Guide_de_capitalisation GCP synthétique par CT
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1. Tableau de synth se du dispositif de suivi 2 jh 1 6 LE RAPPORT SUIVI Il doit contenir les informations suivantes 1 Titre du rapport Date de production Auteur Activit s concern es Source et p riode de r f rence des informations pr sent es M thode utilis e Donn es collect e et informations obtenues accompagn es de photos Commentaires n cessaires quant la pr cision des donn es R capitulatifs des conclusions les plus importantes et de leurs implications 10 Recommandations et ventuellement proposition de solutions possibles H EVALUATION DE PROJET H 1 GENERALITES SUR L EVALUATION gt D finition de l valuation L valuation d un projet consiste collecter et analyser les donn es relatives aux caract ristiques du projet savoir les b n ficiaires les services ou produits les co ts Ce jugement est destin faciliter les d cisions sur la continuit l arr t les modifications de la mise en uvre ou des choix futurs entre plusieurs projets L valuation est un exercice d appr ciation p riodique d un projet en termes d efficience d efficacit d impact de viabilit et de pertinence dans le cadre des objectifs fix s Par rapport au suivi l valuation est un processus plus complet d analyse de l action utilise les instruments mis en place pour le suivi permet des jugements en profondeu2. ECHECS OBSTACLES R alisations inachev es actions n gatives Tous les l ments ext rieurs pouvant constituer un frein au d veloppement Il pour l organisation la population peut s agir des risques ou des contraintes Les probl mes s identifient au travers des faiblesses et des obstacles Pour que le projet puisse atteindre ses objectifs il faut mettre des hypoth ses en fonction des risques et des contraintes Celles ci peuvent se fonder sur les opportunit s et les potentialit s Les probl mes sont identifi s dans les Menaces et les Obstacles recens s dans les matrices SWOT et SEPO Les parties prenantes s identifient l aide de la matrice APP Analyse des Parties Prenantes Partie prenante Attentes Forces Faiblesses Impact Les probl mes s analysent gr ce l arbre probl mes 1 s agit d identifier ce qui fait obstacle au d veloppement harmonieux d une zone C est une situation n gative qui s analyse gr ce l outil arbre probl mes Effets OSa mn mes Eos RES Instruction planification Examine les aspects importants de l id e de projet et fait une description d taill e de cette id e Un cadre logique est labor o jh Objectif C est un but une finalit que l on se fixe et qui doit tre r alis au travers d un projet s agit de reformuler la situation n gative e
3. TH MES OBJECTIFS CONTENU G n ralit s sur la Gestion Comprendre les notions et concepts D finitions des notions du Cycle de Projet GCP de base concepts de base Planification de projet et m thode cadre logique Comprendre le cycle de gestion de projet Utiliser les outils de la GCP pour l analyse de l environnement et la planification de projet Comprendre l utilit du logique dans la d marche projet cadre Pr sentation des cycles de projet niveau macro et niveau micro Diff rentes tapes GCP exploitation des outils de la GCP Avantages du cadre logique Construction du cadre logique Ma triser le processus de construction du cadre logique Chronogramme activit s Comprendre la planification Conditions de la planification et chronogrammes des op rationnelle du projet op rationnelle ressources Ma triser l laboration des Conception des outils de gestion chronogrammes des activit s et des ressources du projet ressources Conditions de D couvrir les enjeux et les axes de Conditions de s lection d un financement d un projet financement d un projet Ma triser les tapes du montage du document projet projet par un bailleur R daction du document projet Suivi et valuation d un projet Acqu rir la m thode et les outils de conception d un syst me de suivi Comprendre la place de l valuation dans la gestion d un projet Comprendre comment on
4. eee 19 CANEVAS D ELABORATION D UN PROJET ere 19 MODULE 5 SUIVI ET EVALUATION D UN PROJET sisi 20 E ESUNID UN PROJET tee ne res mnt neue 20 EVALUATION DE 23 2i me PARTIE PHASE PRATIQUE LA 26 ner 26 I 26 LECONSAPPRISES een SEAE 33 IV 5 5 Erreur Signet non d fini ANNEXES si sante matter mr retient nm ere ler que e ane nette aire a 34 SIGLES ET ABREVIATIONS AFNOR Association Fran aise de Normalisation FFOM Forces Faiblesses Opportunit s Menaces GCP Gestion du Cycle de Projet IOV Indicateur Objectivement V rifiable ISS Interview Semi Structur e MAR Matrice des Activit s et Responsabilit s OG Objectif Global ONG Organisation Non Gouvernementale OS Objectif Sp cifique OSC Organisation de la Soci t Civile PASC Programme d Appui la Soci t Civile PASOC Programme d Appui la Soci t Civile PERT Program Evaluation and Review Technique PNUD Programme des Nations Unies pour le D veloppement SEPO Succ s checs Potentialit s Obstacles SMART Sp cifique Mesurable Acceptable R alisable Temps lim
5. ou d un projet d apporter des corrections la gestion de l action et des r orientations techniques Le suivi consiste fournir et utiliser des informations permettant la direction ou aux cadres d une activit ou d un projet d apporter un jugement sur son ex cution et de prendre temps les d cisions qui s imposent gt Pourquoi effectuer le suivi d un projet Le suivi est une d marche qui constitue un enjeu tout au long du cycle du projet Lors de la phase d identification la discussion autour des objectifs et des indicateurs possibles aidera identifier l int r t le r le et les enjeux des parties concern es et contribuera leur appropriation du projet Lors de la phase de planification les indicateurs indiqueront les l ments de base pour le suivi de la performance et de l ex cution du projet Lors du financement les indicateurs et le budget ax s sur les r sultats assurent une base pour appr cier ainsi que justifier les allocations ressources et pour pouvoir comparer les co ts r els aux d penses pr vues aux r sultats et b n fices obtenus Lors de la mise en uvre il consiste comparer le pr vu en terme de budget de r sultats de co ts d activit s et le r alis afin d identifier les mesures ou actions correctives n cessaires Lors de l valuation une valuation qui peut s appuyer sur les indicateurs renseign s tout au long du projet
6. par le groupe et avoir des qualit s de manager Pour toute d pense dans le projet tablir des justificatifs pour une tra abilit sans faille Les diff rents partenaires devront tre sensibilis s sur ces exigences de gestion comptable par l OSC s jh ANNEXES I Programmation de l atelier de formation dans les diff rentes r gions EFFECTIFS REGION VILLE PERIODE SITE Femmes Hommes Total 1 Littoral Douala 22 24 mai H tel le Capitole 11 18 30 2 Est Bertoua Mansa H tel 5 25 30 3 Nord Ouest Bamenda 04 06 juin 9 21 30 4 Adamaoua Ngaound r H tel le Capitole 7 23 30 5 Sud Ouest Bu a 12 14 juin 8 22 30 6 Ouest Bafoussam 15 20 juin H tel Golden 10 20 30 Center 7 Extr me Maroua 19 21 juin Fetymat H tel 6 24 30 Nord 8 Sud Ebolowa H tel Les destin es 7 23 30 9 Nord Garoua 25 27 juin Daoula h tel 7 23 30 10 Centre Yaound 10 12 juillet Felydac h yel 8 22 78 222 300 Chronogramme du d roulement des ateliers de formation JOUR 1 JOUR 2 JOUR 3 8h 9h Introduction de l atelier Rapportage jour 1 Rapportage jour 2 Module 5 Conditions de financement Travaux de groupes d un projet 10h30 Module 1 G n ralit s sur la GCP Module 6 Suivi d un projet Travaux de groupes Module 7 Evaluation d un projet llh 13h30 Module 2 M thodes et outils de Travaux de groupes Pr sentation r sultats planific
