Affiliation adhésion : mode d`emploi ! Modernisation du
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1. Les demandes d adh sion l impression d tiquettes et l export de listes d adh rents pour g n rer des listes de diffusion via extraction d adresses mail sont des fonctionnalit s disposition via le webaffiligue La d mat rialisation est li e au courant d veloppement durable qui ne cesse de valoriser cet change d informations sans passer par la case papier et qui nous permettra d aller sur d autres supports au del de la traditionnelle licence papier Smartphone tablette espace web du licenci et ainsi gagner en interactivit pour proposer de nouveaux services propices au recrutement et la fid lisation de nos licenci s revue EJ d mat rialis e offres promotionnelles Les modalit s financi res et techniques sont galement des donn es prendre en compte dans ce genre de probl matique De plus comme pour chaque changement l UFOLEP doit faire face sa multiplicit de publics h t rog nes et aux m thodologies de travail vari es A ce jour le comit la possibilit d ouvrir des acc s webaffiligue ses associations D s septembre 2013 c est l association qui pourra ouvrir un espace web ses licenci s le licenci pourra ainsi renouveler sa licence sur son espace pour 2013 2014 et l association pourra se r affilier en ligne Le web affiligue c est aussi une mani re de rationaliser la gestion des fichiers des fins marketings La base affiligue centralisant l ensemble2. aliser eux m mes leurs cartes et se classer dans la cat gorie de leur choix Ces logiciels ont t d velopp s gratuitement pour l UFOLEP ils ne peuvent tre redistribu s hors de ce cadre ni mis en t l chargement sur des sites internet blogs ou forums sans l autorisation expresse de la soci t SPORTDEV Plus d infos contact sportdev fr
3. Affiliation adh sion mode d emploi Modernisation du syst me d adh sion et d affiliation De l int r t de la d mat rialisation et du webaffiligue Simplifiez vous la vie La d mat rialisation est un principe g n ral de fonctionnement initi avec l informatique et qui prend de plus en plus d importance avec l arriv e des web services Au del des ambitions affich es en termes de titre de participation et de supports de communication il ne faut pas faire l impasse sur l accompagnement du r seau pour le rassurer sur cette volution et ventuellement pr voir des formations pour lui permettre de s approprier le web internet et la d marche d mat rialis e Le web affiligue est en cela un bon exemple car c est un outil reconnu efficace qui m rite d tre d ploy sur l ensemble du territoire comme m thodologue rationnalis e et harmonis e au service de la politique d affiliation d adh sion de UFOLEP Dans ce cadre la politique de changement est essentielle chez nous comme ailleurs La question des titres de participation et d adh sion replace la gestion des fichiers au c ur du syst me d affiliation base de donn es de toute notre communication et source d enjeux de pouvoirs LA LICENCE ENTRE ATTESTATION WEB ET CARTON EMBLEMATIQUE 2012 une ann e de transition 2013 une licence deux visages En 2012 le challenge propos la f d ration de passer une licence d mat rialis e a t dif
4. des donn es des associations mais galement celles des adh rents pourrait terme aider caract riser les profils marketing de nos cibles Une communication d mat rialis e va nous permettre de rentabiliser et d exploiter au mieux cette base de donn es Zoom Faut il diaboliser les fichiers La question de la CNIL est essentielle et n cessite de notre part de sensibiliser les comit s et les associations l importance de constituer des fichiers d Associations et d adh rents cf la plus value de UFOLEP vis vis des partenaires Aujourd hui l exploitation des fichiers est rendue difficile car les associations ne cochent pas les cases CNIL qui sont cens es demander l avis aux entit s concern es par rapport la cession de leurs coordonn es ou pas des tiers Rappelons que les tiers concern s sont des partenaires de UFOLEP souvent historiques impliqu s pour soutenir et garantir la vie de certaines activit s sportives Sans ces fichiers rationnalis s et repr sentatifs de la richesse de notre r seau nous nous coupons de ressources issues des partenaires publics ou priv s Il ne s agit pas de vendre sans contr le nos fichiers mais de les exploiter au mieux en ad quation avec notre id ologie et le respect des individus Zoom Focus Web Services Logiciels d inscription sur les manifestations sportives exemple des activit s cyclistes en UFOLEP Depuis plusieurs ann es un code barres e
