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Guide outils d`accueil communes du Pays de Figeac

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Contents

1. lu r f rent distribution du livret d accueil invitation une soir e de bienvenue Une fiche informatis e associ e au fichier et transmissible au besoin R f rent lu Accueil charg d une prise de contact plus approfondie RDV accept la suite du questionnaire primo accueil par le nouvel arrivant RDV individualis t l phonique ou en face face Contact individualis et approfondissement des besoins avec r ponses aux questions et lien tabli avec les structures de l accueil Accord du nouvel arrivant et besoin d j identifi lors du questionnaire primo accueil Distribution du livret d accueil Voir la proposition du Pays de Figeac de livret d accueil entreprise d j r alis En lien avec le questionnaire primo accueil distribution du livret Premiers pas d information faits et contact tabli avec le territoire Contact de l lu r f rent disposition sur le livret si des besoins de suivi venir Axe 2 Outils de prise de contact Annexe ANNEXE PRISE DE CONTACT Proposition d un questionnaire primo accueil Compl tant le fichier de contact ce questionnaire sera rempli avec la personne et apr s son accord pour permettre de mieux conna tre son profil et ses besoins pour son suivi personnalis aussi bien au niveau de son projet d installation et de vie sur le territoire que de son projet professionnel s
2. privil gier Il s agit de donner le signe d un moment d information mais surtout d un moment de convivialit et d change Ce doit tre un moyen pour le territoire de t moigner sa volont d int grer ses nouveaux r sidents La traditionnelle rencontre la mairie peut donner un aspect un peu formel 1 LES OBJECTIFS DE L ACTION ET LES PUBLICS VISES L ensemble de nouveaux r sidents sera mobilis L objectif fondamental est de livrer les informations bonnes pratiques le mode d emploi du territoire Un autre objectif sera galement d encourager la rencontre avec r sidents Des repr sentants des commer ants des agriculteurs des artisans des dirigeants associatifs pourront tre associ s afin de multiplier les rencontres concr tes pour les nouveaux r sidents L action peut tre coupl e avec la distribution du livret d int gration et avec l ductour Des bons cadeaux chez les commer ants ou dans les quipements publics peuvent galement tre distribu s une entr e gratuite la piscine 2 LE DISPOSITIF DE MISE EN OEUVRE Les services de l EPCI et l Office de tourisme les secr taires de mairies Les associations des commer ants les artisans les agriculteurs commercialisant en vente directe et les repr sentants des associations pourront tre mobilis s afin d apporter un contenu qualitatif Ex un agriculteur commercialisant ces produits en vente directe peut trouver dan
3. s depuis 2 ans Le nombre d habitants install s depuis longtemps venus accueillir les nouveaux venus Le nombre d lus impliqu s et d sireux de faire avancer les choses Les niveaux d engagement et d implication annonc s par les nouveaux habitants dans la vie locale Pr conisations Dans l invitation pr venir que cette soir e par exemple autour des v ux aura aussi un objectif d accueil et lancer un appel aux anciens habitants se mettre dans cet tat d esprit Eviter de tomber dans les travers du monologue laisser la parole aux int ress s les nouveaux arrivants eux m mes Prendre les coordonn es des nouveaux arrivants pour donner une suite possible leur soir e Reprendre le bilan de la soir e en Conseil municipal et ou communautaire Faire attention ne pas trop brusquer d entr e les personnes nouvellement arriv es en voulant les int grer tout prix la vie locale Avoir un regard tout particulier sur les populations d origine trang re Ce qui suppose d adopter une approche sp cifique barri re de la langue etc Axe 3 Outils de prise d actes d accueil Annexe Annexe 2 Fiche exp rience pour la Soir e d couverte du territoire extrait de l tude ACCEO MIP Novembre 2011 DESCRIPTIF DE L ACTION 1 Informer sur le mode d emploi du territoire services quipements 2 Rencontrer les acteurs agriculteurs commer ants artisans associations 3 Proposer des
