Mode d`emploi
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1. _ Al VA Sonme Mode d emploi Communes foresti res Base Contacts Sommaire 1 Principes de fonctionnement de la base sisi 2 ANUS Te LES COEUR nee E eee eat a a cree note eee Ce 2 1 2 Contacts organismes et personnes s sseessessessesseesrrsrrsseosresrresessresreerresreseesreereeseoseesreeresseeseesreereeseeseeene 2 2 Fonctionnalit s de la baSe nneosennnssseeenssseeessssreresssrerossrrresssreresssrerosssrerossreresssreressererossererossrtressereresseeeeosseereeo 2 ACC A A E E A A T T A O PEA E N A E E T 3 Llen erdam IiDoS E aeaa EEE 3 32 Les onelets er Imeri JCE ne aneras A e EEEE EE E A 3 4 Recherche et consultation d une personne ou d un organisme 4 3 4 1 Recherche et consultation d une ou plusieurs personnes ss 3 4 1 Recherche et consultation d un ou plusieurs organismes 4 12 Consultation de F MStOrgqUE soprncsere opne ea e RE E 4 5 Saisie d une personne ou d Un organisme s sssssserssssrersssereressreresssreresssreressererossrrressserresssreresssreressereeesseereno 4 5 1 Principes g n raux et r gles de SAISIR seen nnns os sssce os sirentesedamnn sado mseescodaneago no ene sta pess cites 4 D2 IS OO BARRE dan ca be ee dde ee Ode Deere den ie lent ne 5 SSe d OS PE ONNE eoa E EE E 6 5 4 Attachement d une personne d autres organismes sise 7 6 S lection choix m morisation et export sssssesssssenseserersssreersssrrrrsssrereessrerossererosserreo2. gation Ex d l gu l agriculture et la for t Si pas de service laisser vide T l direct si tel direct au sein de la structure Mail si mail au sein de la structure gt Enregistrer La notion de confidentialit concerne le t l phone personnel et le t l phone mobile N professionnel d un contact Si ces deux num ros sont d finis comme confidentiels ils ne l seront visibles que des membres de la structure propri taire de la personne et seront invisibles quiconque dans les fichiers export s Base Contacts Mode d emploi 6 5 4 Attachement d une personne d autres organismes Une personne est obligatoirement attach e un organisme Elle peut pour autant l tre plusieurs Pour attacher une personne plusieurs organismes gt Depuis la fiche d une personne cliquer sur Attacher un organisme Le syst me vous propose de rechercher un organisme et saisir les informations de lien entre organisme et personne OU Depuis l organisme faire Attacher une personne Le syst me vous propose de rechercher la personne S lectionner l et saisissez les informations de lien 6 S lection choix m morisation et export 6 1 Faire une s lection Un outil de s lection permet de s lectionner la demande soit des organismes soit des personnes et leur organisme attach pour diff rentes utilisations et notamment la constitution de mailing Pour r alis
3. Un m me organisme doit tre cr autant de fois qu il a d adresse diff rente Une v rification de l existence de l organisme ou de la personne est effectu e en amont de toute saisie pour viter les doublons Base Contacts Mode d emploi 4 ATTENTION la base a vocation servir la r alisation de mailing et une recherche de contacts De la qualit de la saisie d pend la qualit des mailings et des r sultats de la recherche Voici quelques r gles respecter V rifier que les informations saisies sont valides et jour v rifier au besoin en amont de la saisie Veiller l orthographe des noms adresses et diff rentes infos saisies Respecter les majuscules sur les noms et pr noms et adresses le cas ch ant Un doute pour ajouter un organisme r current Regarder comment ses semblables sont saisis dans la base reprendre le m me principe par ex pour ajouter une UT ONF Si certains champs ne sont pas compl t s la validation est impossible Pour passer d un champ l autre possibilit d utiliser la touche tabulation du clavier Ajout de cat gorie ou de fonctions si besoin d ajouter une fonction ou une cat gorie dans les listes d roulantes contacter la F d ration sophie hyvernat communesforestieres org Ne doivent pas tre saisis dans la base contacts les bureaux d tude et fournisseurs bois nergie qui sont saisis dans le r f rentiel bois nergie ainsi que arch
