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L`approvisionnement et la distribution de médicaments par

1. contr le de la qualit achats et ventes distribution ainsi que l absence de directeurs des ressources humaines et des magasins taient peut tre dus a l importance relative des interventions ou au fait qu une seule personne remplissait plus d une fonction voir tableau 3 Tableau 3 les dirigeants des DSO Dirigeants assurant la direction Postes Par Principales des DSO vacants int rim qualifications Directeur g n ral al p Megan Responsable de l approvisionnement Directeur des finances 7 Comptable Directeur des magasins pe traci n 7 Directeur des ressources humaines 8 Directeur des ventes distribution 6 9 3 Pharmacien Directeur des achats 5 do Pharmaden Directeur du contr le de la qualit 4 2 Pharmacien 10 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 2 3 Planification Treize des seize DSO fonctionnaient avec un plan et un budget annuels Neuf avaient int gr un plan d entreprise dans leur plan strat gique ou annuel Onze avaient labor un plan strat gique de 3 5 ans Am liorations pr vues Quinze DSO avaient trois objectifs principaux pour les deux trois ann es suivantes e accro tre le nombre des clients 12 DSO 80 e am liorer les services de livraison 7 DSO 47 e collaborer avec d autres DSO 7 DSO 47 En autres am liorations apporter pour une ex cution plus efficace de leurs t ches pr sentes et futures d app
2. assurance maladie e formation professionnelle e systeme de retraite e un avantage important dont les cadres auraient aim b n ficier tait la prime de d part Motivation du personnel Les dirigeants de onze DSO ont indiqu que les principales motivations du personnel taient les exercices de constitution d quipes les primes les syst mes d valuation du personnel les r unions du personnel et enfin les activit s de la communaut confessionnelle voir tableau 35 Ces m thodes de motivation du personnel sont dans le droit fil des mesures de gestion les plus couramment appliqu es pour am liorer la communication entre membres du personnel a Le PNB capita a t tir du site web du PNUD http hdr undp org statistics data 40 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO Tableau 35 Mesures propres motiver le personnel indiqu es par les dirigeants des DSO Facteurs de motivation du personnel Nombre de DSO seems EA Exercices Exercices de constitution des quipes constitution des quipes PA O A E E Syst mes d valuation du personnel 4 35 Activit s de la communaut confessionnelle 1 9 3 13 10 D part des membres du personnel 3 14 3 14 1 3 14 2 3 14 3 Neuf des seize DSO ont indiqu qu en 2000 un total de 42 employ s taient partis principalement du fait de la restructuration de la DSO 35 personnes et de l acc s un meilleur emploi
3. clients dans d autres pays Types de clients Les seize DSO ont offert leurs services a un total de 8 269 clients dont 53 taient membres d une DSO et 47 non membres La majorit des clients taient des tablissements de sant membres 5 taient des h pitaux 29 des centres de sant et 19 des postes de sant Le fait que les tablissements de soins de sant membres desservis taient surtout des centres et des postes de sant peut indiquer que ces services sont offerts dans des zones rurales C est ce qu ont reconnu les repr sentants des gouvernements interview s voir 4 3 1 Les non membres n taient pas toujours des tablissements de sant proprement dits mais des services de sant dans une institution comme l infirmerie d une cole ou un poste de soins dentaires voir tableau 8 17 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Tableau 8 Clients par type d tablissements de soins de sant en 2003 Nombre Nombre Nombre Nombre Nombre de de total de Pays d h pitaux centres ae postes clients clients membres de sant de sant non b membres membres membres 82 a 8l 200 14 75 Ghana pee a 20 Kenya J MEDS 66 153 A 149 500 7o 1920 Ouganda MS ma 3s of m 1171 Rwanda BUFMAR nB s of 9 17 Tanzanie cssc of of of 29 Nom
4. par coup Dans l ensemble les autres pr f raient les commandes mensuelles ou trimestrielles voir tableau 51 Tableau 51 Fr quences pr f r es pour les commandes Fr quence des commandes Mensuelles AU coup par coup Trimestrielles Commandes fixes Hebdomadaires Autres 4 1 9 Services de livraison des m dicaments Organisation des livraisons Sur les 48 clients qui ont r pondu 47 ont indiqu que leur DSO n offrait pas de service de livraison Un seul client a d clar que la DSO se chargeait des livraisons voir tableau 52 Tableau 52 Services actuels de livraison Services de livraison existants Ftablissements Etablissements nombre Transport par le client 45 2 1 Autres moyens de livraison Livraisons par la DSO E E 50 4 RESULTATS DES EVALUATIONS DES D AUTRES ACTEURS Modes de livraison pr f r s Sur 53 clients qui ont r pondu 29 pr f raient la livraison par leur organisation et 23 le transport par leurs propres moyens car ils pouvaient ainsi faire en m me temps d autres t ches rester en contact avec leur DSO qui les informait sur les m dicaments en stock et v rifier les fournitures command es voir tableau 53 Tableau 53 Les services de livraison pr f r s Pr f rences pour les services Etablissements Etablissements SiGe livraison Core 7 Services de livraison par les DSO de livraison par les DSO Transport par le cl
5. Ces dons inopportuns causaient de graves soucis aux DSO De plus les fonds de roulement pharmaceutiques pouvaient souffrir de l arriv e de dons non souhait s ou non pr vus qui repr sentaient des co ts suppl mentaires pour les DSO charg es de distribuer ces m dicaments gratuitement leurs clients De plus ces dons cr aient des stocks de m dicaments p rim s et faisaient baisser les prix de vente Les instances fondatrices et les donateurs qui les envoyaient ne se rendaient pas compte de leurs effets nocifs sur les fonds de roulement pharmaceutiques des DSO Le fait que la qualit des m dicaments donn s n tait pas garantie tait particuli rement pr occupant Certains gouvernements doutaient de leur qualit et estimaient que leur s lection n tait pas toujours appropri e La majorit des DSO se sont d clar es tr s pr occup es par les dons dits dons valises Il s agit de m dicaments rendus ou tr s proches de la p remption que des visiteurs qui se rendent dans les tablissements de soins de sant des organisations confessionnelles ont collect dans les pharmacies de communaut s et d h pitaux de leur pays Ces visiteurs ne connaissent rien aux r gles concernant la qualit les quantit s les besoins et les dates de p remption qui figurent dans les principes directeurs applicables aux dons de m dicaments Si ces dons inopportuns ne constituent pas un probl me direct pour les DSO ils en sont bie
6. EP pour que la collecte de donn es soit standardis e et de quatre valuateurs au total appartenant aux deux DSO jumel es Deux cadres de la DSO du pays X se sont rendus dans le pays Y o ils ont recueilli des donn es sur les activit s de la DSO qui y op rait et par la suite deux dirigeants de la DSO op rant du pays Y se sont rendus dans le pays X pour valuer les activit s de la DSO qui y travaillait L enqu teur principal a valu toutes les DSO afin de veiller a la coh rence des collectes de donn es voir tableau 2 Les donn es ont t recueillies dans onze pays au cours de d placements de cinq jours ouvrables chacun entre mai et d cembre 2003 Les quipes d valuation ont recueilli les renseignements n cessaires pour rendre compte de lapprovisionnement en m dicaments et de leur distribution Plus tard lors de la r union de bilan elles ont particip l examen des r alisations des syst mes et services d approvisionnement et aussi des difficult s vaincre telles que mises en vidence par l analyse des donn es fournies par les questionnaires 2 METHODOLOGIE Tableau 2 DSO jumel es pour les valuations des 16 DSO de 11 pays Pays DSO valu es DSO associ es pour l valuation Afrique du Sud AMFA EP JMS ECC DOM et secr tariat EPN CAP EPC et CBC l OMS et secr tariat EPN Ghana EP CHANpharm et secr tariat EPN Kenya Malawi Z L enqu teur principal a pu recueillir des donn es sup
7. Le syst me d valuation par les pairs a t pour l OMS une nouvelle forme d action et l OMS peut par l interm diaire du R seau EPN continuer offrir une assistance des informations et des conseils des groupes de DSO dans beaucoup de pays Pour l EPN et l OMS l tude multipays a t une base sur laquelle se fonder pour d terminer les crit res voulus et renforcer dans les organisations confessionnelles les bonnes pratiques dans la gestion de l approvisionnement ainsi que dans l acquisition et la distribution de m dicaments Les DSO devraient toutes s efforcer dor navant de proc der selon les meilleures pratiques dans les domaines de travail prioritaires qu elles ont d finis Il a t d cid d un commun accord qu il faudrait entreprendre une tude du m me genre dans deux ou trois ans pour recueillir les donn es montrant les progr s de chaque DSO et de l EPN en tant que r seau L tude a permis de montrer que les DSO jouent un r le vital en am liorant l acc s aux m dicaments en particulier dans les zones rurales et recul es d Afrique et en compl tant l approvisionnement la o les mesures prises par l Etat risquent de ne pas parvenir servir le systeme public de sant Dans ce cas les organisations confessionnelles font office de filet de s curit pour le systeme d approvisionnement pharmaceutique xii 1 INTRODUCTION 1 Introduction 1 1 Situation g n rale Dans bea
8. OO OQ o0 tre des organisations confessionnelles fournissant et distribuant des m dicaments plus de cing tablissements de soins de sant O s approvisionner selon une technique d achats group s Seize DSO ont ainsi t s lectionn es dans onze pays pour participer a l tude tableau 1 Deux DSO qui devaient y prendre part en ont t emp ch es pour des raisons de s curit R publique centrafricaine et pour cause de cessation d activit en 1999 Association CHAG au Ghana Pour plus de facilit l effectif employ par chaque DSO en 2003 est aussi indiqu Le tableau montre les diff rences entre les DSO retenues quant a l importance de leurs op rations d approvisionnement Tableau 1 Liste des 16 DSO ayant particip a l tude multipays en 2003 Pays Anglo Franco eta Effectifs phone phone 2003 2003 1 Afrique du Sud du Sud LAMFA 3 cameroun Jess aa zx _ 4 cameroun eee y a 1 5 cameroun ocase lt v zao 7 6 cameroun foseice vv 28 7 cameroun eee 2 2 8 congor D __feccyoom 3200 s o enana fee fo 2 war 32 10 Kenya mos v f 1000 mno 11 matawi gt gt fem a Po w 32 12 nig ria cmAmpham v w 1 jog ows a 14 Rwanda feumar o war S 50 i as ranzanie fese Y l s 5 16 zambie eaz Y S as Total wo e s29 540 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDI
9. Pour v rifier l information fournie au cours des valuations on a aussi recueilli d autres donn es cl s en rapport avec l tude C est principalement par manque de temps que certaines r ponses n ont pas t donn es ou ne l ont t que partiellement et en outre elles n taient pas toutes d une grande utilit C est la est un inconv nient de l tude auquel il faudra rem dier lors des autres enqu tes Cependant chaque fois que possible dans les cas o les r ponses taient incompl tes l information a t v rifi e l aide des rapports de la DSO concern e ou compl t e par les r ponses aux demandes d informations suppl mentaires Evaluations crois es Le recours des quipes d valuation appartenant a deux pays appari s a permis aux membres de ces quipes de s investir compl tement dans une collecte de donn es d taill es et d avoir des entretiens approfondis avec les diverses parties prenantes dans le cadre d une tude descriptive L examen des bonnes pratiques par les pairs au moyen de la m thode apprendre en valuant et apprendre valuer a t encourag Cet enrichissement des capacit s d valuation a contribu a donner aux membres de EPN le sentiment qu ils avaient bien assimil le processus et les a conduits s approprier les r sultats de l tude Les entretiens face face ont stimul les d bats techniques entre les valuateurs et le personnel des DSO inspect es Le
10. d 1 528 373 14 73 974 109 169 20 937 1 569 OCASC Cameroun 1 322 374 7 210 284 188 911 6 297 4 656 OSEELC Cameroun 502 538 20 28 104 25 127 17 948 4 832 PCC Cameroun 160 000 2 20 124 80 000 8 000 1 290 CDC Ghana 471 428 32 117 324 14 732 4 029 1 455 MEDS Kenya 7 579 051 110 10001 560 68 900 7 579 13 534 ChanPharm 643 454 91 1920 90 7 071 335 7 149 Nig ria BUFMAR Rwanda 611 378 30 117 253 20 379 5 225 2 417 JMS Ouganda 7 737 005 54 1171 1 408 143 278 6 607 5 495 90 017 34 125 168 2 674 720 536 Chiffres de 2001 87 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 5 Recettes et d penses de 10 DSO en 2002 en dollars US x 5 e 0 n A 3 o w Ww A v gt l U le o pen wo v A 59 7 7 y En 7 S a 3 E 2 p 8 amp r Sa ge 6 E 83 28 TS cA i 5 2o Y y 12 a og SE BQ T g N 6 2 3 8 z 0 vo 0 9 ta T yn n qe g n Y un y UY O y v u5 v5 Y Y pt 0 a g g D WS v 0 U w 0a SNS D o s g OW oc P Q o E v E 7 Oo Ve gt y art a gt l U zo o Y 03 3 O oy o 6 o 0 Z A a D ot oe 1 528 373 1 528 373 667 203 59 314 100 44 4 Cameroun r 3 A OCASC 1 326 751 1 322 374 1 173 788 13 938 100 88 1 Cameroun OSEELC 524 499
11. es et faits consign s sur lesquels fonder les orientations et les syst mes de gestion des m dicaments a encourag les DSO assurer correctement l enregistrement la pr servation et le suivi des donn es concernant leurs activit s e L examen par les pairs des meilleures pratiques selon la m thode apprendre en valuant et apprendre valuer a t encourag En outre les entretiens ont stimul les d bats techniques entre valuateurs e Les valuations crois es des DSO ont enrichi les connaissances des valuateurs et certains d entre eux ont adopt des mesures pour am liorer leurs propres syst mes avant m me que ne soient connus et examin s les r sultats de l tude lors de la r union de bilan e Les valuations ont permis de voir si les DSO disposaient de m canismes pour d montrer leur transparence et leur responsabilit comptable ou si elles avaient encore des efforts faire dans ce domaine e L tude visait montrer preuves l appui comment chaque organisation fonctionnait mais il est apparu vident que les DSO taient des institutions dynamiques qui adaptaient continuellement leur mode de fonctionnement et qu il faudrait donc pr voir des tudes du m me genre intervalles r guliers e La m thode suivie pour l tude s est r v l e correcte en ce qu elle a bien montr l importance des r unions et des autres moyens de communiquer avec les diff rentes cat gories de pe
12. l tude L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 2 3 Equipes d valuation charg es de la collecte des donn es Le principe des valuations crois es entre pays a permis de faciliter l change de donn es d exp rience entre les dirigeants des deux DSO concern es apprendre en valuant et le d veloppement des comp tences apprendre a valuer C tait la une m thode de travail novatrice appliqu e a titre exp rimental les dirigeants d une organisation tant cens s avoir des comp tences techniques suffisantes dans le domaine de l approvisionnement en m dicaments pour qu une valuation r ciproque fonctionne de fa on satisfaisante Comme il n existe pas de crit res convenus pour mesurer les prestations dans le domaine de lapprovisionnement en m dicaments et de la gestion des m dicaments cette tude sera un premier pas dans l laboration d un outil d auto valuation pour l avenir Le tableau 2 donne des informations d taill es sur les couples de pays Les principaux crit res ont t les suivants langue parl e dans les deux pays proximit g ographique des deux pays importance des op rations des DSO dix clients au minimum OO C0 o0 disponibilit de dirigeants valuateurs des DSO participantes Les quipes d valuation taient compos es d un enqu teur principal
13. trovirale sont impossibles sans pr ts de banques commerciales ou appuis financiers notables de donateurs et cela parce que les politiques financi res de la plupart des DSO ne pr voyaient pas l pargne en vue d investissements ou d activit s futures L application stricte des politiques financi res et des bonnes pratiques financi res est essentielle car les DSO doivent tirer suffisamment d argent des ventes de m dicaments et de dispositifs m dicaux pour reconstituer leurs stocks et faire face leurs co ts de fonctionnement La planification strat gique notamment les plans d entreprise devrait assurer la survie des DSO en tant que petites entreprises et si possible celles ci devraient tre autoris es pargner en vue d investissements futurs approuv s et pour renforcer leurs interventions Il faudrait adopter cette mesure en tant que bonne pratique conomique Services aux clients L tude a montr que la majorit des DSO se proposaient de cr er des unit s de services aux clients pour r pondre plus efficacement aux demandes et aux questions La plupart des DSO ont indiqu qu elles voulaient se servir du questionnaire destin aux clients intervalles r guliers et l adapter pour r pondre leurs propres besoins Pour beaucoup d entre elles les r ponses franches des clients au questionnaire et les d bats qui s en sont suivis avec eux ont t clairants et ont donn une information pertinente sur l
14. 0 9 dextrose 5 En tant que proportion de la valeur totale des fournitures la production locale se situait entre 1 et 4 pour trois DSO et entre 10 et 25 pour trois autres Les deux DSO qui fabriquaient la plus petite proportion 1 et 2 de la valeur des fournitures avaient entrepris une tude co ts avantages mais n en a pas donn les r sultats Modes de transport des produits import s Sur les treize DSO qui importaient leur approvisionnement quatre se faisaient exp dier leurs commandes par les trois voies a rienne maritime et routi re Douze avaient recours au transport a rien et maritime et une au transport a rien exclusivement Huit ont indiqu qu elles importaient entre 90 et 99 de leurs fournitures par mer On trouvera au tableau 17 les modes de transport de ces treize DSO Les trois restantes n importaient pas leurs fournitures mais les achetaient sur place 24 Tableau 17 Modes de transport utilis s par les DSO DSO DSO 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 7 5 D douanement Sur les treize DSO qui importaient leur approvisionnement huit confiaient les d marches de d douanement a des transitaires priv s et quatre s en chargeaient elles m mes Une DSO utilisait les deux moyens 3 7 6 D lais de livraison D lais moyens entre la commande et l arriv e au port d entr e Dix des seize DSO ont r pondu cette question mais pour trois DSO elle tait sans objet car elles n imp
15. 2 updated edition Geneva World Health Organization 2004 Managing drug supply 2nd ed Chapter 27 p 407 418 West Hartford USA Kumarian Press 1997 Drug supply by ration kits Geneva World Health Organization 1991 WHO DAP 91 2 Principes applicables aux dons de m dicaments R vision 1999 Geneve Organisation mondiale de la Sant 1999 WHO EDM PAR 99 4 WHO model formulary Geneva World Health Organization 2004 81 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 82 83 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 1 Services offerts par les seize DSO enqu t es 2003 Y 2 u a v c m 5 vt v T a HE 3015 13 g 5 9 E c 2 5 u gt Q T o 2 3 D oO 9 Pays DSO o g va E E gt uE LE E 2 o 9 202 cu oo 9 al 6 DES SU e vE S 2 BB 23 jg 5s 2 as 5 5 o alos la ne og 3 gt ka par a x 0 0 5 5 2 300 ra s 0 E SUY is T o UL a 0 pas cr 000 B ws o yn pl he o Ll I CD MN a iu VE a a zZ Afrique du Sud AMFA X 1 Cameroun EEC X X X 3 Cameroun CAP EPC X X X 3 Cameroun OCASC X X X 3 Cameroun CBC X X X X X 5 Cameroun PCC X X X X 4 Cameroun OSEELC X X X X X X 6 Congo R D ECC DOM X X X X 4 Ghan
16. 502 538 436 398 12 261 96 83 2 Cameroun PCC 160 000 160 000 130 000 0 100 81 0 Ghana CDC 6 2001 471 428 471 428 115 714 32 571 100 25 7 Kenya MEDS 7 669 590 7 579 051 6 377 635 688 860 99 83 9 Nig ria 5 6 k CHANPharm 717 992 643 454 562 286 60 042 90 78 8 Rwanda BUFMAR 854 296 611 378 457 955 103 166 72 54 12 Ouganda JMS 7 744 205 7 737 005 6 920 220 312 531 100 89 4 Zambie CHAZ 90 917 90 017 67 056 7 180 99 75 8 88 ANNEXES Annexe 6 Les services des DSO vus par les clients Appr ciations Domaines Excellent Bon Acceptable M diocre Qualit des m dicaments 49 45 4 2 Relations personnelles 49 31 8 12 Dates de p remption 49 29 18 4 Ex cution fid le des 30 o 15 4 commandes Prix des m dicaments 22 41 25 12 Pr f rence des clients 32 8 14 16 Conditions de paiement 32 4 28 6 R ponse aux plaintes 20 18 8 26 Information sur les 34 18 Y 11 m dicaments Ex cution compl te 21 31 4 14 Maintenance 3 6 18 Livraison de m dicaments 7 15 7 Visites d appui 9 7 16 68 Formation 14 25 18 43 Informations en retour 19 19 25 89 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 7a Plan d action Domaine priori
17. 6 personnes En 2001 12 personnes taient parties principalement pour occuper un meilleur emploi 6 personnes pour cause de d c s 3 personnes et pour poursuivre leurs tudes 2 personnes En 2002 un total de 50 personnes taient parties principalement pour cause de restructuration 25 personnes de contrats non renouvel s 10 personnes de retraite 9 personnes et de d c s 3 personnes Gestion financi re Comptabilit informatis e Onze des seize DSO ont d clar disposer d un syst me de comptabilit informatis Quatre n en avaient pas et une n a pas indiqu si elle en avait un ou non Budgets exc dentaires d ficitaires Exc dentaires Neuf DSO ont indiqu que si leur budget tait exc dentaire elles employaient cet argent pour acheter plus de m dicaments investir dans l infrastructure r injecter des fonds acheter des l ments d quipement accorder des primes au personnel accorder des r ductions aux clients et faire don de fonds l instance fondatrice D ficitaires La plupart des DSO ont indiqu qu en cas de budget d ficitaire elles prenaient des mesures correctives modification des marges sur les prix des m dicaments modifications dans la gestion et r duction des sommes consacr es l achat des m dicaments D penses de fonctionnement des DSO Dix des seize DSO ont donn des chiffres pour 2002 voir annexe 5 Neuf d entre elles ont indiqu que la vente de marc
18. 94 1 58 0 94 1 58 0 95 8 40 mg ml a comp 0 003 0 26 0 40 0 46 0 86 1 29 0 97 1 43 0 94 1 29 0 94 pt comp 0 005 0 39 0 22 0 88 0 43 0 78 0 59 9 02 0 71 0 65 CONS comp os aer 2213 a 426 4 26 Rs i re tan 0 004 1 32 2 17 1 98 1 68 0 68 0 78 1 12 0 95 1 22 Hydro chlorothiazide mai 0 003 0 37 0 14 1 23 1 11 1 31 0 83 1 00 1 25 mg Ph nyto ne comp 09007 0 51 12 07 0 27 0 42 0 87 5 56 0 79 0 52 0 65 100 mg Pyrim thamine sulfadoxine comp 0 026 0 52 1 87 0 07 0 56 0 95 0 50 0 59 0 70 0 49 0 56 500 25 mg Variation par pays y z Maximum 1 32 22 13 1 97 1 11 1 68 1 94 9 02 4 25 1 58 1 94 Minimum 0 26 0 14 0 07 0 42 0 78 0 50 0 42 0 70 0 49 0 42 Moyenne 0 51 1 87 0 76 0 58 1 02 0 75 0 77 0 94 0 92 0 77 86 ANNEXES Annexe 4 Rapport recettes annuelles effectifs clients et articles CHAZ Zambie o o v o a FR a m m 0 no S 8 g 95 vo 29 N A c c re 2 E N A Cm o 1 v 1 co CES 2u E o nn a un 2 m a y 0 v oo sad U 5 i i sc ia B B E 5 E 5 co rs Y UY oO oO s gt ts S ge 5 5 vu l T T LOU Le Le oo KJ g g p t pi Bo D S S 0 on on 3 dd E ELE BR 6 BS in a e 5 pr zZ Z x2 x2
19. Parmi les seize DSO sept ont indiqu qu elles avaient r dig des proc dures op rationnelles standard pour certaines activit s sp cifiques de gestion de l approvisionnement comme l achat la tarification le stockage ou la distribution Ce sont des instructions crites autoris es qui d taillent les proc dures suivre et la s rie de t ches effectuer par les responsables Elles pr cisent aussi les documents produire pour certaines de ces t ches afin de faciliter la recherche de renseignements en amont lorsque n cessaire Les sept DSO ont toutes indiqu qu elles avaient mis au point plus d un ensemble de proc dures voir tableau 21 Tableau 21 Nombre de DSO g rant leur approvisionnement selon des proc dures sp cifiques crites z P DSO DSO mauso 6 DE Ae a S lection du fournisseur Po 4 5 Lo E AO 25 O 3 3 3 i 2 2 2 Assurance qualit des produits fabriqu s 8 8 1 5 5 5 19 13 3 9 2 S lection des fournisseurs Douze DSO ont d clar passer commande principalement a des fournisseurs s lectionn s Ces DSO se fondaient sur de multiples criteres de s lection parmi 28 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 9 3 3 9 4 lesquels la qualit des produits la comp titivit des prix et les d lais de livraison taient les plus importants voir tableau 22 Tableau 22 Nombre de DSO appliquant des crit res de s lection pour leurs fournisseurs Crit res de s le
20. a a ra EEE OE EES EEE 31 3 11 Distribution des m dicamentS occocconconcnncnnonnconconannnnnannconanannrannnnnnnanaranes 34 3 12 Syst me d information et de gestion des m dicaments 36 3 13 Ressources humaines sisi suis A A dees ee i 38 3 14 Gestion financi re cestsecstaaded sve cave secure lc 41 3 15 Appui des donateurs sirri cece eee eee enna ate 44 3 16 Perspectives indiqu es par les DSO ss 45 4 R sultats des valuations d autres acteurs clients instances fondatrices et JOUVENE MENE Sra 47 Bl CS a 47 4 2 Instances fondatrices ii anar rn narran nn rr anne rnnna nano 54 4 3 Gouvernements ssssssresserrerrrnrennnesrarrosnanrnennnsrrnrrensnanrannnsrennresrnareannan 55 5 Enseignements et recommandations pratiques nn nsnssssnsssensanenenneneneneenenennenenennuns 57 5 1 R union de bilan OMS EPN cccccccecececcceeeeeeveee vane eaeeceeeueeegeuaaneauteeuteanegs 57 5 2 Analyse par groupe AAKE ATP EE EEE EEUE ANATA El 57 5 3 Recommandations des groupes 44444 issus 59 6 Examen des resultats anadir 63 6 1 Importance des organisations d approvisionnement confessionnell s sisi A 63 6 2 M thodes employ es pour l tude ss 64 6 3 Mesure des prestations des DSO retenues 65 7 CONCIUSION src secs sons sde sense sanecessseuse 77 7 1 R sultats attendus de l tude multipays VV 78 7 2 Points de vue des partenaires 78 R f rences Annexes o Annexe 1
21. d acquisition d entreposage et de distribution La collecte et l analyse des donn es y compris les analyses VEN et ABC permettent une d cision inform e Les syst mes informatis s d aide la gestion r duisent les t ches manuelles Ils permettent de recueillir et analyser les donn es avec plus d exactitude et en moins de temps et aussi de v rifier en un instant l tat du stock disponible et en commande l information sur les prix et la situation financi re lorsqu il y a un lien avec un syst me informatis de comptabilit Il ne reste plus comme t ches manuelles que l inventaire physique les v rifications pendant l emballage des produits les formulaires remplir pour la commande et l exp dition des m dicaments les accus s de r ception et les factures Contr le de l inventaire Pratiquement toutes les DSO avec magasins avaient institu un syst me de contr le des stocks informatis ou manuel Elles v rifiaient leurs stocks entre une et quatre fois par an Le mieux serait de le faire de fa on al atoire ou cyclique comme recommand dans le manuel Managing Drug Supply 1997 plut t que selon la tradition en comptant chaque ann e les m dicaments en stock Il faudrait promouvoir la m thode suivante qui est rentable v rifier chaque semaine les quantit s de dix articles choisis au hasard Marges L tude a montr que la majorit des DSO tenaient compte dans leurs prix de vente d une majoration couvran