4. toute sorte commerces produits locaux prestations touristiques et culturelles Permet la mise en contact des nouveaux arrivants avec les services du territoire Gratuit ou tr s faible co t Organiser des mini v nements pour ces ductours permettant d aller au del de la simple visite Mobiliser les lus au passage dans les villages Echelle bassin de vie Pays Offres de prestation faible prix Mobiliser les acteurs investir dans ces propositions tarifaires Comptabiliser annuellement l utilisation de ce Pass Axe 3 Outils de prise d actes d accueil Annexe ANNEXE 1 ACTES D ACCUEIL Fiche d exp rience pour la rencontre de Bienvenue extrait du fichier pratique accueillir les nouveaux arrivants de la R gion Basse Normandie Mai 2011 Objectifs Animer une soir e ou apr s midi visant accueillir les nouveaux habitants Encourager la convivialit lors d v nements ad quats Exemples soir e v ux galettes des rois randonn es d couverte d un site journ e de pr sentation des activit s propos es par la collectivit etc Saisir un retour sur les conditions d accueil des nouveaux arrivants Localisation Une Commune Une Intercommunalit Description mise en uvre d une soir e Mot d accueil et de bienvenue Introduction pr sentation des objectifs et du d roulement de la soir e Ouverture de la r union par Ma
5. chf avoir en main un fichier le plus complet possible des nouveaux arrivants recens s au niveau communal Outils Co t ou d marches El ments recueillis Fiabilit Fichier postal NOUVEAUX VOISINS Service commercial entreprise de la Poste Voir en annexe la pr sentation travailler dans le d tail El ments communaux Inscription cole Liste lectorale Permis de construire Payant en moyenne 272 euros 1000 adresses fournies Abonnement l ann e possible par intercommunalit ou sur l ensemble du Pays tude de devis r aliser D marche formalis e au niveau de la commune pour renseigner un fichier nouveaux install s Nom pr nom Nouvelle adresse Un fichier sous forme d tiquettes autocollantes qui peuvent tre aussi utilis es pour des envois par la suite Nom pr nom Nouvelle adresse Composition de la famille 90 des nouveaux install s font un changement d adresse et accepte qu elle soit transmise Recensement des nouveaux propri taires mais aussi des locataires Tous ne font pas ce type de d marche sans enfant en location sans volont d inscription lectorale El ments d installation Abonnement aux services des eaux D marche formalis e au niveau de la commune puis du service des eaux qui retransmet ensuite la mairie la liste des nouveaux abonn s Entr e ensuite de ces informations dans
6. dame ou Monsieur le Maire de la commune ou le la Pr sident e de la Communaut de Communes Pr sentation de l quipe municipale ou intercommunale Pr sentation des forces vives locales acteurs conomiques associatifs culturels sportifs Film introductif ou diaporama pr sentant la commune ou l intercommunalit son histoire la vie locale ses projets ses ressources ses services commerces services publics etc Intervention des personnes nouvellement arriv es expression du pourquoi de leur arriv e sur le territoire Intervention possible d autres t moins d j install s et si possible bien int gr s localement Informations suppl mentaires communiquer inscription sur les listes lectorales calendrier des manifestations l ann e personne ventuellement charg e d accueillir les familles leur arriv e etc Conclusions Verre de l amiti en fin de s ance y consacrer une plage importante c est souvent l que les contacts rapproch s se prennent Dur e Le montage 2 3 mois Une soir e 1h30 3h00 selon le programme Partenariats acteurs et actrices impliqu s Les lus du territoire Maires Conseillers municipaux pr sident de la Communaut de communes Conseiller g n ral D autres lus du territoire Conseiller r gional D put S nateur ainsi que le Pr sident du Pays et du Conseil de D veloppement B n ficiaires de l acti
