Comment organiser un Café urbain
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1. S minaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne 2008 Comment organiser un Caf urbain Avant 1 Contacter ou rencontrer des personnes cl s de certains organismes en mati re d environnement et d urbanisme afin de conna tre leurs dossiers leurs expertises leurs ressources 1 Mise en garde bien que pertinentes et indispensables ces ressources offrent bien souvent des contenus mur mur qui ne sauraient remplacer la connaissance particuli re du milieu la saveur locale et l expertise d velopp e sur le terrain que nous gagnons toujours conna tre 2 Se doter d un minimum de documentation sur les sujets trait s voir bibliographies sugg r es et consulter r guli rement les diff rents sites Internet afin d tre jour 3 Travailler en concertation avec une table de quartier contacter ou rencontrer des personnes ressources ou des organismes du milieu pour les consulter sur le contenu proposer lors de l laboration d une programmation annuelle solliciter leur expertise leur pr sence et leur collaboration la mobilisation 2 4 Inviter les personnes ressources via un courrier lectronique et un appel t l phonique V rifier leur int r t et leur disponibilit Demandez leur d envoyer l avance un court descriptif qui facilitera leur pr sentation au d but de la rencontre envisag e 5 Proc der au rep rage du lieu physique envisag pour la rencontre nombre de places accessibilit2. offrir moins de souplesse cette formule pr sente au contraire plusieurs avantages Mieux valent plusieurs t tes qu une seule pour d velopper un contenu pr parer des questions amasser des suggestions Cela permet de solliciter et de mobiliser diverses expertises du milieu autour du partage et de la r alisation de t ches bien concr tes Nous risquons moins de laisser chapper des informations des faits et des ressources provenant du milieu augmentant ainsi notre capacit d velopper un leadership collectif La mobilisation se d veloppe dans le plaisir de collaborer et d offrir ses propres ressources Cela favorise une meilleure connaissance des uns et des autres tout en suscitant le plaisir de travailler ensemble L organisation d une telle activit ne repose pas sur les seules paules d un individu qui s il devait quitter le milieu un jour ou l autre ne laissera pas celui ci sans ressource Il y a toujours trop de t ches accomplir pour une seule personne Celles ci sont assez nombreuses et vari es pour qu il y en ait pour tout le monde information et promotion rappels t l phoniques d coration et pr paration du local organisation de l accueil animation et soutien celle ci co animation partage de pr sentations pr paration de questions collecte d informations prise de notes bilan R alis es plusieurs ces diverses activit s pr sentent bien souvent une meilleure qualit et un plus
3. prochaine fois En conclusion planifier un minimum de deux rencontres 4 heures et trente minutes au maximum une pr sence plus grande l v nement 5 heures au lieu de trois afin d y apporter son soutien et un minimum de deux trois heures pour la r alisation de certaines t ches pour un grand total de deux journ es de travail Un bel investissement en temps peu lourd et peu co teux pour ce que cela rapporte
4. Caf urbain mode d emploi Qu est ce qu un Caf urbain Cette appellation d signe une s rie de rencontres pouvant tre organis es chaque ann e par un ou plusieurs organismes communautaires ou une table de concertation de quartier Ces rencontres ont comme objectifs d aborder collectivement l am nagement d un quartier de livrer des informations et des notions de base en urbanisme et en environnement Elles peuvent se d rouler dans les locaux d un organisme communautaire ou dans diff rents restaurants caf s et autres lieux publics d un quartier Fixes ou itin rantes ces rencontres prennent diff rentes formes conf rence rencontre change ou panel de discussion atelier pratique Des th matiques sociales telles que la s curit alimentaire la pauvret la pertinence de logements vraiment abordables et le d clin d mographique des familles peuvent aussi tre abord es dans ce cadre L change d expertises la circulation de l information la mise en valeur des ressources du milieu l initiation diff rents moyens et outils d animation permettant aux citoyens de s impliquer dans l am lioration du cadre b ti et de leur qualit de vie sont ainsi favoris s Veuillez noter que l appellation du Caf urbain a t emprunt e avec sa permission Normand Robert l ancien coordonnateur de la Table d am nagement du quartier TAQ Hochelaga Maisonneuve Source carton de promotion des caf s urbains de Rosemont mai 2006
