règlement d`utilisation
Contents
1. MAIRIE Gestion efficace du planning de r servation Livraison des quipements dans les conditions de fonctionnement requises En d but d ann e civile la commune communique chaque association ayant b n fici de l utilisation de salles ou quipements communaux au cours de l ann e pr c dente le r capitulatif des aides auxquelles elle a eu droit afin qu elle puisse en faire tat lors de sa prochaine Assembl e G n rale OBLIGATIONS DES UTILISATEURS Respect de toutes les conditions stipul es dans le pr sent r glement Restitution des salles et quipements dans l tat o ils taient lors de leur mise disposition Toute d gradation des locaux ou des quipements sera factur e l utilisateur concern avec ventuellement prise en compte du ch que d p t de garantie tabli lors de la r servation CONTREPARTIE FINANCIERE L utilisation de locaux communaux peut ventuellement faire l objet d une demande de contrepartie financi re de la part de la commune Celle ci se monte o 100 euros pour une journ e d utilisation et ce quelle que soit la dur e d utilisation au cours de la dite journ e sachant que les salles ne sont ouvertes au public que de 8h 22h o 150 euros pour deux jours d utilisation Lors de la remise des cl s un ch que de caution de 500 euros sera demand ainsi que le r glement de la contrepartie financi re Le ch que de caution sera restitu au retour des cl s2. COMMUNE DE BRIE ET ANGONNES REGLEMENT GENERAL D UTILISATION DES LOCAUX ET EQUIPEMENTS COMMUNAUX LL 7 UN Divers quipements et locaux communaux propri t de la commune de Bri et Angonnes peuvent en fonction de leur disponibilit tre mis la disposition des associations locales ou signataires d une convention avec la commune pour le seul exercice de leurs activit s Aucune compensation financi re n est demand e il s agit l d une aide en nature au fonctionnement de ces associations qui vient s ajouter aux ventuelles subventions et doit donc tre notifi e dans le rapport annuel pr sent lors de l Assembl e G n rale de chaque association Exceptionnellement ces mises disposition peuvent galement concerner les communes et structures intercommunales environnantes ainsi que les associations ext rieures condition que leur demande soit transmise par leur mairie et que celle ci se porte caution de la demande ou dans le cadre d une co organisation avec la mairie de Bri et Angonnes Dans certains cas organisation d un spectacle payant exposition vente une contrepartie financi re sera demand e Locaux et quipements communaux ne peuvent pas faire l objet d un pr t ou d une location des personnes priv es En tant que propri taire la commune de Bri et Angonnes est bien videmment prioritaire en ce qui concerne l utilisation de ces locaux et quipements Ell
3. apr s v rification de l tat des locaux concern s DISPOSITIONS DIVERSES La mairie se r serve le droit de refuser toute demande ne r pondant pas aux crit res de s curit requis 3 EQUIPEMENTS ET DISPOSITIONS SPECIFIQUES 3 1 SALLES La commune de Bri et Angonnes met la disposition des associations quatre salles deux salles de r union une salle vocation essentiellement sportive une salle polyvalente Chacune fait l objet de conditions d utilisations pr cises mentionn es dans le tableau ci dessous A ces quatre salles vient s ajouter la salle de sports du groupe scolaire du Barlatier dont l utilisation fait l objet d un r glement particulier et qui contrairement aux autres ne peut pas tre r serv e en ligne Salle du Mail bas 179 personnes debout expositions conf rences r unions publiques repas festifs activit s grand effectif quipement tables et chaises cimaises cran coin cuisine armoire produits de nettoyage armoire pharmacie interdiction de faire du bruit apr s 22 heures Salle du Mail haut 99 personnes debout r unions associations copropri t s quipement tables et chaises interdiction de faire du bruit apr s 22 heures Salle Claude Perdigon salle vocation sportive utilisation exceptionnelle pour des r unions 30 personnes quipement armoire produits de nettoyage Salle polyvalente haut r unio
4. battement avant et apr s l activit d au moins 15 minutes salle Claude Perdigon salle polyvalente haut salle du Mail haut ou 30 minutes salle du Mail bas En cas d utilisation pendant plusieurs jours cons cutifs par exemple expositions au Mail la r servation inclut les nuits s parant les jours d utilisation R servation continue e Les cr neaux r serv s pour l utilisation de mat riels communaux s entendent de la prise en charge du mat riel sa remise aux Services Techniques Les employ s communaux ne travaillant pas pendant le week end si les mat riels r serv s doivent servir pendant tout ou partie du samedi et ou du dimanche ils doivent imp rativement tre r serv s du vendredi 8 h au lundi 10 h faute de quoi la demande de r servation sera rejet e 2 2 3 RESERVATION e Se connecter sur le site http salles brie et angonnes fr index php voir le mode d emploi en page 6 ou adresser le formulaire ad hoc d ment sign disponible en mairie et sur le site internet de la commune www brie et angonnes fr article388 afin que les services municipaux effectuent la r servation en ligne e En plus de la r servation en ligne la r servation d quipements doit faire l objet d une demande crite en utilisant le formulaire ad hoc qui sera transmis aux Services Techniques afin que ceux ci puissent mettre le mat riel r serv disposition des demandeurs en temps et heure e Les commu
