ACHATS POUR NON-SPÉCIALISTES
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1. L 122 5 2 et 3 a d une part que les copies ou reproductions strictement r serv es l usage priv du copiste et non destin es une utilisation collective et d autre part que les analyses et les courtes citations dans un but d exemple et d illustration toute repr sentation ou reproduction int grale ou partielle faite sans le consentement de l auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause est illicite art L 122 4 Cette repr sentation ou reproduction par quelque proc d que ce soit constitue rait donc une contrefa on sanctionn e par les articles L 335 2 et suivants du Code de la propri t intellectuelle Dunod Toute reproduction non autoris e est un d lit Table des mati res Avant propos La fonction achats introduction au m tier Quel est le r le d une fonction achats Quel est l objectif d une fonction achats Le p rim tre d action des achats Comment organiser la cr ation d un service achats ou une direction achats Quel mod le d organisation achats mettre en uvre La politique achats Comment communiquer sur la fonction achats Les leviers d achats Le processus achats Le macro processus achats N gociation et s lection N gociation et choix final Le marketing achats Le principe de base du marketing achats La d marche marketing achat Les diff rentes strat gies d achats Les strat gies d achats Les outils la matrice de Porter L laboration des politiques d2. achats op rationnelles Le syst me d information achats Le syst me d information d entreprise Le syst me d information achats Le pilotage de la performance achats La gestion de la relation fournisseur Piloter la performance fournisseur La s lection des fournisseurs Table des mati res N 0 0 0 13 21 22 28 39 40 48 49 59 59 l 71 79 80 84 95 96 97 121 121 124 La gestion du panel fournisseurs Le SRM supplier relationship management Le tableau bord des achats La d finition d un tableau de bord Les diff rents types d indicateurs Elaborer un tableau de bord achats performant La mesure de la performance conomique des achats Conclusion Bibliographie Glossaire Index VI Achats pour non sp cialistes 26 29 63 67 71 79 Mode d emploi Se poser les bonnes questions quoi de mieux qu une situation concr te pour bien d buter EXT mettre en place une organisation achats Reld finir organisation des achats est un pr alable toute mise en place d une nouvelle dynamique d am lioration de la performance achats Adapter les ressources aux enjeux R aliser une cartographie des achats afin de mieux conna tre son por tefeuil e assez pr cise de l activit engendr e avec les fournisseurs strat giques voir chapitre 7 Aller essentiel sans dilver les ressources r partir le portefeuille achats par grand domaine d achats pa
3. compl ment le lecteur pourra utilement faire l acquisition de l ouvrage paru sur les achats dans la collection Dunod Bo te outils voir la bibliographie Avant propos 3 La fonction achats introduction au m tier L entreprise Megatronic est une PMI sp cialis e dans le domaine de la m catronique fabrication de syst mes int grant la fois des l ments m caniques et lectroniques qui conna t depuis dix ans une progression r guli re de son activit N anmoins sous la pression de ses principaux clients elle est amen e faire des efforts significatifs sur ses prix de vente avec comme effet direct une diminution de son r sultat net et de sa capacit d auto financement mettant en p ril un programme ambi tieux d investissement qui lui permettrait de gagner en productivit Elle a mandat un cabinet conseil afin de r aliser un audit Parmi les recommandations figure l am lioration de la performance achats avec en premier lieu l am lioration du professionnalisme des acheteurs en place et la cr ation d une v ritable direction des achats Ce constat nous gay am ne nous poser un certain nombre de questions Quel est le r le d une fonction achats Quel est son p rim tre d action m Comment organiser un service achats ou une direction achats Quel mod le d organisation achats mettre en place Quel est le r le d une fonction achats Apparue dans les ann es 60 70 auparavant on approv