7. Financement Phase de r daction d une proposition financi re La planification des activit s permet de r aliser un ch ancier des ressources financi res engager Mise en uvre u jph Phase d ex cution au cours de laquelle les activit s sont mises en uvre les outils de gestion mis en place et un dispositif de suivi labor G rer c est e Pr voir e Organiser e Commander e Coordonner e Contr ler suivre valuation Consiste porter une appr ciation syst matique et objective sur un projet programme en cours ou en fin d ex cution C est l examen des r sultats et des effets d un projet en se r f rant aux probl mes leurs causes et aux solutions propos es dans la conception et la r alisation dudit projet IH METHODE CADRE LOGIQUE H 1 AVANTAGES DU CADRE LOGIQUE gt Cadre Logique Instrument fondamental de la GCP Il comprend toutes les informations n cessaires pour comprendre et g rer un projet durant toutes ses phases Pr sent es de fa on explicite et transparente ces informations sont orient es vers des objectifs et des r sultats Cela permet en outre une certaine flexibilit C est un outil qui est utilis toutes les tapes du Cycle de Projet En tant que m thode 1l comporte quatre phases d analyses dont nous avons parl dans le module 2 e Analyse des parties prenantes e Analyse des probl mes e Analyse des objectifs e Analyse des axes strat giques
8. c est un syst me de valeurs de politiques et d institutions par lequel une soci t g re ses affaires conomiques politiques et sociales par le biais d interactions dans et entre l Etat la soci t civile et le secteur priv C est le processus par lequel une soci t se pilote et se dirige Elle est pour ainsi dire la mani re dont s exerce l autorit politique conomique et sociale dans la gestion des affaires lire document sur la gouvernance DEVELOPPEMENT C est l ensemble des processus sociaux induits par des op rations volontaristes de transformation d un milieu social entreprises par le biais d institutions ou d acteurs ext rieurs et int rieurs ce milieu et reposant sur une tentative de greffe des ressources des techniques et des savoirs Un projet est ce que les populations acceptent de faire pour transformer leurs conditions de vie Il a donc un lien tr s troit avec le d veloppement Pour tre pertinent il doit donc cadrer avec la strat gie de d veloppement de la zone d action RISQUE C est un al a un v nement ind sirable donc l apparition n est pas certaine ayant pour cons quence la possibilit que le projet n aboutissent pas conform ment aux objectifs de Date d ach vement Co ts Sp cification techniques qualit performance fiabilit Autres image de l entreprise environnement juridique social CONTRAINTES Ce sont les restrict
9. gt Cadre Logique Outil de qualit La pr sentation du projet sous forme de Cadre Logique permet d appr cier les facteurs de qualit et de r ussite du projet Pertinence du projet Est ce que le projet r pond des objectifs pr alablement d finis tient il compte du contexte Faisabilit du projet Est ce que les activit s envisag es peuvent tre ex cut es avec les moyens propos s Garantissent elles effectivement les r sultats escompt s Les r sultats vont ils mener la r alisation de l objectif sp cifique Durabilit du projet Les b n fices du projet ont ils des chances de continuer une fois le support ext rieur interrompu Efficience du projet Le rapport entre les intrants ou les co ts Engag s et les b n fices ou r sultats est il raisonnable gt Cadre Logique Outil de facilitation Le Cadre Logique permet de 1 Identifier et clarifier les liens logiques entre un objectif du projet les actions pr alables et les r sultats 2 Pr ciser les facteurs externes au cours du projet susceptibles d en influencer l ex cution et la probabilit de r ussite 3 Indiquer comment on peut v rifier si les objectifs ont t r alis s et de d finir quelles sont les hypoth ses ext rieures au projet programme qui peuvent influencer sa r ussite Le cadre logique est donc un outil pour am liorer la planification et la mise en uvre du projet II 2 CONSTRUCTION DU CADRE LOGIQUE Comment m
10. parfois une th rapeutique Le diagnostic institutionnel et organisationnel s int resse la situation de d veloppement d une organisation au travers d une d marche participative d identification des obstacles au progr s et au bien tre des individus composant ces organisations Il s agit au travers d une d marche de diagnostic d identifier des id es de projet visant le changement ID E DE PROJET C est un aper u une repr sentation de ce qui peut tre fait pour am liorer une situation ressentie comme n gative dans une organisation r gionale nationale ou locale PLAN D ACTION OU CHRONOGRAMME D ACTIVIT S C est un outil pr visionnel de gestion du mat riel des t ches et des personnes dans le temps et dans l espace SUIVI Processus continue de collecte et de traitement de l information relative la mise en uvre des activit s d un projet GESTION DU PROJET C est la conduite du projet par une quipe organis e avec l exigence temps co t et d lai L quilibre entre t ches de management et de r alisation est n cessaire La bonne gouvernance est le chemin le plus s r pour finir avec la pauvret et soutenir le d veloppement Kofi Annan Jh MODULE 2 PLANIFICATION DU PROJET ET METHODE CADRE LOGIQUE I METHODES ET OUTILS DE PLANIFICATION 1 1 ETAPES DE LA GCP AU NIVEAU MACRO CYCLE UNION EUROPEENNE 1 2 ETAPES DE LA GCP AU NIVEAU MICRO CYCLE S
11. re aux r alisations effectives du projet Conclusion doit ressortir l appr ciation globale sur les performances du projet les forces et faiblesses du projet les enseignements et les recommandations les limites m thodologiques 2i me PARTIE PHASE PRATIQUE DE LA FORMATION I M thodologie utilis e La m thode active a t mise en exergue travers l approche des cas pratiques au travers des probl mes identifi s dans les zones d action des OSC de 2 niveau Chaque groupe de travail a t encadr par un animateur qui suscitait les r flexions et les changes entre participants L animation des groupes de travail pour le montage des projets de gouvernance se r partit en quatre tapes II Contenu des travaux de groupes La d marche suivie pour l laboration d un projet de gouvernance a t galement faite selon deux mod les En pl ni re des probl mes de gouvernance ont t identifi puis quatre d entre eux sont s lectionn s et r partis par groupe Consignes pour identifier les probl mes li s la gouvernance dans les localit s des OSC de 2 niveau 1 Choisir un probl me qui parait pertinent et formuler un projet de gouvernance 2 Analyser les parties prenantes 3 Analyser le probl me 4 D terminer les objectifs 5 D terminer les r sultats D terminer les activit s Elaborer le cadre logique du projet Construire les autres outils de planification chron
12. PASC a choisi d appuyer les OSC de d accompagnement des ONG de base et la conduite des initiatives locales de d veloppement Les 10 ateliers de formation l laboration et la gestion des projets qui se sont d roul s dans les 10 r gions du Cameroun venaient ainsi r pondre un besoin de comp tences des OSC dans l utilisation des m thodes et outils de projet Les objectifs de ces ateliers taient les suivant Objectif G n ral Renforcer les capacit s techniques et organisationnelles des OSC de 2 niveau afin qu elles jouent mieux leur r le d organisation d accompagnement des projets mis en uvre par les OSC de base Objectifs sp cifiques g me 1 Doter les participants des OSC de niveau de m thodes et outils th oriques permettant d identifier de formuler de conduire et d valuer un projet 2 Doter les participants des OSC de 2 niveau d aptitudes pratiques de la gestion de projet 3 laborer un document de capitalisation du contenu et de la m thodologie de la formation Les ateliers de formation se sont d roul s de mai juillet 2013 dans les dix r gions du Cameroun selon un chronogramme pr cis voir annexes Trois cent participants 222 hommes et 78 femmes ont ainsi t form s raison de trente par r gion voir listes en annexes J1 Objectif et int r t du guide de capitalisation l on admet que la capitalisation c est le passage de l exp rience la co
