Guide de sélection des projets e
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1. 34 52 Guide de s lection des projets e learning Crit re nom du crit re D finition du crit re Exemples d indicateurs Exemple de d cision concernant la composition du porte feuille type AMDEC dans la fourchette 200 400 80 des projets sous les 200 sur l chelle de risque Co t Co t inscrit au budget Co t global du X des projets projet dans la fourchette de co t 1 N K Co t de Y des projets conception r alisat dans la fourchette ion De N 5N K investissement Z des projets au dessus de 5N K Co t de fonctionnement du produit Rendement Retour sur ROI exprim en X de projets dont int r t investissement peut mois le ROI est inf rieur conomique s exprimer en des montants ou dur e calendaire du payback ou d lai de r cup ration 12 mois Y de projet dont le ROI est sur 2 ans Z de projets dont le ROI est sur 3 ans ou 1 1 Licence Projet concernant l action LICENCE ref Minist re de licences en 3 ans X des projets viseront des objectifs relatif l am lioration de la qualit des apprentissages au niveau licence 6 premiers semestres 1 2 Master Projet concernant l action MASTER ref Minist re 1 3 Projet concernant Doctorat l action DOCTORAT ref Minist re TC Projets concernant le Taux de succ s au X des projets TC TC vise2. 19 Les contributions strat giques du e learning sssssssssrrrrssrrrnrrrrrrrrrrrrrrrene 19 Les contributions op rationnelles du e learning 24 Les contributions fonctionnelles du e learning 29 Deuxi me Partie D marche d laboration du portefeuille de projets 33 D finition de la notion de portefeuille de projets e learning b n fices attendus de la gestion de portefeuille 33 Instances de Pilotage la gouvernance des TICE 34 Un comit d orientation strat gique ss nriesarenenunemensanemmanauathunes 34 Un comit p dagogique de pilotage du portefeuille de projets 34 Des comit s de projets ou groupes projets 35 Les tapes du processus d laboration et de suivi du portefeuille de projets 36 Voir intitul des variables ci dessous sssssssesrrrrrrrrrnrrrrrrrnrrrrrrrnrsrrrnne 42 Commentaires fs sida minrssssesetenimenienenenivanmes benne ne eine nn sean intense 42 ANNEXES smmnmnmemnnnnnnnnn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nn nan nn nn nn nn nn n nn nnnnnnnn nn 45 Annexe 1 Facteurs cl s du succ s et grilles de diagnostic 46 Les cat gories d facteurs Cl s ha ma ansidnedhie din ad aemtisnitaihiannss 46 Leadership et planification issus vides direnvan etienne unes eut 46 GOUVERNANCE sus caian yE KENAA ses a nd seins LENEE A EEND 46 Servic s SUPPI usure see bus dde un dd an en PT Andes Redon ia 46 Process s Metier Sopsmino ainn AEA E ANEET
3. Troyes tt R GION eA utt CHAMPAGNE ARDENNE Guide 01 Guide de s lection des projets e learning dans un organisme version 1 1 Guide de s lection des projets e learning Pr sentation Le Centre d Innovation P dagogique CIP de l UTT a labor quatre guides e learning formant ainsi la m thode conceptu Ces quatre guides sont 1 le guide de s lection de projets e learning 2 le guide de conduite de projet e learning 3 le guide de sc narisation p dagogique e learning 4 le guide de tutorat en ligne La r alisation de ces guides fait partie int grante du projet r gional Logiciel de sc narisation p dagogique e learning financ par la R gion Champagne Ardennes La R gion a donc permis de financer ces guides pour moiti l autre moiti ayant t financ e par l UTT L UTT remercie la R gion pour son engagement dans les TICE qui a rendu possible cette initiative L UTT remercie galement Christian Martin pour son expertise apport e dans la r alisation de ces guides Le pr sent guide peut tre consid r comme un mod le d analyse proposant une m thode d audit un pr diagnostic et des recommandations dans la s lection de projet e learning Ce guide est donc la premi re tape de la m thode conceptu Support d analyse mais aussi support m thodologique il intervient avant le d marrage des projets e learning Contact Universit de Techonologie de Troyes UTT 12
4. description Nombre d apprenant s Stock Nombre d apprenant s en flux annuels Description du contenu du produit ou service Charge en J H ou mois homm e UTT 47 52 Guide de s lection des projets e learning Date de D but du projet Date de Fin de projet Intervenants Cellule TICE Versions M dias utilis s Exp rimenta tion Responsable Date Public concern Rapport d exp rimentation Evaluation Responsable Date Rapport Prix valeur d change Chemin acc s archives Date d archi vage Remarques UTT 48 52 Guide de s lection des projets e learning Annexe 2b Fiche projet fiche d objectif op rationnel pour le plan quadriennal Intitul Description D tail des activit s pr vues Calendrier de mise en oeuvre Indicateurs de suivi Co t total de l op ration pr ciser le mode de calcul Moyens financiers mobilis s par l tablissement Financement contractuel demand Annexes techniques jointes UTT 49 52 Guide de s lection des projets e learning Annexe 3 La liste des crit res de choix des projets e learning V1 R alisation R ussite achievement en anglais V2 Motivation satisfaction V3 Interactivit communication V4 R ponse aux demandes sociales V5 Maintien aux tudes pertes d effectifs V6 Souplesse d a
5. Grille des facteurs cl s Processus m tier enseignement Cartographie des processus Inscriptio n Fonctionnalit s Emploi du temps Formation Evaluatio n Suivi gestion du cursus Analyse et sp cification de contribution du e learning aux processus m tiers la Optimisation continue des processus m tier UTT 45 52 Guide de s lection des projets e learning Grille des facteurs cl s fonctionnalit s technologies outils Portai Plate Syst me de Outils de Infrast SI Applicati l manageme cr ation ructur d enseig ons form nt de de es nement e contenu ressourc techni LMS es ques Recrutement admission inscription Enregistreme nt sur la plate forme Diffusion et animation de cours en ligne Planification et Emploi du temps Integration dans le SI Acc s techniques ENT Int gration au SI d enseigneme nt Information de gestion et de pilotage UTT 46 52 Guide de s lection des projets e learning Annexe 2a Document Fiche Projet VERSION de TRAVAIL Code projet Nom du projet Autres Branche informations Fili re d terminer selon nomenclatur e des projets Commandita ire instance ayant autoris le projet Enseignant concern par le projet Chef de projet cellule TICE Objectifs du projet Public cible
6. UTT 43 52 Guide de s lection des projets e learning Grille des facteurs cl s Leadership et planification Management strat gique du elearning FACTEURS Comit Vision Charte Etudes Budget Plan de CLES d orientat de s communica ion march tion Leadership Analyse concurrentielle Priorit s pour le e learning S lection et planification des projets Dimensionne ment des moyens financiers et humains Marketing et communicatio n Grille des facteurs cl s Gouvernance Management op rationnel du elearning Carte des Instances Syst me Plan de Revues Portefeu processu de Qualit communica de ille de S d cision tion projet projets Les r les et responsabilit s Les processus d cisionnels Evaluation et qualit La communicatio n Suivi et contr le budg taire Coordination inter organisme Relations avec l environneme nt UTT 44 52 Guide de s lection des projets e learning Grille des facteurs cl s Services Support Prestations Descriptio n du service Contrat de qualit Plan R f renti qualit els descriptio n Documenta tion support la conception de cours Support l tudiant Support technique formation Support administratif inscription suivi cursus du
7. 3 Licence Excellence Licence Excellence Taux d acc s en L3 dans l tablissement 15 LMD Qualification Apport de la formation distance 16 LMD Formation vie Les dipl m s de formation continue par rapport au nombre total de dipl m s 70 Pilotage TIC Nombre de comptes ENT actifs tudiants nombre total d tudiants 71 Pilotage TIC Nombre de sessions ENT ouvertes par mois et par profil 72 Pilotage TIC Indice de satisfaction des usagers en qualit des services et accessibilit UTT 15 52 Guide de s lection des projets e learning De mani re plus op rationnelle il faudra pouvoir d cider des projets en fonction d un certain nombre de variables not e de V1 V13 ci apr s les 6 premi res tant des variables relatives aux avantages effets attendus du e learning les autres Variables permettant de prendre en compte les aspects opportunit faisabilit du projet en s int ressant aux co ts ROI public cible impact image risques projets motivation des acteurs et stabilit du savoir Pour reprendre une classification issue d une vaste tude canadienne reposant sur l tude de 726 documents de r f rences sur le elearning les r sultats de l apprentissage lectronique e learning c est dire les avantages effets list s sont les suivants e V1 R alisation r ussite en anglais achievement e V2 Motivation satisfaction e V3 Interactivit commu
8. Condition 1 Instrumentation des prestations bases de donn es m thodes r f rentiel supports Condition 2 Contractualisation des services offerts vers des contrats de service internes UTT 29 52 Guide de s lection des projets e learning Deuxi me Partie D marche d laboration du portefeuille de projets D finition de la notion de portefeuille de projets e learning b n fices attendus de la gestion de portefeuille Portefeuille de projets Ensemble de projets structur s selon une typologie Le portefeuille de projets visera un quilibre entre les projets risqu s et faible risque les projets strat giques et les projets op rationnels ou fonctionnels les projets long terme et les projets court terme Le portefeuille de projets permet notamment d organiser le rattachement des projets TICE au projet strat gique de l organisme La gestion de portefeuille va faciliter la mise en place d indicateurs de Pilotage dans le cadre des dispositifs d auto valuation mis en place par l organisme pour r pondre aux exigences du plan quadriennal OBJECTIFS Initiatives STRAT GIQUES Non strat sin wes FINANCES amp CONTROLE DE GESTION RESSOURCES HUMAINES inue les yovi hos poji Sestion amp Prioriiation Estumahion probe Agasterrent i r Avurcenen Bodget de b capai F alo La gestion de portefeuille de projets Source Cou