22. fonds de roulement Am lioration de la viabilit des op rations des DSO Partenaires Former les dirigeants des DSO l organisation la planification et la gestion financi re Faciliter l change des meilleures pratiques existantes en mati re de gestion et de planification financi re Fournir un financement pour le renforcement des capacit s en gestion et planification financi res donateurs La direction des DSO doit impliquer les instances fondatrices dans le processus de planification et de financement de leurs activit s processus participatif Encourager la participation la planification et au financement des activit s des DSO Rapport sur les activit s de recherche de fonds Etudier les activit s des DSO qui ont r ussi se procurer des fonds Mettre en place un m canisme fonctionnel du fonds de roulement pour recevoir un financement international 1 DSO Former les dirigeants des DSO au concept de fonds de roulement afin d am liorer la viabilit financi re des DSO Faciliter au sein de l EPN l change d informations sur les donn es d exp rience et les enseignements concernant les fonds de roulement pour les m dicaments ANNEXES Annexe 7g Plan d action Domaine prioritaire 7 Collaboration Causes retenues e Collaboration m diocre ou inexistante e Pas de ressources financi res pour la collaboration e Craintes m fiance et manque de tran
23. fourniture et de la gestion de m dicaments Certains des r sultats les plus importants sont expos s plus en d tail ci apr s Petites entreprises direction et administration La majorit des DSO fonctionnent comme de petites entreprises et pour leur donner l efficacit maximale il faut les consid rer et les g rer en tant que telles Toutes les DSO avaient un conseil d administration ou un comit soit lu soit d sign qui supervisait leur travail Les membres des conseils d administration et comit s ainsi que les dirigeants doivent avoir des qualifications ad quates les savoir faire et les comp tences voulus pour assurer conseils et direction Les plans strat giques plans et budgets d entreprise sont essentiels la mise en 67 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 68 uvre et au suivi des activit s des DSO Certaines d entre elles n avaient pas de plan d entreprise ce qui entravait leur fonctionnement La plupart des instances confessionnelles fondatrices restaient en relation troite avec les DSO toutes taient repr sent es a leur conseil d administration ou commission Maintien du personnel La motivation des dirigeants est principalement d ordre professionnel et non d ordre religieux Les salaires vers s par les DSO taient sup rieurs a ceux que l Etat versait a un personnel quivalent et certain
24. information sur les m dicaments elles n taient pas membres de l ISDB International Society of Drug Bulletin Cinq DSO donnaient ces renseignements en r pondant aux questions pos es par leurs clients et trois faisaient paraitre des lettres d information destin es a leurs clients Aucune des seize n a indiqu que le WHO Model Formulary 2002 tait pour elle une source d information Le tableau 6 donne les sources d informations utilis es par neuf DSO 56 Tableau 6 Sources d informations sur les m dicaments Sources d informations sur les DSO DSO m dicaments nombre Martindale 31 Publications pharmaceutiques 31 Informations de l OMS 25 British National Formulary BNF 25 Notification des effets ind sirables Internet 31 Sur les quinze DSO cinq ont indiqu que leurs clients notifiaient des effets ind sirables Quatre d entre elles ne les signalaient qu aux fournisseurs L ISDB est la Soci t internationale des bulletins sur les m dicaments Elle fonctionne principalement en tant que r seau d informations dont les membres ont acc s tous les bulletins 15 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS concern s et une s adressait tant au fournisseur qu au Minist re de la sant ou aux autorit s de r glementation pharmaceutique 3 4 8 Accords n goci s entre DSO et organisme p
25. longues des produits re us et les prix pratiqu s Ils se sont aussi f licit s des relations personnelles qui ont t tablies de l attention port e leurs pr f rences des conditions de paiement n goci es et de l ex cution exacte des commandes de m dicaments Cependant beaucoup de clients ont indiqu que les DSO ne livraient que de 0 a 50 du nombre d articles command s et de 50 100 des quantit s d articles command s L tude a montr que les clients avaient de multiples sources d approvisionnement c t des DSO et que pour compl ter leurs stocks ils s adressaient aux magasins publics ou achetaient ce qui leur manquait chez des grossistes priv s Tous les clients interrog s ont d clar que pour am liorer leurs prestations et r pondre aux demandes les DSO devaient pouvoir disposer d un choix plus grand de m dicaments et en plus grandes quantit s Ils voulaient recevoir des informations sur les prix et les quantit s de produits en stock de fa on mieux pr voir le paiement comptant et que soit institu un service d informations sur les m dicaments Ils ont aussi d clar leur pr f rence pour un cr dit plus long Les clients loign s de leurs DSO ont mentionn des services de caract re plus personnel comme les visites d appui les r ponses aux plaintes et l information en retour Les clients qui devaient aller chercher leurs commandes sur place ont estim qu un autre domaine am liorer t
26. moyen des prix moyens des m dicaments tudi s tait de0 77 ce qui signifie que pour l chantillon de m dicaments essentiels le prix pay repr sentait 77 du prix de r f rence MSH Pour quatre pays le prix moyen tait inf rieur la moyenne des prix moyens pour sept pays ce chiffre tait inf rieur au prix de r f rence MSH pour un pays il tait le m me que celui de MSH et pour un autre il tait sup rieur On trouvera le d tail des donn es sur ces rapports par DSO la figure 1 et l annexe 3 Rapports prix moyens par m dicament Les prix de plusieurs m dicaments taient bien inf rieurs au prix de r f rence MSH Neuf produits taient moins chers un tait au m me prix et trois taient un prix sup rieur On trouvera le d tail des rapports de prix par m dicament la figure 2 et l annexe 3 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO Figure 1 Variations des prix moyens par pays Kenya 10 Tanzanie II 9 Zambie 10 Tanzanie I 10 Nig ria 12 Rwanda 10 Ouganda 11 Congo 7 Ghana 13 0 77 Prix m dian MSH n nombre de m dicaments tudi s par pays Tanzanie I CSSC Tanzanie II MEMS Figure 2 Rapport prix moyen par m dicament prix moyen MSH 2003 Pyrim thamine Sulfadoxine 9 Ph nytoine 8 Diclof nac 8 Art sunate 5 Ciprofloxacine 7 Amoxicilline 9 Carbamaz pine 8 Diaz pam 9 Co trimoxazole 8 Hydrochlorothiazide 7 Glibenclamid
27. occupaient pas du tout Neuf s int ressaient l opinion de leurs clients en puisant deux sources d information r tro information verbale informelle 9 DSO et correspondance engag e par les clients 7 DSO 37 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 13 3 13 1 3 13 2 3 13 3 38 Ressources humaines Effectifs des DSO Comme indiqu au tableau 1 le nombre de personnes employ es par les DSO allait de 1 a 110 Quatorze DSO employaient au moins un pharmacien et les deux autres n en avaient pas Les DSO employaient entre 1 et 6 pharmaciens Une DSO n employait qu une seule personne un pharmacien qui recueillait les demandes de m dicaments aupr s des h pitaux membres et organisait leur approvisionnement avec les magasins de l Etat Comme le montre le tableau 3 quatorze des seize DSO employaient des m decins Le nombre de m decins par DSO allait de 1 12 Cinq DSO ont indiqu qu elles employaient entre 1 et 7 pr parateurs en pharmacie Rapports des recettes annuelles nombre d employ s de clients et d articles L annexe 4 donne les rapports entre la recette annuelle de chacune des dix DSO qui ont r pondu cette question l effectif du personnel le nombre des clients et des articles en stock Certains rapports recette annuelle effectif du personnel peuvent indiquer que des organisations comme
28. pharmaceutique cecum nique dont le si ge est Nairobi Kenya L tude a port sur l valuation structur e des aspects les plus importants de leurs syst mes d approvisionnement de stockage et de distribution Des questionnaires con us dans ce but ont aussi permis de se rendre compte de l opinion des clients des instances fondatrices et des gouvernements sur les services de ces organisations La pr sente publication d crit d abord la m thode employ e pour cette enqu te puis pr sente en d tail les activit s des organisations approvisionnement tablissement des prix assurance de la qualit distribution et aussi leurs ressources humaines et la gestion de leurs finances Les opinions des clients des instances fondatrices et des gouvernements sont galement pr sent es documents l appui tout comme les travaux d une r union de bilan l ment important de cette tude Les participants a cette r union ont examin les r sultats de l enqu te et d termin les facteurs de succ s les enseignements retenir ainsi que les probl mes et contraintes qui ont pu entraver les activit s d approvisionnement et de distribution Ils ont aussi tabli des plans d action apr s avoir d fini les domaines d intervention prioritaires pour am liorer les prestations des organisations L tude a montr que les organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments peuvent tre consid r es comme des e
29. plus utiles que les dons en nature l action des DSO et en fin de compte aux soins du domaine pharmaceutique et la sant des patients De plus l absence de rapports concernant les donations inappropri es emp che la mise en uvre de bonnes pratiques dans ce domaine Le secr tariat de l EPN devrait encourager ses membres faire tat malgr leur r ticence des violations des directives concernant les dons de m dicaments Ce n est que gr ce ce type de rapport que les donateurs peuvent am liorer leurs fa ons de faire Le concept de m dicament essentiel L tude a montr que les DSO s cartaient parfois du concept de m dicament essentiel pour ce qui est de la s lection et de l usage rationnel des m dicaments ou des recommandations adress es aux clients Elles devaient trouver l quilibre entre r pondre aux pr f rences ou aux demandes des clients et respecter la politique relative aux m dicaments essentiels mais ont reconnu dans leur majorit qu il fallait appliquer cette politique chaque fois que possible Ce point restera mati re discussion car la solidit des DSO est principalement fond e sur les ventes de m dicaments et ce peut tre l un probl me pour les gestionnaires des tablissements de soins aussi Il faut surveiller la polypharmacie avec soin Ce sujet peut tre inscrit aux programmes des stages de formation des clients la prescription et la d livrance rationnelles de m dicaments c
30. quantit de m dicaments command s par les clients qu elles livraient effectivement Douze estimaient cette proportion entre 75 et 100 et quatre ont affirm qu elles livraient toujours les quantit s command es voir tableau 27 Tableau 27 Proportions estimatives de quantit s de m dicaments livr es par les DSO 32 par rapport aux quantit s command es Proportion des quantit s DSO DSO command es effectivement livr es nombre 75 100 8g so 25 50 1 6 Temps n cessaire l exp dition des commandes Sur les quatorze DSO qui ont r pondu neuf ont indiqu qu il leur fallait quelques heures pour pr parer une exp dition ces DSO n avaient pas leurs propres services de livraison et leurs clients venaient l magasin Cinq ont indiqu qu elles pouvaient l assurer dans les sept jours Quatre recourraient plusieurs types d exp dition et deux n ont pas r pondu tableau 28 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO Tableau 28 D lais estimatifs entre la r ception et l exp dition d une commande DSO DSO nombre Heures 9 a 2 3 semaines TT o 3 10 4 Syst mes de gestion des stocks de m dicaments Sur les treize DSO qui disposaient de magasins douze avaient mis en place un syst me de gestion des stocks et une ne l avait pas fait parce qu elle ne stockait que des kits pr emball s Syst mes informatis s Sur les douze DSO disposant d un syst me de gest
31. s pour mesurer les meilleures pratiques e rapports de prix moyens des m dicaments pour des achats efficaces de m dicaments e rapport recette annuelle effectifs pour la charge de travail du personnel e rapport recette annuelle nombre de clients pour la satisfaction du client e rapport recette annuelle nombre d articles pour la rotation du stock e rapport salaires du pharmacien PIB capita pour fixer le niveau des salaires La plupart des DSO offraient a leurs clients des prix qui taient comp titifs par comparaison avec les prix moyens indiqu s dans l Indicateur de prix internationaux des m dicaments 2003 publi par MSH en collaboration avec l OMS Pour la plupart elles s organisaient aussi pour acheter leurs m dicaments des prix tr s comp titifs par rapport aux prix moyens internationaux Elles peuvent donc parfois se trouver en concurrence avec les DSO nationales ou publiques d approvisionnement lorsque les deux entit s sont florissantes et ne sont pas soumises des taxes ou des tarifications La comparaison des prix des m dicaments pratiqu s par les diverses DSO peut provoquer plus de d bats internes sur l acceptation d un prix le type de contrat d approvisionnement et les conditions de paiement Les rapports recette annuelle par membre du personnel par client et par article en stock sont de bons indicateurs de la prestation et du rapport co t efficacit des DSO Le
32. 195 5 n 24 Tanzanie cssc 192 sas 29 19 Zambie chaz 199 9 ws 6 3 lo do Total 3o30 8269 27 0 3 7 8 0 9 3 7 1 4 4 7 3 2 1 7 5 7 3 2 6 7 2 4 1 9 6 3 E Clients dans d autres pays Population desservie La proportion de la population nationale desservie par quinze DSO dans dix pays par l interm diaire de leurs clients s est tablie selon leur personnel entre 25 et 60 Une organisation a t exclue de ce calcul car elle ne desservait que 16 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO des clients de pays trangers voir tableau 7b Si l on se base sur le pourcentage de la population desservie rapport par les DSO les dix pays avaient une population totale de 332 millions d habitants dont 122 1 millions 37 b n ficiaient des services d approvisionnement en m dicaments des DSO Tableau 7b Proportion de la population desservie par 15 DSO dans 10 Population de la Population Pays PNUD 04 population desservie par millions desservie selon les DSO les DSO millions AMFA AMFA ea E Cee eee Total 15 7 Total 30 Total 4 7 Ghana Ghana MEDS 4 CHAM 119 __37 44 CHANpharm 120 9 4 3 5 2 8 4 oo i Rwanda BUFMAR a _ 40 3 3 Zambie CHAZ 107 33 3 5 po ota 33200 37 1221 2 4 10 3 3 3 5 d apres les donn es fournies pour 2002 dans le Rapport sur le d veloppement humain PNUD 2004
33. 42 31 56 41 8 6 136 54 117 46 253 Tanzanie CSSC 33 37 39 44 4 4 89 100 0 0 89 Zambie CHAZ 38 37 48 47 4 4 103 61 65 39 168 Moyenne 31 46 7 64 36 Seules les cat gories suivantes ont t retenues pour le tableau solutions injectables comprim s liquides par voie orale 85 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 3 Rapports prix de 13 m dicaments essentiels pay s par neuf DSO prix internationaux MSH moyens juin 2004 Rapport du prix local au prix MSH m dian Lan a 3 E ms ee Nom no a a g n rique dosage S Y i ap 5 i D T 5 gt W oO 0 1 gt E ELE loli 313 ES o G a 5 T Ev 5 gt N N Oo oO o 3 Er 5 sl ss 8 8 2 3 5 E A Y E E O N z O x a Amoxicilline comp 0 02 0 67 0 83 0 83 0 76 1 02 0 80 0 70 0 82 0 88 0 82 250 mg Art sunate comp 0 56 lozsi o96 0 71 0 67 1 06 071 100 mg At nolol comp 0 01 E 3 20 E z 075 197 1 97 50 mg Carbamaz pine a combo 200 Wig 0 02 0 94 1 90 0 72 0 58 0 96 0 42 1 23 0 56 0 83 Ciprofloxacine 0 03 2 27 0 79 0 58 0 58 0 63 0 86 1 14 0 79 comp 500 mg Co trimoxazole susp p d 0 003 0 42 0 52 0 68 0 97 1
34. Annexe 2 Annexe 3 Annexe 4 Annexe 5 Annexe 6 Annexe 7a Annexe 7b Annexe 7c Annexe 7d Annexe 7e Annexe 7f Services offerts par les seize DSO enqu t es 2003 Types d articles figurant sur la liste de fournitures des seize DSO 2003 Rapports prix de 13 m dicaments essentiels pay s par neuf DSO prix internationaux MSH m dians juin 2004 cooccccncccnncononorononononananarananannss Rapport recettes annuelles effectifs clients et articles Recettes et d penses de 10 DSO en 2002 en dollars US Les services des DSO vus par les clients Plan d action Domaine prioritaire 1 Assurance de la qualit Plan d action Domaine prioritaire 2 Formation Plan d action Domaine prioritaire 3 Services de distribution livraison Plan d action Domaine prioritaire 4 Acquisition des m dicaments Plan d action Domaine prioritaire 5 Capacit de stockage et de gestion des m dicaments Plan d action Domaine prioritaire 6 Viabilit des op rations des DSO Remerciements La pr sente tude a re u un appui sans faille et de pr cieuses contributions du Dr Eva Ombaka Coordonnatrice R seau pharmaceutique cum nique EPN et de M Marlon Banda Enqu teur principal de l tude Les auteurs reconnaissent les pr cieuses contributions apport es par les valuateurs pour les tudes de pays et leur adressent leurs si
35. CAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 2 METHODOLOGIE 2 M thodologie 2 1 Outil de collecte des donn es Quatre questionnaires structur s ont t mis au point pour recueillir des informations sur les DSO L un tait adress aux instances fondatrices le deuxi me portait sur les fonctions des DSO le troisi me devait collecter des donn es aupr s des tablissements de soins de sant clients des DSO sur l approvisionnement la distribution et les autres services offerts par les DSO et le quatri me portait sur l opinion qu en avaient les responsables des minist res de la sant Le questionnaire adress aux instances fondatrices portait sur les raisons de l tablissement des DSO sur l appui qu elles apportaient ces DSO et sur leur engagement envers elles Le questionnaire envoy aux DSO demandait une information et des donn es descriptives sur des points comme la direction la planification l infrastructure les services de gestion des m dicaments et les clients Il touchait aussi le choix et l acquisition des m dicaments l assurance qualit l approvisionnement et la distribution de m dicaments et les ressources financi res et humaines Il avait t pr vu d interroger vingt clients de chaque organisation au moyen du troisi me questionnaire Certaines DSO ont choisi les clients dont la visite de routine tait pr vue pendant la p riode d valuati
36. DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Mauvais pour 1 la maintenance 2 les livraisons 3 les visites d appui 4 la formation 5 la r tro information Domaines am liorer Les 37 clients qui ont r pondu ont indiqu que les DSO devaient progresser dans les domaines sp cifiques suivants e choix de produits offerts ce choix n tait pas assez vaste et presqu aucun des nouveaux traitements mis sur le march n tait propos e syst me des kits pr emball s il ne donnait pas satisfaction car la quantit et le nombre de m dicaments taient fixes Un syst me de r ponse ob issant la commande semblait mieux adapt aux besoins des clients e informations sur les quantit s disponibles en particulier pour les clients des zones loign es Les DSO ne donnaient pas de renseignements sur les m dicaments disponibles et le niveau de leurs stocks e informations sur les prix elles devaient tre communiqu es r guli rement pour que les clients qui avaient adopt le paiement comptant puissent se munir d assez d argent liquide pour s approvisionner selon leurs besoins e systeme souple de paiement les clients taient souvent confront s des probl mes de tr sorerie et avec le paiement comptant il leur tait difficile de s approvisionner suffisamment Il fallait aussi leur offrir la possibilit de cr dit 30 jours e services de l
37. DSO T ches manuelles DSO DSO nombre Gestion des stocks contr le de l inventaire a V rification des m dicaments l emballage 8 Commandes de m dicaments Formulaires d exp dition Formulaires de r ception Facturation des commandes Calcul du volume de r approvisionnement Calcul de la situation quant au cr dit ou au 4 paiement Douze DSO ont d clar que les principaux probl mes pos s par les op rations manuelles taient leur grande lenteur leur manque d int r t et le risque accru d erreur humaine enregistrement erron des quantit s et des articles Suivi des approvisionnements Les seize DSO tenaient toutes des registres concernant les op rations de gestion des m dicaments Quinze d entre elles tenaient de multiples registres principalement sur les commandes des clients les factures envoy es aux clients les bons de livraison et les statistiques les concernant Une DSO n enregistrait que les commandes voir liste d taill e au tableau 33 Tableau 33 Registres tenus pour suivre les op rations de gestion de l approvisionnement Registres tenus par les DSO bre ca Commandes de fournitures des clients Factures des clients Statistiques sur les clients q 69 aan y d inventaire particuliers Suivi de la satisfaction des clients Sur les quatorze DSO cinq seulement envoyaient des questionnaires a leurs clients pour savoir s ils taient satisfaits et deux ne s en pr
38. E SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS O Entreprendre des tudes de faisabilit sur la production locale par les DSO et sur la mise en place de leurs propres services de livraison Accorder aux membres de l EPN un appui leur permettant d avoir acces un plus grand nombre de sources d informations sur les prix des m dicaments essentiels pratiqu s par les fournisseurs y compris les prix des ARV et d autres m dicaments essentiels r cemment mis sur le march le secr tariat de EPN devrait communiquer les pr sentes recommandations aux DSO membres du R seau qui n ont pas particip l tude multipays Tableau 58 Caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien Rang Caract ristiques Indicateurs Moyens de v rification 1 Proc dures d assurance qualit Documents concernant les Exemplaires des proc dures crites et appliqu es proc dures standard fournis par la DSO Preuves de leur mise en uvre Dossiers des tests d assurance qualit archiv s Rapports d auto valuation de la DSO 2 Programme de mise en valeur Document sur le programme de Exemplaires du programme de des ressources humaines crit mise en valeur des ressources mise en valeur des ressources et ex cut humaines humaines fournis par la DSO Preuves de son ex cution Nombre de membres du personnel form s au titre de ce programme 3 Emploi d un personnel ayant Organigramme Exemplaires de l organigramme les qualificati
39. IONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 2 4 3 3 3 3 1 12 e l absence d exon ration des droits sur les m dicaments et les fournitures import es 4 DSO 25 e les mesures prises par les pouvoirs publics r glements enregistrement des m dicaments etc 3 DSO 19 e la concurrence d autres prestataires de services 2 DSO 13 Les facteurs externes qui selon les DSO renforceraient leur action taient les suivants e la stabilit politique 4 DSO 25 e la faiblesse des syst mes publics d approvisionnement 3 DSO 19 e un esprit d entreprise tr s lev 3 DSO 19 e la production locale 2 DSO 13 e l exon ration des droits d importation 2 DSO 13 Facteurs internes qui influencent les activit s des DSO Les facteurs internes qui selon les DSO nuisaient a leurs activit s taient les suivants e financement insuffisant 8 DSO 50 e dons de m dicaments 5 DSO 38 e manque de personnel qualifi pour la gestion et les activit s proprement dites 3 DSO 19 e r sistance au changement 2 DSO 13 Au cours de la r union de bilan OMS EPN les participants ont rep r d autres facteurs internes e accumulation des dettes des clients e manque d autonomie par rapport la direction des organisations confessionnelles e exigences de soutien financier manant des instances fondatrices Statut des DS
40. L approvisionnement et la distribution de m dicaments par les organisations confessionnelles en Afrique subsaharienne tude multipays Ghana Nig ria Sa LES E K 2 Cameroun Rwanda om pa ao R D du Congo pa Tanzanie PS A a Malawi gt Zambie oy Afrique du Sud PS nn M 2 N Organisation R seau pharmaceutique ANS mondiale de la Sant Y EY oecum nique WHO PSM P AR 2006 2 L approvisionnement et la distribution de m dicaments par les organisations confessionnelles en Afrique subsaharienne tude multipays D partement Politique et Normes pharmaceutiques Organisation mondiale de la Sant Gen ve Suisse et R seau pharmaceutique cum nique Nairobi Kenya Auteurs M Marlon Banda Pharmacien consultant Belfast Irlande Dr Eva Ombaka R seau pharmaceutique cecum nique EPN Nairobi Kenya Mme Sophie Logez d partement Politique et Normes pharmaceutiques PSM OMS Gen ve Suisse Mme Marthe Everard d partement Politique et Normes pharmaceutiques PSM OMS Gen ve Suisse Correspondance Marthe Everard everardm who int D partement Politique et Normes pharmaceutiques Organisation mondiale de la Sant 20 Avenue Appia 1211 Geneve 27 Suisse Fax 41 22 791 41 67 Dr Eva Ombaka epn wananchi com Ecumenical Pharmaceutical Network P O Box 73860 00200 Nairobi Kenya Fax 254 020 4440306 Organisation mondiale de la Sant et R seau phar
41. NG de leur pays tandis que quatre annongaient des salaires de m me niveau et sept des salaires g n ralement plus faibles que ceux des autres ONG Deux DSO n ont pas pu r pondre car elles ne connaissaient pas le niveau des salaires pratiqu s par les ONG dans leur pays Salaires des pharmaciens Dix DSO ont donn les salaires annuels USD de leurs pharmaciens voir tableau 34 Ces salaires variaient consid rablement entre 2400USD et 13 450 USD le salaire moyen tant de 5780 USD pour les dix DSO dans sept pays Les rapports salaires annuels produit national brut PNB capita des pays concern s entre 1 13 et 16 01 confirmaient les variations entre les DSO Cinq pays francophones ont pr sent des rapports se situant entre 3 et 4 alors que pour cing pays anglophones ils allaient de 1 a 16 Le rapport moyen salaires de pharmaciens PNB capita tait de 3 72 39 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Tableau 34 Salaires des pharmaciens employ s par dix DSO 2003 Salaires annuels PNB capita Rapport 2003 Salaires PNB capita 3 13 8 3 13 9 Les DSO sont num rot es et non nomm es par souci de confidentialit Avantages offerts au personnel Les six principaux avantages offerts aux dirigeants qui les appr ciaient taient les suivants e allocation de transport e allocation de logement e
