Note d`information sur l`élaboration et la mise à jour du manuel
Contents
1. Quelle en est la fr quence Qui en sont les destinataires Qui sont les principaux acteurs O sont ils plac s RS SE En quoi consiste votre travail dans ce cas Pouvez vous d crire quelles sont vos principales t ches au cours de la proc dure Quel est votre mode op ratoire N De quelle documentation disposez vous D o viennent les informations Ha A W Quand sont elles disponibles Quels sont les cas les plus fr quents Comment les r soudre D Quels sont les carts ventuels entre la th orie et la pratique bi N Quels sont les contr les pr vus Co Qui supervise votre travail Qui vous remplace en cas d empechement N Recevez vous un renfort en p riode de pointe N Qui vise les documents comptables A quel montant A quel chelon de traitement Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 diN 1UElnol p nue 54011851 s suep enueui nuaw 27 SMO19u0 S21S04 l140S DATM SDS1 99211 U01 091 1P0 np WON 277 D 24 1 2191pP0lU d 1 SUOIJDPUDUWOI2Y S2 1211U219 24 s spg S2 1119DSU0dS2y sipims y SOUA2. base du r seau PERT ou du diagramme de GANTT En effet il est utile de savoir que l laboration d un manuel de proc dures peut prendre du temps En moyenne entre 3 et 12 mois d activit s sont n cessaires Ceci d autant que les cadres sont souvent oblig s de travailler en dehors des heures ouvrables normales 2 R daction du manuel de proc dures 3 phases a Investiguer entretiens recherche documentaire notamment de l existant en mati re de textes d organisation observation personnelle b R diger les proc dures toutes les t ches l mentaires standardis es de fa on exhaustive Centraliser les documents r dig s par les membres de l quipe de r daction du manuel 3 Diffusion du manuel de proc dures a Valider le manuel de proc dures b Editer la forme retenue c Diffuser publier Une c r monie solennelle de publication d di e aux utilisateurs devrait tre planifi e et organis e pour expliquer v Pourquoi le manuel de proc dures v Comment est il fait v Cons quences aux manquements a son esprit d Planifier les mises jour du manuel de proc dure 4 Outils de r daction du manuel de proc dures Investigations entretiens recherche documentaire observation personnelle D bats d id es brainstorming Test de conformit Test de permanence Piste d audit Chemise de proc dure Grille de s paration des t ches Note d information sur l laboration et
3. postes devraient appara tre dans l ordre chronologique d intervention des acteurs au cours du d veloppement de la proc dure Dans ces conditions le m me poste peut tre cit plusieurs fois au prorata du nombre d interventions du titulaire Cette forme graphique a l avantage d tre facile r diger en int grant tous les actes qui sont not s par palier de responsabilit Il y a lieu de remarquer que l on n a pas besoin de la forme narrative et de la forme graphique en m me temps dans le m me manuel de proc dures pour la m me Organisation Un choix est donc n cessaire 5 Conclusion Le manuel de proc dures est diff rent du r glement int rieur d une entreprise Il a un objet professionnel se rapportant la raison d tre de l Organisation Le r glement int rieur a vocation organiser globalement la conduite tenir pour tout agent et pour chaque agent Le manuel de proc dures est un document enjeux pour les Organisations en ce qu il permet d en clarifier les r gles du jeu dans le traitement professionnel x des dossiers et de faire connaltre ces r gles aux partenaires l application correcte de ses dispositions est un facteur de cr dibilit de confiance des partenaires et au final de cr ation de valeur ajout e dans le syst me de production Parmi les enjeux du manuel de proc dures on peut noter qu il est Un investissement significatif Un instrument de d centralisation Un code de
4. t ches d un manuel de proc dures Minist re de la Service concern tablissement public hospitalier N de la sant proc dure P riodicit Intitul de la proc dure R daction d un manuel de proc dures Selon le besoin R dacteur R f rences 2 Circulaire Directeur 1 general 2 Loi D cret ___ Arr t Tableau 3 colonnes Circulaire ___ Agent comptable Loi Directeur D cret g n ral Loi __ Regisseur de D cret __ recettes Circulaire Loi D cret Circulaire R gisseur d avances Employer des verbes d action l infinitif pour la d crire les t ches Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 7 Approche m thodologique de la r daction et de la mise jour du manuel de proc dures et outils utilis s Dans l approche m thodologique d laboration du manuel de proc dures il y a lieu de tenir compte des tapes suivantes 1 Lancement de la r daction du manuel de proc dures 3 l ments Instituer une cellule de projet D velopper une r flexion pr alable Instituer une quipe de projet Choisir les r dacteurs qui doivent ventuellement tre form s D finir les termes de r f rence si besoin d un consultant ext rieur recruter ventuellement Xu e Rph Etablir un chronogramme d activit s sur la