9. Planifier la mise en uvre du e learning dans la longue dur e minima 3 5 ans 9 R viser annuellement le portefeuille de projets en fonction des volutions du contexte et des volutions technologiques 10 Faire une analyse des risques projets a priori Manager les risques projets de mani re rigoureuse utiliser les comp tences internes en la mati re 11 Mettre en place des m canismes de capitalisation REX et d am lioration continue des processus int grer le e learning au syst me qualit de l organisme Piste de r flexion pour la constitution initiale du portefeuille de projets Typologies des projets On ne peut pas faire d hypoth se de contributions du e learning la strat gie de l organisme sans avoir auparavant clarifi la notion de typologie de projets Par typologie nous entendons les grandes cat gories de projets regroup s selon un crit re ou un nombre r duit de crit res La classification la plus simple voire simpliste serait grands moyens et petits projets Le crit re unique tant le montant du budget engag Mais selon le Un projet critique est un projet strat gique fort impact sur l organisation S3 dans la typologie pr sent plus bas dans ce document UTT 13 52 Guide de s lection des projets e learning contexte ce qui est qualifi de grand projet dans une organisation peut tre consid r comme un petit projet dans une autre Cette classification bas e sur
10. n ralisation n a pas eu les effets escompt s sur les trois variables de r sultat que sont e l organisation de l enseignement e les pratiques p dagogiques e l apprentissage des tudiants C est probablement qu entre la diffusion et l usage d outils et la transformation de l universit existent des variables interm diaires qui sont aujourd hui hors de port e du champ d action des cellules TICE L objectif de ce guide est de proposer une m thode d audit un pr diagnostic et des recommandations pour lever ce paradoxe au sein de tout organisme voulant mettre en place des projets e learning Ce guide est le premier guide d un ensemble de trois guides 1 guide de s lection des projets e learning 2 guide de conduite des projets e learning 3 guide de sc narisation p dagogique e learning UTT 5 52 Guide de s lection des projets e learning Premi re Partie M thode d audit pr diagnostic et recommandations M thode d audit La m thode d audit repose sur l analyse d un ensemble de facteurs cl s de succ s FCS regroup s en 5 grandes familles ou cat gories Leadership et planification Gouvernance Services Processus m tier enseignement Fonctionnalit s technologies Pour chaque grande famille une liste de crit res sp cifiques a t tablie Ces crit res ont pour caract ristique commune d tre le plus souvent des MOYENS L valuation qui est faite un premier niveau porte sur l
11. sultats Niveau d enjeu Impacts sur Attentes de attendus op rationnel et l organisation l institution exemples niveau de risque d clencheur du projet R pondre une V1 R alisation Enjeux Relativement demande des Un ensemble op rationnels faibles a priori enseignants coh rent de moyens pas d impacts ressources lev s important sauf formatives ou sur la cellule d valuation TICE _ V2 augmenter la satisfaction des tudiants z V3 Interactivit com munication V4 R ponse aux demandes sociales V6 Souplesse d apprentissage R pondre une Vi R alisation demande des V2 Motivation tudiants satisfaction E V3 Interactivit com munication V4 R ponse aux demandes sociales V6 Souplesse d apprentissage Description du Num risation des ressources p dagogiques probl me r soudre D finition et mise en place d un plan de num risation des ressources p dagogiques exemple polycopi s gt pdf nonc s et corrig s d examens rapports de stage indexation et format des documents acquisition d un convertisseur XML gestion documentaire unifi e Condition 1 Qualit et stabilit des savoirs num riser Condition 2 Adh sion des enseignants au processus de num risation Condition 3 Clarification des r les dans l animation des dispositifs expert mati re concepteur enseignant tuteur e Rationalis
12. attendus strat gique et l organisation l institution exemples de risque d clencheur du projet R pondre une Une optimisation Tr s lev Tr s lev s demande de la DG ou de la DE et r organisation du cursus de formation par exemple pour les troncs communs V1 gt am liorer l efficience p dagogique Vi gt pr venir les checs par un positionnement initial des valuations et rem diations en cours de cursus V2 gt augmenter la satisfaction des tudiants V5 gt Maintenir les effectifs dans une situation de forte concurrence V9 gt Contribuer l image de l organisme Description du probl me Sortir de la structure disciplinaire gt du Tronc Commun logique pr pa r soudre Passer d une logique pr pa qui freine le recrutement des tudiants et leur motivation un nouveau processus plus court plus interdisciplinaire plus ludique sans nuire l efficacit actuelle des troncs communs Condition 1 Adh sion forte du corps enseignant l opportunit et faisabilit de la r forme Condition 2 Benchmarking Etude des meilleures pratiques actuelles de r forme des troncs communs Louvain Insa Toulouse Condition 3 Des moyens et du temps UTT 20 52 Guide de s lection des projets e learning Les contributions op rationnelles du e learning e Num risation des ressources Besoins Effets r
13. et moyens mis en uvre e Les activit s du Comit d orientation strat gique sont des activit s d orientation et de d cision sur les bases des travaux effectu s par le comit p dagogique Un comit p dagogique de pilotage du portefeuille de projets Composition du comit Le comit p dagogique est compos de repr sentants de toutes les directions concern es un titre ou un autre par la mise en uvre op rationnelle des projets TICE Les membres du comit sont d sign s par le comit d orientation strat gique Missions et responsabilit s Le comit p dagogique est une instance de coordination et de suivi des projets TICE Ce comit est organis en commissions ou groupes de travail charg s de l laboration de documents cahier des charges appels projets propositions de portefeuille bilans qui seront soumis au comit d orientation strat gique pour d cision e R aliser le diagnostic initial TICE et le recueil des donn es aff rent e Proposer des axes strat giques de constitution du portefeuille de projets pour validation par le Comit d orientation strat gique e R diger le cahier des charges de l appel projets e Analyser les propositions de projets et faire une proposition de portefeuille de projets sur 3 ans au Comit d orientation strat gique e Piloter et Suivre la mise en uvre des projets e Pr parer des bilans d avancement des projets du portefeuille UTT 31 52 Gui
14. g n ralisation des usages des TICE sont aujourd hui une r alit dans beaucoup d tablissements sup rieurs Des enseignants offrent sur le site d enseignement de nombreuses ressources p dagogiques associ es leurs UV supports de cours annales exercices corrig s vid o webographie etc Des ressources sont quotidiennement d pos es et consult es par les tudiants qui sont pr s de 100 recourir ce premier canal d information Des cellules TICE d veloppent des modules e learning Un module n est pas un simple support en ligne C est un dispositif ou une ressource qui a fait l objet d un cahier des charges m me minimal de la part de l enseignant e d une sc narisation p dagogique r elle par les cellules TICE et qui est pleinement int gr dans une plateforme telle que WebCT ou Dok os La g n ralisation des usages des TICE dans l enseignement sup rieur est partiellement acquise En revanche elle n a pourtant pas permis de faire fondamentalement voluer l organisation g n rale des enseignements de r nover les pratiques p dagogiques des enseignants et n a pas eu d effets mesurables sur l apprentissage des tudiants Les r sultats effets sont les avantages per us ou mesur s de l apprentissage lectronique Les tablissements sont confront s un paradoxe si la g n ralisation de l usage des TICE est un acquis qui est loin d tre celui de la plupart des universit s fran aises et pourtant cette g
15. les budgets engag s et ou le nombre d acteurs impliqu s permet de d finir de mani re simple les responsabilit s d engagement et de pilotage On peut aussi classer les projets selon le niveau du commanditaire dans l organisation Par exemple pour un organisme X nous pourrions mettre en place Les projets inter tablissements Les projets commandit s au niveau de la Direction G n rale Les projets commandit s au niveau de la Direction des Enseignements Les projets commandit s au niveau des diff rents d partements Les projets commandit s au niveau d une discipline Les projets commandit s au niveau d une formation Ce type de typologie pourrait par exemple servir de base la d finition des instances de d cision et aux r gles d engagement des projets de suivi et d valuation des projets Dans une troisi me approche l on peut classer les projets selon leur TYPE de contribution au fonctionnement de l organisation e Strat gique gt concerne plusieurs entit s au sein de l organisme n cessite une r organisation substantielle de la formation pour le domaine concern e Op rationnelle action sur des grands composants sous processus du processus de formation e Fonctionnelle action sur des fonctions d appui ou de suivi reporting ou d ing nierie TICE cellule TICE C est l option que nous avons retenue dans la suite du document Nous pensons qu elle pourrait tre combin e avec un crit