13. a d voil quelques limites C est sur ces limites que les participants ont souhait monter le pr sent projet dont la pertinence est vidente Projet de gouvernance conomique Cadre logique Bonne construction de la logique d intervention RAS Chronogramme des Con u sp cifiquement pour les trois premiers Bonne ma trise La dur e globale du projet n est pas d finie activit s des outils de gestion op rationnelle H LECONS APPRISES l Approche participative L OSC doit tre bien int gr e au plan socioprofessionnel dans son milieu d activit afin de sensibiliser la fois les populations la base les autorit s administratives et les organismes de d veloppement sur la pertinence de leur implication dans une d marche projet 2 Information et communication Ces deux l ments sont indispensables pour la r ussite d un projet L OSC doit imp rativement s informer sur son environnement sur les lignes directrices de certains bailleurs et doit communiquer sur ses r alisations au travers de r unions par les m dias locaux et nationaux 3 Identification de l ampleur du ou des probl mes L OSC n est pas tenue d utiliser toutes les m thodes et outils d identification num r s Le SEPO l arbre probl me l arbre objectifs constituent l essentiel de ces outils et sont g n ralement accompagn s par l outil ISS Par ailleurs il faut toujours que le choix et la prior
14. exp rience dans le processus de d cision des b n ficiaires et des bailleurs de fonds La principale question laquelle est confront e toute valuation est le choix des crit res d valuation f 21 jh 4 OBJECTIFS DU SYST ME D VALUATION Objectif global Estimer les impacts et analyser le processus d un projet Objectifs sp cifiques L valuation est une d marche constituant un enjeu tout au long du cycle du projet Ses objectifs sp cifiques se d clinent donc tout au long du cycle de projet de l identification l valuation L valuation s inscrit dans une perspective long terme et grande chelle afin de rendre les r sultats plus utiles la planification l valuation de la durabilit et au d veloppement des projets 5 CONTENU D UN RAPPORT D VALUATION Un rapport d valuation pourra tre compos des l ments suivant Table des mati res et liste des acronymes R sum M thodologie de l valuation m thodes d investigation et d analyse utilis es Bilan global du projet pr sentation du contexte des objectifs du projet de son d roulement jusqu la date de l valuation mettre en annexes les d tails sur les chiffres Performance du projet l analyse valuative peut tre organis e selon les crit res de pertinence efficacit efficience impact du projet viabilit durabilit Elle se fonde sur les indicateurs du projet et se r f
15. l valuation Ils porteront peuvent porter sur Les activit s Analyse organisationnelle de l ex cution des activit s La mise en uvre Les formations Les finances collaboration Les services op rationnels Les difficult s et les probl mes rencontr s R sultats de l valuation Conclusion et recommandations Recommandations op rationnelles Recommandations strat giques Rapport pour un public vari Pr sentation du rapport Forme Contenu de rapport fond Commentaire sur les r sultats et sur le processus d valuation 2 CONCEPTION D UN SYST ME D EVALUATION Un syst me d valuation peut tre mis en place en suivant les 7 tapes ci dessous Identifier les objectifs principaux Identifier les questions li es l valuation S lectionner les indicateurs Mettre en place les syst mes d information et de pr sentation D finir les crit res d valuation 60 des apprenants jugent le cours int ressant D finir les responsabilit s Etablir un syst me de prise de d cision r actif PR ES nu H 3 MATRICE DU CADRE LOGIQUE EN TANT QU OUTIL D EVALUATION DE PROJET L valuation est l appr ciation la plus syst matique et objective possible d un projet Le but est de d terminer la pertinence l impact et la durabilit Une valuation devrait fournir des informations cr dibles et utiles permettant d int grer les le ons de l
16. r alise l valuation d un projet les outils n cessaires G n ralit s sur le suivi d un projet laboration d un syst me de suivi D finitions et g n ralit s relatives valuation Pr paration et r alisation d une valuation Jh MODULE 1 GENERALITES SUR LA GESTION DU CYCLE DE PROJET I DEFINITION DES NOTIONS ET CONCEPTS DE BASE PROJET C est quelque chose que l on veut faire c est une action r aliser en vue de r soudre un probl me Le choix de cette action se fait apr s l analyse du probl me et l examen des solutions possibles Selon la norme AFNOR un projet est une d marche sp cifique qui permet de structurer m thodiquement une r alit venir C est un ensemble ponctuel d activit s non r p titives comprenant un d but et une fin clairement d termin es Projet pilote projet int gr projet sectoriel PROGRAMME C est un ensemble d interventions homog nes regroup es pour atteindre des objectifs globaux d limit en termes de calendrier et de budget Programme paludisme du MINSANTE POLITIQUE Ensemble de programmes cadre d orientation pour l action perspective d activit C est un ensemble coordonn de ressources et d instruments qui dans une perspective moyen ou long terme permettra d atteindre des objectifs jug s significatifs pour et par la soci t Politique de P ducation du Cameroun GOUVERNANCE Selon le PNUD
17. GUIDE DE CAPITALISATION ATELIER DE FORMATION DES OSC DE 2 NIVEAU SUR L LABORATION ET LA GESTION DES PROJETS AVANT PROPOS Dans l objectif de renforcer les capacit s techniques et organisationnelles des OSC camerounaises afin qu elles jouent mieux leur r le d accompagnement des communaut s et organisations de base le PASC a organis l intention des OSC de deuxi me niveau du 22 mai au 12 juillet 2013 une s rie de dix ateliers r gionaux de formation l laboration et la gestion des projets Plus de 300 organisations de toutes les r gions du Cameroun ont t form es aux outils et aux techniques d laboration de mise en uvre et de suivi des projets La m thodologie utilis e alliait des expos s permettant aux participants de se familiariser avec les concepts la structure l laboration et la gestion d un projet avec un axe pratique d apprentissage participatif et actif travers des exercices r alis s afin de favoriser la compr hension l assimilation et l adaptation des techniques et des outils Le pr sent guide donne une sorte de mode d emploi de l laboration et de la gestion efficace des projets Il offre une bo te d outils vari s tous n cessaires pour am liorer la qualit des interventions des OSC dans leurs missions et r les respectifs Destin d velopper le savoir le savoir faire le savoir agir et le savoir tre des participants la formation en mati res d laboration et de gesti
18. IMPLIFIE DES OSC IDENTIFICATION Analyse situation EVALUATION INSTRUCTION Dlanifiratinn Financ MISE EN UVRE Ex cution et Programmation D finit les orientations et les principes g n raux C est le niveau macro qui ne concerne pas directement l OSC Identification Pr sente et analyse les probl mes les besoins et int r ts des parties prenantes Des id es de projet sont identifi es et examin es Il s agit de faire un diagnostic institutionnel et Organisationnel de l environnement du projet Deux principaux outils sont utilis s par les organismes de d veloppement pour l identification de projet la matrice SWOT et la matrice SEPO Matrice SWOT FFOM FORCES FAIBLESSES OPPORTUNITES MENACES Matrice 4 fen tres la lecture se fait 2 niveaux Analyse interne Forces et Faiblesses Analyse externe Opportunit s et Menaces Forces et opportunit s sont maximiser les impacts des faiblesses et menaces sont minimiser jJ e Matrice SEPO SEPO Matrice 2 axes Vertical SE et PO et horizontal SP et EO L axe vertical c est le pass et le futur l axe horizontal c est le positif et le n gatif SUCCES POTENTIALITES R alisations r ussies dans le pass Atouts avantages dont on dispose dans l organisation sur le plan culturel agricole forestier mat riel humain Atouts que l on poss de en nous dans notre environnement