5. droite signale imm diatement s il y a un conflit avec une r servation ant rieure Si ce n est pas le cas proc der alors la r servation e Dans la partie droite choisir entre R servation ponctuelle ou r p titive et R servation continue e Dans le cas d une R servation ponctuelle ou r p titive indiquer e heure de d but penser prendre en compte le temps de battement pr alable l activit e dur e de la r servation l aussi prendre en compte le temps de battement post rieur e adresse lectronique du demandeur afin d tre tenu au courant de l volution de la demande e d nomination de l activit titre e nom de l association ou de la structure demandeuse e le cas ch ant la p riodicit de r p tition quotidienne hebdomadaire bimensuelle et la date de fin de la p riode d utilisation saisir la p riode maximale sachant qu il est possible ensuite de supprimer certains cr neaux sp cifiques au cours de cette p riode e Dans le cas d une R servation continue r servation pour plusieurs jours cons cutifs indiquer heure de d but penser prendre en compte le temps de battement pr alable l activit e jour et heure de fin de la r servation l aussi prendre en compte le temps de battement post rieur e adresse lectronique du demandeur afin d tre tenu au courant de l volution de la demande e d nomination d
6. e de d p t de garantie de 460 euros l ordre du Tr sor Public seront remis la mairie lors de la r servation e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout probl me rencontr lors de l utilisation e Utilisation strictement r serv e aux manifestations locales 4 RESERVATION EN LIGNE Lien http salles brie et angonnes fr index php 4 1 POUR S ENQUERIR DE LA DISPONIBILITE DES SALLES OU EQUIPEMENTS SOUHAITES e Dans la partie droite de l cran choisir le mois et l quipement e Si le jour envisag pour la r servation est d j pris par une autre r servation il est possible d en conna tre les horaires en positionnant le pointeur sur le texte e Rappel les cr neaux incluent syst matiquement un temps de battement avant et apr s l activit d une dur e d au moins 15 minutes salle Claude Perdigon salle polyvalente haut salle du Mail haut salle de sports ou 30 minutes salle du Mail bas 4 2 POUR RESERVER LES SALLES OU EQUIPEMENTS SOUHAITES e Dans la partie gauche de l cran s lectionner la date de d but de la r servation et la les salle s ou et le s quipement s d sir s il est possible et le cas ch ant fortement conseill de r server plusieurs salles et quipements simultan ment en maintenant enfonc es les touches Majuscule ou Ctrl lors de la s lection des quipements et de la date de r servation L cran qui s affiche dans la partie
7. e l activit titre e nom de l association ou de la structure demandeuse e Une fois la demande valid e le demandeur re oit un courriel de confirmation de la demande avec un num ro d identification conserver qui permet de modifier la r servation par la suite et la mairie un courriel l informant de la demande e Si les services municipaux valident la r servation un courriel de confirmation de la r servation est envoy au demandeur dans le cas contraire un courriel de refus motiv est envoy au demandeur
8. e se r serve donc le droit tout moment de refuser ou d annuler toute r servation au regard de ses propres besoins Elle s engage en pr venir la ou les association s concern e s dans les plus brefs d lais Tout demandeur est cens avoir pris connaissance de ce r glement en accepter la totalit des termes et s engager le respecter dans son int gralit Il s agit des locaux et quipements propri t de la commune susceptibles de satisfaire les besoins de la municipalit et des associations locales dans leurs activit s Mairie de Bri et Angonnes 2 place de l glise 38320 Bri et Angonnes T l 04 76 73 63 35 Fax 04 76 72 08 66 courriel mairie brie et angonnes fr 2 DISPOSITIONS GENERALES 2 1 DESIGNATION DES LOCAUX ET EQUIPEMENTS Il s agit des locaux et quipements propri t de la commune susceptibles de satisfaire les besoins de la municipalit et des associations locales dans leurs activit s 2 2 DEMARCHES LIEES A UNE RESERVATION 2 2 1 VERIFICATION DE LA DISPONIBILIT e Le planning d utilisation est consultable en ligne http salles brie et angonnes fr index php voir le mode d emploi en page 6 2 2 2 DUREE DE LA RESERVATION e Les cr neaux r serv s pour l utilisation des locaux communaux s entendent de l entr e du responsable de l activit dans les locaux la fermeture de ceux ci Ils ne se limitent donc pas la dur e de l activit mais incluent un temps de
