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A.-M. Cubat PMB-Manuels – Impression des lettres de prêt Page 1

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1. A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 1 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Les lettres de pr t Les lettres de pr t sont en quelque sorte un accus de r ception qu on imprime en g n ral en format A4 et en double exemplaire en d but d ann e scolaire la copie sign e par l l ve et ou ses parents sera conserv e l cole l autre sera remise l l ve en m me temps que les manuels Ces lettres de pr t mentionnent non seulement les coordonn es de l l ve nom pr nom num ro de lecteur classe adresse et la liste des emprunts titre et num ro d exemplaire mais aussi l tat du manuel en d but de pr t ex neuf en bon tat un peu ab m Le terme accus de r ception se justifie donc pleinement Voici le type de lettre de pr t qu on peut obtenir par publipostage p PMB Services Ann e scolaire 2011 2012 Ch teau du Loir France Lettre de pr t Schtroumpf Paresseux 90028 Peyo 1 Rue la Sieste 128 1081 Bruxelles Les manuels doivent tre trait s avec soin et restitu s dans le m me tat qu la r ception Si un livre a t ab m ou perdu une amende sera inflig e Il faut rendre les manuels au plus tard le dernier jour de la session de juin La date pr cise sera communiqu e ult rieurement Titre N d exemplaire Etat initial Support
2. tat Neuf Bon tat Livre Livre Livre Schtroumpf Lunettes Neuf Livre Les cellules de la colonne titrel par exemple contiennent plusieurs titres en fait c est la liste compl te de tous les manuels emprunt s par cet l ve Les titres sont s par s par une barre oblique Idem pour les num ros de codes barres cb1 les statuts statut1 et les supports support A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 5 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Pour obtenir une version pr te pour le publipostage voici en guise d exemple l objectif atteindre pour les titres Le m me genre de modification est bien s r requis pour les codes barres statuts et supports N B Pour situer les choses je montre aussi les colonnes C lecteur et P 1 num ro de code barres C ia H I J is 0 P lecteur titrel titre2 titre3 titre8 cb1 Schtroumpf Musicien Schtroumpf qui peut S100008 Schtroumpf Paresseux Cent recettes de salsepareille Formules magiques S100001 Schtroumpf Po te Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut S100003 Cosmoschtroumpf Formules magiques S100011 Schtroumpf Bricoleur Cent recettes de salsepareille Schtroumpf qui peut S100005 Schtroumpfette Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut S100004 Grand Sc
3. Peyo T 90003 Schtroumpf Lunettes Rue de la Morale 10 1080 Bruxelles 2011 2012 Les 4 colonnes suivantes H I J et K ont certes un air plus bizarre N B Pour faciliter la compr hension j ai reproduit chaque fois la colonne C gauche les noms des lecteurs C H I Lecteur titrel cb1 Schtroumpf Musicien Schtroumpf qui peut S100008 Schtroumpf Paresseux Cent recettes de salsepareille Formules magiques S100001 S100012 Schtroumpf Po te Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut S100003 S100013 S100010 Cosmoschtroumpf Formules magiques S100011 Schtroumpf Bricoleur Cent recettes de salsepareille Schtroumpf qui peut S100005 S100006 Schtroumpfette S 100004 S100014 S100009 S100002 S100047 S100007 Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut Grand Schtroumpf Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut Schtroumpf Lunettes Formules magiques S100046 c J K lecteur statut1 supporti Schtroumpf Musicien Neuf Livre Schtroumpf Paresseux Ab m un peu Ab m un peu Livre Livre CD Schtroumpf Po te Neuf Neuf Neuf Livre Livre CD Livre Cosmoschtroumpf Ab m un peu Livre CD Schtroumpf Bricoleur Neuf Ab m un peu Livre Livre Schtroumpfette Bon tat Neuf Neuf Livre Livre CD Livre Grand Schtroumpf Bon
