Chapitre 3. L`administration - Scouts et Guides Pluralistes
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1. Equipement mat riel et individuel prendre Fiche 5 A Inscription d finitive acompte pour le camp d t Argent de poche JUIN e R ception des inscriptions d finitives et des paiements des participants au camp d t e V rification des assurances mat riel et affiliations y compris intendants en vue des camps voir le chapitre 9 pour les assurances 2 Q TD Sn Q T ic UN MOIS AVANT LE CAMP Au PLus TARD Au Si ge d claration de camp s jour de courte ou de longue dur e Fiche 3 A la Commune qui vous accueille d claration officielle de camp Fiche 3 B ou 3 C DERNI RES MINUTES AVANT LE CAMP Avoir le plan de route l adresse compl te et les num ros des contacts sur place Consignes aux accompagnateurs pour le voyage Liste des participants R colter et v rifier les papiers des participants passeport carte d identit autorisations carte SIS documents m dicaux e Pique nique en cas pour la route LES TROIS PREMIERS JOURS Dy CAMP e Mise en uvre d un cahier de camp pour la tr sorerie voir aussi chapitre 4 e Mise en uvre d un cahier de camp pour infirmerie voir aussi chapitre 9 e Mise en uvre d un cahier de camp pour l intendance voir aussi chapitre 10 e Tenir la liste de pr sence a destination du coordinateur de l accueil de l enfance de l O NE tre pr t l accueillir APR S LE CAMP LA2. Les scouts pluralistes Chapitre 3 L administration 21 1 ch ances 24 2 D claration d activit s 26 Aux Scouts et Guides Pluralistes 26 a D claration de camp 26 b D claration de s jour de courte dur e Fiche 3 A 26 B la Commune 27 3 Charte pour les camps 27 4 Les camps et l O NE 27 A l agr ment de l O N E 27 B D claration d activit l O N E 28 C Le dossier de camp 28 D Le d cret Centres de vacances 29 E D ductibilit fiscale 29 5 Autorisations diverses 29 A Circuler dans les bois publics en R gion wallonne 29 a R gle sp cifique aux mouvements de jeunesse 30 b Contacts 30 B Circuler sur les cours d eau 30 6 Documents pour les participants 31 7 Les affiliations 32 A Affiliation provisoire 32 B Affiliation temporaire 32 Annexes et fiches 33 C T D Le au S b Q Y L O Tout au long de l ann e ily a diff rentes t ches administratives remplir que ce soit pour d clarer ses activit s obtenir des autorisations subventionner son camp tre en r gle vis vis de la F d ration etc Ce chapitre vous donne plusieurs documents officiels compl ter ainsi que des r f rences et les ch ances respecter 2 Q TD Sn Q T ic Lancer les r affiliations en collaboration avec l quipier affiliations ou de votre Responsable d Unit e Pour le
3. FIN DE L ANN E e Fournir les documents relatifs la liquidation des subventions O N E tableau des pr sences journali res listes compl tes des participants et de l encadrement au Responsable d Unit qui les envoie pour le 30 septembre e Fournir aux parents les attestations de s jour pour les mutuelles Attention ces documents doivent tre renvoy s avant une date pr cise il n est pas question de s y prendre au dernier moment A Aux Scouts et Guides Pluralistes a D claration de camp Un mois avant le camp il faut le d clarer au Si ge f d ral Fiche 3 A SPO de s jour adresse pr te nns F T l phone contact sable d Unit l Animateur Responsable de Section et un Cadre D en charge de la R gion ou d faut la personne qui a en charge Perron nom das Animateure e e LA e le suivi de votre R gion g 1 I L Animateur Ri Toate signature able de Section i Le Responsable d Unit Pr nom nom date signature Il est indispensable d envoyer une copie de la d claration de camp un Cadre r gional En effet ceux ci doivent tre inform Envoyez au Si ge la d claration de camp sign e par le Respon i i de la tenue des camps des Sections de leur R gion i Devoir rendre et remplir ce document n est pas un moyen pour vous ennuyer ou vous contr ler La signature de cette fiche trois implique que chacun a tout mis en uvre pour que le s jour se passe du mieux possible q
