Frais professionnels Mode d`emploi
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1. la distance qui s pare le lieu de r sidence du lieu de travail est au moins gale 50 km trajet aller les transports en commun ne permettent pas de parcourir la distance en moins de 1 h 30 trajet aller Ces conditions constituent une pr somption simple de grand d placement et il n y a a priori rien de plus d montrer Mais si bien que ces deux condi tions soient r unies le salari rentre effectivement chez lui chaque soir la situation de grand d place ment dispara t et les r gles qui suivent ne sont pas applicables L indemnisation peut s effectuer sous la forme soit d allocations forfaitaires soit de prise en charge directe ou de remboursement des frais au r el Les allocations forfaitaires Lorsque les indemnit s vers es sont inf rieures ou gales aux montants ci dessous il y a exon ration totale de charges sociales En revanche lorsque les indemnit s vers es sont sup rieures ces limites le d passement doit tre soumis cotisations sauf si des justificatifs factures sont fournis Attention la comparaison indemnit s vers es limites d exon ration doit s effectuer pour chaque journ e s par ment et non globalement sur la dur e du grand d placement Ainsi pour chaque journ e compl te pass e en grand d placement l indemnit sera exon r e si elle ne d passe pas la prise en charge de deux repas et une nuit e soit 15 80 15 80 42 00 73 60 88 402. pour Paris En revanche si le salari quitte le chantier l apr s midi pour tre de retour chez lui pour le repas du soir un vendredi par exemple la limite d exon ration pour ce vendredi est de 15 80 seulement repas du midi le surplus ventuel devant tre r int gr Limites d exon ration des indemnit s forfaitaires Dur e du grand d placement Moins De 3 mois De 2 ans de 3 mois 2 ans 6 ans M mes M mes montants montants 15 30 Tous d partements Repas midi et soir 15 80 repas 13 40 repas 11 10 repas sauf Paris Logement et petite couronne et petit d jeuner 42 00 35 70 29 40 Paris Repas midi et soir 15 80 repas 13 40 repas 11 10 repas 92 93 94 Logement et petit d jeuner 56 80 48 30 39 80 La dur e du grand d placement s appr cie pour chaque chantier Prise en charge directe ou remboursement des frais au r el La prise en charge directe par l entreprise des frais d h bergement et de restauration ou le rem boursement au salari de ses notes d h tel et de restaurant est exon r e de charges sociales sur factures Le panachage des modes d indemnisation est possible L entreprise peut par exemple payer directement l h tel On ne peut cumuler prise en charge ou rembourse ment sur facture et indemnit s forfaitaires ayant le m me objet Les d penses de voyages transport pour se rendre sur le chan
3. la carte grise CTTE CAM ou VASP un crit indique aux salari s que l usage du v hicule doit rester uniquement professionnel v hicule de tourisme genre VP ou de transport en commun TCP un crit notifie aux salari s l interdition d utiliser le v hicule pendant les jours de repos et les cong s Il faut de plus montrer que l utilisation du v hicule est n cessaire l activit professionnelle et que l utilisation des transports en commun est impossi ble ou au moins particuli rement incommode e La fourniture ou le remboursement aux salari s de v tements de travail labellis s ou non de protection individuelle constituent d sormais des frais d entreprise totalement exon r s que l abattement soit pratiqu ou non Il en va de m me des frais d entretien de ces v tements Afin d viter toute r int gration un crit note de service ou de pr f rence un courrier individuel ou une clause du contrat de travail adress aux sala ri s concern s doit indiquer les v tements restent la propri t de l entreprise si les v tements sont lou s ils n appartiennent pas au salari leur port est obligatoire pendant le travail Vous devez pouvoir apporter la preuve que cet crit leur a bien t communiqu sinon la valeur de ces v tements sera soumise charges sociales e Si vous mettez des t l phones portables la disposition permanente de vos salari s l avantage en nature
4. n a pas tre renouvel e chaque ann e L accord reste valide tant qu il n est pas remis en cause par la personne qui l a exprim salari ou repr sentant du personnel Si un ou plusieurs salari s reviennent sur leur ac cord l abattement ne leur sera plus applicable partir de l ann e suivant cette opposition Mais vous pourrez si vous le souhaitez continuer de l appliquer aux salari s qui ne sont pas revenus sur leur accord Si ce sont les DP ou le CE qui ont chang d avis et s opposent d sormais la pratique de l abat tement il faudra abandonner la pratique pour l ensemble de votre personnel En cas d opposition Si la consultation que vous avez organis e a d bouch sur une opposition de la part des salari s ou de leurs repr sentants en fonction de la forme de consultation adopt e vous n avez pas pu appli quer l abattement Vous pouvez si vous le souhaitez proc der une nouvelle consultation en vue de pouvoir l appli quer En cas d accord vous avez le choix d appliquer l abattement pour l ann e en cours car l option de pratiquer l abattement peut tre prise par l employeur jus qu l tablissement de la DADS il faudra alors proc der l ventuelle r gularisation sur l assiette des cotisations sociales partir du 1 janvier de l ann e suivante Rappel la pratique de l abattement ne doit pas conduire cotiser sur une assiette inf rieure au Smic augment des bonifi