4. mentaires afin d afficher tous les titres Voici les requ tes disponibles pour imprimer les lettres de pr t D but d ann e Impression par publipostage des lettres de pr t Liste des requ tes Commentaires Lettre de pr t publipostage par groupe s de lecteurs Tri par groupe nom et pr nom Seulement les pr ts en cours ce moment l Lettre de pr t publipostage par panier s de lecteurs Tri par groupe nom et pr nom Seulement les pr ts en cours ce moment l Lecteurs membres ou non d un groupe Lettre de pr t publipostage tous les groupes Tri par groupe nom et pr nom Seulement les pr ts en cours ce moment l Lettre de pr t publipostage tous les lecteurs Tri par groupe nom et pr nom Seulement les pr ts en cours ce moment l Lecteurs membres ou non d un groupe Remarques Normalement on imprime les lettres de pr t par groupe s de lecteurs on le fait rarement pour tous les groupes ou tous les lecteurs en une fois En g n ral tout n est pas pr t le m me jour On extrait les donn es seulement pour les pr ts en cours au moment o vous ex cutez la requ te Donc si devez encore saisir quelques pr ts un peu plus tard pour des l ves arriv s vers la fin du mois de septembre par exemple pensez mettre les retardataires dans un panier de lecteurs et lancez la requ te partir de ce panier La variante par
5. Cent recettes de salsepareille S100001 Ab m un peu Livre Formules magiques S100012 Ab m un peu Livre CD Pour r ception Date et signature N B Je n ai affich que 2 emprunts dans cet exemple Dans le mod le de lettre que je vous propose la liste peut contenir 8 l ments au maximum mais on pourrait bien s r concevoir un autre document ma tre o la liste serait plus longue Un certain nombre d l ments sont ais ment modifiables dans le mod le correspondant Mise en page globale Logo et adresse de l cole au lieu de PMB Services Texte d introduction les points importants du r glement en vigueur pour le pr t de manuels scolaires A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 2 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Toutefois il y a des l ments ne pas changer de mani re inconsid r e dans la lettre type les champs de fusion Ce sont les zones de la lettre dont le contenu est vide au d part on signale simplement qu il faut afficher tel endroit le titre du 1 livre emprunt un autre endroit son num ro d exemplaire ou son statut etc Il faut que ces champs de fusion correspondent tout fait aux en t tes des colonnes de la feuille Excel qui servira au publipostage donc le m me nom et exactement la m me orthographe sinon les donn es ne seront pas r cup r es partir de la base de PMB Manuels Ex
6. telles qu elles sont extraites de PMB o donnees lettre pret original xls et donnees lettre rappel original xls les donn es pr par es pour le publipostage o donnees lettre pret publipostage xls et donnees lettre rappel publipostage xls les explications comment passer des donn es originales aux donn es pr tes tre imprim es o explications lettre pret rappel xls un mod le vierge dont il faut r cup rer la premi re ligne celle avec les en t tes des colonnes o modele vierge lettre pret rappel xls N B Ces mod les la lettre type et le tableur appel modele vierge lettre pret rappel xis permettent le publipostage dans tous les cas courants lorsque le nombre maximum de manuels emprunt s par un l ve ne d passe pas 8 Si ce nombre tait par hasard plus lev il faudrait adapter ces mod les A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Page 4 Comment passer des donn es brutes extraites de la base aux donn es pr tes pour le publipostage Les donn es brutes risquent de vous surprendre de prime abord et vous aurez peut tre l impression que c est complexe En fait c est beaucoup plus simple que ce que vous pourriez croire rassurez vous Je tiens d abord signaler que je n ai pas intentionnellement compliqu les choses pour le plaisir Je ne pouvais pas faire autre
7. as pas La r partition des donn es dans plusieurs colonnes adjacentes peut bien s r se faire de mani re automatique Il suffit d employer l option Convertir les donn es d limit es par un s parateur Comment proc der si le nombre d emprunts par l ve tait par hasard plus lev que 8 Comme je l avais d j signal le tableur appel modele vierge lettre pret rappel xls permet le publipostage dans tous les cas courants lorsque le nombre maximum de manuels emprunt s par un l ve ne d passe pas 8 Si ce nombre tait plus lev il faudrait adapter ce mod le ainsi que la lettre type Exemple il vous faut 2 titres suppl mentaires Vous cr ez une version modifi e appel e par exemple modele vierge 10 lettre pret rappel xls Vous intercalez deux colonnes vides entre les colonnes O et P O contient la valeur titre8 c est bon vous n y touchez pas Dans la colonne P vous mettez titre9 dans la colonne Q vous mettez titre10 Du coup toutes les autres colonnes se sont d cal es vers la droite le 1 num ro de code barres est d sormais en R le dernier cb8 en Y Vous intercalez deux colonnes vides entre les colonnes Y et Z Y contient la valeur cb8 c est bon vous n y touchez pas Dans la colonne Z vous mettez cb9 dans la colonne AA vous mettez cb10 Et ainsi de suite pour les statuts et supports Vous adaptez la lettre type vous ajoutez des lignes suppl
