MANUEL DE PROCEDURES (EXTRAIT)
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1. Etape 4 Proc der simultan ment au pointage entre la demande de Mat riels IEC et les fiches de stock Etape 5 S assurer partir des fiches de stock que toute les sorties ont fait l objet d une demande Etape 6 S assurer que tous les retours entr es sont mat rialises par des bons d entre signe ont t enregistr s Etape 7 S assurer que l inventaire p riodique du Mat riels IEC est effectu et correspond au suivi dans les fiches de stock 10 Statuts et R glement Int rieur Le contr le interne ce niveau s appuie sur les proc s verbaux des rencontres les d cisions prises au cours de ces rencontres r union de Bureau Travaux des Commissions Assembl es G n rales Il s agit par rapport au statut et r glement de v rifier la l gitimit et la conformit des diff rentes actions entreprises ou des d cisions prises2. Objectifs R pertorier tous les livres et fascicules documents de la biblioth que V rifier si les mouvements des livres et fascicules sont enregistr s dans les documents Proc dures Etape 1 v rifier le r pertoire si toutes les informations y sont report es Etape 2 prendre les informations au niveau du r pertoire et v rifier par rapport aux informations correspondantes celles port es sur les documents au niveau des rayons Etape 3 si les documents manquent au niveau des rayons se reporter au cahier de suivi et voir si la sortie du document y est mentionn e Etape 4 prendre le document voir si les informations sont report es au niveau du r pertoire Si non revoir le classement du document 9 Stock de mat riels IEC Objectifs V rifier les entr es et sorties des mat riels IEC sur les fiches de stock S assurer que le Mat riels IEC n est utilise que pour les activit s des programmes de l association Proc dures Etape 1 v rifier si l achat des mat riels IEC a fait l objet de l tablissement d un bon de commande d un bordereau de livraison et d une facture Etape 2 V rifier qu il existe une fiche de stock pour chaque Mat riels IEC et que les fiches de stock sont correctement class es Etape 3 Prendre les demandes de Mat riels IEC par les programmes de l association de la p riode et v rifier que l activit est pr cis e sur chacune d elle et qu elle est approuv e par le responsable d sign
3. OUTIL PRATIQUE FI3 02 210 MANUEL DE PROCEDURES EXTRAIT Proc dures de contr le interne Les proc dures de contr le ont pour r le d indiquer la d marche suivre et les programmes d op rations respecter C est un mode d emploi d une mani re g n rale c est l ensemble des m thodes et des techniques utilis es pour s assurer de l application des r gles d crites par la Direction Les proc dures ci apr s concernent les domaines nonc s plus haut 1 Comptabilit Objectifs S assurer que toutes les critures relatives aux op rations faites avec les partenaires ont t correctement enregistr es dans les diff rents documents comptables S assurer de la disponibilit en banque S assurer que le syst me comptable est jour et r pond aux proc dures comptables en vigueur Proc dures Etape 1 V rifier si les recommandations des auditeurs ou suite un contr le ant rieurs ont t correctement appliqu es Etape 2 S assurer que le rapprochement bancaire a t fait Etape 3 V rifier si les pi ces justificatives factures bon de commandes bordereau de livraison annex s aux pi ces comptables sont approuv es les pi ces comptables elles m mes doivent tre approuv es de m me que les autorisations d mission de ch que Etape 4 V rifier les num ros de comptes des imputations et les pointer par rapport aux journaux et document de suivis budg taires Etape 5 V rifier si toutes
4. de caisse V rifier les parties solde du brouillard de caisse puis celles du journal de caisse Etape 3 Faire le d compte physique de la petite caisse en faisant la somme des esp ces et des bons provi soire et comparer le r sultat obtenu au solde du journal de caisse Etape 4 Arr ter le journal de caisse apr s toutes les r gularisations Etape 5 Constater dans la fiche de contr le de caisse le r sultat de ce contr le en mettant la date et les signatures du contr leur et du caissier Caisse Recettes Il s agit de s assurer que toutes les recettes de l association sont encaiss es et enregistr es 3 Banque Rapprochement bancaire A la fin de chaque mois il sera n cessaire d obtenir de la banque le relev bancaire du mois afin de proc der la r conciliation du compte entre le journal centralisateur tenu par le gestionnaire et le relev de banque Il arrive g n ralement que le solde banque du journal centralisateur ne co ncide pas avec le solde du relev bancaire Cette diff rence de solde entre la banque et la comptabilit peut tre due aux causes suivantes les ch ques mis par l organisation et non pr sentes la banque par les b n ficiaires les agios et commissions bancaires avis de d bit non re u par l organisation des versements ou remises faits par l organisation non pris en compte sur le relev bancaire op ration fin de mois des virements de fonds effectu s par les bail
