INE - Académie d`Amiens
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1. le cursus scolaire qui contient le nom de l cole le niveau et ou le cycle Objectifs Cet outil informatique vise remplacer l enqu te 19 Elle permettait de r aliser un comptage du nombre d l ves la rentr e scolaire sur un formulaire papier Passer sur une application informatique permet de d tecter plus facilement les fraudes l ves compt s deux fois afin de surestimer l effectif d une classe pour qu elle reste ouverte un partage des donn es en temps r el entre les mairies et les directeurs d cole Les mairies ont l obligation que tous les enfants de moins de 16 ans de leur commune soient scolaris s disposer d une seule base unifi e de r f rence alimentant les autres applications facilitant ainsi la maintenance et la mise jour faciliter les changes d informations entre les inspecteurs de circonscription et les inspecteurs d acad mie assurer un suivi du parcours et de la scolarit des l ves r duire les d lais de r action aux mises jour assurer la fiabilit des actions assurer le respect de la confidentialit des informations et des actions ainsi que de la r glementation D crypter la page d accueil de BEla Es F M 7 S m eo min gt Premier degr ns s j lt eg r k gt b Gmt corse 5 LES Fois continaret digues sur Le menu de votre choir 6 es Bi an EE ID de Mai 4013 Demande du DASSIN du 01 08 013 Date d clear2. UN Code de la cl de s curit V rification de l acc s aux applications num riques de gestion Le directeur nouvellement nomm re oit une cl OTP assortie d une charte et d un mode d emploi L OTP est une r ponse au besoin d authentification forte exprim l gard des applications de l ducation Nationale donnant acc s des donn es nominatives Il s agit d identifier pr cis ment l utilisateur qui se connecte l application afin d une part de le responsabiliser au maximum quant l usage qu il fait de cette application et d autre part de rendre possible la n cessaire tra abilit des actions effectu es En cas d absence du directeur la cl ne doit pas tre confi e son int rim Il faut contacter le conseiller TICE de circonscription qui en fonction de la dur e de l absence d terminera le moyen le plus pertinent par exemple allouer une cl au directeur par int rim Les droits d acc s aux diff rentes applications ne sont ouverts qu apr s les op rations de bascule changement d ann e scolaire de r f rence effectu es par le rectorat en g n ral les derniers jours d ao t Le portail ArenA ARENA Acc dez vos applications n Cromie pen on PRES pen Los Grec tour _ cobs mairie Evaluation des acquis des dliwes hr TET dor Evaluation y Liens hypertextes Portail ARENB SC 1 Scolarit du 2nd degr Information importante Ru
3. e en cours R partition Un l ve non r parti n est pas comptabilis l admission d finitive consiste d clarer l l ve comme pr sent physiquement Cette op ration ne peut donc tre r alis e avant la rentr e ee d L admission d finitive d clenche la mont e du dossier de l l ve sur la base nationale BNIE pour v rification ou L f r i Seu Is les l ves a rl N E sont attribution du num ro d identification IN E Cing informations nom pr nom sexe date et leu de naissance sont compar es aux informations des autres dossiers H un autre dossier comporte exactement Les m mes dng mformations t si sir F f com ptabi lises po ur le constat d effe Ctif dc l l ve concern a bien t radi de son ancienne cole alors le m me INE est attribu Les autres cas provoquent un blocage R gles constantes de gestion de BE1d Les diff rents tats des dossiers des l ves sur l application BE1d sont conformes la r glementation L tat inscrit correspond un dossier d l ve cr par la mairie l tat mis en admissibilit qualifie un dossier dont l arriv e l cole est diff r e un dossier admis accept a t valid par le directeur qui peut ainsi pr parer ses listes de classes en r partissant l l ve dans une classe l tat admis d finitivement correspond un l ve dont la pr sence physique dans l cole est certif
