Guide pour la préparation des Congrès FIPF
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1. Dans le cas d un congr s r gional organis par deux commissions il y aura deux vice pr sidents Dans le cas o la pr paration du congr s aurait t confi e un membre de l association le pr sident de D Dr me me A l association serait le 2 ou 3 vice pr sident du congr s Dans le cas d un congr s r gional organis par une commission seule ce membre est un e des vice pr sidents de la FIPF dans le cas d un congr s r gional organis par deux commissions ce membre est le pr sident de l autre commission Afin de faciliter la pr paration du Congr s les responsables sont des membres de l association charg e de la pr paration du Congr s Mais les membres des diff rentes commissions peuvent tre e des membres de l association charg e de la pr paration du Congr s des membres de la ou des commission s r gional e s des membres de la FIPF des partenaires des experts C est le secr tariat g n ral du CO qui valide toutes les propositions faites par les commissions et qui g re le budget Les responsables de commissions travaillent en troite collaboration avec le secr tariat g n ral et jouent le r le d interface entre celui ci et leur commission Ils animent leurs commissions qui sont de v ritables forces de proposition Une convention sera sign e entre l association charg e de l organisation du Congr s et la FIPF afin de pr ciser toutes les modali2. l h tel ses propres frais en taxi ou par tout autre moyen de transport lui pr ciser noms coordonn es co ts 2 2 4 3 Les transferts Lieux d h bergement Lieu du congr s Le CO doit prendre en charge l acheminement des congressistes de leur lieu d h bergement au lieu du congr s et leur indiquer clairement la marche suivre Il sera n cessaire de d terminer avec le loueur de bus le prix exact de la location par transfert Il faudra essayer de trouver des sponsors 2 2 5 L inscription des congressistes L inscription des congressistes doit tre simplifi e au maximum sur le site du congr s Sachant que de nombreuses personnes ne pourront pas payer par carte bleue il faut penser d autres modes de gestion des inscriptions D autre part il ne faut pas oublier que de nombreuses personnes paieront les frais d inscription l ouverture du congr s En g n ral l inscription est gratuite pour e les invit s autres que les intervenants e les congressistes pris en charge par le comit d organisation e Jes attach s de coop ration du MAEE tradition D autres d cisions peuvent tre prises selon les congr s 2 2 6 L valuation du congr s partie renseigner 2 3 Commission Activit s Culturelles 2 3 1 Les r ceptions en dehors du lieu du congr s Le CO doit prendre en charge l acheminement des congressistes de leur lieu d h bergement au lieu de la r ception et leur indiq
3. le stand de l association organisatrice du congr s le stand de la des commission s r gionale s de la FIPF concern e s les stands faisant partie d changes TV5 RFI Canal Acad mie etc 2 5 2 4 Recherche d exposants Il faut pr parer un dossier technique envoyer aux exposants Celui des derniers congr s FIPF peut encore servir de mod le Ce dossier devra tre envoy aux exposants potentiels au moins 9 mois avant le congr s 3 Budget pr visionnel du congr s Afin de pouvoir pr parer le budget pr visionnel du congr s un mod le est propos en Annexe 1 Celui ci doit tre tabli pour le nombre de congressistes raisonnablement attendus Dans le budget global pr visionnel propos il ne faut pas oublier de noter les changes aucune somme d argent ne circule des prestations sont chang es Au d but pour quilibrer le budget on peut indiquer dans la partie Recettes une rubrique temporaire Ressources trouver Au fur et mesure de l obtention de subventions cette rubrique diminuera et dispara tra La somme trouver le sera gr ce e des subventions e des prises en charge d une d pense pr cise pause caf etc par des sponsors e des recettes pr vues pour la vente des stands ou autres Des soutiens financiers peuvent tre demand s aupr s des organismes suivants liste non exhaustive Pays du congr s Minist re de la Culture Minist re des Affaires tr
