ici le mode d`emploi du prescripteur - Destinations Poitou
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1. MODE D EMPLOI Prescripteur Document destin aux ADT OT fili res et autres acteurs relais commercialisation strat gie pssssss m m nces com formation r z d Ipro poitou charentes vac http PT0 n Plan de formation r gional 2013 d 7 Poitou ouvert tous les acteurs du tourisme 0 propos par le Comit R gional du Tourisme France Comit R gional du oursme t la F d ration R gionale des Offices de Tourisme et Syndicats d Initiative mc prescripieur uvrage d uvre Votre Office de Tourisme peut vous accompagner dans votre d marche Deux phases successives obligatoires 1 une pr inscription en ligne permettant la FROTSI de monter votre dossier et son financement 2 une inscription d finitive avec ventuelle demande de prise en charge aupr s de votre organisme financeur Le CRT ma tre d ouvrage Le CRT assure la ma trise d ouvrage du Plan de Formation Interfili re PFI des acteurs du tourisme de Poitou Charentes La FROTSI associ e son laboration assure sa mise en uvre Le CRT labore dite le guide des formations du PFI Participe au d ploiement du PFI aupr s du r seau des prescripteurs Participe au suivi administratif et financier du PFI D veloppe les partenariats avec les financeurs pour optimiser et simplifier la prise en charge des b n ficiaires Assure le suivi l valuation et l actualisation du PFI labore et met en2. uvre le plan de communication du PFI diffusion du guide des formations du PFI organisation et mise en uvre d actions de communication et de sensibilisation destination des prescripteurs et du public cible organisation de rdv cibl s participation aux AG des prescripteurs La FROTSI ma tre d uvre Organisme de formation la FROTSI assure la ma trise d uvre du PFI d troite collaboration avec le CRT qu elle associe autant que de besoin La FROTSI 8 Assure le d ploiement du PFI aupr s du r seau des prescripteurs Assure le suivi administratif et financier du PFI 8 Assure le r le de guichet unique du PFI gestion des relations avec les organismes de formation prestataires mise en concurrence organisation logistique des actions facturation gestion des relations avec les b n ficiaires inscriptions convocations attestations participe la gestion des relations avec les financeurs OPCA R gion pour optimiser et simplifier la prise en charge des b n ficiaires 8 Participe au suivi l valuation et l actualisation du PFI Assure la mise en uvre des modules de formation fixe les dates de formation en lien avec les organismes de formation ouvre les inscriptions pour chaque formation relance les r seaux de prescripteurs pour cl turer les inscriptions un mois avant la date de chaque formation fixe le lieu de la formation au plus pr s des b n ficiaires convoque les b n fic
3. ficiaire maladie du b n ficiaire et sur justificatif Les frais d inscription sont remboursables jusqu J 15 si le b n ficiaire annule sa participation dans les m mes conditions que la caution En cas de refus de financement par l organisme collecteur de l entreprise celle ci est invit e contacter la FROTSI qui ins truira le dossier sur base de justificatif et dans la limite des contraintes du cofinancement r gional intervention limit e 25 du co t global du plan Priorit s d acc s Dans le cas o une session de formation ferait l objet d un nombre d inscrits trop important les priorit s d acc s sont les suivantes tre chef d entreprise ou salari 8 Justifier d un partenariat l Office de Tourisme ou Organisme Local de Tourisme de son territoire adh sion souscription un service Partenariat avec les institutionnels de niveau d partemental ou r gional ex promotion d une th matique de la strat gie partag e 8 Adh sion un r seau partenaire d partemental ou r gional ex FDHPA ou un label national 8 Autres d marches de qualit reconnues ex Ecolabel europ en label Tourisme et Handicap ou en cours Classement agr ment d claration en mairie et respect des obligations l gales La FROTSI se r serve le droit de limiter le nombre de b n ficiaires d une m me structure ainsi que le nombre de b n ficiaires non financ s par les OPCA FAF Le report sur une