42. O Sur les treize DSO huit taient agr es par le Ministere de la sant ou par les autorit s de r glementation des m dicaments trois de ces huit DSO avaient une licence et les cing autres une autorisation ou un accord crit Infrastructures Lieu d implantation des DSO Les seize DSO objets de l enqu te taient implant es dans les capitales sauf celle du Nig ria qui tait install e Jos capitale r gionale et trois des six DSO du 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 3 2 3 4 Cameroun qui taient bas es dans les capitales r gionales Douala Bu a et Nagaound r Infrastructures et quipements essentiels Treize des seize DSO avaient des magasins ou des capacit s de stockage leur permettant d emmagasiner et de g rer les m dicaments et les fournitures m dicales Les seize DSO avaient toutes les quipements n cessaires eau courante lectricit t l phone fax et mat riel lectronique Toutes sauf deux dans un pays avaient normalement acc s au courriel compte de soci t ou compte priv Services offerts aux clients On trouvera au tableau 4 la liste des services offerts par les seize DSO et l annexe 1 ceux que chacune d elles assure 3 4 1 3 4 2 Tableau 4 Services offerts par les 16 DSO DSO DSO Services offerts par les DSO 94 Acquisition 94 Stockage Formation Distribution livraisons Entretien de l quipement m dical ee a ee 7 Production
43. OCASC JMS et CBC sont peut tre en sous effectifs avec 188 911 USD 143 278 USD et 109 169 USD par membre du personnel respectivement et que d autres comme CHANpharm et CHAZ sont peut tre en sur effectifs avec 7 071 USD et 2 674 USD par membre du personnel respectivement Le rapport recette annuelle clients peut indiquer que les clients de certaines DSO comme CBC et OSEELC font en moyenne des achats de valeur mon taire plus lev e avec 20 937 USD et 17 948 USD par client respectivement que ceux d autres DSO comme CHANpharm et CHAZ avec 335 USD et 720 USD par client respectivement Cela peut indiquer que les clients des deux derni res ne s adressent pas uniquement elles Le rapport recette annuelle articles en stock peut indiquer que certaines DSO comme MEDS et CHANpharm ont peut tre une rotation plus lev e par article avec 13 534 USD et 7 149 USD par article en stock respectivement que d autres comme CBC PCC et CHAZ avec 1 569 USD 1 290 USD et 536 USD par article en stock respectivement Politique en mati re de personnel Quatorze des seize DSO ont indiqu qu elles avaient une politique en mati re de personnel et douze d entre celles ci ont montr des descriptions de poste Sur les seize DSO dix donnaient aux employ s un exemplaire de leur r glement int rieur 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 13 4 3 13 5 3 13 6 3 13 7 Recrutement du personnel Dix DSO publiaient des
44. ULTIPAYS Annexe 7d Plan d action Domaine prioritaire 4 Acquisition des m dicaments 94 Causes retenues Formation insuffisante en matiere d achats Financements insuffisants Donn es sur la consommation manquantes ou non utilis es Long temps mort avant l arriv e des approvisionnements d outre mer M diocre gestion des stocks Marges mal calcul es Dons de m dicaments inappropri s R sultats de l acquisition mal con ue des m dicaments Ruptures de stocks Gaspillage de m dicaments et d argent Non respect de la liste des m dicaments essentiels Comit s des m dicaments et des th rapeutiques inefficaces ou inexistants Perte de clients Perte de cr dibilit de la DSO Moindre viabilit et risque d effondrement Souffrances des patients ANNEXES Am lioration d acquisition de m dicaments Instituer un comit des m dicaments et des th rapeutiques 4 DSO V rifier les donn es sur le stock et ou la consommation avant de passer commande 3 DSO EPN Promouvoir dans les DSO les comit s des m dicaments et de la th rapeutique Faciliter la formation en mati re d acquisition de m dicaments Partenaires Informer sur la formation dans les comit s des m dicaments et de la th rapeutique OMS Informer sur la formation en mati re d acquisition de m dicaments OMS Renforcer utiliser les comit s de gestion et utiliser la liste des m dicaments essenti
45. a CDC X X X X X 5 Kenya MEDS X X X X 5 Malawi CHAM X X X X X 5 Nig ria CHANpharm X X X X X 5 Ouganda JMS X X X X X 5 Rwanda BUFMAR X X X X X X 7 Tanzanie CSSC X X X 3 Zambie CHAZ X X X 3 Total 15 2 13 10 13 6 6 84 ANNEXES Annexe 2 Types d articles figurant sur la liste de fournitures des 16 DSO 2003 du nombre total de m dicaments Nombre de m dicaments a a 2 g x E 2 Y 3 uw gu a 5 E go peu 6 Lig oO 2 Le 2 OO ho a 3 D O 2 or Svg A gt a En 3 E a n 2 n Y 82 2 5 a Bo 2805 S 5 H 2 va 292 5 3 ha 23 553 3 S E 5 gf 7 A zz Pays Organisation Nb Nb Nb Nb Nb Nb Afrique du Sud AMFA 53 23 117 51 40 4 230 65 123 35 353 Cameroun EEC 46 38 58 48 11 9 121 80 30 20 151 Cameroun CAP EPC 15 18 30 37 5 6 82 61 53 39 135 Cameroun OCASC 53 28 90 48 15 8 187 66 97 34 284 Cameroun OSEELC 26 28 43 47 8 9 92 88 12 12 104 Cameroun PCC 73 59 63 41 124 Cameroun CBC 77 27 126 45 18 6 282 32 595 68 877 Congo ECC DOM 21 37 29 51 2 4 57 54 48 46 105 Ghana CDC 73 38 73 38 15 8 193 60 131 40 324 Kenya MEDS 79 31 92 36 33 13 259 46 301 54 560 Malawi CHAM 6 27 13 59 0 0 22 96 1 4 23 Nig ria CHANpharm 24 29 48 57 5 6 84 93 6 7 90 Ouganda JMS 119 30 155 39 27 7 400 28 1007 72 1407 Rwanda BUFMAR
46. a majorit des DSO fournissaient les articles en fonction des besoins des clients syst me des commandes ou r quisition et deux seulement se servaient principalement de kits pr emball s syst me allocation L une d entre elles avait recours aux deux syst mes Les clients qui recevaient des kits esp raient b n ficier sans tarder d un syst me r quisition r pondant plut t la demande Le syst me du kit ne r pond pas exactement aux besoins du client et l on reconna t maintenant un peu partout que s il peut servir dans une premiere phase lorsque le r seau de distribution se lance ou se d veloppe il n est pas efficace sur le long terme Un probl me impos par ce syst me est qu il peut cr er des ruptures de stocks de m dicaments essentiels qui sont utilis s plus rapidement que les autres et aussi des exc dents de m dicaments moins utilis s Il peut s ensuivre des probl mes de stockage pour les tablissements de sant Comme on l a dit plus haut les DSO op rent comme de petites entreprises avec 6 EXAMEN DES RESULTATS des fonds de roulement pharmaceutiques comme m canisme financier Un syst me fond sur la demande est plus appropri que le syst me du kit pr emball lorsque ce sont les clients qui doivent payer les m dicaments Acquisition Toutes les DSO avaient diverses m thodes d acquisition la majorit s organisant en fonction de leur strat gie de la situation locale o
47. abor avec l Organisation mondiale de la Sant l tude comparative du travail de seize organisations confessionnelles et de leur contribution l approvisionnement en m dicaments Les seize DSO sont toutes membres du R seau pharmaceutique cecum nique dont le si ge est Nairobi Kenya L tude a port sur l valuation structur e des aspects les plus importants de leurs syst mes d approvisionnement de stockage et de distribution Des questionnaires con us dans ce but ont aussi permis de se rendre compte de l opinion des clients des instances fondatrices et des gouvernements sur les services de ces DSO 99 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS La pr sente publication d crit d abord la m thode employ e pour cette enqu te puis pr sente en d tail les activit s des organisations approvisionnement tablissement des prix assurance de la qualit distribution et aussi leurs ressources humaines et la gestion de leurs finances Les opinions des clients des instances fondatrices et des gouvernements sont galement pr sent es documents a l appui tout comme les travaux d une r union de bilan l ment important de cette tude Les participants cette r union ont examin les r sultats de l enqu te et d termin les facteurs de succes les enseignements retenir ainsi que les problemes et contraintes qui on
48. acquisition stockage et distribution Certaines DSO avaient des proc dures standard crites pour ce faire Cependant le manque de respect des bonnes pratiques de stockage de distribution et de dons de m dicaments les rendait inefficaces ce qui les fragilisait et augmentait leurs co ts de fonctionnement une situation qu il fallait redresser Un m canisme fiable de contr le de la qualit fait partie du syst me d assurance qualit mais la moiti seulement des DSO contr laient r guli rement la qualit des lots qu elles acqu raient Elles s adressaient des laboratoires ext rieurs ou proc daient dans leur propre unit un contr le minutieux de la qualit d chantillons ou de l ensemble Seules quelques DSO gardaient des chantillons de lots pendant une p riode de temps d termin e Un m canisme de suivi et d valuation avec indicateurs de performance est n cessaire pour valuer plus facilement les plans d action les activit s d acquisition et de distribution la performance du fournisseur et la satisfaction du client Le suivi et l valuation font partie int grante de la gestion des m dicaments et sont essentiels une prise de d cision justifi e et l am lioration des syst mes d approvisionnement et de distribution des m dicaments Dans leur majorit les DSO s approvisionnaient chez des fournisseurs pr selectionn s 6 EXAMEN DES RESULTATS qui figuraient sur leurs listes tablies pa
49. aient des climatiseurs cinq une toiture sp ciale et deux des ventilateurs de plafond Six contr laient la temp rature de diverses mani res Lutte contre les nuisibles Sur les treize DSO disposant d un magasin neuf avaient pris diverses mesures de lutte contre les nuisibles quatre posaient r guli rement des app ts raticides deux utilisaient des pi ges trois diffusaient des produits chimiques de temps 31 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 10 3 autre et une autre le faisait r gulierement Quatre DSO ne faisaient rien contre les nuisibles R ponses aux commandes de m dicaments Nombre d articles command s effectivement fournis Quinze des seize DSO ont indiqu le nombre estimatif d articles livr s par rapport au nombre command par les clients Sept ont estim qu elles pouvaient satisfaire entre 75 et 100 des commandes et cinq entre 50 et 75 Une seulement a d clar r ussir a livrer 100 des articles command s Une autre n a pas pu r pondre la question car elle utilisait des kits pr emball s voir tableau 26 Tableau 26 Proportions estimatives d articles livr s par les DSO par rapport aux commandes Proportion d articles command s DSO DSO effectivement livr s nombre Quantit s command es effectivement fournies Les seize DSO ont toutes donn une estimation de la proportion de la
50. ait celui des services de livraison S agissant des tablissements de soins de sant tous les clients interrog s ont indiqu que pour am liorer leur gestion des m dicaments il fallait que les DSO leur apportent une assistance technique et les supervisent r guli rement Il fallait aussi organiser des stages s minaires de formation en interne sur la prescription la d livrance et l usage rationnel des m dicaments en particulier les ARV et sur la gestion de l approvisionnement en m dicaments la qualit la gestion des stocks et l valuation des besoins en m dicaments Opinions des instances fondatrices Toutes les instances fondatrices ont d clar que les DSO apportaient une contribution majeure aux services de sant et pharmaceutiques offerts par les tablissements de sant confessionnels aux patients des zones rurales et recul es Cependant elles voyaient aussi dans les fonds de roulement pharmaceutiques des DSO une source suppl mentaire d appui financier aux projets lanc s par leur hi rarchie religieuse ce qui compromettait grandement leur p rennit financi re voir aussi plus loin la section consacr e la gestion financi re 71 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 6 3 5 72 Opinions des gouvernements Les repr sentants des gouvernements ont beaucoup appr ci la contribution que les organisat
51. avis de vacance de poste Pour les seize DSO le recrutement tait fait par un comit de s lection et les nouveaux membres du personnel devaient travailler pendant une p riode d essai Huit DSO recrutaient sur la base de la confession pour certains postes tandis que trois autres ne se fondaient pas sur ce crit re Neuf n invitaient que les meilleurs candidats a un entretien Notation du personnel Trois des seize DSO ont indiqu qu elles ne notaient pas le personnel La majorit des treize autres valuait leur personnel chaque ann e et deux seulement le faisaient tous les deux ans Personnel expatri Dans cinq des seize DSO un des membres au moins du personnel tait un expatri et dans une DSO tous les cadres l taient Les expatri s taient employ s principalement parce que les donateurs le demandaient ou pour former le personnel en contrepartie Une DSO travaillait en partenariat Salaires du personnel Une DSO n a pas voulu donner d informations sur ce point Cependant les quinze autres ont dit qu elles versaient des salaires g n ralement plus lev s que ceux du secteur public Neuf d entre elles versaient des salaires plus faibles dans l ensemble que ceux du secteur priv commercial quatre des salaires de m me niveau en g n ral et deux seulement des salaires plus lev s que ceux de ce secteur Deux ont d clar que dans l ensemble les salaires chez elles taient plus lev s que ceux des autres O
52. avoir un accord de libre service de gros avec leur DSO Quinze avaient un cr dit de 30 jours et un client un cr dit de 90 jours Un client avait un compte avec sa DSO et quatre avaient la possibilit d obtenir un cr dit en plus de leur accord de libre service de gros voir tableau 55 51 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Tableau 55 Accords de paiement offerts par les organisations Arrangements pour les Etablissements Etablissements paiements nombre Pr f rences concernant les conditions de paiement Sur les 52 clients qui ont r pondu 24 ont indiqu qu ils pr f raient un accord de libre service de gros avec leur DSO 20 pr f raient un cr dit de 30 jours et quatre un cr dit de 90 jours Un client pr f rait avoir un compte avec sa DSO Quatre pr f raient pouvoir avoir recours a plusieurs modes de paiement comme le libre service de gros et un cr dit de 30 jours voir tableau 56 Tableau 56 Conditions de paiement pr f r es Conditions de paiement Etablissements Etablissements pr f r es Libre service de gros 46 Cr dit 30 jours 38 Cr dit 90 jours 8 Compte avec la DSO 2 4 1 13 Prescription d antir troviraux Sur les 50 clients qui ont r pondu seuls sept ont indiqu qu ils prescrivaient de la n virapine pour la PTME Les 43 autres ne prescrivaient ni n
53. bretotal de clients 497 2420 1580 3772 8269 3 5 3 Distance entre clients et DSO 23 40 73 47 28 20 40 10 6 20 500 70 Sur les onze DSO qui ont r pondu la question quatre se trouvaient entre 150 et 500 km de leur client le plus loign cette distance tait de 550 a 900 km pour cinq DSO et entre 1500 et 2000 km pour deux DSO Ce sont les DSO qui n avaient pas leurs propres services de livraison qui ont soulev la question de ces distances consid rables 3 5 4 Clients dans un autre pays Sur les seize DSO six ont indiqu que certains de leurs clients taient install s dans d autres pays africains voir tableau 9 Tableau 9 DSO ayant des clients dans d autres pays pays Afrique du Sud Angola B nin Botswana Congo R D C te d Ivoire Ethiopie Lesotho Madagascar Niger Ouganda Rwanda Togo Zambie Zimbabwe Ouganda Kenya Soudan sud Rwanda Kenya MEDS Ouganda R publique d mocratique du Congo R publique unie de Tanzanie Somalie Soudan sud Ghana Togo Nig ria R publique centrafricaine a Niveau secondaire ou tertiaire de soins b Niveau de soins de sant primaires lt Etablissements g r s par des agents de sant communautaire 18 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 5 5 3 5 6 Clients admis Le tableau 10 montre les cat gories de clients admis par les seize DSO Cinq d entre elles admettaient tous les pre
54. ces fournisseurs Les trois principales raisons donn es pour ce type d achat taient les suivantes e prix concurrentiels 12 DSO 75 e qualit assur e 10 DSO 63 e absence de fabricants locaux des m dicaments requis 10 DSO 63 23 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 7 4 Les principales difficult s rencontr es dans les achats internationaux taient les suivantes e longs d lais de livraison 11 DSO 69 e limites impos es par l Etat 5 DSO 31 Les principaux fournisseurs trangers taient les suivants e International Dispensary Association IDA Pays Bas 10 DSO 77 e trois fournisseurs bas s au Royaume Uni Durbin Hencourt et Pace Grove 4 DSO 30 e Missionpharma au Danemark 3 DSO 23 e deux firmes internationales Cipla Inde 2 DSO 15 et Nubenco Etats Unis 1 organisation 8 Production locale des DSO Sur les seize DSO six avaient leurs propres productions sur place Trois seulement ont signal les produits qu elles fabriquaient par exemple du sirop quinine des cremes et lotions diverses calamine des comprim s vaginaux et des suppositoires analg siques et anti h morroides divers comprim s par exemple quinine m bendazole m tronidazole pyrim thamine collyres et solut s de perfusion m tronidazole 0 5 chlorure de sodium
55. connaissaient des probl mes de s curit et qui taient souvent inaccessibles ce qui cr ait une situation d urgence permanente Les gros inconv nients de kits pr emball s sur stockage ou sous stockage des m dicaments et des fournitures m dicales sont bien connus mais ce syst me tait toujours privil gi parce qu il facilitait la distribution et la tenue des registres Aucune information n a t donn e sur la sous utilisation de certains produits caus e par ce proc d qui aboutira un sur stockage et l allongement de la p riode o des produits p rim s resteront en stock 34 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 11 2 Dons de m dicaments Six des quatorze DSO avaient re u des dons de m dicaments distribuer leurs clients Bien qu elles aient appliqu la r glementation institutionnelle ou nationale sur les dons de m dicaments ou les principes interinstitutions publi s par l OMS elles ont toutes rencontr des problemes et principalement les suivants e m dicaments d j p rim s ou date de p remption proche e m dicaments sans rapport avec les besoins locaux e quantit s sans rapport avec les besoins locaux et irr guli res e m dicaments re us dans un emballage d t rior ou dans des bo tes incompl tes La majorit des DSO se sont aussi plaintes de ce que les m dicaments donn s appel s dons valises n taient pas re us ni distribu s pa
56. ction des fournisseurs nombre Qualit des produits a de r glementation pharmaceutique Comp titivit des prix Pendant l valuation des soumissions les DSO utilisaient principalement les documents suivants 1 Certificats de bonnes pratiques de fabrication BPE 2 Rapports des autorit s nationales de r glementation pharmaceutique concernant le respect des BPF En outre les appels d offres de neuf des quinze DSO demandaient l envoi d chantillons de lots Les seize DSO ont toutes indiqu qu elles n taient pas en mesure de proc der l inspection complete sur place des BPF de leurs fournisseurs locaux ou internationaux Contr le des prestations des fournisseurs Sur les quatorze DSO deux ont indiqu qu elles ne contr laient pas les prestations des fournisseurs Les douze autres se fondaient sur de multiples crit res lesquels figurent au tableau 23 Tableau 23 Crit res d examen des prestations des fournisseurs nombre Qualit du service Qualit des produits CT RE E 7 Disponibilit des produits 3 25 Conditions de paiement 3 25 Gamme de produits 2 17 Documentation emballage 2 17 C est dire qualit de la communication la souplesse la fiabilit la r action aux plaintes Echange d informations sur les prestations des fournisseurs Huit des quinze DSO ont d clar changer leurs informations sur les prestations des fournisseurs avec des
57. ction vitale de filet de s curit lorsque l approvisionnement de l Etat manque ou est insuffisant 79 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 80 REFERENCES 10 11 12 R f rences R les des secteurs public et priv dans le domaine pharmaceutique Incidences sur l quit en mati re d acces et sur l usage des m dicaments Gen ve Organisation mondiale de la Sant 1997 WHO DAP 97 12 R formes de la sant et Financement des m dicaments Questions choisies Gen ve Organisation mondiale de la Sant 1998 WHO DAP 98 3 Drug supply systems of missionary organizations Identifying factors affecting expansion et efficiency Case studies from Ouganda and Kenya Rapport tabli pour OMS EDM par Kawasaki E et Patten J 2002 Non publi Collaboration between NGOs ministries of health and WHO in drug distribution and supply Geneva World Health Organization 1998 WHO DAP 98 12 Medicine prices a new approach to measurement Working draft for field testing and revision Geneva World Health Organization 2003 International drug price indicator guide Arlington USA Management Sciences for Health 2003 AFRO essential medicines price indicator Brazzaville WHO Regional Office for Africa 2003 Quality assurance of pharmaceuticals A compendium of guidelines and related materials Volume
58. d action sp cifique domaine prioritaire 4 Sous traitance des services services de livraison des DSO L tude a montr que la majorit des DSO offraient leurs clients des services de livraison Certaines avaient leur propre service d autres utilisaient des services de messagerie activit sous trait e d autres encore comptaient sur les moyens dont disposaient les clients eux m mes et plusieurs combinaient ces moyens de distribution Pour ce qui est de la commodit les clients en particulier ceux qui habitaient dans les zones recul es ont indiqu une pr f rence pour la livraison par les DSO Une tude de faisabilit sur les services de livraison des DSO qui devrait porter aussi sur la possibilit de livraison moyennant paiement est mentionn e l annexe 7c plan d action domaine prioritaire 3 69 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 70 Services en sous traitance proc dures de d douanement La majorit des DSO qui importaient leurs fournitures confiaient le d douanement a des agents priv s principalement pour b n ficier d un service comp tent et faire perdre un minimum de temps a leur personnel Syst mes informatis s d aide la gestion des m dicaments Les syst mes d aide la gestion des m dicaments facilitent grandement la planification la gestion et le suivi des activit s
59. d en tirer des r sultats 7 2 Points de vue des partenaires AIDS Agence su doise pour le d veloppement international La conception de cette tude multipays coincide avec l objectif de la recherche op rationnelle men e par l Agence su doise pour le d veloppement international AIDS pour aider les d cideurs mettre le doigt sur les probl mes des syst mes de sant et valuer leurs prestations y compris la fourniture de m dicaments L tude allait dans le sens des priorit s cl s de la strat gie d AIDS qui sont entre autres O La collaboration a la recherche op rationnelle avec des pays a faible revenu lorsque cette recherche est li e la mise en uvre de politiques pharmaceutiques La valorisation des ressources humaines par la recherche participe en quelque sorte a la mise en place de comp tences O La conception de politiques et la cr ation d institutions bas es sur l laboration et l ex cution de politiques fond es sur des faits av r s par l exp rience les enseignements retenus et les comparaisons entre pays O L instauration d un consensus la mise en r seau et le travail d quipe qui sont n cessaires a la participation l appropriation et l accord g n ral lors de projets de collaboration men s avec le personnel de sant en vue d une pratique commune 78 7 CONCLUSION EPN En ce qui concerne l EPN l tude a donn un coup de fouet au moral des dirigeants car elle leur a offe
60. de m dicaments 6 38 Informations sur les m dicaments Dispositions n goci es avec le service d approvisionnement de l Etat Production et distribution de mat riels d IEC Information ducation et communication Approvisionnement L une des seize DSO n a pas t class e comme offrant un service d approvisionnement aux membres de son tablissement de soins de sant parce qu elle ne se procurait pas les m dicaments et fournitures m dicales directement En fait elle regroupait les commandes des membres de son tablissement et n gociait avec l agence nationale charg e des achats les besoins en m dicaments et les conditions d approvisionnement Stockage Trois des seize DSO n avaient pas de magasin Les treize autres disposaient de r serves ou de moyens de stocker et de distribuer les m dicaments et les fournitures m dicales Cinq d entre elles avaient de 1 4 magasins r gionaux Les d p ts les plus loign s de deux DSO taient 1 000 et 1 200 km de du magasin central Cinq des treize DSO avaient des chambres froides construites en fonction de leurs besoins et les huit autres des r frig rateurs de m nage Une chambre froide tait en construction pour une DSO avec magasin 13 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 4 3 3 4 4 14 Formation Treize DSO formaient leurs clients a la
61. de tous les services AS A S l 3 5 8 Suppression du cr dit Moyens de paiement offerts aux clients Quatorze DSO disposant d un fonds de roulement pharmaceutique offraient diff rents moyens de paiement a leurs clients Douze en offraient plus d un selon les capacit s de paiement du client De plus les DSO ne voulaient pas p naliser 19 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS les patients lorsque l tablissement de soins de sant membre avait des probl mes de tr sorerie court terme Les deux autres DSO n avaient pas de fonds de roulement pharmaceutique de m dicaments L une d elles vendait les m dicaments a prix co tant et l autre distribuait les fournitures m dicales gratuitement Ces deux DSO taient soutenues financi rement par des donateurs ext rieurs Le tableau 13 montre les diff rents moyens de paiement Tableau 13 Moyens de paiement offerts par les DSO a leurs clients Cr dit 30 jours Pr paiement compte avec la DSO Cr dit 60 jours 3 5 9 Politique de tarification Parmi les douze DSO qui vendaient les m dicaments neuf ne faisaient pas de diff rence entre les clients membres et non membres Les trois autres faisaient une distinction les non membres payant plus cher que les membres l une d elles offrait une r duction de 5 a ses membres et les deux autres n ont pas pr cis l
62. des DSO reposaient sur un fonds de roulement pharmaceutique Dans leur majorit les DSO ont d clar que les ventes de fournitures constituaient entre 90 et 100 de leur revenu total Les co ts des achats taient la principale ligne budg taire d apr s les tableaux d ensemble des dix DSO qui ont donn les chiffres de leur budget ce qui repr sente entre 75et 91 des recettes totales Les co ts de personnel venaient au deuxi me rang Beaucoup d DSO pr voyaient d accro tre les volumes de fournitures et de distribution pour am liorer leur viabilit financi re Au cours des entretiens il est apparu que certaines DSO transf raient des fonds leurs instances fondatrices pour soutenir les projets de leur hi rarchie De m me certaines pr taient de largent aux d partements de leur organisation confessionnelle impliqu s dans des activit s d ordre sanitaire Ces pr ts n taient pas rembours s en temps voulu s ils l taient jamais ce qui compromettait les budgets destin s aux m dicaments et la situation financi re d ensemble des DSO Les transferts d argent et les emprunts en interne nuisaient l efficience du fonds de roulement pharmaceutique et risquaient d aboutir la r duction des budgets imput s sur ce fonds l absence d investissement pour l avenir a la r duction du pouvoir d achat et l affaiblissement de la viabilit On a appris qu une DSO membre du r seau avait d d poser son bilan et cesser
