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Manuel relatif à la gestion des conflits d`intérêts dans la

1. DE SEEN e R mun ration p cuniaire S 1l s agit d activit s r mun r es en argent se reporter au caract re accessoire ci apr s voir point 4 2 2 4 e R mun ration non p cuniaire L article 12 du statut stipule que l agent ne peut exercer une activit r mun r e de quelque fa on que ce soit Il est vident que s il s agissait de r mun ration au sens de toute somme d argent re ue pour prix d un travail d un service le terme seul de r mun r aurait t retenu Or ce n est pas le cas On peut donc supposer que le l gislateur visait donc galement d autres formes de r mun rations que les seules r mun rations en argent il n est pas inutile d en tenir compte pour appr cier les risques de CI dans le cadre des cumuls d activit s Cette vision du risque encouru se retrouve par ailleurs dans la loi du 2 mai 1995 relative l obligation de d poser une liste des mandats fonctions et profession r mun r s ou non et une d claration de patrimoine faite notamment aux Pr sidents N 1 N 2 et N 3 des SPF Cette loi vise en effet v rifier la sph re d influence des mandataires au sein de la soci t et d tecter les ventuels conflits d int r ts Voici quelques commentaires extraits des travaux pr paratoires de cette loi Qu un mandat soit r mun r ou non est sans importance pour mesurer le pouvoir d influence d
2. Y a t il un caract re sensible au cumul envisag ex une activit de cafetier risque plus de nuire l image de la Fonction publique que celle d enseignant Y a t il un caract re de connexit de proximit entre l activit de cumul et l activit premi re de l agent Exemple un agent du fisc qui exerce des activit s de comptable d expert ou d agent immobilier de consultant fiscal de g om tre de r viseur d entreprise d avocat Dans ces circonstances il y aura tr s ais ment possibilit d un CI car l agent risque de privil gier les int r ts de son client au d triment des int r ts de l Etat S agit il d un travail lourd au point de vue physique ou non De nature nuire la sant de l agent et son bien tre S agit il d un travail qui puisse nuire aux performances de l agent et finalement celles de l organisation Exemple impact ventuel sur les facult s d attention et de vigilance durant les activit s professionnelles cafetier la nuit et agent de contr le a ronautique le jour 10 Y a t il un risque de confusion au niveau du public quant la nature des fonctions de cumul et les activit s professionnelles Exemple soci t de gardiennage garde du corps videur de bar ou chauffeur en ce qui con
3. 2 La d cision prendre affectera t elle positivement ou n gativement ma capacit de gagner de l argent ou ma situation financi re 3 Cette d cision aura t elle un impact sur la valeur de mes titres ou propri t s 4 Mes activit s exerc es en cumul ou mes activit s priv es pourraient elles tre affect s par cette d cision 5 Ai je des dettes vis vis de la personne concern e par la d cision 6 Ai je accept l hospitalit des voyages pay s ou sponsoris s ou d autres avantages de la personne concern e par la d cision 47 7 Existe t il des possibilit s r alistes qu une personne avec qui je suis en relation personnelle ou d affaires b n ficie directement ou indirectement d un gain financier d un b n fice mat riel ou souffre d une perte financi re ou mat rielle 8 Compte tenu de la nature de ma relation avec ces personnes et dans des circonstances normales les personnes concern es par la d cision doivent elles s attendre un tel b n fice ou une telle perte e Des int r ts priv s non financiers Concerne les gains ou les pertes actuels ou potentiels non financiers pour l agent ou pour une personne interpos e Ex le r seau de l agent en g n ral tel que d crit ci devant parents
4. 49 2 Ai je connaissance des deux pr somptions irr fragables vis es au 2de l article 10 pr cit pr somption li es la parent propri t pouvoir de direction ou de gestion ainsi que de l obligation de se r cuser dans de telles circonstances 3 Ai je connaissance de l obligation faite au 3 de l article 10 pr cit tout agent de l Etat d informer l autorit comp tente lorsqu il d tient des actions ou parts repr sentant au moins 5 du capital de l une des firmes soumissionnaires Remarque l article 10 1 2 al 2 et 3 vise la situation personnelle de l agent ou par personne interpos e 4 Lorsqu il est tabli qu un agent a entach un contrat par corruption ou par un conflit d int r ts l organisme v rifie t 1l de fa on r trospective les autres d cisions importantes prises par cet agent dans le cadre de contrats ant rieurs influenc s par d ventuels conflits d int r ts non d clar s 5 Les int r ts priv s relevants peuvent tre autres que ceux repris sous les deux pr somptions pr cit es lien amical confessionnel sexuel politique L existence de ces liens ne suffit pas disqualifier une personne s il ne s accompagne pas d un faisceau d indices r v lateurs expliquant une volont de favoritisme Ex multiplication des commandes absence de publicit ou de r
5. Par int r ts priv s on ne se limite pas aux seuls int r ts financiers ou p cuniaires ou ceux qui g n rent un b n fice personnel cfr appui politique conseils relations influence et direct pour l agent de l Etat mais galement aux int r ts associatifs ou familiaux au sens large puisqu on peut par exemple y inclure l esprit de corps pris dans son sens le plus large ou de toute autre nature si ceux ci sont de nature influencer improprement l agent public dans sa mission ou ses obligations 2 1 1 Servir l int r t g n ral L agent de l Etat doit prendre ses d cisions et formuler ses avis sur base des lois et des politiques qui les r gissent de fa on neutre et impartiale et sans aucune consid ration pour un avantage personnel d sint ressement L int grit de celui qui prend la d cision ne peut donc tre affect e par des pr f rences relatives aux partis politiques la religion la profession l ethnie la famille ou autres Les agents de l Etat concern s par des int r ts priv s doivent s abstenir de participer une d cision qui pourrait tre compromise par lesdits int r ts Les agents de l Etat doivent s abstenir de se mettre dans une situation o leurs int r ts priv s pourraient tre avantag s suite la connaissance d informations internes obtenues dans le cadre de leurs activit s publiques informations qui ne so
6. Cette d finition peut galement s appliquer une situation o il semble y avoir conflit d int r ts bien que ce ne soit pas le cas ou que cela ne puisse tre le cas Nous sommes alors ici face un conflit d int r ts apparent Cette apparence de conflits peut compte tenu du potentiel de suspicion qu elle comporte en ce qui concerne l int grit de l agent public et de son SPF tre tout aussi n faste qu un v ritable conflit d int r ts Enfin un agent de l tat peut avoir des int r ts priv s tels qu ils puissent faire surgir dans le futur un conflit d int r ts nous nous trouvons alors face un conflit d int r ts potentiel Ces d finitions aboutissent toutes l id e qu une personne raisonnable ayant connaissance des faits et situations conclurait que les int r ts priv s de l agent de l Etat sont tels qu ils _ peuvent influencer de fa on inappropri e sa conduite ou sa prise de d cision L article 9 du statut des agents de l tat tel que modifi par l AR du 14 juin 2007 d finit comme suit le conflit d int r ts L agent de l Etat ne se place pas et ne se laisse pas placer dans une situation de conflits d int r ts c d une situation dans laquelle il a par lui m me ou par personne interpos e un int r t personnel susceptible d influer sur l exercice impartial et objectif de ses fonctions ou cr er la suspicion l gitime d une telle
7. La hi rarchie a t elle identifi les zones et les fonctions risques au sein de son organisation fonction de contr le autorisations dispense d obligations ou de p nalit s 16 Quand m offre t on un cadeau Circonstances g n rales Pourquoi maintenant Un march public ou une d cision pour lesquels je jouis d un pouvoir de d cision d influence ou d orientation sont ils en cours ont ils eu lieu dans un pass r cent ou auront ils lieu dans un futur proche Les agents qui donnent des autorisations des permis des agr ations de toute nature sont particuli rement expos s de m me que les agents qui peuvent dispenser d une sanction d un refus d autorisation etc 17 Combien vaut ce cadeau Quelle en est la valeur v nale ou marchande Quelle est VOTRE estimation de sa valeur marchande Est ce un cadeau symbolique et de peu de valeur A quel niveau fixez vous le caract re symbolique et de peu de valeur d un cadeau ou d un avantage en nature Votre hi rarchie a t elle fix ce montant 54 18 Les agents connaissent ils ce montant 19 D s que la valeur du cadeau d passe le montant fix par la hi rarchie celui ci doit il tre d clar son sup rieur hi rarchique 20 Y a t il r p tition de plusieurs cadeaux ou avantages s
8. aboutir de la corruption L objectif d une politique de gestion de l int grit n est donc pas simplement d interdire toute capacit pour un agent public de d tenir des int r ts priv s mais de maintenir l int grit de la prise de d cision administrative et de reconna tre que de la non r solution d un conflit d int r ts peut surgir un abus d autorit publique Cet objectif peut tre atteint en s assurant que la Fonction publique dispose et impl mente des standards visant promouvoir l int grit des processus visant identifier les risques et g rer les conflits d int r ts des m canismes internes et externes de responsabilisation une approche manag riale incluant des ventuelles sanctions ayant comme but de s assurer que les agents publics disposent d outils et sont responsabilis s de mani re pouvoir g rer la lettre et l esprit de tels standards e Le conflit d int r ts dans la politique d int grit f d rale L approche et la gestion des conflits d int r ts s inscrivent de fa on majeure dans le cadre de la note de la politique f d rale pr ventive d int grit approuv e par le Conseil des Ministres en date du 30 juin 2006 Cette approche et cette gestion sont concr tis es d une part par l article 9 de l AR du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l tat qui d finit le conflit d int r ts et fixe les principaux axes de la gestion de
9. int r ts et qui r sulte de l article 9 du Statut de l Etat c est le principe de responsabilit selon lequel il appartient toujours l agent lui m me d examiner en premier lieu s il est ou non dans une situation de conflit d int r ts 4 2 1 Textes l gaux d application 4 2 2 Les exigences l gales de l article 12 du Statut des agents de l Etat 4 2 3 Les incompatibilit s l gales 4 2 4 Le cadre d ontologique compl mentaire 4 2 5 Autres consid rations 4 2 6 Conclusions 29 4 2 1 Textes l gaux d application Il existe quatre dispositions r glementaires g n rales qui concernent les cumuls d activit s Le Moniteur belge du 22 juin 2007 a publi l AR du 14 juin 2007 portant modification de diverses dispositions r glementaires L article ler de cet AR modifie comme suit les r gles applicables en mati re de cumul d activit s telles que fix es par l article 12 de PAR du 2 octobre 1937 Art 12 1 L agent de l Etat ne peut exercer une activit r mun r e de quelque fa on que ce soit hors de ses fonctions qu apr s avoir obtenu une autorisation de cumul L autorisation de cumul est accord e pour une p riode maximale de quatre ans Son renouvellement est soumis une nouvelle autorisation L autorisation de cumul ne peut pas avoir d effet r troactif Une autorisation de cumul ne peut tre accord e que si l activit s exerce en dehors des heures o
10. cision 7 Ma d cision me permet elle d agir et d tre per u comme agissant de fa on juste impartiale et objective A c t des risques propres chaque organisation que nous n aborderons pas ici mais qu il appartient chaque manager d identifier par la mise en place d une analyse de risques dans le cadre du contr le interne de son organisation il existe des zones communes toute organisation publique qui au niveau du conflit d int r ts constituent pour le manager des zones risques Ces zones qui ont t identifi es par des organisations internationales telles que l OCDE le Conseil de l Europe sont principalement les suivantes 28 4 2 Les cumuls d activit s page 28 44 4 3 La protection des informations privil gi es ou sensibles et des actifs de l Etat page 44 46 4 4 Les d cisions officielles permis octrois et autres autorisations page 46 49 4 5 Les march s publics page 49 50 4 6 Les subventions page 50 52 4 7 Les cadeaux et autres avantages page 52 57 4 8 Les familles et communaut s page 57 59 4 9 Les activit s apr s avoir quitt la Fonction publique page 60 61 4 10 Lobbying tourniquet pantouflage sponsoring et partenariat public et priv i PPP page 61 62 Avant d examiner ces diff rents cas il y a lieu de rappeler une r gle de base valable pour l ensemble des conflits d
