Mode d`emploi
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1. Service de l enseignement sp cialis et de l appui la formation Office de Psychologie Scolaire MODE D EMPLOI Psychologie Psychomotricit et Logop die en milieu Scolaire FACTURES Rue Cit Devant 11 1014 Lausanne BIMESTRIELLES Pr ambule Vous devez utiliser un fichier de facturation par r gion 1 La r gion doit tre imp rativement compl t e dans l onglet janvier f vrier afin qu elle puisse se reporter sur les pages 2 et 3 et surtout sur tous les onglets p riodiques mars avril mai juin etc L adresse de la r gion s affiche automatiquement ce qui permettra de glisser la facture dans une enveloppe fen tre et en facilitera l envoi La r gion ne pourra plus tre chang e en cours d ann e Vous pouvez choisir l onglet correspondant la p riode de facturation Par simplification nous vous proposons d introduire galement les donn es des points 4 7 dans le 1 onglet janvier f vrier celles ci tant automatiquement reprises dans les onglets suivants Elles restent n anmoins modifiables Introduire la date de la facture et son num ro OBLIGATOIRE sur la premi re page et elle se reportera sur les pages 2 et 3 Le num ro de la facture doit comprendre au maximum 10 caract res et tre num rique ou alphanum rique mais diff rent sur chaque document mis car cela sera votre seule indication lors du paiement Introduire les donn es du cabinet NOM pr nom ad2. e Lorsqu un octroi se termine et est renouvel au cours de la m me p riode de facturation faire appara tre l enfant deux fois chaque octroi 1 ligne Traitement individuel saisir les minutes de prestations correspondant la dur e de la s ance effectu e soit 30 45 60 dans la case relative la date du jour concern dans le 1 calendrier repr sentant le 1 mois de facturation puis dans le 2 calendrier repr sentant le 2 mois de facturation Pour les adolescents d s 15 ans r volus qui peuvent b n ficier de s ances de 90 minutes maximum vous pouvez mettre l identifiant sur deux lignes et facturer sur deux lignes soit 2 x 45 minutes sur le jour de la prestation Toutefois afin que les secr tariats ne prennent pas cette prestation pour un doublon merci de rajouter une annotation la main ado dans la marge DEPARTEMENT DE LA FORMATION DE LA JEUNESSE ET DE LA CULTURE www vd ch ops T 41 21 31655 05 info ops vd ch PA OPS Direction OPS Dossiers communs OPS CONSIGNES Proc dures CONSIGNES LILI Mode d emploi fact bimestrielle 2015 doc LIBERT ET PATRIE ea VV 13 14 Office de psychologie scolaire OPS 2 Mode d emploi Factures bimestrielles Traitement en groupe saisir 2 3 ou 4 dans la case relative la date du jour concern ce qui correspond au nombre d enfants faisant partie du groupe peut importe la r gion Exemple si dans le m me groupe vous avez 2 enfants de Crenol et 2 e
3. facture collective il est possible de rattraper cette facturation r troactivement mais il faut le faire sur une facture individuelle ancien syst me et surtout ne pas oublier d introduire cet enfant dans votre Liste des b n ficiaire pour la prochaine facturation bimestrielle Apr s avoir fait votre facture il serait judicieux de faire une sauvegarde sous forme de copie afin que s il arrive un probl me lors de votre prochaine facturation par exemple destruction des liens par une mauvaise manipulation vous puissiez r cup rer votre fichier Tous les bilans et renouvellement sont factur s individuellement selon l ancien syst me Pour information Les minutes utilis es et les montants factur s sont calcul s automatiquement sur la premi re page Les colonnes en jaune r capitulent les Prestations l enfant et concernent les secr tariats r gionaux En cas de probl me vous avez la possibilit de retourner votre fichier par mail info ops vd ch en expliquant votre souci Nous ferons les modifications et vous le retournerons rapidement Lausanne le 13 03 2015 LSA DEPARTEMENT DE LA FORMATION DE LA JEUNESSE ET DE LA CULTURE www vd ch ops T 41 21 316 55 05 F 41 21 31657 61 info ops vd ch
4. nfants de Lausanne vous mentionnez 4 dans la case relative la date autant dans la facture pour Lausanne que pour celle de Crenol Revenir la premi re page et introduire l enfant suivant etc Pour faciliter la mise jour de votre listing des b n ficiaires 15 16 17 18 Introduire tous les enfants dans l onglet Liste des b n ficiaires rajouter les nouveaux octrois et les renouvellements la suite de votre liste Pour effacer les octrois termin s s lectionnez les cellules concern es avec la souris et cliquez sur la touche Delete ou clic droit de souris effacer le contenu cela ne supprimera pas la ligne mais vous fera une ligne vide au milieu de votre listing Afin de refaire la mise en page vous s lectionnez avec la souris tout le cadre et vous faites Tri par nom dans Donn es Votre listing est pr sent pr t tre copi pour votre nouvelle facturation Garder votre s lection en gris et copier clic droit de la souris ou Fichier Copier puis aller sur l onglet de votre p riode de facturation Vous vous positionnez sur la premi re case du tableau de la colonne Nom cellule n A22 et coller votre s lection Il est toutefois possible d effectuer un tri dans la 1 page du document de facturation mais ce tri n est possible que si aucune prestation n est saisie sinon vous aller d truire tous les liens en place En cas d oubli d un enfant dans la
5. resse professionnelle NPA Localit sur la premi re page et elles se reporteront sur les pages 2 et 3 ainsi que sur les onglets suivants Introduire le n de prestataire et c t le N comptable SAP dans la case jaune ils se reporteront sur les pages 2 et 3 ainsi que sur les onglets suivants Introduire le n CCP ou le compte IBAN bancaire Ce num ro se reportera galement sur les onglets suivants mais est modifiable en cours d ann e Tout changement doit faire l objet d une information par crit POPS Mentionner le nom du de la logop diste traitante s il s agit d une facture d un cabinet priv avec des salari s une facture par logop diste traitant e II se reportera galement sur les pages suivantes mais est modifiable en cours d ann e Toute cette premi re partie se reporte d un onglet un autre c est dire de janvier f vrier sur mars avril Sur mai juin etc En cas de changement d adresse ou de coordonn es financi res rappel avertir OPS par mail et pas uniquement sur la facture ou de logop diste traitant e la modification peut tre introduite sur la p riode du changement ex avril et se reportera automatiquement partir de l sur les mois qui suivent 8 9 10 11 12 introduire le NOM et pr nom qui doit correspondre l identifiant de l enfant Introduire le N d identifiant de l enfant Introduire la date du d but et de fin de l octroi Introduire un octroi par lign
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