19. ation Conception d un projet de gouvernance travaux de groupes 13h30 14h30 Pause d jeuner Pause d jeuner Pause d jeuner 14h30 16h30 Module 3 M thode cadre logique Travaux de groupe Mots de cl ture de l atelier Module 4 Chronogramme des activit s et EONO des ressources 16h45 17h Evaluation atelier jour 1 Evaluation atelier jour 2 Evaluation finale de l atelier le contenu du pr sent guide rel ve de la seule responsabilit de l auteur et ne peut en aucun cas tre consid r comme refl tant l avis du PASC ou de l Union Europ enne
20. ble recherche de taux de prostitution financements existence des Pinformation lev communaux pour leurs organisations des insuffisance d une main jeune abandonn s projets jeunes d uvre qualifi e jeune eux m mes renforcement de leurs main d uvre faible repr sentativit des capacit s en gestion disponible jeunes au sein du conseil des projets municipal avoir acc s absence des jeunes au sein l information de l ex cutif communal Le maire ex cuter les d cisions personnalit cr dible Homme politique d sint ressement des du conseil municipal la prise de d cision assur d un mandat lectif jeunes de la commune en faveur du autorit municipale faiblesse des ressources vis vis de la gestion financement des projets comp tente financi res communales communale des jeunes instabilit du maire dans la rechercher les localit bailleurs de fonds et signer des conventions z jh pour l appui aux projets des jeunes le conseil Adoption d une ligne Instance de prise de Ne participe pas Le maire devient un municipal budg taire en faveur d cision l ex cution du budget fait tout du financement des repr sentativit de la communal certains conseillers projets des jeunes population ne se r unit pas municipaux adoption des diverses Evalue le travail de r guli rement abandonnent leurs conventions avec des l ex cutif m
21. criptions op rationnelles des objectifs globaux de l objectif sp cifique des r sultats la mesure des IOV montrant si ces derniers ont t atteints gt Types d indicateurs En fonction du niveau de liaison avec le cadre logique on a Lles indicateurs finaux et les indicateurs interm diaires On distingue quatre 4 types d indicateurs e Indicateurs de r alisation 90 des OSC de 2 niveau sont renforc es dans leurs capacit s monter des projets Indicateurs d effet 50 des OSC de 2 niveau ont d pos des projets e Indicateurs d impact 50 des OSC de 2 niveau ont per u des financements 30 des OSC de base ont int gr un r seau Indicateurs de conjoncture Le taux de ch mage dans la r gion du centre a diminu de 5 1 4 PROCESSUS DE MISE EN PLACE DU SYST ME DE SUIVI Identifier le personnel responsable du suivi Analyser de fa on d taill e des principes et proc dures de suivi Revoir de fa on d taill e le projet D termination des informations collecter Concevoir des supports de collecte d analyse et de transmission des informations Elaborer un dispositif de suivi Pr ciser les types de donn es et d information mettre la disposition des d cideurs aux diff rents niveaux op rationnels laborer un plan d taill pour le suivi I 5 QUELQUES OUTILS DE SUIVI Tableau de suivi analyse des r alisations du projet Ones
22. d pendent pas du projet en lui m me stabilit politique ou sociale probl me climatique Une fois les risques identifi s les hypoth ses peuvent tre formul es Conditions pr alables Exigences qui doivent tre r unies avant la r alisation du projet obtention d un permis de construire d une autorisation d un minist re de la signature d un contrat 24 jh gt tapes de construction de la logique d intervention 1 D finir l objectif auquel votre projet contribue 2 D finir un des objectif s sp cifique s susceptibles de se r aliser 3 D finir les r sultats de vos activit s 4 D finir les activit s 5 Dresser la liste des moyens requis pour r aliser les activit s 6 Dresser la liste des sources d informations 7 Identifier d importantes conditions pr alables vos activit s 8 Identifier d importantes hypoth ses concernant vos r sultats 9 Identifier d importantes hypoth ses concernant vos objectifs 10 D finir les indicateurs SMART et les sources de v rification Il faut chaque fois se poser la bonne question en progressant du haut vers le bas puis proc der la d marche inverse bas vers le haut afin de v rifier la logique gt La qualit du Cadre Logique Appropriation par les b n ficiaires e Politique de soutien du gouvernement e Technologies appropri es e Aspects socioculturels prise en compte des r alit s locales e Approche genre prise en comp
23. de mani re pr cise et objective dans le mandat du projet C est gr ce la revue technique que le suivi du contr le de qualit s effectue de pr f rence gt Principaux niveaux de r alisation du suivi Ils peuvent s identifier en fonction des strat gies et des zones d intervention d un projet Suivant chacun des niveaux des outils de collecte les produits et les acteurs seront identifi s 1 Villages 2 Arrondissement 3 D partement 4 R gional 5 National 6 Sous r gional 1 2 ELABORATION D UN SYST ME DE SUIVI D UN PROJET L objectif du syst me suivi c est de v rifier si le projet progresse en respectant les contraintes d ch ances et de budget applicables ou fix e au d part et dans le cas contraire de comprendre pourquoi d identifier des corrections appropri es et de les pr senter sous forme d informations pour une prise de d cision ventuelle Les co ts du suivi de projet Ils doivent tre proportionn s leurs b n fices probables en termes d am lioration de l ex cution du projet et de cons quences positives sur la qualit de la conception des projets futurs du m me type Le syst me de suivi a pour r le de Mettre des informations au service de la gestion et de la prise de d cision Permettre de rep rer des anomalies en cours d ex cution d une activit ou d un projet d apporter des corrections la gestion de l action et des r
24. e e moins 2s ances d informations publiques tenues par ann e e Nombre de conseillers municipaux form s la gestion communale e Liste de pr sences par s ance e Liste des participants aux formations 9 Photos des ateliers de formation e Rapports d activit s e Liste des participants aux s ances d informations publiques gt Forte mobilisation des jeunes gt Stabilit du climat sociopolitique gt Ex cutif communal r ceptif gt Climat favorable entre les conseillers municipaux et l ex cutif communal R sultats l le nombre des jeunes au sein du conseil municipal augmente 2 des s ances publiques d information sur la gestion communale sont tenues moins le tiers des conseillers municipaux est constitu des jeunes Au moins 2 s ances d information publiques sont tenues par ann e Liste des conseillers municipaux Liste des participants et rapports d activit s Les jeunes s inscrivent massivement sur les listes lectorales Climat paisible au sein de l ex cutif communal Activit s 1 Pr paration de la mise en route du projet 2 S ances de causeries ducatives 3 S minaire de renforcement des capacit s des conseillers municipaux 4 S minaires de renforcement des OSC de jeunesse 5 Organisation des s minaires de renforcement des capacit s des leaders des OSC des jeunes Une s ance de causerie ducative par
