La transmission des savoirs : guide
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1. 33 34 35 37 Membres du Groupe de suivi op rationnel de l tude Le chef de projet sur la conduite de cette etude tait Pascal Ponsart Ponsart charge de mission aupres du sous directeur des ressources humaines a la DGAFP L tude a t conduite avec l appui de Nicolas BOURGEOIS consultant IDRH Pour suivre orienter et valider les travaux il a t constitu un groupe de suivi op rationnel compos de representants de la DGAFP et de la DSAF e Philippe CLERGEOT secr taire g n ral adjoint de l Observatoire de l emploi public DGAFP e Pierre COURAL chef du bureau du recrutement et de la formation FP5 DGAFP e Pierre FAROUILH chef du bureau des affaires g n rales et budg taires FP1 DGAFP e Jean Michel LE ROUGE de GUERDAVID chef du bureau de la gestion des ressources humaines DSAF Chantal JARRIGE sous directrice secretaire generale de la DGAFP e Jean Pierre JOURDAIN sous directeur de la gestion des ressources humaines DGAFP e Maryse Dominique LEPLAT sous directrice des ressources humaines DSAF Isabelle ORGOGOZO responsable du Comit de recherche et de prospective CRP a la DGAFP Pascal PONSART PONSART charg de mission aupres du sous directeur de la gestion des ressources humaines DGAFP Une mention particuliere doit amp tre faite a Valerie CELLIER responsable des marches au bureau FP1 qui a su apporter avec a propos ses savoirs et savoir faire dans le2. _ Liber Ega lit Fraternit ne NTE MINIST RE DE LA FONCTION PUBLIQUE La transmission des savoirs Guide m thodologique DGAFP NIRADOGC INR INIRADOC INTRVADOE LIU OC INTRADOG e Q SUAMISNIQUES SIS Des IS SHAS IS IESE SINTU MIQUE AOUA 0 STATT OUESE Q POINT PHARE POINT PHAR Be Libert Egalite e Fraternit R PUBLIQUE FRANCAISE MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE La transmission des savoirs Guide m thodologique La transmission des savoirs une preoccupation mergente 1 Le terrain d tude 2 Les principaux enseignements 3 Proposition de m thodologie 4 Positionner un poste en termes de criticite Conclusion Annexes 13 24 26 28 Point PhAre La transmission des savoirs une preoccupation emergente De nombreuses organisations dont la fonction publique font actuellement face a de massifs d parts la retraite Le ph nom ne sera constant au cours des prochaines ann es Or les personnes qui quittent les organisations particuli rement lors de la prise de la retraite sont exp riment es possedent souvent une expertise de pointe et ont m moris une somme importante de connaissances tant explicites que tacites Il s agit la d une richesse dont les organisations ne peuvent se passer sans risques cette perte de savoirs et de savoir faire pouvant tre un facteur important de perte de qualit pour le service public
3. en mati re de transmission des savoirs n a jamais t exprim e par les managers en faisant r f rence tel ou tel emploi type mais bien tel ou tel poste ou telle ou telle situation de travail e Troisi me enseignement les entretiens individuels men s aupr s de responsables de la DGAFP et de la DSAF ont permis de cerner quatre niveaux de perception de la sensibilit d un emploi type ou se jouent les questions de transmission des savoirs Les analyses ont permis de confirmer ces quatre niveaux de perception ll ressort de ce troisi me enseignement que la sensibilit en mati re de transmission des savoirs d pend de l environnement politique et macro conomique de l organisation consid r e de la nature du poste occup et de certains facteurs individuels La sensibilit d un emploi en matiere de transmission des savoirs d pend de l environnement politique et macro conomique Les orientations politiques elles peuvent en effet remettre en question le caract re sensible d un emploi titre d exemple la volont d un gouvernement de promouvoir Pa e administration confererait une sensibilit accrue aux emplois type lies cette activit informatique Autre exemple la volont de ma triser la masse salariale rendrait les emplois type charg s de ces questions ressources humaines particulie rement sensibles Bien entendu dans un premier temps s agissant de savoirs neufs ma trise de la ma
4. r e une affectation peu attractive accro t la sensibilit d un emploi Les possibilit s d externalisation pourraient tre galement regard s comme emplois sensibles les emplois que l administration d tat ne pourrait abandonner sans mettre en p ril la mission dont elle est charg e l inverse l emploi est moins sensible en termes de transmission des savoirs quand l administration peut recourir a un prestataire externe pour remplir la mission Les dispositifs de formation continue pr vus par l organisation consid r e contribuent faciliter la transmission des savoirs il s agit ici de mettre en vidence que l investissement en formation consenti par l administration consid r e sur tel ou tel emploi type p se sur la sensibilit en mati re de transmission des savoirs L existence de formations continues r guli res sur un emploi type ainsi que la formalisation n cessaire au montage des sessions de formation et les changes au cours de la formation diminuent la criticit de l emploi type consid r en mati re de transmission des savoirs Le turn over faible ou lev sur un emploi type est un facteur de sensibilit en mati re de transmission des savoirs Un turn over lev suppose des m thodes de capitalisation et de transmission des connaissances presque permanentes l inverse un turn over faible engendre le d part de personnes ayant capitalis de nombreux savoirs Pour mesurer
5. sultats obtenus La nature du des poste s consid r s n augmente pas la sensibilit en mati re de transmission des savoirs La nature du des poste s consid r s augmente la sensibilit en mati re de transmission des savoirs La nature du des poste s consid r s augmente fortement la sensibilit en mati re de transmission des savoirs la formulation des indicateurs doit tre adapt e en fonction du contexte de l administration consid r e notamment quand il s agit d appr cier les notions de fr quence de r unions de relations etc Il est conseill de les calculer partir d une moyenne valu e pr alablement pour chaque entit tape 5 analyse de la sensibilit au regard des savoirs formels mobilis s au sein de s poste s consid r s Crit res de sensibilit en mati re de Indicateurs Valeurs de r f rence R sultats savoirs formels Pr sence de guides m thodologiques Il existe de tels outils a Non ou plutot non permettant une bonne maitrise des attach s au x poste s savoirs li s au x poste s consid r s considere s Plut t oui ou oui A Pr sence de corpus th oriques ll existe de tels outils Non ou plut t non g attach s la bonne maitrise des attach s au x poste s savoirs li s au x poste s consid r s consid r s Plut t oui ou oui 1 La mise a jour des ee gg oa Non ou plut t non Actualisation fr quente des savoirs lies connaissances
6. bon d roulement de cette tude Lexique relatif a l etude En France les tudes de r f rence sur les questions de transmission des savoirs ont t principalement r alis es dans le secteur prive si bien que les risques de confusion sont r els entre les notions utilis es au sein des entreprises m tier comp tences et celles sp cifiques au secteur public emploi r f rence emploi type Quelques d finitions pr alables sont pr sent es ci apres avec des indications sur la terminologie utilis e au cours de l tude Terme Definition retenue Transmission Ensemble des processus de distribution d acces d utilisation et des savoirs surtout d apprentissage voire de combinaison et de transposition par lesquels les utilisateurs apprenants s approprient les contenus d une base de connaissances de sorte qu ils deviennent capables a leur tour de cr er de la valeur en produisant leurs propres applications ou en cr ant de nouvelles connaissances Source J F Ballay in Tous managers du savoir Editions d Organisation Knowledge Processus syst matique d identification de capitalisation de transfert management d informations et de connaissances que les individus peuvent utiliser pour innover d velopper et progresser Source American Productivity and Quality Center Ce terme n a pas t utilis au cours de l tude Sa d finition traduite de l anglais est tres proche de la notion de transm
