Le guide du Secrétaire
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1. fois re ue cette DPAF le Guso vous envoie une d claration unique simplifi e DUS valant contrat de travail et mentionnant le montant des cotisations verser Dans les 15 jours qui suivent le spectacle le secr taire adresse cette d claration co sign e par l employeur et l artiste accompagn e du ch que correspondant Attention cette proc dure ne s applique que dans le cas o l association est l employeur Si les musiciens sont salari s d une entreprise de spectacle qui vous vend une prestation c est cette entreprise que revient l obligation d acquitter les cotisations sociales En outre la d claration au Guso ne dispense pas de la d claration Sacem Ce sont deux organismes bien distincts le premier collectant les cotisations sociales dues au titre d une embauche le second recouvrant les droits des auteurs des uvres musicales diffus es Guso TSA 20134 69942 Lyon Cedex 20 T l 0810 863 342 prix d un appel local depuis un fixe Www guso com fr a Les mentions obligatoires Sur tous les documents notamment les courriers vous devez indiquez les r f rences suivantes Association loi 1901 Immatriculation au registre des op rateurs de voyage n IM075100069 Responsabilit civile organisateur de voyages Groupama Paris Val de Loire Garantie financi re N 4000711647 Groupama assurance cr dit Commission nationale informatique et libert s CNIL Depuis le 9 mai 2006 d lib ration2. musique 16 Le guide du secr taire En pratique vous pouvez en une seule d marche d clarer votre v nement acquitter votre redevance de droits d auteur et viter ainsi des d marches ult rieures comme par exemple la remise des recettes et d penses Ce syst me vous garantit une compl te transparence quant aux montants de droits d auteur acquitter N oubliez pas de mentionner votre appartenance aux A n s Ruraux elle vous permettra d obtenir une r duction de 12 5 sur votre redevance Sur son site internet la Sacem vous donne la possibilit de proc der des simulations pour anticiper le montant que vous devrez acquitter en fonction de votre manifestation Sacem www sacem fr a Assurer le suivi administratif de l association Guichet unique de spectacles occasionnels GUSO Lorsque l association emploie un musicien dans le cadre d une de ses manifestations le secr taire doit prendre contact avec le Guso un service gratuit qui permet aux associations organisant de mani re occasionnelle des spectacles vivants au maximum six par an d acquitter en un seul r glement l ensemble des cotisations sociales relatives l embauche Urssaf cong s spectacle retraite compl mentaire Assedic formation professionnelle et m decine du travail D s votre appel le guichet unique vous adresse un formulaire de d claration pr alable l embauche DPAE lui retourner avant le spectacle un par artiste Une
3. n rale ayant entra n des modifications dans la composition du Conseil d administration du Bureau ou des statuts le secr taire doit adresser la Pr fecture ou sous Pr fecture une d claration pr cisant la teneur des modifications Deux formulaires Cerfa n 13972 02 et Cerfa n 13971 03 voir p 19 ont t sp cialement con us par l administration pour le faire Ils sont disponibles sur le site internet www formulaires modernisation gouv fr A r ception de cette d claration la Pr fecture d livre un r c piss attestant qu elle a enregistr les modifications Le secr taire doit archiver l ensemble de ces documents dans le registre sp cial de l association Si votre association souhaite organiser un loto vous devez demander une autorisation la Pr fecture En gardant en t te la loi du 21 mai 1836 qui interdit les loteries de toute esp ce sauf si elles servent favoriser des actes de bienfaisance et sous trois conditions demande d autorisation aupr s de la Pr fecture mise en jeu d objets mobiliers exclusivement frais d organisation inf rieurs 15 du capital d mission Le guide du secr taire 15 a Assurer le suivi administratif de l association Municipalit Lorsque l association pr voit de vendre des boissons l occasion d une manifestation le secr taire doit demander 15 jours avant la mairie une autorisation d ouverture de d bit de boissons Celle ci ser
4. SECR TAIRE LE GUIDE Les 4 piliers du fonctionnement Organisation La F d ration nationale Textes et registres Instances de d cision La f d ration d partementale 03 LE ROLE DU SECRETAIRE Assurer le suivi administratif Organiser les r unions Informer Archiver 04 C T PRATIQUE Le nouveau site internet national Les recettes du d veloppement Questions fr quentes INSTITUT DE FORMATION DES RESPONSABLES ASSOCIATIFS Le guide du secr taire Sommaire 01 Le fonctionnement des associations Les 4 piliers du fonctionnement associatif aeee p 05 Les instances de D CISION ent p 06 Les textes et registres obligatoires oe p 08 03 Le r le du secr taire Assurer le suivi administratif p 15 Organiser les r unions statutaires cc p 18 Informer les adh rents et communiquer ccce p 22 Archiver les documents de l association ooeec p 25 02 Les A n s Ruraux Le premier r seau associatif de retrait s en Europe p 11 Votre F d ration nationale D Votre f d ration d partementale 13 04 C t pratique La demande de subvention mode d emploi p 27 Le site internet des A N S Ruraux p 28 Se d velopper mode d emploi p 30 R ponses aux questions les plus souvent pos es a p 31 Le r le du secr taire Rouage essentiel du bon fonctionnement de l association le secr taire allie des qualit s d organisation et de rigueur et une soli