16. ressourc techni LMS es ques Recrutement Prise en compte des sp cificit s besoins e learning dans les admission processus de gestion des recrutements admissions inscription inscriptions Situation dans l organisme les m canismes de recrutement admission inscription n ont aucune interaction avec les m canismes de mise en uvre du e learning Le e learning est hors des flux d information g n raux Enregistreme Modalit s d enregistrement sur la plate forme voir ci dessus nt sur la Situation dans l organisme plate forme L enregistrement sur la plate forme LMS g r par la cellule TICE pas d automatisation en relation avec les autres processus UTT 10 52 Diffusion et animation de cours en ligne Guide de s lection des projets e learning Modalit s techniques et p dagogiques de diffusion et d animation des cours e learning Situation dans l organisme Un outil de communication synchrone Breeze et une plate forme de diffusion et d animation le LMS WebcCT par exemple sont en place dans l organisme Un espace de travail collaboratif Quickplace est disponible Ces logiciels sont largement r pandus dans les Universit s et ont fait leur preuve On peut qualifier cet environnement de robuste Mais migration pr visible l horizon de 2 ans de WebCT vers une plate forme Open source Dokeo Moodle Planification et Emploi du temps Int gration du e le
17. rue Marie Curie BP 2060 10010 TROYES CEDEX Site de l UTT Www utt fr Site du CIP http elearninq utt fr Contact CIP responsable eddie soulier utt fr contact cip utt fr 2 Centre Propri t de l UTT UTT P d Innovation Mention de l UTT obligatoire P dagogique pour toute utilisation UTT 2 52 Guide de s lection des projets e learning Sommaire Pr si Sie sssncnen a dance nuenae neue can msa one anses Dane st sean tenues 2 Sommar ssers aai Aa a 3 Introduction et l ments de contexte mmnnmemememememennnnenenenennenennnnnes 5 Premi re Partie M thode d audit pr diagnostic et recommandations 7 M thode d audit ae aa a tan mai ab ia 7 PrerdiaghNOStiC me soies a AE a ed te 8 Facteurs cl s Leadership et planification sssssrrrsssrrrrrsserrrrnssrrrrnnnne 8 Facteurs cl s Gouvernance sea tbe aies 9 Facteurs cl s Services SUpport gt ane ace 10 Facteurs cl s fonctionnalit s technologies 12 synthese pr diagnOSti Ce seiis sun ORE EE A Ni Nes 14 RECOMMANDONS eien ene t n e EE EEEE SEER REEE EEE OOE EREE 15 Piste de r flexion pour la constitution initiale du portefeuille de projets 15 Typologies des projets sssssssssssenssnnrrnnensnsssanennnnnnrnresresnsanunnnnnnrnne 15 Crit res de s lections des projets e elearning s ssrrssrrnrrrrsrrrrsrrrssrn 17 Hypoth ses de contributions du e learning la strat gie de l UTT
18. A 46 Fonctionnalit s technologieS sss sssrsssrrrsrrrrrrrrrrrrsrrrnsrrnnsrrnnrrrnrrenns 46 Grille des facteurs cl s Leadership et planification gt 47 Grille des facteurs cl s Gouvernance s s sssssrrserarsrrrrrrrrrrrrsrrnrsrrnesrrnnnn 47 Grille des facteurs cl s Services Support gt 48 Grille des facteurs cl s Processus m tier enseignement 48 Grille des facteurs cl s fonctionnalit s technologies 49 Annexe 2a Document Fiche Projet VERSION de TRAVAIL ssssssss 50 Annexe 2b Fiche projet fiche d objectif op rationnel pour le plan quadriennal sssssssssssssssssssesenunsencasesssnesenessssensen sencessescenisenenesenesuuste 52 Annexe 3 La liste des crit res de choix des projets e learning 53 Annexe 4 les caract ristiques des projets e learning 54 Produits innovants et personnalis s scsi dlinentnidlaeitiuesats 54 UTT Guide de s lection des projets e learning Concurrence fond e sur les d lais de r action 54 R duction du cycle de vie des produits venant 54 Gestion de prodUCtioN risiini iienaa a EE a Anner Ee AEE ETEEN ies 54 TAN de TES CAR in nee e e a TE E T E e des 54 Annexe 5 Liste des documents consult s ssssassnsnsnsnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnna 56 UTT 4 52 Guide de s lection des projets e learning Introduction et l ments de contexte La diffusion du e learning et la
19. Situation dans l organisme A ce jour pas d int gration au SI des acteurs Facteur limitant pour l int gration du e learning dans les pratiques UTT 11 52 Guide de s lection des projets e learning Information Existence d outils de reporting utilisation des donn es de gestion et disponibles sur les plates formes des fins de gestion et de de pilotage pilotage par exemple gestion de la r mun ration des tuteurs suivi d activit des apprenants Situation dans l organisme Les donn es de gestion issues de l utilisation de la plate forme e learning ne sont pas exploit es dans une optique de gestion et de pilotage du e learning Synth se pr diagnostic L organisme dispose d un certain nombre d atouts pour l utilisation du e learning comme levier important au service de la strat gie de l institution Les atouts qui peuvent tre mis en avant Une bonne image de l organisme en mati re d innovation p dagogique au niveau des TICE Une bonne r putation des Ing nieurs sortant de l organisme d brouillards concrets L existence de la cellule TICE en place depuis quelques ann es Cette cellule est une cellule active de veille technologique et de mise en uvre du e learning sur la base d exp riences ponctuelles Une bonne connaissance des outils et plate formes e learning par l quipe de la cellule TICE Une bonne pratique de la cellule TICE de la formation des utilisateurs aux
20. arning dans les emplois du temps des acteurs des formations Situation dans l organisme Le e learning n est pas int gr dans la planification globale des activit s des diff rents acteurs des formations Integration Int gration des plates formes e learning dans le SI de dans le SI l organisation Situation dans l organisme Selon les donn es recueillies le e learning est non int gr dans le SI ce jour mais c est galement vrai de nombreux autres services de l organisme Acc s Int gration du e learning dans les Environnements Num riques techniques de Travail ENT ENT Equipement des utilisateurs Situation dans l organisme Le projet ENT est en cours de d veloppement d ploiement pr vu en 2010 incidence forte sur les possibilit s d int gration du e learning L ENT propose l int gration Acc s aux applicatifs du SI administratif int gration de plates formes e learning int gration ou acc s des services p dagogiques int gration de composants documentaires L ENT propose un CMS g n rique acc s au catalogue des formations de l organisme L int gration du e learning dans le projet ENT reste faire L identifiant unique n est pas encore en place L quipement des utilisateurs en ordinateurs portable est bon Int gration au SI d enseigneme nt Int gration du e learning dans le SI des acteurs notamment sur le plan des emplois du temps et du suivi de cursus parcours
21. ation des examens finaux et partiels d finir des objectifs et des indicateurs associ s UTT 21 52 Guide e s lection des projets e learning Besoins Attentes de l institution d clencheur du projet Effets r sultats attendus exemples Niveau d enjeu op rationnel et niveau de risque Impacts sur l organisation R pondre une demande de la DE Vi R duction du poids et du co t d organisation des examens V6 Souplesse de mise en oeuvre Elev R pondre une demande des enseignants V1 R duction des temps de correction Vi Capitalisation des contenus questions nonc s pour r utilisation R pondre une demande des Etudiants V6 Souplesse de mise uvre Elev s Description du probl me Recueillir les examens traiter r soudre Etudier et r aliser l informatisation massive des examens Condition 1 Int gration possible des r sultats dans le SI notes dans le SI de scolarit Condition 2 Une vision consolid e des mod les d examens au niveau du catalogue des formations des organismes Condition 3 Evaluer syst matiquement la pertinence des tests e learning par rapport au processus d valuation en vigueur dans la discipline Condition 4 D termination du seuil en volume d examens informatis s Nombre d examens Fr quence r utilisation Nombre d tudiants e
22. ces con us pour tre jou es dans un environnement technique devenu obsol te et qui n est plus maintenu par son fournisseur Gestion de production Un projet e learning doit tre g r comme une production industrielle il implique la diffusion g n rale d une culture projet qui d ailleurs peut exister dans l organisme chez les enseignants qui seuls ma tres bord de leur UV n ont pas n cessairement l habitude de collaborer sur des projets et de se fondre dans une quipe projet Travail en r seau UTT 51 52 Guide de s lection des projets e learning Si le travail en r seau est une caract ristique des projets en g n ral elle s applique d autant plus aux projets e learning En effet dans les phases initiales de conception r alisation et exp rimentation la conduite de projet e learning mobilise des acteurs aux comp tences compl mentaires qui doivent tre capables de collaborer distance Cette collaboration coordination se prolonge dans les phases de d ploiement des dispositifs e learning Cette collaboration fait galement intervenir les tudiants entre eux pour autant que le dispositif ait t con u selon des mod les socio constructivistes UTT 52 52
