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1. Un processus est une routine standardis e visant r duire les couts et d lais qualit gale d un D abord r organiser son travail personnel livrable bien sp cifi Afficher les graphiques r pondant la question d vions nous de nos projets et processus 30 7 1 R organiser le bureau e Travailler sur un bureau d gag physique ou cran e Se prot ger des interruptions au moins 30 de son temps e Faire face son tableau de bord L efficacit d pend de l environnement de travail Les distractions dans le champ visuel ou auditif diminuent l efficacit Les tudes montrent que travailler sur un bureau d gag augmente l efficacit intellectuelle de 8 12 Vo Une voix per ue durant une tache de concentration diminue l efficacit de 20 30 Eviter les bureaux ouverts fermer sa porte d brancher le t l phone pour prot ger votre intelligence pendant au moins 30 de votre temps La pr sence affich e permanente des six objectifs trimestriels am liore la focalisation 2 R diger le plan marketing Mettre les clients au centre de vos pr occupations Restructurez l unit en fonction d eux e Analyser leurs besoins et cr er de nouveaux services ou traitements pour eux e Faire activement conna tre les comp tences et les capacit s de votre unit par un plan de communication professionnel Vous avez de vrais clients Ils justifient2. Relire le lendemain tous les messages et notes avant de les envoyer Ne jamais signer approuver face au vendeur En r union sortir quelques minutes seul avant de voter de d cider de choses importantes Pour les choses importantes passer de la communication orale la communication crite surtout apr s 45 ans Ces techniques permettent de compenser en partie les faiblesses naturelles de lintelligence humaine m moire biais de d cisions 10 1 R diger le plan strat gique local e En plus de la qualit se distinguer des semblables soit par la productivit soit par la flexibilit soit par innovation e Se comparer aux meilleurs par la mesure d indicateurs comparables e allier aux compl mentaires pour grandir M me une petite unit soumise une strat gie g n rale peut faire des choix et doit donc remplir son plan strat gique local o elle r pond aux questions comme quelles activit s pr voyiez vous d arr ter et d initier dans les trois ans M me une petite unit des comp titeurs les unit s qui peuvent pr tendre aux m mes ressources qu elle Ces comp titeurs internes ou externes doivent s analyser et tre surpass s Visiter syst matiquement les unit s comparables consid r es comme les meilleures Se focaliser sur un grand projet de changement d am lioration 27 Partie III Management d une unit administrative Enfin organiser le
3. L adapter trimestriellement Pour que l quipe r agisse comme un seul homme 8 aux situations pr visibles l aider par cet outil de proc dures standard locales par probl me question situation 23 Partager le savoir de l quipe L agenda de chacun rempli heure par heure est ouvert aux co quipiers sur le r seau pour coordination e La liste des contacts professionnels de chacun est ouverte aux quipiers sur le Classer les informations En plus du classement par sujet classer par mot clef par contact par type de document par type d information par objectif Respecter la r gle de proximit plus utile plus proche En distance ou en clics r seau De m me les dossiers et documents e Pr voir un acc s rapide en tous lieux aux de chacun qui pourraient tre utiles aux dix personnes aux vingt documents aux autres quipiers trente adresses les plus critiques pour vous e Chaque quipier tient jour un site web en ce moment personnel ouvert aux quipiers o il note Se Ve 7 Savoir c est pouvoir Augmenter ses connaissances tout ce qu il sait qui pourrait leur tre utile j de tous les logiciels pertinents et s quiper des ses comp tences l tat des projets qu il 5 P TPP Ne meilleures technologies dirige les questions que l on lui pose le plus fr quemment et comment il y r pond f S assurer des meilleurs contacts avec ceux qui
4. fonctionnaires participants qui lui ont permis de r sumer leurs notes de cours Sommaire Partie I Le management personnel R organiser le bureau Planifier la journ e Prot ger l intelligence Augmenter la r sistance la fatigue Augmenter la r sistance au stress Lister les taches et les heures Contr ler les finances personnelles Classer les informations O SN Visualiser vos six chiffres Partie II Le management d une quipe Assurer le leadership Contr ler la r putation Composer l quipe D cider du tableau de bord commun Partager le savoir commun PSN ce TE R diger la bible d quipe 4 R diger le plan de gestion Allouer des moyens financiers humains et mat riels pr cis chacun des six objectifs de l unit Identifier un facteur causal principal am liorer pour pouvoir atteindre chacun des objectifs Planifier un projet pour am liorer chaque facteur causal identifi Demander syst matiquement plus de moyens que vous n en recevez Justifier cette demande par un b n fice ajout pour la hi rarchie Le plan de gestion r pond la question dans quels objectifs allons nous mettre nos moyens pour assurer leur rentabilit Il d coupe les objectifs annuels en sous objectifs trimestriels et d quipe pour des raisons de motivation 33 5 Responsabiliser le personnel e Augmenter la responsabilit de chacun par un travail fini un r sultat v rifiabl