8. bon endroit C est pourquoi je vous fournis le fichier appel modele vierge lettre pret rappel xls qui contient une seule ligne r cup rer la premi re ligne avec tous les en t tes corrects plac s au bon endroit dans la bonne colonne et orthographi s correctement comme dans la lettre type La 1 chose faire d un point de vue chronologique c est remplacer la ligne avec les en t tes erron s les donn es brutes extraites de PMB par les en t tes corrects le mod le vierge Ceci vous permettra de rep rer facilement o amener les donn es codes barres statuts et supports que vous allez d placer et cela vous vitera de recr er chaque fois la s rie des en t tes N B Je sais que je n ai pas respect la chronologie dans cette derni re partie d explications j ai d abord parl de la 2 action effectuer et ensuite de la 1 mais cet ordre de pr sentation me semblait plus clair A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 6 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Comment remplacer les en t tes erron s par les en t tes corrects Comment r partir les donn es dans plusieurs colonnes adjacentes La marche suivre est d crite en d tail dans un fichier explications lettre pret rappel xls Parcourez les divers onglets de ce classeur vous verrez des explications et de nombreuses captures d cran qui vous guideront p
9. corrects Dans le classeur avec les donn es brutes s lectionnez seulement les vraies donn es donc pas la ligne 1 titre et commentaire de la requ te SQL ni la ligne 2 en t tes erron s Dans le mod le vierge copiez collez les vraies donn es Il va de soi qu il ne faut pas effacer la ligne 1 en t tes corrects vous collez ces donn es partir de la ligne 2 _ Etape n 2 d placer les donn es au bon endroit Vous savez d sormais o les donn es doivent aller puisque les bons en t tes sont plac s dans la bonne colonne Vous d placez les donn es des colonnes I J et K vers leur nouvel emplacement respectivement P X et AF voir page 5 Attention D placez seulement les donn es donc partir de la ligne 2 ne d placez pas les en t tes des colonnes ligne 1 Etape n 3 r partir les donn es dans les colonnes adjacentes Vous r partissez les donn es dans les colonnes voisines L option Convertir des donn es d limit es par un s parateur le fait automatiquement pour vous N oubliez pas que le s parateur par d faut ne convient pas il faut prendre la barre oblique Etape n 4 sauvegarder le fichier obtenu Prenez l option sauvegarder sous et changez de r pertoire Ne sauvegardez surtout pas ces fichiers dans les dossiers temporaires de Windows C est le meilleur endroit pour perdre un fichier Cr ez des sous dossiers sp cifiques e
10. emples de champs de fusion groupe classe de l l ve lecteur nom et pr nom de l l ve num num ro de lecteur titrel cbl supportl statutl titre num ro de code barres support et statut du 1 livre emprunt N B Le mod le complet pr voit la possibilit d inclure les r f rences de 8 emprunts mais tout comme j avais r duit 2 le nombre de manuels dans l exemple de la page pr c dente j ai ici limit le nombre 4 Les num ros 1 2 3 n ont aucune signification en tant que tels c est simplement le 1 livre qui figure sur la liste des pr ts d un l ve le 2 etc L ordre n a aucune importance p PMB Services Ann e scolaire annee Ch teau du Loir France Lettre de pr t groupe adresse lecteur num lt adresse_suite localite Les manuels doivent tre trait s avec soin et restitu s dans le m me tat qu la r ception Si un livre a t ab m ou perdu une amende sera inflig e Il faut rendre les manuels au plus tard le dernier jour de la session de juin La date pr cise sera communiqu e ult rieurement Titre N d exemplaire Etat initial Support titrel cbl statutl supportl titre2 cb2 statut2 support2 titre3 cb3 statut3 support3 titre4 cb4 statut4 support4 Pour r ce