23. de de s lection des projets e learning Pr parer les d cisions d arbitrages qui seront prises par le comit d orientation strat gique Fr quences des r unions Une r union en grand groupe toutes les 6 8 semaines selon le planning d activit R union de commissions en fonction de la charge de travail a minima 1 2 r unions mensuelles Activit s et moyens mis en uvre Les activit s du comit p dagogique sont des activit s d organisation d analyse et de synth se se traduisant par la production de documents qui seront soumis au comit d orientation strat gique Le comit p dagogique sera en interaction directe avec les comit s de projets ou leurs repr sentants Des comit s de projets ou groupes projets Composition d un comit de projet C est une structure ad hoc pour chaque projet qui regroupe le ma tre d ouvrage commanditaire du projet le ma tre d uvre chef de projet et le r alisateur notamment si celui ci est externe l organisme Il comprendra un ou plusieurs experts du contenu si l expert du contenu n est pas un enseignant rattach au projet en tant que ma tre d ouvrage d l gu il pourrait comprendre un ou plusieurs repr sentants du public cible final Missions et responsabilit s Le comit projet pour mission d assurer le respect des objectifs du projet au regard des engagements pris lors de la s lection du projet En substance le comit projet a pour missio
24. diants V9 La contribution l image de l institution V10 Le niveau de risque projet V11 Le ROI souvent difficile calculer V12 La motivation et ma trise des outils par l enseignant elearning readiness de l enseignant e V13 La stabilit du savoir rattach soit l enseignant soit la mati re Commentaires L on voit que deux projets P2 et P3 tr s diff rents quand leur score la variable V8 population cible peuvent avoir un score global brut ou pond r tr s proche L appr ciation de la valeur du projet peut tre li e des perceptions plus ou moins subjectives par exemple comment coter le niveau de motivation de l enseignant variable critique s il en est c est la raison pour laquelle il faut d finir les coefficients de pond ration AVANT le d but de la cotation C est primordial pour viter les tentations de manipulation des scores 6 S lection et hi rarchisation Sur la base du portefeuille de projets propos par le comit p dagogique le comit d orientation strat gique arr te la liste des projets retenus pour l ann e en cours et les deux ann es suivantes et fixe la hi rarchisation des priorit s entre projets notamment si ceux ci mobilisent les m mes acteurs comme par exemple l quipe de la cellule TICE 7 Planification d taill e des projets MOE Cellule TICE Les projets de la premi re ann e feront l objet d une planification ferme les projets des ann es suivant
25. ement physique en Indicateur de consommation budg taire en Indicateur respect des d lais Indicateurs Qualit Probl mes rencontr s probl mes r soudre UTT 40 52 Guide de s lection des projets e learning Le comit p dagogique prend les d cisions de planifications mineures qui sont de son ressort et transmet au comit d orientation strat gique toute demande d arbitrage pr voir un m canisme d arbitrage en urgence 9 3 R unions du comit d orientation strat gique arbitrages re priorisation autorisation du lancement de nouveaux projets Lors des r unions semestrielles un bilan interm diaire d avancement des projets est pr sent au comit d orientation A l occasion de ce bilan des arbitrages et ou repriorisations peuvent tre demand s au comit d orientation strat gique Annuellement au d but du semestre d Automne le lancement des projets planifi s pour l ann e universitaire est confirm Simultan ment et ce pour prendre en compte les volutions des besoins de l organisme un nouvel appel projets est lanc pour l enrichissement du portefeuille UTT 41 52 Guide de s lection des projets e learning Annexes Annexe 1 Facteurs clefs du succ s et grilles de diagnostic Annexe 2a Document fiche projet Annexe 2b Fiche projet fiche d objectif op rationnel pour le plan quadriennal Annexe 3 Liste des crit res de choix des projets e learning Annexe 4 L
26. es parcours par exemple ne peut pas tre enti rement automatis e ou du moins l automatisation n est pas n cessairement pertinente Un tuteur peut intervenir de mani re beaucoup plus pointue et sensible qu un syst me qui par nature serait complexe concevoir et ne r pondrait pas tous les cas de figure Autrement dit toute l intelligence du dispositif ne doit pas tre dans le produit ou la ressource e learning il faut laisser de la place pour l intervention du tuteur dans le cadre du service tutoral Concurrence fond e sur les d lais de r action Dans un contexte mondialis l offre des Universit s et donc celle de l organisme est ou sera soumise cette concurrence La valeur d une nouvelle offre sera directement influenc e par l existence o non d une offre concurrente sur le march vis Le time to market est donc d terminant pour le choix des projets dit de diff rentiation R duction du cycle de vie des produits Une tendance g n rale d acc l ration de la vitesse d obsolescence des produits s applique aux produits ressources elearning galement Si l on peut minimiser l impact de ce m canisme devenu quasi naturel en faisant porter l innovation e learning sur des contenus p rennes et stables les volutions technologiques logicielles mat rielles r seaux l volution du march des offreurs fusions regroupements disparitions peuvent rendre caduc du jour au lendemain des dispositifs ou ressour
27. es caract ristiques des projets e learning UTT 42 52 Guide de s lection des projets e learning Annexe 1 Facteurs cl s du succ s et grilles de diagnostic Dans cette annexe sont pr sent s les facteurs cl s de succ s regroup s par cat gories et pour chaque cat gorie de FACTEURS une liste de MOYENS dont la pr sence ou l absence servira d indicateur pour la valorisation du FACTEUR Les cat gories de facteurs cl s Leadership et planification Cette grille regroupe les facteurs cl s relatifs au management strat gique du e learning La grille croise un ensemble de FACTEURS et de MOYENS du management strat gique Gouvernance Cette grille regroupe les facteurs cl s relatifs au management op rationnel du e learning La grille croise un ensemble de FACTEURS et de MOYENS du management op rationnel Services Support Cette grille regroupe les facteurs cl s relatifs aux prestations de support aux enseignants tudiants et autres acteurs personnels administratifs et techniques La grille croise un ensemble de FACTEURS et PRESTATIONS Processus m tier Cette grille regroupe les facteurs cl s relatifs aux fonctions mise en uvre dans les processus m tiers de l enseignement La grille croise un ensemble de FACTEURS et de FONCTIONNALITES Fonctionnalit s technologies Cette grille regroupe les facteurs cl s relatifs aux outils et technologies La grille croise un ensemble de FACTEURS et d OUTILS
28. es feront l objet d une planification pr visionnelle et d un engagement du comit d orientation strat gique engagement par ailleurs li aux engagements pris vis vis du Minist re dans le cadre du quadriennal Il faut noter qu une planification moyen terme des projets permet ceux ci de m rir un travail intellectuel souterrain en temps masqu s op re et les acteurs sont pr ts quand le projet est officiellement lanc La planification d taill e des projets fait intervenir les cellules TICE en tant que ma tre d uvre La cellule TICE tudie avec chaque comit projet concern la UTT 39 52 Guide de s lection des projets e learning planification optimis e des projets en prenant en compte les contraintes de gestion du portefeuille et des ressources humaines 8 Lancement tag des projets Le lancement tag et la programmation de fin des projets fait partie du B A BA du management des projets Lancement initial de projet Recette finale avant d ploiement du dispositif sont des moments critiques dans la vie des projets Afin de ne pas saturer les acteurs impliqu s dans un grand nombre de projets l on s efforce de planifier les lancements et fin de projets afin de lisser la charge 9 Mise en uvre et suivi des projet Pilotage et suivi du portefeuille de projets La mise en uvre des projets repose sur la m thodologie pr sent e dans le guide 2 Les grandes phases et activit s successives du
29. et les diff rents acteurs du processus de conception et animation expert du contenu concepteur enseignant tuteur 4 Proposition de projet d veloppement et r novation R daction d une fiche projet par membre du comit projet En r ponse au cahier des charges dans les d lais impartis et peut tre selon un processus en deux temps pour viter un sur investissement des projets sont propos s au comit p dagogique sous la forme d une fiche projet synth tique voir annexe 2b 5 Analyse des propositions de projets par le comit p dagogique et pr selection des projets proposition de portefeuille de projets au comit d orientation strat gique pr planification des projets Les projets re us sont class s selon la typologie retenue pour la composition du portefeuille de projets Pour l analyse et la cotation l valuation des projets pourra tre organis es par type de projets au sein de commissions avec mise en commun et arbitrage en grand groupe Le premier temps de travail en grand groupe sera d di la formalisation et finalisation d une matrice commune de cotation s appuyant sur les variables identifi es l tape 2 Pour chaque variable de la matrice l ensemble des valeurs possibles et leur signification seront fix s et un coefficient de pond ration sera d termin selon une proc dure qui devra favoriser le consensus Afin de faciliter l exploitation de la matrice par simple additio