5. les courriers dans P quipe La ligne Sujet est remplie par choix dans la liste d roulante des sujets et dossiers communs Un seul sujet par courrier pas plus de un cran Remplacer les attachements lourds par des liens Indiquer en ent te Pour action ou Pour information Un seul destinataire principal Par souci d conomie d abord essayer de faire avancer le dossier par courrier puis si n cessaire par t l phone enfin si indispensable par r union 25 7 Organiser les r unions e La r union du matin dix heures chaque matin dans le bureau du fonctionnaire gestionnaire Pas de chaises vingt minutes uniquement pour le bilan d hier et la pr paration d aujourd hui Pr sence non obligatoire e La r union du vendredi apr s midi Une heure maximum Comparer les r sultats de la semaine aux promesses de la r union pr c dente Fixer un objectif commun pour vendredi prochain e La r union du trimestre Une demi journ e Changement des objectifs Distribuer la liste des d cisions prendre avant la fin de la r union sous forme de questions choix multiples Pr voir deux placements des participants autour de la table pour ajouter activement des arguments le long des murs pour couter ou attendre R duire le temps en r unions 20 est inutile Ne pas permettre les interventions hors sujet 24 6 Lister les taches et les heures e Une liste de choses fai
6. travail de son unit 26 4 Augmenter la r sistance la fatigue e Un petit d jeuner de roi un d jeuner de prince un diner de pauvre Tr s peu de vin et bi re e Vingt minutes d exercices physiques intenses juste apr s le travail e Un sommeil bien organis apr s avoir not la liste des choses faire le lendemain Un petit d jeuner complet et riche en sucres lents pour tenir toute la matin e un d jeuner l ger pour viter les faiblesses de l apr s midi un diner tr s l ger pour bien dormir Apprendre conna tre et faire respecter ses besoins propres en sommeil Cinq ou neuf heures n cessaires Un couch t t ou tard 11 5 Augmenter la r sistance au stress e Variations d humeur troubles du sommeil augmentation de la consommation d alcoo c est le moment de r duire vos objectifs de renoncer des projets e Ajouter sa vie un troisi me pilier de d veloppement personnel ind pendant du travail et de la famille e A chaque intention une d cision La surcharge le stress affaiblissent le jugement Les premiers signes sont les variations d humeur et les troubles du sommeil Renoncer un objectif Ajouter un pilier de d veloppement personnel sa vie Prendre rapidement chaque intention une des quatre d cisions renoncer d l guer faire plus tard ou faire ce jour Ce sont les m thodes antistress favorites des dirigeants 12 8 R guler
7. Dans une quipe savoir tout moment sans devoir savent ce qui pourrait vous tre utile le demander qui est o faire quoi est essentiel Pefficacit collective Un quipier qui n accepterait pas cette transparence ne devrait pas faire partie de l quipe 22 15 9 Visualiser vos six chiffres e Six performances r sultats r alisations mesur s avec objectifs de progr s tous les trimestres couvrant toutes les activit s e Six graphiques affich s en permanence avec lampes vertes oranges ou rouges pour les six indicateurs de performance dont vous avez le contr le la responsabilit e Pour les choisir se poser la question quelle est ma journ e id ale dans cinq ans responsabilit s budget et personnel g r localisation grade et fonction On ne peut pas am liorer ce que l on ne peut pas mesurer Ce qui est mesur est fait Ce qui est affich en graphiques en grand et en permanent est motivant Choisir les six chiffres qui pilotent une vie apr s avoir fait exercice de la journ e id ale dans cinq ans et celui du discours d adieu que voulez vous que lon dise de vous quand vous quitterez votre poste 16 4 D cider du tableau de bord commun e Six objectifs r alisations mesurables v rifiables chaque trimestre e Accept s par tous r partis sur chacun e Affich s dans la salle d quipe avec les lampes rouges et les noms des responsables des r alisations U
