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1. vaste ventail de donn es et d informations des d tails sur le mobilier et des locaux la budg tisation et aux pronostics des taux d occu pation des d penses etc La gestion de l nergie constitue un d fi particuli rement actuel ce qui requiert aussi une adaptation du FMIS pour par exemple pouvoir suivre facilement la certification environnemen tale d un b timent type BREEAM ou pour mesurer l volution de l empreinte cologique de l organisation illustre Koen Matthijs CEO de MCS La tendance actuelle selon laquelle le lieu de travail le facility management et l immobilier sont logiquement de plus en plus int gr s rend souhaitables une adaptation et un d veloppe ment sur mesure du FMIS pour encore plus d efficacit M me si dans la pratique il faut constater que seule une fraction des possibilit s du progiciel FMIS est utilis e comme c est sation n cessaires des donn es notamment les malheureusement le cas pour la plupart des plans de construction et installations techniques logiciels d un FMIS polyvalent pour que son utilisation Koen Neve met aussi en garde pour que ne soit reste pertinente et performante pas sous estim le temps n cessaire l actuali Solutions FMIS Eduard Codd Dans le cadre du tour de table que nous avons organis sur les qualit s volutions et attentes futures d un progiciel FMIS la r daction de Profacility a rencontr trois2. commun par ex des projecteurs de donn es l ouverture des b timents des personnes externes l organisation par ex les facilit s sportives pour dans les coles e Le 3 volet myMCS Service avec notamment le helpdesk le service center l entretien pr ventif le contr le des travaux planning production traitement et suivi des ordres bons d interventions le centre de connaissances les mesures de satisfaction la gestion des stocks etc La gestion financi re de ces prestations de services est aussi g r e par ce module Le lieu de travail le facility management et l immobilier s int grent logiquement Les rapports de gestion g n r s par myMCS permettent donc la prise de d cisions strat giques en bonne connaissance de la situation Concentration sur les soft facilities TOPdesk pour le Facility Management est un logiciel FMIS web based qui offre une solution de management de l information tr s accessible pour g rer efficacement les services supports L accent est mis avant tout sur les soft facilities parce que ce n est pas l infrastructure mais l homme l utilisateur celui qui b n ficie du support qui est au centre Les solutions TOPdesk sont tudi es pour tre tr s accessibles pour vaincre les barri res et r sistances au changement des utilisateurs et leur permettre un pilotage efficace des relations avec les fournisseurs pour les prestations facilitaires Cette ambition de fa
3. endosse en outre un r le de leader dans les appli cations mobiles Plus de 10 applications sp cifiques mesure de l tat commissioning indication de dysfonctionnement gestion des commandes de travail sont aujourd hui totale ment adapt es aux diff rents types d appareils mobiles et fonctionnent ind pendamment du fait que les appareils soient ou non connect s et en ligne Consulting et conception modulaire sur mesure La compl mentarit entre le logiciel FMIS myMCS et notre expertise en consulting constitue la principale valeur ajout e pour nos clients argumente Koen Matthijs CEO de MCS Tr s souvent le client ne conna t pas sa propre situation ou la conna t mal ou pas assez Il est d s lors primordial de proc der d abord un audit et un inventaire afin d apporter les claircissements indispensables avant de prendre les d cisions concernant le choix et l tendue d un FMIS Le logiciel couvre trois grands domaines de la gestion immobili re via un certain nombre de modules int gr s qui ind pendamment ou ensemble peuvent tre utilis s comme un ensemble coh rent _ myMCS Portfolio englobe le domaine dans lequel sont g r s les b timents et les contrats qui y sont li s Possibilit compl mentaire l inventaire des actifs e myMCS Workplace pr voit une vaste fonction de r servation pour les l ments les plus divers comme des voitures en car sharing un quipement