4. Valider 6 2 Exporter une s lection Une fois la s lection constitu e pour g n rer le fichier d export gt Cliquer sur Exporter et choisir les champs exporter par d faut l ensemble des champs est export gt Cliquer sur Exporter et d terminer l emplacement d enregistrement du fichier Un fichier au format texte txt est alors export et enregistr 6 3 Ouvrir le fichier d export dans Excel Le format du fichier export est du txt afin qu il soit compatible avec diff rents logiciels de traitement de donn es Les l ments ci apr s d taillent l utilisation sous Excel du fichier l utilisation principale tant le publipostage Pour ouvrir et traiter le fichier sous excel gt Ouvrir le logiciel Excel gt Dans Excel cliquer sur Fichier gt Ouvrir s lectionner dans la boite de dialogue Tous les fichiers en face du nom de fichier s lectionner le fichier txt dans son r pertoire et faire Ouvrir L assistant d importation de texte s ouvre S lectionner D limit pour le type de donn es Cliquer sur Suivant Dans S parateurs d cocher Tabulation cocher Autre et saisir le symbole dans le champ de saisi Cliquer sur Suivant Pour s lectionner les colonnes de num ro de t l phone et de code postal s lectionner texte dans Format des donn es en colonne Sans cette manipulation les codes postaux commen ant par 0 ser
5. et de ses coordonn es 2 Enregistrement d une personne et de ses coordonn es 3 Attachement d une personne un ou plusieurs organismes Organisme 2 1 autre adresse Organisme 1 Organisme 2 1 adresse 1 adresse Personne A Personne C Personne B 2 Fonctionnalit s de la base Plusieurs fonctionnalit s Recherche et consultation d une personne ou d un organisme Saisie enregistrement modification suppression des coordonn es des personnes et organismes S lection et export de diff rentes personnes ou organismes Mailing partir d une s lection envoi en nombre Consultation de l historique des saisies des modifications de contacts et des mailings Administration r serv aux administrateurs de structure et administrateurs g n raux Base Contacts Mode d emploi 2 3 Acc s la base 3 1 Entrer dans la base La base est accessible l adresse suivante http ctc communesforestieres org L entr e de la base se fait par identifiant et mot de passe personnels attribu s par l administrateur de la structure Une fois connect on arrive sur l interface de consultation des personnes 3 2 Les onglets et l interface 5 menus sont disponibles dans la barre du haut Contacts a base proprement parl donnant acc s aux o organismes consultation et saisie des organismes o personnes consultation des personnes S lection pour voir et exporter la s lecti
6. rien faire Cedex Laisser vide si pas de cedex tiret du 6 si cedex sans num ro num ro si cedex avec num ro N t l et Fax Mail mail de l organisme s il existe Site Internet site Internet de l organisme s il existe gt Enregistrez 5 3 Saisie d une personne A partir de la fiche de l organisme auquel sera attach e la personne dont vous voulez saisir les coordonn es gt Depuis la fiche d un organisme cliquer sur Attacher 1 personne gt Saisir le nom de la personne pas le pr nom dans l outil de recherche des doublons soit la personne existe il suffit de la s lectionner soit la personne n existe pas et cliquer sur ajouter la personne pour continuer V y O O O O O O Cliquer sur Ajouter la personne concern e la base de donn es Saisir la totalit des informations sur la personne Civilit NOM en majuscules Pr nom T l phones confidentiels s lectionner OUI ou NON T l personnel le cas ch ant T l mobile professionnel le cas ch ant gt Puis compl ter les informations de lien avec l organisme O O O Fonction Choisir dans le menu d roulant S lectionner le champ vide si pas de fonction d finie Service Saisir le service en respectant les r gles suivantes Ne pas ressaisir service Ex pour le service for t saisir For t Pour les vices pr sident de collectivit s mettre dans le service la d l
7. taire du contact peuvent modifier ce contact Seuls les administrateurs de structure peuvent cr er modifier supprimer des utilisateurs reli s leur structure Seuls les administrateurs g n raux Patrick Morand Sophie Hyvernat peuvent cr er modifier supprimer des structures cr er modifier supprimer des fonctions et des cat gories d organismes 8 2 La charte de bonnes pratiques Chaque nouvel utilisateur de la base devra signer avant toute utilisation de l outil une charte de bonnes pratiques dans laquelle il s engage respecter les r gles de confidentialit des donn es et un usage strictement professionnel des informations qui y sont contenues L utilisateur s engage galement ne pas diffuser les donn es de la base des organismes ext rieurs au r seau des Communes foresti res Plus d informations Sophie Hyvernat F d ration nationale des Communes foresti res 13 rue du g n ral Bertrand 75 007 Paris T l 01 45 67 90 30 sophie hyvernat communesforestieres org Base Contacts Mode d emploi 10
