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Normalisation des noms d`images numérisées

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1. Normalisation des noms d images num ris es Minist re de la Culture et de la Communication juin 2014 Principe g n ral de fonctionnement Le minist re de la Culture et de la Communication s est dot d un outil de gestion des images destin es illustrer les fonds documentaires de ses diff rents services Le syst me de gestion des images remplit les fonctions suivantes e contr ler l arriv e des images sur le syst me informatique central du minist re e conserver les informations de production de l image e g rer les liens entre les notices documentaires et les images e g rer la localisation physique des images sur le syst me informatique e faciliter la gestion dans le temps des supports de livraison et des espaces de stockage Afin de permettre la fusion de plusieurs fonds iconographiques et l accueil de plusieurs centaines de milliers d images livr es sur plusieurs milliers de DVD un syst me de normalisation des noms d images et de supports a t d fini Chaque organisme producteur d images se voit attribuer un code d identification unique pour toute la France Services r gionaux pe EDN a de l inventaire Services pr A IVR de l Arch ologie 5 cs E W Serveur NDS FETA SAT d images un gt wS s s ee A Archives 1 d partementales LES Me Biblioth ques 4 oi Archives nationales lt services centraux services ext rieurs collectivit
2. image Minist re de la Culture et de la Communication p 3 17 03 06 14 Chaque image doit tre associ e une notice documentaire et une seule dans le champ REFIM Les notices documentaires sont ensuite envoy es au centre d exploitation information du minist re par la proc dure normale de chargement de notices D claration des images Chaque image introduite dans le syst me documentaire du minist re doit tre identifi e de fa on unique Un certain nombre de renseignements doivent tre fournis pour satisfaire cette r gle d unicit Ces informations figurent dans le champ REFIM des notices associ es aux images Un contr le sur l ordre la valeur et la coh rence des donn es saisies est appliqu lors de la phase de chargement des notices dans les bases documentaires Description du champ REFIM Informations concernant l identification de l image e Le code d identification de l organisme producteur IDPROD e Le num ro de fonds de l organisme producteur NUMF e Le num ro d inventaire de l image NUMP Information sur le support de livraison des images e __ Code d identification du support NUMCD e Nom du fichier de num risation VUECD Code de type de support de livraison TYPSUPP voir page 15 En plus de ces informations d autres informations sont demand es en ce qui concerne la gestion de l image sur le serveur e taille d affichage maximale sur le serveur web CODEVISU voir page 16 e format d
3. Cependant il y a un risque non n gligeable de perte d informations Les couleurs peuvent tre cod es sur 24 bits 16 millions de couleurs ce qui rend ce format tr s int ressant pour les images complexes comme les photographies rendu meilleur que pour le format GIF limit 256 couleurs L algorithme de compression est dans le domaine public PNG Format d velopp par Compuserve similaire GIF mais plus efficace en compression toujours sans pertes et en gestion de couleurs jusqu 48bits pixels Codes de visualisation CODEVISU Ce code permet d indiquer le format maximum que l on d sire afficher sur le serveur Libell dimensions largeur x hauteur Code vignette 192 x 128 V 1 3 cran 384 x 256 T plein cran 800 x 600 P haute d finition 1 1600 x 1200 1600 x 1200 1 haute d finition 2 2000 x 3000 3072 x 2048 2 haute d finition 3 4000 x 6000 6144 x 4096 4 sup rieur 8000 x 6000 H anciennement 768 x 512 Exemple si l on choisit le code P la m me image sera disponible sur le serveur au format plein cran et vignette Minist re de la Culture et de la Communication p 16 17 03 06 14 Pour toute question contact Minist re de la Culture et de la Communication Secr tariat g n ral Sous Direction des Syst mes d Information Fr d ric ROLLAND Chef de projet documentaire et multim dia Bureau des tudes Rue du Fort de Saint
