Référence : DGP/SIAF/ZOl4/Oœ - Les services de l`État dans le Pas
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1. documentation revues A l exception du recueil des actes administratifs de la commune s il existe il est inutile d inclure dans le r colement ces types de documents qui ne sont pas des archives proprement parler Conditions de conservation Il est important dans le cadre du r colement de faire le tour de l ensemble des locaux o des archives pourraient tre conserv es Ce recensement doit porter aussi bien sur les locaux actuels de la mairie que dans d anciens locaux qu elle a occup s et qui n auraient pas t compl tement vid s D autres locaux communaux sont parfois susceptibles de contenir des archives de la commune coles sacristies etc en cas de lacunes manifestes dans les archives r col es il convient d investiguer dans cette direction La visite des locaux de conservation est l occasion de recenser les travaux n cessaires si les locaux ne sont pas suffisamment s curis s ou n offrent pas aux archives les conditions de conservation n cessaires Diffusion Le r colement doit tre tabli en trois exemplaires qui sont destin s respectivement au maire sortant comme justificatif de d charge au maire nouvellement lu qui classera son exemplaire dans les archives de la commune et au directeur du service d partemental d archives Qui contacter pour une question sur les archives Toutes les questions sur l organisation des archives peuvent tre pos es au service d archives communales quand2. valuer le contenu et la p riode Si les archives sont d j inventori es on peut reprendre l inventaire ou le r colement existant condition d en contr ler l exactitude et de le compl ter avec les documents les plus r cents S il y a eu une disparition de documents suite inondation incendie vol il est indispensable de remplir la rubrique correspondante en indiquant les principales cat gories de documents disparus Quelques cas particuliers Archives ne faisant pas partie des archives communales Divers ensembles de documents peuvent tre conserv s la mairie sans faire partie des archives communales proprement dites Il est important de signaler dans le proc s verbal de r colement ces ensembles qui peuvent tre des archives de famille d individus ou d associations anciens combattants comit des f tes des archives de la paroisse les archives des coles des fonds notariaux ou de justice de paix des fonds de structures intercommunales Archives politiques Les archives des cabinets sont galement des archives publiques et doivent tre incluses dans le r colement Toutefois les documents d archives priv s ou personnels li s l activit des lus dans le cadre d un parti politique de la vie associative ou d une campagne lectorale s ils sont conserv s dans les archives communales le sont en tant que fonds priv s Journaux officiels bulletins des lois recueils des actes administratifs
3. 11 et L212 12 du code du patrimoine Pr ciser le cadre de la convention permettant cette mutualisation Autres archives trouv es dans la mairie Archives de l cole Archives de la paroisse Structure intercommunale pr ciser la d nomination compl te en proscrivant tout sigle Autres pr ciser justice de paix entreprise famille association etc
4. Cr Libert g lit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE Pr conisations relatives au r colement des archives communales effectuer suite aux lections municipales des 23 et 30 mars 2014 R f rence DGP SIAF 2014 002 Auteur Minist re de la Culture et de la communication Service interminist riel des Archives de France Sous direction de la politique interminist rielle et territoriale pour les archives traditionnelles et num riques Bureau de la gestion de la s lection et de la collecte Validation Minist re de la Culture et de la communication Service interminist riel des Archives de France Minist re de l Int rieur Direction g n rale des collectivit s locales Date 3 mars 2014 Mots cl s archives communales archives publiques contr le scientifique et technique mission r galienne r colement Textes de r f rence Code du patrimoine art L212 6 et L212 6 1 Arr t interminist riel du 31 d cembre 1926 portant r glement des archives des communes modifi Instruction DAF DPACI RES 2008 004 du 14 mars 2008 relative au contr le scientifique et technique de l Etat sur les archives publiques r colement des archives communales post rieur aux lections municipales des 9 et 16 mars 2008 Pi ces jointes Mod le type de proc s verbal de d charge des archives et de prise en charge des archives annexe n 1 Mod le type de r colement annexe n 2 Cont
