Mode d`emploi Réglementation des manifestations
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1. claration en pr fecture d une manifestation commerciale est totalement ind pendante du dossier de s curit Un assureur est en mesure de refuser de couvrir un organisateur qui n aurait pas respect ses obligations l gales Faire certifier leS caract ristiq es chiffr es La certification des donn es chiffr es des manifestations commerciales est une d marche obligatoire dans le processus d claratif Qu est ce que la certification C est la v rification par un tiers ind pendant organisme certificateur des donn es chiffr es de la derni re session de la manifestation Qui doit faire certifier ces caract risti ques chiffr es Les organisateurs des manifestations commerciales qui ont d j eu une premi re session Est consid r e comme session pr c dente de la m me manifestation celle qui n a pas fait l objet de modifications substantielles affectant la liste des produits ou services pr sent s le nombre de visiteurs attendus et ayant la m me localisation Si la manifestation commerciale se tient pour la premi re fois sur le lieu les chiffres sont fournis sous forme d estimations par l organisateur non certifi es par un tiers Il revient donc l organisateur de faire certifier ses caract ristiques chiffr es et de les communiquer soit au parc d clar soit la pr fecture dans le cadre d un salon professionnel hors parc Lorsque la surface nette est inf rieure 1 000m la certi2. Plus rapide Plus efficace Une seule adresse www foiresetsalons pme gouv fr Une plate forme dite service de t l d claration a t mise en place en 2006 Ce service mutualis entre les parcs les organisateurs les pr fectures est g r par le minist re de l Economie des Finances et de l Industrie Direction g n rale de la comp titivit de l industrie et des services DGCIS Le traitement automatis a pour finalit d assurer la t l d claration des manifestations commerciales vis es par la r glementation en vigueur Il permet de g rer les donn es relatives aux parcs expositions et aux manifestations commerciales d clar es et de les mettre disposition du public au moyen d un site internet La plate forme recueille les d clarations lectroniques et les redirige automatiquement vers les pr fectures comp tentes lesquelles apr s validation d livrent les r c piss s de d claration lib ratoires des obligations r glementaires Le deuxi me objectif est d assurer une publicit nationale des d clarations telle que pr vue par la r glementation L ensemble des informations d clar es en pr fecture par voie lectronique ou par voie papier est centralis et mis en ligne apr s une ultime v rification par le minist re charg du commerce pour tre consultable par le public s r s Aucune manifestation n est mise en ligne si D an elle n est pas conforme la r glementati
3. 32 1 en bas de la rubrique R glementation D lais La pr fecture d livre un r c piss d enregistrement dans un d lai d un mois apr s r ception de la demande si celle ci est conforme la r glementation Attention Le r c piss d enregistrement comporte un num ro qui est n cessaire l tablissement enregistr pour s inscrire sur la plateforme de t l d claration et pour remplir la d claration du programme annuel des manifestations commerciales D claration du calendrier annuel des manifestations Qui est concern Tous les parcs enregistr s en pr fecture doivent d clarer chaque ann e en application de l article L 762 1 du code de commerce le programme annuel des manifestations commerciales qui se tiendront en leur sein l ann e civile suivante en transmettant les caract ristiques fournies par les organisateurs de ces manifestations Ce calendrier doit tre mis jour en permanence par le parc pour tenir compte des volutions du programme initial Est ce obligatoire Oui d s lors que le parc r unit les crit res de la d finition donn e l article L 762 1 du code de commerce et qu il accueille des manifestations commerciales il a obligation de d clarer son programme annuel de manifestations commerciales aupr s de la pr fecture Attention Est puni d une amende de 15 000 euros le fait pour un parc d exposition de ne pas d clarer de programme de manifestations comm
4. E ES Libert galit Fraternit R PUBLIQUE FRAN AISE Eu i s MINIST RE DE L CONOMIE DES FINANCES ET DE L INDUSTRIE Les manifestations commerciales sont Les salons ouverts au public ils se caract risent par un ensemble de personnes physiques ou morales relevant d une branche professionnelle ou d un ensemble de branches professionnelles qui exposent d une fa on collective et temporaire des biens ou offres des services relevant d une liste limitative de produits ou services d termin s par l organisateur qui peuvent faire l objet d une vente directe avec enl vement de la marchandise ou ex cution du contrat de services article R 762 4 du code de commerce Les salons professionnels ils sont consacr s la promotion d un ensemble d activit s professionnelles r serv es des visiteurs justifiant d un titre d acc s payant ou gratuit Ils ne proposent la vente sur place que des marchandises destin es l usage personnel de l acqu reur dont la valeur n exc de pas un plafond fix par d cret article L 762 2 du code de commerce Les foires elles se caract risent par un ensemble de personnes physiques ou morales qui expose d une fa on collective et temporaire des biens ou offres des services qui peuvent faire l objet d une vente directe avec enl vement de la marchandise ou ex cution du contrat de services article R 762 4 du code de commerce Attention Les congr s exposition sont gale
