Guide cahier des charges
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1. MISSION G N RALE DU POSTE Il s agit de la raison pour laquelle ce poste a d tre cr elle est en lien troit avec les missions officielles du service La mission peut tre r dig e en une ou deux phrases maximum Exemples e Contr ler l application de la loi f d rale xxx par tel type d usagers e Garantir le bon fonctionnement de yyy e Accueillir les usagers du service janvier 2002 PAGE DU CAHIER IEISHCHARGES 4 ETABLISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES 6 DELEGATION DE COMPETENCES Il s agit des comp tences d l gu es de mani re officielle et permanente qui engagent le service e Pouvoirs particuliers indiquer les signatures et les visas exemple signature du courrier courant contr le et visa des factures des fournisseurs etc e Engagement financier indiquer les responsabilit s financi res directes et indirectes ainsi que les montants y relatifs ex ligne budg taire de 500 000 moluments pour la prestation xxx d un montant d environ 90 000 an etc e Repr sentation indiquer les groupes ou commissions dans lesquels la prise de position engage fortement le service voire le d partement ex m dias commission f d rale sur la politique d asile etc PAGE janvier 2002 DU CAHIER DIESHCHARGES 4 ETABLISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES 7 EXIGENCES REQUISES Les exigences minimales exig es par la fonction doi2. phone prendre les rendez vous informer le chef de service janvier 2002 SERVICE Mission Mission Mission Mission B Mission C 1DE DU CAHIER JESHCHARGES 4 ETABLISSEMENT DUN CAHIER DES CHARGES E 8 2 ACTIVIT S T CHES PRINCIPALES SUITE Temps moyen en estimer le temps moyen annuel en consacr a chaque activit t che principale Les pour centages doivent tre approximatifs et arrondis Le total des doit correspondre au taux d activit du de la titulaire Exemple si le titulaire est 80 le total doit tre de 80 Recommandation Id alement pour s assurer de la coh rence des cahiers des charges et de leurs diff rentes rubriques il faudrait arriver un continuum partant des missions du service pour arriver aux activit s des postes POSTES RESPONSABILIT S ACTIVIT S Mission poste 1 Responsabilit a al a2 a3 a4 Responsabilit b bi b2 bs Responsabilit c els Es Es Cte C5 Responsabilit d alils C27 cE o Responsabilit e el e2 e3 Mission poste 2 Responsabilit aa aal aa2 aa3 Responsabilit bb bb1 bb2 bb3 bb4 bb5 Responsabilit cc Responsabilit dd Responsabilit ee Mission poste 3 Responsabilit aaa aaal aaa2 aaa3 aaa4 Responsabilit bbb bbb1 bbb2 bbb3 bbb4 Responsabilit ccc ceci Responsabilit ddd Mission poste 4 Responsabilit s poste 4 Mission poste 5 Responsabilit s poste 5 Mission post
3. factures superviser le d roulement de organiser la diffusion de assurer la coordination de mettre en ceuvre etc Une responsabilit principale s exprime g n ralement en une seule phrase courte et facilement m morisable faite de termes simples et accessibles tous respectant les l ments suivants e Verbe d action exprimant une responsabilit e Compl ment indiquant une finalit un but g n ral Exemples de verbes d action indiquant une responsa bilit enti re e tre responsable de garantir assumer assurer g rer diriger administrer mener conduire piloter orienter cr er promouvoir animer d velopper satisfaire etc Exemples de verbes d action indiquant une responsa bilit partielle de participation ou d assistance e collaborer contribuer coop rer participer prendre part assister partager favoriser conseiller etc La responsabilit principale vise toujours un r sultat permanent et non pas un objectif ponctuel une contri bution la mission du poste Une seule responsabilit principale d un e chef fe peut donner lieu a plusieurs responsabilit s principales pour des postes subordonn s Les responsabilit s principales sont li es au poste et non la personne Elles doivent tre adapt es ou modifi es lorsque le poste change La mise jour du cahier des charges se fait si n cessaire lors de l entretien d ap pr ciation PAGE E DU CAH