7. de contact formalis avec la personne doit s arr ter l pour respecter les pr conisations de la CNIL Un questionnaire plus complet et qualitatif sera rempli une fois le contact tabli et l accord de la personne donn Ce fichier sera au maximum informatis pour permettre des changes avec les diff rents acteurs de la politique d accueil Axe 2 Outils de prise de contact Objectif utiliser le fichier de recensement pour organiser un primo accueil des nouveaux arrivants Apport et l ments Conditions de Outils D marche PP fis Mi recueillis r ussite Accord de la Le profil d taill du personne et nouvel arrivant la remplissage avec lui Etabli par les teneur de ses besoins Questionnaire primo accueil voir proposition en annexe communes comme suite logique au fichier mais avec la personne confidentialit oblige Diff rents moyens de passation peuvent tre utilis s soit avec la secr taire de mairie soit avec l lu r f rent soit au cours d une soir e de bienvenue en renseignement en SUIVI et en activit s sur le territoire Avoir un document qui permettra ensuite un suivi sur plusieurs ann es des projets de vie et professionnel des nouveaux arrivants Une fiche qui pourra aussi tre remise au nouvel arrivant dont il pourra se munir pour ses autres d marches Etre un outil qui sera ensuite suivi d autres actions si besoin accueil approfondi par un
8. i besoin PROFIL DE L ARRIVANT Composition de la famille Nombre de personnes au foyer Nombre d enfants inscrits Ecole Coll ge Lyc e Enseignement post bac Statut d install Propri taire Locataire R sident secondaire Lieu ancien de r sidence Nom du d partement ou du Pays d arriv e Activit Profession des membres du foyer PERCEPTION du territoire et identification des besoins et des attentes Vos motivations d installation sur le territoire Vos besoins en terme de Renseignement sp cifique sur la vie associative que recherchez vous Renseignement sp cifique sur l emploi l activit professionnelle que recherchez vous Renseignement sp cifique sur l habitat que recherchez vous Autres besoins de renseignement ou de suivi sp cifique SUIVI du primo accueil Distribution du livret accueil Accepte de rencontre avec un lu accueil Inscription pour la soir e de bienvenue Axe 3 Outils de prise d actes d accueil Objectif tablir un lien du nouvel arrivant avec le territoire ses lus ses habitants ses associations ses structures d accueil et lui permettre une int gration r ussie la mesure de ses besoins Outils D marches Apports Conditions de r ussite La rencontre de bienvenue Une fois par an ou tous les 6 mois selon le nombre moyen d arriv e de nouveaux habitants sur le territoire Organis e au niveau communal ou intercommunal Voi
9. id es de d couverte Le rassemblement doit s envisager comme un mini salon du tourisme r ceptif peut pour cela tre anim et coordonn par l office de tourisme Le nouvel arrivant peut tre envisag comme un touriste dans son comportement dans la d couverte du territoire Le buffet qui sera propos sera exclusivement compos de produits issus des productions locales Le buffet doit servir de vitrine pour les producteurs locaux Un espace pour l artisanat local peut galement tre envisag Le p rim tre La soir e de bienvenue et d int gration est souvent d j organis e Il s agit le plus souvent d une r union d information dans la mairie du lieu de r sidence semble int ressant pour les r sidents d tre int gr s dans leur environnement de bassin de vie et de service La proposition vise qualifier la d marche l chelle intercommunale La p riodicit L organisation de ces rencontres une fois par trimestre ou semestre devrait permettre de garantir une taille critique faut trouver le bon quilibre entre un accueil relativement personnalis et une participation de groupe qui donne un dynamisme naturel la manifestation Cette r gularit permet galement de conserver une logique la soir e pourquoi organiser ce type d v nement pour une personne r side depuis 10 mois sur le territoire 2 Le lieu Une salle communale salle des f tes espace culturel semble