4. e en cours et Cursus scolaire Les l ves ayant des fiches administratives en double ont leur demande d attribution de v rification d INE en attente l admission d finitive est bloqu e Cela signifie que pour un m me l ve il existe plusieurs dossiers Une fiche administrative est consid r e en double gt quand on constate qu il existe d j une fiche administrative ayant le m me nom les m mes pr noms la m me date de naissance le m me lieu de naissance et le m me sexe les cinq champs fondamentaux Afin que l l ve n ait qu un SEUL ET UNIQUE dossier compos d une fiche administrative et d une fiche de scolarit le directeur doit constituer le dossier unique en rapprochant de la fiche administrative les donn es de scolarit des autres dossiers Cette op ration permet de traiter les admissions d finitives bloqu es et d envoyer automatiquement les demandes 11 d attribution v rification d INE la BNIE En outre l admission d finitive peut tre galement bloqu e pour les l ves dont la fiche administrative est incompl te au niveau des cinq champs fondamentaux n cessaires l immatriculation dans la BNIE 11 Les quatre menus de BEld le menu Gestion Courante bma sss issa ss EE COUPE A Premier aegr de Documentation Acie Ecde Accus Portal Quitter ditions Cette rubngue vous permet de e diter des ii r l diter des documents administratifs fiches de re
5. par le direceteur les triangles situ s au dessus des listes permettent d en changer l ordre par tri ascendant ou descendant L dition d une liste peut se faire sous deux formats le pdf ne peut en principe pas tre modifi le csv est est un fichier texte o chaque ligne correspond une ligne de tableau et o les virgules correspondent aux s parations entre les colonnes Les portions de texte s par es par une virgule correspondent ainsi aux contenus des cellules d un tableau Les fichiers pdf se traitent avec un logiciel lecteur pdf dont le plus connu est Acrobat Reader Les fichiers csv se traitent avec un logiciel de calcul tableur dont il existe des versions libres LibreOffice Calc ou OpenOffice Calc ou des versions propri taire Microsoft Excel Les principes de fonctionnement de BETa L inscription relevant de la comp tence du maire ne sera effectu e que sur le module MAIRIE Les tats du dossier administratif d un l v si celui ci est utilis Pour admettre un nouvel l ve le directeur doit se r f rer au certificat de radiation de l cole d origine Si l l ve vient d une cole de l acad mie le directeur ne cr e pas de dossier mais accept e r cup re la fiche de l l ve dans la liste des l ves radi s de l ancienne cole au cours des diff rentes op rations Admission Les l ves admis accept s peuvent tre r partis dans les classes cr es pour l ann
6. tion W ga 70Ls Date mita de validation 12 09 2015 Les zones de la page d accueil permettent d acc der directement la page concern e par des liens hypertextes Ici le lien renvoie vers la liste d attente d attribution des INE dans le menu Gestion courante Pour aider le directeur mettre jour les dossiers des l ves et les donn es de l cole l application affiche sur la page d accueil un tableau de situation des l ves de l cole Base l ves fonctionne par ann e scolaire l ann e N est l ann e en cours l ann e venir est d sign e par N 1 Les compteurs de l ann e N sont affich s tout au long de l ann e sur la page d accueil dans une zone de notification orange Si tous les dossiers sont jour seule la ligne indiquant le nombre d l ves Admis d finitifs r partis et ayant un INE apparait Le nombre d l ves indiqu sur cette ligne est celui pris en compte dans le calcul des effectifs S il ne correspond pas la situation r elle des l ves pr sents physiquement le directeur doit proc der des ajustements Les compteurs de l ann e N 1 apparaissent du 15 avril au changement d ann e scolaire bascule dans une zone de notification bleue Seuls les compteurs diff rents de z ro sont affich s Le directeur peut cliquer sur le lien repr sent par le compteur pour acc der directement la fonctionnalit ou la liste concern e Les bonnes habitudes