63. e 9 At nolol 3 Fluconazole 3 A Prix madian Ratio prix m dian n nombre de pays ayant r pondu 3 8 4 Sources d information sur les prix des m dicaments Sur les quinze DSO qui ach tent les m dicaments dix ont indiqu que leur principale source d information sur les prix tait les listes des prix des diff rents fournisseurs Une seule a signal qu elle se r f rait l Indicateur de prix 27 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS internationaux des m dicaments Une autre n utilisait que l Indicateur des prix des m dicaments essentiels OMS AFROY voir tableau 20 Tableau 20 Sources d information des DSO sur les prix des m dicaments Informations sur les prix des DSO DSO m dicaments nombre Listes des prix des fournisseurs Liste des prix des magasins publics Indicateur local des prix facet o m dicaments MSH OMS A O RTE OMS AFRO 3 8 5 Listes ou catalogues de prix Sur les treize DSO qui distribuaient des m dicaments et dispositifs m dicaux douze envoyaient une information sur les prix a leurs clients Sept de ces douze DSO envoyaient un catalogue des prix une a quatre fois par an trois la liste des stocks au moins une fois par an et deux seulement la liste de prix d articles particuliers 3 9 Assurance de la qualit 3 9 1 Proc dures op rationnelles standard
64. e d elles a indiqu que les l ments constitutifs du prix de vente variaient chaque ann e en fonction des circonstances 3 15 Appui des donateurs Onze des seize DSO ont d clar recevoir un appui de donateurs en dehors de l aide de l Etat dix DSO recevaient cet appui d organisations confessionnelles bas es en Europe et aux Etats Unis et trois d entre elles taient soutenues par une seule organisation humanitaire comme USAID Etats Unis KfW Allemagne et DFID Royaume Uni quatre DSO recevaient aussi un appui de plus d une source Deux seulement ont d clar qu elles ne pouvaient accepter les dons de certaines organisations caritatives Sur les onze DSO neuf recevaient une aide de diff rents types de leurs donateurs c est dire aide de formation financi re personnel etc cf tableau 39 a Les co ts de manutention comprennent les co ts de personnel et les co ts de fonctionnement 44 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO Tableau 39 Types d appui fourni par les donateurs Types d appui fourni par les DSO DSO donateurs nombre Appui financier 9 75 Formation bourse 9 75 Appui en personnel 8 67 Appui mat riel 7 58 3 16 Perspectives indiqu es par les DSO Quinze DSO indiquaient leur intention d tendre leurs activit s au cours des trois a cing ann es suivantes et la seizieme avait l intention de se maintenir au m me niveau Treize proposaient des activit s po
65. e encore ajoutait des pourcentages allant de 10 a 12 mais offrait une r duction de 5 ses tablissements membres enfin une derni re ajoutait seulement 2 pour les m dicaments utilis s dans le traitement des maladies chroniques comme les antir troviraux 43 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Tableau 37 Types de majoration des prix des m dicaments DSO DSO Majorations nombre Pourcentage variable d pendant de la cat gorie de m dicaments Pourcentage variable d pendant de la eae 3 27 cat gorie de clients Pourcentage fixe sur tous les m dicaments Pourcentage variable d pendant des quantit s 1 command es Les onze DSO qui ont d clar majorer leurs prix tenaient compte de certains co ts indiqu s au tableau 38 Dans leur majorit elles tenaient compte des co ts d emballage manutention et de transport Huit int graient plusieurs co ts Aucune information n a port sur les majorations minimale et maximale Seules cinq DSO int graient le co t du contr le de la qualit Tableau 38 Co ts int gr s dans les majorations appliqu es par les DSO Emballage manutention Transport D valuation Contr le qualit D pr ciation 3 14 8 Politique crite concernant la tarification Sur les seize DSO six seulement avaient une politique crite concernant les prix de vente L un
66. e examin s pendant trois jours avec les membres des quipes d valuation au cours d une r union OMS EPN de bilan qui s est tenue Nairobi Kenya en juin 2004 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 2 5 1 R union de bilan Le personnel du R seau EPN et de l OMS participant l tude a t rejoint la r union par des membres du conseil du R seau et des repr sentants de l organisation Mission for Essential Medical Supplies MEMS DSO tanzanienne r cemment tablie et nouveau membre du R seau Malheureusement les valuateurs des six DSO du Cameroun n ont pas pu participer a la r union Le chapitre 5 et les annexes 7a a 7g rendent compte des travaux de la r union au cours de laquelle des groupes de travail ont analys les r sultats de l tude d gag les enseignements retenir et formul des recommandations dans un esprit de collaboration Ils ont aussi t pri s de pr ciser les caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien et les moyens de mesurer ses prestations de fa on v rifiable Ils ont donc fourni des indicateurs permettant une fois les am liorations apport es de suivre les effets des interventions des DSO Lors de la r union de bilan les participants ont aussi t inform s des r sultats de l enqu te sur les prix Avant la r union un formulaire comportant la liste de certains m dicaments es
67. e niveau de leur satisfaction Collaboration Lors de la r union de bilan les DSO ont indiqu qu elles voulaient mettre en uvre un ensemble d activit s propres renforcer la collaboration avec les principaux partenaires locaux comme les minist res de la sant d autres organisations confessionnelles et les ONG locales et internationales L isolement ne pouvait plus se justifier Les DSO ont aussi d clar qu elles voulaient renforcer la communication et la collaboration entre DSO au sein du R seau en particulier pour ce qui est de l information sur les prix et les fournisseurs l assurance de la qualit et la formation conjointe du personnel ce qui irait dans le sens de leurs efforts pour parvenir a une gestion efficace et durable 7 CONCLUSION 7 Conclusion L tude multipays a montr que les DSO fournissaient les m dicaments n cessaires de bonne qualit des prix comp titifs et qu elles taient appr ci es par les clients et les minist res de la sant pour ce travail Elles on aussi re u l appui sans r serve de leurs instances confessionnelles fondatrices A en juger par les r sultats de l tude il est clair que les DSO qui ont particip l tude jouent et continueront jouer un r le tr s important dans l approvisionnement en m dicaments des populations dans le besoin en particulier dans les zones recul es de l Afrique subsaharienne L une des constatations positives les plus importante
68. e qui suppose la n cessit de suivre les lignes directrices concernant les traitements et l ducation des patients l utilisation des m dicaments Informations sur les m dicaments et les prix Presque aucune DSO ne s appuyait sur l information de l OMS concernant les m dicaments et les prix comme le Formulaire OMS Mod le l Indicateur de prix internationaux des m dicaments et l Indicateur AFRO sur les prix des m dicaments essentiels Les listes de prix de leurs fournisseurs taient leur principale source d information Le fait qu un fournisseur fixait des conditions 6 EXAMEN DES RESULTATS diff rentes pour les diff rentes DSO en ce qui concerne les prix les conditions de cr dit et les d lais de livraison indique que les DSO ne fonctionnaient pas toutes de la m me mani re ou n avaient pas n goci les meilleures conditions avec leurs fournisseurs Un service de renseignements sur les prix pour suivre les prix et les conditions d approvisionnement d une DSO l autre pourrait tre une activit en r seau Un site intranet pourrait tre install pour permettre aux membres de l EPN de mettre en commun les informations concernant les prix et les fournisseurs Le secr tariat de EPN devrait diffuser tous les documents pertinents de l OMS aupr s des DSO du R seau comme il a t recommand lors de la r union de bilan Gestion financi re L tude multipays a montr que les activit s de la majorit
69. e travail formation avantages 3 DSO Sous traiter les services d un laboratoire de CQ 3 DSO EPN Rep rer les laboratoires de CQ existants aux fins de collaboration 1 DSO Utilisation d un laboratoire de CQ Partenaires Renforcer les laboratoires existants des DSO MEDS avec appui ext rieur Collaborer avec des laboratoires de CQ existants public ou priv s 2 DSO Fournir une formation jour sur les questions concernant le CQ par exemple les contrefa ons Fournir des normes pour les laboratoires de CQ OMS 91 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 7b Plan d action Domaine prioritaire 2 Formation Causes retenues e Planification m diocre e Fonds insuffisants e Pas de possibilit s de formation e Manque d outils de formation en interne R sultats du manque de formation e Services et qualit des soins m diocres e Mauvais usage des m dicaments e Gestion et direction m diocres Programmes de formation en place Partenaires Organiser des cours de Orienter vers les cours de Faciliter et coordonner les cours formation en interne 4 DSO formation a la gestion de r gionaux sous r gionaux sur la m dicaments gestion des m dicaments OMS Rechercher des fonds pour la Recueillir et diffuser les moyens formation du personnel ou de
70. els pour l acquisition des m dicaments Faciliter les changes entre DSO sur les questions d acquisition 5 DSO N gocier avec les fournisseurs grossistes locaux pour obtenir les meilleurs prix 1 DSO Faciliter l tude de faisabilit sur la production locale de m dicaments par les DSO sans compromis sur la qualit 3 DSO Offrir une assistance financi re et technique pour une tude de faisabilit sur la production locale de m dicaments par les DSO sans compromis sur la qualit donateurs Instituer un m canisme d acquisitions group es pour les DSO d un m me pays 3 DSO d un m me pays Faciliter le m canisme d acquisitions group es pour les DSO d un m me pays 3 DSO d un m me pays Fournir une assistance financi re et technique pour l tablissement d un m canisme d achats group s pour les DSO d un m me pays donateurs 95 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 7e Plan d action Domaine prioritaire 5 Capacit de stockage et de gestion des m dicaments Causes retenues e Infrastructure physique inad quate e Gestion des stocks m diocre e Systeme m diocre de gestion informatis e des m dicaments e Systeme m diocre de gestion et de stockage des m dicaments R sultats d une capacit limit e de stockage et de gestion e Pratiques m diocres d acquisiti
71. ement par manque de temps et parce que les clients taient peu habitu s ce type de questionnaire 4 1 1 Entretiens avec les clients On a interrog les clients de douze DSO directeurs d tablissements de soins et d h pitaux de district soit 54 clients au total 23 au lieu des 240 pr vus pour les douze DSO Sur ce nombre 38 tablissements de soins taient devenus clients entre 1980 et 2000 voir tableau 44 Les clients interview s ont expliqu que l accroissement du nombre d tablissements confessionnels au cours de cette p riode tait d un ralentissement du d veloppement socio conomique de l Afrique et au fait que les r formes introduites dans le secteur public de la sant n aboutissaient pas un meilleur acc s des pauvres aux services de sant De nombreux clients ont indiqu que leurs organisations confessionnelles se chargeaient des tablissements abandonn s par l Etat en particulier ceux des r gions loign es L Etat en tait toujours propri taire mais il sous traitait les soins de sant et les services pharmaceutiques On a aussi appris que les salaires de base du personnel de sant taient pay s par l Etat La plupart des clients tiraient un revenu des r mun rations l acte la charge des patients Ce type de r mun ration pouvait varier d un patient l autre car le principe de la capacit de payer tait appliqu Seuls les patients les plus pauvres taient
72. ent leurs prix d achat de 2003 en dollars USD Neuf DSO ont r pondu et apport leurs informations la r union Une seule d entre elles a donn les prix des treize 25 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 8 2 3 8 3 26 m dicaments mais toutes les neuf ont indiqu ceux de trois m dicaments amoxicilline diaz pam pyrim thamine sulfadoxine huit l ont fait pour cinq m dicaments carbamaz pine co trimoxazole diclof nac glibenclamide ph nyto ne sept pour deux m dicaments ciprofloxacine hydrochlorothiazide cinq pour l art sunate seulement et trois pour deux m dicaments at nolol fluconazole Au cours de la r union ces prix ont t communiqu s aux participants et compar s aux prix moyens donn s par Management Sciences for Health MSH La m thode adopt e pour l enqu te tait celle que le projet OMS HAI sur les prix des m dicaments avait mise au point On a obtenu les rapports de prix des DSO et les prix moyens de MSH et on les a compar s entre m dicaments et entre DSO voir annexe 3 Rapports de prix de r f rence des m dicaments prix moyens par DSO Par rapport aux prix de r f rence MSH sept DSO avaient des prix moyens inf rieurs 1 0 51 0 94 et 2 sup rieurs 1 1 02 1 87 Pour aucune des DSO les rapports n taient tous inf rieurs 1 Au total le chiffre
73. es DSO La moiti seulement de celles ci contr laient r guli rement la qualit des lots qu elles se procuraient et elles taient peu nombreuses conserver des chantillons de ces lots pendant une p riode d termin e Toutes ont d clar tre dans l incapacit d inspecter fond les locaux de leurs fournisseurs pour y v rifier le respect des BPF RESUME La moiti des DSO recevaient des dons de m dicaments distribuer leurs clients gratuitement l tude a r v l que ces dons pouvaient cr er des probl mes au lieu de r pondre de r els besoins Lorsque la communication et la coordination entre DSO et donateurs taient imparfaites les dons inappropri s nuisaient a la gestion au stockage et la distribution des fournitures Les organisations devaient faire face des co ts impr vus et la r duction des recettes g n r es pour leurs fonds de roulement pharmaceutiques Dans l ensemble l information donn e par les clients sur les services des DSO tait favorable tous ayant d clar qu ils appr ciaient la qualit et les prix des produits ainsi que les bonnes relations personnelles qu ils avaient tablies Cependant beaucoup ont indiqu que les organisations ne livraient que 0 a 50 du nombre d articles et 50 100 des quantit s d articles command s L tude a montr qu part les DSO les clients avaient de multiples sources d approvisionnement et s adressaient aux magasins publics ou aux gr
74. es diff rents prix pratiqu s 3 6 S lection et quantification des m dicaments 3 6 1 S lection des m dicaments Dans les seize DSO les responsabilit s de la s lection des m dicaments taient assum es comme suit e comit s des m dicaments DSO h pital ou minist re de la sant 7 DSO 44 e quipe charg e des achats 5 DSO 31 e pharmacien ou un m decin de la DSO qui prenait une d cision individuelle 2 DSO 13 e client prenait sa d cision lui m me 2 DSO 13 3 6 2 Liste des m dicaments fournir Pour les seize DSO la liste des m dicaments fournir tait bas e soit sur la liste nationale des m dicaments essentiels 14 DSO soit sur la Liste mod le des m dicaments essentiels de l OMS 1 DSO ou encore sur les besoins locaux 1 DSO Quatre DSO se servaient tant de la liste nationale que de la Liste mod le de l OMS Quatre DSO admettaient entre 10 et 70 m dicaments non essentiels sur leurs listes principalement pour satisfaire le client et dans le souci d emp cher celui ci d acheter ses fournitures ailleurs 20 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 6 3 3 6 4 3 6 5 3 7 3 7 1 Comme on le voit l annexe 2 le nombre total d articles figurant sur les listes de articles fournis par les DSO allait de 23 1 407 et le nombre de m dicaments de 22 400 Sur le nombre total d articles achet s par les DSO la proportion de m dicaments tait de 64 et la
75. es effets ind sirables Sur les 44 clients qui ont r pondu 20 n avaient pas notifi d effets ind sirables Cependant quinze ont indiqu qu ils en informaient leur DSO sept qu ils en informaient leur minist re de la sant et deux leur m decin de district Dans leur majorit les clients signalaient les effets ind sirables Les services des DSO vus par les clients Points importants retenus par les clients Tous les clients qui ont r pondu ont estim que les points tr s importants concernant les services des DSO taient principalement les suivants e produits de bonne qualit e prix satisfaisants e choix suffisant de produits formation e accords de paiements e relations personnelles Certes les services et les situations locales peuvent diff rer d une DSO l autre et entre les pays dans lesquels elles travaillent mais les clients qui r pondu ont not de la facon suivante le niveau g n ral des services des DSO e Excellent pour 1 la qualit des produits 2 les relations personnelles 3 les dates de p remption e Bon pour 1 l ex cution exacte des commandes de m dicaments 2 les prix des produits 3 la prise en compte des pr f rences du client 4 les accords de paiement e Acceptable pour 1 la r ponse aux plaintes 2 l information sur les m dicaments 3 l ex cution complete des commandes de m dicaments 53 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION
76. es ont dit que ces salaires taient les m mes que ceux du secteur priv commercial Pour retenir un personnel qualifi et maintenir ou accro tre sa motivation et son engagement il tait important selon la majorit des membres du personnel interrog s d organiser en interne des stages de formation et des exercices stimulant l esprit d quipe Il est important galement pour instaurer un bon climat de travail que la communication entre membres du personnel soit favoris e par des r unions r gulieres Les cadres ont dress la liste suivante de ceux de leurs avantages qu ils estiment importants allocation de transport allocation de logement assurance maladie formation professionnelle r gime de retraite Une prime de d part leur semblait tout aussi importante mais ils n en b n ficiaient pas Pharmaciens employ s Les pharmaciens jouent un r le essentiel dans l approvisionnement et la gestion des m dicaments La majorit des DSO employaient au moins un pharmacien Le r le et les fonctions des pharmaciens qualifi s taient syst matiquement sous valu s dans de nombreuses DSO Les pharmaciens devraient faire partie de l quipe dirigeante du comit de s lection des m dicaments et des comit s des achats et des appels d offres Ils devraient aussi tre impliqu s dans l assurance de la qualit et le contr le des m dicaments l information sur les m dicaments et la formation Syst mes d approvisionnement L
77. gestion de l approvisionnement en m dicaments La formation portait sur les activit s suivantes e utiliser rationnellement des m dicaments l intention des prescripteurs 8 DSO 61 e g rer les stocks 7 DSO 53 e diriger la gestion 3 DSO 23 Les principales difficult s taient les suivantes e co ts lev s de l organisation de la formation 5 DSO 42 e manque de fonds 3 DSO 25 e manque de formateurs 3 DSO 25 e plan d activit s ou plan annuel ne pr voyant pas de formation 2 DSO 13 Aucune des DSO n a d clar avoir t g n e par le manque de mat riel didactique Les formations taient souvent anim es par les pharmaciens des DSO Distribution livraisons des m dicaments Dix DSO assuraient les livraisons leurs clients trois par leurs propres services de livraison et sept par des services de messagerie Les trois premi res autorisaient leurs clients s organiser autrement Deux DSO avaient recours uniquement aux services de messagerie et deux se faisaient toujours livrer directement par les fournisseurs Dix DSO offraient a leurs clients la possibilit de s organiser eux m mes Cinq insistaient aupr s d eux pour qu ils s organisent eux m mes Sept proposaient un choix clients libres de s organiser et services de messagerie clients libres de s organiser et services de livraison de la DSO ou services de messagerie et livraisons directes par les fournisseur
78. handises repr sentait entre 90 et 100 de 41 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 14 4 3 14 5 3 14 6 42 leur recette totale Pour les dix la principale ligne budg taire tait celle du co t des achats L achat des fournitures m dicales absorbait entre 25 et 89 des recettes totales Les co ts de personnel venaient juste apres entre Oet 12 m diane 7 Proportion du revenu fourni par les donateurs Neuf DSO ont d clar que les aides des donateurs constituaient une partie de leur revenu 50 a 100 pour six d entre elles Cependant elles n ont pas donn de chiffres pr cis dans leurs rapports financiers voir section 3 15 Droits de douane entr e et taxes la valeur ajout e TVA sur les importations Comme on le voit au tableau 36 sur les sept DSO qui ont r pondu cinq ont d clar payer des droits de douane ou une TVA sur les m dicaments essentiels alors que deux ne payaient aucune taxe Tableau 36 DSO payant des taxes sur les m dicaments essentiels Taxes sur les m dicaments essentiels DSO DSO nombre Ni taxes ni droits Droits de douane Exp ditions maritimes Cinq DSO ont d clar payer des droits de douane sur les arrivages au port d entr e Cinq en payaient entre 0 5 et 20 Trois payaient la TVA 5 17 18 respectivement sur les exp ditions par mer ainsi que des droit
79. i Bishop A Assolari Malawi Fr M Likamba Malawi Fr L Namwera Malawi Dr Aboi J K Madaki Nig ria Rev Dr Elis e Musemakweli Rwanda Pasteur Charles Kasekezi Rwanda M Richard Wagner Afrique du sud M Elvis Simanununa Zambie Bishop Enock Shamapani Zambie M Jean Louis Mbeke Mosoko R publique d mocratique du Congo Mme Celestine Haule M Per Kronslev R publique unie de Tanzanie M Godfrey Kadewele Malawi M Vedaste Munyankindi M Claude Sekabaragar Ms Aline Mukerabireri Rwanda Ms Joycelyn Azeez Ghana M Kampamba Ms Dorothy Zulu M Albert Lupupa M Johan Richter Zambie Ils remercient tout le personnel des tablissements de soins de sant des pays suivants qui ont pris sur leur temps et ont fait preuve de bonne volont pour remplir les questionnaires destin s aux clients Dr Fatulu Kilay et Dr Nsabi Mendyamo R publique d mocratique du Congo Rev Samuel O Asare Duah Sister Cecilia Appiah M Charles Allotey Sr Comfort Ashinyo M Tony Ellis M Samuel Ayeh M Francis Difomu Sheabeth Kumah Sr Brenda Guieb Emmanuel Mensak Bismarck E D Dufe Stan I Mahama Rev Edward Abeasi M Samuel Ayeh Sr Mary Veronica Amponsah Ms Suzie O Kabe Ms Theresa Quaye Ghana David Chione F lix Kuburi DrGeorge Gwaza Sr Bernadette Kazadzula M H M F Mukochi Malawi Nuhu Dauda Adeoti Funsho B T Yayok Ms Jane Anusionwu Rev Sr Josephine Borogo E A Ogwuche Dr A N Haameen M Eze
80. ient 4 1 10 Traitement de la commande de m dicaments Sur 52 clients qui ont r pondu 44 ont indiqu que le d lai entre la commande et la r ception des fournitures tait de quelques heures car ils en prenaient livraison au d p t de la DSO m me Six clients ont dit que ce d lai tait de 1 3 jours et trois autres qu il allait de 2 6 semaines Manque momentan de marchandises Sur les 25 clients qui ont r pondu 13 ont indiqu qu il tait possible d emporter les marchandises ou d tre livr dans les 7 jours 9 qu il fallait attendre 30 180 jours et les trois autres entre 7 et 30 jours 4 1 11 Achats aux DSO Sur les 50 clients qui ont r pondu 37 ont d clar que la principale raison pour laquelle ils faisaient leurs achats aupr s de leur DSO tait la comp titivit de ses prix et la qualit de ses services 25 clients taient membres de la m me confession que l organisation voir tableau 54 Tableau 54 Raisons pour lesquelles les clients s adressent leur organisation Raisons pour lesquelles les Etablissements Etablissements clients s adressent leur nombre organisation Qualit des produits 37 74 Prix comp titifs 29 58 Qualit des services aux clients 27 54 Membre de l organisation 25 50 confessionnelle 4 1 12 Conditions de paiement offertes par les organisations Accords de paiement en cours Sur les 51 clients qui ont r pondu 38 ont d clar
81. ients interview s Outre les fournitures qu ils recevaient de leurs DSO les clients pouvaient compter sur diverses autres sources comme les magasins de l Etat les grossistes et les pharmacies priv s Les repr sentants offraient des chantillons gratuits La majorit des clients avaient recours aussi bien aux grossistes priv s qu aux magasins d Etat pour compl ter les approvisionnements assur s par des DSO si n cessaire voir tableau 47 4 RESULTATS DES EVALUATIONS DES D AUTRES ACTEURS Tableau 47 Sources d approvisionnement compl mentaires utilis es par les clients Sources d approvisionnem nt Etablissements Etablissements PP Core Ce 4 1 6 4 1 7 Grossistes du secteur priv du Secteur priv a S as Budget consacr l approvisionnement en m dicaments Sur les 40 clients qui ont r pondu 29 ont indiqu qu ils d pensaient en achats leur DSO moins de 50 de leur budget consacr aux m dicaments et les onze autres plus de 50 La fiabilit des approvisionnements per ue par les clients Nombre d articles command s Sur les 48 clients qui ont r pondu 26 seulement recevaient entre 0 et 50 du nombre d articles qu ils avaient command s leur DSO alors que 13 DSO ont d clar fournir entre 50 et 100 des articles voir tableau 48 Dans ce cas la perception des clients et des DSO tait contradictoire Tableau 48 Pourcentage du nombre d articles command s effectivemen
82. institutions de leur propre pays principalement d autres organisations but non lucratif et les organismes publics d approvisionnement en m dicaments Une seule changeait ce type 29 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS d informations avec les autorit s nationales de r glementation pharmaceutique et le Ministere de la sant voir tableau 24 Tableau 24 Echange d informations sur les prestations des fournisseurs nombre Autres organisations a but non lucratif dans le pays Organisme public d approvisionnement en m dicaments Minist re de la sant Autorit s nationales de r glementation pharmaceutique Donateurs Clients Instances fondatrices 3 9 5 Tests de contr le de la qualit des m dicaments Huit des quinze DSO contr laient la qualit des chantillons de lots demand s dans les appels d offres De plus elles proc daient r guli rement au contr le de lots apr s l arriv e des commandes leurs magasins Cinq d entre elles faisaient appel des laboratoires ext rieurs de contr le de la qualit priv s et publics Trois DSO confiaient cette t che leur propre unit et deux utilisaient des trousses Minilab Trois s adressaient plusieurs laboratoires Aucune des DSO n a fait tat des co ts des tests de contr le de la qualit ou du pourcentage des co ts de fonctionneme