4. d une image Le tableau TYPEIMG page 15 indique les diff rents formats autoris s par le programme de chargement CODEVISU Ce code permet de sp cifier le format d affichage de l image l cran En plus du format normal un format vignette est g n r automatiquement Le tableau CODEVISU page 16 indique les codes autoris s par la SDSI du minist re NUMCD Ce num ro d pend du support de livraison des images Dans le cas d un photo CD il correspond au num ro de s rie attribu par le fabricant num ro 12 chiffres Dans le cas d un DVD dont le producteur a la maitrise du num ro d identification il doit contenir les informations suivantes e num ro de l organisme producteur IDPROD e num ro de fond NUMF e num ro de s rie attribu par l organisme producteur e code origine E pour une num risation externe c est dire assur e par un atelier de gravure pour une num risation assur e directement par l organisme producteur e nombre d exemplaires fabriqu s Dans le cas d une livraison par transfert de fichiers sur le serveur d images il n y a pas de num ro de support Livraison des images Cas des images grav es sur DVD ou photo CD Les DVD sont envoy s la sous direction des syst mes d information du minist re SDSI par la poste ou par le courrier interne le destinataire tant le chef du centre de calcul Les DVD sont ensuite charg s dans le juke box du centre de calcul Lorsque t
5. les DVD soient grav s au format ISO 9660 avec l option noms longs c est dire niveau 2 3 pour que le juke box de la SDSI qui est connect une machine UNIX puisse lire les fichiers comportant des noms longs cas des fichiers images normalis s d s le d part Si vous utilisez Easy cd comme logiciel de gravure ce dernier est tout fait capable de graver la norme officielle ISO 9660 niveau 2 On peut alors cr er des noms longs Mode d emploi sous Easy cd e choisir ISO 9660 et non joliet par d faut e cliquer sur propri t s e s lectionner noms de fichier longs lt 30 caract res Minist re de la Culture et de la Communication p 13 17 03 06 14 Gestion des liens document image Cr ation Association implicite cas des images d clar es dans le champ REFIM Au moment du chargement d une notice dans une base documentaire le champ VIDEO de cette notice est compl t avec le nom des images d clar es dans le champ REFIM La relation entre la notice documentaire et les images est enregistr e dans la base IMAGE L application IMAGE se met en attente des images d clar es Chaque matin un programme scrute les points d entr e des images sur le serveur sas FTP et juke box la recherche des images attendues Association diff r e N importe quelle notice de n importe quelle base documentaire peut tre illustr e avec une image d j charg e sur le serveur d images Il suffit d ins rer le nom du fi
6. sa forme Les valeurs admises sont de 0 9 et de A Z tous les caract res sp ciaux sont interdits Exemple Soit un phototype du service r gional de l Inventaire de Poitou Charentes dont l identifiant est 95160463VA son image num rique au format JPEG portera le nom IVR54_95160463VA V JPG Noms des DVD destin s au plan de num risation Lorsque les images sont livr es sur DVD celui ci doit porter un label normalis Le pr sent document explique le principe de d termination des noms de supports DVD D finition On appelle organisme toute entit poss dant des fonds iconographiques sur le patrimoine culturel tels les mus es les centres d archives d partementales les services r gionaux de l inventaire Principes de num rotation Les noms des supports sont de la forme FFFXX_NNNNNN_P_V o e FFF est l identifiant de l organisme possesseur du ou des fonds d images cet identifiant est contr l par le minist re de la culture Direction G n rale du Patrimoine sa taille est fix e par le service de tutelle ex 5 digits pour les Archives d partementales e XX est un identifiant d un fonds au sein de l organisme lorsque celui ci poss de ou g re plusieurs fonds sa longueur est fix e 2 caract res alphanum riques __NNNNNN est un identifiant unique pour chaque DVD d un m me fonds longueur variable limit e 6 caract res e P indique le producteur du DVD P I pour interne dans le cas de produc