5. ectifs V rifier l tat physique des immobilisations Calculer l amortissement des immobilisations en vue de prendre des d cisions Proc dures Etape 1 V rifier que les immobilisations inscrites en comptabilit au cours de l exercice l on t des valeurs d entr es d termin es conform ment aux r gles d valuation comptable Etape 2 Rechercher tous les documents justificatifs relatifs chaque immobilisation comptabilis e pour s assurer que leur valeur d entr e est exacte Etape 3 V rifier si les immobilisations c d es ont t comptabilis es Etape 4 Recenser les immobilisations disparues mise au rebut destruction etc et s assurer de leur comptabilisation correcte Etape 5 V rifier que toutes les immobilisations ont t codifi es Etape 6 V rifier qu une fiche est ouverte pour chacune des immobilisations Etape 7 V rifier que toutes les immobilisations amortissables ont donn lieu un amortissement OUTIL PRATIQUE FI3 02 214 contr le des fiches d immobilisation Etape 8 S assurer que les dotations aux amortissements sont correctement calcul es respect du principe de la permanence des m thodes taux d amortissement raisonnables etc Etape 9 s assurer que la p riode pr vue pour l inventaire p riodique des immobilisations est respect e Etape 10 v rifier s il y a un programme pour chaque type d immobilisation Etape 11 s assurer que ce programme est suivi 8 La Biblioth que
6. gestion des fonds intervalles r guliers un rapport financier p riodique contenant toutes les informations financi res jour qui refl tent avec exactitude la situation financi re de la structure pour ce faire il faut s assurer que les informations contenues dans ce rapport permettent de r pondre aux besoins financiers des responsables de la gestion et des bailleurs analyser la situation des d penses effectu es par rapport aux pr visions budg taires Proc dures Etape 1 S assurer que le rapprochement bancaire est fait Etape 2 V rifier que les totaux des colonnes concern es du journal De tr sorerie et de document de suivi budg taire ont t faits Etape 3 V rifier les rubriques budg taires et voir si les montants de ces diff rentes rubriques ont t correctement report s sur le formulaire de rapport de d penses Etape 4 S assurer que les rapports financiers ont t au pr alable v rifi s par le chef de service administration finances et cela en apposant leurs signatures sur les documents Etape 5 S assurer que les informations destin es l laboration des rapports financiers sont tir es des documents comptables comme journal de tr sorerie Fiches de suivi budg taire et autres Etape 6 S assurer de la conformit des documents par rapport aux normes en vigueur dans la structure Le rapport doit tre exact et labor en temps opportun et r pondre aux besoins financiers des responsables de la gest
7. ion et des bailleurs de fonds 5 Gestion du personnel Objectifs V rifier r guli rement chaque dossier du personnel en vue d tre en r gle vis vis de l employ et aussi de l administration fiscale et sociale S assurer de la r gularisation et de la saisie des charges sociales Proc dures Etape 1 V rifier s il y a un document crit pour les contr les ant rieurs Etape 2 V rifier si un dossier est ouvert pour chaque personne et s assurer de son contenu tat civil dipl me contrat de travail d cision de cong s attestation de reprise fiches d valuation autres Etape 3 S assurer que tous les employ s ont t recrut s conform ment aux proc dures de recrutement en vigueur au sein de l organisation et aux dispositions du code de travail en vigueur Etape 4 V rifier si les dossiers du personnel sont jour OUTIL PRATIQUE FI3 02 213 Etape 5 V rifier si tous les contrats ont t vis s par l employ l employeur l organisme de s curit sociale et l Inspection du Travail Etape 6 V rifier la r gularit des r mun rations allou es aux employ s par rapport aux textes qui les fixent Etape 7 S assurer de l exactitude des charges sociales et fiscales assises sur les r mun rations du personnel Etape 8 V rifier l apurement r gulier des avances et acomptes au personnel Etape 9 S assurer du paiement r gulier des charges sociales Etape 10 V rifier l galit entre les co
