Rédiger une convention l
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1. amp PRATIQUE acne pratique R diger une convention entre associations Les associations sont souvent amen es travailler ensemble ou se pr ter du mat riel voire du personnel La formalisation de l accord au moyen d une convention permet de valoriser les mises disposition les partenariats d tre en r gle quant aux assurances et de se poser les questions pertinentes E LIANE DERVIN Pas de forme particuli re La r daction d une convention ne demande gt En savoir plus pas de comp tences juridiques particu E a a A li res On y d crit simplement les termes TS ar de l accord On d signe en premier lieu les pratique d Associations parties et leur repr sentant avec la for mode d emploi n 21 mule il est convenu entre Ensuite article par article vous allez d crire l objet de l association Guide et des exp riences La co r alisation cr e des liens forts et multiplie les possibi lit s R partissez vous les t ches entre structures Pensez tous les aspects de la question mat riel locaux administratif budget assurances mobilisation de b n voles Doubler les postes avec un repr sentant de chaque association vous per de la convention sa dur e les modalit s d ex cution avec mettra de partager votre savoir faire Soyez cependant quelle contrepartie si il y a en une le partage des respon attentifs aux flux financiers entre les associations l op2. sabilit s et tout autre d tail que vous pensez devoir pr ration doit tre financ e sur des fonds propres sauf bien ciser Enfin le repr sentant d sign doit signer pour son s r si une subvention sp cifique est accord e sur la co association Chaque partie re oit un exemplaire qu elle r alisation m me Le partage des d penses et recettes doit conserver dans ses archives doit tre clairement d fini et les documents comptables justifi s D Soyez pr cis Lobjet est d finir avec pr cision N h sitez pas entrer 1 Voir Le partage d emploi entre associations Associations mode d emploi z i A i dans le d tail car en cas de probl me c est cela qui servira ye de r f rence La dur e sera d termin e en fonction du caract re ponctuel ou non du partenariat sachant que la convention peut tre renouvelable Mettez vous d accord sur les modalit s d ex cution quand pour combien de temps qui r ceptionne en cas de pr t de mat riel Posez vous les questions de l assurance de l usure du mat riel des consommables En cas de partage de personnel il faut d abord obtenir l accord du salari et ventuelle ment si le pr t s tend sur une longue p riode tablir un avenant au contrat de travail Attention les contrats aid s ne peuvent tre partag s et ne peuvent faire l ob E jet d un avenant qui modifierait les termes de la conven tion tripartite conclue avec le P le emploi et le
3. notice d utilisation et en respecter les r gles de s curit Toute d gradation d coulant d une utilisation non conforme sera de sa responsabilit Article 5 mise disposition gratuite La mise disposition est gratuite e COMMENTAIRES Qui Les coordonn es des parties sont clairement crites avec le nom et la qualit du repr sentant signataire Quoi L objet est d crit avec pr cision en langage clair N h sitez pas entrer dans le d tail En cas de locaux lou s pensez obtenir l accord du propri taire Quand Si la convention est p renne une dur e interm diaire peut tre utile en sp cifiant renouvelable Cela permet d arr ter simplement Comment Qui s engage quoi exactement Discutez de la fa on dont les choses vont se faire ce que chaque association attend et ce quoi elle peut s engager Ne pas oublier de prendre contact avant l op ration avec votre compagnie d assurance pour savoir si elle sera apte assurer ce mat riel et combien va se monter l assurance Combien La contrepartie Une contrepartie financi re peut tre envisag e condition de bien la calculer et pouvoir la justifier n S Article 6 rupture ou suspension de la convention La pr sente convention se trouverait suspendue ou annul e de plein droit et sans indemnit d aucune sorte dans les cas suivants cas de force majeure cessation d activit de l une o
4. a disposition de l association Y Le mat riel mis disposition est le suivant d crire avec pr cision le mat riel et les accessoires pr t s Article 2 dur e de la convention La pr sente convention est valable du au OU pour une dur e de partir de la date de la signature La convention est ou pas renouvelable par accord tacite Article 3 responsabilit s de l association X L association X s engage mettre disposition le mat riel d sign en bon tat de marche et en permettre l acc s aux jours et heures suivants lieu Elle procurera la notice d utilisation correspondante et formera X membres de l association Y sa manipulation pendant X heures pour du mat riel technique dont la manipulation demande un minimum de comp tence Article 4 responsabilit s de l association Y L association Y s prendre en charge le transport du mat riel d sign Elle le rendra en bon tat de marche Elle prend en charge financi rement le consommable lampes carburant piles L utilisation du mat riel se fera exclusivement lieu aux jours et Elle signalera imm diatement tout dysfonctionnement ou toute annulation par t l phone au n de t l phone d un membre de l association X Elle couvrira par sa propre compagnie d assurance tous les risques li s au transport et l utilisation du mat riel Elle s engage utiliser le mat riel conform ment la