5. erciales en application de l article L 762 1 ou de ne pas d clarer les modifications au programme faisant l objet de la d claration annuelle initiale Les personnes physiques encourent galement la peine compl mentaire d affichage ou de diffusion de la d cision prononc e dans les conditions pr vues par l article 131 35 du code p nal article L 310 5 du code de commerce Comment d clarer Les d clarations doivent de pr f rence tre effectu es par t l proc dure sur www foiresetsalons pme gouv fr o l aide du formulaire CERFA n 14336 1 qui sera envoy la pr fecture o le parc est enregistr Les d clarations indiquent les principales caract ristiques de chaque manifestation recueillies aupr s des organisateurs Les modalit s de cette d claration sont d finies par les articles R 762 5 et A 763 3 du code de commerce Quand Avant le 1er octobre de l ann e pr c dent la tenue des manifestations commerciales inscrites dans le programme Suivi si le dossier de d claration de programme annuel est complet le pr fet adresse par voie postale un r c piss de d claration l exploitant du parc des expositions dans le d lai d un mois compter de la r ception de ce dossier Si le dossier est incomplet le pr fet notifie l int ress la liste des l ments manquants dans un d lai de 15 jours compter de la r ception du dossier d faut de production des l
6. festation En cas de deuxi me session les caract ristiques chiffr es de la manifestation commerciale devront tre certifi es Le pr fet d livre un r c piss de d claration dans un d lai de quinze jours En cas de modification de la manifestation l organisateur doit en informer au plus vite la pr fecture utiliser le formulaire CERFA n 14340 01 ou faire la modification sur le site de t l d claration qui d livrera un nouveau r c piss Attention Est puni d une amende de 15 000 euros Le fait d organiser une manifestation commerciale sans la d claration pr vue au second alin a de l article L 762 2 ou de ne pas respecter les conditions de r alisation de la manifestation d clar e article L 310 5 du code de commerce Les personnes physiques encourent galement la peine compl mentaire d affichage ou de diffusion de la d cision prononc e dans les conditions pr vues par l article 131 35 du code p nal Toute publicit portant sur une manifestation commerciale soumise la d claration pr vue l article L 762 2 du code de commerce et qui n a pas fait l objet de cette d claration est interdite article L 121 15 du code de la consommation Tout annonceur qui effectue ou fait effectuer une publicit interdite est puni d une amende de 37 500 euros Le maximum de l amende peut tre port 50 du montant des d penses consacr es la publicit ill gale savoir La d
7. fication des donn es chiffr es peut tre r alis e par l exploitant du parc si celui ci accepte Dans tous les cas la certification est obligatoire quelle que soit la surface de la manifestation Quelles sont les donn es faire certifier la surface nette de la manifestation incluant les surfaces des animations en relation avec le th me de la manifestation le nombre d exposants le nombre de visites la fr quentation le nombre de visiteurs pour les salons professionnels la surface nette occup e par les exposants trangers et leur nombre le nombre de visiteurs professionnels dont le nombre de visiteurs trangers Qui est comp tent Les caract ristiques de certificateur l organisme La certification des caract ristiques chiffr es soumises d claration d une manifestation commerciale est effectu e par un organisme qui remplit les conditions d finies dans l article 762 9 du code de commerce savoir l organisme ne doit pas entretenir de relations commerciales avec l organisateur en dehors de la certification des caract ristiques chiffr es l organisme doit effectuer les op rations d finies dans la r glementation et r pondre aux normes NF ISO 25639 1 et NF ISO 25639 2 de janvier 2009 terminologie foires salons expositions l organisme doit employer les personnes qualifi es pour effectuer les v rifications et mettre en place un syst me qualit qui pe
