d fense 4 ADRE informe les tudiants des contraintes et obligations en ADRE mati re de droits de propri t s intellectuelles et de droits de propri t
7. n plusieurs parties et sp cifier pour chacune d entre elles le mode de diffusion souhait
8. nstitution et de ses tudiants audience internationale Economie de moyens manipulation traitement stockage Apr s validation un transfert automatique sans r encodage des informations enregistr es vers le catalogue commun des biblioth ques sous Virtua Pour g rer de mani re simple l enregistrement et le stockage complet des th ses sous forme lectronique le groupe de travail a retenu logiciel Electronic theses and dissertations ETD propos par le Network of Digital Library for Electronic Theses and Dissertations NDLTD Ce produit gratuit a t mis au point par Virginia Tech USA Il s agit aujourd hui d une initiative au niveau mondial soutenue par un consortium de 125 institutions tant europ ennes qu am ricaines ou asiatiques L utilisation de ce produit est tr s simple L auteur soumet sa th se via un formulaire lectronique disponible sur l intranet L institution valide les informations introduites par l auteur La th se valid e est imm diatement accessible via le r seau internet 1 Le groupe de travail est actuellement constitu de Charles Henri Nyns SCEB Anne Bovy ADRE Catherine Capron ADRE Marie Anne Crijns ADRE Anne Fran oise Mariscal ESPO B rang re Deprez REUL Florence Dardenne SCEB Antoinette Le Maire SIA Beno t Erken SIA Freddy Donckels PROR Place de l Universit 1 B 1348 Louvain la Neuve T l phone 32 10 47 38 65 E mail Donckels pror ucl ac be
9. ormation propos e par la cellule formation de RHUM et une aide locale par l quipe informatique facultaire ou par une personne propos e par elle 4 7 Charges de travail La mise en place du syst me NDLTD pourra tre quasi enti rement prise en charge par le projet de la Biblioth que Interuniversitaire de la Communaut fran aise de Belgique BICfB La charge de travail pour les intervenants de l UCL les facult s SCEB ADRE REUL et SIA se limitera la supervision la participation des r unions l information En r gime de croisi re la charge de travail pour les secr tariats de facult s ADRE le rectorat et le SCEB sera faible Il s agit essentiellement de v rifier et contr ler les informations et documents fournis par l tudiant Ce dernier assure l essentiel du travail R daction de la th se et ses annexes sous forme lectronique Introduction des informations bibliographiques Transfert ventuel de la version lectronique de la th se avec ses annexes dans le syst me NDLTD au moyen d un formulaire disponible sur l intranet La charge de travail varie en fonction de la complexit de la th se une dizaine de minutes th se simple essentiellement constitu e d un document quelques heures usage de graphiques images sons vid os 4 8 Enregistrement r trospectif L enregistrement des informations de base relatives aux th ses avait t interrompu fin d cembre 2000 Il tait donc
10. s public limit l intranet de l UCL ou r serv aux seuls gestionnaires l acc s peut tre limit durant une p riode d termin e par exemple deux ou trois ans si l auteur souhaite privil gier la diffusion papier pendant un certain temps l acc s public peut tre restreint certaines parties de sa th se Dans ce cas l auteur doit scinder la version lectronique de sa th se en plusieurs parties et sp cifier pour chacune d entre elles le mode de diffusion souhait Le doctorant est encourag d poser la version lectronique de sa th se sur le serveur tout en choisissant le mode de diffusion le plus ad quat dans sa situation Cette proc dure est analogue celle en vigueur aujourd hui pour le d p t d une version papier en biblioth que 4 3 Validation Apr s son d p t sur le serveur la th se n est pas imm diatement accessible L organe facultaire qui g re la proc dure doit encore la valider et autoriser sa diffusion Ce n est qu apr s cette validation que la th se devient accessible selon les modalit s voqu es ci dessus 4 4 Droits d auteurs Le doctorant est le d tenteur des droits d auteur de sa th se Il lui appartient de d cider quels droits il c de et quel diteur ou organisme C est dans ce cadre qu il est propos au doctorant de signer un document de l Administration de la recherche sur les droits d auteur voir exemple de formule en annexe 2 Par la signature de ce document le doc