8. Manuel du cours de management public Essentiel du Management pour le Fonctionnaire Patrick M Georges Professeur en Management Coll ge des Ing nieurs Paris 36 1 8 Adapter l unit Manager c est organiser le travail personnel le Ans 8 Ge 8 P 7 e Un processus syst matique de collecte et de travail d une quipe et le travail d une unit Ce Ne i i test d am liorations potentielles est suivi cours et ce manuel pr sentent quelques r gles de DARS scrupuleusement par unit base de ce management e 10 des moyens de l unit sont consacr s des projets dam lioration pour 90 des Avertissement important processus SEET E E e 5 des taches d une unit en phase avec Ces r gles sont pr sent es de mani re simplifi e Ad son environnement sont nouvelles n taient m canique sans nuances et du seul point de vue de ee as effectu es l ann e pass e l efficacit P P Une unit doit changer innover progressivement Le fonctionnaire veillera nuancer ces r gles pour s adapter l volution de ses cibles des unit s n appliquer que celles appropri es sa situation qu elle sert et de son environnement les ignorer si ses propres m thodes ou intuitions Des visites r guli res des unit s comparables sont les surpassent les pond rer par les facteurs effectu es deux fois par an pour r colter des id es humains non pris en compte dans le cadr
9. e un livrable valorisable e R compenser au m rite mesur e Donner rapidement plus aux meilleurs Plus de responsabilit d autorit d autonomie de moyens de votre temps La r mun ration la plus appr ci e du personnel est la responsabilit et l autonomie augment e Mesurer la satisfaction du personnel r guli rement par un questionnaire appropri R diger des descriptions de postes et de fonctions mesurables avec indicateurs de performances pour permettre l autogestion de la personne occupant le poste Pr ciser deux noms de responsables successifs pour chacune des fonctions critiques de l unit 32 7 8 Organiser les r unions Encadrer les courriers dans l quipe Partie III Le management d une unit administrative ER NL R diger le plan strat gique local R diger le plan marketing D crire les projets et les processus Choisir le tableau de bord de lunit Responsabiliser le personnel R diger le plan de gestion Simplifier unit Adapter l unit Mode d emploi 1 Pendant le cours v rifier votre bonne compr hension des avantages et inconv nients de chaque m thode Eliminer les m thodes qui ne sont pas pertinentes votre situation Eliminer les m thodes que vos propres m thodes surpassent Equilibrer les m thodes restantes par des facteurs humains et circonstanciels Appliquer trois mois V rifier le r sultat sur votre efficaci
10. e trop d am liorations potentielles restreint de ce manuel 7 Simplifier Punit e Chaque ann e liminer 5 des taches obsol tes que vous effectuiez l ann e pass e e Envisager syst matiquement de sous traiter ou d automatiser 5 des taches que vous effectuiez l ann e pass e e liminer 5 des clients fournisseurs services produits tapes de processus ou de projets objectifs les moins b n fiques Les taches effectu es par l unit s accumulent par inertie avec son histoire Un nettoyage annuel des taches obsol tes peu utiles aux clients de l unit ou trop couteuses par rapport leur b n fice est indispensable pour d gager des moyens pour des taches nouvelles plus b n fiques 34 Le cours Ce manuel r sume le cours de trois jours pour fonctionnaires Au cours chaque point est discut interactivement et des cas v cus sont tudi s en groupes Le cours est anim par Patrick M Georges Professeur de management au Coll ge des Ing nieurs Paris Il enseigne aux Hautes Ecoles de Commerce de HEC Executive Education et de l Universit de Libre Bruxelles Auteur de nombreux livres de management le Docteur Patrick Georges est galement m decin neurochirurgien dipl m de l Universit Libre de Bruxelles ancien chef de service du d partement de neurochirurgie du CHU V sale en Belgique Contact pgeorges arcadis be L auteur remercie les nombreux
11. luence d une personne sur d autres 18 Contr ler la r putation e Construire et contr ler syst matiquement son image sur internet et sur l intranet e Pr parer une br ve pr sentation attractive et m morable de soi et de ses fonctions dire rapidement face un nouveau contact e Se diff rentier par des comp tences rares La r putation se fait d abord sur les r alisations mais aussi sur la pr sentation tre m morable et diff rent par une signature comportementale visuelle et intellectuelle 19