8. ment des manifestations commerciales soumises cette r glementation lorsqu il y a des transactions commerciales sur le site occIs direction g n rale de La comp titivit de l industrie et des services Exploitants de parcs et sites d accueil Le parc d exposition est reconnu comme interface par l interm diaire de son gestionnaire entre les pouvoirs publics notamment les pr fets et les organisateurs de manifestations commerciales L enregistrement en pr f cture Qui est concern Sont concern s tous les gestionnaires de sites parcs d exposition palais des congr s qui r pondent la d finition de l article L 762 1 du code de commerce savoir constituer un ind pendant tre dot d installations et d quipements appropri s ayant un caract re permanent et non soumis l autorisation pr vue l article L 752 1 du code de commerce accueillir pendant tout ou partie de l ann e des manifestations commerciales ou autres caract re temporaire ensemble immobilier clos La d nomination officielle ou commerciale de la structure d accueil est sans incidence sur l application cette r glementation Est ce obligatoire Oui d s lors que le parc r unit les crit res de la d finition donn e l article L 762 1 du code de commerce il a obligation de se faire enregistrer en pr fecture Attention Est puni d une amende de 15 000 euros le fait pour un parc d expo
9. ments compl mentaires manquants la d claration ne peut faire l objet d un r c piss de d claration En cas de modification celle ci doit faire l objet d une d claration conform ment l article R 762 7 du code de commerce Toute modification du programme annuel ou des principales caract risti ques des manifestations qui y figurent fait l objet d une d claration modificative imm diate aupr s du pr fet dans des conditions identiques la proc dure de d claration du programme annuel convient de d clarer la modification d s que possible en utilisant le formulaire CERFA 14337 01 ou sur le site www foiresetsalons pme gouv fr conform ment l article R 762 7 du code de commerce Affichage du r c piss de d claration le r c piss est affich d s r ception l entr e principale du parc Il doit tre accessible au public jusqu au 31 d cembre de l exercice auquel il se rapporte Attention Le gestionnaire de site engage 1 sa responsabilit civile S il faillit son devoir d information ou s il accepte que l organisateur tienne sa manifestation sans r c piss C est pourquoi il est n cessaire d informer les organisateurs sur leurs obligations au regard de la r glementation de modifier les conventions d occupation pour tenir compte de la r glementation d y ins rer la mention suivante L exploitant de nom du parc recueille aupr s du preneur tous les l
10. ments n cessaires la d claration du calendrier annuel des manifestations commerciales effectu e aupr s de la pr fecture Le preneur est responsable du caract re complet et exact des informations qu il fournit au nom du parc pour la d claration du calendrier conform ment au formulaire joint en annexe Il et III de l article A 762 3 du code du commerce et engage sa responsabilit de ce fait Le nom du parc se r serve le droit de se retourner contre le preneur s il tait mis en cause au motif que les informations transmises par le preneur pour les besoins de d claration du calendrier annuel des manifestations commerciales sont inexactes incompl tes ou falsifi es 2 sa responsabilit p nale S il ne d claire pas le programme de manifestations annuelles le parc encourt une amende de 15 000 L organisateur qui tient sa manifestation sans tre pr vue au programme annuel des manifestations commerciales du parc des expositions risque galement 15 000 d amende article L 310 5 du code de commerce Organisateurs de manifestations commerciales Remettre les l ments obligatoires de la d claration au gestionnaire de site pour les manifestations commerciales organis es dans un parc enregistr L organisateur doit s assurer pr alablement que le parc des expositions est enregistr aupr s de la pr fecture Si c est le cas c est le parc qui fait la d claration en pr fecture gr ce aux informa
11. on en E vigueur 5 E OQCIS a i Foires Salons g AN Congr s 5 Ev nements direction g n rale de La comp titivit a 5 de France de l industrie et des services o www fscef com a 2 3 R glementation Textes de r f rence www legifrance fr Partie l gislative articles B 762 1 L 762 2 L 762 3 du code de commerce Partie r glementaire articles R 762 1 R 762 14 du code de commerce et A 762 1 A 762 18 du code de commerce Pour plus d informations Service de t l d claration r glementation foire aux questions catalogue des manifestations commerciales www foiresetsalons pme gouv fr F d ration professionnelle Wwww fscef com Ce document a t r alis en partenariat avec FSCEF Foires Salons Congr s Ev nements de France