11. elle concurrence absence ou faiblesse de la justification du choix pr cipitation dans les proc dures personnes pr sentes lors des diff rentes phases du march choix entre un vote public ou secret risque de repr sailles cr ation de soci t s sur mesure par rapport aux cahiers des charges caract re trop temporaire des soci t s Est il tenu compte de ces l ments 6 R flexions du Professeur Flamme N 4 de 2006 de la revue L entreprise et le droit page 322 50 OUI NON 1 Les prescriptions des articles 55 58 des lois coordonn es sur la comptabilit de l Etat sont elles respect es 2 Le but pr cis du subside les conditions d octroi l objet social exact de l organisme subsidi sa composition pr cise et actualis e de l organisme subventionn ont ils t v rifi s Voir cette fin les publications obligatoires au MB et la liste annuelle des mandats r mun r s ou non en vertu de la loi pr cit e de 1995 3 Avez vous v rifi la liste nominative de l ensemble des personnes qui participent au processus d octroi du subside Ces personnes ont elles un lien personnel direct ou par personne interpos e avec cette organisation Ex un chef de cabinet qui appuie une demande de subside pour un club sportif dont son pouse est membre du con
12. exercice de ses fonctions officielles par exemple la famille les relations les responsabilit s les croyances religieuses les affiliations priv es professionnelles et politiques les actifs personnels les investissements etc ou amp un int r t priv d une valeur p cuniaire Quantitativement telle qu il pourrait influencer improprement l exercice de ses fonctions officielles par exemple des int r ts d affaires ou la perspective de faire un profit financier ou d viter une perte d effacer une dette etc Ex vous donnez l ordre de liquider un subside un club sportif dont votre pouse est administratrice Vous tes en situation de CI Ex vous donnez votre ami du club de golf des renseignements qui sont disponibles sur le site Web de votre organisation Dans ce cas il n y a aucun CI Conflit d int r ts apparent 1 Question quelles sont les fonctions et missions de l agent X 2 R ponse l agent X est responsable des fonctions X dans le SPF Z 3 Question l agent X poss de t il des int r ts priv s d une nature relevante 4 R ponse il semble il appara t les faits relevants ou pertinents ne sont pas certains non tablis avec certitude que l agent X d tient des int r ts priv s relevants 5 Conclusion l agent X a un conflit d int r ts apparent amp une situation de conflit d int r ts apparent peut tre aussi fortement dommageable qu un r el conflit d in
13. hypoth se de connaissances g n riques SAUF s il y va de l int r t ou de l avantage de l Etat On peut donc faire la distinction suivante a les connaissances g n rales acquises par l agent telles que par exemple la bureautique ou l informatique cumul en principe accept b les connaissances techniques relevant de l activit de base de l organisme telles que par exemple des tudes pointues en fiscalit susceptibles d tre commercialis es collaboration r guli re des publications priv es cumul en principe non accept ou plus difficilement accept sauf si l organisme d Etat en retire un int r t ou un profit c les connaissances qui rel vent de l int r t personnel de l agent sans relation avec les activit s professionnelles reportage sportif livre de jardinage histoire du costume en base Normandie au 16 me si cle Cumul accept e Quel est l impact de ce cumul d activit sur les fournisseurs les coll gues sur l organisation du service auquel appartient cet agent e Quid si malgr tout des activit s sont effectu es en tout ou en partie durant les heures de services Y a t il des contr les des mesures prises des retraits d autorisation e V rifier galement le r gime de travail temps partiel interruption de carri re cong sans solde etc En effet certains r gimes de travail ne permettent pas d accomplir un travail compl mentaire ex
14. 2 L examen des demandes de cumuls d activit s doit faire preuve d une approche 3 4 coh rente impartiale envers les agents et constante tant en cas d accord que de refus La coh rence doit bien entendu s entendre non pas au sein de l ensemble de la Fonction publique f d rale administrative mais au sein de chaque organisation selon la nature de ses activit s coh rence d approche et de d cision de la hi rarchie Ex une demande de cumul d activit en qualit de moniteur d auto cole ne recevra pas la m me r ponse au SPF Finances qu au SPF Mobilit Idem pour une activit de cumul au sein d une fabrique d glise introduite par un agent de l Agence de la cha ne alimentaire ou du SPF Justice Administration des cultes Outre le respect des aspects l gaux ainsi que du cadre d ontologique cette appr ciation sera galement fonction du niveau d exigence thique souhait e par la hi rarchie au sein de son organisation Les positions prises en mati re de cumul d activit s pourront donc en cons quence varier d un organisme l autre selon ce niveau d exigence Ce point de vue est par ailleurs confort par l expos des motifs de l article 447 pr cit qui stipule que Par ailleurs il importe aussi que les titulaires des postes de 43 5 direction re oivent nouveau la responsabilit de g rer eux m mes leur organisation et retrouvent le pouvoir de d cision f
15. 2 1 2 Rechercher la transparence et accepter l examen attentif des situations 10 2 1 3 Promouvoir la responsabilit et l exemple individuel 11 2 2 Cr er une culture organisationnelle luttant contre les conflits d int r ts non PESOlUS nee en nd nn en nee ma et nn ete ententes 12 2 2 1 D monstration du leadership et de l engagement 12 2 2 2 Cr er un partenariat avec les agents sensibilisation anticipation et pr vention ne E T nn E nn A 13 2 3 Impl menter une structure de la politique suivie 14 2 3 1 Identifier les situations de conflits d int r ts sise iananssdhsiss 14 2 3 2 Etablir des proc dures pour identifier g rer et r soudre les conflits d int r ts EE E E E E A E E E E A E E A 15 2 4 Comment r soudre une situation de conflits d int r ts av r e nesseseseeseesesee 16 2 5 Faire respecter la politique des conflits d int r ts ss sesesseseeseesseessesessseessesse 18 2 6 Mettre en place un nouveau partenariat avec le secteur des affaires et le secteur non marchand efer oreeae E a RE r A S 20 CHAPITRE 3 M THODOLOGIE D IDENTIFICATION DES CONFLITS D INTERETS re on ne nt ie nee 21 3 1 Typologie des conflits d IM T Sens 21 3 2 Quelles questions l agent et le management doivent ils se poser pour identifier un possible Con PME ST nn ar nas 22 29 M thodolo IE nana un nain nee A E ES EES RE 25 3 4 Test d auto valuation d un conflit d int r ts de type
16. M me remarque qu au point pr c dent e A t on attir r guli rement l attention courriels journal d entreprise communications diverses des agents sur l existence les obligations les modalit s d application le but poursuivi par l article 12 nouveau du Statut des agents de l Etat ainsi que les cons quences en cas de non respect e Quel est le but poursuivi par l agent qui sollicite une autorisation de cumul Trop de temps disponible gagner plus d argent pr parer un futur d part vers un autre employeur acqu rir ou maintenir une renomm e scientifique juridique fiscale m dicale artistique ou autre valoriser des connaissances ou des informations acquises en qualit d agent de l Etat e Le lien entre les activit s de l organisme et le th me des activit s de cumul doit toujours tre examin Un m me cumul d activit s pourrait tre accept pour un agent du fisc et rejet pour un agent de certains tablissements scientifiques e Lorsque l autorisation de cumul a t accord e conform ment la l gislation les droits d auteurs respect de la l gislation sur les droits d auteurs appartiennent l agent de l Etat qui peut galement percevoir les royalties qui en d coulent sous r serve de les d clarer au fisc e Il y a lieu d identifier la structure financi re compl te et actualis e de l organisation aupr s de laquelle le cumul serait exerc participations financ
17. a lieu d attirer l attention des hauts fonctionnaires soumis la loi de 1995 pr cit e sur le fait que la d claration annuelle et obligatoire de tous leurs mandats r mun r s ou non est ind pendante de l obligation de d clarer tout conflit d int r ts au sens de l article 12 du Statut des agents de l Etat e Etablir une proc dure pour les cas de violation du cadre y compris des sanctions disciplinaires et les autre mesures formation Rappelons que le cadre de d ontologie n est pas normatif et qu il y a lieu en cas de sanction ventuelle de se r f rer au Statut des agents de l Etat ou une autre norme l gislative 18 Cons quences personnelles pour les agents le non respect des dispositions relatives la politique des conflits d int r ts doit tre trait au minimum au niveau du r gime disciplinaire tant acquis que des violations graves peuvent tre poursuivies au niveau p nal du chef d abus de pouvoir de corruption etc Les sanctions doivent tre effectivement appliqu es Dispositions manag riales le management doit prendre des dispositions compl mentaires afin d une part de rem dier aux lacunes et aux violations d couvertes et d autre part de d courager les agents qui voudraient tirer un b n fice quelconque direct ou indirect de ces violations ou lacunes e D velopper des m canismes destin s d tecter les violations la politique des confl
18. doit s abstenir d utiliser des renseignements confidentiels sensibles ou privil gi s qu il a obtenus dans le cadre de ses activit s professionnelles son avantage ou celui d une personne proche ou au d triment de son organisation 44 Le management doit pour sa part d finir une politique et une proc dure administrative c d des mesures de contr le interne destin e prot ger et pr server d un usage abusif de la part du personnel les informations internes et en particulier les informations privil gi es obtenues en confiance dans les rapports avec le citoyen ou avec d autres autorit s publiques notamment celles ayant trait aux relations d affaires sensibles sur le plan commercial politique conomique m dical aux renseignements fiscaux et r glementaires aux informations personnelles sensibles agents publics et citoyen la mise en ex cution des lois et des poursuites judiciaires aux politiques conomiques gouvernementales et aux informations financi res Ex acc der au registre national au casier judiciaire afin de procurer une information un ami hors de tout contexte professionnel L agent public qui utilise des renseignements confidentiels auxquels 1l a acc s par son travail pour aider une connaissance est donc en situation de conflit d int r ts Les mesures de contr le interne pr cit es doivent conduire
19. et d expliquer la fa on dont le cadre est appliqu amp ily a lieu de fournir une guidance aux agents informations et conseils le cadre doit tre compris et accept exemple de gestion dans le pass et souhaits pour le futur amp il ya lieu de fournir une assistance particuli rement l gard de ceux qui ont des doutes quant l interpr tation du cadre Il y a lieu de faire conna tre largement o l on peut obtenir cette assistance et en informer les parties prenantes e D velopper une culture organisationnelle conflits d int r ts admis impliquer les agents les syndicats Leurs opinions bas es sur un travail quotidien peuvent participer l am lioration des mesures actuellement en vigueur aider la compr hension de la politique de l organisation par une formation continue amp fournir des supports aux managers afin d am liorer l identification et la r solution des conflits dans leur gestion quotidienne ais SA CORPS PRE EE EURU ARA ABAAA ARA Ae Les organisations publiques doivent fournir et impl menter dans l environnement de travail une politique des pratiques et des processus manag riaux destin s ma triser et g rer les situations de conflits d int r ts S il est exact que l agent de l Etat porte la responsabilit individuelle quant l existence d un ventuel conflit d int r ts et sa d claration l Etat doit mettre en place une lig
20. fragable de parent contenue dans l article 10 de la loi de 1993 relative aux march s publics 57 amp Il s agit d autre part de la famille sociale au sens large Il s agit du lien d amiti ou des ennemis des opposants des concurrents d affiliation des associations groupements d int r ts divers relations professionnelles d appartenance diverses communaut s ethniques sp cialement dans un contexte multiculturel philosophique sportive religieuse culturel sexuel politique bref ce que l on nomme le r seau qui peuvent influencer notre d cision et lui faire perdre son caract re neutre impartial et objectif S agissant de droits d mocratiques l gitimes et de la vie priv e des agents il faut aborder ces questions avec une extr me prudence En effet le fait d appartenir une de ces communaut s ne suffit pas pour avoir un possible conflit d int r ts Ce n est qu en cas de faits relevants ou pertinents tablis entre un membre de ces familles ou communaut s et les activit s de l agent de l Etat que l on peut parler de conflits d int r ts Ex La volont de favoriser un membre appartenant mon club sportif ma communaut Ici galement la stricte l galit sera fort probablement d tourn e pour favoriser l int r t particulier que constitue la communaut voir remarque la rubrique d cisions officielles au point 4 4 e Dans l e