4. quipier affiliations de l Unit Ce sont ces personnes qui sont responsables de I affiliation de chaque membre de l Unit Etre affili signifie qu on est assur pour les activit s organis es par la Section A Affiliation provisoire Il existe des affiliations provisoires qui permettent un nouveau venu pendant l ann e de participer quelques r unions pendant l ann e avant de se d cider r ellement et faire partie int grante des Scouts et Guides Pluralistes B Affiliation temporaire Les intendants doivent obligatoirement tre affili s Contractez des affiliations temporaires e Pour les intendants et cuistots qui interviennent ponctuellement Ils ne sont pas consid r s comme membres adh rents Ils ne re oivent pas les revues et ne sont pas repris dans le d compte des membres pour le contrat de solidarit e Ce type d affiliation permet de remplacer le nom d un intendant ou d un cuistot par un autre nom e Valable du 01 09 au 31 08 pour une seule personne la fois Il suffit de communiquer au Service Affiliation des Scouts et Guides Pluralistes le nom pr nom la date de naissance et la p riode couvrir avant le d but de l activit Pour plus d informations sur les affiliations contactez le Service Affiliation affiliation sgp be ou r f rez vous au document Affiliation distribu chaque ann e dans toutes les Unit s et en t l chargement sur le site www sgp be c S T D S L
5. 30 septembre veillez a ce que le document de demande de subsides du grand camp ait t rentr par le Responsable d Unit l O N E OCTOBRE Chapitre 3 L administration e Pour le 31 Octobre Etre en ordre d affiiiation NOVEMBRE e Pour le 30 novembre au plus tard si vous envisagez un projet en dehors du terrain de jeu il faut pr venir le Service International avant cette date afin de pouvoir en discuter international sgp be voir aussi chapitre 17 e Inscription de principe au camp d t e Transmettre aux parents l attestation de d ductibilit fiscale des camps fournie par O N E pendant le premier trimestre re ue par le Responsable d Unit via l expresso AVRIL 15 avril maximum en cas de non r ception du dossier de l O N E les contacter directement Pour le 30 avril au plus tard Formulaire d autorisation de circuler dans les bois et for ts Formulaire de d claration d activit s l O N E via le Responsable d Unit fiche 3 D Introduire aupr s de l O N E le dossier de camp objectifs grille et coordonn es pr cises du camp fiche 16 A et 16 C Demande d autorisation de camper l tranger voir aussi chapitre 17 et fiche 17 A MAI Envoi des infos pratiques du camp d t aux parents et aux jeunes Dates d finitives Lieu et heure de rendez vous Transports utilis s Adresse du camp Autorisation parentale Fiche 3 E Fiche m dicale Fiche 3 F
6. CANCES E D ductibilit fiscale Les parents qui payent des imp ts peuvent d duire fiscalement les camps hikes et mini camps de leurs enfants en remplissant une attestation fiscale que le Responsable d Unit doit signer et qu il re oit via l expresso Petit rappel l affiliation n est pas d ductible et les enfants ne peuvent b n ficier de la d duc tion que jusqu la veille de leurs 12 ans Pour toute question concernant les d marches et conditions de l O N E ou la d ductibilit fiscale s adresser Alain Bairamjan alain sgp be Pour toute question concernant les stages pratiques et leurs conditions s adresser au Service Formation formation sgp be Ou au 02 539 23 19 Pour viter d avoir de mauvaises surprises et tre en r gle vous devez vous procurer une s rie d autorisations pour organiser vos activit s dans des endroits particuliers circuler dans les bois et les for ts pouvoir faire un feu de camp demander l accord aux Communes A Circuler dans les bois publics en R gion wallonne Pour le 30 avril au plus tard aupr s de la DNF Division Nature et For ts introduire les demandes d autorisation de circuler en for t Le formulaire est disponible sur le site des scouts pluralistes dans la partie t l chargement C S T D S Le N S O Q QG L O a R gle sp cifique aux mouvements de jeunesse Dans les bois des propri taires publ
7. G n rale des Voies Hydrauliques 04 231 65 00 ou encore a la Direction de la Promotion des Voies Navigables et de I Intermodalit 04 220 87 50 pour tout savoir sur les voies navigables de Wallonie Pour les possibilit s quotidiennes de circulation Info Kayak au 081 33 63 67 Pour entrer en contact avec l Agent des Eaux et For ts de la r gion ou vous organisez votre camp n vert gratuit de la R gion wallonne 0800 11901 entre 8h30 et 17h c S T a D S Le QG J S O Q Y L O Le Staff doit s assurer d envoyer et de recevoir certains documents importants comme les autorisations parentales et les fiches m dicales envoy s aux parents avant l activit pour qu ils les compl tent Pour plus de facilit pr voyez des fardes th matiques pour votre administration de camp 1 Une farde sp ciale documents enfants jeunes dans laquelle vous ins rez une pochette transparente par enfant ou par jeune C S T D R Le mi S b s Q Y L Dans cette pochette transparente vous mettez Les fiches individuelles de participation autorisations parentales Fiche 3 E Les fiches m dicales Fiche 3 F carte SIS ou document mutuelle sp cifique pour le pays o vous tes en camp Carte d identit ou une photocopie pour les plus de 12 ans 2 Pr voir galement une pochette transparente Soins dans laquelle vous mettez des d clarations d accide
