Suite en téléchargement - FSCF Franche
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1. Fiche technique Correspondant Camani conserver les archives de votre association Que ce soit en cas de contr le ou pour sa gestion courante une association doit souvent se plonger dans ses archives voici quelques conseils pour bien les conserver et s y retrouver facilement Chaque association doit conserver les documents concernant sa cr ation son fonctionnement statuts registre sp cial comptes rendus d assembl es g n rales et sa comptabilit Elle doit galement garder ce qui concerne la gestion du personnel s il y a des salari s et la gestion de ses locaux si elle en dispose En plus des archives administratives impos es par la loi l association peut avoir int r t garder des traces de ses activit s la m moire de ses actions sous la forme de publications de dossiers de presse de correspondances de dossiers techniques Classer les documents La premi re chose faire est de s parer les documents conserver de ceux liminer Puis trouver un syst me fonctionnel et rapide pour retrouver les documents Le deuxi me travail est la constitution de dossiers Tout document doit trouver sa place dans un dossier identifiable et ordonn Il se peut toutefois qu un classement par date ne soit pas le plus parlant pour retrouver un article de votre journal le titre est sans doute plus explicite Dans ce cas vous pouvez trouver un r f rencement plus pratique Conserver les document2. s Il est donc n cessaire de conserver les documents e dans un endroit sec l abri des fuites d eau e sur des tag res m talliques avec ventuellement un extincteur proximit e dans des bo tes d archive qui prot gent les documents de la lumi re et de la poussi re Informatiser Tout ne n cessite pas un tirage papier Il est possible d utiliser un disque dur condition d entreposer des sauvegardes en lieu s r Depuis la loi du 13 mars 2000 une m me valeur de preuve est reconnue l crit sur support papier et l crit sur support lectronique sous r serve que puisse tre d ment identifi e la personne dont il mane et qu il soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l int grit article 1316 1 du Code civil Cela n enl ve en rien le travail pr alable de classification et de s lection Faire appel aux archives publiques Quand les conditions de stockage ne sont pas s res sans compter les changements de dirigeants nous pouvons FICHE R ALIS E PAR LA FSCF LIGUE DE FRANCHE COMT Date de r alisation 10 07 2009 perdre des documents importants Il est parfois plus prudent de les confier aux Dur e de conservation archives publiques Nature des documents Dur e Observations minimale Cr ation de l association illimit e L association est r gie par le droit des e statuts contrats articles 1108 e
3. t suivants du Code d claration la pr fecture Civil Le contrat les statuts doit tre e insertion au Journal officiel registre conserv sp cial Fonctionnement de l association 30 ans R f rence article 2262 du Code civil e comptes rendus des assembl es Toutes les actions tant r elles que g n rales et des conseils personnelles sont prescrites par trente d administration ans e feuilles de pr sence listes des adh rents e rapports du commissaire aux comptes Comptabilit 10 ans R f rence Code du commerce article L e factures 123 22 Les documents comptables et les e documents bancaires pi ces justificatives sont conserv s comptes annuels pendant dix ans e livres comptables livre journal grand livre livre d inventaire Documents fiscaux 6 ans R f rence livre des proc dures fiscales e listes des donateurs et montants article L 82 B des versements article 102 B e versements de salaires honoraires Obligation de conservation pendant un et droits d auteur factures d achats d lai de six ans compter de la date de la de biens et de services derni re op ration mentionn e sur les e d clarations d imp ts sur les livres ou registres b n fices de TVA de taxe professionnelle de taxes sur les salaires Activit s Pas Il est conseill de garder une trace des e correspondances d obligation productions marquantes de l association e dossiers de presse publications l gale C es
4. t un patrimoine qui peut avoir un e comptes rendus int r t pratique ou historique e dossiers de projet Locaux e bail Illimit e quittances de loyer 10 ans e conventions de mise disposition illimit d un local communal do e contrats d assurance illimit e quittances de prime d assurance 2 ans Gestion du personnel Il est conseill de conserver ces e doubles des bulletins de paye et des 6 ans documents au moins dix ans ou de certificats de travail mani re illimit e afin de pouvoir r pondre e registre du personnel 6 ans des demandes de salari s ou d ex salari s e d clarations Urssaf et Assedic 3 ans par exemple en vue de reconstituer une 10 ans carri re e d clarations retraite compl mentaire Texte issu de Association Mode d emploi Juin Juillet 2009 Article de Didier BARTHEL Jean Pierre Arnoud FICHE R ALIS E PAR LA FSCF LIGUE DE FRANCHE COMT Date de r alisation 10 07 2009
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