Mode d`emploi : fichier pdf
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1. l s 5 Utilisation de la base donateurs Vous avez la possibilit en cliquant sur les boutons enveloppes et lettre type d afficher puis d imprimer des enveloppes avec les adresses des donateurs et des lettres adress es ceux ci Vous n avez rien faire tout se fait automatiquement 6 Utilisation de la base auteurs En mode recherche vous pouvez interroger tous les champs et lancer la recherche en cliquant sur afficher les r sultats A partir de l cran obtenu vous pouvez Modifier tous les champs de l auteur et visualiser toutes ses uvres Refaire une recherche bouton mode recherche Entrer un nouvel auteur et Retourner la base photo pour utiliser ce nouvel auteur dans une autre fiche photo File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 7 D elobelle G r gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise 4 Mode d emploi Utilisateur Ouvrir le fichier base photo fp5 1 Les droits L utilisateur ne poss de pas de mot de passe cliquez sur annuler Il ne dispose de ce fait d aucun droit de modification Il ne peut effectuer que des recherches et visualiser les r sultats Il arrive alors sur le mod le utilisateur page d accueil qui l invite choisir entre les boutons suivants Le bouton Recherche sur tout le fichier ouvre le mod le utilisateur recherche de la base photo Le bouton Recherche par auteur ouvre la base auteur en mod le utilisateur recherche2. Le bouton Recherche par donateur ouvre la base donateur en mod le utilisateur recherche Le bouton Recherche par th me ouvre la base th me en mod le utilisateur recherche 1 Utilisation du mod le Utilisateur recherche Tapez le mot recherch dans un des champs puis lancer la recherche et afficher les r sultats gr ce au bouton afficher les r sultats Vous pouvez ensuite repasser en mode recherche pour faire une autre recherche ou aller la base photo pour voir les photos 2 Utilisation du mod le Utilisateur visualisation de la base photo Le bouton information sur l auteur permet de voir les renseignements de l auteur affich Le bouton information sur le donateur permet de voir les renseignements du donateur affich et de naviguer dans la base donateur par exemple pour lui envoyer du courrier File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 8 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise
3. cri e E manner eee sn ent sinus dues 8 EERO E E E nn naines 8 1 Utilisation du mod le Utilisateur recherche ie 8 2 Utilisation du mod le Utilisateur visualisation de la base photo 8 File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 2 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise Mode d emploi de la phototh que du mus e Probl matique Vous nous avez demand de cr er une phototh que permettant de recenser cette collection pour le service de documentation de votre mus e car ce dernier a h rit d une collection de photos manant de divers donateurs Donc nous avons d cid de cr er quatre bases de donn es li es entre elles Une base photo qui regroupe toutes les informations sur les photographies nom auteur donateur taille Une base auteur qui regroupe toutes les informations sur les auteurs nom pr nom biographie Une base donateur qui regroupe toutes les informations sur les donateurs nom pr nom adresse Une base th me qui regroupe tous les termes contr l s et tous les mots libres Nous vous avons laiss la possibilit de faire la diff rence entre ces deux sortes de mots afin que vous utilisiez au maximum des termes contr l s afin de diminuer les erreurs de saisie et de vous permettre d avoir un vocabulaire d indexation homog ne Vous pourrez transformer des mots libres en mots contr l s comme vous le souhaitez et vous pourrez ainsi g rer votr
4. e Documentaliste recherche Documentaliste visualisation 2 Utilisation du mod le Documentaliste saisie Cliquez sur le bouton base photo dans le mod le documentaliste page accueil Servez vous des boutons pour naviguer Exemple Le bouton nouvel auteur ouvre la base auteur dans le mod le documentaliste saisie et vous permet de rajouter un nouvel auteur la base En effet vous ne pouvez pas rajouter de nouvel auteur dans le champs auteur de la base photo Il en est de m me pour les champs donateur et th mes contr l s File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 6 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise Le bouton information sur l auteur permet de voir les renseignements de l auteur affich Le bouton information sur le donateur permet de voir les renseignements de le donateur affich Tous les autres champs peuvent tre rempli 3 Utilisation du mod le Documentaliste recherche Taper le mot recherche dans un des champs puis lancer la recherche et afficher les r sultats gr ce au bouton afficher les r sultats 4 Utilisation de la base th mes C est partir de cette base que vous pouvez rajouter des mots contr l s votre base Vous pouvez galement gr ce au bouton liste des mots libres afficher puis imprimer tous les mots libres Ainsi vous pourrez choisir parmi eux ceux que vous voulez faire entrer dans vos mots contr