5. s e des frais engag s selon les modalit s d crites dans l article 4 de la pr sente convention L association X d tachera x b n voles pour assister l association Y dans ses t ches et x b n voles le jour de la manifestation Article 3 participation de l association Y L association Y s engage fournir ou trouver des fournisseurs pour le mat riel clairage son structure pour la buvette tables n cessaire voir liste en annexe Elle prend en charge la communication li e la manifestation r alisation et diffusion de documents prises de contacts avec les m dias invitations Elle s engage organiser et coordonner le d roulement de la manifestation r partition des t ches entre b n voles repas rangement Elle prend en charge la s curit des biens et personnes lors de la manifestation L association Y d tachera x b n voles pour assister l association X dans ses t ches et x b n voles le jour de la manifestation Article 4 modalit s financi res Les deux associations partageront part gale les d penses et recettes de la manifestation sur la foi d un bilan pr sent par l association X qui sera joint en annexe de la pr sente convention Article 5 annulation de la convention La pr sente convention se trouverait suspendue ou annul e de plein droit et sans indemnit d aucune sorte dans tous les cas reconnus de force majeure Toute annulation du fait de l une des par
6. s services de l tat La convention de co r alisation Cette forme de partenariat ne se limite pas partager des moyens mais mettre en commun des comp tences mars 2010 LES CONDITIONS DE VALIDIT La convention entre associations est r gie par le Code civil Tout contrat a pour objet une chose qu une partie s oblige donner ou qu une partie s oblige faire ou ne pas faire article 1126 L article 1108 stipule les conditions de validit d une convention savoir le consentement de la partie qui s oblige sa capacit de contracter un objet certain qui forme la mati re de l engagement une cause licite dans l obligation Sont r put s incapables de contracter les mineurs non mancip s et les majeurs prot g s au sens de l article 488 du m me code La cause est illicite quand elle est prohib e par la loi quand elle est contraire aux bonnes m urs ou l ordre public article 1133 Num ro 123 Novembre 2010 17 iche pratique D Mod le de convention de pr t de mat riel c e _ Entre les soussign s Association X Dont le si ge social est D clar e la pr fecture de N SIRET repr sent e par d une part et Association Y idem d autre part sous le num ro il a t convenu ce qui suit Article 1 objet de la convention L association X accepte de mettre la salle le local ou le mat riel list ci apr s l
7. ties entra nerait pour la partie d faillante l obligation de verser l autre une indemnit correspondant au trois quarts des frais effectivement engag s par cette derni re Article 6 litiges Fait en deux exemplaires s sssso AL RER ELELLLLELLLLLLLE Association X Association Y repr sent e par nom qualit Partage des responsabilit s COMMENTAIRES Ici les coordonn es comprennent un ventuel num ro de licence d entrepreneur du spectacle Ce n est videmment pas une obligation dans la mesure ou s il s agit d un spectacle les associations ne sont pas organisateurs habituels L objet de cette convention est ponctuel Cet article inclut donc la dur e de la convention Les t ches doivent tre r parties entre les structures Si une seule poss de une licence d entrepreneur il para t logique qu elle sera le producteur d l gu charg de l administratif et du financier Il est souvent plus pratique que ces aspects soient pris en charge par une seule structure cela vite la dispersion ds justificatifs et r duit les flux financiers Cela n emp che pas que les demandes d autorisation ou les conventions soient faites au nom des deux partenaires Il reste bien assez faire pour le partenaire Les associations peuvent garantir un minimum de participation financi re en pr vision d une annulation ou de pertes afin de pouvoir s acquitter des indemnit s a
8. u l autre des parties anticipez selon les cas ce qui pourrait tre consid r comme une d faillance et quelles en seraient les cons quences et ventuelles indemnit s pour la partie l s e Fait en deux exemplaires screens le Associations mode d emploi D O e Comment arr ter Cela vaut la peine de se poser la question tablir des modalit s de rupture permet de survoler les ventuels probl mes impr vus et d y apporter une solution par anticipation Entre les soussign s sci nai oionn es de association Dont le si ge social est D clar e la pr fecture de sous le num ro N SIRET N NAF APE N de licence d entrepreneur du spectacle s il existe repr sent e par nom et qualit de la paa mandat e par l association d une part et Association Y idem d autre part il a t convenu ce qui suit Article 1 objet de la convention Les associations X et Y s associent pour organiser la manifestation titre qui se d roulera le lieu de heure heure Article 2 participation de l association X L association X sera charg e de l administratif demandes d autorisation d clarations contrats conventions billetterie assurances et de l aspect financier li la manifestation Elle centralisera les d penses et recettes aff rentes et produira un tat r capitulatif en fournissant tous les justificatifs n cessaires Elle sera rembour
9. ux intermittents ou fournisseurs Comment vont se partager les d penses et recettes La r partition est n gocier entre les structures La solution du moiti moiti est souvent choisie Auquel cas si le solde est exc dentaire l association X en reversera la moiti l association Y S il est d ficitaire ce sera l inverse Dans les deux cas la convention et le bilan joint serviront de pi ces comptables Cet dernier paragraphe est mis titre d exemple C est aux associations signataires de se mettre d accord sur un ventuel arrangement en cas de d faillance de l une ou l autre Cet aspect n est pas n gliger car source de conflits Cela vaut la peine de se demander de quelle fa on un ventuel litige peut tre r gl de pr f rence l amiable on peut pr voir par exemple l intervention d un m diateur plut t que de se r f rer un tribunal repr sent e par nom qualit Associations mode d emploi
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