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Mise en place d`un système d`archivage global au sein d`une

1. d un D ne ER dt nt tu t lt RE WERE An a ne m mt mn am m e e ia AAA Pro tt et fe mg Tome 1 6 M moire Stage effectu du 1 f vrier au 29 juin 2012 Sous la direction de Monsieur Dominique MUSSLIN Directeur de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard amp Madame Anne Marie BRULEAUX Ma tre de conf rences l Universit de Haute Alsace Responsable de la sp cialit archivistique de la formation Master SCIMEC Ann e universitaire 2011 2012 Agence P Pays de Montb liard de D veloppement et Urbanisme U DE HAUTL ALSACE m Remerciements Je tiens remercier tous ceux qui m ont prodigu conseils critiques et encouragements pour l laboration du pr sent m moire de fin d tudes Mes remerciements s adressent plus particuli rement mon responsable de stage M Dominique Musslin Directeur de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard pour m avoir accueilli dans la structure donn l occasion de mener bien le projet d archivage et Records Management de m avoir accompagn et soutenu dans ma d marche Je tiens galement remercier M Pierre Lavergne Responsable du p le Intelligence du Territoire de m avoir conseill et encourag Je remercie galement M Benjamin Bruder Assistant d tudes M Jos Pereira Responsable informatique les assistant
2. En outre j aborderai dans la troisi me partie du m moire la conduite du changement et les pr conisations dicter Troisi me partie Conduite du changement et pr conisations 56 Troisi me partie Le monde d teste le changement c est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser De Charles F Kettering Effectivement le changement n est pas beaucoup appr ci il est plut t craint par les personnes qui le subissent Dans toute conduite de projet il y a forc ment du changement La conception et la mise en uvre d un syst me de gestion de l information SGI d bute par le changement Toute organisation doit prendre conscience de l int r t de changer pour d terminer un plan d action Dans son ouvrage L essentiel de la gestion documentaire Michel Roberge parle de choc initial l organisation doit percevoir la n cessit de changer afin que s amorce le changement Comment faut il percevoir le changement Le changement est il forc ment n gatif Comment conduire ce changement et quels sont les pr conisations effectuer 3 Charles Franklin Kettering est un c l bre ing nieur et auteur de livres philosophiques Michel Roberge L essentiel de la gestion documentaire 57 I Le changement 1 T lfinitiny J rhrannomornt Definition au cnangement En g n ral le changement est une transition C est le processus de passage d un ta
3. c est aussi Assurer le suivi du document tra abilit du document Veiller la conservation des documents tablir les dur es de conservation et d finir son sort final Se conformer aux exigences r glementaires en mati re d archivage Adopter de bonnes pratiques quant l acc s la communication et la destruction de l information Valoriser le patrimoine informationnel et historique de l entreprise L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard n avait jusqu pr sent pas adopt de politique d archivage Les salari s de l Agence g raient eux m mes leurs dossiers aucun contr le n tait effectu les responsables de p le ne savaient donc pas ce qui avait pu tre tri ou limin La direction a donc d cid d instaurer une politique d archivage Les proc dures et processus d archivage sont peu ma tris s L absence de mesures concr tes a entrain la perte de certaines informations donc la disparition d une partie de la m moire de l Agence La fonction archivage actuelle quivaut du pur stockage sans exploitation des donn es Il devient obligatoire d instaurer l ADU une politique d archivage plus rigoureuse constitu e de r gles de proc dures et d outils permettant d organiser un contr le sur l ensemble des documents de leur cr ation l limination En conclusion il fallait tablir un syst me de Records
4. En effet il est recommand de savoir inscrire le changement dans le temps Une fois que la transformation a t adopt e et accept e par le groupe les pilotes du changement doivent poursuivre leur travail aupr s des collaborateurs et insister sur les effets positifs du changement En outre il convient d viter que de vieilles habitudes resurgissent et mettent en p ril de ce fait la nouvelle organisation Les auteurs du projet doivent assurer la p rennit et la continuit de la d marche entreprise Ainsi il sera n cessaire d observer et de maintenir constamment la motivation de tous les acteurs tout au long du changement et surtout de les faire participer et valoriser les premiers r sultats Dans tout organisme la coh sion sociale prime avant tout Prononc pour la premi re fois par le sociologue Emile Durkheim dans son ouvrage De la division du travail social en 1893 la coh sion sociale est l tat de bon fonctionnement de la soci t o s exprime la solidarit entre individus et la conscience collective Sans cette coh sion les r sultats ne sont pas les m mes et les r ticences se multiplient Croire que la coh sion sociale va de soi est un facteur d chec et une h r sie Il faut noter que le processus complet du changement d blocage changement reblocage peut s chelonner sur une longue p riode 45 G rard Monpin professeur affili HEC Paris Sa carri re est centr e sur le d ve
5. S Voir Annexe 2 fiche simplifi du projet archivage 29 4 Le comit de pilotage CoPil Au lancement d un projet il y a souvent une question un sentiment de r ussite partag entre plusieurs acteurs qui se traduit par une volont d intervention collective Cependant une interrogation n cessite un affinage une v rification une validation et une proposition de r ponses Pour le suivi du projet il est donc n cessaire de constituer un comit de pilotage Qu est ce qu un comit de pilotage La direction d signe l quipe qui sera charg e de veiller au bon fonctionnement du projet au sein de l ADU En outre elle permet de faire approuver au plus haut niveau les d cisions majeures et le passage d une tape une autre Les membres du Comit doivent donc tre d cideurs et ou influents et avoir le pouvoir sur les moyens affect s au projet Le projet archivage a donn lieu la cr ation d un comit de pilotage projet archivage et Records Management qui tait compos de Un chef de projet nomm pilote Le responsable du p le Intelligence Territoriale Le responsable informatique La charg e de communication et de documentation Un r f rent juridique Lassistant d tudes charg de la d marche qualit Les assistantes de chaque p le au nombre de quatre Le choix des personnes s est effectu en amont avec le directeur de l Agence et j ai t nom
6. la construction de l Aire urbaine et de son positionnement m tropolitain 2 Soutenir la construction et la mise en uvre du projet agglom ration 3 Faciliter la mise en uvre du Grenelle de l environnement dans les politiques publiques 4 D velopper la fonction de mutualisation et de partage de l agence Disponible sur Legifrance http www legifrance gouv fr affichTexte do cidTexte JORFTEXT000000760911 amp categorieLien id 22 3 Une quipe Pour r pondre ses missions ADU est actuellement organis e en 4 p les m tiers et un p le ressources fonctionnelles Chaque salari de l agence peut tre amen prendre part aux diverses actions men es dans les p les Chaque p le est compos d un responsable de p le accompagn d un adjoint apte le remplacer dans les principales missions Les p les D veloppement conomique Urbanisme durable et Intelligence territoriale travaillent en commun sur des projets Chaque p le encadre une quipe m tiers avec un suivi collectif et ou individuel afin d organiser au mieux la r partition des t ches et suivre l avanc e du projet Le p le Ressources Fonctionnelles Le p le regroupe l accueil les ressources humaines et financi res ainsi que l administration g n rale Le p le D veloppement conomique Sa mission est d accompagner les entreprises dans leur projet de d veloppement conomique e
7. la r ussite du changement comme le souligne Moutot et Autissier dans leur ouvrage Pratiques de la conduite du changement Comment passer du discours l action COMPREHENSION ADHESION Pe d marche permettant la mise en place de solutions Plusieurs mod les ont t propos s par En effet dans toute conduite de changement un plan d action doit tre men qui consiste anticiper les risques d finir et mettre en uvre une Jean Michel Moutot en 2003 par Pascal Charpentier en 2004 et Aur lien Colson en 2005 Les m thodes propos es se distinguent entre elles D apr s les trois auteurs la phase de diagnostic est tr s importante La strat gie qui sera men e pour le changement est g n ralement d finie durant cette phase de diagnostic Phase de diagnostic Cette phase consiste d tecter les probl mes qui se posent au sein de la structure Pourquoi mettre en place un changement d organisation Un travail consid rable doit tre r alis en commun r pertorier les probl mes les d crire et les analyser 48 Jean Michel Moutot est professeur associ l cole de management Audencia Nantes et sp cialis dans la conduite du changement 62 Durant la phase de diagnostic des enjeux strat giques vont tre d finis suite l tude globale men e dans l entreprise tenant compte de l environnement externe de l organisation des moyens et des ressou
8. m tiers de la culture sp cialit archivistique un stage d une dur e de quatre mois est demand aux tudiants Ce stage est destin mettre en pratique les enseignements th oriques acquis au cours de la formation initiale Je dispose pour ma part de plusieurs exp riences dans le domaine de la documentation et de l archivage Effectivement je suis responsable du service des archives de l Universit de Haute Alsace depuis 2008 Je me suis inscrite la formation SCIMEC afin d enrichir mes connaissances et approfondir des notions archivistiques Le stage de deuxi me ann e est pour moi une seconde exp rience Celle ci contribue offrir de nouvelles perspectives tant par la d couverte d un nouveau service que par la diversification des missions confi es Ainsi j ai postul pour un stage l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard M Musslin Directeur de l Agence recherchait un stagiaire tudiant de formation archivistique pour r aliser la mise en place d un syst me d archivage global au sein de l Agence Ce stage tait l occasion pour moi de conna tre le secteur priv En effet l Agence de D veloppement et d Urbanisme est une association de Loi 1901 accomplissant des missions publiques dans le domaine de l urbanisme et du d veloppement conomique L Agence est confront e au probl me de la gestion et de la diffusion des documents La plupart des documents num riques son
9. on ce que le projet soit assimil J ai d ailleurs pr sent le projet archivage l une de ces r unions celle du 12 mars 4 Am liorer le processus qualit Le projet archivage et Records Management s inscrit dans une d marche qualit conforme aux normes ISO 9001 et ISO 14001 Le Records Management a pour finalit de permettre l organisme de disposer tout instant du document dont il a besoin Une d marche qualit est men e l Agence depuis plus d un an L ADU est d ailleurs la premi re Agence de D veloppement et d Urbanisme en France obtenir le niveau 1 de la certification ISO 14001 5 La roue de Deming Pour accompagner dans sa d marche le CoPil j ai opt pour la m thode PDCA plus connue sous le nom de la Roue de Deming La m thode PDCA est une d marche cyclique d am lioration qui consiste la fin de chaque cycle remettre en question toutes les actions pr c demment men es afin de les am liorer Deming a pr sent ce mod le d am lioration continue en juillet 1950 au Comit Directeur du 2 Keidanren 1 Voir II Analyse de l existant 2 Voirs Annexe 6 pr sentation du projet archivage 21 De Panglais Deming wheel la Roue de Deming est la m thode employ e dans la gestion de la qualit dite PDCA Plan Do Check Act 2 D finition F d ration des organisations conomiques japonaises C est le syndicat patronal des entreprises du
10. par la r daction de bordereaux de versement et la mise en place d outils permettant de dresser un historique des documents archiv s et aidant la recherche 4 Un syst me d information De nos jours un document n est plus disponible uniquement sur support papier il l est galement sur support num rique Avec le d veloppement des Nouvelles Techniques d Information et de Communication NTIC les entreprises traitent de plus en plus des donn es num riques Les NTIC sont un ensemble de technologies utilis es pour traiter modifier et changer de l information L information est plus accessible et partag e par tous 2 Les archives du District sont les archives du Pays de Montb liard Agglom ration PMA Annexe 10 exemple de bordereau d limination 2 D finition de l encyclop die du Web 38 L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard produit en majorit des documents lectroniques Un fichier lectronique doit tre compris comme un ensemble de donn es comprenant tout type de format texte tableau image graphique base de donn es message etc Ces donn es sont enregistr es sur diff rents lecteurs Lecteur X destin aux projets de l Agence Lecteur Y consacr aux ressources Lecteur Z d di aux personnels de l Agence Chaque salari dispose d un espace r serv pour enregistrer ses travaux Une restructuration de ces diff rents lecteurs tait primordiale
11. sion La communication Des actions de communication doivent en effet tre conduites tout au long du projet Il est important de transmettre l information tous et en m me temps L adage selon lequel l information est le pouvoir se confirme dans n importe quel contexte Il faut qu il y ait une transmission et un change de donn es entre les acteurs Diff rents types d actions peuvent tre labor s Faire une pr sentation du projet Communiquer les relev s de d cisions de r union Partager des informations par mail R diger des notes internes Les outils de communication se sont consid rablement d velopp s durant ces derni res ann es gr ce l volution des nouvelles technologies L information peut tre transmise sous diff rentes formes il est donc primordial de la faire circuler par le canal metteur r cepteur Aussi le public adh re plus facilement quand la communication est simple Le dialogue est instaur D ailleurs il est recommand dans une d marche de Records Management d utiliser un langage simple et peu technique afin de faciliter la compr hension des interlocuteurs La communication joue un r le fondamental et indispensable dans la conduite de changement Lors de la conduite d entretiens men e avec les salari s de l Agence dans un premier temps j ai commenc pr senter le projet avec des termes techniques 71 Tr s rapidement
12. t pratiqu es Les archives papier sont souvent menac es par l absence de proc dures l gales de versement et d limination La s curit des donn es est le point positif relev dans cette analyse Effectivement le dossier du personnel renfermant des donn es confidentielles n est pas laiss la port e de tous Le local de l administration g n rale est ferm clef et plac sous la surveillance de la responsable des ressources humaines et la responsable des ressources financi res Le p le documentaire conservant toutes les tudes de l Agence est galement ferm clef car il renferme la m moire de l ADU Malheureusement les autres donn es ne font pas l objet d une telle attention Effecti vement les archives des p les Urbanisme Durable Intelligence Territoriales et D veloppe ment conomique sont situ es dans des locaux en libre acc s cela cr un risque s curi taire concernant les dossiers caract res confidentiels En effet sur chaque bo te d archives est annot son contenu et donc toute personne pourrait glaner facilement ces informations E In iu LOUE LT f Exemple de local d archives en libre acc s 37 J ai galement constat la saturation de certains locaux notamment celui de l adminis tration g n rale et celui du p le d Urbanisme Durable Comme je l ai pr cis plus haut l ab sence de r gles d archivage constitue un v ritable handicap Les s