25. e temps mais la fin de A commande la fin de B 3 De d but d but T ches A et B doivent commencer simultan ment 4 De d but fin D but de la t che A commande la fin de la t che B Permet galement d identifier les jalons Un jalon peut tre la production d un document la tenue d une r union ou un livrable du projet Les jalons sont des t ches de dur e nulle Peuvent tre repr sent s sur le diagramme par un symbole triangle l envers ou losange ACTIVITES PROCESSUS D EXECUTION DU PROJET MOIS A1 Animer T1 Pr parer dossier de mission radio sur presse T2 N gocier avec la station radio Batcham T3 Animer mission Animer l mission A2 Organiser une EE Pr parer la causerie causerie ducative ducative Conduire la causerie ducative Y Jalons de r unions de mise au point GANTT du Projet d accompagnement de la commune de Batcham dans l am lioration de l implication des personnes vivant avec le VIH dans le processus lectoral v jh H 2 LE PERT D finition Le PERT Program Evaluation and Review Technique est un outil d analyse qui fournit une illustration graphique de toutes les activit s du projet leur dur e l ordre s quentiel et leur interd pendance Objectif e Faciliter la coordination des activit s du projet e Calculer la dur e totale du projet e Identifier les activit s critiques du projet e Faciliter l allocation des ressources aux activi
26. esurer le degr de r alisation des Tableau synth tique 4 colonnes gt La construction du cadre logique se fait du haut vers le bas par le questionnement suivant S1 les conditions pr alables sont remplies alors les activit s peuvent tre r alis es les activit s sont r alis es et les hypoth ses positives alors les r sultats seront atteints ce qui entra nera la r alisation des objectifs sp cifiques et l atteinte long terme de l objectif global gt La lecture du cadre logique se fait selon La logique verticale liens de causalit Pour la 1 se fait avec les hypoth ses des activit s pour s assurer que les objectifs r sultats OS et OG seront Atteints La logique horizontale mesure des effets du projet Ad quation entre OG indicateurs et sources de v rification entre OS indicateurs sources de v rification et hypoth ses colonne elle se fait du bas vers le haut Ensuite elle gt Contenu du tableau logique Indicateurs Variable simple ou complexe quantitative ou qualitative permettant d appr cier dans le temps et dans l espace les changements ou les diff rences d une situation Un indicateur doit tre SMART Sp cifique Mesurable Acceptable R aliste Temps limit Sources de v rification Supports d observation du changement nonc ou attendu PV de livraison registres d inscription Hypoth ses l ments qui peuvent influencer la conduite du projet mais qui ne
27. gramme des activit s N a pas t labor Les participants se sont attard s sur le choix des objectifs r sultats et activit s Suivi valuation Non labor 2 Atelier de formation de Yaound groupe de travail n 2 Probl me Faiblesse de l organisation des femmes rurales dans la commercialisation des produits agricoles dans la commune d Ombessa Titre du projet Projet de contribution l am lioration de l organisation des actrices rurales et des m thodes d exploitation des produits agricoles Cadre logique Logique d intervention Indicateurs objectivement v rifiables Sources et moyens de Hypoth ses v rification Objectif Contribuer l am lioration de l organisation Existence d un m canisme Registre du MINADER La g n ral Objectifs sp cifiques R sultats attendus Activit s d velopper des actrices rurales et des m thodes d exploitation des produits agricoles OS 1 am liorer le model de structuration des actrices rurales de la localit d omb ssa OS2 am liorer le model d organisation des actrices rurales par la mise en coop ratives agricoles OS3 am liorer les m thodes d exploitation des produits agricoles locaux R1 Une meilleure structuration des actrices rurales d omb ssa Elles sont structur es en groupe de produits R2 Une meilleure organisation des actrices rurales de la localit d omb ssa Elles sont organi
28. ions particuli res qui limitent le projet ou qui lui imposent des conditions comme Un ch ancier difficile respecter Un budget pr d termin jzk Un jalon tabli Des exigences contractuelles Les contraintes peuvent provenir des Facteurs externes sociaux environnementaux politiques et technologiques Facteurs internes ressources expertise exigence op rationnelle juridique HYPOTHESES Elles doivent tre identifi es tous les niveaux et formul es en situation positive Elles r pondent la question suivante quels sont les facteurs externes sur lesquels le projet n a pas de prise et qui sont susceptibles d entraver la mise en uvre du projet et sa viabilit long terme OBSERVATION C est une m thode de collecte des donn es dans laquelle l enqu teur observe les faits sociaux Elle peut tre encadr e avec support ou non encadr e sans support FICHE DE COLLECTE DES DONN ES Document labor en vue de collecter des donn es dans le cadre des travaux de recherche ou des enqu tes en fonction des informations recherch es sur le terrain d enqu te PARTIES PRENANTES Tout individu groupe ou institution interne ou externe ayant une relation avec le projet et pouvant tre Influenc ou influencer de fa on positive ou n gative son d roulement et l atteinte de ses objectifs DIAGNOSTIC C est un jugement port sur un ph nom ne et ses causes permettant un pronostic
29. isation des probl mes soit fait avec les populations concern es Il est important pour OSC de constituer une base de donn es des probl mes identifi s et des solutions envisag es dans le but d une bonne connaissance du milieu et d une gestion anticip e de certains aspects du d veloppement local 4 Instruction du projet Il s agit de la construction de la logique du projet et de l laboration du document de projet ou tude de faisabilit Les OSC ne disposant pas toujours de toutes les comp tences pour finaliser ce document elles doivent s organiser en r seau afin de faire face un ventuel recours l appui technique d un expert en montage de projet Cette phase d licate souvent mal g r e conduit au rejet du projet et au d couragement des OSC 5 Conception du budget Le budget int gre tous les l ments de d penses identifi s lors du d coupage des t ches L encore il faut proc der par une concertation au sein de OSC Le suivi devra tre valu avec pr caution 6 Gestion des ressources du projet Pour que cette tape soit un succ s une charte de responsabilit doit tre labor e La distribution des r les doit tre claire et pr cise et connue de toutes les parties prenantes Un responsable du suivi sera d sign il peut s agir du commissaire aux comptes par exemple Il est pr f rable d viter le cumul des fonctions Le chef de projet d sign dans le document projet devra tre accept
30. it SV Source de V rification SWOT Strengths Weakness Opportunities Threats INTRODUCTION Contexte de la formation des OSC de 2 me niveau Depuis les ann es 1990 et parall lement au processus de d mocratisation au Cameroun la soci t civile camerounaise s est d velopp e et s est implant e dans toutes les dix r gions De mani re g n rale le dynamisme et l activisme de la soci t civile camerounaise sont unanimement reconnus Toutefois de profonds carts s parent les membres de la soci t civile sur le plan quantitatif et sur le plan qualitatif Si certains affichent une relative aisance mat rielle financi re et technique d autres voluent dans la quasi clandestinit et prouvent de s rieuses difficult s structurelles et manag riales Pour rem dier cette situation l tat camerounais avec l appui de ses partenaires a mis en place plusieurs programmes d appui la soci t civile A la suite du programme PASOC qui a permis le renforcement des OSC de 3 et 4 niveau l tat camerounais la D l gation de l Union Europ enne et les acteurs de la soci t civile ont con u un nouveau Programme d Appui la Soci t Civile Le PASC Ce programme a pour objectif global de contribuer une gouvernance politique conomique et sociale au Cameroun travers une meilleure implication des OSC dans la dynamique de d veloppement 2 niveau dans leur d marche C est dans ce cadre que le