30. existence de ce s moyen s et ou l efficacit de la mise en uvre de ces moyens dans l organisme UTT 6 52 Guide de s lection des projets e learning Pr diagnostic Ce pr diagnostic a t tabli pour faciliter et acc l rer la mise en uvre d un diagnostic approfondi s appuyant sur une collecte de donn es exhaustive et mobilisant tous les acteurs concern s dans l organisme Ces grilles sont donn es titre d exemple pour aider l organisme formuler ses intentions Facteurs cl s Leadership et planification Management strat gique du elearning FACTEURS Comit Vision Charte Etudes Budget Plan de CLES d orientatio de s communicati n march on Leadership L implication de la Direction dans la d finition du e learning Situation dans l organisme L organisme n a pas mis en place d instances de pilotage du e learning ni de supports clarifiant sa vision et sa politique en la mati re Analyse Connaissance du march et positionnement de l organisation concurrentielle sur ce march Situation dans l organisme La place du e learning dans l organisme ne repose pas sur une analyse concurrentielle Priorit s pour le e learning S lection et planification des projets La formulation d axes strat giques de d veloppement du e learning Situation dans l organisme Le e learning dans l organisme est d termin par le volontarisme de la cellule TICE et la bonne volont de diff
31. informatique le Comit de Pilotage sera choisi dans les services comp tents de l organisme Le chef de projet devant tre capable de porter un discours technique et de juger ou trancher entre diverses options techniques possibles Crit res de s lections des projets e elearning De mani re strat gique il faudra rattacher les projets au plan quadriennal un plan quadriennal de r alisation des projets pour la p riode du contrat dans une logique de gestion de projets et d assurance qualit PAQ les projets d crits sous la forme de fiches objectifs op rationnels et op rations r aliser suivant un mod le de fiche propos Les projets d crits dans la politique TICE des tablissements sup rieurs seront rattach s aux objectifs du Minist re et les indicateurs d valuation de r sultat et de performance seront galement les indicateurs pr conis s par le Minist re A titre d illustration les objectifs et indicateurs ci dessous nous semble tre pertinents pour orienter la s lection de projets e learning dans les tablissements sup rieurs voir document pdf Politique contractuelle dans l enseignement sup rieur Vague B 2008 2011 nom du fichier Mode d emploi vague B page 87 93 Exemple d objectifs d indicateurs dans l enseignement sup rieur Num ro Action concern e Objectifs Intitul de l indicateur nationaux 2 Licence Excellence Pourcentage de licences obtenues en 3 ans
32. ion de la place et contribution du e learning dans les processus m tiers passage obligatoire optionnel alternatif Situation dans l organisme La contribution du e learning au processus d enseignement ne fait pas l objet d une repr sentation partag e selon les donn es fragmentaires collect es aupr s de la cellule TICE Les pratiques p dagogiques observ es site XXX sont h t rog nes et semble t il ne font pas l objet d une valuation syst matique D finition du service e learning et de la prestation de service tutorat ressources p dagogique quipement conditions d acc s Situation dans l organisme Existe un prototype d une base de donn es des produits e learning normalis LOM Mais cette base de donn es est limit e aux contenus des produits sans r f rence aux services associ s Les formations e learning ne figurent pas dans le catalogue de formation de l organisme Optimisation continue des processus m tiers Insertion du e learning dans le syst me qualit et dans les d marches d am lioration continue de la qualit Situation dans l organisme Pas de donn es collect es concernant l optimisation continue des processus m tiers Facteurs cl s fonctionnalit s technologies Outils FACTEURS Portai Plate Syst me de Outils de Infrast SI Applicati CLES l manageme cr ation ructur d enseig ons form Int de de es nement e contenu
33. ique labore le cahier des charges de l appel projets Ce cahier des charges pourrait tre structur s selon la typologie de projets retenue pour le composition du portefeuille Les axes strat giques seront clairement identifi s L appel projets devra it permettre la proposition de projets particuli rement innovants qui ne rentre raient pas dans le cadre fix a priori Outre les axes strat giques et objectifs des projets l appel projet fixera la forme de pr sentation du projet voir annexe 2b par exemple Tout projet pr sent devra tre formalis sous la forme d une fiche projet Enfin l appel projets indiquera quelles entit s individus ou groupements seront invit s proposer un projet en clarifiant les r les le commanditaire du projet c est dire le propri taire du besoin satisfaire le ma tre d uvre ou 3 Le document de r f rence pour l laboration du plan quadriennal d j cit distingue diff rents types d indicateurs ceux qui mesurent l efficacit socio conomique les indicateurs de r sultats ceux qui mesurent la qualit du service rendu les indicateurs de qualit ceux qui mesurent l efficacit de la gestion les indicateurs d efficience et ajoute les indicateurs de contexte caract risent l environnement dans lequel op re le service les indicateurs de moyens humains et mat riels UTT 36 52 Guide de s lection des projets e learning chef de projet
34. lux annuel d tudiants cumul sur 3 1 600 600 ans n 1 n 3 Formation initiale F Stock nombre d tudiants trangers 3 30 90 ann e n Flux cumul s sur 3 ans ann e n 1 l3 125 375 n 3 nombre d tudiants trangers Stock 5 20 100 Etudiants Formation continue entreprise Ann e n Flux cumul s sur 3 ans ann e n 1 5 90 450 n 3 Etudiants Formation continue entreprise TOTAUX 865 1850 Exemple de matrice de cotation des projets partiellement remplie Variabl Coef de Score Score Score Score projet e pond ratio projet 1 projet 2 projet 3 n n E 5 E E E 10 5 E V2 1 V3 1 V4 1 V5 5 V6 1 V7 3 vo B3 V10 20 3 s0 E W x zo vil l5 V12 10 2 20 2 20 3 30 V13 J10 1 10 2 20 3 130 Totaux 10 80 7 55 10 85 UTT 38 52 Guide de s lection des projets e learning Voir intitul des variables ci dessous V1 R alisation R ussite achievement en anglais V2 Motivation satisfaction V3 Interactivit communication V4 R ponse aux demandes sociales V5 Maintien aux tudes pertes d effectifs V6 Souplesse d apprentissage personnalisation du parcours du rythme des contenus prise en compte des pr requis et du positionnement de l apprenant par rapport au r f rentiel de contenu e V7 Co t V8 Population concern e nombre dispersion niveau statut salari s ou tu
35. mande de l enseignant ou tuteur Exploitation des donn es issues des plates formes WebCT Dok os notamment Pour r guler au jour le jour les apprentissages suivi des apprentissages animation tutorale Exploiter les traces pour obtenir un feedback sur les effets de son action et am liorer la conception des dispositifs Enjeu op rationnel moyen risque relativement faible Relativement faible Description du Identifier les donn es fournies par les plateformes et probl me organiser ces donn es pour les exploiter r soudre Condition 1 Des plateformes ad hoc et interop rabilit des plateformes Condition 2 Un mod le conceptuel pour l exploitation des feed back NB 1 interpr tation des donn es brutes et syst matiques cf normes 2 Structuration a priori des activit s interactions pour pouvoir exploiter les traces et feedback du syst me UTT 27 52 Guide de s lection des projets e learning e Mettre en place les ing nieries e learning Besoins Attentes de l institution d clencheur du Effets r sultats attendus exemples Niveau d enjeu op rationnel et niveau de risque Impacts sur l organisation projet Demande de la Am lioration de la Enjeu Assez elev cellule TICE qualit des op rationnel contrainte sur n cessit pour dispositifs e tr s lev pour les acteurs
36. mobiliser des comp tences techniques et entrer en relation avec les responsables des projets sur les diff rents domaines du syst me d information de l organisme Sur la base des r sultats des tudes compl mentaires le comit p dagogique identifie les conditions pr alables la mise en uvre de projets sur les diff rents axes Ces conditions pr alables sont tudier en relation troite avec les diff rents projets de SI de l organisme Le diagnostic visera approfondir les interactions entre ces projets et la mise en uvre des projets e learning Une premi re s rie de crit res permet de d terminer composition du portefeuille de projets Ces crit res sont choisis en fonction du projet strat gique de l organisme tel que d fini dans la d claration de politique g n rale de UTT 33 52 Guide de s lection des projets e learning l organisme et la liste des axes strat giques d finie l tape 1 du processus d laboration du portefeuille Crit re nom du crit re D finition du crit re Exemples d indicateurs Exemple de d cision concernant la composition du porte feuille Seuil Obligation Seuil qui permet de d terminer si un projet DOIT imp rativement entrer dans le portefeuille de projets e learning ou s il doit rester en dehors du dit portefeuille Le but est d viter l encombrement du portefeuille avec une multitude de projets faible enjeu ou impact Projets impo