8. er une s lection Faire une recherche de personnes ou d organismes A partir des r sultats s lectionner les personnes ou organismes souhait s Vous pouvez tout s lectionner en bas de liste Recommencer autant de fois que n cessaire Consulter et ajuster sa s lection depuis S lection gt Personnes ou S lection gt Organismes en v rifiant sa s lection et en d s lectionnant des personnes ou organismes si besoin La s lection reste active jusqu ce qu elle soit vid e Pour recommencer une nouvelle s lection penser vider la pr c dente 6 2 M moriser une s lection La base vous permet de m moriser des s lections pour viter de les refaire chaque mailing A partir du menu S lection gt Mes s lections V vw Base Contacts Mode d emploi Cliquer sur Cr er une nouvelle s lection Donner un nom la s lection Proc der ensuite une s lection partir de l outil de recherche cf paragraphe pr c dent Dans le menu S lection un nouveau bouton appara t Transf rer vers s lectionner la liste concern e et cliquer sur Transf rer vers Dans S lection gt mes s lections cliquer sur contacts enregistr s pour afficher la s lection m moris e Lorsqu un contact est modifi la mise jour est indiqu e automatiquement en jaune T dans les s lections m moris es pour int grer les modifications il faut cliquer sur
9. esse de test pour v rifier la bonne r ception du message et cliquer sur Envoyer le test gt Une fois le message test et les ventuelles modifications apport es cliquer sur Envoyer toute la liste 7 2 Consulter l historique Le menu Mailing gt Historique propose de consulter les anciens messages et de voir qui ils ont t envoy s 8 En savoir plus sur les droits des utilisateurs et des structures 8 1 Les droits Chaque permanent du r seau des Communes forestiers poss de un compte utilisateur avec a un acc s personnalis la base identifiant mot de passe Chaque utilisateur est reli une structure Unions r gionales et F d ration qui d termine les informations qu il peut modifier Lorsqu un utilisateur cr e une personne ou un organisme ce nouveau contact h rite de la structure de l utilisateur Cette structure devient ainsi propri taire de l l ment Tous les utilisateurs de la base quelle que soit leur structure peuvent rechercher et consulter une personne ou un organisme Saisir une personne ou un organisme attacher une personne un organisme s lectionner m moriser et exporter une liste de contacts faire un mailing Base Contacts Mode d emploi 9 La plupart des utilisateurs selon les droits accord s par l administrateur peuvent consulter l historique des modifications Seuls les utilisateurs attach s la structure propri
10. itectes installateurs et autres op rateurs bois nergie les communes l exception des services techniques les maires et conseillers municipaux or ceux rattach s un organisme saisi dans la base L ensemble des informations concernant les lus et les communes sera g r dans une base diff rente Base communes 5 2 Saisie d un organisme A partir du menu Contacts gt Organismes gt Cliquer sur cr er un nouvel organisme gt Saisir le nom de l organisme pour la v rification du doublon Soit l organisme ou un organisme similaire est existant dans la base et il appara t arr ter la d marche si l organisme existe d j Soit l organisme n existe pas et la base vous propose de le cr er Cliquer sur Poursuivre la cr ation de l organisme La commune et le pays vous sont propos s Saisissez la commune et validez Une ou plusieurs communes vous sont propos es dans une liste S lectionner la commune concern e Saisissez la totalit des informations sur l organisme VV y y o Nom Veiller bien orthographier le nom premi re lettre en majuscule le reste en minuscule Sigle s il existe Cat gorie S lectionner un choix dans la liste d roulante Adresse 1 premi re ligne d adresse Adresse 2 deuxi me ligne d adresse Code postal O O O O Base Contacts Mode d emploi 5 O O O v rifier que le code postal est le bon le modifier au besoin Commune
11. on o Organismes voir et exporter une s lection d organismes o Personnes voir et exporter une s lection de personnes Mailing effectuer des envois lectroniques possibilit s d envois en nombre Utilisateurs pour les administrateurs D connexion pour se d connecter de la base amp S Pour revenir une page pr c dente lors de l utilisation de la base utiliser le bouton l Revenir la page pr c dente en fin de page et non la fl che propos e par le navigateur web 4 Recherche et consultation d une personne ou d un organisme 4 1 Recherche et consultation d une ou plusieurs personnes C est l interface accessible imm diatement une fois connect la base Rechercher A partir du menu Contacts gt Personnes Le moteur propose 6 champs de recherche possibles Tout ou partie du nom de la personne recherch e ne prend pas en compte le pr nom La fonction occup e Tout ou partie du nom de l organisme auquel appartient la les personne s recherch e s La cat gorie de l organisme La r gion Le d partement Apr s avoir renseign un ou plusieurs champs les personnes correspondantes s affichent Base Contacts Mode d emploi 3 Cliquer sur rechercher sans rien saisir la totalit des personnes de la base s affiche Ka l i Une m me personne attach e plusieurs organismes va apparaitre autant de fois W qu elle est attach e un organisme Consulte