10. le ficher nouveaux install s Nom Pr nom Nouvelle adresse Les conditions du fonctionnement de ce recensement Les locataires dont le contrat reste au nom du propri taire ne seront pas d tect s Un fichier A partir du recensement mise en place d un fichier nouveaux install s formalis au niveau des communes voir annexe la grille installer Un r f rent Un r f rent par commune responsable de la tenue de ce fichier qui devra tre form la politique d accueil et la tenue de ce fichier Un suivi Utiliser ce fichier pour engager des actions de suivi prises de contact identification des attentes et des besoins invitations des actes d accueil Axe 1 Outils de recensement Annexe ANNEXE 1 FICHIERS DE PROSPECTION NOUVEAUX VOISINS La Poste Plus de 3 millions de foyers d m nagent chaque ann e en France source INSEE A cette occasion 80 d entre eux s adressent La Poste pour faire suivre leur courrier Ils souscrivent alors un contrat de r exp dition d finitif du courrier valable 6 mois ou 1 an La Poste d tient ainsi leur nouvelle adresse qu elle historie pendant 3 ans glissants dans sa Base des Changements d Adresse D finitifs Contenu Origine la Base des Changements d Adresse D finitifs de La Poste Profil tous les particuliers nouvellement emm nag s ayant souscrit un contrat de r exp dition d finitif de courrier aupr s de la Pos
11. me un d couvreur de sa nouvelle r gion de vie Buffet espace artisanal film sur le territoire ses services et ses attraits stands de pr sentation des acteurs Informer du mode d emploi du territoire Rencontrer des acteurs agriculteurs commer ants artisans prestataires touristiques associations Des changes entre nouveaux r sidents mais aussi entre acteurs entre lus entre acteurs et lus permettront de rendre la rencontre multi objectif Un moment de convivialit et d information au del de la simple rencontre formelle Apporter de l information mais aussi des choses concr tes produits du terroir invitation un ductour distribution de pass Mobiliser les lus et les acteurs du territoire ces rencontres Outils D marches Apports Conditions de r ussite L eductour accueil nouvel arrivant Le pass accueil Coupl avec les soir es de d couverte du territoire invitation un ductour du territoire organis par les offices de tourisme intercommunaux Distribu sur demande ou la fin des soir es de bienvenue Pass annuel Carnet simple de propositions tarifaires pour des d couvertes D couverte du territoire sous toutes ses formes patrimoniale et touristique mais aussi des services des rencontres d artisans de producteurs de march Permet d informer concr tement sur les activit s du territoire de
12. on Les nouveaux habitants Les r sidents d j install s Moyens n cessaires Une volont affirm e d inscrire l accueil des nouveaux habitants comme enjeu prioritaire pour la commune intercommunalit Un temps consacrer au sein du Conseil municipal intercommunal N cessit d associer des repr sentants non lus associatifs l organisation de la soir e animation r partition de la parole organisation mat rielle L infrastructure n cessaire salle suffisamment grande quip e et chauff e La projection d un film sur le territoire ou d un diaporama sur la commune l intercommunalit le Pays la R gion est un plus incontestable La remise d un document note de pr sentation de la commune intercommunalit Bulletin municipal r f rence au site Internet trombinoscope des lus et pr sidents d association etc R sultats attendus en fermes qualitatifs et quantitatifs Une coute active des nouveaux habitants en vue d une meilleure int gration sur le plan de l conomie emploi du logement du foncier des services Le souci de prolonger le contact au del de la soir e par la collecte des coordonn es des nouveaux arrivants une invitation aux commissions de travail une liaison vers une association en rapport avec un v nement local etc Indicateurs de r sultats Le nombre de nouveaux habitants pr sents cette rencontre au regard de ceux effectivement arriv
13. pi FIGEAC Du S gala au Lot C l Guide Outils d accueil des Communes du PaSa Figeac LE ADEFPAT l Europe S me dans le Massif Central Enjeux et objectif Vous tes en tant que communes des acteurs incontournables de l accueil des nouveaux arrivants sur vos territoires Or si les arrivants d j porteurs de projets conomiques se font conna tre rapidement et sont g n ralement bien suivis le reste des nouveaux habitants sont plus difficiles recenser identifier conna tre Ils ont pourtant des attentes et des besoins en services habitats activit s conomiques loisirs paysages culture liens sociaux Leurs motivations et leurs attentes sont mieux conna tre pour des installations satisfaisantes et r ussies sur les communes du territoire du Pays de Figeac Leur int gration sur le territoire est aussi un chantier dont les communes sont porteuses C est pourquoi le Pays de Figeac a identifi des outils pour que vous puissiez mettre en pratique sur vos communes ces actions d accueil qui participeront la politique d accueil globale sur le territoire du Pays Des outils d clin s selon trois axes Axe 1 outils de recensement de l installation des nouvelles populations Axe 2 outils de prise de contact et identification des attentes et des besoins Axe 3 outils d actes d accueil et d int gration dans le tissu local Axe 1 Outils de recensement Obie