7. 06 14 Liste des informations requises pour la gestion d une image MNEMONIQUE Explication IDPROD Ce code est d fini par les organismes producteurs Il est contr l par l administration centrale du minist re pour viter l utilisation d un m me code par plusieurs organismes Il peut contenir des caract res alphanum riques NUMF Ce code est d fini par les organismes producteurs Il est contr l par l administration centrale du minist re v rification de la d claration pr alable du code par le producteur Il permet de regrouper un certain nombre d images sous un m me th me ex pour les archives photographiques fonds NADAR 01 etc NUMP Ce code correspond au num ro de s rie ou d inventaire attribu par les organismes producteurs au phototype d origine L administration centrale du minist re contr le sa longueur voir tableau REFIM page 15 Il peut contenir des caract res alphanum riques caract res d finis dans la norme ISO 9660 0 9 A Z Les espaces sont interdits TYPSUPP Ce code indique le type de support utilis par l organisme producteur pour livrer les images num ris es La liste des valeurs possibles est fournie dans le tableau TYPSUPP page 15 VUECD Nom du fichier de l image num ris e sur le support de livraison Lorsque ce nom est celui de l image d finitive sur le serveur d image il n est pas n cessaire de le pr ciser TYPEIMG Ce code indique le format de num risation
8. 2 PAYS DE LA LOIRE 86 VIENNE 54 POITOU CHARENTES 87 HAUTE VIENNE 74 LIMOUSIN 88 VOSGES 41 LORRAINE 89 YONNE 26 BOURGOGNE 90 TERRITOIRE DE BELFORT 43 FRANCHE COMTE 91 ESSONNE 11 ILE DE FRANCE 92 HAUTS DE SEINE 11 ILE DE FRANCE 93 SEINE ST DENIS 11 ILE DE FRANCE 94 VAL DE MARNE 11 ILE DE FRANCE 95 VAL D OISE 11 ILE DE FRANCE Guadeloupe 971 01 GUADELOUPE Martinique 972 02 MARTINIQUE Guyane 973 03 GUYANE R union 974 04 R UNION 05 ST PIERRE ET MIQUELON Minist re de la Culture et de la Communication p 10 17 03 06 14 Liste alphab tique des r gions 42 ALSACE 72 AQUITAINE 83 AUVERGNE 25 BASSE NORMANDIE 26 BOURGOGNE 53 BRETAGNE 24 CENTRE 21 CHAMPAGNE ARDENNE 94 CORSE 43 FRANCHE COMTE 23 HAUTE NORMANDIE 11 ILE DE FRANCE 52 PAYS DE LA LOIRE 22 PICARDIE 54 POITOU CHARENTES 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 73 MIDI PYRENEES 31 NORD PAS DE CALAIS 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 74 LIMOUSIN 41 LORRAINE 82 RHONE ALPES 01 GUADELOUPE 02 MARTINIQUE 03 GUYANE 04 REUNION 05 ST PIERRE ET MIQUELON Principes pour la d termination des noms des fichiers images Structure du nom des fichiers images Les noms des fichiers doivent tre de la forme FFFXX_NNNNNNNN_T EXT FFF est l identifiant de l organisme possesseur du ou des fonds cet identifiant est d
9. Cyr 78182 Montigny le Bretonneux Tel 01 30 85 68 04 M l frederic rolland culture gouv fr Minist re de la Culture et de la Communication p 17 17 03 06 14
10. S 08 ARDENNES 21 CHAMPAGNE ARDENNE 09 ARIEGE 73 MIDI PYRENEES 10 AUBE 21 CHAMPAGNE ARDENNE 11 AUDE 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 12 AVEYRON 73 MIDI PYRENEES 13 BOUCHES DU RHONE 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 14 CALVADOS 25 BASSE NORMANDIE 15 CANTAL 83 AUVERGNE Minist re de la Culture et de la Communication p 8 17 03 06 14 16 CHARENTE 54 POITOU CHARENTES 17 CHARENTE MARITIME 54 POITOU CHARENTES 18 CHER 24 CENTRE 19 CORREZE 74 LIMOUSIN 21 COTE D OR 26 BOURGOGNE 22 COTES D ARMOR 53 BRETAGNE 23 CREUSE 74 LIMOUSIN 24 DORDOGNE 72 AQUITAINE 25 DOUBS 43 FRANCHE COMTE 26 DROME 82 RHONE ALPES 27 EURE 23 HAUTE NORMANDIE 28 EURE ET LOIR 24 CENTRE 29 FINISTERE 53 BRETAGNE 2A CORSE DU SUD 94 CORSE 2B HAUTE CORSE 94 CORSE 30 GARD 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 31 HAUTE GARONNE 73 MIDI PYRENEES 32 GERS 73 MIDI PYRENEES 33 GIRONDE 72 AQUITAINE 34 HERAULT 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 35 ILLE ET VILAINE 53 BRETAGNE 36 INDRE 24 CENTRE 37 INDRE ET LOIRE 24 CENTRE 38 ISERE 82 RHONE ALPES 39 JURA 43 FRANCHE COMTE 40 LANDES 72 AQUITAINE 41 LOIR ET CHER 24 CENTRE 42 LOIRE 82 RHONE ALPES 43 HAUTE LOIRE 83 AUVERGNE 44 LOIRE ATLANTIQUE 52 PAYS DE LA LOIRE 45 LOIRET 24 CENTRE 46 LOT 73 MIDI PYRENEES 47 LOT E