83. ion des stocks ce syst me tait informatis pour huit d entre elles et reposait encore sur des proc dures manuelles pour quatre autres Trois DSO n avaient que le syst me de gestion informatis tandis que les cinq autres avaient les deux syst me informatis et syst me manuel avec fiches de stock Syst mes manuels Quatre DSO seulement avaient un syst me manuel avec fiches de stock soit sur les tag res soit sur un bureau tableau 29 Tableau 29 Syst mes de gestion des stocks de m dicaments utilis s par les DSO Syst mes de gestion des stocks de DSO DSO m dicaments nombre PR 3 10 5 Rss gt stock sur les tageres le bureau Fiches de stock sur les tag res le bureau __ 4 33 V rification de la gestion des stocks Douze DSO ont d clar qu elles v rifiaient r gulierement la gestion des stocks voir tableau 30 Tableau 30 V rification de la gestion des stocks par les DSO DSO DSO V rification de la gestion des stocks nombre Mensuelle e 23 Trimestrielle 33 Al atoire 2 Annuelle 1 8 33 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Trois DSO ont d clar qu elles v rifiaient leurs stocks de facon al atoire m thode tres moderne et moins longue qui est consid r e comme la meilleure Cependant neuf DSO v rifiaient les dates de p re
84. ions confessionnelles apportent a leur syst me d approvisionnement Elles taient per ues comme compl tant ces syst mes pour r pondre aux besoins de m dicaments essentiels de la population Cependant elles pouvaient encore s am liorer pour ce qui est de leurs rapports formels avec les minist res de la sant dont elles d pendaient et de leur collaboration avec eux ainsi que de leurs politiques concernant les dons de m dicaments voir infra La licence accord e par les autorit s nationales comp tentes repr sentait un grand pas vers la reconnaissance officielle et resserrait la collaboration avec les gouvernements Conclusions Les r sultats positifs cl s de l tude multipays mentionn s plus haut sont donc confirm s par la confiance exprim e par les clients des DSO les bonnes relations qu elles entretiennent avec leurs instances confessionnelles fondatrices et l appr ciation g n rale des minist res de la sant Les points faibles L tude a r v l les difficult s qui devraient retenir l attention des DSO Celles ci les ont elles m mes reconnues lors des valuations Actuellement celles qui doivent am liorer les fonctions et services d faillants envisagent diverses solutions et progressent ainsi vers la mise en place de bonnes pratiques Assurance de la qualit et suivi des prestations Un syst me d assurance de la qualit qui marche est l pine dorsale de tout syst me d approvisionnement assurant
85. it et la viabilit des DSO des pays de l Afrique subsaharienne 7 1 R sultats attendus de l tude multipays Tous les r sultats escompt s de l tude multipays ont t atteints Ces r sultats taient les suivants un outil d valuation sous la forme d un ensemble de questionnaires en anglais et en francais un ensemble de questionnaires adapt s pour entreprendre une tude multipays analogue sur les syst mes publics d approvisionnement en m dicaments en Afrique un r seau de consultants constitu par les valuateurs un plan d action dans les domaines de lapprovisionnement et de la gestion des m dicaments que les DSO doivent am liorer une publication OMS EPN une visibilit accrue de EPN gr ce au recours a la pr sente publication pour la promotion et la sensibilisation De plus l valuation crois e des pays a permis aux quipes qui en taient charg es de renforcer leurs comp tences en la mati re On peut maintenant tirer un outil d auto valuation de ce nouvel outil qui tait destin aux organisations confessionnelles La base OMS de donn es cr e pour la gestion des donn es fournit l EPN des informations d un int r t exceptionnel sur le travail des DSO dans le domaine de l approvisionnement et de la gestion des m dicaments et sur leur fonction de compl ment du secteur pharmaceutique public De plus avec l tude l OMS et EPN ont des moyens plus tendus de recueillir l information de l analyser et
86. it les objectifs suivants O recueillir et comparer les donn es concernant les diverses exp riences et pratiques des systemes d approvisionnement et de distribution de m dicaments des organisations confessionnelles dans certains pays d Afrique subsaharienne c est a dire e entreprendre une collecte de donn es et une valuation structur es des fonctions cl s de leurs systemes d approvisionnement et de distribution et les examiner lors d une r union de bilan e pr ciser les facteurs de succes de leurs activit s d approvisionnement et de distribution l exp rience acquise et les probl mes et contraintes rencontr s dans ces activit s e recommander les mesures propres am liorer les prestations des DSO renforcer dans le R seau les capacit s des ressources humaines d valuer les syst mes d approvisionnement en m dicaments renforcer les relations de travail entre l OMS et l EPN sur les questions concernant les m dicaments essentiels et l am lioration de l acc s ces m dicaments On a ajout l tude une enqu te sur les prix des m dicaments afin de recueillir des donn es sur les prix des produits achet s par les organisations confessionnelles au moyen d une m thode adapt e de celle qui figure dans le manuel OMS HAI intitul Les prix des m dicaments une nouvelle approche pour les mesurer 5 1 3 R sultats escompt s de l tude multipays On escomptait les r sultats suivants de
87. ivraison des clients allaient eux m mes s approvisionner au d p t de leur DSO et la plupart d entre eux combinaient ce d placement avec d autres activit s ce qui pouvait concourir renforcer le lien entre clients et DSO Ils choisissaient d autres fournisseurs lorsque la DSO ne pouvait pas r pondre leurs besoins formation les clients avaient besoin d une information actualis e dans les domaines de la prescription d livrance et de l usage rationnel des m dicaments notamment les ARV de la qualit des m dicaments de la gestion des stocks et de la quantification des besoins e les services tel ou tel client particulier comme la r ponse aux plaintes et les visites d appui devaient aussi tre am lior es 4 2 Instances fondatrices Les instances fondatrices ont t interrog es sur les raisons de la mise en place de leurs DSO sur l aide qu elles apportaient celles ci et sur les r sultats qu elles en attendaient Certaines organisations confessionnelles taient arriv es en Afrique la fin des ann es 1890 ou au d but du XX r si cle et travaillaient surtout dans les domaines de la sant et l ducation 54 4 RESULTATS DES EVALUATIONS DES D AUTRES ACTEURS 4 2 1 4 2 2 4 3 Rapports entre instances fondatrices et DSO La relation entre dirigeants religieux et DSO tait fond e principalement sur le fait que des repr sentants de ces dirigeants si geaient aux conseils d admi
88. kiel Bala Fr Jerry Gwamna David Nantok Nig ria Faustin Munyankindi Radegonde Karasira Thomas M Nsabiyaremye Sister Bogdana Bamporineza Dr Sylverstre Ndajimana Nepo Biziyaremye Sister Carmelinda Sergi Theogene Habiyambere Augustin Mugenzi Sister Niyonsenga Bernard Waldina Martinez Jolanta Kostrzewska Rwanda Fatima J Mbunda et Dr Jane Ilahukatrish Moriarty Heriana R publique unie de Tanzanie Mercy Mulubwa Elisabeth Mulamfu Ms A Mulethambo Sr Scola Shangwe Sr Beatrice Malambo Ms Miyanda Nondo Ms B N C Mulonga Sr Beatrice Sakala Geoffry Chilunda Rebekah Carey Catherine Sianyeuka Zambie Les auteurs expriment leur gratitude au personnel du d partement PSM pour son assistance dans la saisie des donn es M Claude Da Re et l examen en profondeur et aux conseils techniques Dr Hans Hogerzeil Dr Clive Ondari Dr Richard Laing et Ms Kath Hurst L tude multipays n aurait pu tre men e bien sans le soutien financier de l Agence su doise de coop ration pour le d veloppement international SIDA vi ABREVIATIONS AIDS ARV AMFA AQ BNF BPF BUFMAR CAMERWA CAP EPC CAPP CBC CCT CCZ CDC CENAME CEPECC CHAG CHAK CHAM CHAN CHAZ CISS COE CSN CSSC CQ DFID DSO ECC ECM ECWA ECZ EEC EED EELC EFZ EPN FEFO Abr viations Agence su doise de coop ration pour le d veloppement international Antir troviraux Affordable Medicines For Africa Assurance q
89. l tude O une publication conjointe OMS EPN sur les systemes d approvisionnement et de distribution de m dicaments des organisations confessionnelles dans certains pays d Afrique subsaharienne qui contiendrait des conseils fond s sur l exp rience acquise au cours de l tude un outil d auto valuation permettant aux membres de l EPN d examiner les prestations de leurs organisations d approvisionnement en m dicaments une meilleure prise de d cision de l EPN face aux difficult s et interventions futures concernant l approvisionnement la cr ation d un r seau de consultants qui aiderait les organisations membres de l EPN l am lioration de l image de EPN quant son travail d approvisionnement et de distribution de m dicaments une meilleure connaissance de l appui que les DSO apportent aux syst mes publics d approvisionnement en m dicaments 1 INTRODUCTION O un ensemble de questionnaires test s sur le terrain adapter aux fins d tudes multipays analogues en Afrique O l tude devait aussi aboutir a l utilisation par les DSO des r sultats de l enqu te sur la tarification des m dicaments lors de leurs achats futurs 1 4 S lection des DSO Les DSO retenues pour l tude devaient r pondre aux crit res suivants tre membres actifs de l EPN tre install es dans la r gion subsaharienne de l Afrique travailler dans des pays africains anglophones ou francophones
90. l utilisation de informatis appropri m dicaments et la gestion des logiciels de gestion des stocks et mobiliser des fonds et m dicaments et des stocks une assistance technique court terme Etablissement de services aux clients EPN Partenaires Am liorer la communication avec les clients sur l tat des stocks et d autres points compl mentaires 5 DSO Am lioration des pratiques d acquisition EPN Partenaires D finir concevoir et organiser Fournir des fonds et une la formation sur les bonnes assistance technique pour la pratiques d acquisition formation aux bonnes pratiques d acquisition donateurs 97 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Annexe 7f Plan d action Domaine prioritaire 6 Viabilit des op rations des DSO Causes retenues e Planification m diocre strat gique conomique e Aspirations irr alistes des instances fondatrices e M canismes de cr dit mal con us politiques et ex cution e Mauvaises conditions de cr dit e Majorations sans lien avec les co ts et les services r els e Gamme de clients peu tendue R sultats des op rations non viables des DSO e Crises g rer e Tensions sur les plans financier et personnel dues aux causes suivantes Dettes et fuite du capital Opinion d favorable sur la DSO Base de recettes limit e Amenuisement du
91. ll gues d autres pays L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS D s le d part une r union tait pr vue pour faire le bilan de cette entreprise Celle ci s est d roul e en juin 2004 avec tous les acteurs de l op ration pour en examiner les r sultats et les constats Les forces et les faiblesses des DSO s lectionn es ont t pr cis es ainsi que les domaines o il importait de renforcer la collaboration entre elles et o l EPN et d autres partenaires pouvaient offrir un appui R sultats L tude a donn une information complete sur les activit s des DSO et sur la fa on dont leurs services taient per us Ces r sultats ont confirm que leurs prestations taient bonnes dans l ensemble en grande partie grace la transparence de leurs proc dures d achats leurs prix comp titifs et la forte motivation de leur personnel Les DSO ont gagn la confiance de leurs clients ont t appr ci es des minist res de la sant et ont eu de bonnes relations avec leurs instances confessionnelles fondatrices L une des principales constatations a t que la proportion de la population servie par quinze DSO dans dix pays se situait entre 25 et 60 autour d une moyenne de 43 Ce chiffre indique que les syst mes publics d approvisionnement en m dicaments ne suffisent pas pour toute la population et que les organisati
92. lle de la production sur place par rapport la valeur totale des fournitures achet es Comme on peut le voir le Cameroun avait recours divers fournisseurs dans diverses proportions La comparaison entre pays et entre DSO n a montr aucune tendance particuli re Le recours des sources diverses d pendait principalement de la pr sence ou non d une industrie pharmaceutique priv e locale d accords locaux avec les d p ts de m dicaments de l Etat ou des exigences des donateurs Tableau 16 Proportion de la valeur totale des approvisionnements des DSO en 2003 Cons se VESTES LE locaux E trangers 12 I organisation Re RE RE AR Cameroun CBC tt Cameroun____ EEC Tt Cameroun OCASC o Cameroun OSEELC 100 ____ Congo R D ECC DOM S Kenya MEDS Malawi cimam Tanzanie cssc 10 ____ Zambie chaz R ____ 8 non approvisionn e par les d p ts de m dicaments de l Etat Fournisseurs locaux Les seize DSO sauf une achetaient des m dicaments aupr s des fournisseurs locaux Onze de ces quinze DSO s adressaient des fournisseurs du secteur priv commercial et huit des quinze s approvisionnaient principalement dont deux exclusivement aux magasins du secteur public Fournisseurs internationaux Sur les seize DSO treize achetaient des fournisseurs internationaux l une d elles ne s adressant qu
93. lus courts courts a ee RE Enqu tes r guli res sur les besoins des clients 6 50 45 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS Dix DSO ont d clar avoir pr vu de collaborer davantage avec d autres DSO et ONG et avec les pouvoirs publics voir tableau 43 La majorit d entre elles ont fait tat d un ensemble d activit s destin es a renforcer leur collaboration avec leurs principaux partenaires locaux Elles taient d avis que l isolement n tait plus soutenable Tableau 43 Activit s envisag es pour am liorer la collaboration avec les partenaires Moyens d am liorer la collaboration DSO ps nombre R unions informelles r guli res 8 80 46 4 RESULTATS DES EVALUATIONS DES D AUTRES ACTEURS 4 1 4 R sultats des valuations d autres acteurs clients instances fondatrices et gouvernements Clients Le questionnaire envoy aux clients visait obtenir des renseignements sur les divers services offerts par les DSO aux tablissements ou institutions de soins de sant clients qu elles servaient leurs raisons d en tre client et les domaines dans lesquels ces DSO devraient am liorer leurs prestations Il a t plus difficile que pr vu de remplir ces questionnaires et l on n a pas pu valuer vingt tablissements de soins comme il avait t envisag principal
94. maceutique cecum nique 2006 Tous droits r serv s Les appellations employ es dans le pr sent rapport et la pr sentation des donn es qui y figurent n impliquent de la part de Organisation mondiale de la Sant et du R seau pharmaceutique cecum nique aucune prise de position quant au statut juridique des pays territoires villes ou zones ou de leurs autorit s ni quant au trac de leurs fronti res ou limites Les lignes en pointill sur les cartes repr sentent des fronti res approximatives dont le trac peut ne pas avoir fait l objet d un accord d finitif La mention de firmes et de produits commerciaux n implique pas que ces firmes et produits commerciaux sont agr s ou recommand s par l Organisation mondiale de la Sant et le R seau pharmaceutique cum nique de pr f rence d autres de nature analogue Sauf erreur ou omission une majuscule initiale indique qu il s agit d un nom d pos L Organisation mondiale de la Sant et le R seau pharmaceutique cecum nique ne garantissent pas l exhaustivit et l exactitude de l information contenue dans le pr sent rapport et ne sauraient tre tenus pour responsables des pr judices subis du fait de son utilisation Table des mati res Remerciements sens dan nan s aida v ADIOS rancia nsc nanas ns nn RU a nan D na Ste n ana sean anna RE Es na ste ac ans rita vii R SUM asrans ensiantntate anni ane ICI ARA ADA ARAARA AA ix Method es onde ea isa momies ix R sul
95. ment de nature soutenir d autres projets de l Eglise Les conseils d administration CA des DSO Sept DSO avaient lu leur conseil d administration et six autres en avaient d sign les membres Deux DSO avaient un comit fonctionnant en tant que conseil d administration et une n avait pas de conseil Fonctionnement des conseils d administration Les principales fonctions des 15 conseils d administration et comit s des DSO taient les suivantes e approuver les plans et budgets annuels 13 DSO 87 e formuler les grandes orientations 12 DSO 80 e approuver les investissements 11 DSO 73 e nommer et sanctionner les dirigeants de l organisation 11 DSO 73 e mobiliser fonds et appuis 7 DSO 47 e mener des activit s de promotion 7 DSO 47 Les CA se r unissaient une fois par an une organisation deux fois par an quatre DSO ou quatre fois par an 10 DSO Douze DSO avaient galement un comit de gestion et sept d entre eux se r unissaient une fois par semaine Gestion des DSO Le tableau 3 montre la situation en ce qui concerne les dirigeants des seize DSO et leurs qualifications Cinq des principales fonctions taient g n ralement exerc es par des professionnels dipl m s en pharmacie tandis que la direction g n rale tait assur e le plus souvent par une personne titulaire d un dipl me de m decine Le tr s petit nombre de directeurs qualifi s dans certains services
96. mes de gestion financi re et de gestion des m dicaments et analys leurs stocks en appliquant l analyse ABC et ou VEN pour leur prise de d cision L absence de syst me informatis s expliquait principalement par le manque de logiciel adapt le manque de mat riel et de logiciel leur prix trop lev et le manque de personnel comp tent dans ce domaine Progiciels pour la gestion informatis e Les DSO dot es de moyens de gestion informatis e des m dicaments utilisaient les progiciels suivants Impact Navision Ciel et Peachtree Quatre DSO avaient adapt des progiciels mais aucune n avait con u le sien propre Gestion manuelle Sur les seize DSO quatorze ont d clar proc der la main aux op rations num r es au tableau 32 Douze ont signal que beaucoup de t ches taient encore manuelles a L analyse ABC assemble les donn es concernant les approvisionnements r cents ou projet s pour d terminer o l argent est d pens en fait ce qui permet aux gestionnaires de se pr occuper d abord des articles co teux lorsqu ils envisagent de r duire le co t de l approvisionnement MDS 1997 b L analyse VEN Vital essentiel non essentiel classe les m dicaments en deux ou trois cat gories selon leur importance relative pour le traitement des maladies courantes MDS 1997 36 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 12 3 3 12 4 Tableau 32 Op rations effectu es manuellement par les
97. mption manuellement et trois seulement pouvaient utiliser leur systeme informatique pour cette op ration Huit DSO contr laient les manques et les surplus manuellement et trois pouvaient le faire avec leur systeme informatique Une DSO ne contr lait ni les manques ni les surplus Les douze DSO ont indiqu que le contr le manuel et le contr le informatis ne co ncidaient pas toujours On en trouvera les causes principales au tableau 31 Tableau 31 Ecarts entre les r sultats de la v rification des stocks z Enregistrement tardif des transactions 8 amp 8 66 Erreurs dans les retraits Ps _ amp Insuffisance ou inexactitude des donn es 50 saisies 3 11 Distribution des m dicaments 3 11 1 Syst mes d approvisionnement Syst me des commandes syst me de r quisition Les livraisons de quatorze DSO correspondaient aux besoins de leurs clients syst me des commandes ou r pondaient leurs demandes selon le syst me appel syst me de r quisition Syst me des kits pr emball s syst me d allocation Deux DSO distribuaient aux tablissements de soins de sant des kits pr emball s proc d connu sous le nom de syst me d allocation 1 selon leur propre mode d approvisionnement qui n tait pas toujours bas sur les mesures pr vues par l Etat L une d elles proc dait aussi selon le syst me des commandes Les kits servaient surtout pour l approvisionnement des zones qui
98. n un pour les tablissements de soins de sant qui les re oivent comme on a pu s en rendre compte pendant les entretiens avec les clients Cependant les 73 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 74 clients ont indiqu qu ils acceptaient volontiers des dons de m dicaments appropri s car ils taient gratuits pour leurs patients et donc particuli rement int ressants pour les pauvres Les organisations confessionnelles et leurs donateurs doivent donc se conformer non seulement aux principes directeurs inter institutions publi s par lOMS et auxquels EPN entre autres a formellement souscrit mais aussi aux directives nationales ou institutionnelles existantes sur les dons de m dicaments Il appartient aux membres du secr tariat de l EPN aux dirigeants des DSO et aux dirigeants de leurs instances fondatrices de promouvoir respecter et mettre en uvre ces directives Il faut expliquer les r percussions des dons de m dicaments sur la gestion de l approvisionnement le stockage la distribution la gestion des moyens financiers le fonds de roulement pharmaceutique ainsi que les cons quences pour ce fonds de co ts suppl mentaires et impr vus du gaspillage de stocks et de la diminution des recettes Il faudra peut tre que le secr tariat de l EPN lance une campagne pour faire comprendre que les dons en esp ces sont
99. nceres remerciements Ms Lisa Uwamwezi Munyakazi BUFMAR Rwanda DrCamille Kalimwabo BUFMAR Rwanda M Hans Peter Bollinger EPN Afrique francophone Burkina Faso Ms Ir ne Tankoua Yonkeu EEC Cameroun M Robert Chana PCC Cameroun Ms Marsha Maccata Yambi CSSC R publique unie de Tanzanie Mme Stella Feka OCASC Cameroun M Sule Abah CHANPharm Nig ria Ms Maria Akiyemi CHANPharm Nig ria Ms Chishiba Chibuta CHAZ Zambie M Kandeke Chipupu CHAZ Zambie Ms Regina Mbindyo MEDS Kenya Isaac Annan CDC Ghana M Charles Allotey CDC Ghana M Chrispin Thundu CHAM Malawi Dr Jessy Mughogho CHAM Malawi Ms Donna Kusemererwa JMS Ouganda M Sylvester Rugumambaju JMS Ouganda Dr Leon Kintaudi ECC R publique d mocratique du Congo Ils veulent aussi remercier tous les autres membres du personnel de ces organisations confessionnelles qui ont organis les programmes des tourn es d valuation dans les pays y compris les visites des tablissements de sant Les auteurs sont tres reconnaissants aux dirigeants religieux suivants qu ils ont rencontr s et qui ont consacr le temps n cessaire a des discussions approfondies et franches Pastor Joseph Mfochive Cameroun M Thomas Lynywe Cameroun Pasteur Majella Josu Tshimungu R publique d mocratique du Congo DrGilbert Buckle Ghana M Emmanuel K Danquah Ghana Rt Rev Bishop Chisenusa Malawi Rev Augustine C Musopole PhD Malaw
100. nistration et commissions des DSO La plupart de ces dirigeants ont indiqu que les activit s des DSO taient encore n cessaires et qu il fallait m me peut tre les tendre pour mener bien leurs diff rentes missions comme de rapprocher le plus possible de chaque citoyen les services pr ventifs et curatifs donner les soins de sant dans une perspective chr tienne offrir des soins de sant abordables surtout aux plus pauvres Appui des DSO aux instances fondatrices En g n ral les instances fondatrices voyaient dans leurs DSO des structures d approvisionnement n cessaires pour continuer soutenir leurs activit s de soins de sant inspir es par leur foi De plus certains des fonds g n r s par les fonds pharmaceutiques renouvelables des DSO servaient la mise en place de projets lanc s par les dirigeants religieux Gouvernements Les repr sentants des gouvernements de sept pays fonctionnaires des minist res de la sant et des magasins publics ont t interrog s en tant qu experts nationaux en mati re de sant sur les prestations d ensemble des DSO 4 3 1 Contribution des DSO aux syst mes publics d approvisionnement Ces repr sentants se sont d clar s tres reconnaissants de l apport des DSO aux systemes gouvernementaux de sant et d approvisionnement en m dicaments Dans la plupart des cas ils consid raient ces DSO comme des auxiliaires des politiques pharmaceutiques gouve
101. ns Du point de vue de l EPN l tude a t b n fique pour le moral du personnel car elle lui a offert l occasion d apprendre comment d autres r solvaient des probl mes comparables et en facilitant la mise en commun des connaissances sur les bonnes pratiques La m thode de l valuation crois e a d velopp les connaissances dans le domaine de l valuation contribu au sentiment d autonomie des membres de l EPN et les a conduits s approprier les r sultats de l tude tous ceux qui ont particip y ont vu un premier pas vers la collaboration entre membres du R seau En se fondant sur les caract ristiques d une organisation qui fonctionne bien telles qu elles ont t d finies pendant la r union de bilan il conviendrait maintenant de mettre au point un moyen d auto valuation simplifi a utiliser par les DSO chaque ann e Une version remani e de ce premier outil qui a servi l tude multipays OMS EPN pourrait tre utilis e intervalles plus longs Il faudrait aussi mettre au point des outils propres aux DSO et plus d taill s qui seraient de nature renforcer leurs capacit s par xi L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS exemple des manuels mode d emploi sur les principaux domaines a am liorer Des tudes de faisabilit ont t recommand es sur la production locale de m dicaments par les DSO et su
102. nt repr sent par ces tests Quatre seulement des seize DSO gardaient des chantillons de lots pendant un certain temps de six mois deux ans et une DSO ne savait pas combien de temps les lots taient conserv s On trouvera au tableau 25 la liste des diverses installations de contr le qualit des m dicaments Tableau 25 Installations de contr le qualit des m dicaments utilis es par les DSO Installations de contr le de la qualit DSO DSO des m dicaments nombre Laboratoire d Etat 3 19 Unit dela DSO 3 19 Minilab kit d examen 2 nB Information dufournisseur 6 3 9 6 Produits pr sentant des d fauts de qualit Sur les quatorze DSO qui ont r pondu dix ont fait tat de problemes li s a la qualit Elles ont toutes notifi le fournisseur concern et ont retourn des chantillons de lots des produits d fectueux en demandant leur remplacement Elles ont aussi tenu leurs clients inform s Sept seulement d entre elles ont pri leurs clients de renvoyer ces produits et deux seulement ont d clar les avoir d truits elles m mes 30 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 9 7 3 10 3 10 1 3 10 2 Echange de produits Sur les quinze DSO qui assuraient leur approvisionnement huit avaient pr vu la possibilit pour leurs clients d changer les produits dont la date de p remption tait proche Gestion des stocks Organisation des stocks Sur les
103. ntreprises qui jouent un r le vital dans l am lioration de l acc s aux m dicaments en particulier dans les zones recul es Ils offrent un service compl mentaire important l o le service public d approvisionnement est parfois d faillant Avec son information op rationnelle d taill e la pr sente publication contribue valablement l approfondissement des connaissances sur les r alit s de l approvisionnement pharmaceutique dans l Afrique subsaharienne