13. Management 3 Instaurer un syst me de Records Management 3 1 Qu est ce que le Records Management De fa on g n rale le Records Management est une des formes du management de l information Il a pour finalit de permettre l organisme de disposer tout instant du document dont le personnel a besoin pour conduire ses activit s r pondre aux exigences l gales et r glementaires et se prot ger en cas de contentieux 45 Le Records Management propose un ensemble de m thodes et de techniques visant organiser une gestion efficace des documents au sein m me de l organisme o ils sont produits et ce depuis leur cr ation jusqu leur versement dans un d p t d archives 3 2 Historique du Records Management Apparu dans les ann es 50 le Records Management est adopt dans les pays anglo saxons En outre cette nouvelle discipline fait son entr e en Europe a la fin des ann es 50 Les archivistes cherchent a s approprier cette nouvelle technique qui soulagerait le traitement des masses de papier toujours plus accrues dans les administrations C est gr ce Yves P rotin Directeur des Archives de la Seine et de la ville de Paris que la France d couvre le concept de Records Management A la demande du Pr fet M P rotin se voit confier pour mission d tudier les solutions mises en uvre dans les pays anglo saxons pour traiter les archives courantes et interm diaires Cette tude a pe
14. Un syst me d information doit tre structur pour am liorer les recherches Le Records Management repose sur cette culture Il utilise des outils de gestion tel un plan de classement permettant l organisme d tre plus performant 69 Dans une entreprise l information est in galement r partie et de ce fait inaccessible L information doit tre centralis e le Records Management favorise ce recentrage et am liore la performance de l organisme Pour conclure le management de l information poss de des principes similaires ceux identifi s dans le Records Management L AIN f t a ot Oy F tlic Hir Formation et sensipitisation L un des facteurs majeurs de la conduite du changement est la communication la formation et la sensibilisation du personnel Il est essentiel de fournir aux salari s de l organisme des r ponses claires et pr cises afin de mieux pr parer et d accueillir le changement La formation et la sensibilisation du personnel sont des points forts du levier de la transformation 2 1 La formation L accompagnement au changement s effectue tout au long du projet L un des facteurs de ce succ s est la formation du personnel Cette derni re permet de s assurer que les utilisateurs ont acquis les connaissances th oriques et les pratiques n cessaires La formation commence la mise en place du syst me de Records Management Apr s avoir r dig les outils de gestion
15. de sous dossiers de fichiers Il ne refl te pas la structure organisationnelle un moment donn mais offre une vue exhaustive et structur e des fonctions et activit s de l tablissement Avant de commencer le plan de classement de la nouvelle arborescence du serveur de l Agence j ai r pertori les documents qui devaient appara tre dans le plan de classement et quels sont ceux qui pouvaient tre d truits Apr s avoir effectu cette mise au point j ai d finit les grandes parties qui apparaitraient dans le plan et sugg r une premi re bauche aux membres du CoPil En effet la nouvelle arborescence a t d finie en commun Un plan de classement ne peut tre labor par une seule personne c est une r flexion avec l ensemble y A y des salari s d un organisme afin de partager aux u mieux les donn es et r pondre aux activit s de l exploitation 34 Marie Anne Chabin Nouveau glossaire de l archivage 48 La deuxi me tape a consist classer les diff rents documents par th me L Agence fonctionne par p le Dans l id al il aurait t possible de cr er des parties qui repr senteraient l activit au sein de chaque p le Apr s avoir effectu la conduite d entretien avec les salari s de l Agence je me suis rendue compte que certains travaux taient r alis s en commun notamment les tudes men es par exemple Observatoire d partemental de l habitat du Doubs tr
16. et lanc le projet l Agence d Urbanisme j ai organis une formation en continue pour les membres du personnel Avant tout j ai cibl les personnes qui devaient participer cette formation Les assistantes ont bien s r t les premi res convi es Elles sont les piliers de l Agence elles produisent classent et archivent les documents de ADU La formation s est d roul e durant le mois de juin Je me suis r f r e plusieurs ouvrages pour conduire diff rentes r unions notamment celui de Genevi ve Drouhet Records Management mode d emploi qui pr sente les diff rents sujets aborder lors de la formation 70 En introduction j ai rappel le projet archivage et Records Management qui a t mis en uvre l Agence Puis j ai pr sent les diff rents instruments de recherche que j ai r alis e savoir un plan de classement un tableau de gestion un guide d archivage et les proc dures J ai expliqu au personnel l utilisation des instruments et comment exploiter ces diff rents outils J ai aussi effectu avec les salari s une d monstration pour tre certaine que le sujet tait compris 2 2 La sensibilisation La sensibilisation doit se d rouler tout au long du projet Elle est l pine dorsale de tout projet Il existe plusieurs formes de sensibilisation que j ai d ailleurs d j mentionn dans la partie conduite de projet la phase d adh
17. je me suis rendue compte qu il tait essentiel de changer de m thode et d employer un vocabulaire moins technique La participation Les salari s doivent prendre part aux d cisions et l activit de l entreprise Il est n cessaire de les inclure dans les projets de les faire participer aux r unions et aux prises de d cisions Elle instaure des relations de confiance entre les diff rents partenaires T implication Andr Font d finit l implication comme l attachement au travail comme l identification du salari son emploi et son r le professionnel En psychologie du travail c est l action de participer ou de faire participer L implication est une des conditions n cessaires la motivation amener les collaborateurs faire partie de l quipe apporter leur contribution savoir faire et savoir tre et atteindre un objectif commun Afin d impliquer le personnel de l ADU j ai organis une visite aux archives municipales de la Ville de Montb liard L objectif tait de faire comprendre aux salari s le fonctionnement d un service d archives et l int r t de conserver les documents constituer la m moire de l organisme Les assistantes ont particip cette visite ainsi que la responsable des finances et des affaires juridiques Elles ont t tr s satisfaites de la d marche et des changes qu elles ont eus avec l agent des archives municipales Les assistan
18. la GED il a aussi soulign qu il pr conisait cette solution dans la conduite d un projet archivage Apr s cette formation j ai pris contact avec ce responsable informatique pour lui demander s il tait possible de faire une d monstration de la GED au personnel de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard Cette intervention a eu lieu fin avril Les membres du CoPil ont pris connaissance de cet outil et de ses avantages Celui ci pourrait d boucher sur un nouveau projet 53 Source d finition wikip dia Conclusion 75 Conclusion Le stage effectu au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard m a t tr s enrichissant J ai travaill pour la premi re fois de ma carri re professionnelle au sein d un organisme priv Aussi j ai d couvert le monde et la culture d entreprise En outre j ai volu dans un univers diff rent de celui des archives et chang avec des personnes issues du monde professionnel de l urbanisme Enfin j ai b n fici d un encadrement hi rarchique qui m a permis de r aliser les missions confi es savoir la mise en uvre d un syst me de Records Management Gr ce la formation th orique dispens e en seconde ann e de master SCIMEC j ai men bien la mise en place d un projet archivage et Records Management au sein de l organisme d accueil Je n avais pas encore eu l occasion
19. la courte histoire des agences d urbanisme Pour r pondre cette interrogation et plus g n ralement faire le point documentaire sur la question le Centre de Documentation de l Urbanisme a demand l association Urba 2000 de dresser un tat des lieux provisoire Sitographie ADU Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard D couvrir l ADU Mis jour en janvier 2012 Consult le 1 f vrier 2012 Disponible sur http www adu montbeliard fr index php id 90 FNAU F d ration Nationale des Agences d Urbanisme D couvrir la FNAU Mis jour en f vrier 2012 Consult le 8 f vrier 2012 Disponible sur http www fnau org decouvrir presentation fnau asp CNER CNER F d ration des Agences de D veloppement et des Comit s d Expansion Economique CNER mis jour en f vrier 2012 Consult le 22 f vrier 2012 Disponible sur http www cner france com 78 e Mise en ceuvre d un syst me de Records Management Ouvrages La planification de projets VALLET Gilles Techniques de planification de projets Paris Dunod 2003 277 p Fonctions de l entreprise S rie Performance industrielle 1623 1481 Cet ouvrage permet de visualiser de comprendre et d utiliser au mieux l ensemble des techniques de planification mis notre disposition PINET Claude D velopper la performance Paris Lexitis DL 2011 289 p Les Pratiques de la performance Il s ag
20. les entreprises progresser dans le management de la qualit L ADU a d j par la pass eu contact avec cet organisme afin d obtenir la certification ISO 14001 niveau 1 Cette ann e l Agence a t une nouvelle fois audit e en mai pour acqu rir le niveau 2 de la certification ISO 14001 Je rappelle que l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard est la premi re agence en France a obtenir le certificat ISO 14001 niveau 1 A partir de septembre l assistant d tudes a pour projet de mettre en place la norme ISO 9001 Une partie du projet est r alis e avec la mise en place du projet archivage et Records Management Il aura pour r le d assurer la continuit du projet Dans le cadre de la mise en uvre d un syst me de Records Management l audit doit Examiner et contr ler les syst mes de tenue des dossiers Recommander des am liorations Evaluer la conformit la norme Je pr conise de r aliser cet audit d ici un an En effet il est fortement conseill de laisser un certain laps de temps entre la mise en uvre du projet et l audit 5 AAF section archives conomiques et d entreprises Records Management et la Qualit 73 gi F mo N CED GRectinn y tranir gt doc Inr m to Un systeme de GED Gestion Electronique des Documents 2 1 D finition de la Gestion Electronique des Documents La GED d signe un proc d informatis visant organ
21. partie sont class es par th me et pour chaque observatoire une entr e projet est cr e La quatri me partie caract rise les projets internes Elle est compos e de deux sous parties destin es aux projets administratifs d une part et informatiques d autre part Pour in formation le projet archivage sera class dans la partie administrative L aussi il tait coh rent de fonctionner avec l entr e projet 35 Voir Tome 3 Plan de classement 49 Au pr alable la nouvelle arborescence du serveur tait compos e de quatre parties Cependant deux autres parties viennent d sormais la compl ter La cinqui me partie est destin e aux dossiers re us en externe de l tat la R gion le D partement ou la Commune pour consultation et avis En effet les salari s du p le Urba nisme Durable sont consult s pour donner leurs remarques sur un projet d urbanisme Enfin la sixi me partie est consacr e au p le D veloppement conomique Il tait difficile de l int grer dans les parties deux et trois car ce p le ne fonctionne pas par projet Ce p le est surtout sollicit dans le cadre de dossiers d entreprises cr ation implantation d entreprises recherche d aides financi res et promotion conomique Par cons quence un travail entre les salari s du p le a t effectu en amont puis ils ont fait parvenir leurs suggestions au Comit de Pilotage projet archivage et Records Mana
22. qui d passent son aire d tude particuli re L ADU travaille avec les agences d urbanisme voisines Belfort Besan on et Mulhouse et les p les urbanisme des collectivit s l chelle r gionale inter r gionale ou transfrontali re C est aussi le cas dans le domaine conomique avec des collaborations avec les agences du Territoire de Belfort ADEBT de la Haute Sa ne Action 70 du Doubs D veloppement 25 et du Conseil R gional ARD Franche Comt Ces partenariats permettent aux responsables territoriaux de disposer d un cadre autonome pour partager leur r flexion et d fendre des positions communes sur les questions urbaines et conomiques R seau L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard adh re au r seau de la dd FNAU F d ration Nationale des Agences apt a ns d Urbanisme qui regroupe travers le pays 53 organismes publics d tudes et de r flexion sur a E j l am nagement et le d veloppement des agglom rations fran aises L Agence fait galement 0 nn A partie du CNER Conseil National des Economies Bi Regionales Depuis sa cr amp ation en 1952 celui ci remplit une double fonction de f d ration nationale ag E des agences de d veloppement conomique mais aussi un lieu d changes pour les diff rents acteurs au m professionnels du d veloppement conomique territorial et de l am nagement du territoire Site de l
23. un niveau lev de fiabilit d int gration de conformit et de syst matisation Cette norme rend en effet possible le respect des exigences archivistiques e Fiabilit gestion des dossiers fiables premi re source d information sur les activit s de l organisme e Int grit garantie de la protection des documents essentiels contr le de la circulation et l acc s aux documents e Conformit respect de l environnement r glementaire e Syst matisation traitement complet des documents e Titre de preuve valeur probante du document 47 IV La mise en place d un syst me de Records Management PADU La prochaine tape a consist concevoir un syst me d archivage global de gestion des records Pour cela il fallait tablir des normes d velopper des outils d aide la gestion des documents et r diger des proc dures 1 Le plan de classement 1 1 D finition Le plan de classement pour l archivage est un plan de classement des activit s d une entreprise ou d un organisme selon le principe fondamental du records management Il ordonne l ensemble de ces activit s et les documents qui en sont issus suivant une organisation logique souvent hi rarchique qui sert de colonne vert brale au r f rentiel de 34 conservation 1 2 Constitution du plan de classement de l arborescence du serveur de l ADU En g n ral un plan de classement est constitu de dossiers
24. 4 2 Le fonctionnement des agences d urbanisme 4 3 L agglom ration nouvelle 4 4 Les r gles de fonctionnement IV L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard L historique de l agence Les missions Une quipe Les instances de d cisions Les membres de ADU Les coop rations et r seaux ON En EE 12 13 14 14 15 17 17 18 18 18 18 18 19 20 21 21 21 22 23 23 24 Deuxi me partie Projet archivage et mise en place d un syst me de Records Management L NA ES iS IL aS ne HI IV 3 4 V Le projet archivage PADU Qu est ce qu un projet La notion de projet La conduite de projet Le comit de pilotage CoPil La roue de Deming La carte heuristique Analyse de l existant L enqu te La conduite d entretiens Les locaux d archives Un syst me d information 4 1 Analyse des lecteurs existants 4 2 Evaluation des lecteurs du serveur 4 3 Organisation de la nouvelle arborescence Les besoins de l Agence en mati re de gestion des documents La gestion des documents Une strat gie d archivage Instaurer un syst me de Records Management 3 1 Qu est ce que le Records Management 3 2 Historique du Records Management 3 3 La norme ISO 15489 3 4 Les objectifs du Records Management La mise en place d un syst me de Records Management l ADU Le plan de classement 1 1 D finition 1 2 Constitution du plan de classement de l arborescence