4. 3 membres de la commission r gionale de la FIPF concern e un vice pr sident e de la FIPF le pr sident de la FIPF e d un comit largi compos dau moins 1 membre par association de la commission r gionale de la FIPF concern e Au besoin la commission Scientifique peut faire appel d autres personnes pour l valuation des propositions Dans le cas d un congr s organis par deux commissions r gionales de la FIPF le ou la vice pr sident e est remplac e par 3 membres de l autre commission concern e La commission Scientifique est charg e de r aliser la recherche de la th matique du congr s Pappel contributions l valuation des propositions de communications la s lection des communications le formatage du congr s la r alisation du programme du congr s la s lection des meilleurs articles pour une dition papier des actes du congr s la r alisation des actes lectroniques et t l chargeables sur le site du congr s 1 1 3 La commission Logistique La commission Logistique est charg e de g rer la restauration d jeuner pause caf etc le transport des congressistes transferts a roport h tel et h tel lieu du congr s accueil des congressistes a roport h tels lieu du congr s la d coration de la salle d ouverture fleurs drapeaux etc le lieu du congr s am nagement des salles mat riel etc inscripti
5. Internationau x FIPF Le ou la pr sident e X X X 1 vice pr sident X X X Le ou la SG X X X 1 assistante de direction X X X 1 responsable des stands X X X 1 responsable des ateliers TNI X X X Commission Le ou la pr sident e X X X r gionale 1 vice pr sident X X X TRE Le ou la SG X X X CO Le ou la pr sident e D placements Eventuellement X nationaux DN Le second membre du secr tariat DN Eventuellement X g n ral du CO Association organisatrice du congr s Le troisi me membre du DN Eventuellement X secr tariat g n ral du CO Association organisatrice du congr s Les 5 responsables de DN Eventuellement X commission du CO Ceci dans le cas ou le volet salon des exposants est confi directement la FIPF Actuellement mais cela peut changer dans le cas d un congr s r gional organis par deux commissions chaque commission b n ficie de la m me prise en charge Dans le cas d un jumelage du congr s avec le CA de la FIPF il faut rajouter cette liste Dernier enregistrement par FIPF 8 Pr nom Nom Vols H bergement Restauration FIPF 1 autre vice pr sident 1 pr sident honoraire 2 conseillers du pr sident nn gt gt gt D gt lt 8 repr sentants de commission 2 2 3 La restauration Le congr s dure x jours Il a lieu du jour y au jour z Les congressistes arriveront le jour y 1 et repartiront le jour z 1 I
6. 9 mois l avance la commission Sponsors et Salon des exposants N P O Ne pas oublier de faire valider le programme par le SG et le pr sident du Congr s 2 1 6 La s lection des meilleurs articles pour une dition papier partie renseigner 2 1 7 Les actes du congr s Les actes seront publi s par le groupe GERFLINT au nom de la FIPF Une convention de partenariat sera sign e dans ce sens Le CO doit d terminer quel sera le nombre d exemplaires afin de pouvoir vendre des encarts publicitaires Une version lectronique des actes sera mise en ligne Elle comprendra l ensemble des communications transmises au CO et d ventuels compl ments multim dia que ne peuvent prendre en charge une dition papier 2 2 Commission Logistique 2 2 1 Lieu du congr s Le lieu choisi pour le d roulement du congr s doit pouvoir pr senter les fonctionnalit s suivantes e un acc s facile par les moyens de transport en commun depuis les lieux d h bergement e des salles en nombre suffisant pour les conf rences pl ni res les semi pl ni res les interventions et les ateliers une salle ou un espace pouvant servir pour le salon des exposants une salle pour le comit organisateur une banque d accueil une salle pouvant faire office de cafeteria et pouvant accueillir le nombre de congressistes pr vus Il faudra v rifier si l quipement suivant est fourni sinon le pr voir e quipement des salles mat riel d