11. torant autorise l UCL conserver une version lectronique de sa th se sur son serveur institutionnel 4 5 Liens avec les diteurs Des contacts sont en cours actuellement entre le SCEB et certains grands diteurs scientifiques pour tablir des conventions afin d assouplir les contraintes relatives une double diffusion sous forme papier et sous forme lectronique Les premiers contacts sont encourageants mais le processus sera lent car il concerne de nombreuses maisons d dition et se situe dans un contexte international que l UCL ne ma trise pas Dans certaines disciplines la th se telle qu elle a t d fendue est consid r e comme un pr print La version d finitive fait alors l objet d une dition sous forme papier Dans d autres cas il peut y avoir incompatibilit entre l dition papier et l acc s public la version lectronique Il appartient au doctorant de d cider de l tendue la diffusion de cette derni re version La mise en place des th ses lectroniques l UCL n entre pas en concurrence avec des projets de diffusion sous forme de livre en nombre limit d exemplaires notamment dans le cadre des Presses universitaires de Louvain 4 6 Formation et aide technique Sur le plan technique la seule contrainte pour le doctorant concerne la production d un document en format pdf format le plus couramment utilis dans ce domaine Une double d marche sera propos e pour aider le doctorant une courte f
12. un droit de propri t intellectuelle sur tout ou partie de ma th se je certifie avoir obtenu son autorisation crite pour l exercice des droits mentionn s ci dessus Cette v rification des droits de propri t intellectuelle s est faite en collaboration avec l administration de la recherche Je certifie galement avoir obtenu conform ment la l gislation sur le droit d auteur et aux exigences du droit l image toutes les autorisations n cessaires la reproduction dans ma th se d images de textes et ou de toute uvre prot g s par le droit d auteur et avoir obtenu les autorisations n cessaires leur communication des tiers Fait Louvain la Neuve le En deux exemplaires Madame Monsieur Mr D Opfergelt ADRE Doctorand Pour accord Compl ter en fonction du type de diffusion souhait e sachant que a l acc s la th se lectronique peut tre ouvert au monde entier acc s public limit l intranet de l UCL ou r serv aux seuls gestionnaires b l acc s peut tre limit durant une p riode d termin e par exemple deux ou trois ans si l auteur souhaite privil gier la diffusion papier pendant un certain temps c l acc s public peut tre restreint certaines parties de la th se pour prot ger par exemple les parties couvertes par la confidentialit Dans ce cas l auteur doit scinder la version lectronique de sa th se e
13. ur Je soussign e ai r alis une th se de doctorat intitul e sous la direction de J accepte que le texte de la th se ci apr s l uvre soit publi dans le recueil lectronique des th ses de PUCL selon la proc dure fix e par faire r f rence ici au texte qui reprendra la proc dure de diffusion A cette fin je donne en licence l UCL le droit de fixer et de reproduire l oeuvre sur support lectronique logiciel ETD le droit de communiquer l uvre au public suivant les modalit s suivantes Cette licence gratuite et non exclusive est valable pour toute la dur e de la propri t litt raire et artistique y compris ses ventuelles prolongations et pour le monde entier Je conserve tous les autres droits pour la reproduction et la communication de la th se ainsi que le droit de l utiliser dans de futurs travaux Je m engage toutefois n accorder des tiers aucun droit qui viendrait d une mani re quelconque interf rer avec le pr sent engagement et r serverai dans tout contrat subs quent avec des tiers les droits et obligations d coulant du pr sent engagement Je certifie que la version lectronique de la th se remise l Universit en vue de la diffusion autoris e par la pr sente est conforme la version officielle du travail approuv e par le jury de th se Au cas o un tiers est titulaire d
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