11. T GARONNE 72 AQUITAINE 48 LOZERE 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 49 MAINE ET LOIRE 52 PAYS DE LA LOIRE 50 MANCHE 25 BASSE NORMANDIE 51 MARNE 21 CHAMPAGNE ARDENNE 52 HAUTE MARNE 21 CHAMPAGNE ARDENNE 53 MAYENNE 52 PAYS DE LA LOIRE 54 MEURTHE ET MOSELLE 41 LORRAINE 55 MEUSE 41 LORRAINE 56 MORBIHAN 53 BRETAGNE 57 MOSELLE 41 LORRAINE 58 NIEVRE 26 BOURGOGNE 59 NORD 31 NORD PAS DE CALAIS Minist re de la Culture et de la Communication p 9 17 03 06 14 60 OISE 22 PICARDIE 61 ORNE 25 BASSE NORMANDIE 62 PAS DE CALAIS 31 NORD PAS DE CALAIS 63 PUY DE DOME 83 AUVERGNE 64 PYRENEES ATLANTIQUES 72 AQUITAINE 65 HAUTES PYRENEES 73 MIDI PYRENEES 66 PYRENEES ORIENTALES 91 LANGUEDOC ROUSSILLON 67 BAS RHIN 42 ALSACE 68 HAUT RHIN 42 ALSACE 69 RHONE 82 RHONE ALPES 70 HAUTE SAONE 43 FRANCHE COMTE 71 SAONE ET LOIRE 26 BOURGOGNE 72 SARTHE 52 PAYS DE LA LOIRE 73 SAVOIE 82 RHONE ALPES 74 HAUTE SAVOIE 82 RHONE ALPES 75 PARIS 11 ILE DE FRANCE 76 SEINE MARITIME 23 HAUTE NORMANDIE 77 SEINE ET MARNE 11 ILE DE FRANCE 78 YVELINES 11 ILE DE FRANCE 79 DEUX SEVRES 54 POITOU CHARENTES 80 SOMME 22 PICARDIE 81 TARN 73 MIDI PYRENEES 82 TARN ET GARONNE 73 MIDI PYRENEES 83 VAR 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 84 VAUCLUSE 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 85 VENDEE 5
12. chier image normalis en caract res minuscules dans le champ VIDEO de la notice La relation entre la notice et l image est enregistr e sur le serveur En cas de suppression ult rieure de l image l utilisateur propri taire de la notice re oit un message d avertissement La d claration des liens tablis ainsi se fait par l interm diaire d un rechargement de la notice documentaire Si la notice est mise jour directement dans la base documentaire sans passer par l tape de chargement en mode batch le lien est totalement ignor G n ration du champ VIDEO Apr s contr le et mise jour de la base IMAGE le champ VIDEO est r g n r automatiquement au moment du chargement d une notice documentaire Incrustation dans un champ texte Pour ins rer une image au milieu d un texte d une notice documentaire il faut utiliser la syntaxe suivante nom_image commentaires Le nom de l image sur le serveur est suivi d un commentaire Ce commentaire signale la pr sence d un lien hypertexte vers une image lors de la consultation de la notice Suppression Pour supprimer un lien entre une notice documentaire propri taire et une image il faut supprimer la r f rence de l image dans le champ REFIM de la notice et charger nouveau la notice dans la base documentaire Pour supprimer un lien entre une notice documentaire non propri taire et une image il faut supprimer la r f rence de l image nom du fichier image dans le c
13. e E pour externe e s parateur _ e nombre d exemplaires cod sur un caract re alphanum rique Exemple M504104 045 13 M5041 code producteur 04 Num ro de fonds 045 num ro de s rie du CD num risation en interne 3 troisi me exemplaire Si la livraison est effectu e par FTP la valeur de cette zone est omise sauf si le producteur veut malgr tout pr ciser le label d un support CD R d origine 4 zone Nom donn au fichier image au moment de la num risation La valeur de cette zone peut tre omise si le nom du fichier image correspond au nom d finitif nom pr cis en zone 1 Le format du fichier doit correspond l un des types num r s dans la table TYPEIMG formats autoris s en entr e du serveur d images ATTENTION le nom doit tre imp rativement crit en minuscules Exemple imgO1 gif Autres exemples Exemple d un CD Kodak SAP01_0AG345 P JPG CK1 012743643783 img01 pcd Exemple d un DVD SAP01_0AG345 _P JPG C01 SAP01_0345 1_3 Le nom du fichier d origine tant omis 4 zone vide on consid re que celui ci correspond au nom normalis donn en d but de champ SAP01 0AG345 P JPG Exemple d une livraison par transfert de fichiers SAP01_0AG345_P JPG DS1 img001 gif Dans ce cas particulier le label de support est absent IMPORTANT les 3 virgules s paratrices doivent tre pr sentes dans tous les cas Minist re de la Culture et de la Communication p 5 17 03