7. Colloque il s agit de mettre en place des conf rences des ateliers des tables rondes des forums des d bats des communications par affiche etc De plus cette partie devra contenir e un espace r serv aux jeunes chercheurs dans des domaines pertinents pour l enseignement du fran ais voir partenariat avec l AUF e un espace r serv aux changes d exp riences e 5 s ances de pr sentation de 1 h 1 h 30 pour les exposants de bons horaires vers 10 h ou 14 h car ils sont vendus Dans la partie Formation il s agit d offrir des modules de formation dont le suivi sera valid par une attestation remise aux congressistes Parmi les modules de formation propos s il y en a d j quelques uns d identifi s e 2 ou plus mini formations l utilisation du TBI car on aura un TBI mis disposition sur place par Smartboard Dernier enregistrement par FIPF 6 e 2 ateliers d criture pour FDLM e 1 ou 2 ateliers pour francparler org e 3 ateliers TV5 D autres sont proposer en fonction des attentes des professeurs de fran ais adh rents de la FIPF L inscription des congressistes aux modules de formation est pr voir d s l inscription au congr s afin de g rer au mieux les parcours mettre en place 2 1 5 Programme Le programme sera dit dans le pays du congr s Les informations techniques suivantes format nombre de pages pr sence de couleurs ou pas etc devront tre donn s
8. ners ne sont pas assurer pour les congressistes non pris en charge par le CO Il faut toutefois veiller ce que plusieurs restaurants se situent proximit des h tels Aux congressistes pris en charge par le CO une allocation forfaitaire de par repas selon le co t de la vie au niveau local sera offerte pour chacun des x 1 d ners du congr s S il y a des invitations officielles pr vues en soir e elles diminueront d autant le nombre de d ners prendre en charge 2 2 3 4 Les pause caf Il y aura 2x 1 pause caf assurer soient 2 par jour sauf le 1 jour o il y a un cocktail de bienvenue Il est n cessaire de d terminer avec le restaurateur ou le traiteur choisi le prix de revient par personne d une pause caf prix qui doit comprendre en outre les serveurs mis disposition pour le bon d roulement de la pause caf la vaisselle et les nappes et au besoin des chaises Il faut essayer de trouver des sponsors au moins pour les boissons eau caf etc 2 2 3 5 Le cocktail de bienvenue Le cocktail de bienvenue peut avoir lieu la veille Mais s il est organis la matin e de l ouverture la pause caf est remplac e par un cocktail de bienvenue Ce cocktail sera en fait une pause caf am lior e en qualit de g teaux offerts et en quantit Il est n cessaire de d terminer avec le restaurateur ou le traiteur choisi le prix de revient par personne de ce cocktail prix qui doit compren
9. proches et faciles d acc s Il serait pr f rable de choisir des h tels ayant toutes les commodit s proximit magasins poste banques et guichets automatiques kiosques journaux etc Il faudra veiller ce que e les prix propos s incluent le petit d jeuner et les taxes e un acc s internet ou WIFI soit possible Il est recommand de faire un partenariat avec le Minist re du tourisme local pour obtenir des prix pr f rentiels 2 2 2 1 Les congressistes non pris en charge par le comit d organisation Pour louer leurs chambres les congressistes non pris en charge par le CO pourront s adresser directement l agence de voyages dont les coordonn es seront sur le site du congr s 2 2 2 2 Les congressistes pris en charge par le comit d organisation C est le CO qui g re la location des chambres des congressistes pris en charge sur le budget du congr s ceux pris en charge sur les subventions de nos bailleurs OIF etc et nos invit s Ceux ci seront log s gratuitement dans les h tels et leurs frais de restauration seront pris en charge sous forme d invitations ou d allocations forfaitaires Remarque Pour les prises en charge subventionn es par nos bailleurs il faudra d finir des crit res de s lection afin d tablir leur liste La liste des invit s FIPF est g n ralement la suivante Pr nom Nom Vols H bergement Restauration
10. restauration 2 2 3 1 Les petits d jeuners 2 2 3 2 Les d jeuners 2 2 3 3 Les d ners 2 2 3 4 Les pause caf 2 2 3 5 Le cocktail de bienvenue 2 2 4 L acheminement des congressistes 2 2 4 1 Les vols internationaux 2 2 4 2 Les transferts A roports H tels 2 2 4 3 Les transferts Lieux d h bergement Lieu du congr s 2 2 5 L inscription des congressistes 2 2 6 L valuation du congr s 2 3 Commission Activit s Culturelles 2 3 1 Les r ceptions en dehors du lieu du congr s 2 3 2 Les soir es culturelles 2 3 3 Les visites et les excursions 2 3 4 Autres activit s 2 4 Commission Communication 2 4 1 Communication interne 2 4 2 Communication externe 2 4 2 1 Le mat riel de communication Logo affiches d pliants 2 4 2 2 Le site Internet 2 4 2 3 Les textes fondateurs et autres 2 4 2 4 Les relations avec la presse 2 4 2 5 Campagne d informations 2 4 2 6 Les banderoles 2 5 Commission Sponsors et salon des exposants 2 5 1 Sponsors 2 5 1 1 Le sponsoring de la restauration 2 5 1 2 Le sponsoring du mat riel d accueil 2 5 1 2 1 La mallette 2 5 1 2 2 Le badge et le cordon 2 5 2 Salon des exposants 2 5 2 1 Installateurs de stands 2 5 2 2 Transitaires 2 5 2 3 Prix de vente d un stand 2 5 2 4 Recherche d exposants 3 Budget pr visionnel du congr s 4 Agenda Dernier enregistrement par FIPF 1 Le comit organisateur du Congr s Le mod le type de la constitution du Comit organisateur d