21. g n ral selon la m thode du guestonnement TS ST G EEEE ESE EERE REEE EEES 26 CHAPITRE 4 M THODOLOGIE D IDENTIFICATION DES CONFLITS DINTE RE TS aoua a 28 4 1 IMTOMCUON indiens at EERE 28 4 2 Cumul d activit s r mun r es NON 29 4 2 1 Textes l gaux PARDON nn ec ne 30 4 2 2 Les exigences l gales de l article 12 du Statut des agents de l Etat 33 4 2 3 Les incompatibilit s sales nine tesenusoistote 41 4 2 4 Cadre d ontologique compl mentaire ssseessseseeseeesseeessessensseresseessseesse 41 4 2 5 Autres CONELAHONS nent a isere e Raas sraao rue 42 4 2 0 CONCUSSION Seeerei e En ion D ic 43 4 3 Protection des informations internes privil gi es ou sensibles et des actifs de EK i e EE E A A E AE E D E E A E O 44 4 4 Les d cisions officielles ainsi que les permis et autres autorisations 000000 46 4 5 Les march s publics ne cm and mu 49 4 6 Les s bventionS dessein EEEE RE REES 50 4 7 Cadeaux cet es ANA stunt dada nee ani E YEEESSS 52 4 8 Les familles et les communaut s snseeeeseseeeseesseessessseersseeessttsseessensserssseessseesseese 57 4 9 Activit s apr s avoir quitt la Fonction publique sssssseesenesessseessseeesseessresseessee 60 4 10 Le lobbying le tourniquet le pantouflage le sponsoring le partenariat PPP eo 61 Le jugement moral ne s apprend pas il se cultive e Un int r t croissant Le service de l int r t public est
22. il accomplit son service Elle doit en toute hypoth se rester tout fait accessoire par rapport aux fonctions exerc es Une activit ne peut tre exerc e en cumul que dans le respect des lois et r glements organisant l exercice de cette activit Preuve en est fournie le cas ch ant l instance qui a autoris le cumul 2 La demande de cumul est introduite par l agent aupr s de son sup rieur hi rarchique Elle comprend obligatoirement 1 la d signation aussi pr cise que possible de l activit envisag e 2 la dur e de l activit envisag e 3 l affirmation motiv e que l activit ne peut pas faire na tre m me dans le futur une situation de conflit d int r t 30 3 S il l estime n cessaire le sup rieur hi rarchique sollicite de l agent des compl ments d information ou des pi ces justificatives Le sup rieur hi rarchique transmet par la voie hi rarchique la demande avec son appr ciation au pr sident du comit de direction ou son d l gu Le pr sident du comit de direction ou son d l gu s il l estime n cessaire sollicite de l agent des compl ments d information ou des pi ces justificatives 4 La d cision d accorder ou de refuser le cumul est prise par le pr sident du comit de direction Il peut d l guer cette comp tence sauf pour les titulaires des fonctions de management ou d encadrement La d cision d accorder ou d autoriser le cumul est prise par le
23. ils importants par rapport la r mun ration 18 Existe t il un lien une relation une interf rence quelconque entre les activit s professionnelles de l agent et l activit de cumul envisag e Exemple le contr leur exerce une seconde activit aupr s du contr l 19 Y a t il des pr c dents en mati re de cumuls dans votre service 20 Y a t il une relation pertinente entre l activit de cumul envisag e et des banques de donn es de votre organisation exemple listing fichiers d usagers dans une situation particuli re d tenteur d armes de chiens maladies des stocks ou et d p ts aupr s de votre organisation mat riel nourriture uvres d art mat riaux lourds ou pr cieux m dicaments carburants 21 Les valeurs sous jacentes de cette activit ne sont elles pas en contradiction avec les valeurs de l organisation explicit es notamment dans le plan de management 36 Exemple une activit de cumul dans l industrie des boissons alcoolis es et d autre part une tol rance z ro en mati re d alcool dans l organisation r ceptions mess caf t ria distributeur 22 Un accord ou un refus ventuel aura t il un impact sur les coll gues de l agent demandeur sur le public sur les fournisseurs
24. influence Remarquons d s pr sent l accent qui est mis dans cette la d finition sur la responsabilit personnelle des agents en cette mati re Le concept de conflit d int r ts implique une rupture ou un abus de confiance aux yeux du citoyen savoir un manquement l obligation confi e un agent de l Etat de ne pas abuser de sa position officielle pour obtenir un avantage indu titre priv son profit ou celui d un autre int r t priv Il est important de comprendre que le citoyen les partenaires et m me en dernier ressort l tat sont en droit d estimer que leur demande sera examin e de fa on professionnelle neutre et impartiale et qu elle ne sera pas affect e par des l ments d ordre priv Lorsque ce principe n est pas respect la confiance dans le Gouvernement et les institutions est n cessairement compromise Or tout fonctionnaire tout agent de tat a en sa qualit de citoyen certains int r ts d ordre priv en principe l gitimes C est pourquoi la bonne gestion de la probl matique des conflits d int r ts constitue un des plus importants d fis d int grit qui se pose aux gouvernements et organismes publics qui veulent conserver ou reconqu rir la confiance des citoyens L int grit peut tre prot g e et am lior e si le management tablit une stricte fronti re entre les fonctions officielles des agents de l Etat et leurs int r ts priv s
25. interne 2 Avez vous utilis syst matiquement toutes les voies l gales par exemple les publications diverses faites au Moniteur belge ou aux Greffes du tribunal de Commerce composition d une ASBL fondation soci t personne unique SPRL intercommunale paracommunale liste des administrateurs et des mandataires pouvoir de signature d l gation de signature pour tenter de conna tre nominativement les personnes ou les int r ts en jeu qui sont r ellement derri re l activit de cumul parent fournisseurs futurs ou anciens employeurs partis politiques membres de 34 cabinets minist riels associations de toute nature groupe de pression lobbyistes et identifier ainsi un ventuel conflit d int r ts Veillez toujours disposer de renseignements complets et actualis s A ce titre et dans le cadre d une demande d autorisation de cumul vous pouvez sur base de l article 12 3 de PAR du 14 juin 2007 demander l agent qui sollicite l autorisation de vous fournir des compl ments d informations ou des pi ces justificatives les publications pr cit es peuvent tre class es dans cette cat gorie S agit t 1l d un travail de salari ou ind pendant L employeur est il r el ou fictif A t il une relation d affaires ou autre pr sent pass e ou future avec le d partement de l agent
26. mesurer l impact sur l organisation Les agents de l Etat doivent tre encourag s r v ler dans le respect des proc dures pr vues les cas de CI et commenter les situations de conflits d int r ts Au del de ces droits et devoirs contenus dans le statut des agents de l tat et dans le cadre d ontologique il existe toutefois d autres n cessit s parfois majeures comme le leadership et engagement pour mettre en place une bonne structure relative la politique suivie en mati re de conflit d int r ts 2 2 1 D monstration du leadership et de l engagement e Leadership Tous les agents de l Etat et plus particuli rement le management doivent veiller organiser leurs int r ts priv s de sorte que la confiance du public et des coll gues soit pr serv e quant l int grit du fonctionnaire et de l administration 12 e Engagement Les organisations doivent veiller l application effective de leur politique de r solution des conflits d int r ts amp trancher les cas individuels les sup rieurs hi rarchiques doivent tre pr ts exercer leur jugement comp tence morale en cas de d claration d int r ts priv s susceptibles de donner lieu un CI ou la crainte d un tel conflit Ils doivent se poser la question de savoir si une personne raisonnable en possession des l ments relevants estimerait que l int grit de l organisation est menac e
27. par la non r solution du conflit Ils doivent peser les int r ts de l organisation l int r t du public les int r ts l gitimes des agents et dans certains cas tenir compte du niveau et du type de position du fonctionnaire A cet gard les diff rentes questions nonc es au chapitre 4 devraient pouvoir les aider dans cette t che g rer et valuer r guli rement la politique en effet la politique mise en place doit rester efficace et pertinente dans la dur e en tenant compte notamment du changement continu de l environnement 2 2 2 Cr er un partenariat avec les agents sensibilisation anticipation et pr vention e Assurer une large diffusion et une bonne compr hension de la politique suivie Celles ci ont t r alis es par la publication au Moniteur belge de l AR du 14 juin 2007 modifiant le Statut des agents de l Etat et de la circulaire 573 du 17 ao t 2007 relative au cadre d ontologique des agents de l Etat En outre la publication du cadre d ontologique a galement eu lieu par l interm diaire du magazine F dra ce dernier est galement disponible sur le site Web du SPF Budget et Contr le de la gestion Le cadre devrait galement tre utilis lors du recrutement des agents et lors de changement de fonctions de promotions en vue de donner notamment une explication claire et concise de son contenu amp il y a lieu galement d effectuer des rappels p riodiques
28. pondre l obligation faite par la loi du 2 mai 1995 relative l obligation de d poser une liste de mandats fonctions et professions et une d claration de patrimoine savoir tablir une d claration unique de patrimoine lors de l entr e en fonction ainsi qu une d claration annuelle des mandats publics et priv s r mun r s ou non Pour ce qui concerne les autres agents seule une demande d autorisation de cumul d activit s est pr vue voir commentaires infra aucune obligation n tant requise en ce qui concerne leur patrimoine 15 les agents peuvent demander le soutien de leur hi rarchie en cas de doute celle ci peut s adresser au Bureau d thique et de d ontologie pour obtenir un avis non contraignant point 40 du cadre d ontologique les agents de l Etat doivent rapidement d clarer tout changement de circonstances qui fait suite leur d claration initiale Tant la d claration initiale que les ventuelles modifications ne doivent pas faire l objet d un processus de publicit externe mais uniquement interne cfr sup rieur hi rarchique l organisation d claration exhaustive c d qui contient suffisamment de d tails tous pour r soudre le conflit d int r ts L agent de l Etat est seul responsable du caract re complet de sa d claration principe de responsabilit un processus de d claration effectif le contenu des d clarations doit tre complet c
29. proches amis et ennemis sponsors relations d affaires associations en tout genre des int r ts en nature des renseignements confidentiels ou privil gi s susceptibles d influencer improprement les obligations de l agent de l Etat Ex les rapports amicaux ou inamicaux vis vis de certains citoyens sont fortement contrari s par la mise en place au sein du SPF Finances de la proc dure du Datamining qui objective les contr les et r duit donc fortement les possibles conflits d int r ts e L obligation pour celui qui prend la d cision de signaler tout int r t priv pertinent quelle qu en soit la nature qui pourrait conduire un conflit d int r ts article 9 du Statut e Interdire aux agents de participer l laboration la n gociation la gestion ou la mise en uvre d une d cision officielle s ils poss dent un int r t pertinent e Apr s d couverte d un ventuel CI non signal il y a lieu de r examiner les diff rentes phases entach es par l existence de ce CI et d en adapter le contenu si cela s av re encore possible e La r p tition de cas similaires la concentration de personnes ayant un m me int r t ou une m me appartenance l absence r currente de repr sentation de certains int r ts de certaines personnes ou groupes de personnes sont des indices non pas d un conflit d int r ts mais d un possible CI En effet ces circonstances peuvent
30. res de partenariat ou de subsidiation e le SPF dispose t il de proc dures d autorisation auxquelles sont soumis les agents qui sont sur le point de quitter le service public et qui n gocient leurs engagements et appointements futurs avec une organisation vis vis de laquelle existe un conflit d int r ts potentiel Voir notamment les points 20 et 21 du cadre d ontologique e lorsque l agent a quitt son SPF pour un emploi dans le secteur priv sans respecter les proc dures reprises au point pr c dent le SPF v rifie t il de fa on r trospective les d cisions prises par cet agent afin de s assurer qu elles n ont pas t fauss es par un conflit d int r ts Remarques e Ces questions ne font actuellement l objet d aucune disposition r glementaire g n rale en droit belge tout au plus une possible condamnation p nale en cas de 60 crime ou d lit est elle envisageable Y aurait il dans ce cas un impact au niveau de la pension de l agent e Le statut stipule toutefois que des restrictions relatives la libert d expression sont toujours d application illimit es dans le temps apr s avoir quitt la fonction publique Aucune sanction n est toutefois pr vue Par ailleurs le point 20 du cadre d ontologique conseille l agent en partance vers le secteur priv d en informer au plus t t son employeur e On peut raisonnablement craindre que la perspective d un emploi futur
31. sa hi rarchie et de l organisation Tout agent de l Etat devrait tre capable de comprendre et d utiliser dans sa situation concr te le test qui suit Ce test g n ral pourrait utilement faire partie d un programme de formation la sensibilisation thique Conflit d int r ts r el 1 Question quelles sont les fonctions et missions de l agent X Description de fonctions de l agent devoirs attach s la fonction contrat de travail et Statut fonctions de l organisme 2 R ponse l agent X est responsable des fonctions et missions 1 2 3 au sein du SPF X Notons cet gard l importance de la qualit de la description de fonctions des agents et de sa r alit r actualisation continue Id alement la description de fonctions devrait tre compl t e par une description des t ches plus facile actualiser que la description de fonctions cette derni re peut en effet impliquer en cas de modification une adaptation au niveau p cuniaire ce qui ralentit le processus 3 Question l agent X a t il des int r ts priv s d une nature relevante ou pertinente 4 R ponse oui sur base des faits relevants ou pertinents clairs et connus 5 Conclusion l agent X a un conflit d int r ts r el ou effectif Par faits relevants ou pertinents on entend amp un int r t priv d une nature Qualitativement telle qu il pourrait influencer improprement l agent X dans l