31. la gestion du projet Ressources Humaines gt Comment et par qui sera mis en uvre le projet D finir les processus et proc dures de gestion A partir des activit s d finir les responsabilit s et les personnes impliquer gt Diff rents type de structures organisationnelles e Organisation hi rarchique e Organisation fonctionnelle e Organisation par projet Un organigramme du projet permet de d cliner le mode de gestion du projet Il doit tre sch matis mais d taill et expliqu par poste H ORDONNANCEMENT DES ACTIVITES ET ELABORATION DES ECHEANCIERS H 1 Le GANTT D finition Le GANTT est un outil de planification qui illustre graphiquement les allocations de temps pour les op rations s quentielles et repr sente la progression le chemin le calendrier et les t ches dans les intervalles de temps Objectif e Harmoniser l chelonnement dans le temps des activit s et les besoins p riodiques en ressources e Minimiser la dur e totale du projet e Pr senter les activit s critiques du projet Utilit Le temps estim pour une t che se mod lise par une barre horizontale dont l extr mit gauche est positionn e sur la date pr vue de d marrage et l extr mit droite sur la date pr vue de fin de r alisation Il existe quatre types de liens entre les t ches 1 De fin d but T che B commence apr s la fin de la t che A 2 De fin fin T ches A et B doivent se terminer en m m
32. leurs projets tout en faisant attention aux diff rentes sp cificit s et dynamiques locales aux circonstances et aux interactions des contextes qui peuvent tre tr s complexes Bertin LUKANDA R gisseur Chef de Programme jhk SOMMAIRE SIG ES ET ABREVTATIONS cesura metre tn ee ne tement ent a net ti ne ue 3 INTRODUCTION 3 isa T 4 Contexte de la formation des OSC de 2 me niveau sise 4 Objectif et int r t du guide de capitalisation sise 5 155 PARTIE PHASE THEORIQUE DE LA 6 I Sch ma global de l animation de la phase th orique ss 6 Contenu des modules de formation sisi 6 MODULE 1 GENERALITES SUR LA GESTION DU 7 I DEFINITION DES NOTIONS CONCEPTS DE BASE rer 7 MODULE 2 PLANIFICATION DU PROJET ET METHODE CADRE LOGIQUE 9 E METHODES ET OUTILS DE PLANIFICATION inner 9 METHODE CADRE LOGIQUE n eat A 13 MODULE 3 CHRONOGRAMME ACTIVITES ET CHRONOGRAMME RESSOURCES 16 I PLANIFICATION OPERATIONNELLE DES ACTVITES ins 16 ORDONNANCEMENT DES ACTIVITES ET ELABORATION DES ECHEANCIERS 17 MODULE 4 CONDITIONS DE FINANCEMENT D UN PROJET nn 19 E DEFINITION creeni ieii EA EE nette tr aset ENEE sante aTa tenta 19 EL MENTS INFLUANT SUR LE CHOIX D UN PROJET
33. lture La commune de la localit les documents de vente et le registre de vente Le registre d inscription ou d adh sion et du comit de gestion et des actrices Registre de vente Le comit de gestion et les actrices Supports audio visuels et diff rents rapports Supports audio visuels proc s verbaux et rapports Commune de la localit autorit comp tente et actrices et acteurs Disponibilit des ressources mat rielles et financi res Non respect des d lais Appropriation des m canismes d exploitation Faible d adh sion des leaders Appropriation des m thodes d exploitation Concurrence et entrave d loyale Adh sion des cibles et parties prenantes Coh rence avec la politique gouvernementale R c piss de d claration de manifestation RDA OUTIL DE PLANIFICATION DU SUIVI DU PROJET DIAGRAMME GANTT R alisation du projet Activit s Responsable Mois 1 5 Activit 1 Forum local sur la structuration des actrices de la Djuno localit il actrices agricoles locales d omb ssa Activit 3 Organisation d une plate forme de commercialisation des produits locaux Activit 2 R union de mise en place de la coop rative des Njuillo Appr ciation du travail du groupe 2 Yaound Pertinence du Projet labor sur la base d un microprojet con u et pilot par RAS Projet une OSC de 2 niveau dans la commune d Ombessa et dont l valuation finale
34. mois pour un regroupement de 5 villages Un atelier de formation des conseillers municipaux la gestion communale 2 s minaires de renforcement des capacit s par an Un s minaire de renforcement des capacit s par trimestre Liste des participants Rapports d activit s photos Liste des participants Rapports d activit s photos Liste des participants Rapports d activit s photos Liste des participants Rapports d activit s Photos gt Climat apais entre les leaders des jeunes et l ex cutif communal gt Disponibilit des jeunes dans les villages gt L gitimit des organisations de jeunesse la base gt La cr dibilit de OSC d accompagnement Conditions pr alables acceptation de financement du projet par le bailleur s jh Appr ciation du travail du groupe 3 Ebolowa ELEMENTS D APPRECIATION POINTS FORTS POINTS FAIBLES Pertinence du projet Projet adapt la r alit de la localit car concerne la gouvernance de la commune d akom IT L int gration des jeunes dans les conseils municipaux d pend des partis politiques et non de la commune Le probl me identifi n est pas mesurer en termes d ampleur Cadre logique D marche globale de construction du cadre logique bien comprise Les objectifs sp cifiques ne sont vagues Ils devraient se rapporter une valeur pr cise de la prise en compte du probl me Chrono
35. n situation positive A T CE Axe strat gique Une voie une option privil gier pour structure une d marche qui solutionne un probl me Un axe est identifi selon la pertinence la faisabilit et la p rennit Objectifs globaux RE globaux Strat gie 1 Objectif Strat gie 2 sp cifique Mod le d arbre objectifs de l Union Europ enne qui pr sente le choix des axes strat giques Au niveau d une OSC nous aurons un sch ma comportant un seul objectif global Objectif global C est l objectif de niveau le plus lev la raison d tre du projet Pr cise les transformations apport es par le projet long terme Question pos e A quoi le projet doit il contribuer Objectif sp cifique C est le c ur du projet ce pourquoi les parties prenantes se mobilisent C est l objectif atteindre la fin du projet ou dans un d lai raisonnable Question pos e Quels sont les changements pour les b n ficiaires R sultat attendu C est le b n fice acqu rir par les b n ficiaires il suppose une valeur ajout e qui d coule des activit s r alis es dans le cadre du projet Question pos e Quels sont les services ou produits que doit g n rer le projet pour atteindre l objectif sp cifique Activit s Ces sont les actions mettre en uvre pour atteindre les r sultats Elles peuvent tre divis es en sous activit s ou en t ches et sont ensuite planifi es
36. nnaissance partageable De Zutter P 1994 alors il est important de prendre du recul par rapport notre exp rience des ateliers de formation formaliser les connaissances mise en actes apprendre de nous m mes et des autres et enfin partager Le principal objectif du pr sent guide est de partager les exp riences de la Soci t Civile en mati re de gestion du cycle de projet 15 PARTIE PHASE THEORIQUE DE LA FORMATIO I Sch ma global de l animation de la phase th orique ETAPES DE L ANIMATION METHODES D APPRENTISSAGE D finition des concepts GCP Brainstorming fond sur les exp riences Validation de certains termes et reformulation Orientation de la d finition retenir Pr sentation des m thodes et outils GCP La r cup ration des v cus de l exp rience changes et d bats d bouchant sur des options m thodologiques changes des pratiques entre participants Construction du Cadre Logique Construction des outils de gestion op rationnelle Conception d un syst me de suivi R solution des situations probl mes Les participants analysent de fa on constructive leurs exp riences et r solvent en pl ni re les probl mes rencontr s I Contenu des modules de formation Les modules de formation ont port sur la compr hension du processus de gestion du cycle de projet et sur la d marche de montage d un projet suivant le mod le ci apr s