7. Contenu Naviguer dans Base leves Conteru DRM w l i Fogeups Daguer be f Polices et couleurs A Elea vous ste vont radier vincant ADAM T EN J s Mis Een aUMISSIDIITE O admis accepte Ann e scolaire Nom ARR Ou M RTE LES a m er sir ht La SAS 1e dition et exilacion l ergonomie de Base l ves est particuli re Quelques habitudes sont prendre BE d est une application fonctionnant en ligne et par cons quent d pendante d une connexion internet On y acc de bar le biais d un logiciel de navigation navigateur II est recommand d utiliser Mozilla Firefox en le mettant jour r guli rement menu gt propos de Une fois connect sur l application il faudra oublier les boutons de navigation du navigateur pour privil gier le boutons de l application BE1d Diff rentes op rations n cessitent une confirmation du directeur car elles sont irr versibles Pour cela BE1d utilise des fen tres surgissantes pop up Si ces fen tres sont bloqu es par le navigateur cela g n rera un blocage et BE1d deviendra inop rationnelle Pour pallier il faut param trer le navigateur afin qu il autorise les fen tres pop up pour BE d mais pas pour les autres sites option gt Contenu gt Popups Exceptions Quelques signes sont conna tre l ast risque rouge pr sente au dessus d un champ ou d un bouton indique que cette information doit obligatoirement tre saisie
8. Les applications num riques pour la direction d cole Pr sentation propos e aux futurs directeurs de la zone centre Oise Jeudi 18 Juin 2015 Avant la prise de fonction petits rappels Authentification Pour tout enseignant en poste dans l acad mie SE SPorcher Un seul identifiant annuaire LDAP ARENA Acce Me Vos applications Bienvenue Mme Sylvie PORCHER donnant acc s diff rentes applications et services compte utilisateur SPa C Tm Mot de passe esse re BE r n S ER APTE diff renci s Selon la fonction occup e droits D 9 aia PT CRE SYME PORCHER JORF 2 teta r eodesseur des tokis FES l Prof votre assistant Cam re er PRET N ge interne Gestion Messagerie professionnelle Sun java System Messenger Express En tant que futur directeur vous serez l interface entre l institution et les enseignants et devrez tre en mesure de les informer et de les orienter vers les bons outils D s sa premi re ann e d exercice chaque enseignant se voit attribuer un identifiant num rique L ensemble des identifiants des personnels constitue une base de donn es appel e annuaire LDAP l identifiant num rique acad mique donne acc s un certain nombre d applications De gestion interne pour suivre et g rer la carri re de proc der des actes de gestion administrative Il s agit notamment d l Prof On peut consulter son dossier administratif ses changements de situatio
9. N dete brite le LUDA TOUA ppw MEN date imas be LLON TOD Etat du 10 09 2008 par i CURE die DEC Etat du 2ifir 00 FLE TE ren than g Cat du Difou Trans Di Aan vaa C est par le menu cole que le directeur va notamment cr er les classes chaque ann e et assurer le suivi des effectifs Pour cr er les classes de l ann e future il est possible de dupliquer celles de l ann e en cours Lors de la cr ation des classes il est fortement conseill d inclure le niveau dans le libell court et le nom de l enseignant dans le libell long Le constat d effectif Le nombre d l ves Admis D finitivement coch s pr sents R partis dans une classe et ayant un INE num ro national d identification est la donn e prise en compte pour le constat de BE1d Les l ves non r partis non pr sents ou en attente INE ne sont pas comptabilis s Le constat dit sur Base El ves doit correspondre exactement la situation r elle de l cole nombre d l ves pr sents ou l gitimement excus s au jour de l observation Si ce n est pas le cas le directeur ne doit pas le valider L objectif tant d diter un constat d effectif juste il faut tr s rapidement r gler les anomalies admis accept s admettre d finitivement puis r partir doublons veille sur les attentes d INE constitution des dossiers uniques En effet au moment de la rentr e les attributions d INE peuvent prendre un d lai de plusieurs jou