4. du b n ficiaire Absence d OPCA ou FAF possibilit de mobiliser un financement r gional au regard du nombre de b n ficiaires La prestation prise en charge comprend le co t p dagogique la location de la salle et les pauses Les frais annexes restauration d placement etc sont pris en charge par le b n ficiaire et ventuellement rembours s directement par son OPCA Financement frais d inscription et caution Pour les OT conditions et proc dures identiques au plan de fili re FROTSI 8 Pour les fili res avec financement OPCA ou FAF caution de 100 40 de frais d inscription par formation pris en charge par les OPCA partenaires 8 Pour le financement par VIVEA caution de 100 participation minimum de 28 par jour de formation 4 heure obligatoire d au cofinancement par le Fonds Social Europ en noter A ce jour il est possible que VIVEA ne finance qu une certaine liste de formations 8 Pour les fili res ou b n ficiaires sans financement caution de 100 40 de frais d inscription par formation La caution est restitu e au b n ficiaire d s lors qu il a particip l ensemble de la formation laquelle il s est inscrit En cas de d sistement ventuel il en informe la FROTSI En de d un d lai de 15 jours pr c dent la formation de m me que si la formation est suivie partiellement la caution restera acquise la FROTSI sauf cas de force majeure d c s accident du b n
5. iaires fait l interface avec les organismes financeurs pour la prise en charge de la formation g re l ensemble des pi ces justificatives n cessaires au traitement du dossier attestations feuille d margement bulletins d inscription questionnaires d valuation traite les questionnaires d valuation de la formation Prescripteurs Peuvent tre prescripteurs Offices de Tourisme Agences de D veloppement Touristique et autres Organismes Locaux de Tourisme et acteurs volontaires Compte tenu de leur grande proximit avec les b n ficiaires potentiels du PFI les prescripteurs assureront l chelle de leur territoire ou de leur fili re la sensibilisation et l information des b n ficiaires potentiels au suivi des formations Exemple Les Animateurs Num rique du Territoire ANT pourront dans le cadre de leur mission assurer le r le de prescripteur des formations du PFI aupr s des professionnels de leur territoire Les prescripteurs pourront contribuer aux contenus p dagogiques des formations du PFI 2013 Exemple Les r f rents locaux porteurs de valeur ajout e pourront tre associ s au d roul des formations dispens es Conseiller en s jour pour contribuer la valorisation des atouts du territoire Animateur Num rique du Territoire ou r f rent Open System pour encourager le d ploiement de la solution Open System escripteuTr Les prescripteurs disposeront 8 du guide des forma
6. rmulaire de pr inscription en ligne Identification de la structure et de son activit Statut de la personne contacts Identification du financeur si existant ex OPCA pour les salari s de droit priv FAF Les prescripteurs peuvent assister les b n ficiaires lors de cette tape 8 Pr inscription collective Le prescripteur peut mobiliser les professionnels de son territoire et constituer un groupe de professionnels d sireux de s inscrire une m me session de formation Constitution d un groupe par un prescripteur 8 Le prescripteur informe pr alablement la FROTSI de sa volont de constituer un groupe de b n ficiaires sur son terri toire ou pour sa fili re et d assurer son accompagnement la pr inscription aupr s de ses professionnels qu il aura identifi s Un groupe est constitu de 10 15 b n ficiaires Sa composition doit privil gier l interfili re Un m me groupe ne peut tre constitu de plus de 25 de b n ficiaires non soutenus par un Organisme Paritaire Collecteur Agr OPCA ou un Fond d Assurance Formation FAF ex le nombre de propri taires de meubl s ou chambres d h tes est limit 4 pour un groupe de 15 La FROTSI se r serve le droit de compl ter la composition d un groupe pour optimiser le nombre de b n ficiaires et la contribution financi re des OPCA et FAF 8 Une fois le groupe constitu par le prescripteur ce dernier peut orienter le b n ficiaire pour qu il fa
7. session organis e ult rieurement sera privil gi et le nombre de sessions de for mations envisag es pourra tre revu la hausse la d mocratie participative