5. el cr sp cifiquement la demande du P le Vie sportive pour les nationaux toutes activit s accompagn d un investissement pour des douchettes Cet outil est en liaison avec la plateforme nationale d engagement pour les nationaux et sert contr ler les licences lors de l accueil Toutes les CNS commissions nationale sportives n ont pas encore rejoint la plateforme et toutes ne peuvent donc pas se servir de ce logiciel Aujourd hui ce syst me de v rification par le biais des codes barres licences tend se g n raliser sur les manifestations mais n cessite un quipement informatique et l acc s au web ou tableau Excel sur le lieu de la manifestation Il est envisag actuellement le d veloppement d une application pour la multirandonn e avec informations et circuits charg s par QR Code pour Quick Response galement appel flash code sur Smartphone les intersections principales seraient quip es galement d un panneau poss dant un QR Code leur indiquant les directives Pour rappel vous trouverez ci joint les chemins de t l chargement des logiciels utilis s pour les activit s cyclistes http www cyclisme ufolep info logiciels CALENDRIER logiciel gratuit pour l laboration des calendriers d partementaux r gionaux voire nationaux http www cyclisme ufolep info logiciels CYCLOSPORT logiciel gratuit qui permet les engagements par douchette et via les codes barres pr sents sur les lic
6. ences il sert g rer la saison cycliste Les engagements sont facilit s gr ce la liaison avec la base de donn es des licenci s UFOLEP AFFILIGUE http www cyclisme ufolep info logiciels VTT logiciel gratuit qui permet les engagements par douchettes et code barres et qui sert au classement en direct des preuves VTT ou Cyclocross Les engagements sont facilit s gr ce la liaison avec la base de donn es des licenci s UFOLEP AFFILIGUE http www cyclisme ufolep info logiciels BRS logiciel gratuit qui permet les engagements par douchettes et code barres et la gestion des preuves cyclo de masse Les engagements sont facilit s gr ce la liaison avec la base de donn es des licenci s UFOLEP AFFILIGUE http www cyclisme ufolep info logiciels ENDURANCEVTT logiciel gratuit pour les preuves d endurance tous terrains moto ou quad Les engagements sont facilit s gr ce la liaison avec la base de donn es des licenci s UFOLEP AFFILIGUE http www cyclisme ufolep info TOUR DEMO logiciel payant qui sert la gestion des courses tapes avec CLM individuel CLM par quipe et maillots de leader La version de d monstration compl te est limit e 20 enregistrements Logiciel Gest_Cartes logiciel gratuit mais r serv uniquement aux comit s d partementaux pour l laboration des cartes de comp titeur Le lien de ce logiciel ne peut tre transmis aux comp titeurs car ils pourraient r
7. ficilement per u par le r seau sans doute par manque d accompagnement p dagogique et avec le souci d aller trop vite sans prendre conscience des freins existant sur le terrain C est pourquoi suite aux r unions interr gionales l chelon national a souhait concilier les deux formats en poursuivant sa logique de d mat rialisation dont les principes sont rappel s ci dessus et en proposant un support cartonn pour r pondre des attentes sp cifiques telles que celles rencontr es dans les activit s natation ou destination d un jeune public La licence 2013 2014 sera donc sous un format carte de cr dit d pli de 170x55 mm ou pli 85x55 mm prot g par un film propos par planche A4 de 4 licences et l impression se fera au choix au niveau du comit de l association ou du licenci Le support d mat rialis s illustrera via une attestation r cup rer sur l espace web sp cifique de l association et terme du licenci QU EST CE QUE LE WEBAFFILIGUE Affiligue et le webaffiligue sont 2 interfaces partageant une base de donn es relationnelles g r e par la Ligue qui permet aux comit s d affilier leurs associations sportives et de g rer les licenci s Affiligue existe depuis une dizaine d ann es Il permet de centraliser dans une m me base de donn es les informations relatives aux structures et individus composant notre r seau Il s agit d un outil administratif au service des associatio
