La norme ISO 15489 sur le records management
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1. t 2005 Dans ann es 1960 sans doute en r action ces mesures autoritaires on a progressivement abandonn la gestion syst matique des dossiers D aucuns estiment alors que l introduction massive des photocopieurs dans les organisations ne rend plus n cessaire l laboration et la mise en uvre de politiques et de proc dures de gestion de l information archivistique Par ailleurs l effet d sastreux des photocopieurs dans la constitution des dossiers et surtout dans l accroissement exponentiel des documents est signal avec justesse par Marianne Chabin 1999 p 80 82 Cette tendance se renforce dans les ann es 1980 alors que l ordinateur est devenu un outil de travail quotidien qui permet de cr er et de diffuser des documents avec une rapidit et une facilit inconnues jusqu alors Cela occasionne une d sorganisation assez spectaculaire de l information archivistique au point que d aucuns jugent cette p riode comme tant une des plus catastrophiques de l histoire contemporaine pour la sauvegarde du patrimoine archivistique des organisations En l an 2000 les technologies bercent nos vies tant sur le plan professionnel que sur le plan personnel Cependant elles nous obligent revenir aux ann es 1950 en ce sens qu elles rendent n cessaire le recours des proc dures de contr le En effet dans un environnement technologique seule l introduction de normes de politiques et de proc dures permet au2. cette distinction pourtant inexistante dans la l gislation La gestion des dossiers dans les organisations 1950 2000 Avant les ann es 1960 le records management est souvent associ aux r gimes autoritaires voire aux tats totalitaires En effet ceux ci imposent des proc dures de gestion des dossiers qui sont souvent per ues par le personnel comme des mesures de contr le C est le cas notamment en Allemagne et en Suisse al manique o les proc dures de registratur sont appliqu es dans la plupart des administrations publiques Pour illustrer mon propos je vous ferai part d une exp rience Au d but des ann es 1990 j ai eu l immense privil ge d exercer ma profession dans une ancienne colonie du Portugal le Cap Vert En traitant les fonds de l ancienne administration portugaise mes coll gues et moi avons d couvert des plans de classification fort pr cis Dans la plupart des cas ces plans taient accompagn s de directives tr s claires sur la gestion des dossiers et ce bien avant les ann es 1950 Des sanctions taient m me pr vues pour les fonctionnaires qui ne respectaient pas les proc dures mises en place par l administration de l Empire portugais Il s agissait donc de records management bien avant que cette pratique ait t pr tendument invent e par les Am ricains au tournant de la Deuxi me guerre mondiale RESSI REVUE ELECTRONIQUE SUISSE DE SCIENCE DE L INFORMATION No 2 Ao
3. Technologies et normes archivistiques La norme ISO 15489 sur le records management 1 Daniel Ducharme Archives nationales du Qu bec Cet article succinct portera essentiellement sur la norme ISO 15489 sur le records management et ses cons quences sur la gestion des dossiers dans un environnement technologique Apr s avoir pr sent la norme ISO 15489 nous ferons un bref historique du records management en explicitant pourquoi l adoption de normes de politiques et de proc dures pour la gestion des dossiers est devenue une n cessit incontournable en ce d but du 21e si cle La norme ISO 15489 ssue d un consensus obtenu au bout de plusieurs ann es de travaux en comit travaux auxquels ont particip des archivistes du monde entier la norme ISO 15489 sur le records management est labor e sous l gide de l Organisation internationale de normalisation ISO dans le but de servir de ligne directrice de bonne pratique professionnelle Pelletier 2001 p 81 Autrement dit on a voulu faire de cette norme un code de best practice pour la gestion des dossiers Elle est adopt e au cours de l automne 2001 Bien qu elle soit rapidement ent rin e par le Conseil d administration de l Association des archivistes du Qu bec elle ne suscite pas beaucoup d enthousiasme au Qu bec et au Canada Cependant ce n est pas le cas en France et plus largement en Europe continentale o la diffusion de sa version f