14. e stockage de l image sur le serveur TYPEIMG voir page 15 Les images de taille inf rieure sont g n r es automatiquement sur le serveur D tail des informations saisies dans REFIM Une notice peut tre propri taire d une ou plusieurs images L information concernant une image est d coup e en 4 zones s par es par des virgules IDPROD NUHF _NUMP _CODEUISU TYPEIMG TYPSUPP NUMCD UUECD D D LEH AH 1 zone Nom de l image g r e par le serveur Ce nom est compos des informations suivantes e code d identification de producteur IDPROD e num ro de fonds NUMF e s parateur _ e num ro de s rie de l image NUMP e s parateur _ e code de visualisation CODEVISU voir page 16 e s parateur e format du fichier image sur le serveur TYPEIMG voir page 15 Exemple INV01_0AG345_P JPG CODEVISU P pour plein cran les formats inf rieurs sont g n r s galement sur le serveur Minist re de la Culture et de la Communication p 4 17 03 06 14 2 zone Type de support de livraison Le type est indiqu par un code sur trois caract res voir table TYPSUPP page 15 Exemple DS1 livraison par le sas d entr e FTP des images 3 zone Label du support de livraison e code producteur IDPROD e num ro de fonds NUMF e un s parateur _ e num ro de s rie du support allou par le producteur e un s parateur _ e code origine pour num risation intern
15. ension Serveur JPEG Join Photographic Expert Group JPG autoris GIF Compuserve Graphical Image File GIF autoris PNG Portable Network Graphics PNG autoris TIFF Tagged Image File Format TIF interdit TGA Targa Graphic TGA interdit Minist re de la Culture et de la Communication p 15 17 03 06 14 L attribut Code pr cise pour quel type de fichier image le format est autoris Code Format autoris 1 Fichiers en entr e du serveur uniquement 2 Fichiers g r s par le serveur uniquement 3 Les deux Par exemple le format JPEG est autoris la fois en entr e du serveur et sur le serveur Le format TIFF n est autoris qu en entr e du serveur Quel format choisir pour les images sur le serveur d images GIF Ce format largement utilis permet de coder les images avec 256 couleurs Son mode de compression d compression est sans pertes 1 4 ou 8 bits par pixel La d compression est rapide Il permet de g n rer des images anim es ou d incorporer des sons L algorithme de codage est public Ce format convient des images de type graphique ou dessin formes g om triques larges aplats de couleurs La plupart des outils d dition graphique peuvent g n rer du GIF et la plupart des navigateurs le supportent JPEG L avantage de ce format est de pouvoir r duire consid rablement la taille des fichiers images taux de compression variable transfert plus rapide sur les r seaux
16. fichier image g r par le serveur premier champ inscrit dans le champ REFIM de la notice propri taire Les images s afficheront lors de la consultation dans l ordre o elles ont t plac es dans le champ VIDEO Le champ VIDEO d une notice propri taire d images peut tre compl t avec des images d clar es dans d autres notices Minist re de la Culture et de la Communication p 2 17 03 06 14 notice propri taire Images ADEO REFIM m eo VIDEO LR VIDEO Figure 3 relation entre image et notice Lorsque le champ REFIM est modifi le champ VIDEO est r g n r compl tement Les images d clar es dans REFIM sont plac es en t te images ajout es ind pendamment du champ REFIM plac es en fin de champ VIDEO Cas particulier Lorsque les images sont destin es l alimentation de la base IMAGE baptis e M moire une seule image est associ e une notice documentaire de cette base Les informations saisies habituellement dans le champ REFIM sont r parties sur plusieurs champs dont les noms sont normalis s voir page 15 Num risation Lors de cette phase il faut assurer la correspondance entre l image num ris e et un num ro d immatriculation Celui ci peut correspondre soit au num ro d immatriculation d un support interm diaire phototype microfilm etc soit un num ro attribu par le dispositif de prise de vue lectronique appareil photo num
17. fini par l organisme producteur valid par l administration centrale du minist re sa taille est fix e par le service de tutelle ex 5 digits pour les Archives d partementales e XX est un identifiant d un fonds au sein de l organisme lorsque celui ci poss de ou g re plusieurs fonds premier fonds 01 sa longueur est fix e 2 caract res alphanum riques NNNNNNNN est l immatriculant du phototype sa longueur est variable de 1 20 caract res les seuls caract res autoris s sont de 0 9 de A Z ou a z non accentu s ainsi que le trait d union Tous les autres caract res sont interdits dont le trait bas _ qui est utilis comme s parateur entre IDPROD NUMF et NUMP Minist re de la Culture et de la Communication p 11 17 03 06 14 T indique le format de l image l cran V vignette T tiers d cran P plein cran 2 haute d finition 2 000 x 3 000 pixels 4 haute d finition 4 000 x 6 000 pixels H haute d finition sup rieure 4 000 x 6 000 pixels e EXT est l extension d terminant le format physique JPG GIF TIF PCD etc Remarques e Le code fonds est attribu par l organisme producteur Pour des entit s poss dant un fonds peu volumineux elles n auront qu un seul num ro Par contre pour des institutions poss dant de nombreux fonds par exemple les archives nationales il sera attribu des s ries de num ros e Le code image est laiss libre quant