5. aux personnes handicap es et des commodit s offertes clairage prises lectriques micros et syst me de sonorisation cran tableau ou multi feuilles afin d tre bien certain de disposer d une bonne organisation V rifier et confirmer les disponibilit s du lieu envisag avec le ou la propri taire de l endroit Suggestion constituer l avance une banque d endroits utiliser et varier les lieux qui doivent toutefois tre accessibles L exp rience nous d montre que les propri taires de restaurants sont assez ouverts attirer une client le les soirs qui sont plut t tranquilles les lundis mardis et mercredis 6 Pr voir le repas et le caf sur place sinon apporter une cafeti re et du mat riel pour une collation ou faire venir un traiteur 7 R diger un feuillet de promotion de chaque rencontre en y incluant les items suivants titre attrayant autant que possible du th me envisag viter le langage trop sp cialis objectifs et publics vis s nomenclature des personnes ressources avec le titre exact de leur fonction et de leur lieu d ancrage r sum du contenu date et lieu 1 Exemples Centre d cologie urbaine de Mont al Conseil r gional en environnement CRE de Montr al d partements universitaires Soci t de transport de Montr al STM V lo Qu bec Transport 2000 Greenpeace H ritage Montr al Comit de Zone d intervention prot g e ZIP J acques Cartier Directon de sant publique
6. courrier lectronique cette personne Pr voir une autre personne de pr f rence l agentE de bureau ou la personne coordonnant la table de concertation de quartier ou de l organisme responsable envoi de la feuille descriptive du Caf r daction du communiqu production du message d appel t l phonique commande au traiteur s il y a lieu Vaut mieux avoir toujours la m me personne qui contacte les m dias locaux afin de d velopper une relation de confiance qui soit professionnelle Il est pr f rable qu une autre personne agisse comme soutien technique pour la logistique accueil d coration mat riel et transport Enfin une petite quipe de deux trois personnes du type organisation lectorale pour appeler ou rappeler les participants des anciens Caf s urbains s av re id ale La journ e ou le soir m me arriver une heure avant mettre en place l accueil d corer les lieux ne pas oublier les symboles d identification importants comme le logo de la table de concertation de quartier ou de l organisme responsable de cet v nement test de son et d image Proc der un bilan de l v nement brs d une courte rencontre d une heure une heure trente minutes Pourquoi ne pas d ner ensemble ou prendre un ap ritif apr s les heures normales de travail pour c l brer et se f liciter d avoir contribu au succ s de l v nement tirer des le ons de son chec ou de son succ s afin de faire mieux la
7. ec les personnes pr sentes Vous pourrez ainsi prendre en note leurs suggestions et mettre en uvre ult rieurement les changements souhait s et souhaitables Lors de la derni re rencontre annuelle avant l t un court sondage sur les th mes souhait s pourrait tre distribu afin d influencer la programmation de l ann e suivante La prise de notes Nous vous sugg rons fortement de pr voir une personne qui se consacrera uniquement prendre des notes durant la rencontre Cette personne pourra les compl ter en les comparant ensuite celles prises par la personne responsable de l animation Le compte rendu produit devrait l tre id alement deux semaines apr s la rencontre afin de pouvoir l envoyer le plus rapidement possible aux personnes pr sentes et aux personnes ressources invit es Profitez de l int r t que cela a suscit surtout si des actions doivent tre entreprises subs quemment De telles notes peuvent faire aussi l objet d un communiqu qui pourrait tre envoy aux m dias locaux Organiser un Caf urbain l aide d un comit Le mode d emploi pr c dent peut tr s bien se r aliser seul ou l aide d une autre personne pour la prise de notes l organisation logistique la promotion et le suivi Nous avons toutefois exp riment l organisation d un tel Caf l aide d un comit organisateur Bien que cela puisse pr senter premi re vue le d savantage de prendre plus de temps et d
8. etc 2 Exemples Conseil de d veloppement communautaire CDC ou table de concertation de quartier organisateur ou organisatrice communautaire d un Centre de sant et de services sociaux CSSS collectif en environnement ou environnementalistes atelier d histoire comit logement ressources ou expertises de l arrondissement organismes communautaires 8 Soumettre le programme d activit s au conseil d administration ou l assembl e g n rale de la table de concertation de quartier Corriger ou bonifier les feuillets descriptifs de promotion des rencontres des Caf s urbains suite aux commentaires mis et re us 9 Envoyer des feuilles descriptives des Caf s urbains par la voie du courrier ou du bulletin lectronique envoy aux membres individuels et collectifs de la table de quartier Demander aux organismes membres d afficher cette feuille sur leur babillard afin d en informer et de mobiliser leurs propres membres et b n voles 10 Envoyer un communiqu aux m dias locaux au moins une semaine avant la tenue de la rencontre et dans le respect des heures de tomb e de fa on ce que ce communiqu paraisse quelques jours avant la tenue de l activit Inviter unE journaliste et unE photographe tre pr sentE l v nement Une semaine ou quelques jours avant proc der aussi un rappel de cette rencontre via un bref communiqu envoy par le biais du courrier lectronique et ou d un appel t l phonique 11 P