7. cas au milieu des ann es 1980 ou certains grands groupes industriels ont pr f r apres absorption d entreprises imposer a ces derni res leurs process et modes de faire sans respect de leurs savoirs initiaux sp cifiques 2 Les principaux enseignements issus des travaux d observation en situation L ensemble des analyses produites au cours et l issue des observations en situation ne peut tre presente ici dans son exhaustivite dans la mesure ou elles renvoient de facon precise et donc n cessairement particuliere a la situation concrete de travail des porteurs des emplois observ s Les enseignements qui peuvent en tre tir s et qui semblent tre generalisables sont les suivants e Premier enseignement la d marche classique qui part des comp tences strat giques pour recenser les emplois type positionnes sur ces comp tences puis les emplois type sensibles en terme de transmission des savoirs ne rend pas compte de la r alit telle qu elle est percue par les managers En effet chacun des responsables interview s guide d entretien en annexes dispose d ores et d ja de sa propre cartographie des emplois m tiers comp tences domaines activit s sensibles en mati re de transmission des savoirs IIs ont une approche intuitive largement fond e sur la pratique et leur experience quotidienne aupres de leurs quipes Rationaliser cette approche de la problematique des
8. doit tre au x poste s consid r s effectu e r guli rement rythmes infra annuels Plutot oul ou oul Le dispositif de formation _ 2 Non ou plutot non EEE initiale est bien adapte a la Dispositif de formation initiale we maitrise des savoirs lies a 1 au x poste s consid r s Un oe Dispositifs de formation continue lies _ existe un dispostif de Non ou plut t non 4 la maitrise du des poste s formation continue bien consid r s adapt Plutot oui ou oui 1 Le temps d acquisition des i eae En annees Temps d acquisition des savoirs Savoirs attaches au x attach s au x poste s consid r s poste s consid r s se mesure En semaines ou en mois I TOTAL sensibilit en mati re de savoirs formels Additionner ci contre les r sultats obtenus o Total compris entre 6 et 10 Fou vert Les savoirs formels attaches au x postes consideres Sensibilite aux presentent peu de risques en mati re de transmission Savoirs QUES Total compris entre 11 et 15 Feu orange Savoirs formels attaches au x SEE consideres mobilises au sein presentent quelques risques en matiere de transmission du des poste s A id r des poste s Male oc Gece he Les Savoirs formels attach s au x poste s consid r s u presentent des risques importants en matiere de transmission N B L analyse des savoirs formels repose en partie sur une appr ciation qualitative de certains dispositifs C est pourquoi il est recomm
9. la nouvelle recrue par un de ses pr d cesseurs Fonctionnement en doublon sur la p riode initiale d integration Pratique aujourd hui exceptionnellement mise en place du fait des co ts induits En g n ral les p riodes de tuilage sont tr s courtes Assez usit dans certaines firmes anglo saxonnes Il s agit de t moigner de cas r els permettant d appuyer la mise en uvre des bonnes pratiques et d appr hender les risques possibles en cas d erreur ou de non respect des processus En g n ral ces t moignages durent trente minutes maximum et sont r alis s lors de s minaires de r unions d quipe Les messages passent mieux lorsqu ils sont d livr s dans des moments o les esprits sont plus d tendus et donc plus curieux Le minist re de la D fense va prochainement exp rimenter les amphis flash Le principe est proche du t moignage mais appara t plus institu tionnalis Au moment de la pause d jeuner une s ance d environ une heure est consacr e l actualit d un bureau ou d un projet en mettant en avant les contributeurs op rationnels Favoriser la rencontre des personnes ayant des pratiques similaires ou ayant de nombreuses interfaces pour leur permettre d une part d changer sur les bonnes pratiques d autre part d identifier et de d finir ensemble des am liorations possibles du syst me Actualisation des modules de formation en y int grant les savoirs identifi s s ils apparaissent utilem
10. savoirs sont souvent li s a des savoirs dits informels difficilement transmissibles ou formels quand il n existe pas aujourd hui de modalit s de transfert organis es Il ressort des travaux conduits une proposition de m thode d identification des risques en matiere de transmission des savoirs pour les activites de soutien articul e en deux temps qui pourront selon les r sultats de l analyse tre ou non plus ou moins compl mentaires e une analyse qui porte sur les structures les organisations de travail La cl d entr e pour conduire cette analyse est l emploi type on parlerait de m tier dans le secteur priv Cette analyse porte sur deux s ries de questionnements a les grands criteres de Gpeec quantitatifs les crit res de sensibilit lies l organisation de travail consid r e e une analyse qui porte sur les situations de travail La maille d analyse privil gier est ici le poste Cette analyse porte sur quatre s ries de questionnements a le positionnement du poste dans l administration consid r e la nature transversale du poste consid r au sein de l entit la sensibilit du poste en mati re de savoirs formels a la sensibilit du poste en mati re de savoirs informels Au terme de cette analyse il est possible de concentrer les travaux sur les postes pr sentant les plus grandes difficult s et les plus forts enjeux en mati re de transmission des savoirs sur l un
11. transmission des savoirs Pour autant les deux d marches approche structure et approche situations de travail ne sont pas n cessairement li es En effet les emplois type rep r s par l approche structure ne seront pas n cessairement les postes de travail rep r s en situation par les managers Le schema ci dessous illustre ces deux approches Axe d analyse Maille d analyse Porteur de l analyse M y G H ji N D p Mode d emploi destination des administrations Pour s engager dans une d marche d identification des risques en matiere de transmission des savoirs sur les fonctions de soutien une administration doit d abord selectionner les entites directions services bureaux sur lesquelles elle souhaite faire porter l analyse Puis pour chaque entit consid r e l analyse peut s effectuer en deux temps ou un seul selon que l on souhaite observer la criticit en terme de transmission des savoirs selon la structure approche DRH ou selon les situations de travail approche Managers Approche structure l analyse portera sur la structure en tant que telle qu il s agisse d une entit comprenant uniquement des services de soutien une direction des ressources humaines une direction informatique ou comprenant a la fois des services operationnels et des services de soutien service d concentr par exemple Approche situations de travai
12. une m me posture professionnelle Source R pertoire interminist riel des emplois de l tat minist re de la Fonction publique Ensemble des connaissances th oriques et pratiques n ayant pas fait l objet de formalisation permettant un apprentissage th orique dont l acquisition serait rapide Les savoirs informels sont principalement li s des connaissances acquises lors de situations de travail Ils sont principalement v hicul s par les changes oraux et renvoient fortement aux comp tences comportementales de l individu Source d finition IDRH La notion de savoirs informels s est impos e au fur et mesure de nos analyses comme un l ment d terminant C est en effet sur ce type de savoirs que la transmission appara t la plus complexe Nos entretiens aupr s des managers mettent bien en vidence que les emplois qu ils consid rent sensibles en mati re de transmission des savoirs concentrent de nombreux savoirs informels Personnes interviewees dans le cadre de l tude Direction generale de l administration et de la fonction publique DGAFP e Bernard AMAT chef de la section des concours bureau FP5 e C cile BERSON PRAT chef de la mission Communication e Val rie CELLIER responsable de la logistique et des achats publics bureau FP1 e Philippe CLERGEOT secr taire g n ral adjoint de l Observatoire de l emploi public e Pierre COURAL chef du bureau du recrutement et de l