5. e vocabulaire d indexation Ces bases vous permettrons de trouver une photographie en fonction du sujet qu elle traite de son titre de son auteur de son donateur de sa date de retrouver toutes les photographies d un m me auteur de trouver tous les auteurs ayant trait de th mes similaires d imprimer automatiquement lettres types et enveloppes adress es tous les donateurs dont les noms et coordonn es seront enregistr s dans la base donateur File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 3 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise B Sch mas des bases et des liens Base auteur Auteur 7 de la photo Autres champs Base th me D escripteur contr l Base photo Photo Mot libre N mem amr O AT NI Fomr Base donateur R f rence de la photo D escripteur contr l D ot libre onateur Titre de la photo R f rence de la photo L Autres champs Autres champs C Fonctionnement de la base 1 Ouverture de la base Lancer File Maker Pro 5 Ouvrir le fichier base photo fps Le logiciel vous demande un mot de passe qui correspond vos droits l utilisateur n a pas de mot de passe le documentaliste celui qui r pertorie les photos en les indexant qui g re le vocabulaire a pour mot de passe doc et l administrateur qui peut modifier les mod les et les scripts a pour mot de passe adm p
6. n de votre choix Le bouton base donateur ouvre la base donateur automatiquement en mod le documentaliste saisie Le bouton base photo ouvre le mod le documentaliste saisie de la base photo Le bouton base auteur ouvre la base auteur automatiquement en mod le documentaliste Saisie Le bouton base th me ouvre la base th me automatiquement en mod le documentaliste Saisie Le bouton Recherche sur tout le fichier ouvre le mod le documentaliste recherche de la base photo Le bouton Recherche par auteur ouvre la base auteur en mod le documentaliste recherche File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 5 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise Le bouton Recherche par donateur ouvre la base donateur en mod le documentaliste recherche Le bouton Recherche par th me ouvre la base th me en mod le documentaliste recherche remarque si vous tes entr par le mot de passe doc ou sans mot de passe lorsque le logiciel ouvre une nouvelle base il vous demande votre mot de passe 1 Les droits Le mot de passe doc vous donne les droits suivants Consulter les fiches Imprimer les fiches Exporter les fiches Ignorer les alertes de saisie D finir les listes de valeurs Cr er des fiches Modifier des fiches Supprimer des fiches Et il vous donne acc s aux mod les suivants dans chacune des bases D ocumentaliste saisi
7. our conna tre les droits voire ci dessous La base s ouvre sur le mod le d accueil g n ral cliquez sur le bouton qui vous concerne il vous renvoie une nouvelle page d accueil except pour le mode administrateur File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 4 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise tant donn que l on consid re que l on entre sous ce mot de passe pour changer les param trages de la base de donn es et non pour l alimenter Le bouton de l administrateur est autoris pour le documentaliste mais il ne pourra de toute fa on pas avoir acc s au mode mod le Remarque la base est con ue pour tre ouverte partir de base photo fp5 en ouvrant les autres fichiers en premier vous perdrez en ergonomie 2 Mode d emploi Administrateur Mot de passe adm Ce mode vous donne tous les droits Il vous permet d am liorer les mod les l ergonomie script plastique le param trage des droits Il est donc pr vu pour quelqu un qui conna t le logiciel Conseil l administrateur d butant peut se r f rer au livre suivant Mesters Jean Paul FilV amp ke Pro4 fadle Alleur Marabout 1998 ISBN 2 501 02989 5 3 Mode d emploi Documentaliste A l ouverture du fichier base photo fp5 taper le mot de passe doc Apr s avoir cliqu sur le bouton pour les documentalistes vous arrivez sur le mod le documentaliste page d accueil Cliquez sur le bouto
8. sciences techniques de l information INT CYCLE SUPERIEUR 2000 2001 BASE DE DONNEES SOUS FILE MAKER PRO PHOTOTHEQUE DU MUSEE l intention de Madame GARDERET LLORET File Maker Pro INTD Cycle sup rieur Janvier 2001 D elobelle Gr gory Exbrayat A zar Sophie Machetel Lise MODE D EMPLOI DE LA PHOTOTH QUE DU MUS E susesreerrereeeenrrnrnerennnrnnnesnrenenese 3 A lt PROBL MATIQUE Serora eE EE T ntm ente EAEE detre abee sons ten ene tes E E 3 B SCH MAS DES BASES ET DES LIENS ssesesestststst ettette etts t Stets ESENES ESENE SESESESESEN ESES ESESESESESES ENESES ESENES ESES eneee 4 C FONCTIONNEMENT DE LA BASE iire ei T E EE EE E EAE E S RE EEE E E S E SS 4 1 Ouverture de la base ie 4 2 Mode d emploi Administrateur 5 3 Mode d emploi Documentaliste ss 5 LEALES ATOS enoe rener nu NEET ETNE E STEI NEETER E ETEO EEE EE SEO EE EI IEEE EA trente ne meer te 6 2 Utilisation du mod le Documentaliste saisie inner 6 3 Utilisation du mod le Documentaliste recherche issues 7 4d Utilisation de la base th mes dette drenritren sien tenniidennenitenn sine ENOK NEPER AISEEE EEEN tits 7 S Utilisation de l bas dOnAteURS ss essiemssrsesennsenmmnsesemesseenentnnsie ess demi ORTEC EENES E ET EEEE RKO Tie 7 6 Utilisation de l bas auteurs sise tits sitnerisnnitennnees ist E IESE ei et den tin ne senti ent EEES 7 4 Mode d emploi Unlisate t i
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