11. Congr s de la plate forme collaborative de la FIPF gr ce un outil sp cifique int gr celle ci les affiches d pliants etc les textes fondateurs du congr s argumentaires lettres officielles lettres d appel participation etc les relations avec la presse couverture presse durant le congr s le livret d accueil des congressistes etc 1 1 5 La commission Sponsors et Salon des exposants La commission Sponsors et Salon des exposants est charg e de la recherche de sponsors et de la gestion du salon des exposants ces deux activit s tant troitement li es Pour la partie Sponsors cette commission doit tre appuy e par la SG de la FIPF en France et par les membres de la Commission dans chacun de leur pays Il s agit de trouver des sponsors pour prendre en charge une partie pr cise du congr s pause caf soir es etc sous quelque forme que ce soit acheter une place pour un logo sur le site la mallette le cordon le badge le programme ou les actes acheter une heure de pr sentation lors du congr s etc La partie Salon des exposants de cette commission peut tre g r e directement de France ou bien localement Il s agit de pr parer le plan du salon des exposants partir des possibilit s offertes par le lieu du congr s n gocier avec l installateur de stands qui sera s lectionn et assurer le suivi des op rations n gocier avec un transitaire pou
12. Guide pour la pr paration des Congr s FIPF Guide pour la pr paration des Congr s FIPF Depuis ao t 2008 une nouvelle gestion des Congr s FIPF a t mise en place Le congr s de Beyrouth en a t le projet pilote et a conduit la finalisation de ce document Il est noter que l objectif principal d un congr s FIPF est de favoriser les changes le partage d exp riences et les enrichissements en mati re d enseignement du fran ais entre les associations des professeurs de fran ais et ses membres Dernier enregistrement par FIPF 1 Sommaire 1 Le comit organisateur du Congr s 1 1 R le de chaque entit du CO du congr s 1 1 1 Le secr tariat du CO 1 1 2 La commission Scientifique 1 1 3 La commission Logistique 1 1 4 La commission Communication 1 1 5 La commission Sponsors et Salon des exposants 1 1 6 La commission Activit s culturelles 1 2 Comptes du congr s 2 La pr paration du Congr s 2 1 Commission Scientifique 2 1 1 La th matique du congr s 2 1 2 L appel communication 2 1 3 La s lection des intervenants 2 1 4 Formatage du congr s 2 1 5 Programme 2 1 6 La s lection des meilleurs articles pour une dition papier 2 1 7 Les actes du congr s 2 2 Commission Logistique 2 2 1 Lieu du congr s 2 2 2 L h bergement 2 2 2 1 Les congressistes non pris en charge par le comit d organisation 2 2 2 2 Les congressistes pris en charge par le comit d organisation 2 2 3 La
13. PF
14. ang res Ministre de l Education nationale Minist re de l Enseignement sup rieur Minist re du Tourisme Municipalit de la ville du congr s Ambassade de France Alliance fran aise D l gation de l AUF Ambassades trang res francophones Wallonie Bruxelles Suisse Canada Luxembourg des entreprises diverses Dernier enregistrement par FIPF 1 des diteurs et libraires des associations locales des m dias locaux des universit s des coles de langues etc France Minist re de la Culture DGLFLF Ministre de l Education nationale Minist re de l enseignement sup rieur TV5 RFI et Canal Acad mie CCIP Cavilam CLA CIEP etc Maison de la France Adonis Cit des Sciences IMA les villes jumel es avec la ville du congr s l Association internationale des Maires francophones etc Francophonie OIF AUF projet pour les jeunes chercheurs mettre en place Autres pays Organismes des autres pays de la commission Ambassades fran aises des pays de la commission des entreprises diverses des diteurs et libraires La liste n est bien s re pas close Le budget pr visionnel quilibr est indispensable pour la recherche de ressources 4 Agenda D s le but de la pr paration du congr s il est indispensable d tablir un planning des moments cl s venir Dernier enregistrement par FI