13. valeur relative plus r duits que ceux en fonction dans des directions op rationnelles La m thode doit permettre de traiter quatre probl matiques compl mentaires pour appr cier la sensibilit d un emploi en mati re de transmission des savoirs e Les flux il s agit de s int resser particuli rement aux questions de pyramide des ges et au turn over Les l ments quantitatifs doivent tre facilement mobilisables e Les objectifs ou la strat gie bien que les difficult s a faire merger les m tiers fonctionnels positionn s sur des th mes strat giques aient t mises en vidence et que certains m tiers sensibles identifi s ne soient pas positionn s sur des enjeux strat giques on ne peut totalement exclure l analyse strat gique d une analyse sur la transmission des savoirs Cette tape peut tre optionnelle Il est propos par cons quent de la simplifier fortement en ne mobilisant que quelques grands indicateurs e L organisation la place du poste dans l organisation concrete de l entit place dans l organigramme interfaces doit galement tre appr hend e e Les savoirs eux m mes formels et informels La sensibilit d un m tier en termes de transmission des savoirs d pend galement comme indiqu pr c demment de l environnement macro conomique orientations politiques volutions des technologies volution du march du travail pyramide des ges nationale Les possibi
14. Cette importance des d parts d agents publics pr vus dans les prochaines ann es conduit a s interroger sur une difficulte qui n a jusqu a present jamais t bien r solue dans la fonction publique assurer une continuite dans le traitement des dossiers et dans la conservation des savoirs a la suite du depart d un agent sachant que les organisations sont d autant plus sensibles qu elles sont r duites en effectif Pour pr venir anticiper ou r agir aux probl mes de tous ordres auxquels est confront e l administration il est indispensable dans le domaine des fonctions de soutien de la fonction publique de l tat d identifier les risques encourus par l administration du fait de ces d parts et si possible d tre en mesure de dresser une typologie des emplois concern s par cette probl matique emplois dits sensibles sachant que ceux ci ne s apprecient pas n cessairement selon le niveau hi rarchique mais selon la sensibilit des fonctions exerc es au regard des savoirs maintenir et pr server dans l organisation La DGAFP a donc lanc une consultation au terme de laquelle le cabinet IDRH a t retenu pour l assister dans la conduite de cette tude Le consultant du cabinet a travaill avec un groupe de suivi op rationnel charg d orienter et de valider les travaux qui ont permis d laborer une m thode d identification des risques en mati re de transmission des savoirs pour les activit s de so
15. Yves PRAX Manuel de knowledge management 2003 Guide des outils du knowledge Gilles BALMISSE management Vuibert 2005 Rose DIENG KUNTZ Olivier CORBY Fabien GANDON Guide des outils du knowledge 2005 management Laurent VEYBEL Le knowledge management ditions Patrick PRIEUR dans tous ses tats d Organisation a Guide du knowledge management Editions EIERN des concepts aux pratiques d Organisation 2000 Repertoire interministeriel DGAFP DGAFP 2006 des m tiers de l tat Rime Guides d entretien utilises aupres des responsables de la DGAFP et de la DSAF 1 Quelles sont vos domaines d activites En quoi consiste votre fonction Quelles sont les missions essentielles de votre service De quel s autre s departement s dependez vous le plus en matiere de transmission des savoirs Dans cing ans quelles seront les comp tences strategiques n cessaires dans votre fonction de soutien Selon l volution des missions de votre administration quelles seront d apr s vous les competences strategiques essentielles dans les prochaines ann es Comment percevez vous les grands flux dans votre administration d parts la retraite besoins de recrutement particuliers dans un domaine Parmi ces comp tences strat giques lesquelles estimez vous sensibles Quels types de difficult rencontrez vous au moment d assurer une transmission apres le d part d un agent Pour le
16. a formation FP5 Fran oise DUSSERT chef du bureau des statistiques des tudes et de l valuation FP9 e Pierre FAROUILH chef du bureau des affaires g n rales et budg taires FP1 Chantal JARRIGE sous directrice secr tariat general e Jean Pierre JOURDAIN sous directeur de la gestion des ressources humaines e Isabelle ORGOGOZO responsable du Comit de recherche et de prospective e Pascal PONSART PONSART charge de mission sous direction de la gestion des ressources humaines e Marie Pierre ZUBER Centre de documentation Direction des Services administratifs et financiers DSAF e Alain BEDIKIAN chef de la section des non titulaires bureau de l administration des personnels et des r mun rations Philippe COCHENER Division des systemes d information e Francoise JOLLY chef du bureau de l administration des personnels et des remunerations e Maryse Dominique LEPLAT sous directrice des ressources humaines e Jean Michel LE ROUGE DE GUERDAVID chef du bureau de la gestion des ressources humaines e Brigitte LIEAU chef de la section des pensions retraites et validation de services bureau de la formation et de l action sociale e Christine SCHULZ ROBELLAS chef de la section recrutement et affectations bureau de la gestion des ressources humaines Corpus theorique mobilise dans le cadre de l tude ditions Jean Fran ois BALLAY Tous managers du savoir d Organisation 2002 Jean
17. and de constituer un petit groupe d changes sur ces questions Etape 6 analyse de la sensibilite au regard des savoirs informels mobilises au sein de s poste s considere s Criteres de sensibilite en 2 ans Indicateurs Valeurs de r f rence R sultats matiere de savoirs informels La bonne ma trise du poste Importance des r seaux informels suppose l entretien de r seaux de contacts internes ou externes Plutot oui ou oui Importance de la cr ativit pour bien Le poste suppose une bonne Non ou plut t non tenir le s poste s considere s cr ativit Plut t oui ou oui Le syst me de formation continue est bien adapt la ma trise des comp tences Non ou plut t non Adaptation du syst me de formation relationnelles ou savoirs continue la maitrise des savoirs comportementaux attach es informels li s au poste au x poste s considere s Par exemple mobilisant les techniques de coaching mise en situation tude de cas Non ou plut t non Plutot oui ou oui Un nouvel entrant sur le poste et correctement forme eprouvera des difficult s a bien tenir le poste Plut t oui ou oui TOTAL sensibilit en mati re de savoirs informels Additionner ci contre les r sultats obtenus Non ou plut t non Le tour de main o Total compris entre 4 et 7 Fa do Savoirs Informels attaches ah poste s consideres Sensibilite aux presentent peu de risques en matiere de transmission savo
18. autres employeurs priv ou public Emploi type pour lequel l attractivit Appr ciation qualitative Si la structure n est plut t pas consid r e comme de la structure au sein de sur la base d l ments attractive par les agents d autres minist res positionn s la fonction publique est faible de comparaison tangibles sur l emploi type consid r OO TOTAL sensibilite Gpeec Additionner ci contre les resultats obtenus Total compris entre 1 et 7 Feu vert Les AS de Gpeec n apparaissent pas fortes au sein de l entite Sensibilit Gpeec Total compris entre 8 et 13 Feu orange eS PS de Gpeec apparaissent fortes au sein de l entite Total compris entre 14 et 20 Feu rouge Les onie de Gpeec apparaissent critiques au sein de l entit Etape 2 analyse de la sensibilite au regard des modes d organisation La capacite a transferer les savoirs au sein d une administration est tres dependante des modes d organisation preexistants C est pourquoi il est utile de les approcher via quelques grandes caract ristiques La reponse a ces questions suppose in vitablement de porter une appr ciation sur la structure c est pourquoi on peut pr coniser d y r pondre en associant quelques collaborateurs Criteres de sensibilite de oe Indicateurs Valeurs de reference Resultats lies aux modes d organisation Mise en place de Non ou plut t non management de par projet Lentit consid r e fonctionne existence de grou