9. grand professionnalisme en plus d offrir un attrait exemplaire quant aux avantages recueillir de la concertation Enfin tout le monde trouve son compte voir souligner sa collaboration aupr s des autres organisations du milieu Certaines pourront m me profiter de cette rencontre pour recruter de nouveaux membres d pendant du th me abord S minaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne 1 Comment maximiser l emploi du temps d j fort charg Organiser une rencontre de pr paration en groupe dur e trois heures objectifs vis s suggestions de personnes ressources et du sc nario du d roulement de la rencontre revue des t ches aff rentes l organisation de l v nement et partage de ces t ches identification de deux trois organismes pour faire partie d un comit organisateur et qui assureront une plus grande mobilisation de leurs propres membres b n voles utilisateurs ou b n ficiaires D signer une personne responsable de l v nement production de la feuille descriptive du Caf rep rage des lieux et entente avec le ou la propri taire distribution supervision et suivi des t ches rencontre avec l animateur ou l animatrice de la rencontre quand ce n est pas lui ou elle qui en est responsable clairage appareils audiovisuel et informatique Pour tout probl me survenant en cours de route ou pour obtenir une information suppl mentaire rappel t l phonique ou envoi d un
10. r sp cial intitul Caf s urbains Qui sait Ces informations ainsi conserv es pourraient tre transmises ult rieurement et servir toute personne d sireuse de s engager et d am liorer la qualit de vie de son milieu re serie S minaire Mobiliser son milieu autrement Claude Champagne L animation d un Caf urbain Le r le de l animateur ou de l animatrice de la rencontre consiste bien camper le sujet de la soir e etles enjeux sous jacents pr senter la table de concertation du quartier ou l organisme qui organise cette rencontre donner une chance aux personnes ressources invit es de bien exposer leur point de vue de permettre toutes les personnes pr sentes de poser des questions et de faire part de leurs commentaires Ne vous g nez pour c der la parole l unE plut t qu unE autre qui s est d j exprim maintes reprises N h sitez pas non plus interrompre l une des personnes ressources si le langage utilis est trop sp cialis Faites le en lui demandant de reformuler de concr tiser ou de pr ciser sa pens e exemple l appui ou en lui posant une question dont vous croyez que la salle serait satisfaite d obtenir une r ponse Bien pr par e la personne responsable de l animation demeure unE g n raliste et doit donc se mettre dans la peau d unE participant moyenNE et non d unE sp cialiste Enfin 10 minutes avant la fin de la rencontre proc dez l valuation de celle ci av
11. roduire une feuille horaire et une liste de pr sence Reproduire des documents appropri s et pertinents Les ins rer dans un dossier s il y a lieu Pendant pour plus de d tails lire la page suivante sur l animation et la prise de notes 12 Faire circuler au d but de la rencontre une feuille de pr sence Celle ci devrait comprendre le nom et les coordonn es des personnes pr sentes adresse courriel et civique num ro de t l phone afin que vous puissiez leur envoyer des informations subs quentes et les relancer pour les inviter participer d autres rencontres Proc der au mot de bienvenue la pr sentation du th me des personnes ressources des participants et des participantes Apr s 13 Envoyer une lettre de remerciements aux personnes ressources invit es et votre h te si vous le souhaitez Celle ci sera jointe l envoi d un compte rendu de la rencontre Faire valider auparavant son contenu par ces derni res ainsi que la personne qui coordonne la table de concertation de quartier ou l organisme qui organise ce type de rencontres Produire et envoyer un communiqu r sumant les faits et le contenu de la rencontre y joindre une photo si le photographe du journal local ne s est pas d plac 14 Conserver ces notes dans les archives de la table de concertation ou l organisme qui organise ces rencontres afin d en garder une trace et de perp tuer une certaine m moire collective Constituer un dossie
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