104. on dans le pays tandis que d autres ont envoy le questionnaire par la poste des clients s lectionn s en les priant de le retourner rempli Le questionnaire envoy aux minist res de la sant demandait le point de vue des autorit s sanitaires du pays sur les prestations d ensemble des DSO De plus les valuateurs ont recueilli des informations une documentation et des rapports sur les politiques nationales en mati re de m dicaments le cadre juridique du secteur pharmaceutique et les principales donn es conomiques et sanitaires lors de leur passage dans le pays concern Les quatre questionnaires ont t traduits en fran ais pour les pays francophones faisant partie de l tude Les questionnaires fran ais n ont pas t retraduits en anglais parce que la terminologie de la gestion de l approvisionnement en m dicaments n est pas exactement quivalente dans les deux langues et la traduction n aurait pas rendu compte de certaines des pr cisions donn es dans les r ponses Pour recevoir des exemplaires des questionnaires structur s s adresser l OMS l adresse donn e en page ii 2 2 Essais sur le terrain de l outil de collecte des donn es Les quatre questionnaires qui constituent l outil de collecte des donn es n cessaires ont t test s sur le terrain au Ghana et en Zambie entre janvier et mars 2003 Apr s r visions mineures ils ont servi aux valuations conduites dans les neuf autres pays retenus pour
105. on et de planification e Perte de recettes due aux m dicaments p rim s endommag s o Services m diocres aux clients e Perte de cr dibilit de la DSO 96 ANNEXES Am lioration de l infrastructure physique EPN Partenaires Am liorer l infrastructure Diffuser aupr s des DSO Fournir des documents de physique et les conditions de l information sur les bonnes r f rence sur les bonnes stockage 3 DSO pratiques de gestion et de pratiques de gestion et de stockage des m dicaments stockage des m dicaments OMS Am lioration de la gestion des stocks DEJO EPN Partenaires Elaborer des pratiques standard Promouvoir les visites Fournir une assistance technique crites pour l entreposage la r ciproques et la formation court terme donateurs gestion des stocks etc avec la participation de tout le personnel 6 DSO Mettre au point un syst me Aider obtenir l information Fournir un appui financier et une informatis de gestion des pertinente sur la mise en place assistance technique court m dicaments ad quat d finir de syst mes informatis s terme donateurs les donn es n cessaires les appropri s pour la gestion des recueillir et les analyser les m dicaments utiliser faire rapport la direction et informer les clients 6 DSO Am liorer la gestion des stocks Trouver le logiciel appropri Fournir financement et assistance l aide d un syst me pour la gestion des technique pour
106. onnaires Heureusement les valuateurs ont par aux malentendus Organiser et r aliser une tude multipays est un d fi mais l EPN a men cette entreprise bien avec l OMS Caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien A partir des r sultats de l tude les participants ont t pri s de d finir les caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien et de leur attribuer un rang Ces caract ristiques devraient tre mesurables pour que l on puisse suivre les changements au fil du temps Apr s en avoir d battu les participants se sont mis d accord sur des indicateurs et des moyens de v rification voir tableau 58 Recommandations des groupes La r union a non seulement d fini les domaines d action prioritaires pour l avenir mais a formul les recommandations g n rales suivantes que le secr tariat de EPN ainsi que l OMS en tant que partenaire ext rieur devraient examiner O Consid rer les r sultats de l tude comme la base d tudes de suivi ex cuter intervalles appropri s Simplifier l outil d valuation OMS EPN la s rie de questionnaires pour que les DSO puissent l utiliser comme outil d auto valuation continue Concevoir sp cialement pour les DSO d autres outils de renforcement des capacit s comme des manuels mode d emploi dans les domaines cl s a am liorer 59 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQU
107. onnement et ses activit s EPN en tant que r seau pouvait apporter son appui des activit s prioritaires pr cises et l OMS ainsi que d autres partenaires ext rieurs pouvaient offrir un appui technique et financier Il est apparu clairement que les DSO taient confront es des probl mes tr s semblables et les participants sont parvenus aux m mes conclusions sur les moyens d am liorer leur fonctionnement Les participants ont mis en vidence quatorze traits caract ristiques d une organisation qui fonctionne bien afin de pouvoir mesurer les changements et les am liorations au fil du temps Ce sera l un point de d part pour l laboration de crit res objectifs applicables aux prestations des organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments Le fait que l tude ait favoris la participation et la responsabilisation est l un des succes cl s de la m thode utilis e Il a ajout de la valeur l tude et a facilit l utilisation des r sultats pour tablir un plan d action sp cifique et concevoir une proposition d assistance technique et financi re Mesure des prestations des DSO retenues Introduction Les r sultats de l tude d crits au chapitre 3 et les points de vue des clients des instances fondatrices et des gouvernements sur les DSO pr sent s au chapitre 4 r v lent la diversit des DSO dans les domaines suivants e direction et gestion e politiques concernant les ressou
108. ons d approvisionnement confessionnelles sont un compl ment n cessaire Une de ces DSO a t exclue de ces calculs parce que ses clients taient tous a l tranger Autre constatation cl les DSO se comportent comme de petites entreprises leur travail tant supervis par un conseil ou un comit lu ou d sign La majorit de leurs fonctions et de leurs services se caract risaient par la diversit des possibilit s offertes ce que leurs clients appr ciaient et qui leur permettait plus de souplesse interne Par exemple leurs moyens d acquisition leurs sources d approvisionnement et de financement leurs m thodes de gestion des stocks et de contr le de la qualit leurs systemes de livraison et les conditions de paiement qu elles offraient aux clients taient vari s L tude a r v l les faiblesses de certains syst mes qu il s agisse d assurance de la qualit de gestion informatis e de la pharmacie et de l utilisation rationnelle de politiques des m dicaments Plusieurs DSO n gligeaient les bonnes pratiques de stockage de distribution et de dons de m dicaments ce qui les rendait inefficaces nuisait leur viabilit et augmentait leurs co ts de fonctionnement Pour certaines l absence de plan d entreprise tait une entrave Au cours de la r union de bilan l assurance de la qualit est apparue comme le domaine prioritaire du plan d action que les participants ont labor pour am liorer la prestation d
109. ons requises en fournis par la DSO ere ee aaa CV et formulaires consultables p d efficacit organisationnelles de candidature des personnels Exemplaires de CV archiv s aux postes cl s Rapports des jurys d embauche Formulaires de notation du personnel archiv s Formulaires de candidature disponibles 4 R glement financier crit et Document sur les politiques Exemplaires des politiques appliqu financi res financi res fournis par la DSO Preuves de leur application Rapports sur l auto valuation de la DSO Rapports d audit financier 5 Existence d un fonds Document sur la politique Exemplaires de politique pharmaceutique de roulement concernant le fonds de concernant le fonds de op rationnel roulement et son roulement et son fonctionnement fonctionnement fournis par la st DSO Analyse financi re chronologique Rapports sur l auto valuation Rapports sur les comptes du fonds 6 Satisfaction d au moins 75 Audit des besoins des clients Rapports d auto valuation de la des besoins des clients Registres de l approvisionnement des clients DSO 60 5 ENSEIGNEMENTS ET RECOMMANDATIONS PRATIQUES Rang Caract ristiques Indicateurs Moyens de v rification 7 Existence d une politique de Document relatif la politique Exemplaires de la politique de tarification de tarification tarification fournis par la DSO Preuves de sa mise en uvre Registres archiv s de l examen des prix 8 Informa
110. ortaient pas leurs fournitures Pour cinq DSO le d lai moyen tait inf rieur 100 jours et pour les cinq autres il tait plus long voir tableau 18 Tableau 18 D lais moyens entre la commande et l arriv e au port d entr e D lais moyens entre la commande et DSO DSO l arriv e au port d entr e nombre 2 2 0 49 jours 50 99 jours Oo o 3 3o 100 199 jours 2 2 gt 200 jours 30 D lais moyens entre le port d entr e et l arriv e au magasin Dix des seize DSO ont donn des chiffres sur ce point 1 9 jours pour neuf d entre elles et une moyenne de 195 jours pour l autre dans un pays en proie a des troubles sociaux D lais moyens entre l arriv e au magasin et le d douanement pour la distribution Neuf DSO ont donn des chiffres sur ce point 1 29 jours pour sept d entre elles et entre 30 et 49 jours pour les deux derni res voir tableau 19 Tableau 19 D lais moyens entre l arriv e au d p t et le d douanement D lais moyens entre l arriv e au DSO DSO d p t et le d douanement nombre 1 9 jours 2 22 10 19 jours 4 44 20 29 jours 1 11 30 39 jours 1 11 40 49 jours 1 11 3 8 Prix des m dicaments 3 8 1 Comparaison des prix d achat des m dicaments entre les DSO Avant la r union de bilan voir chapitre 6 les DSO ont re u un formulaire comportant la liste de treize m dicaments essentiels pour qu ils y indiqu
111. ossistes du secteur priv pour compl ter leurs stocks Pour am liorer les prestations des organisations les clients interrog s ont d clar avoir besoin d un plus grand choix de m dicaments et de quantit s Ils voulaient recevoir des informations constamment actualis es sur les prix et les quantit s des produits en stock et b n ficier de meilleurs services de livraison Tous les clients ont indiqu qu il leur fallait une assistance technique et des visites de supervision pour am liorer la gestion des m dicaments dans les tablissements de soins de sant Il fallait aussi pr voir des cours de formation interne sur la prescription la d livrance et l utilisation rationnelle des m dicaments en particulier les ARV et sur la gestion de l approvisionnement en m dicaments les questions de qualit la gestion des stocks et l estimation des besoins en m dicaments Les repr sentants des pouvoirs publics ont beaucoup appr ci la contribution des organisations confessionnelles aux systemes d approvisionnement mais ont indiqu qu il fallait encore am liorer les rapports formels et la collaboration entre les DSO et leurs ministeres de la sant ainsi que les politiques concernant les dons de m dicaments L octroi d une autorisation aux DSO par les autorit s nationales de r glementation des m dicaments est apparu comme un grand pas vers la reconnaissance officielle et une collaboration accrue avec les gouvernements Conclusio
112. participants ont labor des arborescences de probl mes pour chaque domaine prioritaire afin de d celer les causes sous jacentes possibles de ces probl mes et de proposer des solutions pratiques On trouvera l annexe 7 de plus amples d tails sur les domaines prioritaires d un plan d action avec les causes possibles des probl mes et les suggestions adress es aux DSO aux membres de l EPN et aux partenaires ext rieurs 57 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 5 2 2 58 Les groupes de travail ont ensuite pr cis les principaux enseignements tir s de l tude puis ils ont tudi les caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien afin de s y r f rer pour mesurer les changements et les am liorations apport es au fil du temps Ces d bats men s en toute franchise sur de multiples points ont abouti des recommandations qui ont t approuv es par tous les participants Enseignements tir s de l tude OMS EPN multipays Les participants ont class ces enseignements dans l ordre de priorit suivant e L tude a t une occasion d auto valuation pour les DSO e En participant l tude EPN a renforc les capacit s de ses ressources humaines gr ce l am lioration du maillage entre ses membres et avec l OMS l un de ses partenaires ext rieurs e L importance accord e par l tude aux donn
113. pl mentaires uniquement parce qu une tude pr c dente 5 avait t faite sur les DSO MEDS et JMS en 2001 2 4 Production de donn es L enqu teur principal a r dig un rapport descriptif pour chaque valuation et a communiqu aux autres membres de l quipe pour examen Apr s y avoir incorpor leurs observations il y a mis la derni re main et le rapport a t approuv par la les DSO concern e s L information recueillie grace aux questionnaires a t saisie dans une base de donn es sp cialement con ue et mise au point pour cette tude Cette base de donn es fait partie du Syst me pour la gestion des enqu tes et indicateurs de l OMS version v3 0 et a permis l analyse comparative des donn es entre les pays et entre les domaines Il a t possible d extraire toutes les r ponses des DSO une question particuli re et de v rifier l information saisie gr ce la validation des relev s de donn es pour chaque question 2 5 Analyse et pr sentation des donn es Les donn es ont t analys es en deux tapes Elles ont d abord t ordonn es de fa on que les r sultats des valuations apparaissent dans des tableaux simples reproduits au chapitre 3 Le chapitre 4 donne les r sultats des valuations faites par les clients les instances fondatrices des DSO et les gouvernements une information plus d taill e tant fournie aux annexes 1 5 Les r sultats et conclusions de l tude ont t ensuit
114. port es tait l un des facteurs ext rieurs qui nuisaient leur fonctionnement Il faudrait r duire ou supprimer les taxes et les droits d importation des m dicaments essentiels ainsi que sur les mati res premi res et les produits finis en particulier lorsqu ils sont import s par mer ou par air Marges b n ficiaires Onze des seize DSO ont d clar que le prix de vente des m dicaments comportait une majoration Pour huit d entre elles cette majoration tait un pourcentage variable li la cat gorie ou la quantit de produits ou au type de client deux de ces huit DSO appliquant plus d un type de majoration Les trois derni res majoraient tous les prix d un taux fixe Deux DSO ne majoraient pas leurs prix l une d elles distribuait les m dicaments gratuitement et l autre s organisait pour approvisionner ses clients en faisant appel aux magasins de l Etat Trois DSO n ont donn aucune r ponse voir liste d taill e au tableau 37 Les trois DSO qui ajoutaient une majoration taux fixe leur prix co tant ont indiqu 25 30 et 35 Les huit DSO qui ajoutaient un pourcentage variable ont indiqu que celui ci se situait entre 2 et 160 La majorit des DSO ajoutaient un pourcentage allant de 10 40 Voici quelques exemples de majorations variables une seule DSO allait jusqu un maximum de 160 une autre majorait les produits import s de 26 et les produits achet s localement de 13 une autr
115. proportion de dispositifs m dicaux de 36 Neuf DSO revoyaient leurs listes au moins une fois par an et cinq autres de fa on irr guli re Sur le nombre total de m dicaments figurant sur la liste il y avait en moyenne 31 de produits injectables 46 de formes gal niques solides comprim s capsules comprim s vaginaux et 7 de liquides absorber par voie orale Directives crites concernant les g n riques Quatorze des seize DSO suivaient une directive crite relative a lapprovisionnement en m dicaments g n riques Les deux autres n en avaient pas mais achetaient aussi des g n riques Antir troviraux et tests diagnostiques du VIH Au cours de l ann e 2003 quatre DSO seulement distribuaient aussi bien des tests diagnostiques du VIH que des antir troviraux ARV l une d elles recevait de la n virapine d une ONG internationale une autre d un donateur une autre encore achetait des trith rapies aux r serves gouvernementales pour la prophylaxie post exposition PPE afin de prot ger son personnel et la quatri me avait commenc acheter des antir troviraux En 2003 huit DSO ne stockaient et ne fournissaient que des tests diagnostiques du VIH Quantification des besoins en m dicaments Treize DSO quantifiaient les besoins en m dicaments par la m thode de la consommation en se fondant sur les donn es concernant les ventes des p riodes pr c dentes Deux d entre elles utilisaient aussi des donn es p
116. provisionnement DSO DSO Gamme des DSO nombre d articles Fournisseurs locaux 15 94 2 100 Fournisseurs trangers 13 81 20 98 Production de la DSO 5 31 1 25 a Approvisionnement direct c est la m thode la plus simple mais aussi l une des plus co teuses Elle consiste s adresser a un fournisseur unique soit au prix fix soit a un prix n goci MDS 1997 b Appel d offres s lectif m thode selon laquelle la participation aux soumissions est limit e aux fournisseurs r pondant certaines conditions ou d j inscrits comme fournisseurs MDS 1997 La n gociation avec mise en comp tition m thode par laquelle l acheteur s adresse un petit nombre de fournisseurs potentiels s lectionn s qui font des offres de prix et avec lesquels il n gocie pour parvenir un accord sur un prix ou un service d termin MDS 1997 d Appel d offres ouvert lanc dans les r gles tout fabriquant ou fournisseur d envergure locale ou mondiale est invit faire des offres de prix aux conditions sp cifi es dans l appel d offres MDS 1997 e Les fournisseurs locaux sont des grossistes et des fabricants locaux Les grossistes locaux peuvent importer des m dicaments et des fournitures achet es chez des fournisseurs fabricants l tranger 22 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO Le tableau 16 donne pour chaque DSO la proportion de fournisseurs locaux et internationaux et la valeur proportionne
117. que n cessaire et aussi a la r ception de commandes d urgence alors que les achats directs l tranger n taient faits qu une quatre fois par an chez des fournisseurs pr s lectionn s Sept DSO pratiquaient l appel d offres s lectif dont cinq exclusivement Les deux derni res passaient aussi bien par l appel d offres s lectif que par l achat direct Pour une DSO l appel d offres n goci tait la seule m thode Les trois autres utilisaient cette m thode en association avec d autres comme il est indiqu plus haut 3 7 2 3 7 3 Tableau 14 M thodes d approvisionnement des DSO Fi i m DSO DSO M thodes d approvisionnement nombre Approvisionnement direct aupr s de 7 44 fournisseurs locaux Appel d offres s lectif 7 44 Approvisionnement direct aupr s de 5 31 fournisseurs l tranger N gociation avec mise en concurrence 4 25 Appel d offres ouvert aupr s de fournisseurs 6 internationaux Commandes urgentes Six DSO ont d clar qu elles avaient d passer des commandes urgentes pendant l ann e pr c dente en moyenne cinq commandes par DSO et par an Sources d approvisionnement On trouvera au tableau 15 les sources d approvisionnement des quinze DSO La majorit d entre elles s adressaient des sources aussi bien locales qu internationales Tableau 15 Sources d approvisionnement utilis es par les DSO Sources d ap
118. que ou manuel Preuves de sa mise en place informations de routine consultables manuel ou par lectronique Rapports d auto valuation de la DSO 61 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 62 6 EXAMEN DES RESULTATS 6 Examen des r sultats 6 1 Importance des organisations d approvisionnement confessionnelles Si de nombreux chercheurs se sont int ress s aux problemes que les gouvernements des pays en d veloppement affrontent pour organiser leur approvisionnement en m dicaments peu d tudes d taill es ont port sur la gestion efficace des syst mes d approvisionnement des organisations confessionelles malgr leur contribution souvent consid rable aux soins de sant dans ces pays L une des principales raisons de cette p nurie d informations a t le manque d outils d valuation appropri s et de crit res convenus permettant de mesurer les meilleures pratiques dans le domaine de l approvisionnement en produits pharmaceutiques et de la gestion de ces produits par les organisations confessionnelles La pr sente tude descriptive et comparative a t un premier effort pour combler ce grand trou dans les connaissances Etant donn l importance prouv e des organisations confessionnelles s agissant des prestations de soins de sant dans les pays d Afrique subsaharienne cette recherche es
119. quinze DSO qui assuraient l approvisionnement treize avaient des magasins Les deux autres s taient arrang es avec des fournisseurs qui livraient les clients directement Neuf de ces treize DSO organisaient leurs stocks selon l ordre alphab tique deux selon la forme gal nique par exemple comprim s sirops solutions injectables et deux autres selon la classification th rapeutique Sur les neuf DSO qui avaient choisi l ordre alphab tique cing ont d clar qu elles appliquaient le principe premier p rim premier sorti FEFO First expired first out Gestion du magasin Mesures de s curit Les treize DSO disposant d un magasin avaient mis en place diverses mesures de s curit Toutes avaient des vigiles et avaient limit l acc s aux r serves Elles avaient en outre pris les mesures suivantes e cl s la garde de personnes autoris es 11 DSO 85 e portes m talliques grilles 9 DSO 69 e fen tres l preuve des cambrioleurs 7 DSO 53 e portes double serrures 6 DSO 46 e mur de cl ture lev 6 DSO 46 Contr le de la temp rature Sur les treize DSO disposant d un magasin onze contr laient la temp rature du lieu par divers moyens et deux ne la contr laient pas Cinq DSO avaient des chambres froides construites express ment pour le stockage de produits sensibles la chaleur et une avait une chambre froide en construction voir aussi section 3 4 2 Cinq DSO av
120. r le important dans la promotion le financement et la prestation des soins de sant y compris les services d approvisionnement pharmaceutique dans beaucoup de pays La part des services de sant et de la fourniture de m dicaments essentiels dans les organisations non gouvernementales varie consid rablement d un pays un autre mais dans les pays africains a faible revenu elle peut repr senter jusqu 50 des services curatifs Des tudes ont montr que ces organisations offrent jusqu 40 de l ensemble des services de soins de sant en certains endroits mais elles jouent aussi un r le sp cifique mal connu acqu rir et fournir des m dicaments La recherche qui est l objet du pr sent rapport est partie de l hypoth se que la contribution de ces organisations au syst me d approvisionnement national en m dicaments est aussi importante que leur apport la fourniture de soins dans les pays subsahariens en g n ral Au cours de l ann e 2003 le R seau cecum nique pharmaceutique EPN Ecumenical Pharmaceutical Network a collabor avec l Organisation mondiale de la Sant OMS une tude multipays descriptive et comparative portant sur les activit s de seize organisations professionnelles d approvisionnement en m dicaments DSO Drug supply organisations membres de l EPN et sur leur contribution dans ce domaine dans onze pays d Afrique subsaharienne La m thode et la r alisation de l tude ont correspond
121. r la DSO mais allaient directement aux tablissements de soins de sant membres Avant de se rendre dans les tablissements de soins de sant g r s par une DSO des personnes venues de l tranger rassemblaient des m dicaments renvoy s ou proches de la p remption aupr s de pharmacies communautaires ou hospitali res et les emportaient dans le pays o elles se rendaient Communication des plaintes concernant les dons de m dicaments Aucune des six DSO n a fait tat de ces probl mes aupr s de ses donateurs ou de l OMS Les d bats ont r v l qu il tait d plac de se plaindre de cadeaux car cela pourrait affaiblir des relations de longue date et priver les DSO et leurs organisations confessionnelles d autres types d appui Contr le de la qualit et distribution des dons de m dicaments La qualit des m dicaments donn s n tait contr l e ni avant ni apr s r ception De plus les DSO ont signal qu elles devaient distribuer ces dons gratuitement leurs clients ce qui les emp chait de recouvrer leurs co ts de distribution et de g n rer les ressources n cessaires leur fonds de roulement pharmaceutique Les DSO ont aussi d clar que les grandes quantit s de m dicaments donn s d sorganisaient la distribution des fournitures r guli rement en stock qui de ce fait tait p rim es avant de pouvoir tre distribu es Livraison des m dicaments Services de livraison par les DSO Comme on l a vu dan
122. r leurs services de livraison Il faudrait faciliter aux membres de l EPN l acc s aux sources d information sur les prix pratiqu s par les fournisseurs pour les m dicaments essentiels notamment les ARV et d autres m dicaments essentiels r cemment mis sur le march La r union de bilan a d montr que le personnel des DSO pouvait collaborer avec fruit pour tirer parti des r sultats et des constats de l tude et valuer correctement les prestations Ils ont pr par un plan d action pour am liorer celles ci dans les domaines prioritaires comme l assurance de la qualit y compris en ce qui concernait les dons de m dicaments la formation les services de distribution livraison les acquisitions le stockage et la capacit de gestion des m dicaments la viabilit des activit s des DSO et enfin la collaboration La nouvelle tape pour le secr tariat de EPN consistera rechercher un appui financier et technique pour le plan d action et accro tre ainsi le poids et la viabilit des DSO dans les pays d Afrique subsaharienne Du point de vue de l OMS la conduite de l tude bas e sur la participation et l autonomie des acteurs est l une des principales r ussites de la m thodologie mise en uvre Elle a ajout de la valeur l utilisation des r sultats en facilitant l laboration d un plan d action sp cifique lequel a aid le secr tariat de EPN pr parer ses propositions d assistance a soumettre aux donateurs
123. rces humaines et nombre de personnes qualifi es employ es e nombre de pharmaciens employ s et leurs salaires annuels e nombre de clients et politiques leur gard e services offerts aux clients par les DSO e strat gies d acquisition de stockage et de distribution e politiques concernant les dons de m dicaments e systemes d assurance qualit y compris proc dures standard crites 65 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 6 3 2 66 e politiques de financement des m dicaments recettes provenant de la vente de m dicaments et de fournitures m dicales et appui des donateurs e p rennit des activit s des DSO li e la situation financi re g n rale et la structure organisationnelle Les diff rences de taille fonctionnement et services offerts entre ces seize DSO taient dues des facteurs ext rieurs savoir le climat politique et socio conomique de chaque pays qui influen aient la conjoncture conomique Les facteurs internes qui jouaient un r le dans l activit des DSO taient li s pour l essentiel aux ressources financi res et humaines ad quates dont elles disposaient Indicateurs quantitatifs des prestations Les crit res adopt s pendant l analyse des donn es peuvent servir l examen des prestations des DSO et de leur rentabilit Ils peuvent tre encore affin