37. mples de risque d clencheur du projet R pondre une Ri Int gration Moyen Moyens lev s demande interne DG DE plus forte des p riodes de stage et apprentissages Capitalisation des connaissances des tudiants sur les projets et sur les entreprises partenaires Partage de connaissances entre les tudiants entre les enseignants et tudiants et entre les ma tres de stage R pondre une demande de l environnement entreprises Am liorer le suivi des stagiaires Am liorer la qualit des productions des stagiaires R pondre une demande des tudiants V1 R alisation V2 Motivation satisfaction V3 Interactivit com munication V4 R ponse aux demandes sociales Description du probl me r soudre Faire du stage une p riode de formation plus f conde et capitaliser les apprentissages mieux exploiter le stage p dagogiquement UTT 18 52 Guide de s lection des projets e learning Condition 1 Associer des objectifs p dagogiques au stage Condition 2 Assurer un suivi p dagogique en ligne coaching Condition 3 Organiser la capitalisation des apprentissages individuelle et collective r utilisation des rapports de stage dans l enseignement Am lioration de la connaissance des entreprises de leur organisation de leur processus produits e Nouvelle offre Cycle intensif d t Forma
38. n de points la cotation des diff rentes variables devra ventuellement passer par des calculs interm diaires par exemple sur les risques ou un score lev traduit un niveau de risque lev ou la population cible qui permet de valoriser diff rentes caract ristiques de la population cible origine valeur conomique Dans ces deux cas il faudra passer par des tableaux de correspondance pour attribuer une valeur la variable concern e SCORE Risque gt 400 gt V10 0 projet trop risqu alerte SCORE Risque gt 200 et lt 400 gt V10 1 projet avec risque lev mais acceptable SCORE Risque gt 100 et lt 200 gt V10 2 projet avec risque moyen SCORE Risque lt 100 gt V10 3 projet avec risque faible SCORE pond r Population cible gt 1000 gt V8 3 SCORE pond r Population cible gt 500 et lt 1000 gt V8 2 SCORE pond r Population cible lt 500 et gt 50 gt V8 1 SCORE pond r Population cible lt 50 gt V8 0 Exemple de calcul du score de la population cible le coefficient de pond ration est li la Valeur relative image de l organisme ou recette UTT 37 52 Guide de s lection des projets e learning financi re par exemple de chaque cat gorie de public l int rieur de la population cible Variable Coef de Scor Score pond r pond ration e Stock en nombre d tudiants en 1 200 200 Formation initiale F ann e n F
39. n de v rifier la conformit des livrables du projet par rapport au cahier des charges Il s assure du respect des objectifs du projet en termes qualit d lais co ts Fr quence des r unions Variable selon les projets mais respecte les grandes tapes de mise en uvre des projets e learning dans l organisme cf guide 02 Activit s et moyens mis en uvre Les activit s du comit projet sont pour l essentiel des activit s de Validation des diff rents livrables synopsis sc nario Maquette prototype Version du dispositif pour exp rimentation Version finale cf guide 02 UTT 32 52 Guide de s lection des projets e learning Les tapes du processus d laboration et de suivi du portefeuille de projets Semestre 1 Semestre 2 Semestre 3 Comit P da Comit s Proj LES INSTANCES DE PILOTAGE 1 Le Comit d orientation strat gique sur la base du pr sent document d finit un premier cadrage des axes strat giques pour la constitution du portefeuille il d signe les membres du comit p dagogique et si c est pertinent cadre les moyens humains et financiers sur les 3 ans 2 Le comit p dagogique proc de un diagnostic approfondi TICE l aide du guide01 quantification et qualification des axes et pistes d actions et proc de aux tudes compl mentaires pour valider l opportunit et la faisabilit des projets potentiels nota le comit p dagogique devra pouvoir
40. nication e V4 R ponse aux demandes sociales e V5 Maintien aux tudes pertes d effectifs e V6 Souplesse d apprentissage personnalisation du parcours du rythme des contenus prise en compte des pr requis et du positionnement de l apprenant par rapport au r f rentiel de contenu e V7 Co t Les autres variables g n ralement prises en compte dans la s lection des projets e learning e V8 population concern e nombre dispersion niveau statut salari s ou tudiants V9 la contribution l image de l institution V10 le niveau de risque projets V11 le ROI souvent difficile calculer V12 La motivation et ma trise des outils par l enseignant elearning readiness de l enseignant e V13 La stabilit du savoir rattach soit l enseignant soit la mati re Dans le processus de d cision une cotation de chaque projet pourra tre faite apr s accord sur une grille d valuation construite partir des crit res indicateurs et leur pond ration 2 Etude fournie par le CIP du Centre for Study of Learning and Performance CSLP CEAP Concordia Univeristy Montreal Quebec April 3 2006 A Review of e learning in Canada A Rough Sketch of the Evidence Gaps and Promising Directions UTT 16 52 Guide de s lection des projets e learning Hypoth ses de contributions du e learning la strat gie d un organisme Ces hypoth ses doivent tre labor es par l quipe de di
41. ning FACTEURS CLES r les et responsabilit s Les Carte Instance Syst m Plan de Revues Portefeuil des S dele communicatio de le de processu d cision Qualit n projet projets Une d finition claire des r les dans le cadre de processus formalis s Situation dans l organisme Dans l organisme les r les et responsabilit s en mati re de e learning sont d finis de mani re partielle restreinte aux missions de la cellule TICE Les processus d cisionnels Des processus d cisionnels formalis s et connus des acteurs Situation dans l organisme Les processus d cisionnels ne font pas l objet repr sentation explicite dans une carte des processus d une Evaluation et Un syst me qualit s appuyant sur des valuations formalis es qualit Un processus d am lioration continue Situation dans l organisme Evaluation et Qualit e learning ne font pas l objet d une formalisation dans un document de r f rence Accompagnem Existence d une m thode d accompagnement et de moyens de ent et communication des projets e learning communicatio n Situation dans l organisme Pas de m thode d accompagnement d finie Suivi et contr le budg taire Coordination inter UT Relations avec l environneme nt Des m canismes de suivi et de contr le budg taire Calcul ROI et mesure des effets Situation dans l organisme Le processus budg taire existe mais il faut le mett
42. ocier aux nonc s d exercice la d marche de r solution de probl me suivre par l tudiant condition indispensable l informatisation UTT 25 52 Guide de s lection des projets e learning Les contributions fonctionnelles du e learning e Mettre en place un syst me qualit de l enseignement sur la partie e learning Besoins Attentes de l institution d clencheur du projet Effets r sultats attendus exemples Niveau d enjeu op rationnel et niveau de risque Impacts sur l organisation R pondre la demande des tudiants et des prescripteurs Augmenter la confiance dans le syst me d enseignement de l organisme lev lev Description du probl me Elaborer et mettre en place un syst me qualit adapt au e learning r soudre Condition 1 Faire merger l enjeu qualit au niveau de l organisme dans le contexte du d veloppement des certifications d coles exig es par diff rents prescripteurs de la FOAD et de l internationalisation Condition 2 Adh sion et engagement de la direction au plus haut niveau UTT 26 52 e Reporting Besoins Attentes de l institution d clencheur du projet Guide de s lection des projets e learning Effets r sultats attendus exemples Niveau d enjeu op rationnel et niveau de risque Impacts sur l organisation R pondre une de
43. outils de diffusion et de cr ation de ressources Un potentiel d acteurs susceptibles d intervenir dans les processus de production de ressources Des acteurs ouverts l usage des nouvelles technologies Des infrastructures techniques r seaux ordinateurs semble t il adapt es L insertion dans un r seau inter tablissement Des projets haute visibilit inter tablissement cl en main susceptibles de cr er des conditions favorables et des exigences pour la mise en uvre innovante de solutions e learning N anmoins comme le r v le la premi re analyse des Facteurs Cl s de Succ s analyse qui devra tre approfondie par un groupe de travail ad hoc un certain nombre de facteurs cl s de succ s sont absents De mani re synth tique l on observe L absence de structure de management des projets et l absence de formulation d une politique du e learning Pas de connaissance de la position d un acteur cl vis vis du e learning et pas de directives de l tablissement concernant la mise en uvre des TICE ni obligation ni contrainte L absence d un mod le p dagogique fort et distinctif qui renouvellerait l image de l organisme L absence d un r f rentiel valid et actualis des comp tences de l ing nieur qui surplombe le catalogue de formations et qui faciliterait la relation formation emploi L absence d int gration du e learning dans les processus m tiers UTT 12 52 Guide de s lection des projet