32. sa qualit de fournisseur de services Il importe d s lors que les agents des services publics f d raux soient disponibles un maximum de temps La ratio legis selon laquelle cette activit compl mentaire doit donc rester accessoire en temps est donc bien clairement tablie la lecture de l expos des motifs elle est par contre moins tablie mais non inexistante en ce qui concerne les revenus depuis la suppression de ce crit re par l abrogation de PAR N 46 du 10 juin 1982 et de l article 49 du Statut D autre part l expos des motifs de l article 447 pr cit stipule que L AR n 46 a t pris notamment pour viter dans le chef d une m me personne l exercice d activit s diverses et contraignantes qui seraient de nature compromettre l int r t des d partements minist riels des tablissements scientifiques et des OIP relevant de l Etat ce qui tablit clairement que la nature premi re d un cumul d activit s r side dans l existence d un conflit d int r ts Cette obligation peut faire appara tre des contradictions ou des incoh rences entre la demande de cumul et la r alit de l activit sur la gratuit fictive ou r elle le caract re r ellement ind pendant ou non de cette activit Il est vivement conseill de toujours faire appel la possibilit offerte par Particle 12 1 alin a 4 qui stipule que la preuve du respect des lois et r glements or
33. sont pas actuellement des int r ts relevants vu que cet agent exerce des fonctions officielles qui sont actuellement sans rapport avec ses int r ts priv s Cependant s il est souhaitable ou possible que les fonctions et missions de cet agent changent dans l avenir concept de pr visibilit de sorte que ses int r ts priv s puissent interf rer sur ses activit s officielles alors ses int r ts priv s deviendraient relevants ce qui signifie que cet agent est d s pr sent dans une situation de conflit d int r ts potentielle Exemple Monsieur X remplit actuellement toutes les conditions pour tre prochainement d sign responsable du service Y o travaille son neveu 24 S Afin de vous aider dans votre prise de d cision quant l existence d un ventuel conflit d int r ts il vous sera propos pour ce qui concerne les diff rents types de conflits d int r ts et ce ind pendamment le cas ch ant d une ventuelle analyse purement juridique une s rie de questions qui constituent des points d attention des pistes d investigation possibles pour identifier un ventuel conflit d int r ts Ces questions peuvent apporter un clairage utile tant tout agent qui s interroge sur un ventuel conflit d int r ts dans son chef qu au sup rieur hi rarchique charg de prendre position par rapport de tels conflits dans le chef de ses collaborateurs Ex donner son accord sur une dem
34. 22 juillet 09 Bureau d thique et de d ontologie administratives Le conflit d int r ts est par essence l gitime il doit toutefois tre r solu Le pr sent manuel a t r dig par Henri Nicolas conseiller g n ral en politique de l int grit aupr s du Bureau d thique et de d ontologie administrative en collaboration avec le groupe d avis d thique et de d ontologie administratives En ce qui concerne ses aspects th oriques ce document est bas sur la Recommandation de l OCDE sur les Lignes directrices pour la gestion des conflits d int r ts dans le secteur public OCDE 2003 et les publications de l OCDE G rer les conflits d int r ts dans le secteur public Lignes directrices de OCDE et exp riences nationales OCDE 2005 et G rer les conflits d int r ts dans le secteur public Mode d emploi OCDE 2006 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION DE LA GESTION DES CONFLITS D INTERETS DANS LE SECTEUR PUBLIC npmaennnnanmeasasosmadansanansesstoe CHAPITRE 1 D FINITION ET CONCEPT ssuenneenemeeeenenennenes ICONS D nn de V DENUN een at etes needs tte lens sieste rt CHAPITRE 2 LIGNES DE POLITIQUE G N RALE EN MATI RE DE CONFLITS D INTERETS esse nnnamnni nissan aient iesrane 2 1 Quels types de comportements doit on pouser afin de r duire le risque de conflits d IMtErets Pin insignie anne aii a Eei a TEE EE NEEE aaa AES PAREREA TERANE ENE 9 2 LS Servir l interet g n ral needs
35. Ministre si la demande mane du pr sident du comit de direction A d faut de d cision dans les deux mois de la demande l autorisation de cumul est accord e d office Le d lai est port trois mois s il est fait usage du 3 alin as 1 et 3 5 L exercice des mandats vis s par la loi du 18 septembre 1986 instituant le cong politique pour les membres du personnel des services publics n est pas vis par le pr sent article L exercice d activit s r mun r es inh rentes la fonction n est pas vis au pr sent article Toutefois il requiert toujours l accord crit pr alable du sup rieur hi rarchique A d faut de d cision dans les deux mois de la demande l accord est accord d office L exercice d une activit qui r sulte d une d signation par l autorit comp tente n est pas vis au pr sent article Toutefois il requiert l information du sup rieur hi rarchique Commentaire Qu entend on par activit s inh rentes la fonction Il s agit d activit s que l agent doit exercer par suite d une disposition l gale ou r glementaire ou par suite d une d signation d office c d sans pr sentation de candidatures par l autorit dont il rel ve ou la demande de l autorit qui est autoris e attribuer cette mission Les activit s inh rentes la fonction peuvent galement r sulter de la description de fonctions de l agent Les mandats exerc s dans le cadre de
36. ande de cumul d activit s Ces questions qui doivent tre pos es dans le strict respect de la vie priv e des agents visent identifier des faits relevants ou pertinents au sens du chapitre 4 Cette m thodologie du questionnement a t privil gi e par rapport d autres notamment l arborescence car elle permet un usage plus large et moins exclusif des faits relevants et pertinents dans l analyse de l ensemble des situations de conflits d int r ts De plus cette m thodologie a galement le m rite d impliquer plus directement et plus profond ment que d autres le d cideur dans l approche et la gestion des conflits d int r ts Une arborescence doit pour avoir une quelconque praticabilit tre suffisamment exclusive Or de nombreux indicateurs de possibles conflits d int r ts sont au contraire applicables plusieurs situations de conflits d int r ts de nature diff rente Ex la r p tition de faits identiques ou la concentration d int r ts particuliers de m me nature sont des faits relevants et pertinents qui peuvent tre utilis s indiff remment pour analyser un possible conflit d int r ts dans le cadre d un cumul d activit s r mun r es ou non r mun r es ou dans le cadre de l octroi d un cadeau ou de la passation d un march public etc 25 1 D crivez votre situation et votre probl matique par rapport aux conflits d int
37. ceptation de ce cadeau 28 Les cadeaux en num raire ne peuvent en aucune circonstance et quels que soient leurs montants tre accept s Aucun cadeau ne peut tre accept lorsque la prestation qui en est l origine trouve son existence dans une obligation contenue dans un texte l gal il s agit donc d un droit du citoyen et non pas d une aide amicale de l agent de l Etat qui devrait tre 55 r compens pour services rendus voir point 17 al 2 du cadre d ontologique Remarques o Il est toujours possible de renvoyer un cadeau accept ind ment sous la pression des circonstances la surprise l motion en l accompagnant d une lettre qui en explique courtoisement les raisons en cas de cadeau consomptible ex repas spectacle l quivalent en argent est une solution applicable Des mod les de lettres r dig s en ce sens peuvent tre mis disposition des agents amp Dans le doute abstenez vous d accepter tout avantage Ne pas accepter un cadeau ou le renvoyer constitue dans tous les cas une lib ration dans le chef de l agent concern car ces actes ont pour b n fice imm diat de lib rer l agent de toute emprise sur sa d cision et donc de se r approprier ses pleines et enti res impartialit et neutralit Accepter un cadeau peut tre interpr t par le donateur comme une invitation con
38. cerne un agent du SPF l Int rieur Police r le 35 d expert ou agent immobilier cadastre contr leur dans un secteur X et activit s de d l gu commercial dans le m me secteur alimentaire m dical Exemple Les fonctions de v t rinaire de m decin d architecte de conseiller juridique exerc es en cumul d activit s dans le secteur priv peuvent tre source de confusion dans le chef du citoyen 11 Y a t il risque de confusion quant l identit de l organisation Exemple Objet social d ASBL de SPRL tr s ou trop proche 12 N y a t il pas une proximit d activit s tr s trop grande entre deux organismes 13 Y a t il une volont ou une possibilit dans le chef de l organisation o s effectuera le cumul de b n ficier de laura du patronage d une instance publique 14 Y a t il une recherche de financement externe aupr s de la ou des m me s source s 15 Y a t il une relation entre le type d activit s et le grade hi rarchique de l agent concern Exemple auditeur g n ral de finances le jour et cafetier ou videur de bar le soir 16 Y a t il des droits d auteurs des royalties sur d ventuelles cr ations intellectuelles livres ouvrages articles 17 Ces droits sont
39. cette probl matique D autre part elles sont galement concr tis es par les points 16 et 40 du cadre d ontologique publi par la circulaire n 573 en date du 17 ao t 2007 Ces deux points apportent quelques commentaires et modalit s d application en ce qui concerne le conflit d int r ts et fixe galement le r le du Bureau d thique et de d ontologie administratives en cette mati re La th matique des conflits d int r ts s imbrique troitement dans les probl matiques de personnel et organisation et de contr le interne Les descriptions de fonctions les cercles de d veloppement et plus g n ralement un contr le interne performant constituent des conditions essentielles pour mettre ce th me pleinement en valeur e Type d approche d une gestion des conflits d int r ts Une approche trop stricte du contr le de l exercice des int r ts priv s des agents publics peut entrer en conflit avec l exercice d autres droits ou tre impraticable ou contre productive voire d courager certaines personnes d entrer au service de l Etat C est pourquoi la gestion moderne des conflits d int r ts doit constituer un subtil quilibre entre l identification des risques l exclusion des formes de conflits d int r ts inacceptables la gestion correcte des situations rencontr es la conscientisation des agents la mise en place de proc dures adapt es visant identifier prendre conscience g
40. conduire des situations o l int r t particulier repr sent supplante l int r t g n ral 48 Que faire lorsqu on rencontre de tels indices de conflits d int r ts 2 Il est conseill d examiner la l galit et parfois l opportunit de la d cision avec le plus grand soin et de fa on approfondie En effet la volont de vouloir absolument privil gier un int r t particulier de quelque nature que ce soit familiale p cuniaire par rapport l int r t g n ral va fort probablement conduire l agent qui prend la d cision prendre des risques et donc des libert s par rapport la stricte l galit ex proc dure incompl te h te ou retard caract ris s d formation d une qualification juridique Lorsque l on est en pr sence d indices d un conflit d int r ts c est donc tr s souvent par le biais du non respect de la l galit que l on pourra faire appara tre un conflit d int r ts OUI NON 1 Ai je connaissance de l interdiction faite par l article 10 17 de la loi du 24 d cembre 1993 relative aux march s publics et certains march s de travaux de fournitures et de services aux membres du personnel d intervenir d une quelconque fa on dans la passation et la surveillance de l ex cution d un march public d s qu il a un int r t personnel dans l une des entreprises soumissionnaires
41. eures de prestation 4 2 2 4 une activit accessoire par rapport aux fonctions exerc es 4 2 2 5 tre en ordre avec la l gislation organisant cette activit 4 2 2 6 d claration d absence de conflit d int r ts pas de description vague et g n rale du type activit s d enseignement activit s horeca ou travailler dans une ASBL ou b n volat en relation avec d une part o l image du fonctionnaire par rapport au public en g n ral dignit de la fonction au sens de l article 8 2 du Statut des agents de l Etat et conflit d int r ts et d autre part o par rapport aux activit s professionnelles de cet agent A cet gard il est utile de se r f rer la description pr cise et actualis e de fonctions de l agent pour identifier de possibles conflits d int r ts ex l agent a t il un pouvoir de d cision ou d influence ou d orientation dans le cadre de son travail quel stade y a t il des seuils quid d ventuelles d l gations y a t il des recours possibles par rapport sa d cision Afin d aider la prise de d cision dans le cadre de cette premi re exigence il peut tre utile de parcourir les diff rentes questions formul es ci apr s OUI NON 1 Existe t il une analyse pr alable des risques de l organisation Les risques d int grit tant tr s g n ralement mais pas toujours le pendant d un autre risque au niveau contr le