15. dre en outre les serveurs mis disposition pour le bon d roulement du cocktail la vaisselle et les nappes et au besoin des chaises Dernier enregistrement par FIPF 9 Il faut essayer de trouver des sponsors au moins pour les boissons eau caf vin etc Remarque g n rale La commission Logistique doit donc travailler avec la Commission Sponsors pour chercher all ger les frais 2 2 4 L acheminement des congressistes 2 2 4 1 Les vols internationaux Pour r server leurs vols les congressistes pourront s adresser l agence locale conventionn e avec le CO Voir 1 1 3 Sachant que le congr s a lieu pendant x jours du jour y au jour z pour ceux qui sont pris en charge par le CO les plans de vol doivent respecter les dates suivantes arriv e le jour y 1 d part le jour z 1 Dans le cas o il n y aurait pas de vol le jour y 1 et ou le jour z 1 ce cas particulier sera tudi lors de la r servation Tous ceux qui souhaiteraient arriver avant le jour y 1 et ou repartir apr s le jour z 1 devront prendre en charge les frais suppl mentaires d h bergement et de restauration 2 2 4 2 Les transferts A roports H tels Si les congressistes r servent leurs vols et leurs chambres d h tel en passant par l agence de voyages conventionn e avec le CO celle ci pourra n gocier avec les h tels concern s un syst me de navette gratuite Si un congressiste rate la navette il pourra alors se rendre
16. e projection cran videoprojecteur portable et de sonorisation 1 micro fixe et 1 micro baladeur t l phones taxiphones acc s internet WIFI photocopieuse des drapeaux des pays pour l ouverture un syst me de fl chage criteaux sur pied crans etc des syst mes pour pendre des tableaux d exposition Une convention devra tre sign e entre l organisme qui g re le lieu choisi pour le congr s et le CO du congr s Il faudra qu y soit clarifi s e la prise ne charge des frais d lectricit d installation et de nettoyage des salles la mise disposition de techniciens pour la gestion du mat riel informatique vid o et sonorisation la prise en charge de l assurance du lieu et du mat riel e la date de pr paration du lieu par l organisme qui le loue ou le pr te Il faudra fournir le plan d occupation des lieux bien avant le congr s l organisme qui le loue ou le pr te Dernier enregistrement par FIPF 7 2 2 2 L h bergement Pour la gestion de l h bergement le CO peut s adresser directement des lieux d h bergement mais il lui serait plus facile de s adresser une agence de voyages locale proposant des prix pr f rentiels et avec laquelle il signerait une convention Les coordonn es de l agence et la liste des h tels devront alors tre mis sur le site du congr s Pour le choix des lieux d h bergement il faut veiller les trouver dans des quartiers
17. l faut lister le nombre de repas assurer durant le congr s d une part pour les congressistes d autre part pour les pris en charge 2 2 3 1 Les petits d jeuners Le comit d organisation n aura pas prendre en charge les petits d jeuners s il veille bien ce que la location des chambres d h tels comprenne le petit d jeuner 2 2 3 2 Les d jeuners x d jeuners sont assurer pour les w congressistes attendus Ces d jeuners prendront la forme d un repas servi table ou d un buffet sur le lieu du congr s Il est n cessaire de d terminer avec le restaurateur ou le traiteur choisi le prix de revient par personne d un d jeuner prix qui doit comprendre en outre les serveurs mis disposition pour le bon d roulement du repas ou du buffet la vaisselle et les nappes et au besoin des chaises Les congressistes non pris en charge par le CO devront payer les x d jeuners au moment de l inscription pour pouvoir faire les commandes en nombre suffisant aupr s du restaurateur ou du traiteur Si ces d jeuners sont pris en charge par 1 ou plusieurs sponsors ils seront alors offerts D autre part s il y a des invitations officielles pr vues pour certains d jeuners celles ci diminueront d autant le nombre de d jeuners prendre en charge Le CO a uniquement sa charge directe les d jeuners des invit s qu il prend en charge et sans doute ceux de quelques officiels 2 2 3 3 Les d ners Les d