4. m tiers difficiles conqu rir Le d ploiement de la fonction achats dans le domaine hors production sur certains domaines m tiers comme l informatique ou le marketing ne va pas de soi En effet les directions concern es se sont bien souvent organis es pour traiter directement leur besoin aupr s des fournisseurs avec lesquels elles ont l habitude de travailler En pratique Les qualit s d un acheteur vis vis des clients internes Pour savoir se faire accepter par des clients internes exigeants tels que la direction marketing ou la direction informatique l acheteur doit d ve lopper d excellentes qualit s relationnelles m tre au service de son client interne convaincre sans imposer d velopper une relation de confiance de par son expertise m tre l coute des besoins du client interne m tre force de proposition sans empi ter sur le domaine de comp tence du client interne l acheteur doit aussi tre un excellent communicant ce titre d ve lopper une activit sp cifique de communication au sein d une organisa tion achats est essentiel si l on veut atteindre un fort taux d adh sion de l ensemble des clients internes Malheureusement encore peu de direc tions achats se sont dot es des ressources et moyens n cessaires Concr tement il n existe pas 36 m thodes pour imposer une vision commune toute l entreprise sur la n cessit d int grer le r le des achats dans les processus d acquis
5. ACHATS POUR NON SPECIALISTES Alain Alleaume ENTREPRISE ACHATS POUR NON SPECIALISTES Vv Mettre en uvre des strat gies d achats efficaces Vv Ma triser les budgets Vv D velopper son capital fournisseur vi Mesurer et piloter la performance achats DUNOD Le pictogramme qui figure ci contre d enseignement sup rieur provoquant une m rite une explication Son objet est baisse brutale des achats de livres et de d alerter le lecteur sur la menace que revues au point que la possibilit m me pour repr sente pour l avenir de l crit les auteurs de cr er des uvres particuli rement dans le domaine DANGER nouvelles et de les faire diter cor de l dition technique et universi rectement est aujourd hui menac e taire le d veloppement massif du Nous rappelons donc que toute photocopillage reproduction partielle ou totale Le Code de la propri t intellec de la pr sente publication est tuelle du 1 juillet 1992 interdit LE PHOTOCOPILLAGE interdite sans autorisation de en effet express ment la photoco TUE LE LIVRE l auteur de son diteur ou du pie usage collectif sans autori Centre fran ais d exploitation du sation des ayants droit Or cette pratique droit de copie CFC 20 rue des s est g n ralis e dans les tablissements Grands Augustins 75006 Paris Dunod Paris 2013 ISBN 978 2 10 059235 7 Le Code de la propri t intellectuelle n autorisant aux termes de l article
6. ci res juridiques ou logistiques La fonction achats une fonction support La fonction achats tout comme la fonction finance ou la fonction ressources humaines est ce que l on appelle une fonction support vis vis des autres m tiers de l entreprise Son r le consiste en particulier cr er les bonnes conditions d une relation client fournisseur avec ses clients internes On dira ainsi que la fonction achats est au service des diff rents m tiers Achats pour non sp cialistes Dunod Toute reproduction non autoris e est un d lit les acheteurs de production avec la direction industrielle les acheteurs de produits et services informatiques avec la direction informatique les acheteurs du domaine m dia et hors m dia avec la direction de la com munication et du marketing etc La fonction achats une fonction transversale Comme toute fonction support la fonction achats a comme caract ristique d tre g n ralement organis e selon un mode dit transversal Ainsi dans une organisation multi sites il pourra tre judicieux de r partir et mutua liser les ressources achats en fonction des activit s des t ches et de la nature des familles d achats un acheteur nergie et fluides pourra ainsi n gocier pour l ensemble des sites d une entreprise Le p rim tre d action des achats Les achats sont concern s par tout ce que l entreprise acqui re sur les march s ext rieurs pour satisfaire ses besoins Dans les entrepr
7. e les princi pales natures d achats enjeu de mani re favo riser la globalisation des n gociations fournisseurs Les achats ont une relation de type clientfournis seur avec la direction financi re car ils sont valu s sur leur capacit am liorer les r sultats financiers de l entreprise Les achats peuvent contribuer un projet de trans formation de l entreprise en mettant en uvre un mod le d organisation de type matriciel R ponse p 19 Comme les onertes perscenellas de decide por rapport by qui sero reterue na peuvent pos bre exprim es dons un cobier d que le chent n est pos tovjours un sp cialiste de lo r daction il enprime avec ses mc souvent en termes de solitons pha e Rosen sont les cobiers des changes qu se limitent exprimer besoins La tenance naturelle en d exprimer ce qu on veut ro une solution souvent porce qu l es phs facile de proc der ainsi la sokon souhait e n est pos lorc ment lo medieure por rapport besoin que le chant veut couvrir Ce dernier ne conna t perdre p Donc dest imp ronf de challenger le contenu du coher des chong avart d y r pondre On crgarisera on o pluueurs rendez rout a les interloceteurs d cideurs Durant ces r unions om visera po plus comp tiifs de d tecter les cortes personnelles des interlocuteurs chont gt la d finition du besoin gt l identification des fournisseurs consulter gt la consultation des
