ENVOI DES LETTRES DE RECLAMATION PAR E-MAIL
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1. FCreator qui est gratuit et donne de bons r sultats Les biblioth caires de l Universit ont la possibilit de t l charger cet utilitaire via le syst me de distribution GDL http gdl unige ch Pour l installation il est conseill de suivre les instructions contenues dans le mode d emploi Les biblioth caires de la Ville et des institutions partenaires peuvent se procurer ce logiciel a l adresse suivante htip sourceforge net projects pdfcreator et l installer s ils y sont autoris s en validant les options propos es par d faut PDFCreator fonctionne comme une imprimante virtuelle tout document envoy vers cette imprimante est converti en un fichier PDF mais aucune impression r elle n est produite C est la raison pour laquelle il est d conseill de d finir PDF Creator comme imprimante par d faut sur votre PC 1 2 Utilisation de l imprimante PDF partir de Virtua Lorsque vous voulez obtenir les lettres de r clamation g n r es par Virtua en format PDF et non sur papier il vous suffit de configurer l impression de la mani re suivante dans Virtua ouvrez le menu Fichier Config impr s lectionnez l imprimante PDFCreator et cliquez sur OK Configuration de limi Imprimante Nom v Propri t s tat Pr t Type POFCreator Emplacement POFCreator Commentaire eDoc Printer Papier Orientation A4 r Portrait C Paysage ET mu Si vous utilisez un2. ILE sur votre poste de bulletinage en suivant les instructions donn es ci dessous 2 1 Configuration de l imprimante FILE Allez dans D marrer P riph riques et imprimantes cliquez sur Ajouter une imprimante puis sur l entr e Ajouter une imprimante locale dans Choisir un port d imprimante cochez Utiliser un port existant et s lectionnez FILE Impression dans un fichier dans le menu d roulant Suivant s lectionnez le fabricant Generic et l imprimante Generic Text Only Suivant acceptez le cas ch ant l option propos e par le syst me concernant le pilote Suivant attribuez un nom la nouvelle imprimante par exemple R clamations ou Commandes R clamations si vous l utilisez aussi pour les acquisitions ne la d finissez pas comme imprimante par d faut Suivant cochez le cas ch ant l option Ne pas partager cette imprimante Suivant n imprimez pas de page de test Terminer Il est d conseill de d finir cette imprimante comme imprimante par d faut car dans ce cas tous les documents envoy s l impression depuis votre PC seront transf r s dans un fichier au lieu de s imprimer sur papier 2 2 Utilisation de l imprimante FILE partir de Virtua Lorsque vous d sirez convertir vos r clamations en fichiers Word vous devez configurer Virtua de la mani re suivante dans le menu Fichier Config impr s lectionnez l imprimante R clamatio
3. Virtua qui n est pas exploitable v reformater la date v ajouter votre num ro de client ou toute autre r f rence v ins rer toute communication ventuelle votre fournisseur Troisi me r clamation par exemple v modifier le corps du texte s il ne s agit pas d une r clamation standard change etc Nota bene cette proc dure qui demande plusieurs manipulations n est pas destin e tre utilis e de mani re syst matique mais plut t ponctuellement lorsqu il vous est indispensable d intervenir sur le texte de vos lettres de r clamation Pour toute question ou en cas de probl me n h sitez pas contacter le CODIS Tiziana Turchi at unige ch CODIS TT juillet 2013 7
4. l se peut que la fen tre suivante soit encore ouverte Confirm N oubliez pas de cliquer sur Yes Cela permettra de mettre fin au processus de r clamation de mani re correcte et de faire en sorte que le fascicule trait re oive le statut R clam dans l cran de bulletinage Cela ne se produit pas si vous avez d sactiv l option d ouverture automatique apr s sauvegarde cf ci dessus CODIS TT juillet 2013 3 1 4 Envoi des r clamations par e mail Une fois que votre document est enregistr vous pouvez r diger un e mail g r clamation destin votre fournisseur Veuillez trouver notre r clamation en attach le s fichier s PDF concern s votre message n rique de et joindre Si vous utilisez toujours le m me texte le plus simple est de cr er un mod le de message L ajout d un sujet d un corps de texte peut galement se faire l aide d un raccourci clavier Les documents cr s selon cette m thode sont au format PDF Cela veut dire qu il n est pas possible de les modifier moins de disposer d un logiciel ad hoc Si vous souhaitez retravailler le texte avant d envoyer vos r clamations suivez la proc dure d crite au point 2 CODIS TT juillet 2013 4 2 Cr ation de r clamations au format Word impression dans un fichier Pour pouvoir utiliser cette option et transformer les lettres produites par Virtua en fichiers Word vous devez d finir une imprimante de type F
5. logiciel diff rent de PDFCreator par exemple Adobe Acrobat s lectionnez l imprimante correspondante dans le menu d roulant Adobe PDF ou autre Pour revenir au mode d impression traditionnel apr s avoir effectu vos r clamations modifiez la configuration de Virtua selon la proc dure d crite ci dessus et s lectionnez votre imprimante habituelle 1 3 Cr ation d un document PDF Proc dez aux r clamations de la mani re usuelle en vous r f rant au manuel de bulletinage chapitre 5 Lorsque vous cliquez sur le bouton Transmettre et que vous confirmez l impression une nouvelle fen tre s ouvre e PDFCreator 1 1 0 X Titre du document Virtua Client Print Job Date de cr ation 20130708113814 Aujourd hui Modifier la date 20130708113814 Aujourd hui Auteur TURCHI Sujet Mots cl s Profil Par d faut V Apr s l enregistrement ouvrir le document avec le programme par d faut Mettre en file amp nnuler d attente Options Email Si vous ne souhaitez pas visualiser la lettre de r clamation apr s l avoir enregistr e d cochez la case Apr s l enregistrement ouvrir le document avec le programme par d faut CODIS TT juillet 2013 2 Cliquez sur Enregistrer ce qui va faire appara tre une fen tre dans laquelle vous pourrez choisir le r pertoire dans lequel vous allez sauvegarder votre docu