124. rnementales comme des l ments qui compl taient le syst me public d approvisionnement en m dicaments et permettaient de r pondre aux besoins de la population en particulier dans les zones rurales et loign es Cependant certaines agences publiques d approvisionnement voyaient dans les DSO efficaces des concurrentes en particulier pour ce qui est des prix de vente et des services offerts aux clients les sept pays ont donn a la qualit des services des DSO la note globale 3 sur une chelle de 1a5 ou 1 repr sente une mauvaise prestation et 5 une excellente prestation 55 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 4 3 2 56 Points soulev s par les gouvernements Les repr sentants des gouvernements ont estim que les DSO devraient s am liorer dans les domaines suivants communication avec les autorit s sanitaires minist re de la sant professionnalisme dans la gestion de l approvisionnement systeme de contr le de la qualit des m dicaments politiques relatives aux dons de m dicaments 5 ENSEIGNEMENTS ET RECOMMANDATIONS PRATIQUES 5 Enseignements et recommandations pratiques 5 1 R union de bilan OMS EPN La pr sente section est enti rement bas e sur les d bats des participants et les recommandations qu ils ont faites lors de la r union de bilan OMS EPN sur l tude multipays qui s est
125. rovenant des demandes des consommateurs Onze de ces treize DSO n utilisaient que la m thode de la consommation pass e et les deux autres se fondaient aussi sur la population ou la morbidit Deux des trois DSO qui ne quantifiaient pas les besoins en m dicaments passaient commande des quantit s demand es par leurs clients Les autres commandaient des kits pr emball s en fonction du budget dont elles disposaient Approvisionnement M thodes d approvisionnement Les seize DSO avaient recours a diverses m thodes d approvisionnement comme on le voit au tableau 14 Huit d entre elles suivaient plusieurs m thodes selon leur politique la situation locale ou les instructions des donateurs La m thode choisie d pendait de la valeur des commandes de m dicaments notamment les commandes d urgence Au total douze DSO faisaient des achats directs sept d entre elles localement et les cinq autres l tranger Parmi ces 21 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS douze DSO trois s adressaient exclusivement a des fournisseurs locaux une seulement a des fournisseurs internationaux quatre ne faisaient que des achats directs aupres de fournisseurs tant internationaux que locaux et les quatre derni res pratiquaient l achat direct aussi bien que l appel d offres n goci ou s lectif Les achats directs locaux taient faits chaque fois
126. rovisionnement et de gestion am liorations pr vues dans leur plan d action annuel ces quinze DSO ont mentionn les suivantes e augmentation du nombre de personnes qualifi es e formation r guli re du personnel e capacit de stockage et services de livraison e proc dures d approvisionnement e s lection des fournisseurs et contr le de leurs prestations e assurance de la qualit des m dicaments e systeme de gestion informatis e pour la gestion des m dicaments e gestion des stocks e services aux clients La pertinence de la plupart de ces am liorations d finies par les DSO elles m mes a t confirm e par les r sultats de l tude Aucune DSO n a mentionn l am lioration des syst mes d assurance qualit lors des tourn es d valuation la seule am lioration voqu e tant celle de la qualit des m dicaments Cependant lors de la r union de bilan les participants ont reconnu qu il fallait am liorer les syst mes d assurance qualit et en ont longuement d battu Facteurs externes qui influencent les activit s des DSO Les facteurs externes qui selon les DSO nuisaient aux activit s taient les suivants e la situation conomique notamment le grave probl me de l inflation et des d valuations six DSO 35 e la situation politique 5 DSO 29 e la pauvret de la population 5 DSO 29 11 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISAT
127. rsonnel les clients les responsables des instances fondatrices les minist res de la sant et les agences d approvisionnement publiques e L tude a ouvert de nouvelles voies de collaboration entre DSO pour faire face aux difficult s et probl mes du moment et mettre en commun les donn es d exp rience pertinentes e Le recours des valuateurs d autres DSO membres de l EPN a intensifi les sentiments d appropriation et de confiance Les tourn es crois es ont t utiles 5 ENSEIGNEMENTS ET RECOMMANDATIONS PRATIQUES 5 2 3 5 3 La coop ration entre les quatre valuateurs des DSO jumel es leur honn tet et leur ouverture ont permis de mesurer la force de l esprit d quipe qui s est instaur L importance de l ouverture d esprit manifest e lors de la conduite des valuations a t soulign e Le recours des valuations externes a t un bon choix Il faudrait encourager le renforcement des liens entre DSO et pouvoirs publics Les enqu teurs en ont appris plus que les enqu t s pendant les valuations Il tait important que les questionnaires soient en anglais et en francais la fois Autres points soulev s pendant les d bats Il faudrait accorder plus de place l explication de l objectif de l tude des valuations crois es et la prise en compte des attentes Comme chaque pays utilise une terminologie diff rente il aurait fallu inclure des d finitions dans les questi
128. rt l occasion d apprendre comment dans des circonstances comparables d autres r solvaient leurs probl mes et de mettre en commun les connaissances des bonnes pratiques Conna tre les bonnes pratiques des autres donnait aux DSO l lan n cessaire la r vision de leurs propres objectifs et levait le niveau de leurs aspirations La chance de travailler avec des DSO install es dans d autres pays et de collaborer avec une organisation internationale comme l OMS largissait les perspectives des dirigeants et les aidait r aliser l importance de leur travail non seulement pour les clients mais aussi pour le pays en g n ral OMS Du point de vue de l OMS la r ussite du processus participatif et responsabilisant de l tude est l une des r ussites cl s de la m thode utilis e L exploitation des r sultats y a gagn en valeur ajout e par l laboration d un plan d action sp cifique et a conduit a la conception d une proposition d assistance adress e aux donateurs L tude et la r union de bilan ont d montr que le personnel des DSO pouvait valuer ses prestations et d terminer avec succes les domaines a am liorer Il y a des experts techniques locaux il faut les mobiliser et les faire participer davantage aux activit s d autres DSO De plus avec l valuation par les pairs l OMS a d couvert une nouvelle fa on de travailler Elle a montr que les DSO s enrichissaient mutuellement au contact des probl me
129. rti First expired first out vii L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS GMP Good manufacturing practices GTZ Deutsche Gesellschaft f r Technische Zusammenarbeit ICCO Inter Church Organization for Development Cooperation IDA International Dispensary Association IEC Information ducation et communication JMS Joint Medical Stores KEC Kenya Episcopal Conference MCC Malawi Christian Council MEDS Mission for Essential Drugs et Supplies MEMS Mission for Essential Medical Supplies MSD Medical Stores Department Tanzanie MSF M decins Sans Fronti res MSH Management Sciences for Health ONG Organisations Non Gouvernementales OCASC Organisation catholique pour la Sant au Cameroun OMS Organisation mondiale de la Sant OSEELC uvre de Sant de l glise vang lique Luth rienne au Cameroun PCC Presbyterian Church in Cameroon PPE Prophylaxie post exposition PSM Politique et Normes pharmaceutiques CQ Contr le Qualit TEC Tanzania Episcopal Conference UCMB Uganda Catholic Medical Bureau UNDP Programme des Nations Unies pour le D veloppement UNFPA Fonds des Nations Unies pour la Population UNICEF Fonds des Nations Unies pour l enfance USPDI United States Pharmacopeia Drug Information viii RESUME R sum Les organisations confessionnelles font partie du secteur but non lucratif et jouent un
130. rtir de multiples crit res Elles ont toutes d clar qu elles n avaient pas les moyens de s assurer sur place que leurs fournisseurs respectaient la lettre les BPF Au cours de la r union de bilan l assurance de la qualit y compris le contr le de la qualit est apparue comme le tout premier domaine prioritaire du plan d action voir annexe 7a Pour suivre et valuer les prestations d une DSO au fil du temps il fallait commencer par d finir les caract ristiques d une DSO fonctionnant bien Dons de m dicaments La moiti des DSO recevaient des dons de m dicaments distribuer leurs clients Les entretiens ont r v l que ces dons peuvent cr er des probl mes au lieu de r pondre a des besoins r els Les donations peuvent nuire l ensemble du syst me de gestion des m dicaments lorsque les besoins d une part et le choix les quantit s et la qualit des m dicaments donn s d autre part ne sont pas toujours l objet d une bonne communication coordination ou garantie entre les DSO les instances fondatrices et les donateurs Cela peut conduire fausser le calcul des stocks gaspiller et perdre des stocks en place faire perdre du temps au personnel qui doit trier les m dicaments donn s et ajouter des co ts non pr vus de stockage manutention distribution et m me de destruction si n cessaire La qualit des m dicaments donn s n tait contr l e ni avant ni apr s leur r ception
131. s Exp ditions a riennes Trois DSO ont d clar payer des droits de douane 0 5 4 10 l arriv e l a roport Deux payaient la TVA 5 18 sur les arrivages par air ainsi que des droits de douane Exp ditions par route Aucune DSO n a d clar payer des droits de douane ou la TVA sur les arrivages par route au passage des fronti res Responsabilit des DSO en ce qui concerne le paiement de droits de douane entr e et de TVA M dicaments import s essentiels et non essentiels Trois DSO ont d clar payer des droits de douane ou la TVA sur les m dicaments essentiels et non essentiels sans qu il soit fait de diff rence entre eux 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 14 7 Mat riel m dical import Sur les six DSO qui ont r pondu cinq payaient des droits de douane et quatre la TVA sur le mat riel m dical Trois DSO payaient les deux Mati res premi res import es Quatre DSO ont signal qu elles payaient des droits de douane et deux qu elles payaient la TVA sur les mati res premi res Deux DSO payaient les deux Emballages import s Trois DSO ont indiqu qu elles payaient des droits de douane et la TVA sur les mat riaux d emballage V hicules utilitaires import s Trois DSO ont d clar payer droits de douane et TVA sur les v hicules utilitaires Plusieurs DSO voir 3 2 3 ont indiqu que l absence d exon ration des taxes sur les m dicaments et les fournitures im
132. s valuateurs des DSO jumel es ont tir parti de cet exercice et certains d entre eux ont pris des initiatives pour am liorer leurs propres syst mes avant m me que tous les r sultats de l tude ne soient connus et comment s la r union de bilan Les diverses DSO participantes ont appris se conna tre encore mieux au sein du r seau et l tude a t faite dans la confiance la transparence et la collaboration Base de donn es Une base de donn es a t sp cialement mise au point pour cette tude Elle a permis l analyse comparative des donn es entre pays et domaines une fois l information recueillie par les questionnaires saisie dans la base Cette information a t v rifi e par la validation des donn es communiqu es pour 6 EXAMEN DES RESULTATS 6 2 4 6 3 6 3 1 chaque question la v rification des r ponses au questionnaire et l information disponible dans d autres documents R union de bilan D s le d part une r union de bilan de tous les valuateurs qui repr sentaient les diverses DSO avait t pr vue pour v rifier l hypoth se de base et les r sultats de l tude Un expos d taill des prestations des interventions et des services offerts par les seize DSO leur a t communiqu Les points forts et les points faibles de ces DSO ont t d gag s ainsi que les domaines dans lesquels il fallait agir en priorit Sur cette base chaque DSO pouvait am liorer son foncti
133. s voir tableau 5 Tableau 5 Divers services de distribution livraison de m dicaments a a DSO DSO Services de distribution livraison Les trois DSO offrant leurs propres services de livraison avaient au moins un camion couvert pour transporter les m dicaments et les fournitures m dicales 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 4 5 3 4 6 3 4 7 Les dix DSO ne disposant pas de services de livraison ont d clar les difficult s suivantes e manque de v hicules 10 DSO 100 e co ts lev s de l entretien des services de livraison parc de v hicules maintenance et r paration etc 5 DSO 50 e dispersion g ographique des clients 5 DSO 50 Services de maintenance Six DSO offraient leurs clients un service de maintenance de l quipement m dical Les principales raisons donn es par les dix autres pour ne pas offrir ce service taient les suivantes e services non pr vus dans le plan d entreprise 7 DSO 70 e d autres d partements ou DSO offraient ce service 4 DSO 40 e co t lev de la formation professionnelle 2 DSO 20 Production de m dicaments Sur les seize DSO six ont d clar disposer d unit s locales qui fabriquaient toute une gamme de produits On trouvera de plus amples d tails a la section 3 7 3 Services d information sur les m dicaments Sur les seize DSO deux ont indiqu qu elles disposaient d une unit qui offrait un bulletin d
134. s de formation existants sur clients de la DSO 1 DSO l utilisation rationnelle des m dicaments et leur gestion Elaborer un outil de formation la gestion et la direction Faciliter l apprentissage par l exp rience 92 ANNEXES Annexe 7c Plan d action Domaine prioritaire 3 Services de distribution livraison Causes e Manque de moyens financiers e Manque de pr ts bancaires ou subventions e Co t lev des services de maintenance e Manque d infrastructure et de personnel form e Manque de v hicules R sultats du manque de services de distribution et de livraison e La DSO n offre pas de services de livraison e Ni m dicaments ni autres fournitures la port e du client Services de livraison offerts aux clients EPN il Partenaires Organismes avec services de Faciliter l tude de faisabilit Fournir des fonds et une livraisons participer une sur les services de livraison des assistance technique pour une tude de faisabilit sur les DSO et les solutions de tude de faisabilit sur les services services de livraison des DSO et rechange installation ou sous de livraison des DSO et les solutions de rechange traitance du service d p t solutions de rechange donateurs suppl mentaire combinaison de services 93 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE M
135. s de l tude a t que ces DSO se comportent comme de petites entreprises et devraient tre consid r es et g r es comme telles La majorit de leurs fonctions et les services qu elles offrent sont ex cut s selon diverses proc dures que l on peut qualifier de bonnes pratiques Les crit res qui ont servi l analyse des donn es peuvent encore tre d velopp s et devenir une base d valuation des prestations des DSO et de leur rentabilit Toutes les DSO devraient travailler ensemble la mise en place des meilleures pratiques dans les domaines de travail prioritaires qu elles ont elles m mes d finis lors de la r union de bilan L tude a aussi r v l des faiblesses dans les domaines suivants syst mes d assurance qualit dons de m dicaments informations sur les prix politiques d usage rationnel des m dicaments gestion informatis e des m dicaments services aux clients viabilit financi re relations avec les minist res de la sant et les autres partenaires locaux recours insuffisants l information donn e par l OMS sur les m dicaments et les prix et aux principes directeurs applicables aux dons de m dicaments Ces difficult s ont t reconnues lors de l valuation de chaque DSO et des mesures correctives envisag es Tous les participants membres de l EPN ont vu dans l tude un premier pas vers une collaboration plus pouss e entre membres du r seau L tude est aussi apparue comme
136. s et solutions de chacun et que les uns taient dispos s a couter les conseils des autres Gr ce au R seau l OMS peut continuer a dispenser assistance informations et conseils a un groupe de DSO dans beaucoup de pays africains dispos s travailler collectivement dans les domaines de l approvisionnement et de la gestion de m dicaments Recommandations lancer d autres tudes multipays Une autre recommandation du groupe a t d entreprendre une tude comparable dans deux ou trois ans afin de renseigner sur les am liorations apport es par chaque organisme et par EPN en tant que r seau et de mettre au point peu peu un ensemble de meilleures pratiques Importance des organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments En conclusion les r sultats de l tude ont clairement montr que les DSO font du bon travail en g n ral en grande partie parce que leurs proc dures d acquisition sont transparentes leurs prix comp titifs et leur personnel tr s motiv Elles ont gagn la confiance de leurs clients ont t appr ci es des minist res de la sant et ont entretenu de bonnes relations avec leurs instances confessionnelles fondatrices Elles jouent un r le crucial dans l accessibilit aux m dicaments en particulier dans les zones rurales et recul es et dans celles o les pouvoirs publics n approvisionnent plus gu re les tablissements publics de sant Elles peuvent donc avoir une fon
137. s la partie 3 4 4 sur les dix DSO qui offraient des services de livraison leurs propres services en ce qui concerne trois d entre elles et des services de messagerie pour les sept autres sept ont indiqu que les d lais de livraison allaient de moins d une semaine cinq DSO deux semaines deux DSO Tout en offrant ce service trois DSO permettaient aussi leurs clients 35 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 12 3 12 1 3 12 2 d utiliser leurs propres moyens de transport pour emporter leurs commandes ce qui valait aussi pour les commandes urgentes Fournitures emport es par les clients Les clients des quatre DSO qui n offraient aucun service de livraison se rendaient sur place pour remettre leurs commandes et emporter leurs marchandises Entre la remise de la commande sa pr paration et le d part il s coulait quelques heures Livraisons directes par les fournisseurs Trois DSO avaient n goci la livraison directe des marchandises avec leurs fournisseurs fabricants et le d lai de livraison tait d un mois Systeme d information et de gestion des m dicaments Gestion informatis e des m dicaments Quatorze des seize DSO avaient des ordinateurs en tat de marche sur le lieu de travail La plupart utilisait les programmes Word et Excel Six d entre elles avaient int gr et informatis des syst
138. s rapports recette annuelle par effectifs variaient consid rablement entre les DSO participantes Certains rapports pouvaient indiquer que telle ou telle organisation tait en sous effectifs alors que d autres taient en sur effectifs Certains clients des DSO faisaient en moyenne des achats d une plus grande valeur mon taire que ceux d autres DSO ce qui pouvait indiquer que celles ci 6 EXAMEN DES RESULTATS 6 3 3 avaient des clients qui ne se fournissaient pas exclusivement chez elles Les rapports recette annuelle par nombre d articles en stock indiquaient que certaines DSO pouvaient obtenir de meilleurs r sultats avec une liste d articles relativement limit e que d autres qui avaient une liste d articles relativement longue Si l on compare les DSO JMS en Ouganda et MEDS au Kenya dont les recettes sont comparables en g n ral JMS obtient de meilleurs r sultats si l on consid re le rapport recette annuelle effectifs alors que c est le contraire pour MEDS si l on consid re le rapport recette annuelle nombre d articles Cependant elles sont l une et l autre a peu pres galit pour ce qui est de leur rapport recette annuelle client Il faut pousser encore les recherches pour d terminer laquelle de ces DSO fonctionne au meilleur co t car cela d pend de nombreux facteurs Si l on compare les DSO CHANpharm et BUFMAR BUFMAR obtient de meilleurs r sultats si l on considere le rapport recette ann
139. seau pharmaceutique cecum nique Ecumenical Pharmaceutical Network au cours de l tude multipays pr sent e ci apres Le R seau s est d abord appel Programme de produits pharmaceutiques du Conseil cecum nique des glises Initiatives et services sociaux communautaires il manait de la Commission m dicale chr tienne du Conseil L EPN a pour mission de r soudre les problemes de pharmacie qui se posent dans le systeme confessionnel de soins de sant ce qui signifie aussi bien fournir des soins que promouvoir la justice et l quit notamment l acc s aux m dicaments essentiels et leur utilisation rationnelle En collaboration avec le d partement Politique et Normes pharmaceutiques de OMS le R seau a convenu d entreprendre en 2003 une tude multipays pour rassembler les donn es concernant l action des organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments ou DSO Drug Supply Organisations en Afrique subsaharienne L EPN a t retenu par l OMS parce qu il est en relations officielles avec l Organisation et que ses membres s efforcent d am liorer la qualit des soins pharmaceutiques par le biais du syst me confessionnel de soins de sant a Appel avant 2005 D partement M dicaments essentiels et politique pharmaceutique L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 1 2 Les objectifs de l tude L tude visa
140. sentiels avait t envoy aux DSO qui ont t pri es d y inscrire le prix qu elles les payaient en dollars des Etats Unis Neuf d entre elles ont donn cette information pendant la r union L enqu te a t faite selon la m thode labor e avec le projet OMS HAI sur les prix des m dicaments On trouvera dans la section 3 8 et l annexe 3 les r sultats de cette enqu te sur les prix et aux chapitres 6 et 7 respectivement l examen des r sultats de l tude et les conclusions qui en ont t tir es lors de la r union de bilan 3 RESULTATS DES EVALUATIONS DES DSO 3 R sultats des valuations des DSO 3 1 Cr ation des DSO objets de l enqu te Parmi les seize DSO valu es quatre ont t fond es au d but des ann es 1970 cinq au cours des ann es 1980 cinq autres au cours des ann es 1990 et deux ont entrepris leurs activit s apr s 2000 En majorit elles ont t tablies l poque o de nombreux pays d Afrique subsaharienne se lan aient dans la r forme de leur syst me public de sant et d approvisionnement En g n ral leurs activit s d acquisition et de distribution de m dicaments se sont d velopp es dans la mesure o le syst me public d approvisionnement en m dicaments du pays r pondait de moins en moins aux besoins de leurs tablissements de sant ou ceux des tablissements publics qu elles g raient La plupart des DSO ont lanc leurs activit s de fourniture et distrib
141. ses activit s parce que le fonds de roulement ne pouvait g n rer suffisamment d argent pour ses propres op rations d approvisionnement Comme on l a d j vu les donations de m dicaments non pr vues et non souhait es nuisaient aussi au fonds de roulement des DSO Certaines des DSO les plus importantes sont devenues financi rement viables et ont tendu leurs activit s l approvisionnement du secteur public et du secteur priv non lucratif Ces DSO avaient re u pendant un tr s grand nombre d ann es l appui de donateurs ext rieurs engag s avant d atteindre le seuil de rentabilit De plus l tude a montr que la majorit des plus petites DSO avaient besoin de l appui permanent des donateurs pour poursuivre la plupart de leurs activit s ce qui montre bien le niveau g n ralement bas de la viabilit de ces petites DSO Les DSO qui b n ficiaient d un financement ext rieur le recevaient sous la forme 75 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 76 d un appui financier a long terme des donateurs Certaines d entre elles recevaient un appui de plusieurs donateurs y compris d agences bilat rales Une constatation importante a t que l investissement initial pour la construction de b timents l installation de mat riel informatique et de logiciels ou l introduction de nouveaux traitements comme la th rapie antir
142. soign s gratuitement Tableau 44 Ann e o l tablissement est devenu client de la DSO Etablissements Etablissements nombre O 8 15 1980 1990 1990 2000 gt 2000 El 6 47 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 4 1 2 4 1 3 Etablissements disposant de lits Sur les 49 tablissements qui ont r pondu 32 ont indiqu qu ils avaient plus de 50 lits voir tableau 45 Tableau 45 Etablissements disposant de lits 8 ek Distance entre clients et DSO La distance entre les tablissements enqu t s et les DSO est indiqu e au tableau 46 Sur les 51 clients qui ont r pondu 39 ont indiqu que cette distance allait de 1 249 km Tableau 46 Distance entre tablissement enqu t et son DSO 4 1 4 4 1 5 48 Distance Etablissements Etablissements nombre lt 100 km 19 37 100 249 km 20 39 250 499 km 6 12 gt 500 km 6 12 Systemes d approvisionnement Sur les 54 clients qui ont r pondu 44 ont dit qu ils commandaient les articles et les quantit s selon leurs besoins syst me des commandes ou syst me de r quisition Neuf ont indiqu qu ils recevaient des kits pr emball s syst me d allocation Un client ne recevait que des m dicaments donn s lorsqu ils taient disponibles Sources d approvisionnement des cl
143. sparence e Manque de formation la collaboration e Dirigeants peu conscients de l importance de la collaboration R sultats du manque de collaboration e Pas d change d informations e Pas de connaissance r ciproque des cultures e Manque du mat riel n cessaire IEC e Maillage insuffisant ou inexistant Am lioration de la collaboration EPN Partenaires Int resser les dirigeants et Faciliter et organiser des r unions Fournir des fonds permettant des propri taires des DSO r guli res entre dirigeants des DSO r unions r guli res entre l am lioration de la et parties prenantes dirigeants des DSO et parties collaboration changement prenantes donateurs radical de la comp tition la coop ration 2 DSO Former le personnel des DSO Faire du site web de l EPN un la collaboration portail d information Organiser r guli rement des Soutenir les m canismes de visites r unions avec les parties r ciproques r guli res prenantes et les partenaires r unions t l conf rences et la mise en r seau des cadres des DSO On n a gu re d l ments de preuve de l importance des organisations confessionnelles dans le domaine de la fourniture et de la distribution de m dicaments La pr sente publication est un rapport sur une recherche multipays novatrice concernant le r le de ces DSO dans onze pays d Afrique subsaharienne Pendant l ann e 2003 le R seau pharmaceutique cecum nique a coll