12. ne quipe c est un tableau de bord commun Faire l exercice de demander aux quipiers de noter les six objectifs chiffr s de l quipe avec ordre de priorit Comparer leurs r ponses avec votre r ponse En cas de divergence de noms d indicateurs de chiffres atteindre ou d ordre de priorit l quipe est reconstruire 21 3 Composer l quipe e Ne pas accepter une quipe parce qu elle est l Faire la liste des comp tences et capacit s dont vous avez besoin et changer l quipe pour les obtenir e Identifier un num ro deux en charge des routines et proc dures pour pouvoir vous consacrer aux nouveaut s aux projets aux changements aux difficult s aux impr vus e S il y a dans l quipe une personne dont les objectifs personnels pourraient mettre en danger les objectifs de l quipe la remplacer rapidement N accepter une mission que si vous tes ma tre de l quipe La composition de votre quipe est un facteur essentiel de votre r ussite Commencer par la recomposer si n cessaire 20 Partie II Management d quipe Ensuite organiser le travail de son quipe 17 1 Assurer le leadership e Nepas se plaindre ne pas se justifier e Ne jamais montrer de signes de stress e Augmenter sa visibilit contr ler son accessibilit e Communiquer une mission distinctive pour l quipe en une demi page Ces comportements augmentent le potentiel d inf
13. re dans la journ e avec priorit s e Une liste bilan de choses importantes faites dans la semaine coul e e Une liste de choses d id es consid rer plus tard Les listes de taches et d informations sont les meilleures aides Les id es les intentions ventuellement consid rer plus tard sont not es sur une liste d di e haut niveau de responsabilit une tache c est une heure Trois heures sont bloqu es par jour pour trois dossiers importants Une heure par jour est r serv e pour les urgences les impr vus Une heure par jour est r serv e pour vider la liste des choses faire 13 i Contr ler les finances personnelles Epargner 15 des revenus pour des objectifs futurs Ne pas s endetter pour des biens qui se d gradent Limiter les d penses fixes obligatoires 70 des revenus Un fonctionnaire en souci d argent est risque Il y a deux moyens d tre riche avoir beaucoup de moyens ou avoir peu de besoins 14 6 R diger la bible de P quipe e Faire la liste des vingt situations questions probl mes les plus fr quents auxquels l quipe doit pr voir de faire face e Demander un expert de l quipe de r diger la solution la r ponse id ale donner chacune de ces vingt situations par tout quipier qui y ferait face Ceci sous forme d une check list de choses faire la suite e Faire accepter cette bible tous les quipiers
14. t manag riale 4 Choisir les tableaux de bord e Choisir les douze questions dont vous avez besoin de la r ponse pour mieux exercer vos responsabilit s e Choisir six indicateurs ou r alisations qui r pondent chaque question D cider des lampes rouges pour chacun Allouer au moins trois indicateurs purs chaque quipier e Cascader les objectifs trimestriels de l unit jusqu aux descriptions de postes et fonctions Toute unit livre des services avec une productivit et une qualit mesurable avec des couts et d lais v rifiables par unit de service produite Mesurer tout la productivit la qualit la rentabilit des moyens confi s l unit Donner soit des objectifs soit des limites tout Afficher en grand et en public les activit s et les r sultats de l unit Mesurer le taux d occupation d utilisation de chaque ressource de l unit humaine mat rielle financi re administrative hi rarchique 31 3 D crire pr cis ment les projets et processus e N admettre aucune activit en dehors d un projet ou d un processus bien d fini e Nommer un responsable de bonne fin pour chaque projet et processus e Utiliser syst matiquement un logiciel de Partie I gestion de projet ou de processus Un projet est une activit nouvelle unique avec un objectif clairement mesurable un probl me r solu Manag ement per sonnel pr cisant la dur e et le budget en temps de chacun
15. votre existence Conna tre leurs besoins par des analyses professionnelles trop d unit s produisent des choses que ceux qu elles servent consid rent peu Mesurer par questionnaire la satisfaction des clients que vous servez avec qui vous collaborez Augmenter le temps de contact avec vos clients 29 chaque ann e 28 2 Planifier la journ e e Avant d arriver au bureau choisir son affaire du jour e Ne pas commencer la journ e par la lecture du courrier ou une r union Commencer la journ e par les taches les plus difficiles finir par les plus faciles e Finir la journ e par la pr paration de la premi re tache du lendemain Se concentrer sur ce qui est important demande d avoir choisi avant d entrer au bureau votre affaire importante du jour finir avant ce soir La premi re heure de la journ e est consacr e la tache la plus importante et difficile souvent r alis e seul ou deux Garder les taches plus excitantes pour contrer la fatigue de fin de journ e Commencer par les taches faciles lecture du courrier et r unions diminue la force de concentration sur l essentiel Prot ger lintelligence Lire haute voix les phrases et chiffres retenir Faire une pause d une minute toute les dix minutes de travail intense et une pause de dix minutes toutes les cinquante minutes Se fixer des objectifs par semaine et par trimestre et non par mois ou ann e
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