8. cotisation annuelle l J croun sanguin de l enfant I l soi nn ren ee des conditions d inscription et pay l paneer a i ae meee parti om nfant est il soign i avoir pi mon fils mon pupille I L enfant doit j 3N par hom opathie ouj non I i t exactes et compl te pas t annotes aie i J autorise ma fille au I Lesquel prendre des M dicaments durant le camp oui Fiche Si des faits O d ment ie Ntorisent le ent ue 1 A acj el S Pourc A oui non min poul veux o e Res qui se d roulera du pas participer au cuite pr cisez eat I I Auoi et quelle fr quence n I Hass informati f lement oim e cont cter les p jaan cessaires OPE 1 it ne doit pas 2 Mon enfant doi z n l I les ou interventions ant rieures graves I 1 Tr I S lesquelles et quand Fi i 1 1 I 1 1 I Dai non I I de ve ti t tanique ou qu i na pas du dernier rappel 1 L enfant soutfre t i dans les cing derni r 1 k e t il de mani re Permanente oy r guli re de coch Tes ann es il est n i oe Cochez les cases Ogre EE camp mm Pe a a ed 3 Est ce que tous les enfants les jeunes sont en ordre d affiliation Est ce que tous les Animateurs les intendants sont en ordre d affiliation Ces v rifications se font aupr s de votre Responsable d Unit ou de l
9. di trati For the a 1 1 Remarque Pour les camps l tranger il y a certaines nuances s Pour cela consulte le chapitre 17 Le camp l tranger a Depuis deux ans d j cette charte reprend l ensemble des engagements des Mouvements de jeunesse qui organisent des camps et des Communes qui accueillent les camps Dans certaines Communes Monsieur ou Madame camp via l op ration WELL CAMP ont fait leur apparition pour que tout cela se passe au mieux pour le camp mais galement pour le voisinage des terrains de camps la gestion des d chets et d autres services et conseils Pour une bonne relation entre Communes et Mouvements de jeunesse lors des camps d t il est important de lire ou relire le document Charte pour les camps avant les camps et de le mettre dans les mains du responsable de camp Celui ci est disponible sur le site Internet des scouts pluralistes ou sur demande en version papier au Si ge L organisation d un camp des Scouts et Guides Pluralistes doit tre faite dans le cadre du d cret Centres de vacances de la Communaut fran aise de Wallonie Bruxelles De cette fa on le camp est reconnu agr et peut tre subventionn N h sitez pas consulter la brochure Centres de vacances mode d emploi en ligne sur sgp be sur www centres de vacances be ou encore sur demande en version papier au Si ge A L agr ment de l O N E Chaque Unit doit disposer d
10. e QG J S eb Q Y L O
11. ics afin de faciliter la proc dure d autorisation une convention a t conclue entre la Direction g n rale des Ressources naturelles et de l Environnement de la R gion wallonne Division de la Nature et des For ts et les organisations de jeunesse Cette convention vise promouvoir aupr s des jeunes l ducation la nature aux for ts ainsi qu leur protection et leur gestion Elle permet d organiser des loisirs de groupe de jeunes dans ces bois sans perturber les cosyst mes et la qui tude Des zones d acc s libre ont t pr vues dans les for ts domaniales et certaines for ts communales pour les Mouvements ayant adh r la convention Ces zones n existent pour l instant que de fa on th orique mais leur mise en place ne saurait tarder car il faut savoir que le d cret interdit de quitter m me pied les chemins et sentiers ainsi que de camper en for t sauf dans une aire pr vue cet effet b Contacts Voici le site de r f rence de la R gion wallonne pour la circulation en for ts http enforet wallonie be apps spip2_wolwin rubrique php3 id_rubrique 1 Division de la nature et des for ts Avenue Prince de Li ge 15 B 5100 NAMUR T l 32 0 81 33 50 50 Fax 32 0 81 33 58 33 E mail DNF DGRNE mrw wallonie be Internet http mrw wallonie be dgrne dnt B Circuler sur les cours d eau La circulation sur les cours d eau est r glement e renseignez vous aupr s de la Direction