10. briques OU onglets Mount appii quo Buia porto pida a ai e tici OTP i E F fmabon distante GOLGA THREMEHT Adiu por te Conrec her mor Co porie truranel R l renibets et Outils M Support et Assistance Authentification a Apr s avoir effectu une premi re connexion afin d enregistrer le mot de passe de mani re d finitive cf mode d emploi cl OTP la cl doit pouvoir permettre d acc der aux applications suivantes Le portail ArenA lt url https portail ac amiens fr arena gt Un portail web de l anglais Web portal est un site web qui offre une porte d entr e commune un ventail de ressources de services et de sites internet Un site portail institutionnel est un portail web servant de voie d acc s vers les diff rents sites d un organisme Le portail ARENA des applications m tier permet de retrouver pour chaque personnel de l acad mie l ensemble des applications web de gestion sur lesquels il travaille Ainsi l aide d une authentification simple identifiant LDap mot de passe de messagerie ou forte dispositif OTP id LDap mot de passe cl OTP chaque personnel peut acc der ses applications de gestion qu elles soient relatives la gestion des personnels la scolarit la formation continue aux examens et concours Base leves 1 degr BE1d Bienvenue Les 4 menus Pour continuer cliquez sur le menu de votre choix Q Version BEID de Mai 2015 Cliquer sur l
11. e lien Documentation pour plus din Informations provenant de la mairie Constat des effectifs Nombre de lots d inscnptions parvenus ce jour a Date du dernier lot int gr 1 mm assa ce jour pour la rentr e scolaire N 1 Nombre d insecnpuons cour ce lot pour l ann e en COUrS al Nombre d inscnptons pour ce lot pour l ann e suivante a2 ce jour pour l ann e scolaire com Le bloc mairie n apparait que si les services municipaux utilisent BEld Mairie Version 15 2 0 7 Base l ves 1 degr BE1d Acc s par le portail ArenA onglet Scolarit 1 degr lien sous Base l ves premier degr Acc s directeur C est une application qui se pr sente sous la forme d un syst me de saisie et de gestion informatiques par Internet de tous les l ves des coles maternelles l mentaires et primaires en France Il renferme les donn es familiales personne contacter d urgence adresse num ros de t l phone etc et facilite la gestion des coles pour les directeurs Les donn es sont stock es dans une base acad mique Aucune administration ext rieure ne peut y acc der seules les mairies peuvent demander utiliser cette application sans toutefois avoir acc s toutes les informations Les Caisses d Allocations Familiales ou toute autre administration ayant d autres finalit s que l inscription scolaire ne peuvent pas utiliser Base l ves Les donn es nominatives sont visibles j
12. eu de naissance sont alors compar es celles r pertori es Une seule erreur sur une des cinq informations engendre un blocage Dans ce cas l l ve est signal comme doublon et n obtient pas d INE Pour viter ces doublons il est donc important de ne saisir la fiche qu avec des informations justes on peut demander le livret de famille pour l orthographe du nom et le lieu de naissance Il est indispensable de radier un l ve quittant l cole sans tarder pour qu il apparaisse dans la liste des radi s afin que la future cole puisse le r cup rer sans recr er de fiche ce qui engendre l encore des blocages et des doublons Cependant lors de l admission d un l ve qui vient d une cole se trouvant l ext rieur de l acad mie le directeur n a pas acc s la liste des inscrits radi s et doit donc cr er un nouveau dossier en gestion individuelle Si la mairie utilise BE1d il est souhaitable qu elle ne cr e que les dossiers des l ves qui n ont jamais t scolaris s Les quatre menus de BE1d le menu cole Aucun l ment trouv Aucun l ment trouv CYCLE I Toute petite section LourTs pr paratoire Petite section Cours slenmentaire Le i Chat du DISLO ZO0E Mayenne section Etat du Diff ZOOS Eiai du DLL 7008 Etat du LOL T007 Grande section reed le LEE TOUT Eat du 12 01 2007 01 01 7007 salji pour le DASEN dots imis Le vald be DLTL TOOT Enet du OPAO Doti Dms be DASE
13. i e par le directeur et l tat radi indique que le directeur la demande de la famille ou lors des passages de classes a supprim le dossier de l l ve de sa base BE1d est une application nationale qui est donc utilis e par toutes les coles publiques fran aises Tous les l ves scolaris s y sont donc enregistr s et ont un num ro d identification INE Tout au long de l ann e des inscriptions peuvent avoir lieu Il faut toujours garder l esprit que l admission se fait en deux tapes 1 r cup ration de la fiche de l l ve dans la liste des l ves radi s de l acad mie ou dans la liste des l ves inscrits par la mairie en gestion collective ou en cas de premi re scolarisation