18. hamp VIDEO de la notice et charger nouveau la notice dans la base documentaire Minist re de la Culture et de la Communication p 14 17 03 06 14 Codification des informations sur les images Sont pr sent s ci apr s les informations saisies dans le champ REFIM les types de supports de livraison les types d images les codes de visualisation Informations saisies dans le champ REFIM Nom Libell Type Longueur IDPROD Code organisme Alpha variable NUMF Code fonds Alpha 2 NUMP Identifiant du phototype Alpha variable TYPSUPP Type support de livraison Alpha 3 NUMCD Identifiant du support Alpha variable VUECD Nom du fichier sur le support de livraison Alpha variable TYPEIMG Type image num rique Alpha 3 CODEVISU Visualisation Alpha 1 Ces champs sont d crits dans le chapitre D claration des images voir page 4 Types de supports de livraison TYPSUPP Cette table contient la liste des types de supports accept s par le programme de chargement pour la livraison des images Libell Code CD Kodak CK1 CD Kodak pro CK2 DVD type ISO 9660 Co1 Sas d entr e du serveur d images DS1 Bandes magn tiques H xabyte BH1 Types d images TYPEIMG Cette table indique aux producteurs d images la liste des formats de num risation autoris s par le programme de chargement Certains formats sont interdits sur le serveur Libell Ext
19. mages dans un juke box ou dans le sas FTP et les d pose dans un espace r serv l exploitation en ayant auparavant effectu les traitements sp cifi s par le producteur conversion de format modification des dimensions Plusieurs images peuvent tre associ es la m me notice documentaire exemple d un monument pris sous diff rents angles mais une image ne peut tre d clar e que dans un seul champ REFIM pour viter les doubles d clarations d images dans la base de gestion du serveur d images Les d clarations en double sont rejet es lors du contr le des notices Le tableau de r colement est initialis par le producteur avec l identification de production un num ro de fonds et un num ro d identification unique de l image num ro de s rie ou d inventaire La personne qui num rise l image compl te le tableau avec le nom du fichier de num risation de l image Dans le cas d une sous traitance de la num risation les deux parties se mettent d accord sur un format d change du tableau tableur de type LibreOffice Calc ou fichier texte CSV Le producteur utilise ensuite le fichier de r colement pour compl ter le champ REFIM des notices documentaires Si celui ci utilise un outil pour l association des images aux notices documentaires ce dernier doit tre en mesure de prendre en compte les informations contenues dans le fichier de r colement pour les ins rer automatiquement dans le champ REFIM Contr le des notice
20. orsque plusieurs soci t s ext rieures sont charg es de num riser un m me fonds il convient de leur r server des tranches de num ros par exemple de 000001 009999 pour la soci t A de 010000 019999 pour la soci t B et ainsi de suite Ce principe peut tre aussi retenu dans le cas o il existe plusieurs stations de production de DVD dans un m me service e l est possible d associer une cl type cl RIB pour les ch ques ce nom pour r duire les risques d erreurs de saisie Gravure des DVD Un peu d histoire Une norme internationale ISO 9660 a t tablie pour permettre la lecture de DVD sur des machines n utilisant pas le m me syst me d exploitation PC MAC UNIX Cette norme dans sa version initiale 1986 ne traitait que les noms au format DOS 8 3 c est dire 8 caract res alphanum riques maximum pour le nom et 3 caract res maximum pour l extension De plus seuls les caract res en majuscules taient autoris s Un maximum de 8 niveaux de r pertoires tait accept les noms de r pertoires ne devaient pas d passer 8 caract res Cette norme a donn naissance plusieurs extensions pour permettre l utilisation de noms plus longs La premi re s appelle joliet Cette extension d velopp e par Microsoft est adapt e au monde Windows L autre extension baptis e Rock Ridge compatible avec le monde UNIX correspond aux niveaux 2 et 3 de la norme ISO 9660 Dans le cas de l application image il faut que