42. faillantes peuvent directement conduire les agents vers des comportements non d ontologiques non thiques 10 Nos ordinateurs nos agendas lectroniques et autres cl s USB regorgent de plans strat giques de statistiques commercialisables de donn es sensibles Le vol ou la perte d quipements n est qu un aspect du probl me Il faut galement prendre en compte le piratage la fraude les atteintes la vie priv e les risques physiques incendie et autres l espionnage conomique et industriel OUI NON Base l gale article 9 du Statut des agents de l Etat voir ci devant page 7 relatifs aux conflits d int r ts est d application pour toutes les d cisions officielles Le principe peut se r sumer dans l exclusion totale de la possibilit d obtention d un quelconque avantage priv r sultant de l exercice de la fonction d agent de l Etat Le conflit d int r ts peut entacher la d cision trois stades au niveau du pouvoir de d cision du pouvoir d influence ou d orientation d une d cision Des int r ts priv s sont ils susceptibles d influencer les d cisions officielles importantes concernant l organisation son personnel ses actifs ses ressources ses fournisseurs sa strat gie 46 Ex r daction de textes l gaux affection de moyens budg taires octroi ou refus d auto
43. ganisant la profession peut tre exig e par l instance qui autorise le cumul Entr en vigueur par l article 11 de l AR du 14 juin 2007 portant modification de diverses dispositions r glementaires 40 La r f rence au futur doit videmment s interpr ter de fa on raisonnable c d pour un homme raisonnablement inform et d apr s les circonstances existantes et connues au jour de sa d claration 4 2 3 Les incompatibilit s l gales Outre les quatre dispositions l gales pr cit es qui sont de nature g n rale et commune l ensemble des agents de la Fonction publique administrative f d rale il y a lieu de v rifier en premier lieu s il existe une disposition l gale propre loi arr t royal ou minist riel circulaire au service auquel appartient l agent c est dire une incompatibilit l gale qui viendrait s opposer clairement un cumul d un certain type d activit s Exemples e Les agents qui travaillent au sein de l Agence f d rale pour la s curit de la cha ne alimentaire ne peuvent exercer une activit agricole compl mentaire ce qui est diff rent d tre issu du monde agricole Mais quid d une activit b n vole ou r mun r e dans un syndicat agricole e Interdiction pour les agents du fisc de fr quenter les casinos et donc galement d y exercer une activit compl mentaire e Encore une disposition qui interdirait hypoth se aux
44. i res d tenues dans d autres ou par d autres soci t s liste nominative des administrateurs Filiales de filiales arborescence des participations e Activit commerciale Il est bien entendu que l autorisation d exercer un commerce n inclut pas l autorisation de vendre ses produits ni de faire de la publicit aupr s de ses coll gues et moins encore aupr s des agents d un 42 organisme aupr s duquel l agent autoris exercer ce cumul exerce des fonctions de contr le Ex vente de chiots d levage de bijoux de vin Quelques signes qui peuvent indiquer qu un cumul est inappropri o absences inexpliqu es o exc s de t l phone correspondance courriels priv s o accroissement de l usage des ressources de l organisation o performances qualitatives ou quantitatives m diocres ou un allongement anormal des d lais sommeil sur le lieu du travail multiplication d accidents sur le lieu du travail o int r t accru pour un certain type d informations O O 4 2 6 Conclusions 1 Outre le respect des obligations l gales vis es notamment l article 12 pr cit il y a lieu d examiner la probl matique du cumul d activit s principalement selon la double optique de la dignit de la fonction d agent de l Etat et du conflit d int r ts possible entre les activit s professionnelles de l agent de l Etat et ses activit s priv es de cumuls
45. ialit et de neutralit rupture de la r gle d galit entre les firmes violation des r gles de la concurrence et dans les cas les plus graves diminution du respect des normes de s curit au d triment du citoyen norme de construction m dicale En effet les montants consacr s au paiement de ces cadeaux viennent souvent en d duction de la qualit des prestations norme de s curit m dicale des mat riaux utilis s Ces explications sont elles donn es et rappel es aux agents Voir galement la rubrique contrats et march s publics et la mise disposition du cadre de d ontologie aupr s des candidats et des firmes soumissionnaires afin de rappeler une fois de plus l interdiction de donner de tels cadeaux aux agents de l Etat Mentionnons le l ger am nagement fait au point 17 du cadre d ontologique en ce qui concerne les cadeaux offerts par des d l gations nationales ou internationales de fonctionnaires dans l exercice normal de leurs fonctions Face l offre d un cadeau ou autre avantage il y a lieu de se poser les questions suivantes Qu est ce qu un cadeau Les dons gratifications ou avantages en nature c d des sommes d argent des biens non consomptibles objets uvres d art montres bijoux livres meubles ou consomptibles invitation divertissements hospitalit r ception voyage vin spectacle Pourqu
46. inale Suite aux arr ts De Ruyck 31 mars 1987 et Daans 7 novembre 1989 du Conseil d Etat la hi rarchie doit en cas de refus d autorisation formuler les raisons concr tes qui justifient ce refus Cette motivation des actes administratifs n exclut pas une explication verbale avec l agent concern afin de lui faire part des l ments pris en compte pour aboutir ce refus de cumul et l associer ainsi concr tement l atteinte du niveau d thique souhait par le service 6 Notons qu il est parfois possible de passer d une position de refus un accord sur le cumul demand moyennant modification des attributions description de fonctions du demandeur de cumul 7 L appr ciation de la solution adopter face une demande de cumul doit toujours se faire en relation avec les valeurs la d ontologie et l thique de l organisation laquelle appartient l agent demandeur et non en fonction des valeurs de la d ontologie et de l thique personnelle de celui qui intervient dans le processus d accord ou de refus 8 Il y a lieu enfin de rappeler l agent qu une d claration fausse ou incompl te peut conduire d ventuelles sanctions disciplinaires et ou au retrait de l autorisation de cumul OUI NON 1 Vous est il possible d acc der des informations sensibles qui ne sont pas accessibles au public en g n ral 2 L agent de l Etat
47. influence le rendement actuel de l agent Celui ci peut galement profiter du pouvoir de son poste pour obtenir un nouvel emploi abuser des ressources de l Etat pour pr parer son d part utiliser ind ment des renseignements et donn es confidentiels obtenus dans son emploi pr c dent Ces questions sont galement des zones risques au niveau de possibles conflits d int r ts Elles n ont toutefois pas encore t abord es par le groupe d avis et ne disposent actuellement d aucune base l gale en droit belge Le lobbying se d finit comme une activit professionnelle r mun r e visant influencer le titulaire d une charge publique en ce qui concerne des sujets d termin s Le tourniquet consiste pour un agent de l Etat d missionner de la Fonction publique parfois apr s une longue pr paration utilisant les ressources de l Etat et ensuite prester titre priv et parfois comme unique client pour l Etat ou m me pour son d partement d origine titre de consultant ou firme priv e 61 Le pantouflage consiste quitter momentan ment la Fonction publique sans d mission et avec r int gration ult rieure possible pour prester dans le m me secteur d activit s ou dans un secteur tr s proche dans le secteur priv Ex Quitter l Administration de l a ronautique pour devenir pilote priv Une base l gale tr s embryonnaire du pantouflage peut tre trouv e dan
48. int r ts ce sont les conflits d int r ts criminels Exemple le faux en criture faux t moignage la destruction de documents officiels fausser les poids et mesures Tous ces cas visent en effet privil gier des int r ts particuliers personnels ou au b n fice d autrui au d triment de l int r t g n ral Ces cas ont t rig s en dispositions p nales compte tenu de la volont criminelle sous jacente et de leur caract re particuli rement flagrant et facilement identifiable Il est toutefois d autres cat gories de conflits d int r ts qui se r v lent beaucoup plus pernicieuses et plus difficiles appr hender et identifier car elles demeurent souvent cach es et travesties sous le couvert 1 de la l gitimit de l int r t priv 2 du respect de la vie priv e 3 ou de l absence de disposition l gale Ce sont les conflits d int r ts non criminels abord s ci apr s Il faut donc dans ce cas tenter de d celer l influence r elle apparente ou potentielle que peuvent avoir ces int r ts priv s sur les obligations de l agent de l Etat Ex il est tout fait l gitime d tre membre d un groupement de d fense des animaux mais il peut y avoir conflit d int r ts si vous tes appel r diger une proposition d AR portant sur le bien tre des animaux Il y a donc l un risque identifier et g rer tant ou niveau de l agent charg du dossier que de
49. its d int r ts amp Le management doit en s appuyant sur son syst me de contr le interne et sur les rapports d organes de contr le ou d avis Inspection des Finances Cour des comptes Comit d audit identifier les r gles et proc dures non respect es Le rapportage appropri de ces organes ind pendants et la publication de rapports r guliers relatifs l impl mentation des dispositions prises et des recherches effectu es quant l int grit peuvent participer imposer un plus grand respect des dispositions prises et d courager les abus ventuels amp Gestion des plaintes L article 7 3 du Statut des agents de l Etat stipule que Sans pr judice de l article 29 du Code d instruction criminelle l agent de l Etat informe son sup rieur hi rarchique ou si n cessaire un sup rieur hi rarchique plus lev de toute ill galit ou irr gularit dont il a connaissance e Coordonner la pr vention et l application des mesures dans une structure coh rente Responsabilit de la politique dans le cadre pr tabli des exigences du Statut des agents de l Etat et du cadre de d ontologie le d veloppement et la surveillance de la politique et des proc dures relatives aux conflits d int r ts incombent en premier lieu au management Le Bureau d int grit et de d ontologie administratives peut quant lui valuer la politique suivie et fournir une guidance ainsi que des a
50. iture de fonction pr t sans int r t ou taux r duit Le l gislateur exon re par ailleurs certains revenus en raison de leur caract re social ou culturel e La nature des prestations de cumul peut impliquer une grande pr paration Plus cette pr paration est longue plus il est possible que l agent la r percute sur ses heures de services e N est il pas fait usage durant et m me en dehors des heures de service des ressources physiques de l Etat par exemple l usage d informations de listings de papier t l phone photocopies reliures mat riel divers documents et informations internes du service fichiers professionnels divers banques de donn es analyses juridiques ou scientifiques ou autres recherches sur internet ou en biblioth que e N est il pas fait usage des ressources humaines de l Etat Ex utiliser du personnel de l Etat pour des t ches priv es prestations travaux de recherche documentation 4 Il n y a pas de don gratuit Mary Douglas anthropologue 38 e Les activit s de cumul peuvent concerner des comp tences g n rales de l agent ce qui ne pose en principe pas de probl me particulier vu leur caract re g n rique Mais peut on utiliser les connaissances sp cifiques ou techniques acquises au travail pour exercer une seconde activit et les rentabiliser dans le secteur priv La r ponse semble devoir tre nettement plus restrictive que dans l
51. je re u des avantages ou l hospitalit d une personne qui peut avoir un gain ou une perte suite ma proposition de d cision ou d action 10 Suis je membre d une association club ou organisation professionnelle ou ai je des liens particuliers et des affiliations avec des organisations ou des individus qui 26 peuvent avoir un profit ou subir une perte suite ma proposition de d cision ou d action 11 Cette situation pourrait elle avoir une influence sur mes possibilit s futures d emploi autre que mon emploi actuel 12 Peut il y avoir d autres avantages ou facteurs qui peuvent faire douter de mon objectivit 13 Seriez vous heureux si vos coll gues et vos proches avaient connaissance de votre situation 14 Quelle serait votre r action si votre situation tait publi e en premi re page du journal local 15 Ai je encore des doutes au sujet de ma proposition d action ou de d cision Etape 2 z ETT Ai je besoin d aide OUI NON 1 Suis je confiant dans ma capacit d agir impartialement dans l int r t public 2 Est ce que je ressens le besoin d avoir un avis ou de discute