25. J ai dans un premier temps labor une tude me permettant de cibler les forces et les faiblesses de l arborescence existante Pour mener bien la refonte du serveur il fallait proc der par 3 tapes 1 Analyse des lecteurs existants 2 Analyse des besoins 3 Organisation de la nouvelle arborescence Cette strat gie a permis notamment de r fl chir et de d terminer une organisation pertinente des informations 4 1 Analyse des lecteurs existants Une demande sp cifique du responsable informatique avait t faite il ya un an de cela pour restructurer le serveur Les informations enregistr es sont parfois tr s difficiles retrouver ce qui provoque une perte de temps pour le salari lors de ses recherches Un bon classement est un pr requis indispensable la bonne gestion d une entreprise Le classement comme le souligne Christine Harache dans son ouvrage Organiser et faire vivre le classement tait jusqu alors consid r comme une t che ingrate Il se r v le n anmoins tr s efficace et reconnu Les entreprises prennent enfin conscience de l utilit du classement 30 Voir Tome 2 le Rapport de diagnostic 3 Christine Harache est consultant formateur Elle est responsable de l offre Cegos des formations M tiers de l assistanat du secr tariat et de l accueil 39 Il s av rait donc n cessaire de proc der l tude d une nouvelle arborescence du serveur au sein de l Agence J
26. Japon 32 Deming illustre le principe PDCA par une roue qui sera ensuite baptis e La roue de Deming PDCA tire son origine des premi res lettres des mots qui la composent Plan Do Check Act Ces derni res sont interpr t es de la fa on suivante Plan Pr parer Planifier Do D velopper r aliser mettre en uvre Check Contr ler v rifier Act ou Adjust Agir ajuster r agir nue p marche d am lioration conti Figure 1 Roue de Deming 6 La carte heuristique Cet outil p dagogique est plus connu sous le nom de Mind Map C est un sch ma calqu sur le fonctionnement c r bral qui permet de suivre le cheminement associatif de la pens e dis us 2 a J ai r alis une carte heuristique en amont du projet C est un moyen de mettre en lumi re les id es de les organiser et cr er des liens entre elles Elle m a permis d avoir une vision globale du projet et de suivre son avanc e 2 Voir Annexe 7 carte heuristique 33 II Analyse de l existant Afin de proposer une politique d archivage adapt e aux besoins de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard j ai tout d abord men une s rie d tudes J ai en particulier recens gr ce cette derni re les documents produits et les syst mes d informations existants L analyse de l existant permet en effet d identifier les documents produits et re us par l Agence ains
27. KS Design and Implementation of Recordkeeping Systems qui propose 8 tapes 1 L enqu te pr liminaire L analyse des activit s de l organisation L identification des exigences archivistiques L valuation des syst mes existants L identification de la strat gie pour la satisfaction des exigences archivistiques La conception d un syst me d archivage La mise en uvre du syst me d archivage GO ES CO A CE CS LS Le contr le et suivi du syst me Il s agit de comprendre le fonctionnement de l organisme d identifier les besoins et de proposer des strat gies DROUHET Genevi ve Records Management mode d emploi Paris ADBS ditions 2000 p 23 27 I Le projet archivage ADU L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard a depuis janvier 2011 d velopp la conduite de projet 1 Qu est ce qu un projet Le terme projet est de plus en plus employ dans notre quotidien et touche des domaines vari s de la vie courante On appelle projet un ensemble finalis d activit s et d actions entreprises dans le but de r pondre a un besoin d fini dans des d lais fix s et dans la limite de l enveloppe budg taire 12 allou e L origine latine du mot projet projicio renvoie l id e de jeter en avant Dans un ouvrage de r f rence Anthropologie du projet J P Boutinet d finit le projet comme une anticipation
28. Leila SALHI Promotion 2010 2012 Universit de Haute Alsace Fonderie Master 2 Sciences de l Information et M tiers de la Culture Sp cialit archivistique Mise en place d un syst me d archivage global au sein d une Agence de D veloppement et d Urbanisme Le choix du Records Management i IR i y lt Bi f Y y IST A N N g on gt E u 2 lt 7 ee de RER emo me Al nn oe Ce m ut dm UA as lt he gt lt 2 44 0 sono gt cu a gt Lu Lu ma ld 1 e un te o m o_o te te gt LA gt Y es ma ev GI tte e e a 0 ee ee nn an J h ma n ve mue an oe Cu le Ge ee ne eo oe D 4 f ee cat DB oe tt J PU nm A qu e _ Hy mes cos OD ge e 7 moun accusers cg s a ee e e f J w ut es l nn ee ae ae mt o u Wr u gen in l ee mms 1 4 o fp 4 rn eee en _ Y 7 m Dt eo eo t ee a cute u A en ls PT o a O IT nn em a N AAA ot ee ee ne ne m Oe mes et 0 m Re Oo CR ww ce ee ee CR me 0 ek D p pt como m te an ns ce te A nn de me eee ewe 4 rm on mm oem ere d me un eS Mu ul uw j is A cmt me mn TA TA Oy Te A o o
29. NT gt 12 09 COMPTABILITE gt Copie de Journ ironnement x s fn 06_MOBILITE gt A 12 12 COMMISSIONS ET BUREAUX ij Creche entreprise gt Gy 07_PROJET_URBAIN Las 12 14 CONDUIT ION_DE PROJET gt documents officiels gt 08_ETUDES_CO 5 12 15_COMMISSION_BUREAU_CAPM Enqu te r f rentiel CL 060208 xls Ga 12 16_NOUVEAUX ARRIVANTS gt ON EVENEMENTS gt 10_OBSERVATOIRE gt 12 17 RECRUTE ET STAGIAIRES gt Fiche_renseigne L_ 060303 doc 11_PARTENAIRES gt On 12 18 PLANIFIC N_DEV DURABLE gt jj GESTION gt C3 12_ADMINISTRATIF gt Courrier SNCF doc GESTION DU SE embre 2006 doc 13_OUVERTURE_INTERNATIONALE gt Fwd cotisations U docm_fichiers m GRELE_100609 gt 14_COMMUNIC SENSIBILISATION gt Fwd cotisations ADU docm htm E gt gt R siliation contr _20100415 doc M JOURNEE AGENCE gt 15_CONCERTATION Calendrier_RTT_fixes_2012 xis Copie de TAB_LB PM_111017 xls LISTE_INVITES_ZMFR_100819 xIs MC_COMMUNES sting 2010 x1sx Presentation Mo Montbeliard ppt Renault Zindel Mars 2001 ppt M SOA21F tmp M SOA68A7 tmp M SOAG8E7 tmp M SOA74F9 tmp M SOA90 tmp MB SOA91 tmp M SOA220 1mp M SOA749A tmp M SOA6907 tmp M S0A6937 tmp M Thumbs db VAL FEVRIER 2011 G Salies Schligler Rendu doc MM Thumbs db JOURNEE COMM TES COMMUNES Journ e Grenelle environnement xis 1 JOURNEE PORTE ERTES ADU 2008 La FNAU et les a es d urbanism
30. a FNAU www fnau org 10 Site du CNER http www cner france com Deuxi me partie Projet archivage et mise en place d un syst me de Records Management 26 Deuxi me partie Nous le savons la gestion de l information est primordiale pour la survie d une entreprise Elle permet d assurer le bon fonctionnement de l organisme de g rer le flux de l information et d abolir les cloisons entre les services La mise en place d un syst me de Records Management appara t comme une forme de management des ressources Parler d une politique de Records Management c est parler d une politique des documents int gr s dans la politique d information g n rale de l institution Le Records Management permet une prise de conscience globale de l entreprise et de ses services Dans le cadre de mon stage la direction de l ADU m a confi e la mission de mettre en place un syst me d archivage globale au sein de la structure Aucune politique d archivage n avait t adopt e au pr alable L instauration d un syst me de Records Management l Agence s av re tre la solution Cependant cette m thode est tr s contraignante Il sera donc n cessaire de s interroger sur plusieurs aspects afin d laborer une strat gie adapt e l environnement de l organisme pour mettre en place une gestion efficace des documents Pour mener bien le projet archivage je me suis r f r e la m thode DIR
31. ai donc commenc dresser la situation actuelle Les r sultats de l enqu te diffus s aupr s du personnel de l Agence et les conduites d entretien men es m ont permis d avancer dans mon tude En premier lieu j ai pu souligner l existence d une structure hi rarchique mais qui n tait pas respect e par tous Effectivement certains fichiers taient enregistr s la racine m me du lecteur En outre il n y avait parfois aucune logique entre le contenu et le contenant d un dossier J voque galement le cas des doublons un fichier pouvait tre la fois enregistr sur le lecteur X Y et Z Suite un crash du serveur qui s est produit en 2003 le personnel redoute une nouvelle fois de perdre les donn es Cependant ce n est pas la solution d enregistrer le m me document sur trois lecteurs qui se trouvent sur le m me serveur al MP 2 aute gt 12 01 LOGISTIQUE gt 7 S sentation lus doc gt _Rapport de gestion 10 doc 12 02 FORMULAIRES E 99 07 08 pres DS ppt EX Projets thodes observatoires eco docx 12 03_COURRIER gt 514 doc_ext_dg rba_061226 pdf fm 01_DEv_Eco gt 12 04 REUNIONS A 515 circulaireag rba030309 pdf CD r seau u 02 NUMERICA gt G G 2 06_PROGRAMME TRAVAIL gt 3 Anniversaire _PM_051104 gt 03_TOURISME 12 07_COMMUNICATION EJ Colloque FNAU Nancy 2009 gt 04_HABITAT_POL_VILLE gt CN 12 08_VIE AGENCE M Convention SYNTEC doc 05_ENVIRONNEME
32. alari s ne savent pas ce qu ils doivent garder ou d truire et comment archiver De ce fait tout document est conserv aucun tri pr alable n est effectu avant d tre transf r dans le local Ainsi des documents qui n ont pas d utilit sont conserv s brouillons formulaires vierges post it etc qui r duisent par cons quence l espace de stockage En raison du manque de place certaines bo tes d archi ves sont pos es m me le sol Ce qui pourrait terme encombrer l espace et leur acc s Il faudrait envisager dans un futur proche de verser les documents aux archives du District Malheureusement elles sont satur es C est pourquoi avec l accord de la Direction il a t d cid de conserver provisoirement dans un local les archives ant rieures 2000 Aussi un tri et des liminations ont t r alis s cet t afin d optimiser un maximum d espace Les assistantes sont charg es de retirer tous les doublons tous les brouillons et tous les docu ments dont la dur e de conservation est arriv e ch ance En cons quence un bordereau d limination a t r dig la fin de ce travail et envoy aux archives d partementales du Doubs Enfin comme nous le savons les employ s sont la m moire d un organisme Lors qu une personne recherche un document elle s adresse la personne qui a le plus d anciennet Mais que se passe t il apr s le d part d une personne Ce probl me est rem dier
33. avail en commun des p les Urbanisme Durable et Intelligence Territorial Il a donc fallu repenser le plan de classement Nous avons donc r fl chi en comit restreint cette nou velle arborescence laboration du plan de classement D un commun accord avec les membres du CoPil et avec la validation de la direction la premi re partie du plan de classement devait faire appara tre l administration g n rale Pour ma part 1l tait facile de proposer une hi rarchie structur e pour cette partie D un organisme un autre les dossiers sont en g n ral identiques il suffit de se r f rer des plans de classe ment existants et de l ajuster afin que cela correspondent aux activit s de l Agence Aussi les personnes ressources ont t sollicit es lors de l laboration de cette partie En deuxi me partie nous avons fait appara tre les tudes de l Agence class es par th me Les tudes repr sentent pr s de 80 de l activit men e l ADU Afin que les tudes soient visibles et correctement r pertori es le responsable informatique a propos de cr er pour chaque tude une entr e projet Il est en effet logique de proc der ainsi sachant que les salari s de l Agence fonctionnent avec la gestion de projet depuis plus d un an Tout comme les tudes nous avons convenu d op rer de la m me fa on pour l observatoire dans une troisi me partie Les sous rubriques qui composent cette
34. car elles arrivent travailler en autarcie De ce fait cela d veloppe des dysfonctionnements dans la circulation de l information au sein de l ADU Pour am liorer le management de l information il existe diverses pratiques notamment celle de la strat gie de l information 1 2 La strat gie de l information Cette strat gie consiste d une part diagnostiquer et r aliser un audit sur l existant afin d orienter sa strat gie et de r pondre aux questions pos es Que dois je faire de l information Il faut la collecter l analyser la contr ler et la partager Comment l exploiter Il s agit de s int resser la valeur l utilisation et la qualit de l information pour am liorer l efficience de l organisme Que faire de l information stock e L information stock e doit elle tre conserver liminer ou archiver Toute strat gie men e est r fl chie en amont elle doit prendre en compte plusieurs crit res notamment tre coh rente avec la politique globale men e dans l organisme 1 3 Architecture de l information C est un guide qui permet de localiser l information d tenue dans l organisme Ce guide correspond une cartographie un descriptif de l information quelle information poss dons nous et o est elle class e Le Records Management nous propose galement un guide o sont r pertori s les documents le tableau de gestion
35. chacun L entretien donne au Records Manager la possibilit de cerner pr cis ment les fonctions de chaque personne au sein de l institution De cette fa on il tait primordial de d finir un panel de personnes rencontrer En effet chaque membre de p le produit et g re des documents de nature diff rente Je me suis rapproch e de la responsable des ressources humaines pour constituer mon panel Elle m a conseill de solliciter la fois un charg de mission principale un charg de mission et un charg d tudes dans chaque p le Seuls les responsables de p le n ont pas t convi s pour laisser aux salari s la possibilit de s exprimer plus librement Je les avais cependant pr alablement inform s de ma d marche Les entretiens comportent de nombreux avantages par exemple celui d tablir un contact direct avec les personnes En effet l objectif de l entretien est de laisser le plus possible s exprimer l interlocuteur sans apporter de nouveaux l ments et de collecter les donn es n cessaires l avanc e du projet Les face face avec les salari s m ont permis de cerner l importance des documents lectroniques En effet les documents produits l Agence sont en majorit des documents lectroniques Ces entretiens ont eu du succ s car les interlocuteurs sont extr mement sensibilis s la gestion des documents Lors de ces rencontres j ai recueilli des informations utiles pour approfo
36. d effectuer une telle d marche dans mes activit s professionnelles l Universit de Haute Alsace L approche d un syst me de Records Management requiert beaucoup de rigueur Ce fut une tr s bonne exp rience pour moi J ai pu d velopper mes comp tences et aptitudes en mati re de gestion de l information Pour conduire ce type de mission il est important de prendre en compte l aspect relationnel En effet il est essentiel de dialoguer et d changer avec le personnel Notre m tier d archiviste nous oblige tre en contact permanent avec les producteurs de documents et de poss der par la m me occasion de r elles capacit s en communication En outre le changement est v cu diff remment selon les personnes Dans le cadre de mon m moire la r flexion tait d ailleurs bas e sur la conduite du changement Cette r flexion tait tr s int ressante soutenir Je me suis r f r e de nombreuses lectures expliquant le concept du changement et la n cessit d adaptation d un organisme en cours d volution Charles Darwin dans sa th orie de l volution expose clairement l adaptabilit de l homme au changement Les esp ces qui survivent ne sont pas les esp ces les plus fortes ni les plus intelligentes mais celles qui s adaptent le mieux aux changements De plus les personnes doivent obligatoirement prendre conscience de l int r t du changement c est une question de