5. a limit e la dur e de la manifestation et ne concernera que les boissons de cat gorie I et Il c est dire contenant moins de 15 d alcool Le secr taire devra par ailleurs veiller ce que l affichage des prix soit respect Selon l article L 442 7 du code du Commerce le secr taire doit galement obtenir une autorisation du maire lorsque l association projette d organiser un repas dans une salle municipale Enfin le secr taire devra demander trois mois l avance une autorisation municipale pour l organisation d une brocante ou d un vide greniers si la surface occup e est inf rieure 300 m2 Au del de cette surface c est la Pr fecture que vous devrez solliciter Soci t des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique SACEM Le secr taire d une association qui organise des activit s utilisant de la musique vivante ou enregistr e doit d clarer ces activit s la Soci t des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique organisme charg de collecter et redistribuer les droits des auteurs d uvres musicales Cette d claration se fait par courrier ou par internet la D l gation r gionale de la Sacem dans les 15 jours pr c dant la manifestation Les bar mes de droits d auteur ont t revus Ils reposent dor navant sur deux crit res uniquement le budget des d penses et le prix d entr e pour les bals et concerts le nombre pr visionnel de convives et le prix du couvert pour les repas en
6. de connaissance des adh rents et des r glementations Son r le peut se r sumer en quatre points e assurer le suivi administratif de l association e organiser les r unions statutaires e informer les adh rents et communiquer e archiver les documents de l association Pour jouer son r le dans les meilleures conditions il est inform de tout ce qui fait la vie de l association d roulement des activit s projets partenaires etc II s appuie sur ses qualit s de communication tant orale qu crite pour informer son tour et ouvrir l association sur son environnement 14 Le guide du secr taire a Assurer le suivi administratif de l association FICHIER DES ADH RENTS Chaque ann e le secr taire se base sur son fichier des adh rents pour lancer un appel cotisations Lors du paiement il remet chaque adh rent le timbre de l ann e en cours coller sur la carte nationale des A n s Ruraux Pour les nouveaux adh rents le secr taire propose aussi un exemplaire des statuts du r glement int rieur s il existe et la liste jour des adh rents Au fur et mesure que les cotisations sont vers es le secr taire met jour son fichier Celui ci doit contenir au minimum les nom pr nom sexe date de naissance et adresse de chaque adh rent Pour faciliter la communication ult rieure il est galement souhaitable de recueillir les adresses lectroniques des adh rents informatis s Un
7. n 2006 130 de la CNIL vous tes dispens de d clarer le fichier informatis de vos adh rents si les donn es qu il contient ont pour seules finalit s l enregistrement des informations individuelles n cessaires la gestion administrative des membres en particulier la gestion des cotisations l tablissement pour des besoins de gestion d tats statistiques ou de listes de membres notamment en vue d adresser bulletins convocations journaux la constitution d annuaires y compris lorsqu ils sont mis la disposition du public sur internet Les donn es sur l identit des adh rents nom pr nom sexe date de naissance adresse num ro de t l phone et fax adresse lectronique leur identit bancaire ou toute information li e l objet de l association sont autoris es Le guide du secr taire 17
8. seul clic permettra alors de les informer d une initiative mise en place de les interroger sur leur pr sence une r union ou de leur adresser quelques photos du voyage organis par l association Le r gime de retraite est galement important conna tre I nous permet de consolider notre partenariat avec la MSA en nous appuyant sur le nombre de ressortissants agricoles que compte notre mouvement Il existe un fichier des adh rents informatis sp cialement con u par la F d ration nationale et qui profite tous les chelons Une fois saisies les donn es par le secr taire apparaissent automatiquement sur une ligne distincte des informations telles que la moyenne d ge la r partition par sexe etc Cette ligne au moins est transmettre la f d ration d partementale qui pourra alors laborer ses propres statistiques volution du nombre d associations affili es r partition par nombre d adh rents moyenne d ge etc Le national enfin recueille les statistiques non nominatives transmises par ses 85 f d rations pour d terminer avec pr cision la mani re dont volue le mouvement ses 9 000 associations affili es et ses 700 000 adh rents D CLARATIONS ET DEMANDES D AUTORISATION Dans le cadre de l activit de l association le secr taire effectue plusieurs d marches obligatoires Pr fecture ou sous Pr fecture Dans un d lai de trois mois maximum apr s la tenue d une Assembl e g
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