52. limiter aux stricts besoins du service l acc s ces informations Le point 26 du cadre de d ontologie stipule par ailleurs cet effet que les sup rieurs hi rarchiques doivent identifier et prot ger les donn es sensibles en prenant les mesures de contr le ad quates De telles mesures existent elles L ensemble du personnel est il mis au courant de l existence de la politique et des proc dures ainsi que de leurs modifications ventuelles Il doit galement tre inform quant sa responsabilit dans ce processus Les managers sont ils inform s de leurs responsabilit s particuli res en ce qui concerne la mise en uvre et l application de cette politique Le non respect de ces directives peut conduire un d lit d initi au sens p nal tout sp cialement lorsque ce d lit s accompagne d un enrichissement p cuniaire ou non personnel ou par personne interpos e Des mesures de contr le interne doivent galement tre 45 prises notamment quant aux ressources de l Etat relatives aux gt Voyages et d placements des agents de l Etat gt V hicules kilom trage carburant usage professionnel et ou priv express ment autoris H tels et frais de repr sentation divers d penses priv es pay es l aide d une avance de fonds L absence de telles mesures des mesures d
53. membres du personnel des mus es royaux d exercer des cumuls d activit s d antiquaires ou aupr s de salles de ventes de galeries d art A ce stade d j il appara t n cessaire sinon indispensable pour le management de proc der une analyse de risques compl mentaire de son organisation les ventuelles incompatibilit s l gales constituant une premi re analyse de risque l gale 4 2 4 Cadre d ontologique compl mentaire Existe t il des illustrations particuli res relatives au cumul d activit s contenues dans un ventuel cadre d ontologique compl mentaire pris sur base de l article 14 ter du Statut des agents de l Etat 41 4 2 5 Autres consid rations e Bien que l exercice des mandats dans le cadre des cong s politiques et l exercice d activit s r mun r es inh rentes la fonction soient exclus de la l gislation sur les cumuls d activit s certains des points ci devant num r s peuvent trouver une application dans le cadre des conflits d int r ts En effet ces fonctions sont particuli rement expos es aux conflits d int r ts bien que non soumises l autorisation de cumul e Les activit s inh rentes la fonction r sultant d une d signation par l autorit comp tente pas n cessairement hi rarchique ne sont pas soumises la l gislation sur le cumul d activit s Toutefois le sup rieur hi rarchique doit en tre inform
54. ne coh rence et une transparence dans le processus de gestion et de r solution des conflits d int r ts Les organisations publiques et les agents de l Etat doivent promouvoir l examen approfondi de leur gestion des cas de conflits d int r ts 2 1 3 Promouvoir la responsabilit et l exemple individuel Les agents de l Etat doivent toujours agir de telle sorte que leur int grit serve d exemple aux autres agents de l Etat et au public Ils doivent assumer la responsabilit d organiser leurs int r ts priv s de sorte que ceux ci soient le plus loign s possible de l exercice de leurs missions publiques ceci afin d viter que ne surgisse un conflit d int r ts Ils doivent galement tenir compte de l int r t de leurs proches Ils doivent accepter la responsabilit d identifier et de r soudre les cas effectifs de conflit d int r ts au seul b n fice de l int r t g n ral Les organisations publiques et les agents de l Etat doivent dans l application pratique de la gestion des cas de conflits d int r ts d montrer leur engagement vis vis des valeurs d int grit et de professionnalisme 11 Les organisations doivent cr er et susciter une culture de communication ouverte et de dialogue en ce qui concerne l int grit et sa promotion Le climat de l organisation doit permettre aux agents de d clarer leur conflit d int r ts sans crainte et d en
55. ne de conduite claire destin e g rer et r soudre ces conflits Les dispositions du Statut des agents de l Etat ainsi que le cadre d ontologique r pondent ces exigences Les organisations publiques doivent fournir une guidance et un entra nement destin s promouvoir la compr hension des ph nom nes de conflits d int r ts de l volution de leurs r gles et pratiques en cette mati re ainsi que de leur application un environnement de travail donn 2 3 1 Identifier les situations de conflits d int r ts amp Etablir une description claire et r aliste des circonstances et relations qui peuvent conduire un conflit d int r ts cas d incompatibilit zones d activit s risques secteurs risques interface public et priv march s publics fonctions de contr le et d inspection amp S assurer que la politique de conflits d int r ts s int gre dans la strat gie et les pratiques de l organisation respect des lois et codes guides et conseils exemples de r solution de conflits sp cialement dans un environnement mouvant ou dans des zones grises telles que les programmes de privatisation de partenariat public priv relations avec des ONG activit s politiques etc Ce point ainsi que le suivant seront d velopp s largement aux chapitres 3 et 4 14 2 3 2 Etablir des proc dures pour identifier g rer et r soudre les conflit
56. nt g n ralement pas disponibles au public Ils doivent viter d user abuser de leur position et des ressources de l Etat des fins priv es Ils ne peuvent ni rechercher ni accepter aucune forme d avantage indu susceptible d influencer la r alisation ou la non r alisation d une obligation l gale ou de leurs missions Ils ne peuvent tirer un avantage indu de l exercice d une fonction publique exerc e ant rieurement en ce compris des informations privil gi es qu ils ont pu obtenir dans cette position Ce principe est particuli rement d application en cas de recherche d un nouvel emploi apr s avoir exerc un emploi public 2 1 2 Rechercher la transparence et accepter l examen attentif des situations Alors pourquoi tu ne me fais pas confiance 10 Les agents de l Etat exercent leurs fonctions de fa on telle que celles ci puissent faire l objet d un examen des plus attentifs de la part du public Cette obligation ne vise pas uniquement le simple respect de la loi mais galement les valeurs du service public telles que l impartialit l int grit et le d sint ressement Les int r ts priv s et les appartenances des agents de l Etat qui sont susceptibles d influencer l ex cution de leurs missions doivent tre correctement r v l s afin de pouvoir tre contr l s g r s et r solus Les organisations publiques et les agents de l Etat doivent assurer u
57. ntaire Qu entend on par dignit de la fonction Il s agit notamment d activit s e contraires aux bonnes m urs e qui peuvent compromettre l ind pendance de l agent dans l exercice de ses fonctions e trop absorbantes e qui peuvent nuire l int r t ou l image de l organisation en interne ou en externe e Le niveau hi rarchique de l agent concern ainsi que la nature des fonctions de cet agent jouent galement un r le dans l appr ciation du concept de dignit e anti d mocratiques etc Notons que ce crit re fait galement r f rence toute personne interpos e r f rence que ne fait pas l article 12 pr cit Ex conjoint relations Enfin les valeurs de loyaut de neutralit et d galit de traitement vis es aux articles 7 et 8 du Statut des agents de l Etat constituent galement une base l gale laquelle il faut r f rer pour faire application de l article 12 pr cit En effet le CI constitue une violation de ces trois valeurs 4 2 2 Les exigences l gales de l article 12 du Statut des agents de l Etat Que requiert l article 12 de l AR de 1937 relatif au Statut des agents de l Etat par rapport la probl matique du conflit d int r ts Six points doivent tre examin s 33 4 2 2 1 la nature de l activit en cumul 4 2 2 2 le type de r mun ration de cette activit 4 2 2 3 une activit hors des h
58. oi au sein de la Fonction publique Si aucune autre solution ne peut tre trouv e pour faire dispara tre ce conflit et que l agent souhaite conserver ses int r ts priv s il doit recourir la solution extr me et renoncer ses fonctions officielles Nul n est en effet contraint de demeurer agent de l Etat e Proc dure d enregistrement des conflits d int r ts Toutes les d clarations de conflits d int r ts ou de crainte d tre dans une telle situation ainsi que les divers avis et les arrangements pris pour les r soudre doivent tre formellement enregistr s dans un document officiel joindre au dossier personnel de l agent afin de permettre l organisation d ventuellement d montrer si n cessaire qu un conflit donn a t d clar identifi et g r comme 1l convient actions en Justice enqu te administrative ou p nale r vision de la description de fonctions Les arguments des diff rentes parties prenantes doivent tre clairement mentionn s L avis du sup rieur hi rarchique ainsi qu ventuellement celui sollicit aupr s du Bureau d thique et de d ontologie doivent galement figurer au dossier de l agent Toutes les pi ces sont dat es et re oivent un num ro d ordre Suggestion l ensemble de ces l ments pourrait utilement tre rassembl selon la structure de l organisation dans un ou plusieurs registre s des conflits d int r ts P S Il y
59. oi m offre t on un cadeau Quelle en est la raison Que souhaite obtenir le donateur en retour Pourquoi moiet un coll gue Pourquoi plusieurs cadeaux un tr s important pour le d cideur et plusieurs petits pour les collaborateurs Veut on infl chir une d cision actuelle future ou remercier pour une d cision pass e 53 7 Ce cadeau est t il susceptible d influencer ma d cision question de base L enrichissement provenant de l acceptation du cadeau est moins d terminant que la perte de ma neutralit Cet avantage en nature peut il influencer le rendement de l agent Ex acc l rer une autorisation ou ralentir une charge 10 Bien entendu l agent de l Etat ne peut pas accepter d avantage mais il ne peut galement solliciter un tel avantage 11 Etes vous seul prendre la d cision ou y a t il des voies de recours possibles 12 Exercez vous une fonction de contr le sur la personne ou l organisme qui vous offre un avantage 13 Dans ce cas l avantage est il li directement aux activit s de la personne ou de l organisme contr l 14 La hi rarchie aux diff rents niveaux montre elle l exemple en mati re de refus d acceptation d avantage ou de cadeaux 15
60. onstitue en aucun cas une analyse juridique mais une analyse de risques en mati re de conflits d int r ts amp Une s rie de questions et de points d attention destin s nourrir la r flexion thique et d ontologique des agents afin de les aider apporter une r ponse leur interrogation La r ponse ces interrogations doit toujours tre prise dans le cadre de la responsabilit individuelle des agents C est pourquoi les questions et ces points d attention ne sont pas class s selon un quelconque degr d importance Il appartient l agent qui s interroge de pond rer lui m me application du principe de proportionnalit le poids qu il accorde chacune de ces questions par exemple la lumi re d v nements pass s Il est galement vain d attendre de ces listes de questions un quelconque score n cessaire obtenir pour tre ou non en pr sence d un conflit d int r ts En d autres termes il s agit d un instrument d aide la d cision cette d cision s inscrivant par nature m me dans la libert individuelle des agents Le concept de conflits d int r ts est constitu de trois l ments savoir 1 la possibilit de conflits inacceptable 2 entre les int r ts priv s d un agent de l Etat et 3 ses obligations en tant qu agent de l tat D s que ces trois l ments sont r unis nous pouvons dire qu il y a un conflit d int r ts r el
61. ontenue dans le Statut des agents de l Etat ainsi que dans le code p nal article 246 pour tout agent de l Etat de solliciter d exiger de promettre ou d accepter des dons gratifications ou avantages Le point 17 pr cise notamment que les agents ne peuvent accepter aucune gratification don ou avantage financier ou autre pour les services rendus aux usagers il s agit en effet de l ex cution normale de leurs missions qui est justifi e par leur traitement hypoth se diff rente d une pure fonction de repr sentation diplomatique ou autre o les normes d hospitalit et de protocole doivent tre respect es Ces r gles et r flexions sont elle r guli rement rappel es aux agents 2 Cette interdiction est particuli rement stricte en droit et permet peu d am nagements Des pratiques telles que la fixation de seuils de montant par an et par agent l enregistrement de ces cadeaux la d signation des 52 cadeaux acceptables ou non acceptables le sort de ces cadeaux service social tombola le recours des lettres types pour se d faire ou refuser ces cadeaux puisqu on ne peut les accepter formuler des conseils aux b n ficiaires sur la fa on de refuser un cadeau etc semblent n anmoins admises N anmoins il est permis d insister sur la formation en expliquant le pourquoi de l interdiction d accepter de tels avantages perte d impart
62. ontr l et maintenu jour La responsabilit de l agent est engag e en ce qui concerne le caract re complet et actualis de sa d claration Ce point peut utilement tre repris dans le contrat de travail en ce qui concerne les agents contractuels l article 9 du Statut des agents de l Etat r gle la question pour ce qui concerne les agents statutaires amp Ja d claration d int r ts priv s qui soul vent un conflit d int r ts doit tre suivie de mesures destin es mettre fin ce conflit d int r ts 16 EE Voici quelques options possibles pour apporter une r ponse ce conflit d int r ts e le sup rieur hi rarchique peut demander l agent de d sinvestir ou d abandonner l int r t priv qui cr e le conflit d int r ts e dans le cadre d une d cision sensible l agent peut se r cuser d office ou y tre invit par son sup rieur hi rarchique e le sup rieur hi rarchique peut restreindre l acc s de l agent concern certaines informations sensibles e le sup rieur hi rarchique peut organiser la mutation interne ou externe de l agent dans une mission qui ne sera plus g n ratrice de CI e le sup rieur hi rarchique peut red finir les missions et les responsabilit s de l agent concern afin de faire dispara tre ce conflit d int r ts e le sup rieur hi rarchique peut demander l agent de d missionner des fonctions qu il exerce