18. n peut reconduire les changes avec RFI TV5 MONDE ou le CAVILAM pour le cordon On peut vendre 1 logo pour le badge Peut tre faut il penser un badge qui s accroche directement sur le v tement car il est ainsi plus facile de lire le nom de son interlocuteur 2 5 2 Salon des exposants Le salon des exposants doit tre situ de fa on tre travers par les congressistes qui se rendront dans les salles Dernier enregistrement par FIPF 1 2 5 2 1 Installateurs de stands Le CO doit trouver un installateur de stands local Il est important de trouver une entente pour un prix bas sur le nombre de m r ellement occup s lors du congr s et non pas sur un forfait Il faut veiller aussi ce que les stands soient livr s avec au moins 1 prise lectrique 3 spots 1 table et 2 chaises et si possible un acc s internet ou WIFI Il faudra pr voir avec le lieu du congr s l installation des stands le jour y 1 l installation des exposants le jour y la d sinstallation par les exposants et l installateur le jour z 1 2 5 2 2 Transitaires Le CO doit contacter aussi un transitaire Le mieux est de choisir un transitaire qui a un entrep t en France afin que ce soit le correspondant fran ais qui achemine le mat riel dans le pays du congr s 2 5 2 3 Prix de vente d un stand En calculant le prix de vente d un stand il ne faudra pas oublier qu il y a des stands gratuits le stand de la FIPF
19. nderoles Toute autre suggestion est la bienvenue 2 5 Commission Sponsors et salon des exposants 2 5 1 Sponsors Afin de parvenir un budget pr visionnel quilibr il est n cessaire de recourir des sponsors Il faut tablir une liste d entreprises locales banques etc contacter avec un dossier de pr sentation argumentaire etc que l argumentaire sera pr t Le secr tariat de la FIPF en cherchera sur la France 2 5 1 1 Le sponsoring de la restauration En particulier peuvent tre sponsoris s les pauses caf les soir es culturelles et les d ners On pourrait m me pr voir un banquet sponsoris par plusieurs exposants 400 500 par exposant en mettant leur documentation dans les assiettes et en leur donnant la possibilit de faire un petit discours de 5 mn 2 5 1 2 Le sponsoring du mat riel d accueil 2 5 1 2 1 La mallette Les mallettes pourraient ne pas tre confi es un seul sponsor Elles pourraient tre achet es localement et le CO pourrait vendre 4 5 logos qui seront imprim s sur la mallette 200 300 chacun Ce sont ces logos qui paieraient alors les mallettes Remarques Il faudra recruter une quipe de b n voles pour ins rer les documents dans la mallette et trouver le lieu pour le faire Chaque mat riel mis dans la mallette fera l objet d un sponsoring change ou paiement 2 5 1 2 2 Le badge et le cordon Le badge et le cordon seront sponsoris s s par ment O
20. nterne Afin de mieux communiquer entre Paris et la ville du congr s il faut essayer de multiplier les conf rences avec Skype ou avec les installations de visioconf rence de l AUF en attendant que la FIPF se dote d un mat riel de visio conf rence 2 4 2 Communication externe 2 4 2 1 Le mat riel de communication Logo affiches d pliants Pour la cr ation du logo du congr s des affiches des d pliants et de toute autre mat riel de communication il faudra obtenir plusieurs devis 2 4 2 2 Le site Internet Le site Internet du congr s sera cr dans l espace Congr s de la plate forme collaborative de la FIPF gr ce un outil sp cifique int gr la plate forme Pour cela le CO devra faire appel un sp cialiste informatique pour cr er et g rer le site internet informations inscriptions etc Il faudra pr voir sur la page d accueil une colonne dans laquelle on mettra les logos des institutionnels partenaires gratuitement les logos des exposants payant entre 200 300 par logo De plus il faudra ouvrir un onglet Exposants Celui ci comprendra plusieurs pages avec des liens vers les sites des exposants qui auront pay pour cela 2 4 2 3 Les textes fondateurs et autres Dans un premier temps le CO doit tre en possession d un texte argumentaire qui servira la recherche de Sponsors D autre part une lettre sp cifique doit tre r dig e pour demander les diff rents