8. es de d pense concern s repr sentent de l ordre de 20 30 du montant total des achats d une entreprise industrielle et c est dans ce type de d penses qu il y a encore du potentiel de r duction des co ts Depuis une bonne dizaine d ann es on voit se d velopper des fonctions achats hors production dans la plupart des grands groupes industriels et leur suite les entreprises de service banques assurances en particu lier pour lesquels les enjeux sont bien plus importants mais moins vitaux quand elles d gagent de tr s bons r sultats Voil donc le d cor plant pour les lecteurs non sp cialistes qui vont d couvrir la fonction achats travers les diff rents chapitres du pr sent ouvrage L objectif premier est de les familiariser avec l univers de la fonction achats dans ses principaux aspects qu il s agisse d achats de production ou hors production les enjeux l organisation des achats les techniques d achats et les bonnes pratiques les outils de e achats entre autres 1 Voir dans la bibliographie l ouvrage r cent de Robert Boghos directeur des achats hors production du Groupe Faurecia consacr ce sujet 2 Achats pour non sp cialistes Dunod Toute reproduction non autoris e est un d lit Cet ouvrage a pour but de pr senter les fondamentaux du m tier mais il n a pas vocation couvrir de mani re exhaustive toutes les th matiques certains chapitres comme celui consacr la gestio
9. es services dont il veut faire l acquisition une nouvelle voiture un voyage organis un billet d avion l re de l internet le d veloppement du commerce en ligne favorise aussi de nouveaux modes d acquisition et de consommation Si on transpose au monde de l entreprise les entreprises ont de tout temps t amen es acheter aupr s des march s fournisseurs les produits ou les services dont elles ont besoin pour produire ce qu elles vont vendre sur le march de leurs clients Dans la p riode d apr s guerre la pr occupation des entreprises n tait pas de bien acheter mais d obtenir en quantit s suffisantes et en qua lit les bons produits au bon moment Des services d approvisionne ment taient int gr s aux directions de production pour assurer cette t che Dans les ann es 1970 alors que la fonction commerciale prenait de l im portance par exemple dans l informatique pas un grand compte client sans un ing nieur commercial grands comptes rompu aux techniques de vente les donneurs d ordre continuaient fonctionner l ancienne quoi de plus simple pour un DSI directeur des syst mes d information que n gocier lui m me ses contrats avec ses fournisseurs puisque nous l avons dit tout le monde est en capacit d acheter et de n gocier et qu il n y a pas meilleur sp cialiste que le DSI pour valuer ses besoins et traiter avec les fournisseurs Au d but des ann es 1980 un ph no
10. fournisseurs gt la n gociation et le choix final gt la contractvalisation Sur chacune de ces phases l acheteur a un r le parliculier jouer en lien troit avec ses clients inernes et le prescripteur du besoin gt Au niveau de la d finition du besoin il doit jouer un r le de poil gratter quitte remettre en cause certaines habitudes et certitudes bien tablies sa connaissance de lofre du march des fournisseurs doit aussi lui permettre de proposer des solutions alternatives et inno vantes gt Au niveau de la s lection des fournisseurs il doit exercer en per manence une veille sur les march s fournisseurs afin de r aliser le meilleur sourcing possible pour pr s lectionner les fournisseurs les gt La mise en uvre du dossier de consultation l envoi aux fournisseurs et son suivi jusqu l analyse des offres sont au c ur de l activit de acheteur pour les achats enjeu il s appuiera sur une quipe projet avec des repr sentants du client interne et du prescripteu gt La mise en uvre du contrat d achats incombe l acheteur avec l appui ventuel du service juridique Le contrat doit expliciter claire ment les obligations des paris le p rim tre des prestations et les modalit s d ex cution Se tester avez vous tout retenu V rifiez que vos connaissances sont acquises vous de jouer saurez vous d nouer une situation r elle Les conseils de l auteur vous y a