19. bles La th matique de la transmission des savoirs tant nouvelle au sein de la fonction publique et compte tenu des elements d mographiques voqu s plus haut il est propos d adopter une d marche qui hi rarchise les priorit s d analyse et d action Les donn es Gpeec a mobiliser dans le cadre d une tude sur la transmission des savoirs dans les domaines de soutien doivent tre simples et mobilisables facilement par les admi nistrations du fait de l h t rog n it des syst mes d information et des pratiques en mati re de Gpeec De ce fait il est propose de mobiliser les indicateurs suivants Criteres de sensibilite Gpeec Indicateurs Valeurs de reference Si inferieur a la moyenne ministerielle D parts attendus a 3 ans Si sup rieur a la moyenne minist rielle de 1 a 50 OO y fe ele joehoe D parts attendus 5 ans Turn over sur l emploi type consid r D parts attendus 3 ans D parts attendus 5 ans Si sup rieur la moyenne minist rielle de 1 50 Si sup rieur a la moyenne minist rielle de plus de 50 IA I IA Loa 0 A moyenne d ge sur l emploi type Moyenne d ge Si moyenne dage sup rieure de 20 a la moyenne considere d age ministerielle Facilit de recrutement Nombre moyen de a f sur l emploi type consid r candidat par offre a Par Que Difficult de r tention Nombre de d parts Si plus de 8 de d parts vers un autre employeur sur l emploi type consid r vers d
20. chnologies TIC intranet nouveaux outils informatiques jouent un r le important selon qu elles sont int gr es ou non par les porteurs des emplois consid r s La sensibilit d un emploi en mati re de transmission des savoirs d pend de l organisation dans lequel il se situe Le caract re transversal donn a un poste au sein de l organisation un poste n est pas en soi transversal une organisation Le plus souvent c est l organisation qui le positionne comme tel ou non et c est l agent sur le poste de travail qui fait vivre OU non ce caract re transversal Un exemple le poste de contr leur de gestion peut tre ou non de nature transversale selon qu il est ou non rattach une direction g n rale selon qu il est ou non occup par quelqu un qui se fait l id e de son m tier comme celui d un conseil interne en appui l ensemble des directions et services pour optimiser l utilisation de leurs ressources La capacit recruter les marges de man uvres possibles pour recruter participent au caract re sensible d un emploi La dur e de recrutement plus un recrutement peut se r aliser dans un delai bref moins l emploi est sensible en termes de transmission des savoirs Cela renvoie donc a la capacit recruter de l administration consid r e ainsi qu au type de recrutement r aliser contractuel fonctionnaire l attractivit de la structure ou de l entit consid
21. des axes d analyse ou les deux En effet une criticit forte en terme de structure n implique pas une criticit forte en terme de situation de travail et inversement N anmoins les deux analyses peuvent bien entendu converger La m thodologie propos e privil gie les questions concr tes que peuvent se poser les admi nistrations DRH et ou managers pour identifier les risques en matiere de transmission des savoirs dans les domaines de soutien de l administration Les indicateurs et les valeurs de reference associes a chaque batterie de questions permettent de situer le poste en terme de criticite au regard de la transmission des savoirs Si l tude n aborde ni les outils de structuration ou de stockage des connaissances ni m me les modalites de transfert possibles des savoirs elle apporte malgre son champ tres circonscrit une premiere contribution d ordre m thodologique a l identification des competences sensibles dans une organisation afin de pallier au mieux les risques de perte de comp tence Membres du Groupe de suivi op rationnel de l tude Lexique relatif l etude Personnes interview es dans le cadre de l tude Corpus th orique mobilis dans le cadre de l tude Guides d entretien utilis s aupr s des responsables de la DGAFP et de la DSAF Exemple de modalit s de transfert applicables au sein de la fonction publique de l Etat pour les domaines des fonctions de soutien 29 30
22. e delta Resultat criticite structure Criticite elevee esesececcceccececececesedeseeseseseseseseesese R sultat criticit situations de travail Les analyses effectu es amenent insister sur quatre points 1 il est utile de mobiliser la Gpeec quantitative combien de comp tences disponibles a court moyen et long terme afin de d terminer les emplois type plus concern s que d autres en mati re de turn over de mobilit externe de d part en retraite etc Il s agit de bien focaliser les analyses sur ces m tiers risques d mographiques avant d engager une d marche d analyse qualitative des risques 2 les risques en mati re de transmission des savoirs s appr hendent mal si l on privil gie l approche strat gique En effet les m tiers les plus expos s que ce soit pour des raisons li es a l actualit du fait des priorites gouvernementales ou encore de la strat gie propre des administrations ne sont en g n ral pas ceux pour lesquels il y a des risques importants en mati re de transmission des savoirs le nombre d agents affect s a ces missions tant souvent soit en nombre suffisant soit en capacit de transmettre ais ment leur savoir le dossier est structur a travers des notes et documents il est suivi par les managers 3 les risques en mati re de transmission des savoirs d pendent fortement du poste de travail plus que de l emploi type 4 les risques en mati re de transmission des
23. ent formalisables Int gration dans les dispositifs de formation de cas pratiques mises en situation et intervention de porteurs de m tiers exp riment s pouvant pr senter leurs modes de travail personnels leurs pratiques et ainsi transf rer autant que de possible leur tour de main Document structur permettant de d finir les tapes cl s de la prise de poste identification des principaux interlocuteurs r le attendu et attitudes outils de gestion disponibles indicateurs cl s surveiller etc Guide des proc dures r dig dans le souci d tre centr sur l utilisateur et les principales difficult s qu il peut rencontrer Annuaire des experts contacter correspondant des domaines d expertise sp cifique DGAIFP Direction G n rale de Administration ef de la Fonction Publique Le pr sent Point Phare s interroge sur une difficult qui n a jusqu pr sent jamais ete bien r solue dans la fonction publique assurer une continuit dans le traitement des dossiers et dans la conservation des savoirs a la suite du d part d un agent Conduite sous l gide de la DGAFP avec l appui du cabinet IDRH une tude a t r alis e aboutissant l elaboration d une methode pr sent e dans le present document pour identifier les emplois les plus vuln rables en matiere de transmission des savoirs au sein des activit s de soutien de l administration La m thode
24. gestion des agents de la fonction publique Emploi public Cr en 2000 pour assurer une meilleure transparence sur l emploi public dans les trois fonctions publiques et pour mettre en place les outils d une gestion pr visionnelle des emplois des effectifs et des comp tences GPEEC l Observatoire de l emploi public OEP diffuse notamment chaque ann e un rapport Statistiques La collection Statistiques d clin e en deux publications distinctes diffuse les travaux du bureau des statistiques des tudes et de l valuation de la DGAFR Points Stat outil appr ci des d cideurs et des gestionnaires d gage les id es forces en quelques pages R sulStats pr sente pour qui recherche une information plus d taill e les tudes compl tes Il convient particuli rement aux chercheurs et statisticiens Perspectives Pr sid par une personnalit ind pendante le Comit de la recherche et de la prospective de la DGAFP conduit des recherches sur l volution de la fonction publique Il organise des rencontres avec des experts et commande des chercheurs des tudes dont les principales sont publi es dans cette collection Point Ph2re Cette collection apporte un clairage approfondi sur un th me ou un chantier chiffres et r f rences l appui IntrA doc Cette collection usage interne r unit tous les documents de travail de la DGAFP utilis s dans le cadre de r unions inter