8. sse lui m me sa d marche de pr inscription en ligne saisie sur le formulaire en ligne accompagner le b n ficiaire dans ses d marches de pr inscription lors d un rendez vous assistance la pr ins cription en ligne r colter toutes les informations et saisir les formulaires de pr inscription pour l ensemble des b n ficiaires du groupe et en informer la FROTSI La FROTSI centralise les informations de pr inscription et s assure de la prise en charge financi re aupr s des par tenaires financeurs En cas de test de positionnement la FROTSI transmet les l ments du test au b n ficiaire qui le r alise dans le d lai imparti La FROTSI transmet aux b n ficiaires les documents d inscription Le professionnel transmet les documents requis pour l inscription tamponn s et sign s accompagn s de son r gle ment inscription et ou caution la FROTSI dans la limite de 30 jours avant l action de formation La FROTSI informe le prescripteur de la mise en place de la formation d s que celle ci est confirm e La FROTSI organise la formation en collaboration avec le prescripteur r servation ou mise disposition d une salle r servation du restaurant La FROTSI informe le prescripteur tout au long de la d marche engag e aupr s des professionnels b n ficiaires de son territoire info sur l envoi des convocations aux b n ficiaires cl ture des inscriptions Test de positionnement Po
9. tions du PFI pour consultation en vis vis de flyers pr sentant l essentiel du PFI et renvoyant vers le site professionnel du CRT pour t l charger le guide des formations et acc der aux proc dures et formulaires d inscription d outils de communication communiqu s dossier de pr sentation d un kit de proc dure bulletins d inscription formulaires de prise en charge Les prescripteurs pourront solliciter la FROTSI pour que la session de formation concern e soit dispens e sur leur ter ritoire au plus pr s de leurs b n ficiaires d s lors que leur territoire disposera d un nombre significatif de professionnels identifi s int ress s participer une formation Fili res r seaux et acteurs identifi s liste non exhaustive Pays et agglom rations FDHPA FRHPA Relais r gionaux et d partementaux des labels des meubl s et chambres d h tes Bienvenue La Ferme labels et Clubs h teliers Consulaires UNAT Parc du Marais Poitevin Associations du tourisme social OPCA FAF B n ficiaires et processus d inscription B n ficiaires Le Plan de Formation Interfili res est ouvert tous les acteurs du tourisme en Poitou Charentes professionnels relevant du secteur du tourisme implant s en Poitou Charentes entreprises et particuliers Pr inscription en ligne http pro poitou charentes vacances com formation 8 Pr inscription individuelle le b n ficiaire renseigne le fo
10. ur les formations le n cessitant un test de positionnement destin valider le niveau requis du b n ficiaire peut tre organis pr alablement son inscription En fonction du r sultat le b n ficiaire pourra tre orient vers une formation plus appropri e Le mode d organisation du test sera d fini avec l organisme de formation concern J 30 la FROTSI d cide du maintien ou non de la session de formation en fonction du nombre d inscrits minimum 10 les inscriptions ne sont pas pour autant cl tur es Elles sont cl tur es dans la limite de j 10 date laquelle la FROTSI donne l ensemble des informations l organisme de formation liste des b n ficiaires inscrits feuille d margement Inscription Cl ture des inscriptions J 10 Apr s validation de la pr inscription et r sultat de l ventuel test la FROTSI adresse au b n ficiaire le dossier d inscription complet avec la proc dure de prise en charge OPCA si n cessaire et selon le mode de financement concern bulletin charte r gionale demande de prise La proc dure de prise en charge diff re selon l OPCA d inscription d engagement en charge FROTSI r ciproque OPCA ou FAF OPCA disposant d une proc dure simplifi e AGEFOS FAFIH Uniformation Autres OPCA n cessitant une sollicitation directe du b n ficiaire AFDAS FAFSEA et autres FAF pour les chefs d entreprises et travailleurs non salari s AGEFICE VIVEA sollicitation directe
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