et dans les seuls cas o l l ve vient d une autre acad mie auquel cas se conformer scrupuleusement aux donn es transcrites sur le certificat de radiation m me s il comporte une erreur cr ation d une nouvelle fiche gt admission accept e Dans cet tat l l ve peut tre r parti dans une classe 2 admission d finitive attestant de la pr sence physique de l l ve dans l cole Apr s l admission d finitive si elle n est pas bloqu e lorsqu il existe d j un l ve avec les m mes caract ristiques au niveau acad mique la fiche de l l ve remonte au niveau national pour attribution d un INE identifiant national Cinq informations Nom Pr nom Sexe Date et Li
14. n compl ter un curriculum vitae suivre ses perspectives de carri re et contacter son service de gestion en messagerie interne Chaque personnel dispose d une bo te aux lettres lectronique nominative usage professionnel Cet usage peut tre accessoirement priv dans le respect de la r glementation La messagerie acad mique est l outil d change professionnel entre les personnels L administration utilise cette messagerie pour communiquer Son usage est donc fortement recommand Dans le cadre de la formation continue les enseignants peuvent s inscrire au Plan Acad mique de Formation par le biais de l application GAIA Ils peuvent galement suivre des parcours de formation distance via le portail m gist re D autres services sont propos s comme la mise disposition d un petit espace de stockage de documents lt url https icloud ac amiens fr index php gt de deux services d envoi de fichiers lourds STEFA lt url http sefa ac amiens fr gt pour des fichiers inf rieurs 750 Mo ou FileX lt url https filex ac amiens fr upload gt pour des fichiers inf rieurs 4 8 Go La prise de fonction Assurer la continuit du service public entre le pr d cesseur t Cirelairts et le nouveau nomm D FAALE ns EE l identifiant de l cole son code UAI appel aussi RNE Acces aux circulaires DSDEN Oise Acc s restreint 1er degr 2015 Le mot de passe de la messagerie de l cole Authentifica
15. nscignemen Ma gS G pre imitialsie notifications de poursuite de scolarit vierges ou pr initialis es Suivre l envoi et le retour des fiches de renseignements Recherche d l ves Consulter Modifier le dossier d un l ve Saisir au moins un crit re avant de lancer la recherche Nom Pr nom Classe Dans le menu Gestion courante El ve seuls les dossiers des l ves admis d finitifs peuvent faire l objet de modifications il s agit uniquement de corriger des erreurs de saisie relatives l l ve admis d finitif Dans le menu Gestion courante Edition il est possible d diter une fiche de renseignements vierge ou r initialis e IMPORTANT La fiche a t valid e en l tat par la Direction des Affaires Juridiques du minist re Le libell des rubriques des fiches de renseignements ne doivent faire l objet ni d ajout ni de modification Cette fiche est compos e de trois pages qui doivent tre remises int gralement aux parents d l ves La premi re page est compos e des donn es administratives de l l ve les coordonn es des responsables l gaux puis des rubriques INFORMATIONS PERISCOLAIRES garderie matin soir tudes surveill es restauration ASSURANCE DE L ENFANT et AUTORISATION A partir de la seconde page les coordonn es de l ensemble des PERSONNES appeler en cas d urgence et ou autoris es prendre l enfant la sortie 12 signal es dans BE1d s
16. ont d clin es par groupe de 5 personnes dans l ordre de leur apparition l cran dans l application 12 Les quatre menus de BEld le menu Listes i Documentation Fiche Ecole Acoyel x La descnpbon du contenu des hens est d taill e dans lande en igne di Fe BEILL EE PS pri Sgssrmg s E FA ies Ai lai A Corser ai Taa Fat On retrouve dans ce menu toutes les listes pr sentes dans l application Les listes ont t regroup es dans des blocs par th mes Lorsque le directeur s lectionne une liste il est automatiquement redirig vers la fonctionnalit pr sentant la liste s lectionn e Le directeur peut plier ou d plier l ensemble des blocs pr sents sur la page en cliquant sur la petite fl che se trouvant en haut droite du bloc 13 Ateliers y 1 l Fa T l chargement des tutoriels et ressources sur l espace collaboratif gt LA En mode Diaporama cliquez sur la fl che pour acc der l espace de partage lt url http services ac amiens fr siteia60 tice60 dir 14 utiliser les tice au service de la direction gt 14