4. notamment son taux d activit sa fonction et son traitement Les postes sont d crits par un cahier des charges et l ACV sont recens s dans une d cision d organisation s agit d un document officiel fixant la structure organigramme et l effectif d une entit en principe un service ou un office en regard des missions qui lui sont attribu es Elabor e par le service ou l entit concern e en collaboration avec le SPEV approuv e par l autorit comp tente le Chef de d partement respectivement le Tribunal cantonal pour l OJ ou le Tribunal administratif apr s visa du SPEV la d cision d organisa tion permet de e d terminer le niveau maximum de fonction des postes sur la base de l analyse des cahiers des charges e d finir les liens hi rarchiques e garantir l quilibre entre les niveaux de postes par comparaison du poids des responsabilit s et des liens hi rarchiques e recenser les postes r guliers ou provisoires PAGE PAGE Les postes inscrits dans la d cision d organisation sont diff renci s selon leur nature a poste r gulier poste permanent dont l ETP est financ par le compte de fonctionnement b poste provisoire poste dur e limit e de plus de 6 mois li un projet sp cifique dont l ETP est financ par un cr dit d investissement ou le compte de fonctionnement en vertu d une d cision particuli re r allocations constituante etc Plus
5. tences requises pour assumer de mani re satisfaisante les responsabilit s du poste e de communiquer et de faire accepter par le la titulaire le r le et les prestations attendues dans son poste Il appartient donc chaque chef fe direct e avec la participation des titulaires de s assurer e qu un cahier des charges valable existe pour chaque poste e qu il d crive le poste tel qu il est dans la r alit e qu il soit modifi et adapt en fonction de l volution du poste et des changements dans l organisation de l entit PAGE janvier 2002 UIDE DU CAHIER SDIESHCHARGES I 2 NOTION DE POSTE ET DE D CISION D ORGANISATION La notion de poste constitue la plus petite unit organisationnelle Elle se caract rise par un cahier des charges et par e un num ro d identification e un taux plafond d occupation exprim en quivalent temps plein ETP unit de mesure des effectifs 1 0 ETP correspond 1 poste a 100 le poste est qualifi de collectif si l ETP est sup rieur 1 0 e une fonction maximum la notion de fonction regroupe des postes dont les responsabilit s les r les et les comp tences dominantes sont suffi samment proches pour tre consid r s comme semblables la fonction se compose d un titre d une d finition officielle et d une classification en lien avec l chelle des traitements Le poste est vacant ou occup par un titulaire selon un contrat d engagement fixant
6. COS CO WE GE 33 GUIDE DU CAHIER DES CHARGES ETAT DE VAUD Reproduction autoris e avec mention de la source Etat de Vaud SPEV janvier 2002 ve Guide du cahier des charges 1 Cahier des charges et entretien d appr ciation 2 Notion de poste et de d cision d organisation 3 Instruments de l organisation structurelle 4 Etablissement d un cahier des charges DES MATI RES O1 N e cahier des charges appel aussi description de poste permet de clarifier la position occup e les attentes professionnelles les responsabilit s et les d l gations confirm es De plus le cahier des charges d finit le profil exig par le poste formation exp rience profes sionnelle et comp tences particuli res Les responsabilit s attribu es un poste sont permanentes Elles deviennent ainsi les l ments cl s de l entretien d appr ciation qu il s agisse de la maitrise du poste ou des objectifs qui sont fix s d un commun accord sur cette base DU CAHIER IEISHCHARGES 1 CAHIER DES CHARGES ET ENTRETIEN D APPR CIATION Le cahier des charges est le fondement de l entretien d appr ciation car il permet e de pr ciser le r le les responsabilit s principales du poste ainsi que les activit s qui en d coulent e de d gager les exigences prioritaires pour r aliser les prestations attendues e d identifier l ensemble des connaissances et des comp