11. ideront VOUS DE JOUER Mettez en place votre organsation achats Vous tes responsable d une unit de production au sein d une entreprise lle sous traitant de l a ronautique Votre direction vous annonce st sur le point de r aliser Facquisition d un concurrent ce qui va amener un quasi doublement du chiffre d affaires Elle souhaiterait cette occasion tirer profit des synergies achats et cr er une v ritable direction des achats dont elle voudrait vous confier la charge Elle vous demande dans un premier temps de proposer une organisation cible Nos conseils gt Identifier les effectifs pr sents dans chaque service achats et analyser leurs fiches de poste qui est v ritablement acheteur et qui est appro visionneur gt Faites r aliser une cartographie achats sur l ensemble du porefeuile des deux soci t s gt Identifier les premi res synergies sur les familles d achats enjeux sur les achats de production gt R parir le portefeuille achats en affectant les familles d achats par acheteur selon leur profi gt Diff rencier les r les et responsabilit s align s avec le processus achats comme par exemple les acheteurs projets vs acheteurs familles gt Ne pas oublier les achats hors production tudier l opportunit de cr er un ou plusieurs postes d di s Avant propos En tant que consommateur tout le monde ach te et de plus en plus souvent n gocie le prix des produits et d
12. ises indus trielles on a longtemps cantonn le p rim tre d action des achats au domaine de la production ce que l on appelle les achats de produc tion ou encore les achats directs opex pour les anglo saxons qui ont un impact direct sur les prix de revient de fabrication et in fine sur la marge op rationnelle de l entreprise Des achats de production aux achats hors production D marr e dans les ann es 90 la prise en compte par les achats de la quasi totalit des d penses externes est un ph nom ne qui s est acc l r depuis le d but des ann es 2000 Si on fait abstraction des d penses caract re r glementaire ou impos comme tout ce qui a trait la fiscalit toute d pense est associ e un compte tiers fournisseur que ce soit une nuit d h tel une prestation d avocat ou de commissaire au compte On d signe globalement ces typologies d achats par le terme achats hors production ou achats indirects On y retrouve bien entendu les achats de frais g n raux genex pour les anglo saxons mais aussi des achats qui 1 La fonction achats introduction au m tier sont associ s aux besoins de l outil de production comme les consom mables d atelier les outils coupants Les achats de mat riels et d quipe ments dits aussi d investissement capex pour les anglo saxons constituent une cat gorie d achats particuli re tr s technique et bien entendu tr s proche des services de production Des directions
13. isionnait davan tage que l on achetait au sens o nous l entendons dans cet ouvrage la fonction achats s est fortement d velopp e et professionnalis e partir des ann es 80 en particulier dans l industrie manufacturi re automobile lec tronique a ronautique Elle a pris depuis une dimension r ellement stra t gique au sein des entreprises dans un contexte de concurrence accrue Quel est l objectif d une fonction achats La fonction achats contribue assurer un avantage concurrentiel l entre prise par la s lection et la mise en uvre de relations durables avec les fournisseurs les plus comp titifs du march Dans les entreprises ayant acquis une forte maturit achats les strat gies achats conduisent la mise en uvre de partenariats avec les fournis seurs les plus innovants qui participent ainsi au d veloppement de son offre produit et ou service l enjeu pour l entreprise est d obtenir les meilleures conditions cono miques lui permettant d acqu rir sur un march aujourd hui mondial les biens les produits et les services n cessaires son activit dans le respect d objectifs de prix de qualit et de d lais pr alablement fix s Nous ver rons aussi plus loin que les achats ont dor navant l imp rieuse n cessit de contribuer la ma trise des risques auxquels sont confront es de plus en plus les entreprises qu ils soient li s aux contraintes environnementales r glementaires finan
14. ition de produits et de services externes m soit on met en place des proc dures d achats on les fait auditer r guli rement et on sanctionne les mauvais l ves m soit on met en place un outil informatique performant et on oblige tous les utilisateurs utiliser l outil pour formaliser leur expression de besoin 8 Achats pour non sp cialistes
15. m ne de concentration est apparu sur certains march s comme celui de l automobile avec l apparition d quipementiers tels que Val o qui a t cr partir du regroupement ou de l acquisition de nombreuses entreprises du secteur qui se souvient encore de Ferrodo SEV Marchal Ducellier Paris Rh ne Neiman pour en citer quelques unes 2 Il n tait plus question de g rer ces fournisseurs dans une simple relation d approvisionnement des lignes de production C est le d but de l mergence de directions achats structur es avec des acheteurs par lignes de produit avec une prise de conscience tr s forte des enjeux conomiques li s la performance achats c est dire de la capacit d obtenir les meilleurs prix sur les march s fournisseurs pour rester comp titif La crise aidant et on ne parle pas l de la derni re le poids des achats s est renforc appuy par des directions g n rales conscientes des enjeux par de fortes concentrations dans certains secteurs et des strat gies d externalisation de plus en plus importantes l informatique tant une bonne illustration Simplement pour illustrer le propos il faut savoir que la part achet e dans le prix de vente d un v hicule est de l ordre de 70 Mais il y a un domaine qui restait herm tique la mise en place d une fonction achats celui des achats dits indirects ou si l on pr f re hors production comme les achats informatiques Cependant les post