63. r ts 2 Mettez ces derni res en relation avec votre description de fonctions 3 Posez vous les questions suivantes selon les 3 tapes tablies Etape 1 En ce qui concerne la situation OUI NON 1 Serais je ou une personne proche avantag ou d savantag suite la d cision ou action propos e 2 Y a t il un b n fice ou un d savantage quelconque dans le futur qui fasse douter de mon objectivit 3 Ai je actuellement dans un pass r cent ou un futur proche des relations personnelles professionnelles financi res ou associatives avec une des parties concern es 4 Ma r putation celle d un parent d un ami de connaissance de longue date peut elle tre grandie ou endommag e suite la d cision ou l action propos e 5 Pour ces m mes personnes existe t il une possibilit de gain ou de perte 6 Ai je des conceptions ou des partis pris personnels ou professionnels qui peuvent faire raisonnablement penser certaines personnes que je ne suis pas la personne indiqu e pour prendre la d cision ou mener l action 7 Ai je contribu titre priv et d une quelconque fa on directement ou indirectement la question trait e par mon organisation 8 Ai je fait des promesses ou pris des engagements par rapport cette question 9 Ai
64. r de cette question avec une partie objective 3 Cette personne est elle plus instruite de ces choses que moi 4 Tous les l ments relevants sont ils en ma possession pour prendre ma d cision 5 Suis je au courant des dispositions du Statut et de mon cadre d ontologique commun ou compl mentaire en mati re de conflits d int r ts 6 Est ce que je souhaite discuter de cette question avec mon sup rieur hi rarchique 7 Suis je au courant des sanctions possibles si je prends ma d cision dans le cadre d un conflit d int r ts non r solu Etape 3 Puis je prendre ma d cision OUI NON 1 Ai je valu la n cessit de solliciter les avis l gaux appropri s et les autres avis impartiaux 2 Suis je l aise avec ma d cision de solliciter ou non les avis n cessaires et avec ceux qui m ont t donn s 27 3 Sije ne souhaite pas suivre les avis re us suis je en tat de justifier ma position vis vis des personnes qui ont rendu ces avis 4 Puis je d terminer la meilleure option suivre pour assurer l impartialit la justice et prot ger l int r t public 5 L option choisie garantit elle l ouverture et la transparence requises dans ma proposition de d cision ou d action 6 Ai je identifi et explicit les faits et circonstances qui ont t la base de ma d
65. re reste en d faut de fournir les justifications vis es l article 55 il est tenu au remboursement concurrence de la partie non justifi e La r cup ration peut s effectuer conform ment l article 94 Art 58 Il peut tre sursis au paiement des subventions aussi longtemps que pour les subventions analogues re ues ant rieurement l allocataire reste en d faut de produire les justifications vis es l article 55 ou de se soumettre au contr le pr vu par l article 56 Lorsqu une subvention est pay e par fractions chaque fraction est consid r e comme une subvention ind pendante pour l application du pr sent article 51 6 S agit il d association d ficitaire subsidi e qui subsidie d autres associations etc Exemple le solde d une subvention non utilis queue de subside permet d acheter des oeuvres d art qui ne sont pas reprises dans les inventaires vu par exemple qu elles n appartiennent pas un mus e ces objets sont donn s comme cadeau lors de la prise de pension d un agent Il s agit donc bien de l acquisition d un bien priv financ e par l argent public Dans le cas pr sent il s agit la fois d un probl me de l galit contr le de l octroi des subventions d absence de contr le interne inventaire et enfin de conflit d int r ts OUI NON 1 Le point 17 du cadre d ontologique rappelle l interdiction c
66. rer et r soudre de tels cas e Comment le conflit d int r ts peut il se transformer en corruption L agent de l Etat qui prend avantage de sa position publique pour s octroyer ind ment un avantage relatif ses int r ts priv s rompt l obligation qui lui est faite par son statut de rester d sint ress impartial et soucieux du seul bien public Cet abus de confiance constitue un des l ments constitutifs de la corruption car il induit fr quemment des comportements non int gres fraude faux en criture des abus de pouvoirs des malversations dans l usage des fonds et des moyens de l tat ete C est donc le conflit d int r ts non r solu qui peut d boucher sur la corruption dans l exercice de la Fonction publique e A qui s adresse ce manuel Le pr sent manuel s adresse tout fonctionnaire qui de bonne foi veut s interroger quant son ventuelle situation de conflits d int r ts il ne peut en aucun cas tre instrumentalis d autres fins Il est bien entendu particuli rement destin aux agents charg s de prendre position quant la situation de conflits d int r ts d un agent subordonn par exemple en cas d autorisation de cumul d activit s e Que peut on trouver dans ce manuel amp L ensemble de la l gislation relative aux conflits d int r ts en g n ral et en particulier ex les cadeaux les march s publics NB Ce manuel ne c
67. risation de permis de licence de subvention nomination recrutement promotions mesures disciplinaires valuation des performances poursuites judiciaires enqu tes 3 Quel type d int r ts priv s e Des int r ts priv s financiers En fait tout ce qui g n re ou peut g n rer dans le futur un b n fice financier personnel direct ou par personne interpos e par acquisition ou accroissement ainsi que les possibilit s de r duction de dettes et de pertes financi res ou de toutes autres obligations charge pr t hypoth que int r ts Ex Paiements en num raire moyens de paiement carte de cr dit flux financiers participations propri t esp rances de profit d tention d actions d actifs participation de toute nature aux b n fices De l argent physique ne doit pas n cessairement changer de mains le b n fice peut r sulter d un accroissement ou d une diminution de la valeur de votre propri t ou de vos int r ts mat riels De plus il n est pas n cessaire de pouvoir identifier ou quantifier le b n fice ou la perte possible Outre les int r ts financiers au sens strict il faut signaler les int r ts conomiques et patrimoniaux Test d auto valuation des int r ts financiers OUI NON 1 Y a t il une possibilit r aliste d un gain financier d un autre b n fice mat riel ou d une perte financi re ou mat rielle
68. s cong s politiques et les activit s inh rentes la fonction ne sont pas vis s par l article 12 pr cit Il n est toutefois pas exclu qu ils soient l origine d un conflit d int r ts Dans ce cas il doit tre fait application de l article 9 du Statut qui r gle les conflits d int r ts 31 D autre part l article 8 de PAR du 14 juin 2007 pr cit compl te galement les r gles de l article 115 de l AR du 19 novembre 1998 relatif aux cong s et aux absences accord es aux membres du personnel des administrations de l Etat en stipulant que l agent qui exerce une activit lucrative compatible avec ses fonctions durant une absence pour l raison personnelle est tenu d informer son service de la nature de cette activit Commentaire Contrairement une demande de cumul il ne s agit pas d une demande d autorisation mais d une information Dans cette hypoth se il y aura lieu de se r f rer aux commentaires faits relativement un ventuel conflit d int r ts et la dignit de la fonction ci apr s De plus l article 8 2 du Statut stipule que M me en dehors de l exercice de ses fonctions l agent de PEtat vite tout comportement contraire la dignit de ses fonctions Il vite aussi toute situation o m me par personne interpos e il pourrait tre associ des occupations contraires la dignit de ses fonctions 32 amp Comme
69. s d int r ts Identifier les zones risque de conflits d int r ts potentiels voir chapitre 4 e Identifier les mesures pr ventives lors des r unions distribuer l ordre du jour pr alablement la r union et enregistrer les incidents relatifs aux conflits d int r ts qui se produisent durant les r unions ainsi que les moyens mis en oeuvre pour les r soudre amp screening examiner pr alablement la prise de d cision tous les l ments de nature cr er des conflits d int r ts qui peuvent d j tre r solus ex d clarations ant rieures amp valuer p riodiquement la politique de l organisation afin de tenir compte des volutions constantes de l environnement particuli rement au niveau technique F e S assurer que les agents de l Etat connaissent leurs droits et obligations c d ce qui est attendu d eux en cas d identification et de d claration de situations relatives des conflits d int r ts voir dispositions du Statut et cadre d ontologique identification et d claration des revenus et int r ts priv s relevants et pertinents lors de l entr e en fonction Cette d claration rev t un caract re formel enregistrement des informations identifiant ces int r ts et doit tre r guli rement mise jour et ce de fa on crite dat e et sign e Les fonctionnaires dirigeants Pr sidents Directeurs g n raux etc doivent r
70. s l article 115 de PAR du 19 novembre 1998 relatif aux cong s et absences accord es aux membres du personnel de l Etat cong de deux ann es Le sponsoring consiste pour le secteur priv financer certaines activit s de l Etat en s associant l image de l int r t public ou inversement Ex un groupe margarinier associ en qualit de sponsor une campagne de sant publique sur la r duction des causes de d c s cardio vasculaires Le partenariat public priv PPP est une forme alternative de fourniture de biens ou de services publics se mat rialisant par une coop ration contractuelle sur le long terme entre au minimum une entit de droit public et un autre de droit priv visant assurer le financement la construction la r novation la gestion l entretien et ou l exploitation d un actif en vue de fournir des biens ou des services publics ainsi que des services connexes selon des normes de volume et de qualit sp cifi es par le partenaire public et se caract risant par le partage entre parties la fois des risques des responsabilit s des droits des objectifs et des revenus Toute reprise ou reproduction totale ou partielle du texte et illustration de cette brochure n est autoris e que moyennant mention explicite des sources Editeur responsable SPF Budget et Contr le de la Gestion Rue Royale 138 2 1000 Bruxelles 62 63
71. seil d administration ou dont le fils est membre 4 Ces personnes ont elles un int r t financier ou autre dans l octroi du subside 5 S agit il de subsides en cascade ou crois s 7 Art 55 Toute subvention accord e par l Etat ou par une personne morale subventionn e directement ou indirectement par l Etat en ce compris toute avance de fonds r cup rable consentie par eux sans int r t doit tre utilis e aux fins pour lesquelles elle est accord e Tout allocataire d une subvention doit justifier de l utilisation des sommes re ues moins que la loi ne l en dispense Sauf dans les cas o une disposition l gale ou r glementaire y pourvoit toute d cision allouant une subvention pr cise la nature l tendue et les modalit s des justifications fournir par l allocataire Art 56 Par le seul fait de l acceptation de la subvention l allocataire reconna t l Etat le droit de faire proc der sur place au contr le de l emploi des fonds attribu s L organisation et la coordination des contr les sont r gl es par le Roi Art 57 Est tenu de rembourser sans d lai le montant de la subvention l allocataire 1 qui ne respecte pas les conditions d octroi de la subvention 2 qui n utilise pas la subvention aux fins pour lesquelles elle est accord e 3 qui met obstacle au contr le vis l article 56 Lorsque l allocatai
72. si octroi d une prime de ONEM e Le caract re accessoire doit tre d fini selon deux axes accessoire en temps et en argent montant r el escompt ou estim des revenus ou et des gains Tout ceci est affaire d appr ciation personnelle mais la connaissance de ces l ments reste un instrument utile de prise de d cision pour le chef hi rarchique Le fait de pointer ou non le fait de travailler en service ext rieur ou non le fait de travailler par pause surveillance garde grande disponibilit stand by sont des informations qui peuvent participer la prise de d cision dans son optique accessoire en temps 39 La dur e de l activit et le rythme des prestations Par ex nombre d heures de jours de semaines par rapport aux prestations professionnelles doivent tre examin es Plus grand est le temps n cessaire pour pr parer et ex cuter cette seconde activit plus importants sont les revenus qu on en retire ou que l on escompte en retirer par rapport au traitement de l agent de l Etat plus grands seront les risques de conflits d int r ts Il y a lieu d insister ce niveau sur l article 447 de la loi programme du 24 d cembre 2002 qui abroge AR n 46 du 10 juin 1982 relatif aux cumuls d activit s professionnelles dans certains services publics L expos des motifs de cet article fait express ment r f rence au fait que les citoyens attendent davantage de l administration en