144. stataires de soins de sant aussi bien du secteur public que du secteur priv commercial et non lucratif Trois n admettaient que les prestataires but non lucratif Les huit derni res n acceptaient que les clients appartenant une confession Tableau 10 Cat gories de clients servis par les DSO DSO Cat gories de clients LAO Tout dispensateur de soins de sant Uniquement les membres chr tiens Uniquement des tablissements but non lucratif Uniquement les tablissements de m me confession Uniquement les tablissements confessionnels Suivi des clients Au fil du temps douze DSO ont tabli des criteres pour suivre leurs clients sept d entre elles utilisaient de multiples crit res et quatre ont d clar ne pas proc der ce mode de suivi La liste des crit res employ s par les douze premi res figure au tableau 11 Tableau 11 Crit res de suivi des clients DSO DSO Nombre Capacit de remboursement 8 50 Volume des achats 6 38 Nombre de patients b n ficiaires 3 5 7 P nalit s encourues par les clients Les douze DSO qui suivaient leurs clients avaient un syst me de p nalit s pour les cas o apr s examen ceux ci ne donnaient pas satisfaction Quatre DSO imposaient plusieurs sortes de p nalit s voir tableau 12 Tableau 12 P nalit s impos es aux clients P nalit s BSO DSO Nombre AA A Radiation de la liste des clients Suppression
145. t partie de l hypoth se selon laquelle leur contribution aux syst mes nationaux d approvisionnement en m dicaments serait de m me importance La multiplication observ e du nombre d tablissements de soins de sant confessionnels au cours des vingt cinq derni res ann es est le r sultat du ralentissement du d veloppement socio conomique de l Afrique et du fait que les r formes introduites dans le secteur public de la sant n ont pas donn aux pauvres un acc s accru aux services de sant L o l Etat ne pouvait offrir ces services les organisations confessionnelles ont pris le relais et se sont charg es de la bonne marche des tablissements de soins de sant La m me tendance s est produite avec la cr ation de la majorit des DSO qui ont t tablies au cours de la p riode o des r formes notamment la d centralisation s engageaient dans le secteur de la sant publique et de l approvisionnement en m dicaments Les syst mes publics d approvisionnement ont t de plus en plus d faillants devant les besoins des tablissements de soins de sant confessionnels qui au d part d pendaient de ces approvisionnements Les DSO de dix pays ont indiqu que la proportion de la population qu elles desservaient allait de 25 60 et pour la majorit d entre elles la moyenne s tablissait 43 Cela signifie qu ensemble ces DSO couvraient une population de 112 1 millions de personnes sur une pop
146. t les co ts de l emballage manutention et du transport mais qu elles taient peu nombreuses y inclure les co ts du contr le de la qualit Il faut corriger cette pratique et inclure dans tous les prix de vente un pourcentage correspondant au contr le de la qualit Un minimum de 2 3 est recommand comme le font les grands fournisseurs internationaux qui pratiquent des prix peu lev s Conclusion L tude a donn des r sultats positifs importants en d montrant que les DSO fonctionnent bien parce qu elles sont g r es comme de petites entreprises s approvisionnent de multiples fa ons sous traitent des services pratiquent des prix comp titifs pour des m dicaments de qualit et ont un personnel tr s motiv Conform ment aux travaux en groupe et aux r sultats de la r union de bilan sur ce qui constitue une organisation efficace elles sont nombreuses pr voir de mettre en place des plans strat giques long terme y compris plans 6 EXAMEN DES RESULTATS 6 3 4 d entreprise et budgets annuels et d am liorer les bonnes pratiques dans la fourniture et la gestion des m dicaments et dans les services Opinions exprim es par les clients les instances fondatrices et les gouvernements Opinions des clients Dans l ensemble les clients ont donn des r ponses favorables au sujet des services fournis par les DSO et tous ont d clar appr cier la qualit des produits les dates de p remption
147. t pu entraver les activit s d approvisionnement et de distribution Ils ont aussi tabli des plans d action apres avoir d fini les domaines d intervention prioritaires pour am liorer les prestations des organisations L tude a montr que les organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments peuvent tre consid r es comme des entreprises qui jouent un r le vital dans l am lioration de l acc s aux m dicaments en particulier dans les zones recul es Ils offrent un service compl mentaire important la o le service public d approvisionnement est parfois d faillant Avec son information op rationnelle d taill e la pr sente publication contribue valablement l approfondissement des connaissances sur les r alit s de lapprovisionnement pharmaceutique dans l Afrique subsaharienne 100 On n a gu re d l ments de preuve de l importance des organisations confessionnelles dans le domaine de la fourniture et de la distribution de m dicaments La pr sente publication est un rapport sur une recherche multipays novatrice concernant le r le de ces organisations dans onze pays d Afrique subsaharienne Pendant l ann e 2003 le R seau pharmaceutique cecum nique a collabor avec l Organisation mondiale de la Sant l tude comparative du travail de seize organisations confessionnelles et de leur contribution l approvisionnement en m dicaments Les seize organisations sont toutes membres du R seau
148. t re us Proportion d articles Etablissements Etablissements command s effectivement nombre fournis Quantit s d articles command s Sur les 47 clients qui ont r pondu 35 ont indiqu qu ils recevaient entre 50 et 100 des quantit s command es leur DSO Onze des DSO ont d clar fournir entre 50 et 100 de ces quantit s Dans ce cas clients et DSO s accordaient Tableau 49 Pourcentage des quantit s d articles command s effectivement fournis Proportion des quantit s Etablissements Etablissements command es effectivement nombre fournies Toujours 100 17 35 75 100 13 28 50 75 5 11 25 50 7 15 0 25 5 11 49 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 4 1 8 Fr quence des commandes Organisation des commandes Sur les 53 clients qui ont r pondu 22 ont indiqu qu ils passaient commande tous les mois voir tableau 50 Tableau 50 Fr quence des commandes Er augnces des commandes Etablissements Etablissements q nombre Mensuelles 2 3 fois mois CC S 17 Trimestrielles 7 13 Au coup par coup 6 11 Autres S T Pr f rences pour la fr quence des commandes Sur les 53 clients qui ont r pondu 22 ont indiqu qu ils pr f raient passer q commande chaque mois onze qu ils pr f raient passer les commandes au coup
149. taire 1 Assurance de la qualit Causes reconnues e Aucune proc dure standard e Manque de personnel qualifi e Utilisation limit e des laboratoires de CO R sultats du manque de proc dures standard e Mauvaise qualit des services e Nisuivini valuation e Aucun chantillonnage e Aucune information en retour e Aucune documentation R sultats du manque de personnel qualifi e Services m diocres au consommateur e Prises de d cision m diocres e Aucune garantie de la qualit R sultats de l utilisation limit e des laboratoires de CQ e Mauvais fournisseurs accept s e M dicaments rappel s e Produits de contrefa on de qualit inf rieure accept s 90 ANNEXES Proc dures standard d assurance qualit en place Se conformer aux proc dures 8 DSO Assurer le suivi audit interne 8 DSO DSO Employer et retenir un personnel qualifi 3 DSO EPN Former l laboration de proc dures standard Avec les DSO pour laborer des proc dures standard 3 DSO Avec les DSO pour laborer des proc dures standard lorsque le CQ n est pas possible 2 DSO Personnel qualifi employ EPN Encourager la formation et les tourn es r ciproques Partenaires Fournir des documents de base et de r f rence sur les questions d AQ OMS Partenaires Offrir une assistance technique de courte dur e donateurs Etre un employeur comp titif environnement d
150. tats iia a da A A aa x CONCIUSIONS vices ni a e EEE EEEE ANESSE xi dis ola e O 1 LA Situation g n rale near Ne se 1 1 2 Les objectifs de PEU ersarniirc add a sets iaa 2 1 3 R sultats escompt s de l tude MultipayS ooccocococococonennnnncnnncononorononoranonos 2 1 4 S lection des DSO uni ia 3 2 M thodologie casasiss cca cctnsasecsainanatiaansntisasdssatcandersiaaacansasasasinsaadsnwisiniandanieiastaineds 5 2 1 Outil de collecte des donn es occccococconcnconanonnoncnnonanonnencnnonnnrenannenennnnananns 5 2 2 Essais sur le terrain de l outil de collecte des donn es 5 2 3 Equipes d valuation charg es de la collecte des donn es 6 2 4 Production de donn es ccccoccononnoncconconacnnnnanna cnn rnnnnanra rra nnnanra ara rnronarnananans 7 2 5 Analyse et pr sentation des donn es 7 3 R sultats des valuations des DSOi i s isrssnfhsssssanesesansessamnessssereii esereenes 9 3 1 Cr ation des DSO objets de l enqu te eeeeeneeenenenea eee eenneas 9 3 2 Direction et administration des DSO ccccccccccece cece eeeeeeeeeeeeeeeeaneeeeneeegans 9 3 3 Infrastructure nine n rn r nn nar NESEN NEEE AERA 12 3 4 Services offerts aux clients iii 13 3 5 Les clients des DSO sm mess As 16 3 6 S lection et quantification des m dicaments 20 3 7 ADDrOVISIONNEMENE rss cia 21 3 8 Prix des m dicaments zac rd a cat the delai etant 25 3 9 Assurance de la qualit issues des csi ao 28 3 10 Gestion des stocks anna rra rra
151. tenue Nairobi Kenya du 31 mai au 2 juin 2004 Des le d part il est apparu qu une telle r union tait un l ment critique constitutif du processus participatif sur lequel reposait l tude et qu elle tait essentielle a son succ s Elle a t l occasion d informer des r sultats de l tude les membres du conseil de l EPN les membres des quipes d valuation et d autres membres de EPN qui n avaient pas particip l tude Pour le rapport complet sur la r union s adresser au secr tariat de l EPN l adresse donn e la page ii 5 2 Analyse par groupe 5 2 1 Domaines prioritaires dans l approvisionnement et la gestion des m dicaments Apr s la pr sentation des r sultats de l tude par les membres du personnel de l OMS qui y ont pris part les participants ont d abord relev les r sultats cl s et les ont rang s par ordre de priorit mettant ainsi en lumi re les principaux domaines d activit en ce qui concerne l approvisionnement et la gestion des m dicaments Ces domaines taient les suivants Assurance de la qualit Formation Distribution livraison Acquisition des m dicaments Capacit de stockage et de gestion des m dicaments Viabilit des activit s des DSO Collaboration NOP WN Bien que plusieurs DSO aient mentionn la tarification des m dicaments dans l ensemble ce point n a pas t consid r comme une priorit Par petits groupes de travail les
152. tions sur les prix Listes ou catalogues des prix Exemplaires de la liste des prix communiqu es et re ues ou du catalogue fournis par la 7 3 Preuves de sa diffusion DSO 9 l Listes ou catalogues fournis par la DSO ceux qui ne figurent pas sur la liste des clients Liste des prix mise jour Exemplaires disponibles des listes nationales internationales des prix 9 Plan d entreprise et budget Document pr sentant le plan Exemplaires du plan disponibles d entreprise et le budget d entreprise et du budget ee fournis par la DSO Preuves de son application Rapports int rimaires p riodiques 10 D finition claire des r les et Document sur le mandat du Exemplaires du mandat fournis fonctions du conseil conseil d administration et de la par la DSO d administration et de la direction ue direction Minutes des r unions du conseil Preuves de sa mise en uvre oe Minutes des r unions de la direction 11 Existence d une politique Document sur la politique Exemplaires de la politique concernant la documentation concernant la documentation concernant la documentation eer fournis par la DSO Preuves de son application Documents archiv s 12 Prix comp titifs offerts aux Analyse comparative r guli re R tro information des clients clients des prix a a Analyse comparative des prix a jour 13 Existence d un syst me Syst me d information et de Documents registres et appropri de gestion des m dicaments documentation lectroni
153. u l objectif de l Agence su doise de coop ration pour le d veloppement international aider les d cideurs d finir les probl mes et valuer les prestations en mati re de services de sant y compris dans le secteur pharmaceutique M thodologie Un ensemble de quatre questionnaires standard a t labor pour recueillir des donn es sur ces DSO L tude a fourni des renseignements sur leur mode de fonctionnement ainsi que sur l opinion de leurs clients de leurs instances fondatrices et des gouvernements La production et l analyse des donn es ont t possibles gr ce a une base de donn es con ue sp cialement pour l tude dans le cadre du syst me OMS de gestion des enqu tes et elle a permis l analyse comparative de donn es entre les pays et entre les domaines Un l ment important de la conception de cette tude a t l examen des bonnes pratiques par les pairs selon la formule apprendre en valuant et apprendre valuer les valuations se faisant dans des pays appari s Des membres du personnel d une DSO du pays X se sont rendus dans le pays Y pour y recueillir des donn es sur les activit s d une DSO de ce pays et r ciproquement Cette approche exp rimentale tait fond e sur l hypoth se selon laquelle les cadres des DSO avaient les comp tences techniques voulues dans le domaine de l approvisionnement et de la gestion de m dicaments pour une bonne valuation du travail de leurs co
154. u des instructions des donateurs Elles avaient principalement recours aux achats directs et aux appels d offres n goci s ou s lectifs adress s a des fournisseurs locaux et internationaux La moiti d entre elles s approvisionnaient principalement aupr s de fournisseurs locaux La plupart des produits import s arrivaient par mer ou par air Achats group s Parmi les DSO les plus importantes certaines MEDS et JMS se sont constitu es partir de diverses petites DSO du m me pays Elles fonctionnent bien signe qu il pourrait tre int ressant pour un groupe de petites DSO du Cameroun ou m me pour d autres DSO du R seau d envisager de grouper leurs achats pour qu avec des volumes et un pouvoir d achat plus grands elles obtiennent de meilleurs prix gr ce aux conomies d chelle en particulier pour de petits volumes de m dicaments chers et d apparition r cente sur le march Production locale Un point important a t examin lors de la r union de bilan l autonomie quant l approvisionnement gr ce la production locale par les DSO elles m mes mais aucun consensus ne s est d gag Plusieurs DSO avaient des unit s de production et l on a mis des doutes quant aux avantages de la modernisation et de l entretien d unit s de production par rapport aux co ts du personnel form n cessaire Une tude de faisabilit sur la production locale par les DSO elles m mes est mentionn e l annexe 7d du plan
155. ualit British National Formulary Bonnes pratiques de fabrication Bureau des Formations M dicales Agr es au Rwanda La Centrale d Achats des M dicaments Essentiels du Rwanda Centrale d Approvisionnement en M dicaments de l glise Presbyt rienne Camerounaise Centre d Approvisionnement Pharmaceutique Provincial Cameroon Baptist Convention Christian Council of Tanzania Christian Council of Zambia Catholic Drug Centre Centrale Nationale d Approvisionnement en M dicaments et Consommables M dicaux Essentiels Centrale Pharmaceutique de l glise du Christ au Congo Christian Health Association of Ghana Christian Health Association of Kenya Christian Health Association of Malawi Christian Health Association of Nig ria Churches Health Association of Zambia Community Initiatives and Social Services Conseil cecum nique des glises Catholic Secretariat of Nig ria Christian Social Services Commission Contr le qualit Department For International Development RU Drug supply organisation organisation d approvisionnement en m dicaments glise du Christ au Congo Episcopal Conference of Malawi Evangelical Church of West Africa Episcopal Conference of Zambie glise vang lique du Cameroun Evangelischer Entwicklungsdienst glise vang lique Luth rienne au Cameroun Evangelical Fellowship of Zambia R seau pharmaceutique cum nique Ecumenical Pharmaceutical Network Premier p rim premier so
156. ublic d approvisionnement en m dicaments Sur les seize DSO deux ont indiqu que l organisme public d approvisionnement tait leur principal fournisseur chaque fois que possible l une d elles organisait les services de distribution par son interm diaire 3 5 Les clients des DSO 3 5 1 Nombre croissant de clients Entre la date de leur cr ation et 2003 les DSO ont toutes vu augmenter le nombre total de leurs clients de 3 030 8 269 soit une augmentation globale de 2 7 par an En 2003 le nombre de clients des seize DSO allait de 20 3 200 soit une augmentation annuelle moyenne variant de 1 4 55 9 depuis leur cr ation Pour calculer cette augmentation on a divis la diff rence entre le nombre de clients lors de l ann e de cr ation de l organisation et 2003 par le nombre d ann es de fonctionnement voir tableau 7a Tableau 7a Augmentation du nombre de clients des DSO Nombre de Accroissement Ann e de clients lors Nombre de moyen annuel Pays fondation de de l ann e clients en du nombre de la DSO de fondation 2003 clients depuis la cr ation AMFA Afrique du Sud AMFA 197 1 23 Cameroun capere 196 30 0 Cameroun cbc_______ 1989 rR 73 4 7 Cameroun oseeLc 1972 wo 28 Cameroun fpcc 2000 3 2 1994 Ooo OS 4319 47 i i 1 30 12 5 10 3 Oooo o 4 032 Malawi cham 200 19 19 67 Ouganda mms 190 84 imn 473 Rwanda _ BuFMAaR
157. ucoup de pays les organisations non gouvernementales ONG int gr es au secteur priv non lucratif jouent un r le important dans la promotion le financement et la fourniture de soins de sant y compris l approvisionnement en produits pharmaceutiques Une organisation confessionnelle est une sorte d ONG La part prise par les ONG dans la fourniture de services de sant et de m dicaments essentiels varie consid rablement d un pays un autre mais dans les pays africains faible revenu elle peut aller jusqu 50 des services curatifs Apr s examen de la litt rature pertinente en 2001 Kawasaki et Patten ont conclu qu entre 30 et 40 des soins de sant dispens s dans les pays en d veloppement taient assur s par des tablissements confessionnels Dans un rapport de 19982 l OMS recommandait de poursuivre l tude du r le des ONG car elles offraient un compl ment ind pendant et potentiellement efficace aux services publics de sant et d approvisionnement en produits pharmaceutiques En 1997 une tude recommandait principalement deux mesures O tablir sur la base de donn es factuelles un panorama de l importance des ONG qui fournissent et distribuent des m dicaments O recueillir et pr senter documents a l appui les donn es d exp rience de ces ONG Une tude des systemes d approvisionnement en m dicaments de deux organisations missionnaires en Ouganda et au Kenya a retenu l attention de EPN R
158. uelle effectifs et recette annuelle nombre de clients Les r sultats de la DSO CHANpharm sont meilleurs pour ce qui est du rapport recette annuelle nombre d articles Les salaires annuels taient tr s divers Les rapports salaires annuels produit int rieur brut PIB capita ont donn un rapport moyen de3 72 pour les pharmaciens ce que l on peut consid rer comme acceptable Indicateurs qualitatifs du respect des bonnes pratiques Le r sultat cl de l tude a t que la majorit des DSO s acquittaient de fonctions d approvisionnement et de gestion des m dicaments et offraient des services de plusieurs mani res plut t qu en suivant un ensemble rigide de r gles ce qui leur permettait une plus grande souplesse dans leurs activit s et vis vis de leurs clients C est ce qu on a pu constater pour les pratiques d acquisition les sources d approvisionnement et de financement les m thodes de gestion des stocks et de contr le de la qualit les syst mes de livraison et les modes de paiement propos s aux clients L offre de toutes ces options peut tre consid r e comme de bonnes pratiques que toutes les DSO devraient mettre au point et appliquer dans un futur proche En tant que membres de l EPN les DSO devraient obtenir appui et conseils pour coop rer afin d incorporer ces diverses formules dans leurs syst mes et plus tard il sera possible de d finir les meilleures pratiques dans le domaine de la
159. ulation totale de 284 4 millions de personnes dans les dix pays L tude a donc apport la preuve irr futable de l importance actuelle des organisations confessionnelles dans la fourniture de m dicaments essentiels en particulier dans les zones rurales et recul es Elles apportent aux syst mes nationaux de sant un compl ment susceptible de pallier les d faillances des dispositifs de l Etat Une telle contribution l approvisionnement en m dicaments dans certaines parties des pays d Afrique subsaharienne montre bien la 63 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS n cessit de faire conna tre documents l appui l exp rience et la pratique des DSO afin d en faire profiter d autres intervenants Le r le compl mentaire des organisations confessionnelles peut prendre de l importance dans un avenir proche tant donn la situation socio conomique et politique et les r formes en cours des systemes publics de sant et d approvisionnement en m dicaments Au cours des valuations les DSO ont indiqu que tel tait le cas lorsque les syst mes publics d approvisionnement ne r pondaient pas aux besoins des populations 6 2 6 2 1 6 2 2 6 2 3 64 M thodes employ es pour l tude Questionnaires structur s Quatre questionnaires structur s ont t labor s comme outil d valuation pour l tude multipays
160. une base permettant de reconna tre et d am liorer les bonnes pratiques des organisations confessionnelles d approvisionnement en m dicaments dans la gestion l acquisition et la distribution des fournitures pharmaceutiques En se fondant sur les caract ristiques d une DSO qui fonctionne bien telles que d crites pendant la r union de bilan il faudrait maintenant laborer un outil simplifi d auto valuation que les DSO utiliseraient annuellement et remanier l outil d valuation con u pour la premi re tude multipays OMS EPN qui servirait intervalles plus longs On a pu voir avec quel s rieux le personnel des DSO a collabor pour mettre profit les r sultats et les constatations de l tude et tablir un plan d action sp cifique propre am liorer leurs prestations dans des domaines prioritaires comme 1 l assurance de la qualit 2 la formation 3 les services de livraison distribution 4 l acquisition de m dicaments 5 les capacit s de stockage et de gestion des m dicaments 6 la viabilit des activit s des DSO et 7 la collaboration 77 L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS La prochaine tape pour le secr tariat de l EPN consistera pr senter les domaines prioritaires sous forme de plan d action et rechercher un appui financier et technique ext rieur pour ce plan ce qui augmentera l efficac
161. ur am liorer leurs prestations surtout en ce qui concernait leurs services aux clients voir tableau 40 Tableau 40 Activit s envisag es par les DSO pour am liorer leurs prestations des r en prestations ombre A Prix plus Prix plus comp titifs o A Am lioration de la gamme de m dicaments 6 46 Dix DSO envisageaient de prendre des mesures pour am liorer leur gestion financi re comme indiqu au tableau 41 La majorit d entre elles pr voyaient un ensemble de mesures destin es une meilleure ma trise de leur situation financi re par une prise de d cision plus pr visionnelle et un contr le plus efficace Tableau 41 Activit s envisag es par les DSO pour la gestion financi re situation financi re tromere _ Revision plus R vision plus fr quente des prix des prix ee EE Ma trise stricte des co ts 6 60 Douze DSO ont d fini des strat gies d augmentation du nombre de leurs clients voir tableau 42 Aucune n a indiqu son intention de chercher de nouveaux clients en dehors de son pays Elles ont propos un ensemble de strat gies et se pr paraient tablir des unit s de marketing et de r ception des clients pour lever leur niveau de satisfaction Tableau 42 Strat gies d finies par les DSO pour accroitre le nombre de leurs clients Strat gies d augmentation du DSO DSO nombre des clients tromere PA D lais de livraison D lais de livraison p
162. ution gr ce des dons de m dicaments ou un appui financier destin la constitution d un capital et elles ont presque toutes re u un appui ext rieur long terme Les instances fondatrices ont indiqu que les principales raisons pour lesquelles elles avaient lanc les activit s de leurs DSO taient les suivantes O pousser plus loin l uvre de l Eglise pour mieux atteindre les pauvres et leur offrir des soins de sant O mieux r pondre aux besoins en m dicaments de la population qu elles servent gr ce leurs installations confessionnelles de soins de sant O r pondre a la multiplication des ruptures de stock et des d faillances d approvisionnement des magasins de l Etat O organiser les achats group s de DSO de diff rentes confessions travaillant dans un m me pays 3 2 Direction et administration des DSO 3 2 1 Direction Relations entre les instances fondatrices et les DSO La plupart des instances fondatrices maintenaient des relations troites avec les DSO Toutes les instances fondatrices confessionnelles si geaient au conseil d administration de ces DSO Les instances fondatrices escomptaient des DSO e qu elles fournissent des m dicaments et des services pharmaceutiques aux clients de leur ob dience L APPROVISIONNEMENT ET LA DISTRIBUTION DE MEDICAMENTS PAR LES ORGANISATIONS CONFESSIONNELLES EN AFRIQUE SUBSAHARIENNE ETUDE MULTIPAYS 3 2 2 e qu elles apportent un finance
163. virapine ni aucun autre antir troviral Directives du traitement par les ARV Sur les seize clients qui ont r pondu quatre ont dit qu ils n avaient que les directives nationales du traitement standard du VIH Sida quatre n avaient que des exemplaires des principes directeurs de l OMS et quatre uniquement des directives informelles quatre avaient des exemplaires de plusieurs directives Formation re ue sur les ARV Sur les 47 clients qui ont r pondu 13 ont indiqu qu ils avaient re u une formation sur la prescription et l utilisation des ARV Les 34 autres n avaient re u aucune formation dans le domaine du VIH Sida Formation dispens e sur les ARV Sur les treize clients qui ont indiqu qu ils prescrivaient des ARV quatre avaient re u une formation du Minist re de la sant trois d un centre d approvisionnement public trois d ONG et trois autres institutions internationales Trois clients recevaient une formation dispens e par des donateurs bilat raux et cinq devaient leur formation plus d une entit voir tableau 57 52 4 RESULTATS DES EVALUATIONS DES D AUTRES ACTEURS Tableau 57 Formation aux ARV 4 1 14 4 1 15 4 1 16 formation sur les ARV nombre DSO Institution internationale Echange de produits Sur les 53 clients qui ont r pondu 25 ont indiqu que leur DSO autorisait l change de produits et les 28 autres qu elle ne l autorisait pas Notification d

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