7. IER UDIESHCHARGES 4 ETABLISSEMENT DUN CAHIER DES CHARGES 8 1 BIS EXIGENCES PARTICULIERES l exigence particuli re est comprendre comme un ou plusieurs crit re s de succ s li s l atteinte du r sultat permanent vis volume ou qualit de certaines prestations niveau de savoir ou savoir faire particulier Pour l entretien d appr ciation il est important de bien cerner ces crit res de r ussites Exemples Saisir au minimum 10 dossiers par jour sans faute d orthographe conna tre la loi xxxx et son r glement d application ma triser l application yyyy etc 8 2 ACTIVIT S T CHES PRINCIPALES Pour chacune des responsabilit s principales de la rubrique 8 1 lister les activit s t ches principales maximum 5 qui permettent d exercer cette responsabilit Toute activit tache se d compose en objets et en actions Il est recommand d organiser les activit s t ches d abord en fonction des objets puis des actions selon leur ordre chronologique Exemples d activit s principales pour une responsabili t li e au budget Analyser les carts entre budget et comptes recueillir les donn es pour pr parer le budget laborer un projet de budget consulter les responsables de l entit etc Autres exemples V rifier les informations transmises saisir dans le logiciel yyy distribuer le document au collaborateurs xyz classer les dossiers r pondre au t l
8. e 6 Responsabilit s poste 6 Mission poste 7 Responsabilit s poste 7 Mission poste 8 Responsabilit s poste 8 Mission poste 9 Responsabilit s poste 9 janvier 2002 DU CAHIER ESHCHARGES 4 ETABLISSEMENT DUN CAHIER DES CHARGES 8 3 RELATIONS INTERNES EXTERNES Lister les principales structures internes et externes au service avec lesquelles le la titulaire du poste se trouve en constante interaction ou avec lesquelles il elle doit souvent collaborer 9 PROFIL DU POSTE COMPETENCES ESSENTIELLES Une liste de comp tences avec leur d finition est propos e dans le cahier des charges Le la responsable peut proc der de 2 manieres a Cocher uniquement les comp tences jug es priori taires pour le poste Le nombre de comp tences prio ritaires ne devrait pas d passer 7 items au maximum b D finir le niveau requis pour chaque comp tence a l aide de l chelle a 4 niveaux suivants e Niveau 1 connaissance de base et besoin d aide pour effectuer le travail faisant appel a cette ressource e Niveau 2 bonne connaissance de la ressource et la personne peut la reproduire dans le m me contexte avec les m mes consignes e Niveau 3 connaissance approfondie de la ressource et la personne peut effectuer le travail de mani re totalement autonome avec des consignes diff rentes ou dans des situations plus complexes e Niveau 4 connaissance approfondie de la ressource et la personne es
9. ieurs salari s de l Administration cantonale ne sont pas consid r s comme titulaires de postes Il s agit du personnel engag non sur des postes d finis mais en fonction de disponibilit s budg taires A l int rieur de cette cat gorie de personnel qui n est pas concern par les entretiens d appr ciation au sens de l article 36 de la loi sur le personnel il faut distinguer a le personnel en formation personnel des cat gories 70 79 regroupant notamment les apprentis les stagiaires et les aspirants b le personnel auxiliaire personnel d appoint des cat gories 80 89 regrou pant les salari s du compte 3016 c le personnel temporaire salari s du compte 3011 engag s sur contrat dur e d termin e ne pouvant en principe exc der 6 mois d le personnel int rimaire personnel du compte 3081 en renfort ponctuel des effectifs d une entit et dont la prestation est factur e par un tiers janvier 2002 JE DU CAHIER DEISHCHARGES 3 INSTRUMENTS DE L ORGANISATION STRUCTURELLE Pour r partir de mani re ad quate les responsabilit s et regrouper les postes de mani re coh rente au sein de structures organisationnelles performan tes le responsable a recours a 3 instruments de base L organigramme d finit e les postes avec leurs caract ristiques cases e les liens hi rarchiques traits pleins e les liens fonctionnels traits pointill s e les subdivisions groupement des