21. on des congressistes l valuation du congr s par les congressistes D autre part dans le cas du recours une agence de voyages s lectionn e sur place le suivi du suivi des Dernier enregistrement par FIPF 4 op rations effectu es pour prendre en charge les billets d avion des personnes prises en charge l h bergement des congressistes Cette commission doit aussi pr parer un livret d accueil pour les congressistes donnant les informations pratiques elle sera charg e de r colter toutes ces informations et de les donner la commission Communications pour l dition adresses des h tels accueil l a roport comment se rendre l h tel navette bus si rat e taxi mode d emploi t l phone comment t l phoner achat d une carte t l phonique etc plan succinct de la ville du Congr s concernant le quartier H tels lieu du Congr s num ro d urgence cours du change euros monnaie locale etc etc Remarque Cette commission doit recourir une quipe de b n voles pour tenir la banque d accueil du congr s et pour aider la circulation entre les divers lieux du congr s amphis salles salon des exposants etc 1 1 4 La commission Communication La commission Communication est charg e de la communication interne et externe du congr s le logo du congr s le site internet du congr s qui sera r alis dans l espace
22. on du Congr s Cette partie d crit en d tail les responsabilit s de chaque commission du CO 2 1 Commission Scientifique 2 1 1 La th matique du congr s partie renseigner 2 1 2 L appel communication L appel communication doit tre lanc au moins un an avant la tenue du congr s Il doit tre valid par la commission Scientifique le SG et le pr sident du Congr s 2 1 3 La s lection des intervenants La s lection des intervenants doit tre termin e au moins 6 mois avant la tenue du congr s Elle doit tre valid e par la commission scientifique le SG et le pr sident du Congr s Remarques e Dans le choix des intervenants il faut privil gier l appartenance une association du r seau FIPF et la repr sentativit de chaque pays de la commission r gionale concern e L article de la communication doit tre envoy la commission Scientifique deux mois maximum apr s la tenue du congr s sinon il ne sera pas publi Il serait souhaitable de d terminer un nombre X d intervenants par congr s 2 1 4 Formatage du congr s La dur e du congr s ne doit pas d passer 3 jours Le formatage du congr s devrait respecter les proportions suivantes Ou bien e 34 pour la partir traditionnelle de type Colloque e 1 4 pour la partie formation ou plus si possible Ou bien e 2 jours pour la partir traditionnelle de type Colloque e jour pour la partie formation Dans la partie
23. parrainages souhait s pour le congr s 2 4 2 4 Les relations avec la presse Le service Presse pourra tre assur le plus souvent en partenariat avec le SCAC de l Ambassade de France du pays o a lieu le congr s Il faut pr voir entretiens interviews dans la presse si possible du pr sident de la FIPF Dernier enregistrement par FIPF 1 communiqu s de presse mailing etc Pendant le congr s la presse sera convoqu e pour participer des travaux aux soir es etc 2 4 2 5 Campagne d informations Dans le pays du congr s il faudra veiller attirer le plus de monde possible au congr s en menant une campagne d information aupr s des tablissements universitaires et scolaires priv s et publics il est primordial de favoriser la participation des jeunes professeurs chercheurs et tudiants ce que le CO soit repr sent dans les manifestations locales pr c dents le congr s A l ext rieur du pays du congr s il faudra veiller ce que le CO du Congr s soit repr sent par au moins l un de ses membres dans les manifestations suivantes r union des Chefs du d partement de fran ais de l AUF autres congr s r gionaux de la FIPF manifestations de la Francophonie etc 2 4 2 6 Les banderoles Il faut pr voir des banderoles dans les grandes salles Dans la salle d ouverture il faudra opter pour une projection Powerpoint sur un grand cran la place de ba
24. r l acheminement du mat riel des exposants et assurer le suivi des op rations vendre des stands et parall lement des ateliers de pr sentation des insertions publicitaires dans la mallette dans le programme sur le site ou dans les actes des places pour les logos sur la mallette le cordon et le badge etc assurer sur place le suivi de toutes les op rations relatives la tenue du salon des exposants 1 1 6 La commission Activit s culturelles La commission Activit s culturelles est charg e d organiser des soir es spectacles des visites et excursions diverses activit s culturelles en fonction du programme 1 2 Comptes du congr s Afin de faciliter l organisation du Congr s il ne sera pas cr de compte unique FIPF Association il y aura 2 Dernier enregistrement par FIPF 5 comptes e le compte actuel de la FIPF sous la rubrique Action 7 Congr s X il sera g r par le SG de la FIPF e un nouveau compte de l Association d di uniquement au Congr s il sera g r par le ou la pr sident e du CO avec signature des responsables l gaux Les mouvements sur les deux comptes seront valid s par le SG du congr s et permettront de g rer le budget du Congr s Des transferts pourront tre faits entre les deux comptes en fonction des factures payer mais il faut privil gier le sens Compte FIPF vers Compte Association afin de limiter la perte au change 2 La pr parati