25. hamp d analyse privilegie Cette analyse peut porter indifferemment sur un poste particulier ou sur un ensemble de postes aux carac t ristiques tr s proches approche par les situations de travail combine quatre approches e la sensibilit li e au positionnement du poste ou des postes consid r s dans l entit e la sensibilit li e a la nature transverse du poste ou des postes consid r s dans l entit e la sensibilit li e aux savoirs formels mobilis s au sein de s poste s consid r s dans l entit la sensibilit li e aux savoirs informels mobilis s au sein de s poste s consid r s dans l entit Etape 3 analyse de la sensibilite en fonction du positionnement du poste dans l entit consid r e Appr ciation du positionnement du des postes au sein de l entit Le poste considere est positionne ou non sur une activit qui peut faire l objet d une sous traitance externe Le poste consid r est mobilis ou non sur un enjeu minist riel explicit Le poste consid r e est ou non isol au sein de l entit Le poste consid r est ou non int gr une quipe de travail Le poste consid r a fait l objet ou non d une description de poste TOTAL sensibilit positionnement du ou des poste s Total compris entre 5 et 8 Sensibilit li e au positionnement du des poste s Total compris entre 13 et 15 Total compris entre 9 et 12 Indicateurs Valeurs de
26. irs nie Total compris entre 8 et 11 Feu orange Les Savoirs informels attaches au x posteis consideres mobilises au sein presentent quelques risques en matiere de transmission du des poste s Les savoirs informels attach s au x poste s consid r s Total compris entre 12 et 15 Feu rouge l dE o presentent des risques importants en mati re de transmission Proposition de positionnement d un poste Approche Structure Approche Situations de travail Deux propositions sont formulees ici pour positionner un poste en terme de criticite au regard de la transmission des savoirs 1 Tableau r capitulatif On peut pr senter les r sultats de chacune des six tapes propos es avec l aide du tableau ci dessous Resultats Minimum Maximum Resultats par Minimum Maximum approche Pour positionner les emplois type et les postes les uns par rapport aux autres il est propos deux m thodes selon que l on souhaite ou non croiser les deux approches 1 Criteres de sensibilit Gpeec 2 Criteres de sensibilit lies aux modes u d organisation 3 Appr ciation du positionnement du des poste s au sein de l entit 9 15 4 Nature transversale des poste s consid r s au sein de l entit 3 10 5 Crit res de sensibilit en mati re de savoirs formels 20 o fels 6 Crit res de sensibilit en mati re de savoirs informels 2 Positionnement a Lanalyse n est pertinen
27. ission des savoirs Management Capitaliser les informations et les savoir faire utiles a l atteinte des des savoirs enjeux de l administration puis les consolider en les enrichissant d exp riences internes ou d informations externes et les faire circuler en les rendant accessibles et partageables a tous ceux qui en ont le besoin Source definition IDRH Ce terme d crit une dynamique organisationnelle Letude ne se focalisant pas pr cis ment sur les questions de modalit s de transfert cette notion n a pas t utilis e au cours des travaux M tiers sensibles M tiers qui n cessitent des actions particuli res en mati re de en matiere de transmission des savoirs par leur situation dans le processus transmission des d cisionnel situation de relais entre deux services par la nature de savoirs l activit exerc e n cessit de maitriser des savoir faire nombreux et complexes par l volution de l environnement d veloppement de nouvelles techniques volution du cadre normatif et par la dynamique qu ils poss dent en termes de flux Source d finition IDRH Cette d finition est l un des produits de sortie r sultant des travaux conduits dans le cadre de la pr sente tude Terme Definition retenue Competence La competence est la faculte purement humaine de produire un type de resultat Elle met en ceuvre un ensemble de connaissances et d exp riences incorporees dans l action combin es a de
28. l l analyse portera sur les situations de travail des seuls services de soutien au sein de la structure consideree Pour chacune de ces approches il est propos une s rie d indicateurs a renseigner sur la base des informations disponibles au sein de l administration consid r e l issue de chaque tableau et en compl tant avec les donn es propres la structure un total peut tre calcul qui permet de situer le niveau de criticit de la structure ou des situations de travail en matiere de transmission des savoirs Les indicateurs presentes ainsi que la ponderation proposee sont tout a fait adaptables au niveau de chaque structure des lors que les indicateurs choisis restent pertinents au regard de l activit de l entit tudi e et conservent un sens en terme de transmission des savoirs Apres avoir renseign l ensemble des tableaux il sera possible seulement si l analyse structure et l analyse situations de travail sont concordantes et coh rentes par rapport l organisation de rapprocher les emplois type et les postes de travail analys s l aide d un tableau combinant l ensemble des r sultats de dresser un panorama des risques en mati re de transmission des savoirs au sein des diff rentes entit s analys es et de d finir par ordre de priorit celles qui doivent faire l objet de mesures sp cifiques cf annexes exemple de modalit s de transfert possibles applicables au sei
29. la sensibilit en mati re de transmission des savoirs il est utile de descendre au niveau du ou des postes occup s au sein de l emploi type consid r Turn over propre au poste consid r capacit recruter sur le poste consid r comp tences longues acqu rir pour tre performant sur le poste consid r existence plus ou moins forte de processus formalis s li s au poste consid r Plus les processus sont cadr s ou norm s plus la sensibilit diminue La sensibilit d un emploi en mati re de transmission des savoirs d pend enfin de facteurs individuels Place d une personne dans un r seau de relations professionnelles sens du collectif capacite a transmettre son savoir Cet item fera l objet ci apres d une presentation plus pr cise autour de la notion de savoirs informels Quatri me enseignement l observation en situation a permis de cerner plus pr cis ment les crit res de sensibilit lies aux facteurs dits individuels L analyse conduite met en vidence que les savoirs informels sont tr s pr sents au sein des postes observ s la DGAFP et a la DSAF Plus precisement aupres des porteurs de metiers suivis en analyse situationnelle au sein de la DGAFP et de la DSAF les savoirs informels suivants ont t identifi s Technicite forte l agent d veloppe des comp tences pointues dont l acquisition d passe largement les connaissances th
30. lit s d actions sur cet environnement tant tr s r duites ce crit re n est pas op rationnel Il n a donc pas t retenu La m thode de rep rage des probl matiques de transfert des savoirs au sein des fonctions de soutien repose sur deux approches compl mentaires 1 une approche qui part de la structure consid r e minist re service direction etc permet de s interroger sur e l attractivit de la structure sur le march du travail e l volution de la demande sur le march du travail e l volution du turn over de la structure e les d parts en retraite estim s e les comp tences qui vont tre strat giques Cette analyse permet d identifier s il existe ou non un risque en matiere de transmission des savoirs au sein de la structure consid r e pour telle filiere tel emploi reference ou tel emploi type selon la finesse ou maille de l analyse souhaitee 2 Une approche qui part des situations concretes de travail permet quant a elle de s interroger sur e le positionnement du poste dans la structure e les savoirs formels et informels a mobiliser au sein du poste tudi e le niveau de formalisation des taches a ex cuter e la dur e d acquisition d un savoir faire e le r seau relationnel a d velopper Au terme de cette analyse il sera possible de concentrer les travaux sur les postes pr sentant les plus grandes difficult s et les plus forts enjeux en matiere de