10. ion d fini dans d cision d organi la d cision d organisation du service ou de l entit sation 2 POSITIONNEMENT HI RARCHIQUE DU POSTE 2 1 D nomination Indiquer le nom du poste et non celui de la personne du poste du de la sup rieur e direct e 2 2 Postes hi rar D nomination des postes pas de personnes directe chiquement ment rattach s ce poste selon l organigramme de subordonn s l entit 3 TITULAIRE Nom Pr nom Nom et pr nom de la personne occupant le poste Fonction actuelle Titre Libell officiel La fonction est compos e d un libell et d une classi fication en lien avec l chelle des traitements Se r f rer la brochure officielle Fonctions publiques cantonales classification et d finitions 1997 Taux d activit Taux d occupation de la personne occupant le poste DU CAHIER LES CHARGES 4 ETABLISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES 4 MODE DE REMPLACEMENT 4 1 Le la titulaire En terme de poste et non de personne remplace dans les domaines Pr ciser les responsabilit s pour lesquelles le ou la suivants titulaire remplace Elles se trouvent sous le point 8 du cahier des charges de l autre poste 4 2 Le la titulaire est remplac e par En terme de poste et non de personne dans les domaines suivants Pr ciser les responsabilit s pour lesquelles le ou la titulaire est remplac e Elles se trouvent sous le point 8 5
11. postes Le diagramme de fonction d finit e les postes en colonne les missions et activit s en ligne les niveaux de responsabilit D d cide signature R est responsable A assiste E ex cute C contr le P pr avise Le cahier des charges d finit les caract ristiques du poste le titulaire les liens hi rarchiques la suppl ance la raison d tre du poste le pouvoir d action et de repr sentation SERVICE POSTE 1 i POSTE 2 POSTE 3 POSTE 4 POSTE 1 POSTE 2 POSTE 3 POSTE 4 MISSION A resp a R A resp b R resp c D R A resp d R resp e R IP MISSION B resp aa D A R A resp bb R les responsabilit s et les activit s principales le profil de comp tences requises A CAHIER DES CHARGES PAGE DU CAHIER IEISHCHARGES 4 ETABLISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES Version r vis e du pr ciser la date Annule et remplace la version du date de la derni re remise a jour 1 IDENTIFICATION DU POSTE D partement Nom du d partement abr viation Service office Nom du service de l office en entier et l abr viation D nomination du On indique le titre effectivement utilis dans le service poste et vis a vis de l ext rieur No du poste selon Le poste contient un num ro d identificat
12. t capable de former de transmettre ce savoir a un coll gue JENDU CAHIER DESSCHARGES 4 ETABLISSEMENT DUN CAHIER DES CHARGES Lors de la mise a jour du cahier des charges en g n ral pendant l entretien d appr ciation la liste des comp tences exig es peut tre modifi e si n cessaire Attention les comp tences exig es pour les personnes occupant le m me poste doivent tre identiques Pour une annonce de mise au concours d un poste il est utile de relever les crit res exig s 10 APPROBATION PAR Les signatures indiquent l accord des parties int ress es sur le contenu du poste les exigences et attentes qui en d coulent PAGE
13. vent tre indiqu es ce sont celles d crites dans la brochure officielle Fonctions publiques cantonales classification et d finitions 1997 D autres exigences peuvent y tre ajout es pour les besoins du poste Formation professionnelle ou acad mique Titre requis Universitaire en g n ral Licence en xxx CFC de yyy ou formation jug e quivalente Exp rience professionnelle domaines et ann es Postes occup s Domaines d activit s Types d organisations et taille public priv multina tionale Dur e d activit Connaissances particuli res Langues d terminer le degr d aptitude n cessaire et le niveau pour chacune ex anglais communication crite et orale Permis de conduire si n cessaire pr ciser lequel Logiciel particulier non usuel pr ciser lequel Etc 8 DESCRIPTION DU POSTE Il s agit de pr ciser les responsabilit s 8 1 et les acti vit s t ches 8 2 li es l accomplissement de la mission expos e en rubrique 5 Ces points sont tr s importants car ils serviront de base aux entretiens d appr ciation DU CAHIER IEISHCHARGES 4 ETABLISSEMENT D UN CAHIER DES CHARGES 8 1 RESPONSABILITE PRINCIPALES D crire les responsabilit s principales minimum 3 et maximum 7 qui permettent de remplir la mission du poste d crite en rubrique 5 Exemples Assurer la permanence t l phonique contr ler les
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