Guide de déclaration normale auprès de la CNIL à l`attention
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1. 11 Que se passe t il apr s l envoi du formulaire 2 me tape en fonction du type de proc dure effectu e d claration demande d autorisation ou demande d avis 2 MOIS pour une demande d autorisation ou demande d avis si votre dossier est incomplet vous recevrez une demande de compl ment 3 me tape vous pouvez ensuite mettre en oeuvre votre traitement Source CNIL2. 2 Changer de proc dure ce lien vous permet de revenir au choix de la proc dure d clarative si vous vous rendez compte que vous n avez pas choisi le bon formulaire il existe 5 proc dures compl tes diff rentes et donc 5 formulaires qui sont d termin es par le type de traitement que vous mettez en oeuvre la d claration normale la demande d autorisation la demande d avis la demande d autorisation recherche m dicale la demande d autorisation valuation Si vous changez de formulaire en cours de saisie vous conservez les donn es enregistr es dans le brouillon 3 Encha nement des rubriques du formulaire vous pouvez compl ter les rubriques du formulaire dans l ordre que vous souhaitez mais elles sont pr sent es selon un encha nement logique passez d une rubrique l autre soit partir des boutons tape suivante ou tape pr c dente bas de page soit partir du menu du formulaire 4 Quelle est la signification des pictogrammes rouge et vert figurant dans le menu du formulaire coche verte la rubrique est correctement remplie Croix rouge la rubrique n a pas t correctement renseign e il peut manquer une donn e obligatoire ou une incoh rence a t d tect e Dans ce cas cliquez dans la rubrique le champ Aide la saisie vous indique o se situent les erreurs O 5 Comment tre s r que les donn es sais
3. Le Dossier Pharmaceutique Guide de d claration CNIL l attention des tablissements de sant Afin d tre conforme la r glementation en vigueur sur les donn es personnelles chaque tablissement b n ficiant d un raccordement au DP doit effectuer une d claration normale aupr s de la Commission Nationale Informatique et Libert s CNIL Le formulaire de d claration normale est disponible sur le site internet de la CNIL et doit tre rempli en ligne Si votre tablissement dispose d un correspondant Informatique et Libert s CIL vous tes dispens s de cette formalit Toutefois vous devez nous transmettre un document l adresse mail du Centre de support du DP ml cnil pui celtipharm com attestant de la pr sence d un CIL au sein de votre tablissement Vous trouverez ci dessous les diff rentes tapes suivre afin de remplir la d claration 1 Vous rendre sur le site de la CNIL http www cnil fr 2 Acc der au formulaire de d claration normale gt Vos obligations C clarer un fichier D clarer un site internet D claration videcsurveillance Dis ef aratia sim life Fr Demande d autorisation e Demande d avis Autres formulaires professionnels gt Mod les de mentions CNIL e gt Acces mon brouillon de d claration A gt Transfert de donn es hors UE 1 D claration normale C est la proc dure la plus courante applicable la majorit des traitements
4. qui ne soul vent pas de difficut s au regard de la protection des libert s Rappel disposer d un CIL vous dispense de d claration CiL 3 Remplir le formulaire en ligne l aide des visuels suivants Nous avons indiqu pour certains champs les r ponses fournir pr voir environ 30 minutes pour remplir et relire le formulaire tout moment vous pouvez revenir sur les crans pr c dents C Champs devant tre renseign s dans le cadre de la d claration normale Ecran 1 D clarant Savoir Pour enregistrer le formulaire saisissez les donn es obligatoires du d clarant Les champs dont les libell s sont en caract res gras sont obligatoires 2 obligatoires Organisme D clarant Cochez ci contre F sivous d clarez titre individuel vous n avez pas de n siren mn tune ox D ras 85107 Activit s hospitali res Om Sociale l2000000000000000X sociale Nom du 7 ae sige 7 O mn resse m re ln ne doit comporter que des chiffres electronique Enregistrer Ecran 2 service charg de la mise en oeuvre savoir Indiquez les coordonn es du service ou de l organisme charg de l exploitation informatique du traitement Ce peut tre un service interne ex le service informatique ou un organisme ext rieur Les champs dont les libell s sont en caract res gras sont obligatoires FRERE obligatoires Organisme charg de la mise en oeuvre Cochez ci contre si l