5. artementales conform ment aux articles L 212 2 et 3 et R 212 14 du code du patrimoine En cas de disparition accidentelle inondation incendie vol il est indispensable de four nir toutes les informations connues dans le r colement tablissements publics de coop ration intercommunale Par analogie il est recommand de sensibiliser galement le pr sident de l EPCI sortant et le pr sident nouvellement lu de l utilit de dresser un proc s verbal de prise en charge des ar chives m me si aucune obligation ne p se sur eux en la mati re Le mod le de r colement sera alors adapt aux fonctions exerc es par l EPCI Int r t du r colement des archives Le proc s verbal et le r colement servent formaliser la passation de responsabilit du maire sortant au nouveau maire Ils permettent de certifier de fa on contradictoire l existence des archives un moment donn le maire tant responsable p nalement de toute destruction non r glementaire art 432 15 432 17 du code p nal Le r colement est aussi un instrument utile pour le directeur du service d partemental d ar chives dans le cadre du suivi qu il exerce au titre du contr le scientifique et technique sur les ar chives des communes Modalit s pratiques Pour toute question sur la mise en uvre pratique de cette obligation r glementaire de r colement des archives communales il convient de se rapprocher du directeur du service d parte me
6. celui ci existe et au service d partemental d archives dont le directeur exerce un contr le scientifique et technique sur les archives des collectivit s Ce contr le porte sur les conditions de gestion de collecte de s lection et d limination des archives ainsi que sur leur traitement leur classement leur conservation et leur communication Pour approfondir le domaine de la r glementation archivistique il convient de se r f rer au r f rentiel g n ral de gestion des archives R colement des archives de la commune de 000a0nanaa00a00 Annexe au proc s verbal de d charge et de prise en charge des archives 1 Registres de d lib rations Dates extr mes de chaque volume Il est rappel que le registre de d lib rations du conseil municipal doit obligatoirement tre tenu sur support papier art R2121 9 du CGCT 2 Registres paroissiaux avant 1792 et d tat civil partir de 1792 Nombre total de volumes Dates extr mes de chaque volume et le nom de la paroisse si la commune en comptait plusieurs 3 Cadastre num rer les registres en indiquant les dates extr mes de chacun d entre eux Registres cadastraux d Ancien R gime Plans cadastre napol onien et cadastre r nov tats de sections Matrices 4 Autres documents communaux Il s agit des autres documents produits dans le cadre des activit s de la commune num rer les principales s ries de dossiers ou registres en i
7. exte et p rim tre Au terme des articles L 212 6 et L 212 6 1 du code du patrimoine les collectivit s territo riales et groupements de collectivit s territoriales sont propri taires et responsables de la conser 1 3 vation et de la mise en valeur de leurs archives Dans le cas des communes cette responsabilit in combe au maire sous le contr le du conseil municipal La gestion des archives rel ve des d penses obligatoires des communes article L 2321 2 du code g n ral des collectivit s territoriales Elle est soumise au contr le scientifique et technique de l tat exerc par le directeur du service d partemental d archives territorialement comp tent conform ment l article R 212 50 du code du patrimoine Lors de chaque changement de maire et ou de municipalit la r daction d un r colement des archives annex un proc s verbal de d charge et de prise en charge des archives de la com mune est obligatoire article 4 de l arr t interminist riel du 31 d cembre 1926 cit en r f rence Il convient de rappeler que les archives des lus membres des ex cutifs produites ou re ues dans le cadre de leurs fonctions municipales sont des archives publiques verser aux archives communales et prendre en compte dans le r colement Toute destruction de ces documents comme de ceux produits par l ensemble des services communaux n est possible qu avec le visa r glementaire du directeur des archives d p
8. l existence des documents mentionn s sur le r colement joint en annexe Les lacunes constat es y ont t galement signal es ainsi que les documents sortis temporairement de la commune restauration reliure exposition etc Fait en trois exemplaires originaux j REEE o Li ER RE I di Le maire sortant Le maire lu signature signature R colement des archives de la commune Objectif L objectif premier du r colement est d ordre juridique Il s agit de formaliser le transfert de responsabilit des archives entre l ancien maire et son successeur Mode d emploi P rim tre du r colement Les archives d une commune sont constitu es par l ensemble des dossiers et documents quels que soient leur date leur forme ou leur support produits ou re us dans le cadre de l exercice des missions de service public Le r colement est un tat des lieux Il prend donc en compte aussi bien les dossiers clos que les documents les plus r cents conserv s au secr tariat de la mairie ou dans les bureaux des services Le niveau de d tail du r colement est adapter en fonction des volumes conserv s Il est n cessaire de r coler des archives m me si celles ci ne sont ni class es ni inventori es Dans ce cas il n est pas utile d en effectuer le classement avant le r colement Il est par contre essentiel de relever l existence de ce vrac d en calculer le volume et m me de mani re approximative d en