12. rera un nouveau r c piss article R 762 7 du code de commerce la pr fecture pour les salons professionnels organis s en dehors d un parc enregistr Si la manifestation correspond la d finition du salon professionnel il revient l organisateur de proc der directement la d claration aupr s de la pr fecture O d clarer La d claration du salon professionnel doit tre faite aupr s de la pr fecture du lieu o se tient la manifestation En revanche si la manifestation commerciale ne r pond pas aux crit res du salon professionnel elle doit faire l objet d une d claration de vente au d ballage aupr s du maire de la commune o se d roule la manifestation conform ment l article L 310 2 du code de commerce Quand d clarer La d claration doit tre faite au moins deux mois avant le d but de la manifestation Comment d clarer L organisateur peut t l d clarer la manifestation sur le site www foiresetsalons pme gouv fr Il doit d abord s enregistrer comme d clarant sur la plateforme Apr s validation du minist re il pourra 5 d clarer sa manifestation sur un formulaire en ligne dans son espace priv A d faut l organisateur peut utiliser la proc dure papier en remplissant le formulaire CERFA n 14338 01 en cas de premi re session de la manifestation ou formulaire CERFA n 14339 01 en cas de nouvelle session d poser la pr fecture du lieu de la mani
13. rmet de garantir le respect des exigences d finies dans la r glementation Cet organisme remet l organisateur un proc s verbal valant certification des caract ristiques chiffr es de la manifestation r alis conform ment la m thodologie fix e l annexe XIII de l article 762 9 du code de commerce Les objectifs de la certification La v rification des chiffres des manifestations commerciales est un atout diff renciant les organisateurs professionnels des organisateurs qui ne le sont pas Elle permet de renforcer la cr dibilit du m dia foires et salons tr s utilis par les entreprises et notamment les PME pour d velopper leur carnet de commande d appr hender la taille et l importance des manifestations pour des raisons de s curit du public d anticiper sur des bases fiables les investisse ments que doivent pr voir les sites d accueil pour le d veloppement de leurs activit s d accueil de manifestations temporaires Aucun r c piss ne peut tre d livr par la pr fecture si les caract ristiques chiffr es ne sont pas certifi es Le gestionnaire du parc doit donc faire son possible pour recueillir les informations sur la manifestation commerciale aupr s de l organisateur qui lui serviront effectuer la d claration de programme annuel En cas de d claration erron e le gestionnaire du parc ne pourra pas tre tenu pour responsable La t l d claration Plus s re
14. sition de ne pas se faire enregistrer Les personnes physiques encourent galement la peine compl mentaire d affichage ou de diffusion de la d cision prononc e dans les conditions pr vues par l article 131 35 du code p nal article L 310 5 du code de commerce O s enregistrer Aupr s de la pr fecture o se trouvent les installations Comment s enregistrer Le dossier de demande d enregistrement d un parc d exposition est transmis en deux exemplaires par lettre RAR ou d pos la pr fecture Le dossier doit comprendre article A 762 2 du code de commerce le formulaire de demande d enregistrement d un parc d exposition n CERFA 14332 1 t l chargeable partir du site www foiresetsalons pme gouv fr un plan du parc et de ses installations fixes et permanentes dans l hypoth se o au sein de la surface close se tiennent des activit s permanentes autres que celles de parc d exposition une fiche pr cisant la nature de ces activit s les surfaces occup es et le nombre de personnes occup es temps plein par ces activit s Tout changement dans les l ments figurant dans la demande d enregistrement initiale du parc fait l objet d une d claration modificative au pr fet dans les conditions identiques la proc dure initiale La liste des 152 parcs enregistr s en France est disponible sur www foiresetsalons pme gouv fr Cette liste n est pas exhaustive CERFA 143
15. tions communiqu es par l organisateur O d clarer L organisateur doit d poser la d claration aupr s du gestionnaire du parc qui accueille la manifestation et sur sa demande Quand d clarer convention parc des Au moment de signature de la d occupation avec l exploitant du expositions enregistr Comment d clarer L organisateur doit communiquer au gestionnaire du parc toutes les informations figurant sur le formulaire CERFA n 14336 1 Le document d ment rempli doit comporter toutes les mentions obligatoires et n cessaires la d claration Le gestionnaire du parc est en mesure de refuser la d claration si celle ci n est pas compl te notamment n SIRET et donn es chiffr es v rifi es par un organisme qui r pond la r glementation en vigueur Le gestionnaire du parc effectue par voie lectronique ou Sur support papier et dans des conditions fix es par arr t du ministre charg du commerce la d claration de son programme annuel Celle ci donne lieu la d livrance d un r c piss de d claration si le dossier est complet Le r c piss est affich d s r ception par l exploitant du parc l entr e principale et doit tre librement accessible au public En cas de modification des caract ristiques de la manifestation l organisateur doit en informer au plus vite le gestionnaire du parc afin qu une d claration modificative soit faite en pr fecture La pr fecture d liv
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