37. du serveur de ADU Le calendrier de conservation 2 1 D finition du calendrier de conservation 2 2 Mise en uvre du calendrier de conservation 2 3 Pr sentation du calendrier de conservation Les proc dures La validation des outils de gestion Conclusion de la deuxi me partie 25 27 27 97 28 29 31 32 33 33 35 36 37 38 40 40 43 43 44 44 44 45 45 46 47 47 47 47 49 49 50 50 52 53 54 Troisi me partie Conduite du changement et pr conisations I Le changement 1 D finition du changement 2 Le processus du changement II La conduite de changement 1 Phase de diagnostic 2 Phase d adh sion 3 La communication 4 La participation 5 Phase de pilotage III Conduite du changement et Records Management 1 Le management de l information 1 1 Le r le de l information 1 2 La strat gie de l information 1 3 Architecture de l information 2 Formation et sensibilisation 2 1 La formation 2 2 La sensibilisation IV Suivi du projet Audit 2 Un syst me de GED Gestion Electronique des Documents 2 1 D finition de la Gestion Electronique des Documents 2 2 Objectifs de la GED 2 3 Le Records Management et la GED Conclusion Bibliographie Annexes Table des annexes 55 57 57 57 61 61 62 62 63 63 66 67 67 68 68 69 69 70 72 72 73 73 173 43 75 77 84 85 Table des sigles A ADU Agence de D veloppement et d Urbanisme C CAPM Communaut d Agglom ra
38. e LIVRET ACCUEIL Q MAINTIEN_POUVOIR_ACHAT Manifestations A ann e 2006 doc MT_PLANNING DS EVEN 15 xIs M NAVETTE GARE TGV MEROUX fn NOTES INTERNES D ORGANIGRAMME 24 MARS 98 p65 PLANNING DES 004_040831 xls PLANTES DEPOLLUANTES 5 Pr sentation ADU p65 T pr sentation lus doc OM PRESENTATIONS IONS DIRECTION PROCEDURES PROPOSITION N ALLE ADU 2 xIs gt PROPOSITION NOM SALLE ADU xIs M REPAS NOEL ADU E RH EM Thumbs db Tirage au sort cafeti re xisx tournoi_bad20110211 xIs visite sentier urbain schickhardt xis Voeux PMA 2012 xIsx gt yry Ma mission consistait de D finir une nouvelle arborescence incluant la documentation administrative et technique Etablir une arborescence accessible et commune tous 40 4 2 Evaluation des lecteurs du serveur A ce stade de l tude j ai pu relever quelques dysfonctionnements dans le serveur outre les doublons et le manque de logique dans la structure certains documents n ayant aucune utilit d tre enregistr sur les lecteurs X ou Y Ces fichiers ne comportaient aucune donn e servant les identifier savoir la date le nom du fichier l auteur etc De plus des pages internet taient conserv es dont le lien n tait plus valide Tous ces documents inutiles occupent de ce fait de l espace sur le serveur Chaque membre du personnel a t charg d purer les dossiers qu ils traitaient et de commencer liminer les
39. e de projet n cessite une capacit de recul et de projection c est dire de vision d avenir que l on se donne Cette approche est aujourd hui de plus en plus utilis e dans le management des agences d urbanisme Lanc e il y a pr s de deux ans a l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard la gestion de projets est aujourd hui adopt e par l ensemble des salari s de l Agence Le personnel de l Agence utilise les outils de gestion ci dessous Une bo te outils conduite de projet a t con ue et mis disposition des agents Elle explique les enjeux de la gestion de projet et d crit les 5 phases du projet la phase de d finition du projet la phase d analyse de la commande la phase de conception la phase de r alisation et la phase d valuation Un dossier projet est compl ter pour toutes les nouvelles commandes Il est compos de plusieurs fiches qui sont remplir chaque tape du projet Une fiche projet simplifi e est utilis e pour tout projet Dans le cadre du projet archivage j ai r alis la fiche projet simplifi e Pour chaque nouveau projet un chef de projet est nomm par la direction Il a pour r le de mener le projet de veiller son bon d roulement et anime l quipe dont il a la charge Il est reconnu que le succ s d un projet repose sur l ad quation entre le chef de projet et son quipe
40. e le disait Winston Churchill Pour s am liorer il faut changer Donc pour tre parfait il faut avoir chang souvent La conduite du changement n est pas un projet aborder comme les autres Lors de sa mise en uvre elle n cessite encore plus de rigueur qu un projet standard Nous avons pu le voir l accompagnement du changement se r v le donc tr s important 65 En r sum la conduite de changement doit appliquer trois principes pour obtenir un fonction nement optimal La ma trise donner un sens au projet Le contr le organiser et g rer La fragilit communiquer sur les enjeux et former La conduite de changement est complexe M me si les inqui tudes li es au change ment sont perceptibles de la m me fa on d un organisme un autre la d marche employ e est diff rente Mener une mission de conduite de changement demande beaucoup de rigueur afin que le changement s op re dans les meilleures conditions Diff rentes approches peuvent tre utilis es pour conduire un projet de changement Toutefois la cl de la r ussite demeure entre le va et vient constant entre la conception et la r alisation des actions 66 MI Conduite du changement et Records Management La conduite du changement est aussi pr sente dans la mise en uvre d un syst me de Records Management Le Records Management est une forme de management de l information qui s int gre dans la politique d
41. el tous les salari s taient concern s Tome 2 Rapport de diagnostic 2 Voir Annexe 8 le questionnaire 34 Pour r aliser ce document j ai utilis l outil Google Documents qui est non seulement adapt au partage des documents et utilis pour l laboration d un questionnaire Cet outil bureautique en ligne permet effectivement de cr er et de diffuser des questionnaires en ligne Les r ponses sont automatiquement enregistr es dans un fichier Excel Ce qui s av re tr s utile au moment du d pouillement car il est possible de r aliser un tri et ou un filtre sous le logiciel de tableur Excel Le questionnaire a t transmis l ensemble du personnel par courriel sous forme de lien Les employ s devaient simplement le compl ter et le valider L avantage de l outil Google Documents est de pouvoir suivre l avanc e de la collecte des r ponses La direction fut agr ablement surprise du nombre de r ponses Tous les salari s avaient r pondu au questionnaire et la majorit dans les dix jours qui ont suivi la diffusion du questionnaire Les r sultats obtenus ont permis de faire ressortir le besoin primordial d acc der l information rapidement d organiser et de classer de fa on efficace l information Le personnel de l ADU a galement sp cifi vouloir conna tre et acqu rir les bonnes pratiques de classement et les proc dures d archivage Il faut mettre en avant cette volont col
42. ement au sein de Agence Enfin la troisi me partie sera orient e sur les effets d un changement au sein d un organisme et sa conduite dans le cadre d un projet de Records Management Premi re partie L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard Avant propos J ai effectu mon stage l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard La premi re partie est d di e la pr sentation de l organisme d accueil Avant de pr senter l Agence je vous propose dans un premier temps de d couvrir la Ville de Montb liard puis de vous faire conna tre en quelques lignes le Pays de Montb liard Agglom ration PMA Cette derni re est un partenaire important pour l Agence et joue un r le essentiel dans l agglom ration du Pays de Montb liard En outre pour des raisons d organisation PMA et l ADU partagent les m mes locaux 13 Premi re partie Les dynamiques urbaines font bouger les fronti res des villes et des agglom rations Elles ignorent les fronti res institutionnelles et elles obligent les nombreuses autorit s qui sont en charge du d veloppement des territoires coop rer Pour r fl chir ensemble et produire des projets partag s l outil partenarial que constitue une agence d urbanisme sera souvent irremplagable I Pr ambule Montb liard est une commune fran aise faisant partie de la m tropole Rhin Rh ne situ e dan
43. es et l ensemble du personnel de l Agence J adresse galement mes remerciements Mme Anne Marie Bruleaux Ma tre de Conf rences Responsable de la sp cialit Archivistique du Master SCIMEC Science de l Information et des M tiers de la Culture de l Universit de Haute Alsace pour ses recommandations et son suivi apport tout au long de mon stage et principalement pour l ensemble des connaissances et du savoir qui nous ont t transmis au cours de ces deux ann es de Master Merci Mme Pascale NACHEZ Directrice du Cabinet de la Pr sidence de l Universit de Haute Alsace et tous mes coll gues qui m ont appuy et encourag tout au long de ma formation Enfin je souhaite remercier toute ma famille mes proches et surtout Mme C lyne THUOT pour leurs soutiens leurs encouragements et pour leur patience relire mon m moire Table des mati res Remerciements Table des mati res Table des sigles Introduction 3 4 7 9 Premi re partie L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard 11 Avant propos I Pr ambule II Le Pays de Montb liard Agglom ration PMA 1 La pr sentation de PMA 2 L organisation du Pays de Montb liard Agglom ration HI Une agence d urbanisme 1 La d finition d une agence d urbanisme 2 Le domaine d intervention des agences d urbanisme 3 Les missions des agences d urbanisme 4 La r glementation 4 1 Une agence d urbanisme
44. et pr sente une m thode en cinq points pour r ussir une conduite de changement Annexes 85 Table des annexes Annexe 1 Organigramme de l A D U du Pays de Montb liard Annexe 2 Fiche simplifi e de projet Annexe 3 Ordre du jour de la r union du Comit de Pilotage Annexe 4 Relev de D cision de la r union du Comit de Pilotage Annexe 5 Diagramme de GANTT Annexe 6 Pr sentation du projet archivage Annexe 7 Carte heuristique Annexe 8 Questionnaire Annexe 9 R sultat de l enqu te Annexe 10 Exemple de bordereau d limination Annexe 11 laboration d un tableau de gestion 86 88 90 92 94 96 100 102 106 110 112 Annexe I Organigramme de PADU 87 Annexe 2 Fiche simplifi e de projet 89 Annexe 3 Ordre du jour CoPil 91 Annexe 4 Relev de D cision CoPil 93 Annexe 5 Diagramme de GANTT 95 Annexe 6 Pr sentation Projet archivage 97 98 99 Annexe 7 Carte heuristique 101 102 Annexe 8 Questionnaire 103 104 105 Annexe 9 R sultats de Penqu te 107 108 109 Annexe 10 Bordereau d limination 110 Annexe 11 Elaboration d un tableau de gestion
45. euvent laborer des programmes partenariaux avec des missions particuli res Leur financement est assur par leurs membres Sous forme de subventions en fonction des priorit s dans le cadre d une convention pluriannuelle d objectifs La circulaire du 26 f vrier 2009 reprend l ensemble des conditions de fonctionnement des agences les modalit s de financement et le r le des services de l tat 4 3 L agglom ration nouvelle Les agglom rations nouvelles ont t cr es par la Loi n 70 610 du 10 juillet 1970 r form e par la Loi n 83 636 du 13 juillet 1983 avec pour objet de d concentrer conomiquement Paris et de cr er des m tropoles d quilibre Elles sont qualifi es d op rations d int r t national mais peuvent correspondre un int r t national ou r gional En 1970 les agglom rations nouvelles ont t cr es autoritairement par le gouvernement apr s consultation des communes Sous le r gime de la Loi du 13 juillet 1983 les agglom rations nouvelles demeurent sous la comp tence de l Etat puisqu elles sont class es op rations d int r t national Code d urbanisme art R 490 5 En 1983 la r vision du statut des villes nouvelles existantes a permis e De fusionner les agglom rations nouvelles existantes e D incorporer une ou plusieurs communes suppl mentaires chaque agglom ration avec l accord des conseils municipaux e D exclure certaines communes qui
46. fichiers obsol tes ou sans aucune utilit apparente Une fois cette t che accomplie il a t plus facile d identifier les documents cl s et les besoins de chacun Cette tape a t essentielle car elle a mod lis les futures arborescences qu il restait cr er En outre les besoins principaux qui ont t d termin s sont Permettre une classification et une organisation de la documentation administrative et technique Faciliter l utilisation en partageant les informations entre utilisateurs par le biais d une organisation commune des donn es 4 3 Organisation de la nouvelle arborescence Une arborescence d signe g n ralement une organisation des donn es structur es de mani re logique et hi rarchis e Cette organisation rend plus efficace la consultation et la manipulation des donn es stock es mais elle facilite aussi les recherches d informations Pour organiser la nouvelle arborescence j ai dans un premier temps d comprendre le fonctionnement de l ancienne arborescence Cela m a pris deux journ es Une m thode m a t pr conis e Pour comprendre une arborescence on peut imaginer dans un bureau administratif une armoire contenant des chemises contenant des sous chemises qui leur tour contiennent d autres sous chemises et ainsi de suite comme les matriochka poup es russes En informatique on retrouve le m me sc nario le bureau administratif devient l ord
47. font leur place dans l organisation de mani re leur proposer des missions et des objectifs adapt s En allant la rencontre de chaque membre de l quipe en prenant le temps d expliquer aux uns et aux autres l objet de la mission l importance des enjeux les ch ances et plus glo balement le contexte dans lequel se d roule ce changement le chef de projet aura davantage de chances de se faire comprendre Le personnel est une des conditions de l efficacit du changement comme le souligne Milan Kubr Il s agit d impliquer le personnel d tre trans parent et l coute L employ sera plus r ceptif et aura la certitude qu on l coute Quoi de plus normal que de le faire participer au projet et de le solliciter sur des points Il est impor tant de motiver le salari De plus cette motivation doit tre maintenue dans le temps L esprit d quipe se construit et s entretient au fil du temps Phase de pilotage La phase de pilotage correspond la phase d accompagnement du projet Il s agit de d finir et conduire l ensemble des actions qui permettront de guider le processus de change ment pour en assurer le meilleur d roulement Des outils de gestion et d observation vont tre mis en place au sein de la structure Le pilotage agit pour la p rennisation du changement 5 Milan Kubr consultant en management 64 Il va s assurer que le projet est lanc les d lais sont res
48. gement Le 2 juin la derni re version de la nouvelle arborescence du serveur a t pr sent e et valid e la r union mensuelle de l Agence Le directeur a mis pour consigne que l ensemble du personnel devait compter du 11 juin transf rer tous les dossiers en cours et tous les pro jets effectu s durant l ann e 2012 sur le lecteur P Projets d di la nouvelle arbores cence partir du 11 septembre le lecteur X o tait localis e l ancienne arborescence sera archiv Il ne sera plus accessible par crit mais uniquement en lecture seule 2 Le calendrier de conservation Un tablissement organise et conserve ses archives pour justifier de ses actions en cas de litige de contr le et pour faire valoir ses droits L valuation et le tri des documents sont incontournables dans le processus de Records Management En outre ils repr sentent des l ments prendre en compte dans l laboration d un calendrier de conservation 2 1 D finition du calendrier de conservation Le calendrier de conservation connu aussi sous l appellation de tableau de gestion ou encore d ch ancier de conservation est un outil important du programme de gestion des documents Il permet de d terminer le cheminement et le traitement des documents de leur cr ation jusqu leur destruction ou jusqu leur versement aux archives 50 L objectif fondamental du calendrier de conservation est de dimin