17. rs En cas de constat non valid par le directeur celui ci devra en donner les explications le jour du constat au conseiller TICE qui transmettra la DSDEN remont e d anomalies 10 Les diff rents constats d effectifs apparaissent sur la page de suivi des effectifs Il sont class s selon le demandeur puis par date Seuls les constats l tat Valid remontent la DSDEN pour prise en compte 10 Les quatre menus de BEld le menu El ves E gme hn bre airt his ma El ves Cette rubrigue vous permet de Admettre des l ves L adrmssion peut tre trait e par lot ou individuellement Radiation La radiation Gestion individuelle gt E nregistrement des nouvelles admissions gt Recherche d l ves Recherche restreinte la commune Saisie de l INE ou du nom obligatoire fnn e scolaire d admission INE Pr nom N le le 2012 2013 m Identification Responsables Ann e en cours aneita Le menu l ves permet de traiter les admissions de r gler quelques situations de blocage de radier des l ves de r partir les l ves dans les classes de saisir les passages de classe de constituer la liste des l ves exporter dans l application AFFELNET 6 me Un dossier d l ve est constitu de sa fiche administrative onglet identification de la d signation des responsables l gaux et des personnes d sign es par eux onglet Responsables et de l historique de sa scolarit onglets Ann
18. tion v rification de la protection des ordinateurs mis la een 10601234L J pi HLS Mol de passe J disposition des l ves login et mot de passe du proxy ee ete re FE Q Le pren mos proyicache D6I0ILac amientirIlZS demande un nom d utiksateur et un mot NB Votre identifiant est TUAI de votre tablissement de passe Le site indique Plateforme de Filtrage Academique V2 Utilisateur 06012341 Mot de paise Utiliser le gestionnaire de mots de passe pour se souvenir de ce mot de passe CE me Une rencontre avec le pr d cesseur si elle est possible et une visite des locaux permettront d assurer la continuit du service Le nouveau directeur prendra connaissance des informations suivantes identifiants mot de passe de la messagerie de l cole v rification de la protection des ordinateurs mis la disposition des l ves login et mot de passe du proxy outils num riques utilis s par le pr d cesseur budget compte OCCE contr le de l assiduit prise de connaissance des habitudes quant l utilisation du mat riel informatique projets TICE intervenants ventuels utilisation ou non du versant mairie de l application Base El ves par les services municipaux Acc s aux applications num riques de gestion Ll authentification forte 123451032848 PRES a Be Vote code secret de 4 4 6 chiffres connus de vous seul uniquement
19. usqu au niveau de l inspection acad mique et anonym es au niveau du rectorat et de l administration centrale L application a t d clar e la Commission nationale de l informatique et des libert s CNIL le 24 d cembre 2004 Selon la CNIL la base l ves n est pas interfac e avec d autres logiciels part la Base nationale des identifiants l ves pour l attribution d un identifiant l ve Le maire ne conna t pas le nom des enfants ayant b n fici de soutien scolaire ou de suivi psychologique IMPORTANT La constitution et le traitement de fichiers de donn es caract re personnel donnant lieu une d claration la CNIL il est important de pr ciser que les donn es extraites de Base l ves ne peuvent alimenter des outils de gestion tableurs autres bases de donn es qu titre temporaire et interne l administration L application BE d contient les donn es suivantes l identifiant national de l l ve INE l tat civil de l enfant les donn es obligatoires sont le nom de famille et d usage le pr nom la civilit le sexe la date de naissance le lieu de naissance Pays Inconnu est disponible la commune et le d partement renseignements indisponibles si le pays est inconnu son adresse de r sidence et sa situation familiale l identification du ou des responsables l gaux de l enfant nom pr noms lien avec l l ve coordonn es autorisations assurances scolaires
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