4. fournisseurs ARCHIBUS myMCS et TOPdesk Nous leur avons demand d expliquer bri vement les sp cificit s de leur solution par rapport l ensemble des softwares de ce type disponibles sur le march ARCHIBUS appartient au top 3 mondial de ce type de progiciel FMIS selon Gartner Il peut s appuyer sur une base clients consid rable et par cons quent aussi sur une norme expertise ARCHIBUS est un logiciel d origine am ricaine impl ment par des partenaires locaux dans plus de 190 pays Ces derniers assurent les contacts avec les clients et se chargent de l impl mentation de la formation et du support technique ARCHIBUS Inc a t cr en 1980 la Harvard University de Boston Il tablissait d s le d but un lien direct et bidirectionnel avec les premi res versions d AutoCAD Aujourd hui tous les modules Web based d ARCHIBUS s int grent facilement avec les syst mes ERP SAP Oracle les syst mes de Building Management et toutes les applica tions Office MS Outlook Excel Word Access La connexion avec Autodesk techniquement et commercialement d bouche aujourd hui sur l int gration avec Revit permettant une analyse du Total Lifecycle d un b timent d s la phase de conception m me avec un planning d entretien pluriannuel d taill une information cruciale dans les projets DBFMO Avec le coup lage Revit BIM ARCHIBUS occupe aujourd hui une position unique ARCHIBUS
5. lont particuli rement bien compris et ce sont eux qui aujourd hui sont les plus avanc s dans le domaine de l int gration des solutions logicielles FMIS L organisation ordonne Chaque FMIS est fortement li l organisation dans laquelle il est appliqu H las l informa tion pertinente pour le Facility Manager est souvent tr s parpill e On redoute g n ralement de centraliser et d incorporer cette information Par ailleurs le budget n cessaire pour installer un FMIS est l instar de l information lui aussi parpill Changer et faire voluer cette situation est compliqu Cons quence aujourd hui m me des organisations de grande taille n utilisent toujours pas de FMIS Pour les organisations de taille plus modeste Putilisation d Excel ou d Access peut encore constituer une alternative temporaire estime Koen Neve directeur facilitaire d AZ Nikolaas Il existe aussi des solutions dans le cloud ou dans des syst mes qui s appuient sur le helpdesk IT ainsi que des outils qui soutiennent les processus mais pour un travail vraiment professionnel l adoption d un progiciel FMIS est vivement recommand e Koen Matthijs CEO de MCS Koen Matthijs CEO de MCS fournisseur du progiciel FMIC ponyme identifie trois types de groupes cibles qui r agissent diff remment lors de la pr sentation de leurs solutions FMIS Un 1 groupe recherche une solution bon march et ne passe g n ral
6. FM TOOLS BIM Pour plus d informations sur le Building Information Modelling BIM lisez l article BIM pour un meilleur management du cycle de vie des b timents publi ci apr s dans cette dition 22 PROFACILITY GUIDE 2015 FMIS TABLEAU DE BORD POUR FACILITY MANAGEMENT STRAT GIQUE Facility Management Information System est un terme d sormais familier et pourtant l exception des grandes organisations il est encore tonnamment absent du monde belge de l entreprise Outre la connaissance plut t modeste des possibilit s tr s vari es du FMIS au sein des services facilitaires d autres syst mes d information r clament soudainement l attention en guise d alternative au FMIS dont le BIM ujourd hui tr s actuels dans lenvironne ment de travail facilitaire les syst mes d information posent des exigences tr s strictes la discipline et permettent de r agir rapidement Un des grands avantages d un FMIS r side dans le fait que tout ce dont a besoin le service facilitaire est regroup dans un seul et m me syst me pratique avec l int gration des processus des documents et de toutes les donn es L environnement de travail qui volue constam ment et rapidement oblige le facility management une ma trise pouss e des proc dures et syst mes Le besoin de planification de contr le de mesure et de reporting est croissant Le secteur des soins et les pouvoirs publics
7. ement jamais lachat Un 2 type est pr t couter parce qu il rencontre un probl me sp cifique C est ce probl me isol par ex le helpdesk ou une solution pour g rer l infrastructure de salles de r union qui retient toute l attention mais il est possible de cr er une ouverture apr s avoir r solu le probl me en question Un 3 groupe minoritaire cherche une approche int grale car il a conscience que pour les entreprises du secteur tertiaire l immobilier et le facility management qui y est li constituent le deuxi me poste de co t le plus important au sein de l organisation Ce type de client manifeste un grand int r t pour les success stories et tudes de cas pouvant servir de r f rences L avantage cl d un FMIS tout ce dont a besoin le service facilitaire est centralis dans un seul et m me syst me de gestion de l information int grant les proc dures les contrats et documents toutes les donn es et indicateurs Chaque organisation doit prioritairement et pr alablement et l achat d une solution FMIS d terminer tr s pr cis ment les attentes et les objectifs insiste Koen Neve directeur facilitaire d AZ Nikolaas Les principales caract ristiques d un bon FMIS sont qu il ne vous laisse jamais dans l embarras qu il soit convivial et user friendly qu il pr sente un bon rapport qualit prix et qu il soit modulaire pour garder la flexibi lit n cessaire