4. d rations historiques de Jean Yves Rousseau et de Carol Couture 1994 au d but des Principes fondamentaux de la discipline archivistique On peut aussi consulter l tude de Luciana Duranti 1989 sur les origines de la gestion des documents intitul The Odyssey of the Records Manager Quant au retrait du RM de l archivistique il s agit sans doute d une vidence dans les pays anglo saxons o les concepts de records et d archives recouvrent deux r alit s diff rentes mais ce n est pas le cas dans le monde francophone o la plupart des l gislations nationales sur les archives insistent sur le fait que la d finition du mot archives englobe la notion de records A titre d exemple citons la Loi sur les archives du Qu bec qui d finit les archives comme l ensemble des documents quelle que soit leur date ou leur nature produits ou re us par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l exercice de ses activit s et conserv s pour leur valeur d information g n rale M me chose pour la loi fran aise de 1979 qui stipule que les archives sont l ensemble des documents quels que soient leur date produits ou re us par toute personne physique ou morale dans l exercice de leur activit Cela dit nous n en sommes pas une contradiction pr s plusieurs de nos institutions disposent de service de gestion des documents et des archives et par le fait m me marquent
5. les technologies de l information et des communications nous obligent g rer des archives et non des documents ou des archives historiques car la r union des expertises du records manager de l archiviste du manager et de l informaticien est indispensable la gestion des dossiers dans les organisations au 21 si cle Juin 2005 RESSI REVUE ELECTRONIQUE SUISSE DE SCIENCE DE L INFORMATION No 2 Ao t 2005 Notes 1 Ce texte est une version remani e d une conf rence faite le 28 mai 2004 dans le cadre du 33e congr s de l Association des archivistes du Qu bec Changement de paradigme en gestion de l information Impacts sur nos fa ons de faire Sainte Ad le 27 29 mai 2004 BIBLIOGRAPHIE Chabin Marie Anne 1999 e pense donc j archive L archive dans la soci t de l information Paris L Harmattan Drouhet Genevi ve Keslassy Georges et Elisabeth Morineau 2000 Records management mode d emploi Paris ADBS Editions Sciences de l information Etudes et techniques Duranti Luciana 1989 The odissey of records manager Records Management Quarterly 23 p 3 11 Eicher Andr 2000 Prescriptions pour organiser la gestion des documents Berne Archives f d rales suisses Hare Catherine et Julie McLeod 2003 Mettre en place le records management dans son organisation Guide pratique trad Geoffrey Hare Paris Archimag 47 p ISO 15489 2001a No
6. ocuments essentiels la bonne marche et la survie de l organisation en cas de sinistre de contr ler la circulation et l acc s aux documents Pour assurer la s curit des documents essentiels il est n cessaire de les identifier puis d laborer un plan d urgence en fonction de l valuation des risques encourus inondation incendie vol etc et des co ts li s la perte de ces documents et aux ventuelles possibilit s de les recr er Les mesures de contr le sont quant elles cens es RESSI REVUE ELECTRONIQUE SUISSE DE SCIENCE DE L INFORMATION No 2 Ao t 2005 parer aux risques li s la perte au d placement inappropri et toute modification abusive des documents d archives et de leurs m tadonn es Conformit Une gestion des dossiers conforme devrait respecter l environnement r glementaire interne et externe dans lequel volue l organisation II s agit donc de prendre en compte les exigences mises en exergue par les r glements les politiques et les proc dures en vigueur au sein de l organisation l ensemble des textes l gislatifs mis tant par le f d ral le provincial et le municipal qui affectent directement ou indirectement la gestion des dossiers dans l organisation l gislation sur les archives sur la transparence administrative sur la protection des donn es caract re personnel mais aussi sur le personnel la sant et la s curit etc Sys
7. ran aise en avril 2002 a l effet d une petite bombe dans le milieu de la documentation et des archives En effet depuis l annonce de la diffusion de cette norme les publications se succ dent un rythme sans pr c dent et plusieurs formations continues sont organis es qui par la Direction des Archives de France qui par l Association des archivistes fran ais qui par l Association des archivistes suisses et m me par des regroupements priv s Des manuels en fran ais Drouhet 2000 sont publi s et d autres traduits de l anglais Hare et McLeod 2003 font l objet d un tapage promotionnel assez important Aux yeux des Europ ens il est temps de se mettre au records management Pour eux il s agit d une r surgence qu a mis l ordre du jour la diffusion de la norme ISO 15489 au d but des ann es 2000 Si l adoption de cette norme a suscit un v ritable engouement dans les milieux documentaires europ ens le milieu archivistique qu b cois s av re beaucoup moins touch par ce ph nom ne Cela s explique sans doute par le fait que les archivistes qu b cois en d pit de quelques querelles de vocabulaire mais nous adorons les d bats linguistiques au Qu bec int grent l archivistique et le records management dans leur pratique depuis plus de trente ans d j alors que en Europe continentale la gestion documentaire est laiss aux mains des documentalistes La norme ISO 15489 porte sp cifiquement