8. micale La que de la glaci re passent plus facilement via le webaffiligue car elles y voient de suite l int r t en termes de gain de temps quand il faut renouveler les licences de 150 300 adh rents et une proximit facilit e Par ailleurs pour ces associations qui utilisent des logiciels d inscription pour engager leurs quipes pour les comp titions UFOLEP les processus sont similaires A ce jour le d partement compte 422 associations dont 170 sont sur le webaffiligue A noter que pour les associations sans poste informatique le comit en met un disposition au si ge Le E LES BONNES RAISONS D UTILISER LA WEB AFFILIGUE L UFOLEP voit en ce support la possibilit de faire voluer notre relation aux associations et aux licenci s en leur proposant une autre gamme de services au del de la simple inscription et surtout d am liorer les process administratifs pour se concentrer sur les missions de d veloppement Sans quoi tout ce qui est propos via le champ sport et soci t sera difficilement conciliable avec les missions d j existantes de nos professionnels Ainsi via le web affiligue il est possible pour l association de conna tre et g rer ses adh rents lors de la saison en cours Elle peut rechercher trier ses adh rents par activit et par tranche d ge par exemple Elle peut cr er des informations sp cifiques sur ces membres type d entrainement de cr neau horaire cotisation r gl e
9. ns et des clubs affili s L UFOLEP souhaite rappeler ainsi l int r t compl mentaire du webaffiligue pour l ensemble de nos entit s et cette occasion rappelle les objectifs et la plus value de cet outil disposition du r seau A ce jour le Webaffiligue est utilis 12 46 des associations affili es tous secteurs confondus UFOLEP USEP Ligue c est dire 2669 associations sur les 21413 affili es notre mouvement L UFOLEP est plut t bonne l ve car la f d ration repr sente 65 des associations utilisatrices mais ceci ne repr sente que 1745 associations sur son total de 8600 A noter que les d partements ayant fait le choix du webaffiligue 40 62 de leurs associations sportives passent par le webaffiligue sont souvent mis en exergue de par leurs choix strat giques On soulignera ainsi en particulier les comit s de la Gironde du Rh ne et de la Loire Atlantique Ainsi par exemple le comit de la Gironde a depuis trois ans incit fortement son r seau d associations basculer sur le webaffiligue Pour ce faire Fr d ric Voest D l gu Adjoint proposait des formations d centralis es pour accompagner les associations motiv es par l outil L argument du comit d partemental tait de garantir aux associations un traitement effectif en 8 jours maximum contre trois semaines via le support papier Les associations les plus importantes en termes d effectifs comme le cyclo club de Saint Loubess ou l A
10. st apparu sur les licences Il sert identifier les athl tes inscrits sur une comp tition En effet via un logiciel et une douchette l organisateur en scannant le code barres a acc s aux caract ristiques de l individu qui ont t pr alablement charg es du logiciel Affiligue via une adresse URL sp cifique qui cible les licenci s d une activit donn e Ce syst me code barres est donc aujourd hui exploit pour les activit s du troph e des BRS preuves de masse cyclotouristes intitul es Brevet de Randonn es Sportives le Cyclosport preuves dominicales le VTT et le Cyclocross preuves dominicales la Gym le Tir l arc la GRS etc travers une batterie de logiciels gratuits et disponibles par t l chargement d velopp s en interne ou par la soci t SportDev cf Le zoom sur les logiciels A noter galement que depuis le mois de juin afin de faciliter le contr le des licences en toutes circonstances la F d ration peut consulter et imprimer via son espace Webaffiligue F d ration la licence de n importe quel adh rent en France Pour rappel le webaffiligue est accessible par internet d un ordinateur d une tablette ou d un smartphone Pour information une sensibilisation ces logiciels est propos e lors des stages FS formations sp cifiques Celles ci s adressent en priorit aux responsables d activit s qu ils soient professionnels ou b n voles A signaler galement un logici
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