21. outes les images d un DVD sont trait es ce dernier est archiv la SDSI Le nombre de DVD trait s simultan ment tant plafonn 10 limite impos e par le bureau de l exploitation il est demand d taler dans le temps l envoi des DVD la SDSI et de s assurer que les images livr es sont d j d clar es dans la base IMAGE le chargement des lots de notices d claratives doit pr c der imp rativement l envoi des DVD Minist re de la Culture et de la Communication p 6 17 03 06 14 Cas des images livr es par le r seau L utilisateur vient d poser les fichiers images dans le sas d entr e pr vu cet effet sur le serveur de la SDSI en utilisant un client FTP ex Filezilla Les param tres de connexion sont disponibles aupr s du responsable de l application de gestion des images SDSI Les r pertoires d accueil des images sont cr s dynamiquement dans le sas Lorsqu une image est d clar e sur le serveur chargement d une notice d clarative le r pertoire d accueil est cr Il est supprim apr s traitement de l image Par exemple pour une image SAP01 MH0001_P JPG livr e par le Service des archives photographiques de Saint Cyr SAP les r pertoires suivants sont cr s sous le r pertoire permanent m moire m moire tant la base documentaire associ e ces images i Le r pertoire SAP correspond l identifiant de producteur Le r pertoire 01 correspond au code fonds oi Apr
22. rique cam scope La correspondance est r alis e par la personne qui num rise l image Dans le cas d une sous traitance de la num risation un tableau de r colement est communiqu au sous traitant sous une forme convenue par les deux parties tableur de type LibreOffice Calc ou fichier texte CSV Ce tableau contient initialement pour chaque image le code producteur le num ro de fonds et le num ro d immatriculation de l image L op rateur de num risation compl te le tableau avec le nom du fichier de l image num ris e figure 4 IDPROD NUMEF NUMP NOM FICHIER M5041 O1 0001 m 04101_0001 jpg M5041 O1 0002 mS04101_0002 jpg 4 Cr 1 Figure 4 Dans le cas des DVD ce nom doit respecter la norme d finie au chapitre Principes pour la d termination des noms des fichiers images voir page 11 Le sous traitant inscrit en retour sur chaque disque grav un label d fini par le producteur Ce label est constitu du code producteur du num ro de fonds et d un num ro de s rie voir page 12 le chapitre Noms des DVD destin s au plan de num risation Dans le cas d une num risation r alis e en interne par le producteur celui ci assure lui m me l inscription du label sur les disques grav s Le fichier de r colement est ensuite utilis par l organisme producteur pour la cr ation des notices images L utilisation de ce fichier d pend du logiciel utilis par l organisme producteur pour la cr ation de ces notices
23. s Le champ REFIM de chaque notice est contr l avant son chargement dans une base documentaire afin d assurer la coh rence des informations enregistr es dans la base de gestion des images Si les informations saisies s av rent incoh rentes le chargement est annul et le responsable de cette op ration re oit un compte rendu d erreurs Relation entre les images et les notices documentaires La premi re relation implicite est celle qui associe une notice documentaire une image par l interm diaire du champ REFIM fl che bleue sur la figure 3 Au moment du chargement des notices dans une base documentaire un champ VIDEO est g n r automatiquement dans les notices poss dant un champ REFIM Ce champ VIDEO contient le nom normalis des fichiers nom donn aux fichiers images sur le serveur du minist re correspondant aux images d clar es dans REFIM pr c d d un pr fixe de localisation indiquant l endroit sur le serveur o les fichiers num riques ont t stock s Le champ VIDEO est utilis par le serveur web d interrogation des bases documentaires pour l affichage des images associ es une notice le champ REFIM tant r serv la d claration des images Une fois qu elle est d clar e sur le serveur une image peut illustrer n importe quelle notice de n importe quelle base documentaire fl ches rouges sur la figure 3 Pour cela il suffit d inscrire dans le champ VIDEO de ces notices le nom normalis du