5. e Tonmulaire respecte les exigences de 14 IOl du amp Janvier 1976 modifies Civilit Madame Fonction Choisissez Hom Pr nom Adresse electronique Enregistrer Apr s avoir proc d l envoi de votre d claration vous recevrez un accus de r ception par message lectronique avec en pi ce jointe votre formulaire compl t en format PDF 4 Transmettre au centre de support du DP Celtipharm le formulaire avec num ro provisoire d ment compl t l adresse mail suivante ml cnil pui celtipharm com 5 Transmettre au centre de support du DP Celtipharm le formulaire avec num ro d finitif d ment compl t l adresse mail suivante ml cnil pui celtipharm com nota Celtipharm en tant que soci t assurant le centre de support du DP est habilit recevoir ces formulaires CN i FORMULAIRE MODE D EMPLOI fi 1 Le brouillon d s le d but de la saisie un brouillon est automatiquement g n r il faut noter ses r f rences un code unique de 11 caract res qui vous permettra d y acc der lors d une nouvelle connexion acc s simultan de plusieurs personnes n est pas possible pour qu un coll gue puisse y acc der et le compl ter vous devez quitter le brouillon au bout de 10 minutes sans aucun clic vous tes d connect du brouillon fin de session au del de 6 mois sans aucune action sur le brouillon 1l sera supprim par la CNIL
6. e charg de la mise en oeuvre est identique au d clarant Cochez contre si le charg de la mise en oeuvre est une personne physique titre individuel Ecran 3 Finalit Savoir C est la raison pour laquelle vous collectez des donn es personnelles l objectif qui est poursuivi par le fichier que vous mettez en place Par exemple fichier de gestion de la client le ou dispositif de vid osurveillance ayant pour objet d assurer la s curit des biens et des personnes La d claration d un fichier la CNIL ne peut indiquer qu une seule finalit Si vous voulez d clarer deux finalit s vous devez effectuer deux d clarations pour deux traitements distincts Par exemple une d claration pour le dispositif de vid osurveillance et une d claration pour le dispositif de surveillance des connexions internet des salaries M ve IE I reste 934 caract re s votre traitement Utilisation du DF afin de favoriser la coordination la qualit la continuit des soins et la s curit de la dispensation des m dicaments Exp rimentation m deci ns Personnes concern es par le traitement Technologie particuli re utilis e Salari s FT Dispositif sans contact Ex RFID NFC mr Usagers E V Carte puce FT Adh rents FT Vid csurveillance E Clients FT M canisme d anonymisation PT Visiteurs FT G clocslisstion PT Autres pr cisez UT Nanctechnelogie Autres pr cisez Enregistr
7. er 7 Etat civil identit donn es d identification Votre traitement comporte des donn es qui rel vent de cette cat gorie Y Gui Origine g Durge de conservation 7 M Directement aupr s de la personne concern e lo 1 De mani re indirecte pr cisez Lecture Carte Vitale avec CPS 3 mois 1 an Pendant la dur e de la relation contractuelle Destinataires 250 caract amp Autres pr cisez 4 mois compter de la date saisie Il reste 209 caracteres M decins participants l axp rimentationl Ecran 5 Donn es sensibles facultatif savoir Attention Ces informations sont particuli rement sensibles et font l objet d un examen particulier Leur enregistrement dans un traitement est strictement limit par la loi et doit tre absolument n cessaire la r alisation du traitement 7 N de securite sociale NIR Votre traitement comporte des donn es qui rel vent de cette cat gorie V Oui Lee Cur e de conservation Crigine 7 3 l 1 mois UT Directement aupr s de la personne concern e De mani re indirecte pr cisez D Lecture carte Vitale et CPS 3 mois 1 an Fendant ls dur e de la relation contractuelle Autres pr cisez z ANN 4 mois 8 compter de la date de saisi Destinstaires 250 caract g E Fharmaciens de FUI pharmaciens d officine et m decins participants 3 l exp rimentation Ecran 6 Donn es sensibles facultatif A savoir Attention Ces info
8. fectu e M Le traitement est r alis sur un r seau interne d di non reli internet Si des donn es sont chang es en r seau le canal de transport ou les donn es sont chiffr es Transfert de donn es hors UE savoir Rel vent d une d claration normale les transferts internationaux de donn es personnelles bas s sur les exceptions de l article 69 le Safe Harbor ou vers un pays dot d une loi de protection des donn es personnelles reconnue comme ad quate par la Commission europ enne Si vous pr voyez un transfert de donn es bas sur des clauses contractuelles ou des BCRSs vous devez compl ter une demande d autorisation Veuillez cocher la case correspondant votre situation Vous ne transmettez pas les donn es le fichier vers un pays situ hors de l Union europ enne 6 Vous transmettez fout ou partie des donn es trait es vers un pays assurant un niveau de protection suffisant ou vers une soci t am ricaine adh rant au safe harbor 6 Vous transmettez tout ou partie des donn es trait es vers un pays n assurant pas un niveau de protection suffisant Ecran 9 Interconnexions savoir Attention si vous interconnectez ou changez des fichiers ayant des finalit s principales diff rentes ou qui correspondent des int r ts publics diff rents vous devrez compl ter le formulaire Demande d autorisation Proc dez vous des changes de donn es 7 Qui avec d autres service