73. sures e Attirer l attention sur la politique de conflits d int r ts suivie lors de contacts avec le secteur priv Informer il y a lieu d informer les partenaires priv s des cons quences ventuelles qui r sultent du non respect de la politique suivie ce qui peut aller jusqu la cessation ou la non reconduction d une action contrat sponsoring PPP des poursuites p nales pour corruption Cibler les zones hauts risques les conflits d int r ts potentiels doivent tre identifi s et des mesures pr ventives doivent tre mises en place afin de prot ger les deux parties d ventuels conflits d int r ts Exemple le secteur public doit s assurer que le secteur priv accepte la d claration d int r ts priv s relevants notamment dans le secteur du lobbying et que les violations ou les tentatives de violation de la politique soient rendues publiques et trait es de fa on ferme et constructive D autre part il y a lieu de s assurer que le secteur priv est conscient du fait que des informations privil gi es internes au secteur public ne doivent pas tre rendues 20 publiques et que les processus et proc dures de d cision peuvent tre audit s et justifi s tous les niveaux Chapitre 3 M thodologie d identification des conflits d int r ts De tr s nombreuses infractions du code p nal constituent pour l agent public des manifestations de conflits d
74. t r ts et doit tre trait de la m me fa on les faits relevants ou pertinents doivent tre tablis avec exactitude et pr cision afin de constater si oui ou non il y a conflit d int r ts Tant que cette question n est pas r solue par une enqu te compl mentaire on peut dire que l agent X se trouve de fa on continue dans une situation de conflit d int r ts apparent 23 Exemple 1 d terminer un lien juridique pr cis propri t d une soci t d actifs de toute nature Exemple 2 il semble que monsieur X qui participe au choix d un b timent pour loger les nouveaux services de son SPF ait un rapport troit avec une des firmes soumissionnaires ex une identit patronymique mais quel est ce rapport troit Une enqu te compl mentaire s av re n cessaire Exemple 3 la firme de votre pouse soumet un projet votre organisation mais c est votre chef hi rarchique qui value les projets et prend la d cision finale Conflit d int r ts potentiel 1 Question quelles sont les fonctions et missions de l agent X 2 R ponse l agent X est responsable des fonctions et missions 1 2 3 au sein du SPF Z 3 Question agent X a t il des int r ts priv s d une nature relevante ou pertinente 4 R ponse non pour l instant mais cela est possible dans le futur 5 Conclusions l agent X a un conflit d int r ts potentiel L agent a des int r ts priv s qui ne
75. tinuer cette pratique m me en accro tre la valeur et ou la fr quence amp Les bonnes relations d affaires seront elles r ellement compromises par le refus d un tel cadeau Oui Non amp Un avantage peut tre int gr dans la prestation par exemple par un co t surestim ou sous valu de la prestation amp La transparence doit toujours tre d application mettre son sup rieur hi rarchique au courant de la situation en d autres termes la r v lation compl te et publique de l acceptation de ce cadeau symbolique et d une valeur n gligeable ne ternira pas la r nutation de l organisation amp Sur le plan des principes il est du devoir m me des agents de s informer au sujet des mati res qu ils doivent traiter en ce sens de telles invitations ne posent a priori pas de probl me lorsque les informations fournies concernent directement les activit s de ce fonctionnaire Ce qui peut poser probl me par contre ce sont les circonstances qui entourent l information fournie car ces circonstances peuvent prendre le caract re d un avantage cadeau ou autre don interdit par le cadre d ontologique le Statut et le code p nal et induira de la sorte un conflit d int r ts Il y a donc lieu de v rifier diff rents aspects de ces circonstances lieu de la r union standing conditions mat rielles le ratio entre les prestations techniques et les prestations d agr ment contenu du programme pr
76. titre priv e En dernier ressort d mission de l agent sa demande ou d office de son emploi public P S la hi rarchie peut solliciter l avis non contraignant du Bureau d thique et de d ontologie R cusation et restriction Lorsqu il appara t que le conflit d int r ts n est pas de nature permanente l agent concern peut tre maintenu dans ses fonctions actuelles pour autant qu il ne participe pas la d cision vis e par le conflit d int r ts et ne s implique aucun niveau essentiel de cette d cision se faire remplacer par une tierce personne ne pas participer aux d bats s abstenir du vote ne pas recevoir les documents relatifs la partie sensible de la d cision La r cusation devrait id alement tre avalis e par la hi rarchie afin d viter que l agent n chappe volontairement ses responsabilit s Il faut veiller ce que toutes les parties concern es par la d cision soient au fait des mesures prises pour pr server l int grit de l ensemble du processus d cisionnel 17 e Un r am nagement de fonctions ou une mutation en interne services ext rieurs ou mutation externe sont conseill s lorsque le conflit d int r ts est de nature permanente e Renonciation et d mission Si le conflit ne peut tre autrement r solu voir autres mesures l agent doit tre invit abandonner ses int r ts priv s s il souhaite conserver son empl
77. une des missions essentielles du Gouvernement et des institutions publiques Le citoyen s attend tre trait de fa on int gre objective et impartiale sans tre influenc par les int r ts priv s d un fonctionnaire La non gestion ou la gestion inad quate des conflits d int r ts est de nature affaiblir la confiance du citoyen dans les institutions publiques Tant dans le secteur priv que public la probl matique des conflits d int r ts est devenue un th me d int r t g n ral Le secteur public s est souci de mettre en place des l gislations et un management destin s maintenir l int grit et le caract re d sint ress de ses d cisions Dans le secteur priv l int grit s est notamment focalis e sur la protection des shareholders De r cents scandales ont attir l attention sur l importance de tels conflits confusion des fonctions d audit consultance et comptabilit chez le m me client agences de contr le trop proche de l unit contr l e Les nouvelles formes de coop ration entre le secteur priv et l Etat privatisation partenariat sponsoring subsidiation ont fait merger un nouveau potentiel de conflit d int r ts S il est vrai que le conflit d int r ts n implique pas ipso facto la corruption il appara t toutefois clairement qu un conflit entre les obligations publiques et les int r ts priv s peut s il n est pas correctement g r
78. une personne d termin e Ce n est pas la r mun ration qui est l enjeu mais le pouvoir dont on dispose comme membre d un certain nombre d instances importantes 37 Des mandats non r mun r s peuvent tre importants et strat giques en termes de pouvoir politique Selon le cas il faut s interroger sur la nature et surtout sur l impact d un autre type de r mun ration que celle qui est faite en argent La soi disant gratuit peut tre un indice de conflit d int r ts car la pure gratuit est rarement d actualit Il s agit le plus souvent d une gratuit formelle mais en r alit charge de r ciprocit de remerciements diff r s pour une prestation pass e pr sente ou future etc La gratuit a un prix Si l estimation du risque encouru par l organisation dans le cadre d activit s en cumul revient en premier lieu l agent concern et in fine son sup rieur hi rarchique charg de marquer son accord sur une telle activit l obligation d introduire une demande de cumul au sens de l article 12 pr cit ne doit tre rencontr e qu en ce qui concerne les seuls cumuls d activit s r mun r s au sens de la LOI FISCALE Au sens fiscal constitue une r mun ration toute r tribution qui constitue le produit du travail au service d un employeur par exemple une r mun ration en argent en nature ainsi que tous autres avantages de toute nature logement vo
79. ur une m me ann e civile pour un m me agent 21 D autres membres de la famille de l agent sont ils galement b n ficiaires invitations repas spectacles voyages 22 Les agents connaissent ils les crit res qui pr c dent 23 Les agents respectent t ils ces crit res 24 Quel impact aura ma d cision acceptation ou refus de l avantage sur les coll gues mes inf rieurs les fournisseurs le public 25 Cet impact sera t il n gatif Ex Le fait d assister un spectacle organis par une soci t un organisme o vous exercez une fonction de contr le peut laisser subsister l impression d un CI apparent m me si vous avez achet votre billet d entr e 26 Distinguer le cadeau officiel offert votre organisation du cadeau offert l agent titre priv Distinguer le cadeau de repr sentation fait d institution institution du cadeau d influence fait titre personnel le premier se fait toujours avec une plus grande VISIBILITE et TRANSPARENCE que le second Le cadeau est il fait par une personne priv e ou par une soci t ou un organisme priv 2T Pouvez vous accepter l id e que l on rende publique aupr s de votre famille vos amis vos coll gues vos relations professionnelles ou autres l ac
80. vis aux diff rents SPF tout en g n ralisant les meilleures pratiques en la mati re 19 Les m canismes de r solution des conflits d int r ts doivent tre tenus jour dans un contexte de coop ration accrue entre les organisations publiques et les secteurs marchand et non marchand Ce point est particuli rement crucial dans l hypoth se o des d l gations repr sentatives du secteur priv sont envoy es aupr s du secteur public afin de b n ficier de son exp rience et de ses connaissances ou inversement et dans l hypoth se de gestion bas e sur le partenariat public priv PPP e Cr er un partenariat avec le secteur marchand et non marchand Implication des parties prenantes il est conseill d associer les repr sentants du secteur marchand et non marchand la mise en place d une politique de conflits d int r ts afin de conna tre leurs points de vue quant son impl mentation et son application ex les cadeaux offerts par les firmes priv es amp Consultation il faut s assurer que les standards retenus soient le reflet des attentes actuelles du public en permettant au secteur marchand et non marchand de formuler des propositions relatives de nouvelles mesures d int grit La consultation devrait tre utilis e afin d identifier et de n gocier des solutions acceptables pour l ensemble des acteurs et afin d encourager la coop ration lors de l impl mentation des me
81. vu invitation ventuelle des conjoints et programme particulier pour ces derniers relations pass es pr sentes et futures entre le fonctionnaire et cette firme pouvoir de d cision et d influence du fonctionnaire sur la d cision finale ou interm diaire existence d autres firmes galit de traitement entre les firmes existence d un march en cours pass ou dans un futur proche but poursuivi par cette firme les ant c dents l impression faite sur les coll gues et les autres firmes etc A la lumi re des r ponses donn es ces questions l agent invit et son sup rieur peuvent et doivent personnellement d cider si leur impartialit serait oui ou non compromise par l acceptation d une telle invitation e Pour viter ce genre de difficult plusieurs organismes publics ou priv s invitent les firmes faire de telles d monstrations au sein m me de leurs locaux ce qui ne supprime pas mais r duit consid rablement les possibles conflits d int r ts Entre ma m re et la Justice je pr f re ma m re Albert Camus e Le potentiel de conflit d int r ts peut surgir des esp rances que peuvent avoir les membres de familles et de communaut s au sens large dont un des membres occupe un emploi public Il s agit d abord des relations familiales parent au sens classique A cet gard l agent et sa hi rarchie pourraient utilement s inspirer pour toute d cision de la pr somption irr
82. xercice de leurs fonctions les agents de l Etat ne doivent pas accorder de traitement de faveur leurs parents amis ni des organismes dans lesquels leurs parents amis ont des int r ts financiers ou autres e Le contraire du traitement de faveur doit galement tre pris en consid ration en ce sens que l agent de l Etat ne peut discriminer certaines personnes ou groupes de personnes OUI NON 1 Etes vous en mesure de fournir le service sollicit par un parent ami autrement que par la voie ordinaire 2 Etes vous en tat de lui fournir un meilleur service que celui qui est fourni une personne du public recevant des services de fa on classique 3 Etes vous redevable de quelle que fa on que se soit par rapport ces groupes 4 Esp rez vous une reconnaissance personnelle ou par personne interpos e de la part d un de ces groupes 58 eVoir galement sur cette question le commentaire du professeur Flamme sous la rubrique Contrats et march s publics au point 4 5 Tiens le gardien s est arrang pour emmener toute sa famille 59 e le SPF a t il le droit en vertu de la loi ou d un contrat priv de d finir les conditions auxquelles un de ses anciens employ s peut travailler pour une organisation qui entretient avec son SPF d origine des relations contractuelles r guli

Manuel relatif à la gestion des conflits d`intérêts dans la

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