25. t s de la co organisation du Congr s Dernier enregistrement par FIPF 3 1 1 R le de chaque entit du CO du congr s 1 1 1 Le secr tariat du CO Le secr tariat g n ral du CO est constitu parit de membres de l association X et de la FIPF e 3 membres de l association X le ou la pr sident e du CO le ou la tr sorier i re de l association un autre membre de l association X e 3 membres de la FIPF le ou la pr sident e de la commission r gionale de la FIPF concern e le ou la secr taire g n ral e de la FIPF un autre membre de la FIPF Dans le cas d un congr s r gional organis par une commission seule ce membre est un e des vice pr sidents de la FIPF dans le cas d un congr s r gional organis par deux commissions ce membre est le pr sident de l autre commission Le secr tariat g n ral du CO peut s adjoindre de fa on permanente les responsables de commissions Le secr tariat du CO est le lieu de convergence de tous les l ments constitutifs de la r alisation du congr s Les t ches du Secr tariat g n ral sont les suivantes faire un organigramme de responsabilit et de fonctionnement suivre le travail des commissions constituer la m moire du congr s 1 1 2 La commission Scientifique La commission Scientifique est constitu e d un comit restreint compos de la fa on suivante 3 membres de l association X
26. uer clairement la marche suivre Il sera n cessaire de d terminer avec le loueur de bus le prix exact de la location par transfert Il faudra essayer de trouver des sponsors 2 3 2 Les soir es culturelles Dernier enregistrement par FIPF 1 Si les soir es culturelles ne se d roulent pas sur le lieu du congr s le CO doit prendre en charge l acheminement des congressistes de leur lieu d h bergement au lieu de la soir e culturelle et leur indiquer clairement la marche suivre Il sera n cessaire de d terminer avec le loueur de bus le prix exact de la location par transfert Il faudra essayer de trouver des sponsors Dans le cas o tous les congressistes ne sont pas invit s une soir e il faut pour viter tout probl me e indiquer sur le programme la mention Sur invitation e distribuer des invitations nominatives 2 3 3 Les visites et les excursions Si le CO envisage de r server une demi journ e voire une journ e aux visites et aux excursions il devra pr voir l acheminement des congressistes de leur lieu d h bergement aux lieux de visite et leur indiquer clairement la marche suivre Il sera n cessaire de d terminer avec le loueur de bus le prix exact de la location par demi journ e ou par journ e Il faudra essayer de trouver des sponsors 2 3 4 Autres activit s Il est bien s r possible de pr voir bien d autres activit s 2 4 Commission Communication 2 4 1 Communication i
27. un Congr s de la FIPF sera d sormais le suivant Pr sident du Congr s Pr sident de la FIPF 1 pr sident du Congr s Pr sident de la Commission 2 pr sident du Congr s Pr sident de l association ou de la f d ration organisatrice du congr s Constitution du Comit organisateur CO du Congr s Pr sident e du CO Pr sident e ou membre de l association laquelle la pr paration du congr s a t confi e Association X Le secr tariat g n ral du CO est constitu parit de membres de Com Secr tariat g n ral du CO l association X et de la FIPF positi e 3 membres de l association X on du le ou la pr sident e du CO CO le ou la tr sorier i re de l association un autre membre de l association X e 3 membres de la FIPF le ou la pr sident e de la commission r gionale de la FIPF concern e le ou la secr taire g n ral e de la FIPF un autre membre de la FIPF Commission Scientifique e 1 responsable membre de l association X e Membres Commission Logistique e 1 responsable membre de l association X e Membres 5 commissions Commission Communication e 1 responsable membre de l association X e Membres Commission Sponsors et salon des e 1 responsable membre de exposants l association X e Membres Commission Activit s culturelles e 1 responsable membre de l association X e Membres
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