49. hives 1964 la Gazette des archives n 44 p 5 17 COUTURE Carol Les fonctions de l archivistique contemporaine Sainte Foy Presses de l Universit du Qu bec 1999 539 p Collection Gestion de l information Ce livre contribue la gestion des archives et veut participer son d veloppement et sa diffusion CHAUVIN Yvonne Le classement efficace dictionnaire et m thodes Paris Ed d Organisation 1987 205 p Voici un livre qui propose une m thode pour ranger classer efficacement Il est l outil de r f rence pour tous les travaux administratifs HENRY Alain R diger les proc dures de l entreprise guide pratique Paris d d Organisation 2001 3 dition 185 p HARACHE Christine Organiser et faire vivre le classement Issy les Moulineaux ESF 2000 133 p Collection Guides pratiques pour l encadrement 1146 5778 COUZINET Viviane HUVILLIER Patricia POMART Paul Dominique VELTEN Dominique Le dossier documentaire conception r alisation valorisation Paris ADBS d 1994 268 p Collection Sciences de l information S rie tudes et techniques 1160 2376 Direction des archives de France La num risation au service de la pr servation et de la valorisation des archives journees d etudes de la Direction des archives de France Chalons en Champagne 25 27 juin 1997 Paris Direction des archives de France 1998 113 p BORDE Au
50. i que leur forme leur support les conditions de rangement et de conservation J ai r dig le rapport de cette tude qui fait ressortir les forces et faiblesses de l organisation dans le domaine du classement et de l archivage 1 L enqu te Ainsi j ai commenc par r aliser une enqu te Celle ci avait pour objectif de recenser les besoins des agents en mati re d archivage Dans un premier temps il m a fallu cibler les grands axes qui appara tront dans le questionnaire Il est important de d finir durant l avant questionnaire trois grands axes 1 tudier ce qui a d j t fait dans la structure 2 Tenir compte des remarques des acteurs sur les pratiques adopt es jusqu maintenant 3 Constituer la probl matique du questionnaire et en d gager les grandes parties Dans tout questionnaire il y a toujours deux parties qui se distinguent La premi re partie est destin e collecter les informations sociales qui se d terminent par les fonctions du salari son r le dans l organisme La deuxi me partie consiste r pertorier la m thodologie de travail employ e par les salari s Cette derni re doit tre ax e sur la r flexion men e savoir la mise en place d un syst me d archivage global Le questionnaire a t r dig et diffus tout le personnel de l Agence L ADU emploie trente cinq personnes ce chiffre tant relativement minime je n ai donc pas eu besoin de cibler un pan
51. igrew n le 11 Juin 1944 est professeur de Strat gie et Organisation la Sa d Business School de l Universit d Oxford Richard Whipp 1954 2005 tait un professeur sp cialis dans la th orie du management 58 Le tableau en X de Roethlisberger illustre parfaitement cette r sistance au changement 8 p 8 Changement N Pa Attitudes Histoire personnelle Situation sociale Il est d montr qu inconsciemment les personnes r agissent n gativement a l annonce d un changement Ce sentiment est fond il peut se justifier par un pass une exp rience v cue Pour se pr munir les personnes manifestent donc leur r ticence Cette derni re appara t notamment dans la conduite de projet Chaque projet est synonyme d volution et de changement La conduite de projet et la conduite de changement sont troitement li es Un changement s op re d s qu un projet est con u J ai t d ailleurs confront indirectement la r sistance au changement lors de l agencement du projet archivage et Records Management i 44 Pr Pourtant comme l explique Jacques Antoine Malarewicz dans son ouvrage Syst mique et entreprise l attitude de chacun vis vis du processus de changement devrait tre la m me que celle qui merveille M Jourdain propos de la prose savoir que nous y participons tous sans le savoir ome phase Le changement Les changements sp cifiques mettre en p
52. inateur 32 M thode pr conis e par les Espaces Publics Num riques du Pays de Montb liard 41 L armoire du bureau devient la racine de l arborescence les chemises deviennent des dossiers et les sous chemises des sous dossiers Ainsi j ai choisi de proc der en trois tapes comme ci dessous r Etape n 1 Sollicitation des salari s de l Agence Afin de mieux comprendre l arborescence existante je me suis adress e directement aux salari s dans chaque p le et plus pr cis ment aux gros producteurs Je rappelle que l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard est organis e en 4 p les 1 P le Ressources Fonctionnelles 2 P le Intelligence Territoriale 3 P le Urbanisme Durable 4 P le D veloppement Economique J ai organis durant le mois de mars des r unions par p le avec les personnes qui produisaient le plus de documents L objectif tait de comprendre le fonctionnement de l arborescence existante mais surtout d identifier qui fait quoi Les changes se sont bien d roul s Le personnel s est montr tr s coop ratif Il m a expliqu comment il proc dait jusqu alors et a galement mis des suggestions pour la nouvelle arborescence Les informations collect es durant les r unions m ont permis d laborer une premi re bauche de la nouvelle arborescence qui a t pr sent e la r union d Agence avec l ensemble du
53. information g n rale de l organisme Le projet archivage et Records Management men au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard a pour objectif d am liorer la gestion de l information aussi bien papier qu lectronique Dans un environnement qui volue sans cesse avec l apparition de nouvelles technologies un tel projet provoque d s sa mise en uvre une rupture des techniques et modifie les pratiques des utilisateurs Il est n cessaire de s adapter ces nouveaux imp ratifs J ai t confront personnellement lors de mon stage des r ticences et des incompr hensions quant la d marche men e En mars 2012 j ai r alis des entretiens avec chaque p le afin de conna tre leur fonctionnement et leur m thode de travail J ai rencontr des difficult s de compr hensions avec l un des p les En effet certains salari s m ont manifest fermement leurs r ticences au projet d archivage exemples de refus non participation aux r unions et absence de communication d informations Il est tout fait normal que des personnes manifestent de la r sistance face au changement J ai pr sent le projet de Records Management dont la notion tait totalement et jusqu pr sent inconnue et qui plus est la d nomination est anglophone En sus ce projet aura pour finalit de modifier l organisation de travail au sein de ADU En cons quence j ai jug donc primordia
54. iser et g rer des informations et des documents lectroniques au sein d une organisation Le terme GED d signe galement les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires 2 2 Objectifs de la GED La mise en place d une Gestion Electronique des Documents a pour objectif de faciliter le partage des donn es et de rationaliser le stockage des documents num riques Un syst me de GED est quasiment compatible avec le Records Management 2 3 Le Records Management et la GED Le Records Management peut tre consid r comme une sp cialit de la Gestion Electronique des Documents En effet les techniques n es de la GED sont reprises dans un syst me de Records Management D ailleurs certains syst mes de GED ont incorpor des fonctions caract ristiques du Records Management et de l archivage La Gestion Electronique de Documents est une solution dans la gestion quotidienne des documents Pour mieux partager l information et faciliter les recherches il est conseill de d velopper une solution GED au sein de son organisme Pour faire comprendre les atouts de cet outil j ai propos aux membres du Comit de Pilotage la d monstration d une solution GED d velopp au sein du Pays de Montb liard Agglom ration PMA Pai eu l occasion de participer une formation d archivage lectronique dispens par PMA Lors de cette formation un intervenant le responsable informatique de PMA nous a pr sent
55. it d un recueil de trois guides pratiques qui pr sentent les tapes et les outils pour r ussir une d marche d am lioration de la performance en entreprise BOUTINET Jean Pierre Anthropologie du projet Paris Presses universitaires de France 1996 c1990 350 p Collection Psychologie d aujourd hui TILMAN Francis Penser le projet Concepts et outils d une p dagogie mancipatrice Lyon Chronique sociale 2004 p 21 29 Ce livre pr cise la notion de projet Il donne des outils concrets pour mettre en uvre un v ritable projet permettant le d veloppement des personnes et les transformations sociales L enqu te SINGLY Fran ois de L enqu te et ses m thodes le questionnaire Paris Nathan c 1992 128 p 128 Sociologie 15 L enqu te par questionnaire quoi sert elle Comment utiliser expLoiter au mieux les donn es Quelles sont les r gles adopter et respecter comment r aliser un chantillonnage Cet ouvrage r pond aux questions pos es et nous indique le proc d suivre 79 SINGLY Francois de Le questionnaire Paris A Colin DL 2008 127 p 128 Sociologie anthropologie L enqu te et ses m thodes Cet ouvrage expose une r flexion sur la finalit des enqu tes par questionnaire et sur les m thodes permettant de les fabriquer afin de rendre compte des r sultats significatifs SurveyStore Comment r aliser une enqu te par questionnaire Su
56. l de conduire le changement d aider et d accompagner les utilisateurs tout au long du projet La mise en uvre d un projet de Records Management conduit des changements Dans un dossier consacr au Records Management r dig et publi dans la revue Documentaliste Sciences de l information 2004 une partie est d ailleurs sp cialement d di e la conduite du changement Des conseils sont prodigu s quant la mise en place d un projet Records Management quelles sont les astuces pour r ussir conduire son projet et quels sont les pi ges viter 67 Il est recommand de Informer Former et sensibiliser les agents Suivre le projet f 37 Le management de information Le Management de l information est d fini comme l ensemble des dispositifs proc dures savoirs et savoir faire qu une entit peut et doit mobiliser pour rendre plus efficace la mise disposition d informations appropri es aux individus et aux groupes concern s L information est un l ment vital dans l organisme Elle a pour r les de Aider dans le processus de prise de d cision Comprendre l environnement de l entreprise 1 1 Le r le de l information Quand elle circule bien l information est un facteur de r ussite Elle est source de coh sion et d adaptabilit au sein de l entreprise Lorsque le salari est impliqu et motiv cela d veloppe une efficacit collective et person
57. lace doivent tre compris et accept s par tous L image ci contre repr sente une quipe qui travaille ensemble pour atteindre les objectifs la r ussite et la transformation Les salari s d une organisation doivent collaborer et participer ensemble au processus du changement Fritz Jules Roethlisberger 1898 1974 tait un sociologue et th oricien de la gestion Jacques Antoine Malarewicz est un sp cialiste de l approche syst mique 59 Chaque acteur s interroge sur ce qu il va devenir l occasion de ce changement ce qui g n re des zones d incertitude plus ou moins favorables sa r ussite C est au responsable qu incombera le r le de r duire cette zone pour encourager le personnel la mobilisation G rard Monpin souligne dans une formation Conduire le changement Manager le changement c est accepter de passer d une situation d quilibre une autre sachant g rer les phases de transition riches en incertitudes Aussi il ne faut pas omettre qu un projet est men bien si tout est clairement d fini en amont Il n y a pas de vent favorable pour qui ne sait o il va S n que Des le lancement d un projet il est n cessaire d avoir une vision claire et globale du changement et des objectifs atteindre me 3 phase Le reblocage Il s agit de maintenir la nouvelle situation et de proc der de fa on ce qu elle soit adopt e par tous
58. lective d acc der l information Nous reverrons dans l avanc e de ce m moire la notion de partage de l information qui est vital pour le bon fonctionnement d une organisation J ai r dig le rapport de diagnostic dans lequel apparaissaient les r sultats de l en qu te Cette derni re met en vidence les besoins des salari s de l Agence et m a permis de comprendre le mode de fonctionnement adopt et les pratiques de classement employ es En parall le je souhaiterais souligner que j ai galement appliqu durant mes recher ches la m thode QQOQCP Quoi Qui O Quand Comment Pourquoi Mon objectif tait de me poser les bonnes questions tout au long de la r flexion afin de ne rien omettre et de collecter les informations n cessaires pour tablir l tat des lieux et faire le constat de la situation Cette m thode a fait ses preuves Elle permet notamment de relever les points forts et les points faibles dans une entreprise d obtenir une vision compl te de son mode de fonction nement L investigation est donc r alis e de fa on plus g n rale 26 Voir Annexe 9 r sultats de l enqu te 35 2 La conduite d entretiens Suite au questionnaire j ai r alis des entretiens en groupe ou individuellement Ils se sont d roul s durant le mois de mars 2012 Cette d marche m a permis d approfondir l tude du contexte de production des documents et de mieux comprendre les fonctions et missions de
59. lle Les pr fets de r gion peuvent passer des contrats d objectifs avec les agences d urbanisme 4 La r glementation 4 1 Une agence d urbanisme N e de la Loi d Orientation Fonci re LOF de 1967 les agences ont vu leur existence confirm e par la Loi Voynet en 1999 puis par la Loi SRU en 2000 Fort de cette re l gitimation le r seau des agences est en croissance rapide et est compos ce jour de plus d une cinquantaine de structures ind pendantes La Loi Voynet n 99 533 du 26 juin 1999 sur l am nagement et le d veloppement durable a tendu leurs missions au suivi des volutions urbaines la participation la d finition des politiques d am nagement et la pr paration des projets d agglom ration Les agences sont aussi charg es de l harmonisation des politiques publiques 4 2 Le fonctionnement des agences d urbanisme La circulaire n 2001 83 du 12 d cembre 2001 BOME 2001 24 modifie la mission et le financement des agences d urbanisme Elles ont pour r le de conduire en commun des missions d int r t collectif et contribuent l laboration des documents d urbanisme notamment des Sch mas de COh rence Territoriale SCOT m me si elles n en sont pas responsables Elles ont galement un r le de coordination puisqu elles associent tous les 19 acteurs tat communes groupements de communes r gion d partements chambres consulaires et universit s Elles p
60. lonne colonne colonne colonne colonne colonne Dur e Zo Areas Code Typologie Support Valeur Statut d Utilit puree PURE F un Sort final Observations documentaire Administrative r glementaires Courante Le code C est le type Il s agit de Quelle est la valeur C est le de Il s agit de C est la dur e Il est utile de Quel est le sort Des remarques permet de document pr ciser le du document gr d terminer pendant r f rer le texte final du docu peuvent tre d identifier la produit ou support du administrative d importance la dur amp e de laquelle les sur lequel on ment ajoutees pour structure de re u dans le document juridique fiscale du docu l utilisation documents se base T Tri expliquer le classification cadre des probante ment courante des doivent tre TS Tri S lectif choix du sort utilis e dans activit s de patrimoniale dossiers archiv s D Destruction final par le plan de l organisation C Conservation exemple classement Une fois labor le calendrier de conservation a t transmis l ensemble du personnel pour avis puis valid par l quipe de direction 52 3 Les proc dures Dans toute d marche de Records Management et selon la norme NF ISO 15489 des proc dures ont t r dig es et instaur es C est la charge du responsable de chaque p le de faire respecter la tenue du processus mi
