Une réunion efficace : mode d`emploi
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1. Une r union efficace mode d emploi Christoph Rechsteiner Ce qui fait toute la diff rence entre le succ s et l chec d une r union tient sa pr paration ainsi qu son organisation explique Christoph Rechsteiner Directeur pays chez Regus A la suite d une r union r ussie vous pouvez vous sentir plein d nergie enthousiaste et rajeuni A l inverse une r union rat e peut vous donner envie de changer de m tier voire de prendre un nouveau d part professionnel Nous d plorons tous le nombre lev de r unions auxquelles nous sommes tenus d assister Toutefois bien men es ces r unions peuvent tre sources d id es de revenus d nergie et de bonne volont Mais comment arriver ce r sultat Les trois composantes d une r union Une r union se compose de trois l ments l Avant le Pendant et l Apr s De nombreux conseils sont d j prodigu s concernant le Pendant Res pecter le temps imparti et rester concentr sont des facteurs cl s S assurer que les participants au carac t re affirm ne prennent pas l ascendant sur les per sonnalit s plus effac es compte galement parmi les attitudes qu il est recommand d adopter De la m me mani re l Apr s a d j fait l objet d innombrables conseils Ainsi il faut par exemple exprimer clairement les r sultats les actions de suivi et les d lais attendus Mais nous avons tendance n gliger quelqu2. conformer Tous doivent savoir exacte ment comment se pr parer en vue de la r union Plantez le d cor parlons maintenant en termes de pi ce de th tre et de film et non plus de r union Le sc nario et les acteurs peuvent tre exceptionnels le succ s de la pi ce de th tre ou du film n est pas assur si le lieu le d cor l clai rage et le son ne sont pas appropri s Un certain nombre d l ments inh rents la mise en sc ne ne doivent pas tre omis Une gestion harmonieuse de l Avant du Pendant et de l Apr s Combien de fois avez vous remarqu qu une salle o l air ne circule pas correctement a un effet so porifique sur les participants Combien de fois la lumi re du soleil entr e par la fen tre vous a t elle donn mal la t te ou a t elle rendu impos sible la lecture des notes sur le tableau Combien de fois avez vous assist une r union sans cesse interrompue par le va et vient des personnes sou haitant savoir si la pi ce est libre Ces d sagr ments perturbent la concentration des participants et ont ainsi des cons quences f cheuses sur la productivit Dans une salle de r union professionnelle disposant d un clairage et d une ventilation ad quats les participants ont moins tendance se laisser distraire La premi re impression que l on donne peut ga lement jouer en notre d faveur Elle se r v le par ticuli rement importan
3. e peu Avant Pourtant mon exp rience m a r guli rement montr que l tape de l organisation peut conditionner l issue d une r union D finissez l objectif de la r union les r unions sont tellement inscrites dans la vie de l entreprise que les employ s finissent par les consid rer comme des options par d faut Bien trop souvent les v ritables objectifs des r unions restent vagues c est notamment le cas lors de r unions d quipe hebdomadaires et de r unions d information sur les progr s r alis s Les r unions les plus efficaces sont celles focalis es sur l action entreprendre et dont les objectifs ou les r sultats sont clairement nonc s Limitez le nombre de participants d une mani re g n rale plus le nombre de participants est impor tant et plus le risque qu ils gaspillent leur nergie est lev Demandez vous si chaque participant a r ellement besoin d y assister et s il ne pourrait pas simpiement tre inform un moment ult rieur des r sultats attendus Faites preuve de diplomatie vous devez faire com prendre ceux qui ne participent pas la r union qu ils ont ainsi plus de temps accorder leur travail et qu ils ne sont nullement laiss s de c t L ordre du jour n est pas qu une simple formalit l ordre du jour est la base de toute organisation r ussie Il devrait au pr alable tre distribu aux par ticipants afin qu ils puissent le lire et s y
4. es la restaura tion et la salle ne doivent pas tre pris la l g re ce sont peut tre eux qui feront le succ s ou l chec de votre entreprise En ne les prenant pas en consi d ration vous pourriez bien sceller l issue de la r union avant m me qu elle n ait commenc Christoph Rechsteiner Directeur pays chez Regus
5. te lors de la rencontre de collaborateurs ou de clients ext rieurs Une r u nion organis e dans un bureau visiblement laiss l abandon ou au caf du coin ne laissera pas la m me impression qu une r union tenue dans une salle la taille appropri e situ e dans un lieu pres tigieux et facile d acc s et disposant d quipements de qualit Si votre bureau ne propose pas de tels quipe ments peut tre devriez vous songer la location de salles de r union la journ e la demi jour n e ou l heure M me si les autres participants savent pertinemment que les salles de r union ne vous appartiennent pas peu leur importe Le simple fait de les recevoir dans une salle de r union ad quate est une preuve de respect et d effica cit vous faites ainsi passer un message subli minal positif Lorsque vous envisagez de louer temporairement des salles de r union r fl chissez au type et la taille des salles dont vous avez besoin salle de conseil de direction salle en U ou encore salle de classe Prenez ensuite le temps de r fl chir tous les services compl mentaires Des participants qui ont faim ou soif sont moins productifs Sans doute appr cieraient ils qu on leur propose du th du caf et de l eau et pourquoi pas des en cas ou un v ritable repas Ils doivent galement dis poser de suffisamment d espace pour pouvoir po ser leur tasse et leur assiette Les fournisseurs de salles de r union
6. tels que Regus peuvent prendre en charge l ensemble de ces aspects Viennent ensuite les quipements Interrogezles animateurs sur leurs propres besoins tableau de pr sentation tableau blanc espace pour r aliser des impressions ou des photocopies Les partici pants visionneront ils une pr sentation Si c est le cas l agencement des si ges devra tre pens en cons quence L encore les fournisseurs de salles de r union r pondent la plupart de vos besoins mieux vaut toutefois ne pas s y prendre au dernier moment Un autre type d quipement peut s av rer tr s utile la vid oconf rence Si par le pass les r unions n cessitaient de rassembler tous les participants dans une m me salle ce temps est aujourd hui r volu Lorsque vous vous demandez quelles personnes doivent participer une r union demandez vous galement comment elles doivent y participer La technologie de vid oconf rence de qualit vous permet d conomiser du temps et des milliers d eu ros sur Vos frais de d placement tout en prot geant l environnement Renseignez vous aupr s de votre fournisseur de salles de r union pour savoir s il fournit ce type d quipement Restez toujours pr t Aux yeux d un potentiel client le soin que vous apportez l organisation d une r union est le re flet du soin que vous apportez aux services que vous lui proposez C est pourquoi les pr paratifs tels que la mise en place des si g
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