37. ns la localit Faible pr sence des jeunes dans le conseil municipal Faible communication entre la mairie et les organisations des jeunes Faible engagement des jeunes dans la recherche de l information Manque de la couverture m diatique dans la localit Non pr sence des jeunes dans l ex cutif municipal Absence d un plan de d veloppement communal prenant en compte les besoins des jeunes Opportunit s Existence des lignes budg taires communales destin es l appui des activit s des jeunes Existence d une d l gation d arrondissement du MINJEC Existence d un Centre mutli fonctionnel de promotion des jeunes dans la localit Existence d un quota de participation des jeunes dans les conseils municipaux Cr dibilit de la commune dans la capacit solliciter des appuis divers en faveurs des jeunes aupr s des bailleurs Menaces Ouvertures favorable l exode rural des jeunes Migration clandestine des jeunes vers les pays voisin la recherche du travail D linquance juv nile Exposition des jeunes au grand banditisme Prostitution d faitisme en l endroit des jeunes Tableau d Analyse des parties prenantes Fartie Attentes Forces Faiblesses Impact prenante Les jeunes tre int gr s dans le le nombre important Faible structuration des augmentation du taux conseil municipal pr sence des jeunes organisations des jeunes de ch mage b n ficier des intellectuels fai
38. ogramme d activit s matrice activit s et de responsabilit D terminer les effets et l impact du projet 10 Elaborer le syst me de suivi valuation Pr sentation de quelques travaux de groupe Les travaux pr sent s dans ce guide sont ceux qui r pondent le plus aux exigences contenues dans la consigne Ils pr sentent n anmoins des aspects positifs et des aspects n gatifs dans le respect de la d marche de montage de projet de gouvernance 1 Atelier de formation d Ebolowa Travail du GROUPE 3 Personnes ayant particip dans le groupe de travail Nom 5 J Lin Sala CAPROJEV Daniel ELLOM CAIPE Jeff ASSEHCAM DRIGO ABETHEL C dric CODEMBIL BOUTA Sylvie UGAN NDJANTOM Eric ONED MVE Manass SAADI Probl me Non prise en compte des besoins des jeunes dans le financement des microprojets communaux dans la commune d AKOM II s jh participation la gestion communale Titre de Projet Mobilisation des jeunes de la commune d AKOM II pour une plus grande Identification du projet Forces Existence d un grand nombre de jeunes Existence d une jeunesse volontaire et intellectuelle Existence des organisations et mouvements de jeunesse fonctionnels Existence d une main d uvre jeune qualifi e et diversifi e dans la localit Faiblesses Faible structuration des organisations de jeunesse existantes da
39. on des projets il constitue galement un document de capitalisation du contenu et de la m thodologie de la formation en vue de sa diss mination vers un plus grand nombre d utilisateurs int ress s qui n auraient pas particip la formation Pour le PASC et pour tous les partenaires au d veloppement impliqu s dans l appui aux OSC il est important que les diff rents projets soient r alis s de fa on plus int gr e entre les diff rentes tapes de la conception l valuation selon des crit res d efficacit et d efficience Les actions propos es doivent correspondre une strat gie pertinente par rapport aux probl mes et aux groupes b n ficiaires cibl s de sorte que les avantages qu elles peuvent g n rer soient plus durables De ce fait les propositions de projets doivent comporter des indications pr cises quant leurs objectifs les r sultats attendus les effets pr visibles les impacts la contribution l am lioration du sort des couches les plus pauvres de la politique concern e etc Tout projet est un processus continu o chaque tape conditionne l tape suivante Concevoir un projet comme la succession de plusieurs tapes constitue la reconnaissance de la n cessit d apprentissage au fur et mesure de l avancement du projet Hofmann Elisabeth 2004 Nous esp rons que les outils sp cifiques propos s dans le pr sent guide permettront aux OSC de formuler de g rer et de suivre au mieux
40. orientations techniques Fournir les informations qui seront utilis es par la direction ou aux cadres d une activit ou d un projet afin d apporter un jugement sur son ex cution et de prendre temps les d cisions qui s imposent Veiller ce que les intrants du projet soient effectivement fournis et utilis s comme pr vu et qu ils ont les effets escompt s Le syst me suivi sert pour rendre compte Pr paration du suivi d un projet Analyse fine de la finalit des buts et des objectifs du projet Analyse d taill e de l organigramme et du fonctionnement de la structure charg de l ex cution du projet D finition et choix d une s rie d indicateurs suivre en relation avec chaque activit Mise au point d une m thodologie de recueil de l information mesure des indicateurs Organisation de l quipe charg e de l ex cution des activit s et la responsabilit de chaque membre doit tre pr cis ment d finies 2 jh e Programmation g n rale et en particulier des activit s de collecte des informations e Organisation du contr le de l analyse des informations de leur classement et gestion 1 3 LES INDICATEURS DE SUIVI gt D finitions Une variable simple ou complexe quantitative ou qualitative dont le suivi et ou la comparaison dans le temps ou dans l espace permet d appr cier ou de mesurer les changements intervenus ou les diff rences Les indicateurs sont des des
41. ou b n ficiaires du projet Localisation du projet Objectifs du projet Description de la strat gie du projet Co t et plan de financement Organisation et gestion du projet Impact du projet P rennisation du projet 10 Suivi et valuation 11 Risques et contraintes 12 Annexes Titre du projet page de couverture R sum du projet 1 2 3 9 10 Impact du projet 11 P rennisation du projet 12 Suivi du projet 13 Evaluation du projet 14 Risques et contraintes 15 Annexes Mod le 2 Contexte et justification du projet Objectifs du projet Populations cibles ou b n ficiaires directs et indirects Localisation du projet Strat gie de mise en uvre du projet logique d intervention d marche technique Planification des activit s Plan d action triennal Plan d action prioritaire Planification financi re Budget financement plan de tr sorerie Organisation et gestion du projet organigramme d taill R sultats attendus MODULE 5 SUIVI ET EVALUATION PROJET I LE SUIVI D UN PROJET 1 1 GENERALITES SUR LE SUIVI gt D finition du suivi Le suivi correspond la collecte l analyse et l utilisation syst matique et continue d informations au service de la gestion et de la prise de d cision C est un processus continu de collecte et de traitement des donn es ou d informations qui permet de rep rer des anomalies en cours d ex cution d une activit
42. permet d en appr cier le degr de r ussite ainsi que les perspectives de viabilit de ses effets et de tirer des le ons gt Principaux types de suivi Suivi externe du projet R alis g n ralement par les bailleurs de fonds qui suivent les avanc es du projet afin d en tudier les atouts et contraintes et de d cider de poursuivre ou non leur engagement s agit d appr cier le niveau d ex cution du projet et son impact social environnemental conomique et ou politique Les b n ficiaires suivent galement le projet Suivi interne du projet L activit de suivi interne du projet se r alise par les gestionnaires du projet doivent de contr ler l tat d avancement des activit s pr vues et la qualit des d penses et des r alisations d j effectu es gt Principaux objets du suivi Le suivi de l avancement se fait travers la mesure du temps coul partir d un calendrier et du plan d action En collaboration avec le chef du projet et les cadres responsable des t ches le suivi v rifie si o jph l ch ancier de d part peut toujours tre respect ou si d autres dispositions doivent tre prises pour corriger la situation Un rapport est n cessaire pour pr senter le degr d avancement du projet et des co ts pour sa r alisation une date donn e Le suivi de qualit consiste valuer le niveau de qualit atteint Ce qui suppose que la qualit ait t d finie