11. htroumpf Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut S100002 Schtroumpf Lunettes Formules magiques S100046 Pour faciliter la comparaison je vous remontre l original extrait de PMB du moins les premi res lignes c ssi H I lecteur titrel cb1 Schtroumpf Musicien Schtroumpf qui peut S 100008 Schtroumpf Paresseux Cent recettes de salsepareille Formules magiques S100001 S100012 Schtroumpf Po te Cent recettes de salsepareille Formules magiques Schtroumpf qui peut S100003 S100013 S100010 Nous pouvons jouer maintenant au jeu des erreurs Rep rer les diff rences et tirer quelques conclusions Rappel rien n a chang pour les colonnes de A G y compris Au d part on avait seulement l en t te titrel et les cellules de la colonne H contenaient la liste de tous les emprunts d un lecteur Les autres variantes titre2 titre3 ne figuraient pas dans ce fichier D sormais les cellules de la colonne H contiennent seulement le titre n 1 __ Ilya8 colonnes pr vues pour les titres les en t tes sont titrel titre2 titre3 titres Lorsqu il y avait plusieurs donn es dans la m me cellule elles taient s par es par une barre oblique Apr s r partition des donn es dans plusieurs colonnes la barre oblique a disparu C est pourquoi j avais signal plusieurs reprises qu il ne fallait pas employer de barre oblique
12. lors de la saisie de donn es lecteurs ou exemplaires c est parce qu elle servira de s parateur au moment de pr parer le publipostage Les donn es li es aux num ros de codes barres se trouvaient dans la colonne I Puisqu on a r parti les titres sur 8 colonnes et que la colonne I contient d sormais le titre n 2 il faut pr voir un espace libre assez large droite avant de r partir les titres sur plusieurs colonnes Cons quence les donn es qui se trouvaient au d part dans les colonnes I J et K ne peuvent pas y rester Si on ne les d pla ait pas avant de r partir les titres dans les colonnes adjacentes de H O y compris on perdrait les infos li es aux num ros de codes barres statuts et supports La 2 chose faire d un point de vue chronologique c est d placer la s rie des codes barres dans la colonne P les statuts dans la colonne X et les supports dans la colonne AF Bien s r vous ne pouvez pas deviner que le 1 code barres sera dans la colonne P le 1 statut dans la colonne X et le 1 support dans AF et je ne vais pas vous obliger calculer chaque fois d autant plus que les en t tes des colonnes extraits de PMB ne conviennent pas pour le publipostage En effet il faut cr er un grand nombre d en t tes suppl mentaires titre titre3 titre8 cb2 cb3 cb8 statut2 statut3 statut8 support support3 support8 et surtout les intercaler au
13. ment pour des raisons techniques imp rieuses Lorsqu on fait du publipostage les donn es qui serviront imprimer un document que ce soit une lettre ou une tiquette peu importe doivent se trouver sur la m me ligne dans le tableau Excel Dans le cas des lettres de pr t de rappel de relance ou de d compte final cela signifie donc que je ne peux pas avoir une ligne par livre emprunt et donc par exemple 5 lignes si le lecteur a 5 manuels en sa possession il me faut une ligne et une seule par lecteur avec la liste de tous ses emprunts sur la m me ligne Pas de probl me particulier pour les 6 premi res colonnes du tableau il y a une seule donn e par cellule Les en t tes des colonnes correspondent aux champs de fusion sp cifi s dans le document type voir page 2 A B C D E F G Groupe Num Lecteur Adresse adresse _ suite localite annee Peyo 1 90025 Schtroumpf Musicien Rue de la Symphonie 97 1090 Bruxelles 2011 2012 Peyo 1 90028 Schtroumpf Paresseux Rue la Sieste 128 1081 Bruxelles 2011 2012 Peyo 1 90029 Schtroumpf Po te Avenue de l El gie 136 1180 Bruxelles 2011 2012 Peyo 2 90005 Cosmoschtroumpf Avenue de la Galaxie 10 1000 Bruxelles 2011 2012 Peyo 2 90026 Schtroumpf Bricoleur Rue de l Atelier 153 1083 Bruxelles 2011 2012 Peyo 2 90002 Schtroumpfette Rue des Fleurs 78 bte 3 1000 Bruxelles 2011 2012 Peyo T 90004 Grand Schtroumpf Avenue du Laboratoire 25 1082 Bruxelles 2011 2012
14. panier sert donc surtout en guise de compl ment V rifiez en d but d ann e si tous les l ves sont effectivement membres d un groupe faites aussi la v rification plus tard si vous savez que des l ves ont chang d cole et sont arriv s r cemment chez vous S ils ne sont li s aucun groupe leurs emprunts risquent de passer inaper us pendant un certain temps vu qu on emploie en g n ral dans PMB Manuels les requ tes par groupe s de lecteurs A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 7 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Que faire apr s avoir ex cut une de ces requ tes en mode Editions et transf r le r sultat vers le tableur Etape n 1 remplacer la ligne avec les en t tes erron s par celle avec les en t tes corrects Deux m thodes sont possibles pour l tape n 1 employez celle que vous pr f rez peu importe M thode n 1 copier coller les en t tes corrects dans le classeur avec les donn es brutes Dans le classeur avec les donn es brutes supprimer la 1 ligne provisoire celle avec le titre et le commentaire de la proc dure employ e Dans le mod le vierge s lectionnez la 1 et unique ligne avec les en t tes corrects Copier coller les en t tes corrects dans le classeur qui contient les donn es brutes M thode n 2 copier coller les donn es brutes dans le classeur avec les en t tes