8. ire de TOPdesk un progiciel tr s user friendly qui permet une utilisation intuitive et imm diate sans un long processus d apprentissage est un de ses atouts principaux Un autre avantage majeur est la possibilit pour l organisation d voluer avec le FMIS avec une implantation progressive et modulaire au sein de la division facilitaire du helpdesk aux r servations en passant par le planning de nettoyage et maintenance la gestion immobili re etc Le progiciel TOPdesk est particuli rement adapt une utilisa tion multiple et partag e par plusieurs divisions L accent est mis sur la collaboration simple et ais e entre les personnes et les divisions pour amplifier l efficacit du syst me augmenter la qualit du service et r duire les co ts PROFACILITY GUIDE 2015 25
9. ne mani re elle aussi phas e dans le temps conseille Jos Duchamps On s assure ainsi que ce qui est impl ment soit aussi utilis efficacement ce qui assure le retour sur investi ssement n cessaire Int grer en un an la totalit des processus de gestion contrats et donn es de l organisation facilitaire de grandes organisations est souvent irr aliste PROFACILITY GUIDE 2015 23 FM TOOLS 24 PROFACILITY GUIDE 2015 Une impl mentation tape par tape est aussi l approche pour laquelle plaide Bert Van De Wielle qui fait partie de l quipe assurant le Service Client amp FMIS Gestion Facilitaire Service Infrastructure l UZ Gent car il s agit en fn de compte d un processus tr s dense et complexe tant donn que de plus en plus d entreprises se concentrent sur le travailleur ici tant le personnel soignant que les patients un portail d information central qui fonctionne aussi pour partie comme helpdesk est n cessaire Le FMIS peut ainsi fournir cette solution par le biais d une formule one stop shopping Communication et formation Parall lement l impl mentation du FMIS la formation et la gestion de l accompagnement au changement sont extr mement importants commente Bert Van de Wielle Dans le cas de l impl mentation du FMIS PUZ Gent les clients internes ont t inform s par divers moyens de communication newsletters posters etc En outre la formation des utilisateurs
10. par le fournisseur du progiciel FMIS est indispen sable ainsi qu une formation continue et un suivi apr s que la phase d impl mentation soit achev e Elle est importante galement pour informer les utilisateurs des possibilit s tr s d velopp es du syst me et leur fournir un mode d emploi Ces informations et formations sont les garantes d une utilisation ad quate et efficace du progiciel avec un bon retour sur investissement Le succ s d un FMIS repose donc beaucoup sur son acceptation et son adh sion par le s utilisateur s et sur leur motivation am liorer leur gestion gr ce cet outil A I 1 j 4 CN x A TEE i LL Dr LV AA I FMIS volutif La performance est une attente vidente dans le choix d un FMIS mais il doit tre tout aussi vident que le fournisseur continue investir dans la R amp D de sorte que le logiciel soit toujours actualis et m me de r pondre de nouvelles demandes de l entreprise Obtenir des garanties maximales sur la continuit de la solution retenue est n cessaire car chaque organisation continue voluer et le FMIS doit pouvoir cro tre de mani re synchrone Pour lutilisateur l efficacit et l efficience sont les atouts majeurs d un FMIS ce qui implique que les processus sous jacents soient effectu s rapidement et de mani re efficace analyse Koen Neve Directeur facilitaire d AZ Nikolaas Le logiciel doit pouvoir mettre disposition un
11. pour voluer avec l entreprise vs Nancy Van Elsacker Branch Manager TOPdesk Belgium Pour Nancy Van Elsacker Branch Manager TOPdesk Belgium il est essentiel que l accent soit mis sur la facilit d utilisation Une r sistance au changement est souvent de mise par rapport l utilisation d un nouveau logiciel sp cialis Du coup dans des petites et moyennes entreprises d aucuns se d brouillent aujourd hui encore trop fr quemment avec par exemple des fichiers Excel et de grands tableaux de planification qui ornent les murs des bureau Cette pratique quotidienne est en contradiction avec la facilit d utilisation du logiciel Adg inistrat lir D l gu de Procos Travail pr alable Pr alablement l impl mentation d un FMIS il est essentiel de r fl chir aux processus souligne Jos Duchamps Administrateur D l gu de Procos partenaire Archibus Ils doivent tre rationnalis s avant de les incorporer dans le syst me Il faut rassembler des donn es int grer la m thode de travail les utilisateurs doivent aussi dig rer le syst me En simplifiant les processus on peut ensuite travailler de fa on plus rapide et conomique Un bon FMIS permet aussi d optimaliser continuellement les processus pour autant qu ils soient d abord bien int gr s La meilleure fa on de travailler consiste impl menter progressivement le FMIS et apprendre l utiliser d u
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