31. me commun de prendre comme postulat que chaque manager trouve ses propres modes de fonctionnement au sein d une quipe avec comme corollaire que la transmission a son successeur de savoirs accumul s par un manager n aurait donc aucune pertinence Si pour une part ce raisonnement est fond il est n anmoins en g n ral efficace qu un manager transmette son successeur quelques pratiques sur la base de ce qui bien a fonctionn et de ce qui a t plus difficile pendant sa p riode de management ainsi que les points forts et les points faibles de l organisation Gestion de l information ont pu tre identifi es des modalit s de gestion de l information tr s personnelles par exemple selon une arborescence complexe qui n est pas partag e par l ensemble du service noter que la circulation de l information dans les services rencontr s d passe rarement les limites de la section ou du bureau Position explicite ou implicite de r f rent interne par exemple en mati re de calcul des retraites l agent concern devient la personne de reference dans ce domaine 3 Proposition de m thodologie d identification des emplois sensibles en terme de transmission des savoirs au sein des fonctions de soutien dans les administrations de l Etat La d marche propos e concerne les fonctions de soutien de l administration De ce fait les analyses porteront dans la grande majorit des cas sur des effectifs en
32. metiers sensibles en matiere de transmission des savoirs apparait vain voire contreproductif Ainsi certains managers mettent en evidence des domaines strategiques sur lesquels aucun emploi type ou emploi ne leur paraissait sensible tandis que d autres identifient des emplois type ou des emplois sensibles non positionnes sur des domaines de nature strategique Au total il en ressort que l analyse strategique est une tape utile voire necessaire dans les entites d une certaine importance mais que son efficience est vrai semblablement tres variable d un ministere a l autre et peu applicable aux fonctions de soutien ou les effectifs sont moindres que dans les grandes directions op rationnelles De ce fait ce ne peut tre le point d entr e exclusif d une demarche d identification des problematiques de transmission des savoirs dans la fonction publique d Etat e Deuxieme enseignement le caractere sensible d un metier en matiere de transmission des savoirs n est pas principalement lie a l emploi type Certes quelques emplois type a priori plus concern s que d autres par des difficultes de transmission des savoirs ont t recenses notamment ceux n cessitant une mise a jour frequente des connaissances par exemple avec une dimension droit de la fonction publique technologie de l information et de la communication Mais au sein des deux directions servant de support a l tude la question de la sensibilit
33. mieux ce risque d mographique Si la finalit premiere de la Gpeec est d abord de se compter et d valuer les besoins en effectifs pour continuer a assurer et d velopper ses missions ce dispositif peut galement constituer l occasion de se poser quelques questions utiles en terme de management des savoirs e Quantitativement quelle doit tre la cible en effectifs pour pouvoir assurer les missions confiees Quels sont les savoirs associes a ces effectifs e Combien d agents vont prendre leur retraite a court et moyen terme Combien faut il en faire entrer en cons quence Avec quelles competences e Qualitativement quelles seront les activit s prises en charge demain et les comp tences li es Existent elles aujourd hui dans les administrations Faut il engager des demarches de formation Quels profils faudrait il recruter Le champ n cessairement tr s circonscrit de cette tude n apporte qu une contribution d ordre m thodologique au d bat naissant au sein de la fonction publique pour r pondre a toutes ces questions 1 Pour m moire les fonctions d appui d finies par le Rime sont les suivantes la gestion budg taire et financi re l adminis tration g n rale la logistique immobili re et technique les affaires juridiques les ressources humaines les systemes et r seaux d information et de communication la communication 2 Rupture qui a pu tre pr judiciable dans les
34. mission des savoirs Elle concerne en effet exclusivement les moyens mettre en uvre afin d identifier et d identifier seulement les m tiers sensibles en termes de transmission des savoirs dans les domaines des fonctions de soutien De ce fait l tude n aborde ni les outils de structuration ou de stockage ni les modalit s de transfert possibles sinon Management a titre d exemples en annexe Elle se des situe a l etape 1 d un processus Savoirs complet de management des savoirs tels que d crit synth tiquement par le i 7 sch ma ci contre Elle pourrait donc tre judicieusement approfondie par Transf rer gt footer des analyses complementaires portant Hai sur les autres champs du management de savoirs L x Le champ de l tude est volontairement circonscrit a ces fonctions de soutien qui apparaissent concernees a la m me hauteur que les fonctions op rationnelles par la probl matique de transmission des savoirs Trois raisons principales tayent ce point de vue 1 Au sein de certains minist res les fonctions de soutien peuvent tre exerc es par un nombre reduit d experts le nombre d agents par emploi type est alors plus faible au sein des fonctions de soutien qu au sein des fonctions op rationnelles De ce fait la transmission des savoirs y est structurellement un enjeu plus fort que dans les services ou directions fonctionnelles Dans certains cas un age
35. n de la fonction publique de l tat pour les domaines des fonctions de soutien Methodologie approche structure Le premier axe d identification des emplois sensibles se situe au niveau global de l entit et comporte trois dimensions e la gestion pr visionnelle des effectifs des emplois et des comp tences Gpeec identification en termes de volumes et de flux e l identification des axes strat giques de l administration e le mode d organisation de la structure Etape 1 analyse de la sensibilit dans une approche Gpeec Commencer par une analyse Gpeec permet de definir un ordre de priorit des diff rents themes ayant un inter t en matiere de transmission des savoirs Les donn es quantitatives permettront d identifier les emplois type et ou les filieres et ou les emplois reference en fonction des situations de depart et de la taille de la structure pour lesquels il y a une relative urgence a agir De toute vidence la question de la transmission des savoirs n est pas que quantitative mais laborder ainsi permet d viter de s attacher r soudre de faux probl mes ou de s int resser a des problemes trop marginaux Des d marches de knowledge management ont amen en effet a identifier certains micro sujets pour lesquels il n y avait pas a court ou moyen terme de risques a proprement parler puisque les populations concern es taient stables bien que leurs savoirs fussent vraisemblablement sensi
36. ns d administration centrale des conditions de transfert des savoirs pour les domaines des fonctions de soutien a permis de definir une methodologie permettant d identifier les principaux risques potentiels en matiere de transmission des savoirs pour ces domaines La m thode finalement definie peut tre propos e l ensemble des administrations centrales et des services d concentr s Rares sont encore les travaux qui insistent sur les risques de deperdition de competences au sein des fonctions de soutien appel es aussi fonctions d appui selon la terminologie retenue pour l laboration du r pertoire interminist riel des m tiers de l tat Rime r alis par la DGAFP Des ministeres ont certes d ja dress un inventaire des emplois sensibles en termes de gestion pr visionnelle des effectifs des emplois et des comp tences Gpeec dans leur dimension quantitative mais sans approfondir les questions qualitatives permettant notamment d apprecier les risques en matiere de transmission des savoirs Globalement on constate neanmoins que la transmission des savoirs devient un sujet de questionnement dans les directions des ressources humaines de nombreux ministeres ministere de la Defense ministere de l quipement minist re de l cologie et du D veloppement durable minist re de l ducation nationale etc Il est galement important de pr ciser que le champ de cette tude se situe en amont des outils de trans