9. ndiquant leurs dates extr mes Locaux o se trouvent les archives nl Il est important de recenser tous les locaux o des archives sont conserv es aussi bien les locaux actuels de la mairie que d anciens locaux l cole la sacristie etc Pour chaque local indiquer le m trage approximatif ou le volume d archives conserv es et le niveau de s curisation local ferm cl pourvu d armoires ferm es cl etc pr ciser si les conditions de conservation sont probl matiques local inondable pr sence de moisissures ou d insectes pi ce surcharg e etc 1 Pour les petites communes O Secr tariat O Salle du conseil O Salle d di e O Cave O Grenier indiquer s il s agit d un grenier partag et ou s il pour l atteindre il faut passer par un logement O Local mutualis avec une autre commune ou un groupement de communes application des 2 Pour les communes qui en disposent les compoix peuvent tre indiquer ici articles L212 11 et L212 12 du code du patrimoine Pr ciser si une convention a t sign e O Autre local 2 Pour les grandes communes Il ne s agit pas de dresser la liste de l ensemble des bureaux et locaux contenant des archives On se limitera aux locaux de pr archivage et ceux destin s la conservation des archives d finitives Local 1 Local 2 etc Local mutualis avec une autre commune ou un groupement de communes application des articles L212
10. ntal d archives territorialement comp tent Le proc s verbal et les r colements en pi ces jointes sont donn s titre de mod le Le niveau de d tail attendu est adapter en fonction de la taille des communes et de l existence ou non d un service d archives constitu Il est galement possible d utiliser un autre mod le qui aurait t tabli en concertation avec le service d parte mental d archives territorialement comp tent Le proc s verbal et le r colement annex doivent tre tablis en trois exemplaires qui sont destin s respectivement au maire sortant comme justificatif de d charge au maire nouvellement 2 3 lu qui classera son exemplaire dans les archives de la commune et au directeur du service d par temental d archives M me si le maire sortant a t r lu il convient d tablir un proc s verbal et un r colement d s lors que l quipe municipale a t modifi e Dans ce dernier cas le maire signe la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement lu Communes disposant d un service d archives constitu Pour les communes disposant d un service d archives constitu il convient de noter que le r colement r glementaire effectu conform ment l article R 212 55 du code du patrimoine et la circulaire AD 97 4 du 1 septembre 1997 ne saurait se substituer au r colement objet de ces pr conisations En effet le r colement conforme l article R 212 55 ne porte
11. que sur les archives plac es sous la responsabilit de la personne en charge d un service d archives communales constitu Il r pond des finalit s archivistiques et constitue un outil de travail pour la gestion du service en termes de locaux de traitement des fonds de conservation pr ventive et ou curative De son c t le r colement annex au proc s verbal de prise en charge et de d charge des archives lors d un changement de maire ne vise pas une telle exhaustivit mais l implication directe personnelle et nominative des maires dans la gestion des archives de la commune qu ils vont g rer au cours du mandat venir Il s attache aux archives conserver titre d finitif comme aux archives cou rantes et interm diaires En tout tat de cause il n est pas utile d atteindre dans le r colement des archives effectu suite aux lections le niveau de d tail du r colement conforme l article R 212 55 Application Le directeur du service d partemental d archives est charg sous l autorit du pr fet de d partement de contr ler la bonne application de ces dispositions 3 3 gt nom pr noms profession et domicile maire sortant et MAMIE An ne nine Nr iles PE IAA Sl nom pr noms profession et domicile lu e maire lors de la s ance du conseil municipal en date du ssonnnsnsnesaanan0n es ont proc d aujourd hui la remise des archives de la commune et ont constat
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