61. loppement des hommes et des organisations S n que est un c l bre philosophe stoicien 7 Emile Durkheim 1858 1917 sociologue et philosophe fran ais 60 Le changement dans l entreprise est une n cessit vitale pour garantir sa survie car il correspond des adaptations de l environnement Les entreprises sont constamment pouss es r agir aux volutions externes et internes Le changement d signe la fois la nouveaut et l inconnu La r ussite du changement d pendra de la conduite qui sera men e au sein de l organisme La conduite du changement est l objet principal dans toute d marche de transformation des entreprises 61 II La conduite de changement La d marche de conduite du changement est tr s proche des d marches de r solution de probl mes complexes d analyse de la valeur d organisation et de gestion de projets La conduite de changement requiert une m thode tr s minutieuse Elle permet l entreprise de faire adh rer les quipes au projet de transformation et de diminuer la p riode de moindre productivit Durant ces vingt derni res ann es les pratiques de conduite de changement se sont consid rablement d velopp es La conduite de changement fait partie int grante des projets d entreprises Ces derni res l ont d ailleurs bien compris tout changement s accompagne et se guide Des pratiques et des r gles ont t mises en place elles sont toutes n cessaires
62. m e pilote du projet Pour ce projet il tait vident d int grer le responsable informatique l quipe Il a un r le majeur dans la conduite du projet notamment pour la gestion des donn es dans l arborescence du serveur Les assistantes sont les piliers de l Agence elles connaissent tout de l organisme Elles g rent les dossiers classent et archivent Il tait donc pertinent de les associer au projet Enfin j ai propos d inclure l assistant d tudes charg de la d marche qualit 30 Effectivement la mise en place d un syst me de Records Management s inscrit dans une d marche qualit il tait donc vital de l assimiler au CoPil J ai anim le Comit de Pilotage projet archivage et Records Management Le comit s est regroup pour la premi re fois le 22 mars Par la suite des r unions se sont d roul es tous les 15 jours Avant chaque r union j ai labor un ordre du jour que je transmettais aux participants Puis je r digeais le relev de d cisions que j adressais aux membres du CoPil Le directeur avait souhait galement recevoir une copie de ce relev pour pouvoir suivre l avanc e du projet En amont je pr parais le contenu des r unions de CoPil Il est d ailleurs recommand de lanifier longtemps l avance les r unions afin d en informer les membres gt Quel est le r le du comit de pilotage Souvent baptis CoPil un comi
63. muniquer avec chaque personne puis la communica tion doit s largir et devenir collective L adh sion collective est difficile laborer les m thodes ne sont pas les m mes que celles employ es individuellement Il est n cessaire de faire appel des acteurs externes ayant les comp tences pour accomplir cette mission Florence Amiel Consultante certifi e ITIL V3 coordination de process conduite du changement et am lioration qualit 63 Il peut s agir de Un sp cialiste de la communication La direction de la communication Un intervenant externe sp cialis dans l accompagnement au changement Fo eA een SS La Dal I IDation La participation de tous les salari s est n cessaire la r alisation du projet Celle ci permet de faire dispara tre les r ticences et d assurer la continuit du changement en impli quant directement le personnel de l organisme L un des cinq facteurs de r ussite au changement comme le souligne Pettigrew et Whipp est d employer les ressources humaines comme actif et passif Les employ s de vraient savoir qu ils sont vus comme objet de valeur et ils devraient avoir la sensation que l organisation leur fait confiance Le salari doit se sentir int gr et utile afin d viter toute r sistance Tout changement impos est un changement auquel on s oppose Le chef d entreprise doit conna tre ses collaborateurs savoir exactement ce qu ils
64. ndir l tude du contexte de production des documents et r pondre aux objectifs fix s Identifier les personnes productrices de documents et tre en contact direct avec elles valuer les besoins en terme d archivage afin d chafauder un syst me proche de la r alit quotidienne de travail Recenser les documents produits 36 3 Les locaux d archives Suite l analyse de l existant j ai effectu une visite des locaux d archives de ADU et j ai pu constater quelles taient les conditions de conservation Les locaux d archives se situent au m me tage que les locaux de l Agence L ADU se situe au dernier tage du b timent de Pays Agglom ration de Montb liard Chaque p le dispose d un local d archives Les locaux d archives ont t am nag s de fa on faciliter la manipulation des documents Une all e centrale d environ 90 cm permet de circuler facilement entre les rayonnages Les tag res peuvent contenir de 5 7 tablettes mesurant chacune 1 m tre lin aire Les pi ces sont clair es par des n ons Depuis sa cr ation l Agence a conserv tous ses documents Plus de 20 ans d existence sont stock s dans les locaux d archives Durant l t 2011 les assistantes avaient eu pour mission de trier et d liminer certains documents La faible connaissance des r gles d archivage a nui la p rennit des donn es En effet il se pourrait que des liminations sauvages aient
65. nelle L information partag e permet de prendre des d cisions plus efficaces mais aussi de poss der une bonne connaissance de l environnement interne et externe Cependant celle ci est la cause de tensions de doutes ou encore de conflits de personnes si l information n est pas transmise et ou partag e Dans le cas de l ADU l information n est pas partag e correctement Les fichiers sont mal class s et le nommage est incorrect En cons quence il est donc difficile d acc der l information Ce qui provoque une perte de temps dans la recherche d un document Les personnes rechignent et voire refusent de partager certaines informations pour divers pr textes Un exemple concret en 2003 le personnel de l Agence a perdu toutes les donn es qui taient enregistr es sur le serveur en raison d un crash informatique Aucune sauvegarde n avait t r alis e pr alablement Depuis tous les projets propos s l Agence et qui ont un lien direct avec la mise en place d un nouveau syst me d information sont rejet s par les personnes qui ont v cu l pisode de 2003 Malheureusement ce type de comportement a un impact direct dans la structure et cr des divergences entre les collaborateurs 68 Les salari s de l entreprise ne prennent pas conscience des avantages que pourrait apporter le changement au sein de la structure Pour ces personnes cette transformation n est pas vitale
66. nouvellement Urbains du 13 d cembre 2000 ont red fini les agences d urbanisme de la fa on suivante Les communes les tablissements Publics de Coop ration Intercommunale et les collectivi t s territoriales peuvent cr er avec l tat et les tablissements publics ou autres organismes qui contribuent l amenagement et au d veloppement de leur territoire des organismes de r flexions et d tudes appel s agences d urbanisme Ces agences ont notamment pour mission de suivre les volutions urbaines de participer la d finition des politiques d am nagement et de d veloppement et l laboration des documents d urbanisme notam ment les Sch mas de Coh rence Territoriale et de pr parer les projets d agglomerations dans un souci d harmonisation des politiques publiques EPCI tablissement Public de Coop ration Intercommunale Source wikip dia 2 Le domaine d intervention des agences d urbanisme Les agences d urbanisme interviennent dans les domaines de la d mographie de l habitat de l conomie de la planification urbaine de l am nagement du territoire des transports des quipements des services publics et des infrastructures 3 Les missions des agences d urbanisme Elles sont charg es de constituer des observatoires en mati re conomique de logement d emploi et de foncier de r aliser des tudes prospectives et de d finir des objectifs de politique sociale de la vi
67. nt de l eau construction du p le universitaire d veloppement conomique collecte des ordures m nag res et ou encore tri des d chets En collaboration avec l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard l agglom ration m ne une v ritable politique de d veloppement au service du Pays de Montb liard II Une agence d urbanisme 1 La d finition d une agence d urbanisme Les agences d urbanisme accompagnent depuis plus de quarante ans les agglom rations fran aises dans leur projet de planification urbaine et dans leur programme de d veloppement territorial Une agence d urbanisme est un lieu o se construit une culture professionnelle du territoire Par son statut d association au service des acteurs des territoires une agence d urbanisme se distingue autant des bureaux d tudes priv s que des services techniques des collectivit s locales ou de l tat Cr es en 1967 les agences d urbanisme ont pour but de proc der des tudes et de favoriser la concertation entre les diff rents acteurs de l urbanisme et de l am nagement du territoire Les agences peuvent tre cr es par les communes et les EPCP avec l tat Par leur permanence elles constituent des outils de coh rence en m me temps que des lieux d changes tr s appr ci s La Loi d Orientation pour l Am nagement et le D veloppement Durable du Territoire vot e en juin 1999 et la Loi Solidarit et Re
68. ont pu exercer un droit de retrait y compris pour les communes qui taient totalement int gr es dans le p rim tre des anciennes ZAN La d cision de r vision du p rim tre a t prise par arr t pr fectoral sous r serve d une majorit des deux tiers des communes repr sentant la moiti de la population ou la moiti des communes repr sentant deux tiers de la population ou d faut par D cret en Conseil d tat 20 4 4 Les r gles de fonctionnement Les agglom rations nouvelles poursuivent un objectif d am nagement et d quipement qui a t confi des tablissements Publics d Am nagement EPA rev tant une forme industriel et commerciale dont le directeur a t nomm en Conseil des ministres et dont le conseil d administration est compos pour moiti d lus locaux et pour l autre moiti des repr sentants de l administration locale Code d urbanisme art L 321 1 Les EPA ont g n ralement re u d l gation de ma trise d ouvrage par les collectivit s publiques Depuis la Loi n 91 1256 du 17 d cembre 1991 les villes nouvelles disposent de dotations sous forme notamment de fonds de coop ration aliment s par un pr l vement sur la taxe professionnelle R gles d urbanisme applicables Ce sont les r gles de droit commun de l urbanisme qui s appliquent l int rieur du p rim tre des agglom rations nouvelles avec quelques particularit s Texte
69. op ratoire partiellement d termin e Effectivement le projet est une anticipa tion au sens o il cherche appr hender l avenir et op ratoire parce qu il fait r f rence un futur qu il va chercher faire advenir 2 La notion de projet La notion de projet v hicule l id e d une articulation entre la conception et la r alisa tion L aboutissement du projet n cessite de mener une conduite de projet afin de suivre scrupuleusement les diff rentes tapes de son d veloppement A chaque fin de projets l ADU des livrables sont produits par exemples notes synth ses rapports Ils sont le r sultat du travail effectu R A 14 Er a Nous verrons un peu plus loin dans le m moire les diff rents livrables qui ont t r alis s dans le cadre de ma mission 2 Sources d finition wikip dia 13 Jean Pierre Boutinet fut professeur m rite de psychosociologie l Universit Catholique de l Ouest 14 Voir IV de cette deuxi me partie 28 3 La conduite de projet Nous avons tous d j r alis un projet un moment de notre vie Nous nous projetons dans un futur proche et imaginons le projet effectu Un projet appelle la r alisation une concr tisation Mais comme le dit l adage bien connu l intention ne vaut pas l action Il faut donc se donner les moyens de mener bien une d marche plus ou moins compliqu e pour atteindre l objectif du projet La d march
70. ouvoir identifier le plus rapi dement possible le document il est utile de pr ciser le num ro du projet 38 Voir Tome 4 Proc dures 53 nomdufichier Nom du fichier Il est question du sujet trait au sein du document Il est recommand de n employer que des noms communs AAAA MM JJ Date Tout fichier doit comporter une date sa cr ation Il s agit de retrouver le document rapide ment c est pourquoi il faut inclure une date dans le nommage des fichiers Nous avons opt pour un format l am ricaine avec en plus des tirets entre l ann e le mois et le jour V Version Il est parfois difficile de retrouver la bonne version du document quand plusieurs autres exis tent et ne sont pas identifi es A nsi appliquer une version permet de distinguer les diff rentes versions d un document Signaler par un V en majuscule suivi de deux chiffres la version du fichier Ex Version 1 VOI Indiquer VV pour la version valid e qui sera la version d finitive Les livrables Une proc dure a t r dig e pour les livrables L objectif est de d finir qu est ce qu u livrable et d indiquer tout le personnel de l Agence o d poser le document une fois finalis et valid par la direction 4 La validation des outils de gestion Les outils de gestion ont t valid s dans un premier temps par la direction de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Mon
71. pect s les agents sont impliqu s la communication est assur e le processus de transformation est suivi et accompagn Pour plus d efficacit des indicateurs sont cr s Ils refl tent les premiers r sultats obtenus suite au changement Les donn es collect es sont analys es celles ci permettent de d celer d ventuels dysfonctionnements et de r agir imm diatement Des ajustements doivent tre effectu s pour assurer la continuit et le maintien du projet Un dispositif d accompagnement est galement propos sous forme de r union de formation et de sensibi lisation Plusieurs crit res sont pris en compte Faire avancer l organisation Cr er le bon climat pour le changement Coordonnez les activit s Organiser des r unions et arr tez l ordre du jour pour une vision claire et un suivi du projet Mener une strat gie de changement conforme aux objectifs fix s et tre en harmonie avec son environnement Planifier des t ches les r partir entre les collaborateurs et veiller leur ex cution A chaque tape de la conduite de changement doit correspondre un accompagnement sp cifi que Il permet d aider les quipes avancer dans des conditions optimales pour plus d efficacit d efficience et de motivation L objectif de l accompagnement est de donner confiance aux quipes en leur permettant de trouver des rep res qu est ce qui va changer et ce qui ne va pas changer Comm
72. pement et la gestion de la communaut et dans les projets issus des travaux de l Agence Comme les missions et actions des agences les partenariats voluent se font et se d font selon les projets Les membres de l Agence sont L tat La r gion de Franche Comt Le d partement du Doubs Le Pays de Montb liard Agglom ration La Communaut de Communes du sud du Pays de I Aire urbaine vall e du Rupt Trois cantons Balcons du Lomont et Pont de Roide Les Communaut s de Communes du Pays d H ricourt Le Syndicat Mixte de l Aire urbaine Les 29 communes de la Communaut d Agglom ration du Pays de Montb liard Le Syndicat Scolaire Intercommunal des Trois Fontaines La Chambre de Commerce et d Industrie du Doubs L Universit de Franche Comt L UTBM Universit de Technologie de Belfort Montb liard La Maison de l Emploi du Pays de Montb liard L Habitat du Doubs Le Groupement des Bailleurs Sociaux du Doubs Grand Besancon Habitat Habitat 25 N olia Id ha SAIEMB 7 Pierre Moscovici Actuel Ministre de l Economie et des Finances et D put du Doubs Alain Aubert Maire d H rimoncourt 24 6 Les coop rations et r seaux Coop ration Le Manifeste de Grenoble de 2005 stipule qu une agence d urbanisme est toujours ins r e dans un r seau de mutualisation et de capitalisation des savoirs des chelles de territoire