6. ment par d faut le syst me propose le dernier emplacement utilis Vous pouvez par exemple cr er un dossier sp cifique R clamations dans l espace Mes documents Vous devez galement attribuer un nom votre fichier pour ce faire r f rez vous des l ments qui rendent la r clamation facilement identifiable titre du p riodique volume num ro r f rences du fournisseur etc Cliquez ensuite sur Enregistrer Le document PDF identique l original Virtua s ouvre ARCHIMAG Service abonnement BP 95 F 92244 Malakoff Cedex France 1 juillet 2013 LETTRE DE RECLAMATION Madame Monsieur Nous vous signalons que nous n avons pas encore re u la les publication s suivantes s Description 0769 0975 No 266 juil ao t 2013 Titre Archimag les technologies de l information Paris Archimag REPONSE S DU FOURNISSEUR Pri re de cocher vos r ponses num ro de remplacement envoy le retard de publication date pr vue a cess de para tre avec le no changement de titre nouveau titre puis autre r ponse Nous vous remercions d avance de votre prochain envoi et vous pr sentons nos salutations les meilleures Biblioth que de l Universit de Gen ve CODIS Coordination locale RERO Uni Dufour Rue du G n ral Dufour 24 1211 Gen ve 4 Attention lorsque vous revenez dans Virtua apr s avoir effectu une r clamation de bulletinage selon cette proc dure i
7. ns ou autre selon le nom que vous lui aurez attribu et cliquez sur OK Imprimante Nom Propri t s Fr t Generic Text Only Emplacement FILE Commentaire Papier Orientation Taille A4 kai l Portrait Source S lection automatique R seau Annuler C Paysage Pour revenir au mode d impression traditionnel apr s avoir trait vos r clamations r tablissez la configuration initiale de Virtua en s lectionnant votre imprimante habituelle CODIS TT juillet 2013 5 2 3 Cr ation d un fichier Word Effectuez votre r clamation selon la marche suivre usuelle cf manuel de bulletinage chap 5 Lorsque vous cliquez sur le bouton Transmettre et que vous confirmez l impression une nouvelle fen tre s ouvre demandant le nom du fichier de sortie Imprimer dans un fichi Nom du fichier de sortie C Mes documents R clamations JASIST_56 Tdoc Sp cifiez le chemin correspondant au r pertoire de destination par exemple un dossier cr cet effet dans Mes documents sur un disque local N oubliez pas d attribuer un nom et une extension au fichier doc est recommand afin que le document puisse ensuite tre ouvert par Word et cliquez sur OK La fen tre suivante s ouvre Confirm Cliquez sur Yes Cela ne d clenchera pas l impression de votre lettre sur papier mais permettra simplement de mettre fin au processus de r clamation de mani re correcte et de faire en sor
8. r seau o des biblioth ques Z genevolses ENVOI DES LETTRES DE RECLAMATION PAR E MAIL Les r clamations de bulletinage peuvent tre envoy es par e mail partir de Virtua en s lectionnant la m thode de transmission E mail lors de la cr ation de la r clamation voir le manuel de bulletinage point 5 2 3 1 Si vous le souhaitez vous pouvez galement transmettre ces lettres vos fournisseurs sous forme lectronique en les imprimant dans un fichier avant de les joindre un e mail Cette m thode fait appel une imprimante virtuelle dans la mesure o aucun document papier n est produit lorsqu on l applique Les tests effectu s montrent que l on a le choix entre deux options 1 conversion des lettres de r clamation en fichiers PDF identiques aux impressions g n r es par Virtua que l on envoie ensuite par e mail en documents attach s 2 conversion des lettres de r clamation en fichiers Word afin de pouvoir diter le texte ajouter ou supprimer des informations puis proc der un envoi par e mail Ces deux solutions sont d crites en d tail ci dessous 1 Cr ation de lettres de r clamation au format PDF 1 1 Installation d un convertisseur PDF Afin de pouvoir transformer les lettres produites par Virtua en fichiers PDF vous devez disposer d un convertisseur PDF sur votre poste de bulletinage Le logiciel que nous vous recommandons d utiliser cet effet si vous n en avez pas d autre est PD
9. te que le fascicule trait re oive le statut R clam dans l cran de bulletinage Vous pouvez ensuite ouvrir et traiter le fichier que vous avez enregistr comme n importe quel document Word en lui apportant les modifications n cessaires Il est noter que le fichier Word qui r sulte de cette conversion diff re quelque peu du document PDF quivalent lequel permet d avoir une mise en page tr s propre Il vous faudra notamment supprimer les marques de paragraphe f initiales afin de r tablir la pr sentation de la lettre sur une seule page 2 4 Envoi des r clamations au format Word par e mail Une fois vos corrections effectu es il vous suffit de r diger un e mail destin votre fournisseur et d attacher le s fichier s pertinent s votre message Si vous utilisez toujours le m me texte le plus simple est de cr er un mod le de message par exemple R clamation Veuillez trouver notre r clamation en attach L ajout d un sujet d un corps de texte peut galement se faire l aide d un raccourci clavier Si vous laissez ce champ vide le document sera enregistr par d faut dans C Program Files Vtis Virtua CODIS TT juillet 2013 6 L int r t de l envoi via l impression dans un fichier r side dans la possibilit de modifier ou de compl ter les lettres telles qu elles sont produites par Virtua Vous pouvez ainsi entre autres v supprimer le num ro de r f rence automatique attribu par
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