37. nt peut tre le seul ou l un des seuls a d tenir certains types de savoirs comme cela a t confirm aupr s des deux directions sur laquelle s appuie la pr sente tude 2 La mise en uvre de la loi organique relative aux lois de finances Lolf du Ter ao t 2001 amene progressivement les responsables de programme a tre plus exigeants quant a la qualit des prestations rendues par les services de soutien Dans l ensemble des ministeres des mouvements plus ou moins forts visent a mieux aligner les fonctions de soutien sur les activites operationnelles et a professionnaliser les acteurs qui en ont la charge Dans ce contexte de transformation au sein des fonctions de soutien la transition ne peut bien se faire que si les savoirs continuent a tre transmis dans de bonnes conditions en vitant d entrer dans une logique de rupture 3 Ces fonctions de soutien sont aussi marqu es par leur transversalite elles viennent en appui et sont indispensables au bon fonctionnement de l ensemble des services operationnels Enfin cette etude doit tre replac e dans un contexte demographique marqu par des departs en retraite massifs En 1999 un quart des agents titulaires civils de la fonction publique d Etat taient g s de plus de cinquante ans D ici 2015 45 des agents de la fonction publique d Etat en poste en 2002 seront partis en retraite La Gpeec apparait a ce jour comme l outil le plus pertinent pour g rer au
38. oriques n cessaires au bon exercice du m tier Par cons quent leur transfert est complexe Relation client ou partenaires le d veloppement d un r seau de relations avec des partenaires institutionnels au coeur des missions interminist rielles de la DGAFP par exemple constitue un facteur de sensibilit important de surcro t si ce r seau s est constitu sur un temps assez long Ce facteur a notamment t rep r dans le domaine de l dition et dans le secteur du recrutement et des concours Connaissance des r les et fonctions internes au sein du minist re les agents suivis en situation faisaient tr s r guli rement appel leurs propres r seaux au sein du minist re permettant de trouver une solution en mobilisant des acteurs qui n auraient pas t identifi s a priori comme appropri s pour apporter une r ponse Conduite du changement et management certains savoirs informels sont li s la capacit des agents en g n ral d encadrement conduire des processus complexes de changement Par exemple proc der des ajustements d organisation des r gulations d quipes n gocier avec tel collaborateur sa participation tel projet mobiliser ses quipes f d rer autour d un enjeu valoriser les quipes etc Tous ces processus sont autant de savoirs de nature informelle d terminants pour le bon fonctionnement de l ad ministration Le transfert de ces savoirs est extr mement complexe Il est m
39. pes projets Plut t ou de mani re transversale transverses communication interne soutenue changes ae Oui tout a fait de pratiques reguliers Existence d un intranet avec onglet capitalisation Non ou plut t non Lentit consid r e dispose d outils changes de bonnes facilitant la transmission et pratiques bases la capitalisation d informations m thodologiques existence d un r seau informatique organis pour faciliter la Oui tout fait capitalisation des savoirs u o Facilite des changes Non ou plut t non Au sein de l entite consideree informels la majeure partie les espaces de travail sont rapproch s des bureaux concentrant au Plut t oui physiquement moins 80 des personnels de l entit sont proximit Oui tout fait les uns des autres TOTAL sensibilit modes d organisation Additionner ci contre les r sultats obtenus Plut t oui tt Total compris entre 3 et 5 Les modes d organisation sont favorables au transfert de savoirs sensibilite modes Total compris entre 6 et 9 Feu orange Les modes d organisation sont peu favorables au transfert d organisation de savoirs Les modes d organisation sont d favorables au transfert Total compris entre 10 et 12 Feu rouge de savoirs Methodologie approche par les situations de travail Le deuxieme axe d identification des emplois sensibles se situe au niveau des situations de travail La notion de poste s impose donc comme le c
40. propos e privil gie les questionnements concrets que peuvent se poser les administrations DRH et ou managers pour identifier les principaux risques en matiere de transmission des savoirs afin de pouvoir concentrer les travaux sur les postes pr sentant les plus grandes difficultes et les plus forts enjeux en la matiere Rapport d activite ministeriel Bilan d activit du ministere ce document pr sente les actions non seulement de la Direction generale de l administration et de la fonction publique DGAFP mais aussi celles des entit s incluses dans le perimetre du ministere de la Fonction publique Fonction publique faits et chiffres Synthese des donn es statistiques et analytiques de la fonction publique Etat territoriale et hospitaliere ce bilan social permet de comprendre son Evolution ann e apres ann e et constitue a ce titre un indispensable document de r f rence pour les d cideurs les responsables syndicaux les gestionnaires mais aussi pour tous ceux qui s int ressent a la fonction publique Ressources humaines Piloter la gestion des ressources humaines de l tat assumer en quelque sorte les fonctions d une DRH groupe de l administration telle est l une des grandes missions confi es la Direction g n rale de l administration et de la fonction publique Cette collection rassemble toute l information n cessaire concernant le recrutement la carriere la r mun ration et la
41. ptabilise dans lorganigramme officiel de la structure II fait l objet d un suivi de gestion et son occupation donne lieu r tribution Source d finition IDRH M tier Le m tier se d finit comme un ensemble homog ne d emplois pr sentant une finalit g n rale des modes de contribution l organisation et des formes d activit proches La notion de m tier renvoie aussi une dimension culturelle ce qui fonde un m tier c est aussi un sentiment d appartenance parfois diffus une communaut professionnelle ce qui peut susciter galement un fort sentiment de solidarit Source d finition IDRH Terme Definition retenue Emploi type Emploi reference Savoirs informels Regroupement de postes de travail en fonction de leur proximite d activites de savoir faire et de connaissance a mettre en uvre Il permet de d crire l ensemble des emplois d une structure par exemple un ministere ou une direction d un ministere Cette notion est assez proche de la notion de metier utilis e commun ment dans le secteur prive Source R pertoire interminist riel des emplois de l tat minist re de la Fonction publique Il d crit de fa on synth tique les emplois de l tat C est l unit de base du r pertoire interminist riel Il s agit d un regroupement d emplois type suffisamment proches en termes de mission globale et d activit s pour tre occup s par des personnes ayant
42. r f rence R sultats La sous traitance externe est pratiqu e sur ce poste dans certaines administrations minist res collectivit s tablissements publics Non ou plut t non Plut t oui ou oui ll a t formul une ou plusieurs priorites Non ou plut t non ministerielles sur le a domaine du poste concerne Sun Le poste considere est unique au sein de l entit fiche de poste unique Il existe un ou plusieurs postes dent nde l entit Le poste consid r est peu frequent au sein a a de l entit quelques unit s m me profil de poste E P fone Le poste considere est plutot frequent au sein de l entit Le poste fonctionne en relative autonomie par rapport a son identique au sein de l entit d appartenance peu de collaborations internes n cessaires Non ou plut t non Plut t oui ou oui La description de poste appara t aujourd hui p rim e et ou incompl te pas de prise en compte d volutions techniques r centes savoirs manquants Non ou plut t non Plut t oui ou oui eee eo lo sales e o Additionner ci contre les resultats obtenus Le positionnement du des postes s consid r s dans l entit est favorable au transfert des savoirs Feu rouge Le positionnement du des postes s consid r s dans l entit est peu favorable au transfert des savoirs Le positionnement du des postes s consid r s dans l entit est defavorable au transfert de