5. Cab du 21 novembre 2002 relative la m thodologie de conception et de mise en place de syst me de contr le interne dans les Services publics 6 2 Exprimer les t ches l mentaires standardisees en utilisant des verbes d action l infinitif Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 5 6 3 Noter que le manuel de proc dures est indiqu m me pour des activit s techniques professionnelles interventions chirurgicales activit s de laboratoire consultations courantes etc 6 4 Planifier et organiser une c r monie solennelle de publication l attention des utilisateurs Cette c r monie est un espace pour expliquer les points suivants v Pourquoi le manuel de proc dures v Comment est il fait Cons quence aux manquements son esprit 6 5 Planifier des sessions de mises jour le manuel est un outil de gestion dynamique Un intervalle de 03 ans semble pertinent 7 Bibliographie 7 1 Eustache Akpan R daction du manuel des proc dures Institut international de management 2006 Abidjan 41 pages 7 2 Alain Henry Ignace Monkam Daverat R diger les proc dures de l entreprise Guide pratique 3 me edition Edition d Organisation Paris 2005 185 pages Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 6 Mod le de fiche de
6. DIUOID SDD1442S nb 40181H uONDPIDA oinp9901d 9u914 UOIJDSI DAJU9 51 510120 9 4 ll uuosa d 11044284 SJ21U249 2y 199 S2Y9D s p S110121 2 S SUIIAMUT Suorouo0 sa1sogq xni wwepeq uonesile2 y 5942 s p 10 21 nbiuy uonp llipo S UOE 421 d Vupyinsuo 91IEWUOS 4n l pp 4 np WON mol E si AJIEPON fuluioysuie1gq Jnof e S N UOIJDWAO 1 0q IoJduS p POVN ll uuosu d UO1JDA12590 uoneoi dd d nbq UOTIDSIUDBA 24IDJUOUNIOP 4015 uo1x2 2y Ss91Nnp9901d sr7 21191P01149 u0110940 su n nug uoipg dN 121044 ana nb x 2 un UOREPIIEA s 28 9u914 992 91d suogesnili 91np99041d j nuew np nus J 8 LITE 900Z 2140190 y0 oyeweg aJUES ej uono dsui
7. Minist re de la sant Bamako 1 Note d information sur l laboration et la mise a jour du manuel de proc dures Dr Lasseni Konat Chevalier de l ordre national 1 D finitions du manuel de proc dures 1 1 Le manuel de proc dures Le manuel de proc dures est un document crit d crivant les proc dures de tout ou partie des diff rents processus d une Organisation entreprise publique ou priv e C est un guide pratique interne pour uniformiser les activit s de planification d organisation d impulsion des ressources humaines et de contr le Le manuel de proc dures explique dans un langage directement accessible qui fait quoi en relation avec qui quand d lai o comment et pour quelle fin Guide pratique interne l Organisation il devient une exigence dans le cadre institutionnel de l Organisation pour l harmonisation du droit des affaires Ohada en effet source de cr ation de valeur ajout e dans le fonctionnement des Organisations il facilite le d veloppement harmonieux des activit s quotidiennes et de celles de contr le du processus gestionnaire Le recours syst matique au manuel de proc dures est r cent dans l environnement francophone Sa r daction n est pas une activit banale elle peut durer entre 03 et 12 mois 1 2 La proc dure La proc dure est un encha nement de t ches l mentaires standardis es d clench es en amont par l expression d un besoin quelconque et limit es en
8. ar ordre de classement dans le manuel de proc dures L organigramme Les illustrations 3 La responsabilit m dicale peut se d finir comme une obligation pour un professionnel de sant ou un tablissement de soins de r pondre du dommage caus l occasion d un acte m dical et d en assumer les cons quences p nales civiles et disciplinaires 4 Schein cit par Henry Mintzberg Structure et dynamique des Organisations InterEdition Paris 1984 page 111 5 L organigramme donne une image exacte de la division du travail indique quels postes existent dans l Organisation comment ils sont regroup s en unit s et comment l autorit formelle circule entre eux Henry Mintzberg Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 3 Les mod les Le glossaire d finissant les termes techniques Le sommaire du manuel de proc dures etc L ensemble des 03 parties du manuel int resse le directeur de l tablissement et ses collaborateurs imm diats par contre les op rationnels re oivent seulement les parties du corpus o ils interviennent directement dans le d roulement correct quotidien des op rations NB Les tapes de l laboration d un manuel de proc dures peuvent tre r sum es comme le menu d roulant d un logiciel informatique tableau joint avec les l ments suivants l introduction le corpus les annexes l laborati