44. pprentissage personnalisation du parcours du rythme des contenus prise en compte des pr requis et du positionnement de l apprenant par rapport au r f rentiel de contenu V7 Co t V8 Population concern e nombre dispersion niveau statut salari s ou tudiants V9 La contribution l image de l institution V10 Le niveau de risque projet V11 Le ROI souvent difficile calculer V12 La motivation et ma trise des outils par l enseignant elearning readiness de l enseignant V13 La stabilit du savoir rattach soit l enseignant soit la mati re UTT 50 52 Guide de s lection des projets e learning Annexe 4 les caract ristiques des projets e learning Si l on met en vidence ce qui caract rise les projets e learning dans le cadre plus large de l volution des projets de toutes natures l on obtient les caract ristiques suivantes sans ambition d exhaustivit Produits innovants et personnalis s Un projet e learning se traduit n cessairement par un dispositif innovant ou une ressource nouvelle S il n y a pas d innovation p dagogique organisationnelle technique la pertinence et l gitimit du projet sera difficile d montrer Un projet e learning se traduit par un r sultat qui est un mix produit service Un produit sec gt sans le service qui l accompagne risque de ne pas permettre d atteindre les objectifs pour lesquels il a t construit La personnalisation d
45. projet font l objet d un livrable Le premier livrable est une contractualisation du projet avec l ensemble des acteurs A ce titre un mod le de contrat type pour tous les projets du portefeuille pourrait tre sign par toutes les parties prenantes le Comit Strat gique d Orientation ou la Direction de l organisme le Comit P dagogique et les membres des Comit s projets y compris les enseignants expert du contenu L id e de cette contractualisation formelle est de signifier les engagements respectifs des acteurs leurs r les et leurs responsabilit s dans la conduite des projets bonne fin Pour information les phases du projet telles que d velopp es dans la m thodologie guide 02 sont les suivantes Les tapes Amont du cahier des charges au contrat Conception g n rale Conception d taill e Bout d essai ou prototype Production Exp rimentation sur public cible Finalisation Recette D ploiement RON EAN 9 1 R unions des coordinations projet voir guide 02 9 2 R unions du comit p dagogique suivi du portefeuille avancement des projets Avant toute r union de coordination du portefeuille chaque chef de projet ou Comit projet fait remonter les informations d avancement du projet concern pour consolidation dans un tableau de bord portefeuille de projets Ce tableau de bord tenu par la cellule TICE pr sente les informations de synth se sur les projets Indicateur d Avanc
46. ptitudes inclination et des techniques prouv es de diagnostic outils d orientation rechercher Condition 2 Evaluer l opportunit d investir dans la mise au point d un dispositif de positionnement et de diagnostic Condition 3 Evaluer l opportunit d investir dans la mise au point d un dispositif de remise niveau cours compl mentaires en ligne par exemple UTT 24 52 Guide de s lection des projets e learning e Evaluation formative d velopper une expertise dans l organisme de l valuation au service de la formation Besoins Effets r sultats Niveau d enjeu Impacts sur Attentes de attendus op rationnel et l organisation l institution exemples niveau de risque d clencheur du projet R pondre une Des outils informatis s lev Assez Elev s demande de la pour l valuation int gration au DE formative des tudiants SI d enseignement R pondre une Des outils demande des d animation enseignants p dagogiques exploitable en auto formation tutor e ou non Vi R alisation r ussite V2 Motivation Satisfaction V4 R ponse aux demandes sociales V6 Souplesse d apprentissage Description du _Informatiser la partie valuative des TP et TD probl me r soudre Valoriser le fonds d annales et de corrig s Condition 1 Formalisation des objectifs p dagogiques Condition 2 Ass
47. r pondre aux learning dans la les cellules besoins en conception et en TICE mati re de service au production de quotidien risques qualit dispositifs e co ts d lais learning Description du Mettre en place des m thodes et outils pour probl me La planification strat gique des formations e learning r soudre la conduite de projets e learning la sc narisation des dispositifs et ressources Condition 1 Le volume et la complexit des projets justifient la mise en place des m thodes et outils UTT 28 52 Guide de s lection des projets e learning Mettre en place les activit s de support professionnel Besoins Attentes de l institution d clencheur du projet Effets r sultats attendus exemples Niveau d enjeu op rationnel et niveau de risque Impacts sur l organisation Demande des enseignants L appropriation des outils du e learning par les acteurs Soutien des acteurs dans l exercice de leur activit Enjeux importants pour l enseignant cr dibilit efficacit autonomie confiance Risque qualit du cours en conception et mise en oeuvre Peu lev Description du probl me r soudre Fournir une prestation professionnelle constante et homog ne en termes o d aide la conception de cours en ligne o de formation aux outils notamment plates formes o d administration ressources apprenants
48. re d impact sur l organisation dans une perspective d analyse des risques Ce qui donnerait au final une matrice de 9 cellules si cette typologie tait retenue par l organisme Impact Impact sur Impact sur Impact sur Contribution l organisation faible l organisation l organisation lev mod r ou tr s lev Strat gique S1 S2 S3 Op rationnelle O1 O2 03 Fonctionnelle F1 F2 F3 Dans cette typologie les projets class s en S3 combineront la fois les enjeux les plus forts et les risques les plus lev s Les projets de type S3 feront donc l objet d une vigilance forte de la part des instances de pilotage et seront n cessairement inclus dans le portefeuille de projets A l oppos certains projets faible impact sur l organisation dont la contribution serait d tre op rationnel ou fonctionnel pourrait faire l objet d un suivi plus UTT 14 52 Guide de s lection des projets e learning l ger voire tre catalogu s hors portefeuille gt afin de focaliser l activit des instances de pilotage sur les projets plus fort enjeux et risques associ s Enfin selon une 4 typologie l on pourrait classer les projets selon leur dominante ou leur nature S agit il d un projet dont la dominante est technique P dagogique Organisationnelle Cette dominante pouvant clairer sur les choix en terme de management de projet Si le projet est dominante technique
49. re en conformit avec les exigences de la LOLF et autres plans ex Quadriennal Une politique d int gration du e learning dans les relations avec l environnement Situation dans l organisme Projet ENT La coordination inter tablissements peut offrir une piste de r flexion pour l optimisation de l utilisation des moyens UTT 8 52 Guide de s lection des projets e learning Facteurs cl s Services Support Prestations FACTEURS Descriptio Contrat Plan R f rentie Documentatio CLES n du de qualit ls Jin service qualit descriptio n Support la Organisation de moyens de support aux acteurs de l organisme conception pour la phase conception des dispositifs e learning de cours Situation dans l organisme Le support la conception de cours est apport par la cellule TICE ce jour les pratiques ne sont pas formalis es et le support est apport au cas par cas selon les demandes des diff rents acteurs ou l initiative de la cellule TICE Une m thode d ing nierie et de conduite de projet est en cours d laboration Support Organisation du support aux diff rents utilisateurs l tudiant Situation dans l organisme Le support pour les utilisateurs est apport par la cellule TICE principalement A ce jour les pratiques ne sont pas formalis es Support Organisation et mise en uvre du support technique technique l ensemble des acteurs Modalit s de formation des ac
50. rection et les responsables fonctionnels concern s Les contributions strat giques du e learning R novation p dagogique Exp rimenter les p dagogies actives Apprentissage Par Probl me APP P dagogie Par Projet PPP Apprentissage Collaboratif AC Besoins Effets r sultats Niveau d enjeu Impacts sur Attentes de attendus strat gique et l organisation l institution de risque d clencheur du projet R pondre une Diff rentiation de lev Variable selon le demande interne l organisme par p rim tre de DG rapport la l exp rimentation concurrence V9 d partement contribution discipline fili re l image de l organisme R pondre une demande externe v rifier par enqu te V2 Motivation satisfaction k V3 Interactivit com munication V4 R ponse aux demandes sociales Description du Faire voluer les pratiques p dagogiques des probl me acteurs r soudre Condition 1 Valider un mod le p dagogique de r f rence partag par les acteurs Condition 2 Impl menter ce mod le au quotidien UTT 17 52 e Optimisation de l apprentissage dans Guide de s lection des projets e learning capitalisation des apprentissages Besoins Effets r sultats Niveau d enjeu le cadre du stage et Impacts sur Attentes de attendus strat gique et l organisation l institution exe
51. rents acteurs dans l organisme Il n y a pas de m canisme d orientation des projets La mise en place d instances et de crit res objectifs de s lection et de pilotage de projet e learning Situation dans l organisme Les projets e learning ne font pas l objet d un processus de s lection interne La planification est soumise des contraintes li es aux autres obligations des parties prenantes Les projets sont susceptibles de prendre du retard Dimensionneme nt des moyens Un dimensionnement des moyens en relation avec les objectifs strat giques financiers et Situation dans l organisme humains Les moyens humains de la cellule TICE semblent premi re vue correctement dimensionn s pour la mise en uvre d une politique de veille technologique gt et d exp rimentation p dagogique restreinte UTT 7 52 Marketing communication et Guide de s lection des projets e learning Un marketing et une communication la hauteur des enjeux et objectifs Situation dans l organisme Les moyens visibles gt de communication du e learning dans l organisme se limitent semble t il principalement au site Internet et une plaquette mais ces moyens ne sont pas suffisamment int gr s dans la communication globale de l organisme Le e learning n appara t pas comme un facteur de diff rentiation de l organisme Facteurs cl s Gouvernance Management op rationnel du elear