43. s emplois que vous avez identifi s pourriez vous pr ciser les degr s de sensibilit selon ces premiers criteres Nul Faible Moyen Elev Tr s lev CIO Tumor O pp Formation imagapt e TT Experts longue acqu rir AO O O eee Dificuit s de recrutement RE A AS S Difficult d externalisation de la fonction O Haut degr d expertise requis Selon vous existent ils d autres crit res 4 5 6 Selon vous quels emplois correspondent ces comp tences dans la fonction de soutien laquelle vous participez Selon vous quelles sont les activit s strat giques et les comp tences critiques au sein des autres fonctions de soutien de la DGAFP et de la DSAF Selon vous quelles sont les activit s strat giques et les comp tences critiques au sein des autres fonctions de soutien dans les autres minist res que vous connaissez Exemples de modalites de transfert applicables au sein de la fonction publique d Etat pour les domaines des fonctions de soutien Sont presentees ci apres quelques modalites possibles de transfert des savoirs particulierement adaptees a la transmission de savoirs dits informels et ne n cessitant pas d outils complexes Tuilage Bin me Temoignage Amphi flash Communaute de pratiques ou de metier type Formation Note de passation Guides pratiques Repertoires d experts Accompagnement structur forme de compagnonnage de
44. s savoirs tape 4 analyse de la sensibilit attach e la nature transverse du poste dans l entit consid r e Nature transversale du des postes es ne Indicateurs considere s au sein de l entite Le poste suppose des r unions fr quentes et ou des ajustements quasi quotidiens avec les autres services de l entit Le s poste s considere s implique nt de nombreux changes au sein de l entit consid r e Le poste suppose d entretenir des relations r guli res avec d autres minist res soit plusieurs interfaces par semaine r unions appels t l phonique courriels Le s poste s considere s suppose nt ou non des interfaces interminist rielles nombreuses Le poste suppose dentretenir des relations regulieres avec d autres partenaires soit plusieurs interfaces par semaine r unions appels t l phoniques courriels Le s poste s considere s suppose nt ou non des interfaces avec des partenaires externes sous traitants fournisseurs autres institutions TOTAL sensibilit nature transversal du ou des poste s Total compris entre 3 et 5 Sensibilit li e la nature transversale du des poste s Total compris entre 6 et 8 Total de 9 ou 10 N B Feu rouge Valeurs de r f rence R sultats Non ou plut t non Plut t oui ou oui Non ou plut t non Plut t oui ou oui Non ou plut t non Plut t oui ou oui Additionner ci contre les r
45. s savoirs explicites qui permettent de traiter une classe de probleme et d y apporter une reponse ad quate Source definition IDRH Savoir Le savoir permet la compr hension des objectifs g n raux des ou connaissance procedures du contexte et des particularites des situations rencontr es Il favorise l adaptation et la capacit d apprentissages ult rieurs il se d veloppe tout au long de la vie On distingue principalement les savoirs g n raux relatifs de grands domaines de connaissance et les savoirs socioprofessionnels li s au contexte normes proc dures r gles culture m tier Source R pertoire interminist riel des emplois de l tat minist re de la Fonction publique Savoir faire Le savoir faire peut aller de la capacit ex cuter une t che prescrite la gestion de situations complexes et in dites en passant par la maitrise d outils de techniques ou de m thodes n cessaires pour occuper un emploi On distingue principalement les savoir faire techniques qui permettent d agir et de produire et les savoir faire relationnels qui permettent de coop rer efficacement avec autrui Source R pertoire interminist riel des emplois de l tat minist re de la Fonction publique Poste Le poste se d finit comme une r alit objective caract ris e par une s rie de missions d activit s de comp tences requises pour le tenir Il rev t une existence administrative puisqu il est com
46. services s minaires journ es d tude Elle est destin e notamment l encadrement sup rieur de la fonction publique directeurs de personnel services gestionnaires www fonction publique gouv fr DGAFP Mission communication Janvier 2007 Realisation et Impression Stud imprim 01 40 96 29 50 ISBN 918 2 11 095920 1
47. sse salariale c est principalement l appareil de formation qui est sollicit La question de la transmission de ces savoirs sp cialis s se posera n anmoins l occasion des changements d affectation des premi res personnes form es La structure d mographique les volutions pr vues dans les prochaines ann es pyramide large au sommet et r tr cie la base accentuent la probl matique de la transmission des savoirs pour certains emplois type l appareil de formation initiale et continue le fait qu il puisse ou non fournir en qualit et en quantit satisfaisantes les ressources n cessaires au bon fonctionnement de l administration a un impact sur la sensibilit en terme de transmission des savoirs L volution du march du travail elle influe de mani re vidente sur la sensibilit de certains emplois en mati re de transmission des savoirs selon qu il est facile ou difficile pour les administrations de trouver les ressources n cessaires En lien avec le pr c dent crit re l volution des r mun rations dans un cadre de plus en plus concurrentiel pour le secteur public est un l ment prendre en compte d s lors que l attractivit d un emploi peut tre plus ou moins forte en fonction des l ments de r mun rations et donc constitue un point de sensibilit de l emploi type en termes de transmission des savoirs selon que l emploi est au total plus ou moins attractif Les volutions des te
48. te que sur une des approches la criticit n est alors appr ci e que par rapport l chelle de valeur de l approche retenue de 4 32 ou de 18 60 Exemple l emploi type de m decin de pr vention peut tre critique pour des raisons de d mographie m dicale approche structure sans l amp tre en terme de situation de travail tous les m decins ont les m mes savoirs l oppos un poste de travail situ dans une petite structure pourra tre critique en terme de transmission des savoirs parce qu il regroupera les comp tences de plusieurs emplois type aucun n tant en situation critique b La criticit est pertinente pour les deux approches dans ce cas la criticit d un poste particulier peut s appr cier en multipliant entre eux les r sultats de chacune des approches soit R sultat approche structure entre 4 et 32 x r sultat approche situations de travail entre 18 et 60 L int r t de la multiplication est de discriminer plus fortement et de mieux diff rencier chaque poste par rapport aux autres au moment de la comparaison finale Il est aussi envisageable dans ce cas de figure de positionner les postes analyses au sein des structures considerees sur la matrice ci dessous Cette matrice permet de visualiser simplement les postes pour lesquels il y a une situation de risque en matiere de transmission des savoirs Synthese criticite transmission des savoirs pour la structur
49. utien La m thodologie propos e privil gie les questionnements concrets que peuvent se poser les administrations DRH et ou managers pour identifier ces risques Des indicateurs et des valeurs de r f rence associ s chaque batterie de questions permettent de situer le poste en terme de criticit au regard de la transmission des savoirs Dans la mesure ou les fonctions d appui sont identiques ou tr s approchantes d un minist re l autre il tait logique que la DGAFP dont l une des missions est d animer la politique de gestion des ressources humaines de l tat se saisisse de ce sujet de nature interminist rielle travers ce guide qui se veut avant tout une proposition de m thode certainement perfectible sur une question encore mal tudi e savoir la pr vention des risques li s la perte de comp tences Le terrain d etudes La DGAFP a engag une tude ayant pour objectif de d finir une m thodologie d identification des emplois sensibles en termes de transmission des savoirs formalises explicites ou tacites au sein des fonctions de soutien dans les administrations d Etat Pour faciliter elaboration de la m thodologie la DGAFP s est appuy e sur deux directions des services du Premier Ministre e la Direction generale de l administration et de la fonction publique DGAFP e la Direction des services administratifs et financiers DSAF analyse au sein de ces deux directio
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