8. les factures re ues et non pay es et les bons de commande sont enregistr es dans les documents concern s Etape 6 V rifier les calculs des totaux la fin de chaque page et les r ponses pour la page suivante et les autres documents concern s 2 Finances Caisse d penses Le contr le de la petite caisse se fait chaque r approvisionnement par le responsable comptable et financier ou de fa on inopin e par le Commissaire aux Comptes au moins une fois par mois A chaque contr le le d tenteur de la petite caisse doit mettre la disposition du contr leur les pi ces justificatives les bons provisoires la caisse proprement dite le brouillard de caisse et le journal de caisse Apr s chaque contr le les r sultats sont port s sur une fiche de contr le de caisse ils concernent l appr ciation du contr leur sur l authenticit des pi ces justificatives et la situation des valeurs de caisse Proc dures Etape 1 Prendre chaque pi ce justificative v rifi si elle correspond aux normes comptables date de l op ration le num ro de la pi ce nom de l organisation fournisseur la nature de l op ration le montant en chiffre et en lettres la signature du fournisseur et l approbation OUTIL PRATIQUE FI13 02 2 11 Etape 2 Pointer ces pi ces justificatives par rapport la colonne sorties du journal de caisse et voir si les parties date num ro de la pi ce et les libell s correspondent celles du brouillard
9. leurs fonds non pris en compte dans le journal de l organisation avis de cr dit non re us les int r ts vers s par la banque non comptabilit s dans le journal Pour situer ces carts il faut les documents suivants le journal de tr sorerie le relev bancaire l tat de rapprochement bancaire le dernier tat de rapprochement bancaire s il existe le s ch quier s les bordereaux de versement les avis de cr dit Proc dures Etape 1 Reporter la date du relev le solde selon le relev bancaire et le solde du journal tr sorerie sur les lignes pr vues dans le tableau de rapprochement bancaire vierge Etape 2 Faire le pointage simultan des montants du relev et ceux du journal de tr sorerie colonne Ban que depuis la date du dernier rapprochement bancaire Si les montants correspondent mettre une croix sur tous les deux Etape 3 Mettre dans la rubrique ch que non d bit s tous les montants non point s du journal de tr sorerie se trouvant la colonne banque d penses en pr cisant pour chaque ch que ch que num ro et la date d mission Etape 4 Mettre dans la rubrique D p ts en Transit tous les montants non point s du journal de tr sorerie se trouvant la colonne banque recettes en pr cisant pour chaque d p t Etape 5 Calculer le solde rapproch selon le relev bancaire en suivant la m thode de calcul indiqu e sur le tableau de ra
10. pprochement bancaire OUTIL PRATIQUE F138 02 212 Etape 6 Mettre sur la ligne Commissions et Agios Bancaires le total des montants non point s dans le relev bancaire au niveau de la colonne D bit et concernant les commissions et agios bancaires Etape 7 Mettre sur la ligne Paiement Constat par la Banque et non Constat dans le journal de tr sorerie les montants non point s dans le relev bancaire la colonne D bit et concernant ces op rations Etape 8 Mettre sur la ligne int r ts Vers s par la Banque les montants non point s dans le relev bancaire la colonne Cr dit du relev bancaire concernant ces op rations Etape 9 Mettre dans la rubrique D p ts re ues par la Banque et non comptabilis s dans le journal de tr sorerie les montants non point s dans le relev bancaire la colonne Cr dit du relev bancaire concernant les d p ts de fonds en pr cisant chaque fois la date de d p t Etape 10 Calculer le solde rapproch selon le journal de tr sorerie en suivant la m thode de calcul indiqu e sur le tableau de rapprochement bancaire Etape 11 Apr s le rapprochement bancaire r gulariser les critures du relev bancaire qui ne figuraient pas dans la colonne D penses Recettes du Journal de tr sorerie 4 Rapport Financier Interne partenaire Objectifs Pour suivre une proc dure financi re saine faut il soumettre aux responsables de la
11. tisations d clar es aux organismes sociaux et celles comptabilis es 6 __ Stock de fournitures et M dicament Objectifs V rifier les entr es et sorties des fournitures et m dicaments sur les fiches de stock S assurer du respect des proc dures d crites cet effet Proc dures Etape 1 v rifier si l achat des fournitures et m dicaments a fait l objet de l tablissement d un bon de commande d un bordereau de livraison et d une facture Etape 2 V rifier qu il existe une fiche de stock pour chaque article et que les fiches de stock sont class es dans l ordre alphab tique Etape 3 Prendre les demandes de fournitures et de m dicaments de la p riode et v rifier que l activit est pr cis e sur chacune d elle et qu elle est approuv e par le responsable d sign Etape 4 Proc der simultan ment au pointage entre la demande d approvisionnement en fournitures et m dicaments et les fiches de stock Etape 5 S assurer partir des fiches de stock que tout ce qui est sorti du stock a fait l objet d une demande Etape 6 S assurer que tous les approvisionnements ont t enregistr s et cela partir des bordereaux de livraison et des factures Etape 7 S assurer que l inventaire p riodique de stocks est effectu et correspond au suivi dans les fiches de stock Etape 8 S assurer qu il n y a pas eu de rupture de stock et que la quantit critique est respect e pour le r approvisionnement 7 Immobilisations Obj
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