9. l me rencontr lors de l utilisation des locaux propret des locaux tat du mat riel tat des stocks dans l armoire de pharmacie ou le placard contenant le mat riel de nettoyage 3 2 CHAPITEAUX 3 2 1 GRANDS CHAPITEAUX 3 UNITES DE 6 M X 10 M 4 Obligation de pr voir au moins 6 personnes pour proc der au montage et au d montage e si l quipe en place est insuffisante l agent des services techniques charg d accompagner le montage et d montage peut refuser la livraison pour raison de s curit e Une attestation d assurance et un ch que de d p t de garantie de 460 euros par chapiteau l ordre du Tr sor Public seront remis la mairie lors de la r servation e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout probl me rencontr lors de l utilisation e Une participation financi re pourra tre demand e en cas de mise disposition des associations ext rieures la commune 3 2 2 PETITS CHAPITEAUX 2 UNITES DE 4 M X 8 M ET 2 UNITESDE3MX4M e Obligation de pr voir au moins 3 personnes pour proc der au montage et au d montage e si l quipe en place est insuffisante l agent des services techniques charg d accompagner le montage et d montage peut refuser la livraison pour raison de s curit e Une attestation d assurance et un ch que de d p t de garantie de 200 euros par chapiteau l ordre du Tr sor Public seront remis la mairie lors de la r serva
10. nes et structures intercommunales environnantes doivent accompagner leur r servation en ligne d une demande par crit sp cifiant le motif d utilisation e Les associations extra communales hors convention avec la commune de Bri et Angonnes doivent faire transiter leur demande par la mairie de la commune dont elles d pendent cf Pr ambule e Les demandeurs justifient de la prise en compte de l utilisation des quipements r serv s par leur compagnie d assurance travers la remise d une attestation en bonne et due forme e Le cas ch ant la demande devra tre accompagn e du ch que de d p t de garantie correspondant aux quipements r serv s libell au nom du Tr sor Public La r servation ne sera effective qu partir de la remise de ce ch que Les associations extra communales hors convention avec la commune de Bri et Angonnes doivent faire transiter leur demande par la mairie de la commune dont elles d pendent cf Pr ambule Cas particuliers 2 3 2 4 2 5 2 6 Les associations locales qui r servent r guli rement des quipements ont la possibilit de laisser un ch que de d p t de garantie pour la totalit de l ann e civile en cours Pour les associations extra communales hors convention avec la commune de Bri et Angonnes la responsabilit financi re doit tre port e par la mairie de la commune dont elles d pendent cf Pr ambule OBLIGATIONS DE LA
11. ns associations copropri t s 30 personnes quipement tables et chaises e Les utilisateurs doivent fournir une attestation d assurance faisant tat de la couverture des risques li s l utilisation de la salle et aux activit s exerc es e Pour les utilisations risque repas f te un d p t de garantie de 460 euros est demand e pour pallier les d t riorations ventuelles ainsi qu un forfait de 50 euros pour le nettoyage au cas o la propret de la salle laisse d sirer un tat des lieux sera fait avant les manifestations afin qu aucune contestation ne soit possible e Les utilisateurs r currents activit s annuelles des associations locales doivent syst matiquement saisir leur demande pour l ann e scolaire venir au plus tard au cours du mois de juin qui pr c de Ceci permet l lu en charge de la vie associative d intervenir en cas de demandes conflictuelles afin de chercher une solution qui convienne tous les int ress s e Les cl s sont retirer en mairie et restituer d s la manifestation termin e e Les salles doivent tre nettoy es avant restitution des cl s e Dans le cas de manifestations festives exceptionnelles les utilisateurs ont la possibilit de demander une dispense de nettoyage int gral qui ne sera op rationnelle que si elle est valid e par les services municipaux e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout prob
12. tion e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout probl me rencontr lors de l utilisation e Une participation financi re pourra tre demand e en cas de mise disposition des associations ext rieures la commune 3 3 TABLES BANCS ET BARRIERES Dans cette cat gorie les quipements suivants sont disponibles e Barri res de s curit 45 2 m de long x 1 10 m de haut e Tables pliables 28 Bancs 56 Les r gles suivantes s appliquent e Une attestation d assurance et un ch que de d p t de garantie de 70 euros l ordre du Tr sor Public seront remis la mairie lors de la r servation e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout probl me rencontr lors de l utilisation 3 4 SONORISATIONS 3 4 1 SONORISATION INTERIEURE UNE UNITE e Le mat riel doit tre exclusivement utilis l int rieur des salles e D signation par l association d un responsable charg de l utilisation de cet quipement e Une attestation d assurance et un ch que de d p t de garantie de 460 euros l ordre du Tr sor Public seront remis la mairie lors de la r servation e Les utilisateurs s engagent pr venir la mairie de tout probl me rencontr lors de l utilisation 3 4 2 SONORISATION EXTERIEURE UNE UNITE e D signation par l association d un responsable charg de l utilisation de cet quipement e Une attestation d assurance et un ch qu
Download Pdf Manuals
Related Search