12. ont amput s de ce 0 Ex 04200 apparaitra dans Excel et dans le publipostage 4200 Il en va de m me pour les num ros de t l phone Cliquer sur Terminer gt Votre fichier est pr t l emploi reste le r enregistrer au format Excel xis VV yyy 6 4 Exports vers un logiciel de messagerie format VCF La base Contacts permet d exporter un ou plusieurs contacts de personnes en format VCF carte de visite virtuelle enregistrable dans la plupart des logiciels de messagerie tels que Outlook ou Thunderbird La carte de visite VCF peut tre g n r e partir dela fiche d information individuelle d une personne d une s lection de personnes export possible de tout ou partie de la liste Base Contacts Mode d emploi 8 7 R daction et envoi d un mailing 7 1 S lectionner les destinataires r diger et envoyer un message A partir du menu Mailing gt Envoi gt Choisir une s lection enregistr e O importer un fichier o Le fichier importer doit tre en format txt et ne doit comporter que des adresses mails une adresse par ligne Ce fichier peut tre cr en exportant une s lection et en cochant uniquement les adresses mails gt Entrer l adresse de l exp diteur laquelle seront envoy es les r ponses des destinataires du mail gt Entrer les informations titre du message contenu pi ce jointe si n cessaire gt Cliquer sur Enregistrer gt Saisir une adr
13. r En cliquant sur le nom de la personne la fiche d information compl te de la personne s affiche 4 1 Recherche et consultation d un ou plusieurs organismes Rechercher A partir du menu Contacts gt Organismes on acc de la s lection des seuls organismes Le moteur propose 4 champs de recherche Tout ou partie du nom de l organisme OU sigle de l organisme recherch La cat gorie du des organisme s recherch s La r gion Le d partement Apr s avoir renseign un ou plusieurs champs les organismes correspondants s affichent Cliquer sur rechercher sans rien saisir la totalit des organismes de la base s affiche La recherche libre cherche les informations dans le nom et dans le sigle de l organisme Consulter En cliquant sur le nom de l organisme la fiche d information compl te de l organisme s affiche 4 2 Consultation de l historique Le bouton voir l historique sur la fiche de l organisme ou sur la fiche de la personne vous permet de consulter les modifications successives apport es l organisme ou la personne leur nature la date et l auteur 5 Saisie d une personne ou d un organisme 5 1 Principes g n raux et r gles de saisie 3 principes g n raux s appliquent pour la saisie L organisme doit tre saisi en premier on ne peut pas saisir une personne sans avoir saisi au pr alable l organisme auquel elle est attach e 1 organisme 1 adresse
14. ssereesssrereesererossereresseereeo 7 6 1 PAS Une SCO EEEE ARENE EEE A EEE de eh 7 6 2 M moriser une s lection s sssesssssensssseeressereresserrrsssrrresssreresssreressererossrrresssreresssrerosseeeeessreressereressereresseeeeee 7 6 2 Exporter une Seletti ON acru EE EA EEEE EEA E EA SAEN io 8 6 3 Quvrir le fichier d export Aans EXCE siriasi ne a R d 8 6 4 Exports vers un logiciel de messagerie format VCF sin 8 7 Redactionetenvoi d OS nee eee eee ee ee a en 9 7 1 S lectionner les destinataires r diger et envoyer un message ss 9 Z2 CONSUL ED IS COQUE ne a ea ee DO ne D Dee a 0 ne ut 9 8 En savoir plus sur les droits des utilisateurs et des structures 9 SOS E A E E ET A EE 9 8 2 La charte de bonnes pratiques demon a aR aroa Ei E 10 Base Contacts http ctc communesforestieres org 1 Principes de fonctionnement de la base 1 1 Utilisateurs et structures Les utilisateurs chacun des permanents du r seau des Communes forestiers a un acc s personnalis la base identifiant mot de passe et disposent de certains droits Chaque utilisateur est reli une structure Unions r gionales et F d ration qui d termine les informations qu il peut modifier 1 2 Contacts organismes et personnes La base Contacts est construite autour d organismes auxquels sont rattach s des personnes La gestion des personnes et des organismes est con ue suivant ces principes 1 Enregistrement d un organisme
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