24. s territoriales Soci t s de sous traitance de la num risation Figure 1 Les images sont num ris es par le producteur ou une soci t de sous traitance Le r sultat est un ensemble de fichiers images et un tableau de r colement assurant la correspondance entre l identifiant du producteur le num ro d inventaire ou num ro de s rie de chaque image et le nom du fichier de num risation produit Le producteur associe chaque image une notice d une base documentaire Pour effectuer cette association il doit remplir le champ REFIM de la notice voir page 4 avec les informations saisies dans le tableau de r colement Cette notice devient propri taire de l image Les notices sont charg es dans les bases documentaires via une application d alimentation Avant le chargement les informations du champ REFIM sont enregistr es dans une base de gestion des images incorpor e au serveur d images du minist re Le producteur transmet ensuite les fichiers images au syst me informatique soit par transfert de fichier protocole de transfert FTP soit par l envoi de DVD Minist re de la Culture et de la Communication p 1 17 03 06 14 Notices Bases Documentaires Nu lents A Gestion Archivage ET Bha A Images Figure 2 JB Juke Box sas point d entr e FTP File Transfert Protocol sur le serveur Un programme lanc quotidiennement sur le serveur d images r cup re les fichiers i
25. s traitement les r pertoires SAP et 01 sont supprim s automatiquement SAP ATTENTION les noms des fichiers d images livr s sur le serveur ne doivent contenir que des caract res minuscules ou que des caract res majuscules pour tre pris en compte Informations sur les organismes producteurs Codes Identifiants des organismes producteurs IDPROD Vous trouverez dans les pages ci apr s les codes concernant les organismes suivants e archives nationales e archives d partementales e archives municipales e archives des territoires d Outre Mer e biblioth ques e directions r gionales des affaires culturelles DRAC e services de la direction g n rale des patrimoines e mus es e fonds r gionaux des arts plastiques e autres organismes Pour les organismes ayant une r partition nationale il existe un code INSEE des r gions et des d partements Ce code peut tre utilis pour la d finition d un identifiant de producteur IDPROD Minist re de la Culture et de la Communication p 7 17 03 06 14 GU Codes INSEE Liste alphab tique D partement R gion N D partement N R gion 01 AIN 82 RHONE ALPES 02 AISNE 22 PICARDIE 03 ALLIER 83 AUVERGNE 04 ALPES DE HAUTE PROVENCE 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 05 HAUTES ALPES 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 06 ALPES MARITIMES 93 PROVENCE ALPES COTE D AZUR 07 ARDECHE 82 RHONE ALPE
26. tion par les services de l organisme P E pour externe lorsqu il est produit par le recours la sous traitance V est le num ro d exemplaire du DVD 1 indique le premier DVD grav portant ce num ro 2 la premi re copie etc Caract res autoris s FFFF XX NNNNNN ne peuvent contenir que les lettres de N et de P Z en majuscule non accentu es et les chiffres de 0 9 l exclusion de tout autre signe e P ne peut prendre que les valeurs ou E V ne prend que des valeurs num riques de 1 9 Minist re de la Culture et de la Communication p 12 17 03 06 14 V rifications effectu es par le programme de chargement e V rification que le nom ne contient bien que les caract res autoris s pour chaque champ e V rification de la pr sence du num ro de l identifiant de l organisme dans la table des organismes tenue par le minist re e V rification de la pr sence du code I ou E dans le champ P Exemples Les noms de DVD auront donc des formes comme suit e __ IVR8200 000010 E_1 pour le premier DVD r alis par une soci t ext rieure et pour l organisme IVR82 qui ne poss de qu un seul fonds 00 e AD02702 000123 3 pour le troisi me DVD r alis en interne par l organisme AD027 qui poss de plusieurs fonds Remarques e l est pr f rable de choisir l identifiant NNNNNN purement num rique et croissant compl t par des z ros gauche c est dire de la forme 000012 e L

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