14. r en annexe un exemple d organisation Une invitation une soir e destin e faire conna tre la commune et le territoire sous toutes ses formes aux nouveaux arrivants Buffet pr sentation des quipes d lus pr sentation des forces vives du territoire actions associatives sportives culturelles services Laisser aussi la parole aux int ress s les nouveaux arrivants se pr senter poser des questions dire leurs difficult s mais aussi leurs envies Informer du mode d emploi du territoire Rencontrer le tissu associatif Des changes entre nouveaux r sidents mais aussi entre acteurs entre lus entre acteurs et lus permettront d en faire aussi une rencontre des forces vives du territoire Un moment de convivialit et d information au del de la simple rencontre formelle Apporter de l information mais aussi des choses concr tes livret d accueil pr sentation des associations inventer Mobiliser les lus et les acteurs associatifs du territoire ces rencontres La soir e de d couverte du territoire Une fois par an ou tous les 6 mois selon le nombre moyen d arriv e de nouveaux habitants sur le territoire Voir annexe Une invitation une soir e destin e faire conna tre la commune et le territoire sous toutes ses formes aux nouveaux arrivants Coordonn par l office du tourisme il place ainsi le nouvel arrivant com
15. s cette rencontre un client potentiel Les nouveaux r sidents trouvant l un service adapt son besoin il aura le sentiment d un territoire adapt ces attentes 3 LES MODALITES CONCRETES ET LES ETAPES DE MISE EN OEUVRE Pour le volet formel pr voir une traduction en fonction des personnes identifi es Invitation par courrier 1 mois en amont avec programme d taill Couplage avec journ e ductour 4 LES RESULTATS ATTENDUS ET LES PROBLEMES RENCONTRES L augmentation de consommation de produits locaux Augmentation du nombre des adh rents dans les associations L augmentation de la fr quentation des sites et quipements de loisirs Renforcement du lien social Le probl me principal consiste maintenir la r gularit des rencontres et dans la mobilisation des acteurs locaux Le PAS de Figeac ma BRNE re j dirae F CANTAL Yes Li Mu AURILLAC PARC NATUREL R GIONAL DES CAUSSES DU QUERCY TA VILLEFRANCHE DE ROUERGUE AVEYRON
16. te et ayant autoris la commercialisation de leurs adresses Donn es disponibles civilit nom pr nom de la personne ayant souscrit le contrat de r exp dition nouvelle adresse Fiabilit des informations plus de 90 des foyers fran ais qui signalent leur changement d adresse La Poste autorisent la commercialisation de leurs adresses Possibilit de segmenter le fichier au niveau g ographique par commune par intercommunalit possible On peut inclure ou ne pas inclure les mouvements internes sur le territoire au choix selon l objectif que l on se donne et la d finition du nouveau arrivant _ Possibilit d une demande d un Effet r troactif sur les 6 derniers mois Tarif 272 euros HT pour 1000 adresses tabli en fonction d un forfait calcul selon le nombre d arriv es de l ann e N 1 Abonnement chaque mois les territoires clients sont inform s des nouveaux arrivants par la transmission d tiquettes autocollantes pr tes pour d ventuels envois Contact Poste Mr Pichon jean yves pichon laposte fr 3634 Dans les 10 jours qui suivent la d cision le fichier est disponible Axe 1 Outils de recensement Annexe ANNEXE 2 RECENSEMENT Proposition d un fichier nouveaux install s formalis listant les nouveaux arrivants au niveau des communes Nom Pr nom Adresse T l phone E mail Date d arriv e sur le territoire Ce fichier tabli en dehors

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