9. aval par l obtention d un r sultat attendu Chaque proc dure est donc comme une suite d op rations effectu es dans une m me s quence de temps par un nombre limit d acteurs appartenant un m me sous ensemble Ainsi les intervenants ext rieurs ne sont pas parties prenantes dans l laboration et la mise en application du manuel de proc dures La proc dure s inscrit dans un ensemble d croissant et concordant qui peut se sch matiser comme suit mission processus proc dures et t ches v La mission est globale correspond la fonction au mandat d une Organisation entreprise administration Elle n cessite un nombre important d intervenants v Le processus est un enchainement logique de proc dures consistant en la r alisation d actions complexes n cessitant l intervention de plusieurs acteurs ventuellement en plusieurs endroits Le d coupage du processus en proc dures n cessite toujours un choix arbitraire bas sur l intuition et l exp rience Les proc dures sont ordinaires p riodiques et ou d urgence Elles doivent tre d crites toutes les 3 Les proc dures p riodiques et ordinaires sont les m mes la diff rence est la p riodicit de mise en uvre effective La proc dure d urgence doit tre crite pour viter la panique en situation d sagr able ou impr visible Inspir du document R daction du manuel des proc dures de M Eustache Akpan Institut international de
10. bles mais exclusives l une de l autre Narration Graphique avec deux blocs s par s mais compl mentaires un cartouche d en tete et le tableau 3 colonnes voir mod le joint Le corpus peut comporter plusieurs volumes 3 Les annexes Les annexes du manuel de proc dures comprennent les documents de r f rence avec les d tails des informations sur l entreprise notamment 3 1 Les textes fondamentaux lois d crets arr t s d cisions directives circulaires etc 3 2 La liste des proc dures class es par ordre alphab tique ou par ordre de classement dans le manuel de proc dures 3 3 L organigramme 3 4 Les illustrations 3 5 Les modeles 3 6 Le glossaire definissant les termes techniques 3 7 Le sommaire du manuel de procedures etc Note d information sur l laboration et la mise a jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako Questionnaire d enqu te de recueil d informations de base aux fins de la r daction d un manuel de proc dures dans une entreprise Nom et pr noms de la personne concern e Fonction Anciennet dans la fonction Dur e au poste Expliquer les objectifs et le d roulement de l entretien questions r ponses notes En quoi consiste votre travail journalier Quel est le point de d part de la proc dure Quelles en sont les variantes A quel moment de l ann e du mois de la semaine de la journ e Quel est le r sultat vis
11. conduite transcription d un service organis m moire de l Organisation support p dagogique pour la diffusion du savoir faire professionnel lors de la socialisation o outil de formation o aide memoire individuel rep re pour l encadrement En tout tat de cause l ment de bonnes pratiques professionnelles le manuel de proc dures demeure logiquement un l ment d appr ciation utile aux personnels de contr le l occasion de leurs activit s op rationnelles de v rification pour savoir si ce qui se fait est crit et si ce qui est crit se fait correctement dans l accomplissement de la raison d tre de l Organisation L existence et l emploi correct en temps voulu du manuel de proc dures sont sources d un service appropri a la client le et donc de r sultats optimis s c est dire la satisfaction du citoyen client correctement servi en temps voulu L entreprise en refl te une bonne image 6 Recommandations A l attention des Directeurs des services centraux des Directeurs de services rattach s e a La r z des Directeurs g n raux Pr sidents directe g n raux et Pr sidents des services et Organismes personnalis s du minist re de la sant m 6 1 Elaborer le manuel de procedures structure en 03 parties introduction corpus et annexes Cette action est conforme aux prescriptions de la circulaire donnant l instruction n 003 Prim
12. e proc dures Le manuel de proc dures est con u et utilis selon le contexte social Il subit des influences g ographiques ainsi il existe un mod le am ricain et un mod le fran ais il y a lieu de noter aussi les manuels usuels d exploitation d un appareil ou assimil et les manuels sp cialis s Le mod le fran ais de manuel de proc dures comprend 3 parties distinctes mais compl mentaires et d tachables les unes des autres 3 1 L introduction L introduction du manuel de proc dures comprend La pr face sign e d une autorit suffisamment haut plac e dans l Organisation La pr sentation du service cr ation mandat organisation Le mode d emploi du manuel Les modalit s de mise jour La date de la derni re mise jour 3 2 Le corpus des proc dures Le corpus du manuel de proc dures est l ensemble des proc dures d crites avec par proc dure Une fiche de proc dure qui pr sente la proc dure et Une fiche de t ches qui d taille les t ches l mentaires standardis es sous forme graphique ou sous forme narrative Le corpus peut comporter plusieurs volumes 3 3 Les annexes Les annexes du manuel de proc dures comprennent les documents de r f rence avec les d tails des informations sur l entreprise notamment Les textes fondamentaux lois d crets arr t s d cisions directives circulaires etc La liste des proc dures class es par ordre alphab tique ou p