9. ies sont bien enregistr es Plusieurs actions entra nent un enregistrement automatique clic sur le bouton enregistrer tape suivante ou tape pr c dente clic sur lune quelconque des rubriques du menu du formulaire 6 Un format particulier est il requis pour les documents transmis en PJ documents au format PDF WORD TEXT OPENOFFICE taille maximum 5Mo 7 Quel navigateur internet utiliser Internet Explorer version 7 et suivantes Firefox 8 Comment garder une copie du formulaire compl t VOUS pouvez imprimer chaque page tout moment une ic ne repr sentant une imprimante figure en haut droite de la page concern e On Vous propose galement d imprimer la totalit du formulaire apr s l cran d envoi la CNIL 9 Validation et envoi la CNIL possible uniquement si toutes les rubriques du formulaire ont t correctement renseign es cf point n 4 du mode d emploi si le formulaire n a pas t correctement rempli la page Validation et envoi liste les rubriques incompl tes et vous pouvez y acc der en cliquant sur les liens d s que le formulaire a t correctement compl t on valide en cliquant sur le bouton J envoie la CNIL 10 En cas de difficult s pour remplir mon formulaire consulter les aides signal es par un point d interrogation et la rubrique Champs obligatoires de chaque page
10. rmations sont particuli rement sensibles et font l objet d un examen particulier Leur enregistrement dans un traitement est strictement limit par la loi et doit tre absolument n cessaire la r alisation du traitement N de s curit sociale NIR O Infractions condamnations mesures de s curit Opinions philosophiques politiques religieuses syndicales vie sexuelle donn es de sant origine D Vatre traitement comporte des donn es qui rel vent de cette cat gorie 1 Qui Cochez ls case ci contre si les r ponses sur l origine la dur e de conservation et les destinataires sont les m mes ae 7 Dur e de conservation 7 1 meis I Directement aupres de la personne concern e D M De mani se indirecte pr cisez lisation outil informatigus LAD FAS 3 mois 1 an Pendant la dur e de la relation contrectuelle Autres pr cisez Destinstsires 250 caract 7 Il reste 163 caract re si D Pharmaciens de PUI phanmscens d officine et m decins participants 8 l exp rimentationl Ecran 7 S curit Savoir Il s agit de pr ciser les mesures de s curit mises en oeuvre Veuillez cocher les cases correspondant aux mesures que vous prenez E L acc s physique au traitement est prot g batiment local s curis C Un proc d d authentification des utilisateurs est mis en oeuvre ex de passe individuel carte puce certificat signature E Une journalisation des connexions est ef
11. s au sein de l organisme d clarant Oui avec des organismes ext rieurs au d clarant Fi Non Ecran 10 Droit d acces Savoir Les champs dont les libell s sont en caract res gras sont obligatoires Le droit d acc s est le droit reconnu toute personne d interroger le responsable d un traitement pour savoir s il d tient des informations sur elle et le cas ch ant d en obtenir communication Cf article 32 de la loi et mod les de mentions d information dans la notice obligatoires Comment informez vous les personnes concern es par votre traitement de leur droit d acc s E Mentions l gales sur le formulaire C Affichage E Mentions sur le site internet Autres pr cisez E Envoi d un courrier personnalis Organisme charg du droit d acc s s Cochez ci contre si le charg du droit d acc s est identique au d clarant Cochez ci contre sile charg du droit d acc s est une personne physique titre individuel Ecran 11 De hamps obligatoires Personne contacter Cochez ci contre si le contact n appartient pas l organisme d clarant Cochez ci contre sile contact doit tre destinataire du r c piss Civilit Madame Nom Pr nom Service D T l phone Adresse T l copie Adresse electronique Code Postal Localit Enregistrer Ecran 12 Personne responsable de l organisme d clarant ET DT se e s er z 5 OTO pa EA traitement d crit par c
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