73. personnel en date du 6 avril tape n 2 Comit de Pilotage restreint Suite la r union d Agence les salari s de l Agence m ont communiqu quelques remarques pertinentes Afin de compl ter la pseudo nouvelle arborescence j ai organis durant tout le mois d avril des CoPil restreints pour avancer dans le projet Les personnes composantes ce Comit de Pilotage restreint taient le responsable informatique l assistant d tudes charg de la d marche qualit et moi m me Au fur et mesure de nos rencontres nous avons int gr d autres personnes de chaque p le afin d approfondir notre r flexion et ne rien n gliger Aussi nous avons invit deux r unions la m moire vivante de l Agence 42 Un terme attribu une personne qui conna t l historique d un organisme du fait de son anciennet Etape n 3 Stockage de la nouvelle arborescence Un nouveau lecteur qu on nommera provisoirement tudes a t cr pour accueillir la nouvelle arborescence Actuellement l arborescence est stock e sur le lecteur X projets Pour conclure l analyse de l existant montre un certain nombre de dysfonctionnements gt y Absence de politique d archivage L absence de notions et de r gles d archivage au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme entra ne un probl me de gestion et de conservation des documents mais aussi une
74. perte de m moire Absence d outils de gestion De mani re g n rale le tri des documents est effectu de fa on al atoire Cette situation r sulte de l absence d outils de gestion notamment d un calendrier de conservation Il n existe pas d outil de recherche bordereaux de versement base de donn es Les salari s font souvent appel aux personnes ayant de l anciennet dans l Agence pour retrouver un do cument La m moire humaine joue un r le plus important qu elle ne devrait Lors du d part d un salari il n existait jusqu maintenant aucun processus formel de transmission de l information Il est donc n cessaire de rem dier ce probl me afin de permettre l acc s aux documents l ensemble du personnel 43 III Les besoins de l Agence en mati re de gestion des documents Suite l analyse de l existant plusieurs besoins sont apparus 1 La gestion des documents Chaque jour une entreprise produit ou re oit un nombre consid rable de documents que ce soit des comptes rendus de r union des notes de services des factures des rapports d activit s et des courriers La gestion des documents est essentielle La fonction gestion joue un r le important G rer l information c est la fois Rendre disponible les donn es Organiser le stockage Communiquer les informations L information enregistr e est importante pour le bon fonctionnement de l ac
75. r lie Records Management approches et pratiques m moire de DESS DESS en Sciences de l information et de la documentation sp cialis e Paris INTD 2000 104 p DOMAS Armelle Le Records Management rapport de recherche bibliographique M moire de DESS Ing nierie Documentaire Lyon ENSSIB 2003 Ce m moire propose une riche bibliographique sur le th me du Records Management 81 DETHOISE Laure Records Management manager les archives d s la source Informatiques Magazine 1999 p 20 22 Groupe m tier AAF ADBS Records Management Comprendre et pratiquer le Records Management analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques fran aises 2005 Ce document pr sente les caract ristiques essentielles du Records Management sous une forme synth tis e CHABIN Marie Anne Archiver et apr s Paris Djakarta 2007 Cet ouvrage propose une r flexion sur les notions d archives et d archivage de conservation et d limination ainsi que sur les nouveaux enjeux li s au num rique DHERENT Catherine Le pilotage et l valuation du systeme de Records Management de la Bibliotheque Nationale de France 2009 4 La Gazette des archives n 216 p 131 143 MOUETTE Sol ne La place et le r le du Records Management dans les besoins d archivage d un tablissement public le cas de l Institut National de la Consommation M moire pour l obtention du titre Chef de proje
76. r sur plus de 500 agents et un budget annuel de plus de 200 millions d euros Ce chiffre traduit la diversit de ses missions dans les domaines qui touchent directement les citoyens e La protection de l environnement et du cadre de vie recyclage des d chets pr vention des crues et risques naturels et mesures de la qualit de l air e L emploi et l conomie avec l am nagement de zones d activit s Technoland Etu pes parc d activit s du Moulin Dampierre les Bois et le site de la Roche Bart e L organisation des transports en commun le r seau de bus CTPM Compagnie des Transports du Pays de Montb liard e La distribution de l eau via l entreprise Veolia e La construction et la gestion d quipements sportifs l Axone et le stade Bonal e L enseignement sup rieur d veloppement du site universitaire des Portes du Jura Montb liard e La politique de la Ville suivi des dispositifs mis en place en collaboration avec les services de l Etat et les communes Les 68 lus des 29 communes se r unissent r guli rement lors de conseils d agglom ration Par leur vote ils d finissent les politiques mener les quipements construire et les services mettre en place dans l agglom ration 16 Le Pays de Montb liard Agglom ration exerce au total une quarantaine de responsabi lit s directement ou en d l gation de service public transports urbains distribution et assai nisseme
77. rces Il s agit d identifier les forces et les faiblesses de l organisme Toutes ces composantes d terminent la conduite de changement mener en tenant compte de l ensemble des param tres Dhnco Al h cinn Phase d adhesion Pour obtenir l adh sion de tous les salari s il est fondamental de les informer au pr alable du projet et d expliquer le bien fond du changement En effet la communication est un vecteur essentiel dans la conduite de changement Outre la communication il convient de faire participer l ensemble du personnel Des changes doivent tre tablis pour trouver une solution ad quate et faciliter la transition le At O Spas La communication Jean Michel Moutot recommande de communiquer au sein de l organisme La communication joue un r le essentiel dans un processus de changement Le projet doit tre pr sent expliqu et apport les r ponses aux questions des salari s La communication doit tre individuelle au d part cibler quelques personnes princi palement les plus r fractaires au changement dialoguer avec elles les sensibiliser afin de les faire adh rer au projet Il faut combattre d s le d part toute r sistance au changement Cette r action est normale et se traduit par une motion qui varie d une personne l autre comme l explique Florence Amiel L adh sion de l ensemble des collaborateurs s obtient de l int rieur Il est donc important de com
78. rmis Yves P rotin d introduire les concepts cl s du Records Management dans les pratiques archivistiques fran aises D ailleurs il relate son exp rience dans un article publi en 1964 dans la Gazette des archives Le Records Management et l administration anglaise des archives Il souligne notamment l importance de Un pr archivage Le contr le des archives courantes au sein m me du service producteur La responsabilit des services producteurs des archives Nous nous rendons compte que ces trois th mes taient d j l poque la pr occupation majeure des archivistes et ils le sont encore de nos jours 3 3 La norme ISO 15489 Bas e sur la norme australienne AS 4390 1996 la norme ISO 15489 a t publi e en 2001 par l Organisation Internationale de Normalisation Elle constitue une directive pour la gestion des documents des organisations tant priv es que publiques Son objectif est la pro duction et la conservation de documents authentiques fiables int gres et exploitables rendant compte de l activit 33 Yves P rotin 1922 1981 tait un archiviste fran ais 46 La norme ISO 15489 est constitu e de deux parties La premi re d crit les principes directeurs qui visent administrer de mani re pertinente les documents cr s et archiv s La seconde est un guide pratique destin aux organismes publics ou priv s pour les aider organiser et g rer au mie
79. rveyStore Consult le 8 f vrier 2012 Disponible sur lt http www surveystore info NSarticle enquete par questionnaire asp gt Le diagnostic LAURENCE Fabrice DEMACHY Xavier Le diagnostic organisationnel En ligne Optimeus mis jour le 6 avril 2007 Consult le 9 mars 2012 Disponible sur lt http www optimeus com doc 20a 20telecharger plaquetteauditorganisationnel pdf gt HUBERAC Jean Pierre Guide des m thodes de la qualit choisir et mettre en uvre une d marche qualit qui vous convienne dans l industrie ou les services Paris Maxima 1998 242 p Le Records Management DROUHET Genevi ve Records Management mode d emploi Paris ADBS ditions 2000 Cet ouvrage est l une des premi res publications fran aises sur le th me du Records Management et en expose les principaux concepts ROBERGE Michel La gestion int gr e des documents en format papier et technologiques documents administratifs documents d archives documentation de r f rence Qu bec M Roberge 2009 ROBERGE Michel L essentiel de la gestion documentaire syst me int gr de gestion des documents analogiques et des documents num riques Qu bec Editions GESTAR 2002 330 p Cet ouvrage propose une m thodologie de gestion documentaire pr cise et d taill e qui s appuie sur la d marche qualit 80 PEROTIN Yves Perotin Le Records Management et l administration anglaise des arc
80. s de r f rences Code de l urbanisme Code de l environnement Code de l expropriation pour cause d utilit publique Code de la construction et de l habitat 21 IV L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard 1 L historique de l agence De statut associatif Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard a t cr e en 1990 l initiative des collectivit s locales du Pays de Montb liard pour les aider laborer et conduire leur projet de territoire pour faire face aux profondes mutations socio conomiques qui ont touch l agglom ration durant les ann es 80 L originalit de ADU est d int grer au sein d un m me organisme des comp tences dans les domaines du d veloppement conomique et de l am nagement du territoire ce qui constitue un cas rare Seuls Lorient et Boulogne sur Mer ont le m me statut L Agence est une structure associative exclusivement compos e de membres publics Elle conduit des travaux de prospective et d analyse en amont de la d cision elle participe l laboration du projet d agglom ration et sa mise en uvre Son r le est d fini par la Loi du 25 juin 1999 dite Loi d orientation pour l am nagement et le d veloppement durable du EEE 5 territoire 2 Les missions L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard effectue 4 missions principales 1 Participer
81. s en place Quatre proc dures ont t r dig es L une d entre elles a t labor e par le responsable informatique pour la migration des donn es dans la nouvelle arborescence J ai fa onn les trois autres le plan de classement de l arborescence la charte de nommage des fichiers et les livrables Le plan de classement de l arborescence J ai rappel dans cette proc dure la d finition d un plan de classement ses caract ristiques comment mettre en pratique et composer un plan de classement Quelques conseils et rappels sont prodigu s la fin du document La charte de nommage J ai r dig une charte de nommage Dans l ancienne arborescence les fichiers n taient pas nomm s de la m me fa on Il a fallu homog n iser le tout afin de permettre l ensemble des salari s de trouver un document Le nommage ci dessous sera adopt dans la nouvelle arborescence du serveur TYPEDOC_ INITIALES _NUMEROPROJET_nomdufichier_AAAA MM JJ_V extension Ex CR_DV_12001 salonauto 2012 02 15 V doc TYPEDOC Type de document Il qualifie la nature du document Il est pr conis d utiliser les abr viations qui sont d finies dans un tableau r capitulatif voir point 3 La codification du document INITIALES initiales Il convient de pr ciser qui est l auteur du document NUMEROPROJET Num ro de projet Un num ro est enregistr pour chaque nouveau projet Afin de p
82. s le d partement du Doubs et la r gion Franche Comt Au c ur de ar gt Pancienne principaut des Ducs de Wurtemberg 1407 Montb liard 1793 le Pays de Montb liard est un des hauts lieux de Pintercommunalit en France Montb liard a t quatre si cles durant sous l gide de la famille de Wurtemberg Ses illustres monuments ses ruelles ses places ses fa ades color es sont autant d l ments architecturaux contrast s qui rappellent l histoire singuli re de Montb liard enclave germanique et protestante en terres fran aises et catholiques Montb liard est le centre d une agglom ration de 119 059 habitants et forme avec Belfort et H ricourt la plus grande aire urbaine de la r gion Franche Comt avec pr s de trois cent mille habitants Andr ROSSINOT Pr sident de la FNAU F d ration Nationale des Agences d Urbanisme Maire de Nancy et ancien Ministre de la Fonction Publique 1993 1995 Source google image carte de localisation de Montb liard 14 II Le Pays de Montb liard Agglom ration PMA 1 La pr sentation de PMA Le territoire du Pays de Montb liard compte environ 120 000 habitants r partis sur 168 km dont seulement 30 urbanis s Anciennement district Pays de Montb liard Agglo m ration est la premi re communaut d agglom ration avoir t cr e en France en applica tion de la Loi Chev nement n 996 586 du 12 juillet 1999 relative au renforcemen
83. sser du discours l action Paris Dunod 2003 Cet ouvrage se veut tre une r ponse la probl matique comment d ployer une action de conduite de changement 7 CHARPENTIER Pascal Les formes du management la gestion du management dans les organisations In Cahiers fran ais Juillet ao t 2004 n 21 p 29 36 Paris Documentation fran aise Dans son livre Pascal CHARPENTIER indique les m thodes suivre pour la mise en uvre du changement BERNOUX Philippe Sociologie du changement Paris Seuil 2004 Ce livre montre que les acteurs l int rieur d une organisation ne sont jamais passifs ne sont pas seulement des objets de la domination sans leur implication et s ils ne s approprient pas les outils propos s les changements ne peuvent tout simplement pas avoir lieu La Lettre du CEDIP Conduire et accompagner les changements La Lettre du CEDIP en ligne Octobre 2005 n 33 Disponible sur http www cedip equipement gouv fr IMG pdf FT33_cle5b1291 pdf 83 GANGLOFF ZIEGLER Christine Les freins au travail collaboratif Jn LE ROUX Serge Le travail collaboratif une innovation g n rique March et organisations n 10 Paris L Harmattan 2009 P 95 112 Le journal du net Conduite du changement les cinq principes respecter en ligne Disponible sur http www journaldunet com management dossiers 040538changement conseils s html Le journal du n
84. survie pour elles Il faut avancer avec son temps et se conformer l environnement ext rieur C est un sujet qu il serait int ressant de d velopper 54 Charles Darwin 1809 1882 tait un naturaliste anglais 76 Enfin d un point de vue personnel ce stage m a permis de m panouir et de gagner en confiance Jusqu maintenant je n aspirais pas travailler dans un organisme priv parce que j avais des mauvaises connaissances et pr jug s de ce milieu J ai reconsid r ma vision du priv suite mon exp rience effectu e au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard Si je peux orienter mon avenir professionnel dans le secteur du priv j accepterai volontiers un poste en qualit de Records Manager 77 Bibliographie e Pr sentation de l organisme Ouvrages CH TEAUREYNAUD Philippe Dictionnaire de l urbanisme 800 mots actes et proc dures Paris Groupe Moniteur Editions du Moniteur 2003 899 p Le dictionnaire de l urbanisme fournit des r ponses imm diates pr cises et compl tes aux professionnels de l urbanisme Direction G n rale de Urbanisme de l Habitat et de la Construction Les agences d urbanisme rep res et t moignages Paris Minist re de l quipement des Transports de l Am nagement du territoire du Tourisme et de la Mer 2004 212 p Collection les Dossiers Quel bilan peut on tablir de