52. ront l am lioration du taux de r ussite au TC TC de Projets concernant les branche TC de branche Fili res Projets concernant les UTT 35 52 Guide de s lection des projets e learning Crit re nom D finition du crit re Exemples Exemple de d cision du crit re d indicateurs concernant la composition du porte feuille fili res Formation Projets concernant des actions de X des projets e Continue l apport de la formation learning seront formation continue la distance dans destin s la strat gie de l offre dans formation continue L organisme l organisme de des personnels formation continue IATOS interne et externe Langues Projets en relation Score moyen au X des projets avec l apprentissage test auront un impact des langues niveau d anglais direct ou indirect niveau de FLE sur l apprentissage des langues Pour s lectionner les projets le comit p dagogique pr pare une liste de crit res et d indicateurs compl mentaires qui permettront d valuer a priori les projets relativement e leur contribution aux objectifs de l organisme e l opportunit et la faisabilit du projet voir annexe 3 pour la s lection des variables 3 Elaboration du cahier des charges de l appel projets par le comit p dagogique Sur la base des axes strat giques d finis par le comit d orientation strat gique et le cadrage budg taire le comit p dagog
53. rs Eddie Soulier IF22 Management des SI diapositive 78 Les b n fices attendus du portefeuille de projets e La balance calcul e et assum e entre projets risques et projets non risqu s l image de la gestion d un portefeuille financier e Un suivi constant du portefeuille de mani re estimer quels projets sont sur les bons rails lesquels doivent tre mieux accompagn s lesquels doivent tre abandonn s e Une vision claire et globale de l ensemble des projets pour les instances de pilotage e Un outil d alignement strat gique e Un outil d implication et de vision en quipe des projets pour les responsables Source Cours Eddie Soulier cf supra UTT 30 52 Guide de s lection des projets e learning Instances de Pilotage la gouvernance des TICE Un comit d orientation strat gique Composition du comit Le comit est compos des membres du Comit de Direction de l organisme et de toute personne jug comp tente pour d finir les orientations strat giques TICE Missions et responsabilit s e D finir la politique TICE D finir les axes strat giques pour la d finition et la s lection des projets D signer les membres du Comit p dagogique D finir le cadre financier des projets Valider le portefeuille de projets et prioriser les projets Faire les arbitrages entre projets Fr quences des r unions e Une r union semestrielle situ e en d but de semestre Activit s
54. s s soit Seuil de co t d un projet Seuil d Impact Seuil d enjeu Le projet figure Les projets dont le co t est inf rieur X sont g r s hors portefeuille nota ce type de d cision n est pas sans risque elle peut g n rer des effets pervers effets de seuils et la perte de la vision globale de l ensemble des projets e learning de l tablissement Tout les projets e par la tutelle soit pour dans le plan learning figurant au des raisons techniques quadriennal plan quadriennal par exemple pr OUI NON sont conditions techniques obligatoirement inscrits dans le portefeuille Strat gique Projets identifi s du des X des budgets comme strat giques budget s elearning sont dans la typologie des affect s des projets projets strat giques Op rationnel Projets identifi s du des Y des budgets comme op rationnels budget s elearning sont dans la typologie des affect s des projets projets op rationnels Fonctionnel Projets identifi s du des Z des budgets comme op rationnels budget s elearning sont dans la typologie des affect s des projets projets fonctionnels Risque Les risques associ s Echelle de risque Aucun projet de au projet de 1 1000 400 sur l chelle de indicateur agr g risque des risques projets Calcul l aide Un maximum de d une m thode de 20 des projets UTT
55. s e learning e L absence d int gration des syst mes e learning dans les diff rents syst mes d information de l organisme e L absence d exp rience de mise en place d une formation en FOAD pure indice de maturit d une organisation par rapport la mise en uvre du e learning e Un manque de formalisation des services supports un des facteurs cl s critiques sur le d ploiement du e learning dans un organisme e Un manque de retour d exp rience sur les effets du e learning sur la qualit des formations et des apprentissages des acteurs de l organisme L absence de ces facteurs cl s de succ s nous am ne recommander une approche progressive et organis e de la mise en uvre du e learning en commen ant par la mise en place des instances de pilotage Recommandations 1 Mettre en place les instances de pilotage du e learning d crites dans la partie D marche d laboration du portefeuille de projets ci apr s 4 Approfondir et instrumenter le pr diagnostic en mettant en place les groupes de travail ad hoc au sein des instances de pilotage 5 Afficher une vision p dagogique forte pour l organisme 6 D finir un portefeuille de projets r aliste au regard des moyens humains et financiers 7 Choisir un nombre limit de projets et d finir une progression et des paliers de maturit de toute l organisation avant de mettre en uvre des projets critiques pour l organisme voir typologie de projets ci apr s 8
56. t complexit de l valuation informatiser apport de l informatisation par rapport une correction manuelle UTT 22 52 S lection recrutement Guide de s lection des projets e learning positionnement diagnostic des comp tences Besoins Effets r sultats Niveau d enjeu Impacts sur Attentes de attendus op rationnel et l organisation l institution exemples niveau de risque d clencheur du projet R pondre une Des outils Elev Elev s demande de la DG ou de l inter UT informatis s pour la s lection le positionnement et le diagnostic des comp tences initiales des tudiants au niveau Tronc Commun ou Fili res Vi Am liorer le processus de s lection recrutement et r duire le taux d chec en cours de formation R pondre une demande de la DE V1 Identification plus rapide des tudiants risque lancement d op ration de rem diation Vi Am lioration de l orientation et de la r orientation ventuelle des tudiants R pondre une demande des Vi R alisation r ussite Etudiants V2 Motivation Satisfaction V4 R ponse aux demandes sociales UTT 23 52 Guide de s lection des projets e learning Description du D celer d s le processus de recrutement les risques probl me d checs et y rem dier au plus t t r soudre Condition 1 Disposer d un r f rentiel d a
57. teurs aux formation outils du e learning Situation dans l organisme Support technique et formation des acteurs sont apport s par la cellule TICE A premi re vue cette activit de support et de formation aux outils et environnements techniques repr sente une part importante de l activit de la cellule TICE Support Support la mise en uvre des processus administratifs administratif Situation dans l organisme inscription Les processus administratifs e learning sont cloisonn s les suivi du activit s d administration du e learning ne s inscrivent pas dans cursus les flux administratifs g n raux Ce support exigera l int gration des donn es d administration du e learning dans le SI des acteurs Facteurs cl s Processus m tier enseignement Fonctions FACTEURS Inscriptio Emploi du Contrat Formation Evaluati Suivi CLES n temps de on gestion service e prestation du learning du cursus service e learning Cartographie des processus Repr sentation exhaustive et graphique de l ensemble des sous processus du processus m tier de l enseignement Situation dans l organisme Pas de donn es collect es concernant la cartographie des processus UTT 9 52 Analyse et sp cification de contribution du e learning aux processus m tiers la Acc s au service e learning Guide de s lection des projets e learning Analyse et sp cificat
58. tion continue Transfert technologique vers les entreprises sous forme d actions de formation Besoins Attentes de l institution d clencheur du projet Effets r sultats Niveau d enjeu Impacts sur attendus strat gique et l organisation exemples de risque R pondre une demande interne DG DE R1 largir l offre Elev Elev tr s R1 d velopper la lev client le R9 se diff rencier de la concurrence R pondre une demande de l environnement entreprises Partenaires institutionnels R pondre une demande des V4 Des dispositifs sur mesure r pondant des besoins locaux ou r gionaux Contribution la comp titivit des entreprises r gionales V4 Raccourcir le cursus tudiants Proposer des parcours de rattrapage Description du D velopper de nouvelles sources d attractivit probl me nouvelles offres moyens constants en diversifiant r soudre ses moyens sourcing Condition 1 Analyse marketing positionnement par rapport aux autres organismes Condition 2 Partenariats p dagogiques Condition 3 Acquisition de contenus p dagogiques sur tag re ou dispositifs cl s en main e Re engineering du cursus de formation des ing nieurs UTT 19 52 Guide de s lection des projets e learning Besoins Effets r sultats Niveau d enjeu Impacts sur Attentes de
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