Créer légalement son fichier de prospects
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1. Cr er l galement son fichier de prospects Pour d velopper votre portefeuille clients vous envisagez d avoir recours un mailing un e mailing ou de prospecter par t l phone Attention l utilisation des fins commerciales de coordonn es de personnes est encadr e par la loi Avocate directrice du d partement Informatique et libert s au sein du cabinet Alain Bensoussan Avocats Paris ma tre Chlo Torres intervient entre autres dans l audit de la conformit juridique des syst mes d information aux prescriptions informatique et libert s les for malit s pr alables aupr s de la Cnil l organisation infor matique et libert s dans l entreprise et la mise en place d une politique de correspondant Informatique et libert s Cil Site www alain bensoussan com MY 4 k pe ous souhaitez recueillir des coordonn es de personnes pour vous constituer un fichier de prospects Soyez vigilant car l exploita tion de donn es com merciales doit faire l objet de formali t s aupr s de la Commission nationale de l informatique et des libert s Cnil Afin d all ger les d marches des entre prises l organisme dicte d sormais des normes simplifi es gr ce auxquel les une simple d claration de confor mit suffit Elle peut tre op r e direc tement en ligne sur le site de la Cnil En l effectuant vous vous engagez respecter la tot2. alit des prescriptions et des caract ristiques pos es dans le texte de la norme simplifi e Cette nouvelle proc dure concerne tout d abord les op rations relatives la gestion des clients comme les contrats les commandes les livrai sons les factures etc Elle porte en suite sur les utilisations des fins de prospection commerciale quel que soit le mode utilis voie postale t l copie t l phone ou courrier lectroni que Les campagnes ayant trait la prospection se comprennent au sens large C est la fois la constitution et la gestion d un fichier de prospects ce qui inclut notamment les op rations techniques comme la normalisation VI Le guide du dirigeant Septembre 2006 l enrichissement et la d duplication d un fichier pour le mettre jour ou l toffer mais aussi la s lection de clients Sans oublier la cession la loca tion voire l change du fichier de clients ou de prospects et enfin l la boration de statistiques commerciales ou encore l envoi de sollicitations Toutes ces op rations exigent que vous ayez pr alablement d clar le fichier manipul Cette formalit est totale ment gratuite Mais avant toute chose il est int ressant de t l charger le guide D clarer la Cnil qui contient un mode d emploi et l ensemble des do cuments utiles cette d marche LES FICHIERS NORMAUX L EXCEPTION Quelles exceptions cette norme sim plifi
3. e En sont exclus les fichiers qui ne correspondent pas strictement au contenu de la norme et ceux qui n cessitent la transmission de donn es caract re personnel en dehors de l Union europ enne Ceux l doivent faire l objet d une d claration normale aupr s de la Cnil Ce formulaire est plus long et peut faire l objet d envoi de plusieurs annexes De plus sachez que si vous achetez un fichier de pros pects que vous enrichissez de nouvel les rubriques et donn es vous devez tablir la modification aupr s de la Commission C est aussi le cas si vous comptez l utiliser d autres fins que la Ma tre Chlo Torres prospection commerciale car il s agit alors d un d tournement de finalit Les d clarations qui ont t effectu es en r f rence aux pr c dentes normes restent valables m me si depuis le 7 juin 2006 c est la nouvelle norme simplifi e qui fait r f rence en mati re de d claration de fichiers de clients ou de prospects W 1 Formulaire de t l d claration simplifi e disponible sur www cnil fr index php id 174 Cnil 8 rue Vivienne 75223 Paris Cedex 02 T l 015373 22 22 En savoir plus Cnil Commission nationale de l infor matique et des libert s 8 rue Vivienne 75223 Paris cedex 02 Tel 01 5373 22 22
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