13. la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 8 La synthese de la structure du manuel de procedures 1 L introduction L introduction du manuel de proc dures comprend 1 1 La pr face sign e d une autorit suffisamment haut plac e dans l Organisation 1 2 La pr sentation du service cr ation mandat organisation 1 3 Le mode d emploi du manuel 1 4 Les modalit s de mise jour 1 5 La date de la derni re mise jour 2 Le corpus des proc dures Le corpus du manuel de proc dures est l ensemble des proc dures d crites avec par proc dure 2 1 Une fiche de proc dure qui pr sente la proc dure en renseignant les l ments suivants Les objectifs Les caract ristiques Les d finitions op ratoires ventuellement L historique Les centres op rationnels services ou unit s de production concern s par la proc dure Les r sultats attendus de l application de la proc dure Les bases r f rentielles r f rence des textes fondant les t ches Le nom et la qualit du r dacteur de la proc dure Le responsable d application et de contr le La date de r daction de la proc dure elle est susceptible de mise jour Les recommandations l utilisateur La bibliographie ventuellement 2 2 Une fiche de t ches fiche qui d taille les t ches l mentaires standardis es sous deux formes possi
14. management Abidjan Alain Henry Ignace Monkam Daverat R diger les proc dures de l entreprise Guide pratique 35 dition Edition d Organisation Paris 2005 page 16 Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 2 1 3 Les t ches Les t ches sont les plus petits d membrements des proc dures elles sont r alis es par un m me acteur sans transmission de support disquette papier 2 Objectifs d un manuel de proc dures L objectif principal de l utilisation syst matique et systematisee du manuel de proc dures est de cr er de la valeur ajout e dans les processus de production au sein d une Organisation l effet d un r sultat attendu Plus sp cifiquement il s agit de Formaliser les pratiques Tout ce qui se fait doit tre crit et tout ce qui est crit doit tre fait Harmoniser les activit s Responsabiliser les intervenants tous les paliers de d cision Pourvoir facilement les postes vacants Promouvoir la transparence tra abilit et l quit du traitement des dossiers facteurs de cr dibilit de l Organisation devant ses partenaires et devant le citoyen Faciliter la socialisation processus par lequel le nouvel arrivant ou tout travailleur apprend le syst me de valeur les normes et comportements de la soci t ou du groupe qu il vient de joindre 3 Structure du manuel d
15. ment chronologique Deux formes de r daction 4 2 1 Forme narrative Elle d crit en narration les gestes et actes d velopper aux fins d un r sultat donn La forme narrative a l inconv nient que l on peut y oublier des t ches Par ailleurs elle peut tre fastidieuse laborer 4 2 2 Forme graphique sous forme de tableau en 2 parties Elle est pr sent e en 2 blocs s par s mais compl mentaires le cartouche d en t te et le tableau a 3 colonnes voir mod le joint Dans le cartouche d en t te On peut noter les r f rences de la proc dure notamment l organisme ou le service utilisateur unit de production le service concern la codification la pagination la p riodicit de la mise en uvre de la proc dure le titre de la proc dure elle m me la date de r daction et le nom du r dacteur Note d information sur l laboration et la mise jour du manuel de proc dures le 05 01 09 Minist re de la sant Bamako 4 Dans le tableau a 3 colonnes On peut noter de gauche a droite le poste ou la fonction de la personne concernee par les taches le d tail des t ches l mentaires standardis es subsequentes exprim es en verbes d action avec les d lais d ex cution et les r f rences textuelles qui fondent les t ches Les d lais sont importants mentionner et respecter par les personnes qui sont concern es par la mise en uvre de mise de la proc dure Ainsi logiquement les
16. on la diffusion et outils utilis s L approche m thodologique est en annexe de ce document 4 Le corpus en d tail Le corpus est la principale partie du manuel de proc dures il devrait tre connu et ma tris par les op rationnels aux fins d un d roulement correct des op rations dont il est attendu un r sultat donn 4 1 La fiche de proc dure Ce document de deux pages au plus renseigne sur les informations minimales suivantes pour chaque proc dure Les objectifs Les caract ristiques Les d finitions op ratoires ventuellement L historique Les centres op rationnels services ou unit s de production concern s par la proc dure Les r sultats attendus de l application de la proc dure Les bases r f rentielles r f rence des textes fondant les t ches nom et la qualit du r dacteur de la proc dure Le responsable d application et de contr le La date de r daction de la proc dure elle est susceptible de mise jour Les recommandations l utilisateur bibliographie ventuellement Les difficult s d utilisation du manuel de proc dures doivent tre document es aux fins des mises jour appropri es 4 2 La fiche des t ches l mentaires standardis es de la proc dure voir mod le C est la partie centrale du manuel de proc dures o est fait une description d taill e des t ches l mentaires standardis es et leur d roule
Download Pdf Manuals
Related Search