85. t un autre Cette transformation se r alise pour r pondre aux modifications de l environnement la fois sur les organisations et sur les individus qui les composent Le changement est pr sent dans notre quotidien partout autour de nous employ sous divers termes tels que l volution la transformation la modification ou encore la m tamorphose D apr s Pettigrew et Whipp la mise en oeuvre du changement est un processus it ratif cumulatif et en reformulation permanente Le changement r ussi est le r sultat de l interaction entre le contenu ou le quoi du changement objectifs cible et buts le processus ou le comment du changement mise en oeuvre et le contexte organisationnel ou le o du changement l environnement interne et externe 2 Le processus du changement Dans un processus de changement chaque tape compte Nous pouvons observer trois phases q4 phase Le d blocage Il est primordial de pr parer l individu ou le groupe accepter le changement En effet les acteurs confront s au changement se sentent menac s Pourquoi Ils ont peur de perdre leurs rep res cette s curit qu ils avaient acquis jusqu maintenant L incertitude est un facteur important la r sistance au changement Que va t on devenir Qu est ce que le changement va apporter de nouveau Les questions que se posent toute personne confront e au changement Andrew Marshall Pett
86. t de pilotage est cr pour e Planifier des dates cl s du projet e Analyser des options strat giques e Assurer le suivi du projet e Am liorer le processus qualit 1 Planifier les dates cl s du projet J ai labor un diagramme de GANTT pour le projet archivage et mise en place d un systeme de Records Management Cet outil est utilis dans la gestion de projet Il permet de fixer des ch ances aux diff rentes t ches et de suivre l avanc e du projet 16 Voir Annexe 3 exemple d ordre du jour 17 Voir Annexe 4 exemple de relev de d cision 18 Voir Annexe 5 diagramme de GANTT 31 2 Analyser les options strat giques r rq a l A er J ai commenc par r aliser une enqu te pour conna tre les besoins des salari s en mati re d archivage Je reviendrai plus en d tails sur ce document dans le chapitre qui suit Le Comit de Pilotage a analys les r sultats de cette tude qui ont permis de r pertorier les options strat giques pour la mise en place du syst me d archivage 3 Assurer le suivi du projet Tout au long du stage j ai promu le projet archivage aupr s du personnel de l Agence de D veloppement et d Urbanisme Aussi j intervenais r guli rement lors des r unions d agence qui avaient lieu le premier lundi de chaque mois Lors de celles ci j informais de l avanc e du projet archivage et essayait d impliquer au mieux les salari s de fa
87. t de veiller renforcer les comp tences l excellence et le potentiel conomique du territoire Le p le Urbanisme Durable La mission de ce p le est d aider la conception de projets de territoire et de fournir aux d cideurs des l ments de strat gie et de proposer des plans d actions pour un projet de territoire conduit aux chelles de l agglom ration de la commune ou du quartier L Agence vise ainsi le d veloppement durable du territoire avec un suivi des projets dans le temps Le p le Intelligence Territoriale Il promeut une observation globale et strat gique du territoire l chelle r gionale et de l Aire urbaine par la mise en r seau de ses acteurs gr ce notamment aux nouvelles technologies de l information et de la communication Voir Annexe 1 Organigramme de l agence 23 4 Les instances de d cisions Deux instances de d cisions g rent le fonctionnement de l Agence l Assembl e G n rale et le Conseil d Administration qui sont tous deux pr sid s par son Pr sident Monsieur Pierre Moscovici et Monsieur Alain Aubert Pr sident D l gu de l Agence g g 5 Les membres de IADU La notion de partenariat des agences n est pas anecdotique Les partenaires d une agence sont toutes les personnes morales publiques ou priv s qui participent la cr ation la gestion et son d veloppement Il faut ajouter les personnes qui s impliquent dans le d velop
88. t en ing nierie documentaire Paris INTD 2007 88 p DUCOL Laurent AAF Groupe de travail Records Management Records Management et la Oualite Paris AAF 2006 L objectif de ce texte est de d montrer les liens existants et surtout l importance d impliquer le Records Management dans toute d marche de qualit Ouvrages lectroniques AFNOR Livre Blanc 3 ISO 30300 30301 Syst me de gestion des documents d activit s d finition mod lisations int gration aux autres normes de syst me de management Paris Afnor ditions 2012 en ligne Consult le 27 mai 2012 Disponible sur http www bivi fonctions documentaires afnor org livres blancs publication d un 3e livre blanc sur le records management iso 30300 30301 systeme de gestion des documents d activite Ce livre blanc traite de diff rents aspects li s au Syst me de gestion des documents d activit SGDA d finition modelisations int gration aux autres normes de systeme de management 82 e La conduite du changement MALAREWICZ Jacques Antoine Systemique et entreprise mettre en ceuvre une strategie de changement Paris Pearson Education 2008 224 p C est un des premiers ouvrages qui propose une analyse des relations interpersonnelles pour donner aux managers les moyens de mettre en place une strat gie de changement MOUTOT Jean Michel AUTISSIER David Pratiques de la conduite du changement Comment pa
89. t et la sch matisation de la coop ration intercommunale La loi d finit la communaut d agglom ration comme tant un tablissement public de coop ration intercommunale re groupant plusieurs communes formant la date de sa cr ation un ensemble de plus de 50 mille habitants d un seul tenant et sans enclave autour d une ou plusieurs communes centres de plus de 15 000 habitants PMA est la premi re structure de ce type cr e en France et il en existe aujourd hui environ 150 La communaut d agglom ration du pays de Montb liard rassemble 29 communes Le regroupement de ces communes permet d abord de consacrer un budget plus important ces services et de coordonner leur mise en place l chelle du territoire Terr Fritoj eg de y ane a Sr q F o Os de ta ou IANS 4 PRESENTEVILLERS y 2 le i 1 i Pa G eean liard a evel er BEAUCOURT da 2 MONTBOUTON 4 i Lo 7 4189 ap 241031410 Y ABB VILLERS y THULAr N 7 er MESLIERES 15 Les communes se r unissent pour am liorer le service rendu aux habitants tout en pr servant leur identit Elles s associent au sein d un espace de solidarit en vue d laborer et de conduire ensemble un projet commun de d veloppement urbain et d am nagement du terri toire 2 L organisation du Pays de Montb liard Agglom ration Afin de remplir ses missions le Pays de Montb liard Agglom ration peut compte
90. t stock s sur un serveur Certains crit res poussent aujourd hui l Agence r fl chir et repenser son organisation de gestion des documents administratifs et techniques Le personnel est effectivement confront une inflation de documents dont une part non n gligeable est soit mal int gr e dans le syst me existant soit inexploit e Ma mission a consist g rer les phases de production des documents tout en conservant une d marche orient e vers l organisation et l acc s la m moire de l organisme Ce stage s inscrit dans un projet de r organisation et de gestion de l information au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard 10 Pour mener bien la mission qui m a t confi e j ai adopt une d marche de Records Management Cette derni re se r f re la gestion administrative des processus de cr ation organisation maintenance utilisation recherche et limination des documents produits par l entreprise Ma r flexion sera orient e sur les enjeux de la mise en place d un syst me de Records Management au sein de l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard Mon m moire s organise en trois grandes parties La premi re partie sera consacr e la pr sentation de l organisme d accueil l Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard La seconde partie abordera la mise en uvre du Records Manag
91. tb liard Puis les instruments de recherche ont t transmis aux Archives D partementales du Doubs qui comme le sp cifie l article R212 4 du Code du Patrimoine exercent un contr le scientifique et technique sur un service d une collectivit territoriale Une semaine avant la fin de mon stage j ai donc communiqu aux Archives D partementales du Doubs les instruments de recherche r alis s pour validation Tous les instruments ont t valid s mis part le calendrier de conservation qui est en cours de correction Lors d un entretien t l phonique la directrice des Archives D partementales m a f licit du travail accompli au sein de l Agence aussi elle m a pr cis qu il y avait des corrections effectuer pour le calendrier de conservation Je rencontrerai en septembre un agent des services d partementaux pour finaliser le document 54 V Conclusion de la deuxi me partie La mise en place d un syst me de Records Management n cessite beaucoup de rigueur Gr ce aux outils de gestion propos s par le Records Management l organisme contr le et poss de tout instant ses donn es Afin de garantir cette adaptation 1l est indis pensable de mettre en place des r gles en vigueur Aussi faut il que le personnel y adh re Il est bien connu que le salari appr hende le changement au sein de sa structure Bien que ce lui ci puisse tre positif pour l organisation de ses activit s
92. tes comprennent d sormais la d marche de mise en place d un syst me de Records Management et l utilit de gestion des archives courantes et interm diaires Elles ont pr cis vouloir participer des formations de gestion des archives gt Andr2 Font est un psychologue et sp cialis dans la psychopathologie du travail 72 IV Suivi du projet Le syst me de Records Management a t mis en place a L Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard Pour le suivi du projet et en accord avec la direction l assistant d tudes charg de la d marche qualit assurera le suivi du projet La norme sur le Records Management rejoint la d marche qualit En effet comme le souligne l article Records Management et la Qualit r dig par le groupe de travail section archives conomiques et d entreprises de I Association des Archives Fran ais les normes internationales ISO 9001 et 14001 s attachent recommander une organisation destin e aider les services constituer un corpus de documents permettant de justifier d une action d un devoir d un droit y ajoutant une dimension temporelle telle que la dur e d utilit administrative Aussi 1l tait pr vu de r aliser un audit la fin de mon stage Toutefois l valuation des r sultats a t report e en raison des d lais trop courts Le Mouvement Fran ais pour la Qualit devra intervenir Son r le est d aider
93. tion du Pays de Montb liard nouvelle d signation PMA Pays de Montb liard Agglom ration CR Centre de Ressources D DE D veloppement conomique DIRKS Design and Implementation of Recordkeeping Systems E EPA tablissement Public caract re Administratif EPF tablissement Public Foncier F FNAU F d ration Nationale des Agences d Urbanisme G GED Gestion Electronique des Documents H HDL Habitat D veloppement Local du Doubs I ISO International Organization for Standardization Organisation Internationale de Normalisation IT Intelligence du Territoire P PARBICA Pacific Regional Branch International Council on Archives PDCA Plan Do Check Act Planifier Faire V rifier Agir PDU Plan de D placements Urbains PLH Programme Local de l Habitat PLU Plan Local d Urbanisme PMA Pays de Montb liard Agglom ration ancienne d signation CAPM Communaut d Agglom ration du Pays de Montb liard POS Plan d Occupation des sols PRAT Programme R gional d Appui aux Territoires PRISME P le R gional d Ing nierie pour le Soutien la Mutation des Entreprises R RM Records Management S SEdD Soci t d Equipement du d partement du Doubs U UD Urbanisme Durable Z ZAC Zone d Am nagement Concert ZAN Zone Agglom ration Nouvelle Introduction Dans le cadre de la seconde ann e du Master SCIMEC Sciences de l information et des
94. tivit de l organisme Pour cela la mise en place d un syst me de gestion des documents est essentielle pour acc der facilement aux donn es d tre efficace dans la gestion administrative et d assurer l image de marque de l entreprise Dans le cas de l Agence le syst me de classification existant devait tre r vis et am lior que ce soit pour les documents techniques et pour les documents administratifs En effet lorsqu un syst me de classement est d fini la base il est facile de retrouver un document Dans le cas contraire c est comme rechercher une aiguille dans une botte de foin Les difficult s retrouver des documents proviennent du fait qu il n y a pas de partage de l information et de syst me de classement mis en commun Les classements individuels sont d conseill s En effet la personne qui a labor le classement est la seule conna tre l emplacement du document son acc s est donc restreint En cas d absence il est difficile de r cup rer l information ce qui peut g ner temporairement la poursuite de l activit sachant que les documents sont utiles la conduite de l activit de chaque service Il est donc n cessaire de red finir un plan de classement commun au sein de Agence de D veloppement et d Urbanisme du Pays de Montb liard 44 2 Une strat gie d archivage G rer les documents ce n est pas uniquement instaurer un syst me de classement
95. uer la masse de documents conserver tout en pr servant ceux qui ont une valeur administrative l gale ou historique Cet outil de gestion doit aider les salari s g rer leurs documents et r pondre leurs questions Que dois je d truire Que dois je conserver Pendant combien de temps 2 2 Mise en uvre du calendrier de conservation Lors des conduites d entretiens men es durant le mois de mars aupr s des salari s de l Agence j expliquais l objectif de mon intervention et pr sentais aussi les outils de gestion qui allaient tre mis en place a savoir le plan de classement et le calendrier de conservation Pour ce dernier j ai demand au personnel de l Agence de compl ter le tableau 2 3 Pr sentation du calendrier de conservation Apr s avoir re u toutes les r ponses en retour j ai r alis le calendrier de conservation Il reprend les grandes lignes du plan de classement En introduction je rappelle la d finition d un calendrier de conservation Le personnel de ADU n tant pas au fait avec les termes employ s dans le domaine archivistique une explication tait donc n cessaire 36 Voir Annexe 11 laboration d un tableau de gestion 37 Voir Tome 5 Calendrier de conservation 51 Le calendrier de conservation de l Agence est compos de 10 colonnes ger Jeme zene qeme Game E 7 ME geme geme 10 colonne colonne colonne colonne co
96. ux les documents d archives La derni re parution du Livre Blanc version 3 ISO 30300 30301 Syst me de gestion des documents d activit am ne r viser la norme ISO 15489 Effectivement deux nouvelles normes font leur apparition celle qui traitera de la politique documentaire de l organisation et l autre de la mise en uvre des pratiques documentaires C est une volution majeure qu on ne peut n gliger De ce fait la norme ISO 15489 pratiqu depuis plus d une dizaine d ann es dans les services d archives doit tre r examin e 3 4 Les objectifs du Records Management Nous le savons aucun organisme ne peut se permettre de garder ind finiment ses dossiers L explosion des volumes d information imposent aux organisations la gestion des documents t moins de leur activit Mais que garder Pendant combien de temps Que d truire Le Records Management s apparente beaucoup la gestion des archives La principale diff rence entre le Records Management et la gestion des archives r side dans la n cessit de canaliser l information la source En effet les principaux objectifs du Records Management sont d assurer l existence et la tra abilit du document Par ailleurs il r pond aux besoins de s curit des informations dans les organismes et entreprises afin d assurer la permanence des activit s en cas de sinistre Gr ce cette norme le syst me de gestion des dossiers atteint

Mise en place d`un système d`archivage global au sein d`une

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