15. ption Date et signature A M Cubat PMB Manuels Impression des lettres de pr t Page 3 Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret Quelques lectures pr liminaires ventuelles sur le publipostage http amcubat be docpmb publipostage notions base Les notions de base sur le publipostage document ma tre champs de fusion Pour imprimer des codes barres je vous avais conseill d employer un logiciel sp cifique comme Apli Decadry Mais pour les lettres de pr t de rappel de d compte final etc le traitement de texte me semble pr f rable Comment imprimer les lettres de pr t Je n ai pas encore eu le temps de r diger un tutoriel sp cifique mais voici en tout cas deux documents dont vous pouvez vous inspirer pour imprimer les lettres de pr t avec un logiciel de traitement de texte http amcubat be docpmb wp content uploads pmb impression cartes lecteur pdf Impression de cartes de lecteur G n ralit s http amcubat be docpmb wp content uploads pmb demo publipostage cartes lecteur word pdf J explique en d tail comment r aliser avec le logiciel Word la fusion entre un mod le de carte de lecteur et les donn es extraites de PMB M me si le contexte est diff rent ce mode d emploi peut vous guider pas pas sans le moindre probl me En outre je vous propose un zip avec quelques exemples demo lettre pret rappel word zip N B C est le m me zip
16. qui est pr vu en guise de support pour les lettres de pr t et de rappel En effet la d marche de base est identique il s agit exactement des m mes champs de fusion et des m mes donn es int grer les r f rences du lecteur et la liste de ses emprunts Ce qui changera c est le mod le de lettre type employer dans un cas un accus de r ception en d but d ann e scolaire dans l autre un rappel en fin d ann e car certains manuels n ont pas encore t restitu s Deux mod les de lettres sont propos s un pout les pr ts l autre pour les rappels o modele lettre pret word xls et modele lettre rappel word xls Deux exemples de donn es pr tes pour le publipostage Excel o donnees lettre pret publipostage xls et donnees lettre rappel publipostage xls Les deux d mos des r sultats obtenus un document Word qui contient toutes les lettres o demo lettre pret word doc et demo lettre rappel word doc Les deux d mos des r sultats obtenus le m me document mais en pdf o demo lettre pret word pdf et demo lettre rappel word pdf Les donn es pr tes pour le publipostage ne sont pas les donn es brutes extraites de PMB il y a quelques manipulations faire dans Excel avant de pouvoir imprimer J ai donc regroup dans un sous dossier de pr paration tous les aspects techniques de ce processus Contenu du sous dossier appel preparation lettre pret rappel les donn es originales
17. x emprunts 2012 2013 et donnez un nom pr cis aux fichiers cr s ex 6 emprunts 2012 2013 5 emprunts 2012 2013 les emprunts des l ves de 6 ou de 5 en 2012 2013 _ Etape n 5 lancer le publipostage Tout est pr t vous pouvez lancer l impression Comment imprimer les lettres de pr t par publipostage Comme je le disais pr c demment je nai pas encore eu le temps de r diger un tutoriel sp cifique mais je rappelle les r f rences de 2 documents qui peuvent vous aider surtout le 2 http amcubat be docpmb wp content uploads pmb impression cartes lecteur pdf Impression de cartes de lecteur G n ralit s http amcubat be docpmb wp content uploads pmb demo publipostage cartes lecteur word pdf J explique en d tail comment r aliser avec le logiciel Word la fusion entre un mod le de carte de lecteur et les donn es extraites de PMB M me si le contexte est diff rent ce mode d emploi peut vous guider pas pas sans le moindre probl me Source http amcubat be docpmb pmb manuels impression lettres pret

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