12. nts fiche 9 B les soins donn s un stylo et les adresses des m decins et h pitaux les plus proches En cas d accident l Animateur prenant en charge le bless peut donc imm diatement trouver tous les documents n cessaires et r agir rapidement Ayez galement une pochette qui rassemble les documents O N E pr sences au camp les objectifs etc Ajout ces fardes le Staff transmet en pr vision du camp les informations pratiques aux parents et aux jeunes ainsi que les documents que ceux ci doivent leur renvoyer Dates d finitives Lieu et heure de rendez vous Transports utilis s Adresse du camp Autorisation parentale Fiche 3 E Fiche m dicale Fiche 3 F Equipement mat riel et individuel Fiche 5 A Inscription d finitive acompte au camp d t a A _ r CR i individuelle aE an eae parentale 4 l participation et au v 1 EUNE V pentit DE L ENFANT DU r no Date et i d esquels a enfant a 1 ____ cas d urgence conne contacter en cas z F person on z Faut il le re Pr nom esquelles 1 T l phone en soir e E Est il sen l e T T l phone en journ GSM l e l I qi poural aa la Sait il nager at i A votre fille est M J non 1 i TION PARENTALE EXTRE K est il p a En son de l enfant au ee articipation z la
13. onc vigilant lors d un changement de fonction dans l Unit l V rifiez aupr s de votre Responsable d Unit qu il ait bien re u le dossier de I O N E au plus tard le 15 avril Dans le cas contraire celui ci devra prendre contact directement avec l O N E C Le dossier de camp Ce dossier est remettre l O NE pour le 30 avril au plus tard I comprend gt Le projet d animation de votre camp le contexte votre projet de camp avec ses buts et objectifs fiche 16 A e le Staff et les enfants accueillis e la pr paration de vos activit s l organisation quotidienne du camp fiche 16 C Ce projet d animation explique concr tement ce que le Staff a envie de r aliser et comment elle souhaite le r aliser votre projet de camp avec ses buts ses objectifs ses moyens ses activit s son esprit Ajout ces infos une grille d activit s un plan d acc s de l endroit du camp une grille des menus et toutes autres informations utiles sur votre projet et votre camp 28 CENTRES D D Le d cret Centres de vacances MODE RS Suite aux modifications du d cret tablies en 2009 nous vous conseillons de le parcourir ainsi que le r capitulatif des points modifi s pr sent s sur le site www centres de vacances be ou encore dans la brochure Centres de vacances mode d emploi dition 2010 TOUT CE QUIL FAUT S GR MEN ah AVOIR SUR L A SUBVENTION DUN CENTRE DE VA
14. ue ce soit au niveau de sa pr paration son organisation et sa tenue b D claration de s jour de courte dur e Fiche 3 A D s que vous organisez un s jour de plus de deux nuits il est n cessaire que ce s jour fasse l objet d une d claration aupr s de la R gion et du Si ge f d ral Bien souvent l organisation d un s jour week end ou mini camp s envisage dans une d marche r fl chie construire le groupe organiser l accueil des plus jeunes qui s int gre dans le programme de l ann e ou r pond des objectifs pr vus pour la pr paration du grand camp lui m me Bien s r la d marche d organisation est peu de choses pr s la m me d un point de vue animation ou pr paration pratique Bien entendu le Responsable d Unit et les Cadres r gionaux restent les personnes ressources vers lesquelles il faut se tourner pour veiller la bonne organisation du s jour Chapitre 3 L administration B Ala Commune Un mois avant le camp envoyez aux autorit s communales de l endroit de camp une d claration officielle de camp aux Communes M me si ce n est pas toujours obligatoire de d clarer son camp aupres de la Commune il est toujours pr f rable de le faire Les autorit s communales verront cela d un tr s bon ceil De plus en cas d accident ou de sinistre elles pourront tout de suite vous situer et ainsi mieux vous aider ag Fiche 3 B et 3 C ces WA r FiCIAL CAMP ae of the A
15. un agr ment de l O N E Le Si ge f d ral introduit cette demande pour vous n anmoins vous devez vous adresser directement l O N E pour obtenir votre num ro d agr ment C T D Le au S b Q Y L O 27 l agr ment permet e de garantir aux parents un label de qualit de reconnaitre le camp comme terrain de stage pratique pour les Animateurs en tape 3 de FAn e d obtenir des subsides pour l organisation du camp lt is T a D S Le G J co ob Q QG LCL O I e e e LA i gt B D claration d activit l O N E a mnanaa Linn LES CET ru Le Responsable d Unit doit chaque ann e remplir et renvoyer a le formulaire de d claration d activit l O N E avant le 30 avril fiche 3 D V rifiez aupr s de lui si tout est en ordre pour votre e U Section Cette d marche est obligatoire pour TOUS que les conditions d encadrement et d accueil du camp soient ou non r unies sinon l Unit ne sera pas reprise comme organisatrice de camps et risque de perdre son agr ment o Chaque ann e avant les camps et sur base des Unit s agr es via le Si ge f d ral l O N E envoie un dossier comprenant les formulaires de subsides la liquidation des subventions les consignes pour les camps etc Ces documents sont envoy s la personne qui a t renseign e pour l ann e l pr c dente soyez d
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