8. rme internationale Information et documentation Records management Partie 1 Principes directeurs Gen ve ISO ISO 15489 2001b Rapport technique Information et documentation Records management Partie 2 Guide pratique Gen ve ISO Loi n 79 18 du 3 janvier 1979 sur les archives Adresse URL http www cnrs fr Archives archives loi s loi1979 html Page consult e le 18 f vrier 2003 Loi sur les archives 1983 in Site de l diteur officiel du Qu bec Adresse URL http www publicationsduquebec go uv qc ca home php Page consult e le 21 mai 2004 Pelletier Johanne 2001 Normalisation internationale l mergence des normes sur la gestion des documents in Pour que survive la m moire vive 29 congr s de Association des archivistes du Qu bec Montr al 1 3 juin 2000 Qu bec AAQ p 81 89 Rousseau Jean Yves Carol Couture et al 1994 Les fondements de la discipline archivistique Qu bec Presses de l Universit du Qu bec RESSI REVUE ELECTRONIQUE SUISSE DE SCIENCE DE L INFORMATION No 2 Ao t 2005
9. sur le records management et non sur les syst mes de gestion des archives comme l auraient souhait les archivistes australiens Pelletier 2001 p 82 En cela tr s originaux les membres du comit du CIA Archives courantes et interm diaires ont d cid de traduire records management par records management et non par gestion des documents ou par gestion des archives courantes et interm diaires comme l auraient sans RESSI REVUE ELECTRONIQUE SUISSE DE SCIENCE DE L INFORMATION No 2 Ao t 2005 doute voulu certains archivistes qu b cois voire quelques archivistes suisses puisque les Archives f d rales adoptent le terme gestion des documents dans ses publications de large diffusion Eicher 2000 En fait le principal probl me que soul ve l adoption du terme records management par la norme ISO 15489 2001a pour d signer la gestion des archives courantes et interm diaires ou si l on pr f re la gestion des documents n est pas d ordre linguistique mais plut t disciplinaire elle laisse supposer que le records management RM est une discipline nouvelle et distincte de l archivistique Or le RM est pratiqu depuis de nombreuses ann es dans les organisations y compris dans la francophonie On peut m me si l on en a envie faire remonter ses origines la naissance de la civilisation occidentale Pour s en convaincre il suffit de se reporter aux consi
10. t matisation Une gestion des dossiers syst matique devrait assurer le traitement complet des documents d s leur cr ation ou leur r ception par l organisation Cette op ration comprend l identification du document l int gration du document dans le dossier auquel il r f re la d termination du d lai de conservation et du sort final du dossier limination conservation ou tri la localisation du dossier au stade courant interm diaire et le cas ch ant d finitif bureau d p t d archives interm diaires institution cantonale d archives Conclusion Dans les ann es 1950 la gestion de l information archivistique tait associ e au totalitarisme alors qu aujourd hui on l associe volontiers la transparence administrative et la d mocratie Cela n est pas si trange car le contr le des technologies par les citoyens constitue une exigence d mocratique et seule l introduction de normes dans notre gestion peut nous permettre de rencontrer cette autre exigence Quant la norme ISO 15489 sur le records management les compromis de toutes sortes qu a exig son laboration ont consid rablement nui sa port e r elle dans les milieux documentaires du Qu bec notre avis la voie australienne du records keeping system s av rait beaucoup plus adapt e au changement de paradigme que notre profession est en train de vivre En fait elle seule nous rappelle la r alit du quotidien
11. x documents g n r s par les organisations d assurer la continuit de leur gestion de satisfaire les exigences de leur environnement r glementaire d assumer leurs responsabilit s Pourquoi avons nous besoin de normes pour g rer les dossiers Voici la question qui est au c ur de mon propos En effet pourquoi des normes Tout simplement parce que seul un haut degr de normalisation permet aux syst mes de gestion des dossiers mis en uvre dans les organisations d tre fiable int gre conforme et syst matique quatre caract ristiques que devrait poss der tout syst me de gestion des dossiers Ces caract ristiques repr sentent en fait les quatre exigences archivistiques et c est justement ce respect de ces exigences que les normes rendent possible Passons rapidement en revue ces exigences Fiabilit Une gestion des dossiers r put e fiable devrait tre en mesure de constituer la premi re source d information sur les activit s de l organisation Pour cela elle doit permettre l int gration la classification et l identification imm diate de l ensemble des documents produits ou re us par l organisation dans le cours de ses activit s ainsi que de leurs m tadonn es prot ger les documents et leurs m tadonn es contre toute modification ou limination abusive int grit Une gestion des dossiers consid r e comme int gre devrait tre en mesure d assurer la protection des d
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