43. r On distingue Deux types d valuation selon les valuateurs valuation externe et valuation interne Deux types d valuation selon l objet valuation de la conception et valuation de la planification Trois types d valuation selon la chronologie valuation mi parcours valuation finale et valuation r trospective gt R le de l valuation dans le projet Evaluation permet d tablir une mesure syst matique et ind pendante de l efficacit des effets et de l impact d un projet d identifier l efficience des moyens employ es pour parvenir aux r sultats de s assurer du bien fond du projet afin de prendre des d cisions sur le projet ou d en livrer des le ons utiles pour la planification d autres projets semblables gt Pr paration et r alisation d une valuation Identifier des questions principales auxquelles l valuation doit r pondre D finir les raisons d tre de l valuation la cible les objectifs la nature de l intervention les ressources investies les activit s de production les extrants les impacts l atteinte des objectifs le rendement des ressources les solutions de rechange et les valeurs D finir les axes principaux de l valuation z jh Questionner la Pertinence l efficacit l efficience l impact la viabilit la coh rence le contexte de l organisation et le contexte sociologique gt R sultats de
44. s es en coop ratives R3 Une meilleure exploitation de leurs produits agricoles Elles vendent mieux sur le march Forum local sur la structuration des actrices de la localit A2 R union de mise en place de la coop rative des actrices agricoles locales d omb ssa A3 Organisation d une plate forme de commercialisation des produits locaux d organisation et d exploitation d un syst me agricole Un r pertoire des actrices locales est mis en place dans la commune 2 fili res de productions sont bien structur es 15 fili res op rationnelles Omb ssa 02 coop ratives agricoles rurales sont mise en place dans la localit d Omb ssa 80 des produits sont commercialis s par la coop rative d omb ssa 60 d augmentation du taux d exploitation des actrices agricoles d omb ssa 60 des actrices agricoles d omb ssa sont int gr es dans la coop rative pour une meilleure exploitation 80 de produits sont commercialis s par la coop rative Existence de vid os fiches de pr sences rapports et supports Existence d un proc s de l AG de la coop rative agricole d omb ssa Existence d un certificat d inscription aupr s de l autorit comp tente Commune de la localit Lettres d engagements des actrices rurales certifi es par la commune d omb ssa Commune autorit comp tente et comit de gestion Registre des ventes de la commune et de la chambre d agricu
45. stion communale Taux de ch mage lev dans la commune D linquance juv nile Prostitution et prolif ration des IST Migration de la main d uvre jeune vers Formulation des objectifs Objectif Contribuer l am lioration de la participation des jeunes la gestion des affaires global publiques Objectifs 1 Amener les jeunes d AKOM II 2 Amener l ex cutif communal sp cifiques s impliquer massivement la gestion organiser r guli rement des s ances des affaires communale publiques d informations sur la gestion communale Strat gies e Information Education e Renforcement des capacit s Communication IEC e Renforcement des capacit s z hk Construction du cadre logique Indicateurs Sources de v rification Hypoth ses Objectif Global Contribuer l am lioration de la participation des jeunes la gestion des affaires publiques Augmentation du nombre des jeunes au sein des instances communales de prises de d cision Liste des conseillers municipaux Objectifs sp cifiques 1 Amener les jeunes d AKOM s impliquer massivement la gestion des affaires communale 2 Amener l ex cutif communal organiser r guli rement des s ances publiques d informations sur la gestion communale e Nombre de jeunes participants aux causeries ducatives e Nombre de jeunes form s la gestion des affaires communal
46. t s Il existe trois types d encha nement et de d pendance entre les t ches 1 T ches successives 2 T ches simultan es 3 T ches convergentes en Dur es et marges Sur la base des informations de la structure de d coupage du projet les t ches seront ordonn es et leurs interd pendances seront identifi es Pour chacune des t ches la dur e sera tablie Pour chacune des t ches partir du d but du projet on calcule la date au plus t t et la date au plus tard calcul en avant Puis en partant de la fin du projet on calcule la marge calcul rebours Le chemin critique est le chemin qui relie les activit s dont les marges sont nulles s jh MODULE 4 CONDITIONS DE FINANCEMENT D UN PROJET I DEFINITION La s lection d un projet est le processus par lequel les d cideurs valuent et hi rarchisent un portefeuille d un projet la lumi re d un ensemble de crit res g n raux qui refl tent la mission et les objectifs du projet II EL MENTS INFLUANT SUR LE CHOIX D UN PROJET R alisme pertinence faisabilit Puissance impact durabilit Flexibilit souplesse lasticit Convivialit intelligibilit coh rence Co t efficience HI CANEVAS D ELABORATION D UN PROJET Mod le 1 Titre du projet page de couverture Fiche synth tique du projet 1 2 nou Contexte et justification du projet Populations cibles
47. te des besoins sp cifiques des hommes et des femmes 9 Protection de l environnement e Capacit s institutionnelles et de gestion comp tences et engagement des structures en charge du projet Viabilit conomique et financi re MODULE 3 CHRONOGRAMME ACTIVITES ET CHRONOGRAMME RESSOURCES I PLANIFICATION OPERATIONNELLE DES ACTVITES I 1 Structure op rationnelle des activit s Le cadre logique sert de base la planification op rationnelle qui comporte les activit s de contenu et les activit s de gestion Activit s de contenu Les activit s d clin es dans le CL sont des activit s principales Elles doivent tre d taill es en sous activit s ou t ches Activit s de gestion Elles sont n cessaires pour soutenir les activit s de contenu et sont li es Gestion du temps Gestion des finances Garantie de la qualit de l intervention Processus d information Organisation du personnel 1 2 laboration du plan financier elle se fait en 2 tapes gt Estimer le budget du projet Ne pas oublier d estimer les frais de suivi le fonds de roulement les provisions pour impr vus les frais de gestion les frais de montage de projet gt laborer le plan de financement Il s agit de concevoir en fonction du ou des bailleurs sollicit s un sch ma descriptif des diff rentes quote parts concernant l auto financement et le ou les montants financer 1 3 Organisation de
48. unicipal peut tre contourn par le responsabilit s bailleurs de fonds qui maire appuient les activit s des jeunes D l gu de la Renforcement des Sectorielle reconnue Ne fait pas parti du conseil Plan jeunesse jeunesse capacit s du conseil en mati re municipal communal abandonn municipal et de d encadrement des l ex cutif municipal jeunes en mati re de gestion personnalit des jeunes dans la ressource localit d accompagne des programmes de jeunesse dans la localit Le Pr fet Validation des lignes Est la tutelle des N ex cute pas le budget une budg taires communes fois valid communales en faveur des activit s des jeunes contresigne et valide le budget communal Analyse du probl me Probl me principal Causes Effets Faible repr sentativit des jeunes de la commune d AKOM II dans les instances de prise de d cisions Absence d une ligne budg taire communale destin e uniquement au financement des projets de la jeunesse La faible communication de l ex cutif municipal sur les opportunit s des appuis aux activit s des jeunes L absence des jeunes au sein de ex cutif municipal Faible repr sentativit des jeunes au sein conseil municipal Exode rural les pays voisins Mariages pr coces Non prise en compte des besoins des jeunes par l ex cutif municipal Faible implication et participation des jeunes la ge
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