16. n de la relation fournisseur m riteraient eux seuls un ouvrage mais le lecteur trouvera quelques ouvrages de r f rences pour approfondir ces sujets ainsi que des sites web dans la bibliographie Il s adresse des cadres d sireux de mieux conna tre les achats d appli quer ou de faire appliquer les m thodes et techniques pr sent es ici qu ils soient dans un environnement de type PME PMI ou dans une grande entreprise o les achats restent encore d velopper et il en existe encore Les acheteurs en exercice qu ils soient d butants ou non trouveront aussi des compl ments utiles leur bo te outils personnelle Enfin les acheteurs et cadres dirigeants de la fonction achats pourront trouver dans la seconde partie de l ouvrage quelques th mes tr s actuels pour lesquels nous nous sommes efforc s de pr senter un tat de l art des pratiques que ce soit sur la gestion des cat gories d achats category management les outils d e achats la gestion de la relation fournisseur ou les tableaux de bord achats Alain ALLEAUME Nota de l auteur certains anglicismes sont utilis s tout au long de l ouvrage non par effet de mode mais parce qu ils sont v hicul s dans la presse sp cialis e et couramment utilis s dans les entreprises fran aises de taille internationale Ils apparaissent en italique dans le texte et le lecteur pourra se r f rer leur d finition dans le glossaire la fin de l ouvrage 1 En
17. r familles d achats strat giques en sp cialisant les acheteurs r une intervention des achats limit e aux postes de d pense achats et avoir une En pratique Approfondir syst matiquement les appels d offres transmis par les clients r cepson d en oppel d olives 4 fou tre conscient qu un client ne peut pas tout metre dans le cahier des charges ov lo demande qu vonumet V crit 0 ses Rites M me si le r dacteur de document po de lentes qualin s r dociionnelles ne pours pos tout expri sows lo forme d un crit sad ce que le document en q plus efficace pales natures d Roconser et le point Le processus achats est constitu de cing phases principales Savoir un encadr technique pour renforcer vos comp tences La politique achats Se poser les bonnes questions La direction g n rale de Megatonic a d cid de suivre les recomman dations de l audit des achats quelle avait confi un cabinet conseil Pour ce faire elle a lanc le recrutement d un directeur achats qui vient juste de prendre ses fonctions Dans les grandes lignes les principaux enjeux ont t identifi s pen dant la phase d audit et les contours de la nouvelle organisation sont d finis La premi re t che qui incombe au nouveau directeur achats de formaliser l ensemble des orientations prises et d en informer tous les acteurs concern s au sein de entreprise La di
18. rection g n rale attend du nouveau directeur qu il communique dans les meilleurs d lais sur la nouvelle organisation achats qu il pro pose ses premi res orientations et qu il formalise dans un document ad hoc la politique d achats qu il propose de mettre en ceuvre La probl matique est alors la suivante Quelle est la meilleure mani re de communiquer sur la cr ation de la nouvelle direction achats En quoi consiste une politique achats Comment construire une politique achats En pratique des sujets de n terrain pour que vous soyez Faites le point en un clin d il la synth se du chapitre chorges qu en termes de bassins Fiset de l ort dans ce domeine des questions Se tester L objectif d un acheteur est d obtenir les meilleures conditions commerciales de ses foumisseurs dans la dur e c est ce que signifie l expression tablir des relations durables L organisation achats inclut g n ralement la popu lation des approvisionneurs R aliser une cartographie des achats c est identi fier o les acheteurs sont localis s g ographi ment Les achats sont une fonction support cesta dire qu ils interviennent la demande des autres direc tions de l entreprise Les achats de production concernent tout ce qui a trait l activit d un site de production Les organisations achats eficientes sont en g n ral organis es en quipe centrale qui g r
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