5. pour l utilisation priv e occasionnelle sera n glig et donc non soumis charges Vous devez pouvoir apporter la preuve que vous avez communiqu dans un document crit adress aux salari s que le t l phone portable est destin un usage uniquement professionnel e n y a pas d avantage en nature si les repas d affai res pr sentent un caract re irr gulier correspondent l int r t de l entreprise et comprennent des invit s ext rieurs l entreprise clients fournisseurs partenaires La limite cinq repas mois ou un semaine est d fi nitivement abandonn e Vous devez conserver pour chaque repas la note de res taurant avec le nom et la qualit fonction et entreprise d appartenance des personnes participant au repas Les mod les de lettres sont disponibles dans l espace adh rents du site de votre F d ra tion d partementale De pr f rence un courrier individuel
6. CC A Apr s trois ans d application des nouvelles r gles relatives aux frais professionnels et avantages en nature et quelques modifications de pure forme intervenues en juillet dernier il est utile de v rifier que dans vos pratiques de gestion d entreprise vous tes bien en conformit avec les r gles en vigueur afin de ne pas risquer un redressement Urssaf C est galement l occasion de redonner les nouvelles valeurs applicables pour 2006 1 Arr t du 25 juillet 2005 modifiant l arr t du 20 d cembre 2002 Frais professionnels Mode d emploi L Mercier FFB 1 LA CONSULTATION Un pr alable la pratique de l abattement Pour pouvoir appliquer l abattement appel main tenant d duction forfaitaire sp cifique vous devez au pr alable proc der la consultation soit indi viduelle de vos salari s soit collective par le biais de leurs repr sentants comit d entreprise ou d l gu s du personnel En l absence d opposition Si cette consultation n a pas donn lieu une opposition de leur part vous avez pu pratiquer l abattement pour vos ouvriers de chantier et par analogie pour vos chefs de chantier et conducteurs de travaux travaillant en permanence sur chantier Conservez le coupon ou la lettre de r ponse de chacun de vos salari s ou conservez le proc s ver bal de la r union des repr sentants du personnel afin de pouvoir les pr senter en cas de contr le Urssaf La consultation
7. cations pour heures sup pl mentaires Cette d duction se pratique sur l assiette de calcul des cotisations sociales mais pas sur l assiette de la CSG CRDS 2 PETITS D PLACEMENTS Vous pratiquez l abattement d duction forfaitaire sp cifique La d duction s applique au calcul de l assiette des cotisations sociales mais pas celle de la CSG CRDS Pour ces derni res les r gles appliquer sont celles indiqu es pour les petits d placements sans abattement voir tableau 3 page suivante 1 Repas Formule retenue Versement d une indemnit forfaitaire de repas quel que soit son montant R gle appliquer R int gration totale Titre restaurant associ une indemnit compl mentaire de repas afin de respecter l obligation conventionnelle Rappel la contribution de l employeur au titre restaurant doit obligatoirement respecter deux limites se situer entre 50 et 60 de la valeur du titre restaurant et tre inf rieure ou gale 4 89 valeur 2006 Exon ration de la contribution de l employeur au titre restaurant R int gration de l indemnit compl mentaire de repas Paiement direct du restaurateur par l employeur Exon ration totale Attention le paiement au restaurateur doit tre clairement tabli ch que ou carte bancaire de l entreprise notamment afin qu il ne puisse en aucun cas tre interpr t comme un remboursement de frais au salari Remboursement d
8. e la note de restaurant du salari R int gration totale 2 Transport Formule retenue R gle appliquer Versement d une indemnit forfaitaire de transport R int gration totale sauf 4 par mois Remboursement d indemnit s kilom triques aux salari s utilisant leur v hicule personnel pour le trajet domicile lieu de travail si ge social chantier et chantier chantier R int gration totale sauf 4 par mois Remboursement total ou partiel des titres de transport en commun R gion parisienne exon ration de la prise en charge obligatoire 50 du co t des titres de transport R int gration pour le surplus Autres r gions exon ration de la moiti de la prise en charge qu elle soit partielle ou totale par l employeur des titres de transport R int gration pour le surplus Mise disposition d un v hicule d entreprise pour le trajet domicile lieu de travail si ge social chantier et chantier chantier Exon ration totale La mise disposition permanente d un v hicule d entreprise peut en revanche donner lieu r int gration d un avantage en nature du fait de l utilisation priv e que peut en avoir le salari Pour viter cette r int gration il est imp ratif de respecter certaines r gles cf paragraphe v hicule Indemnit conventionnelle de trajet R int gration totale Il B timent actualit n 12 e dossier e 20 juin 2006 Vou
9. n Attention pour les chantiers situ s moins de 2 5 km du si ge il semble qu il ne soit pas possible d exon rer l indemnit vers e sauf justificatifs Remboursement d indemnit s kilom triques aux salari s utilisant leur v hicule personnel pour le trajet domicile lieu de travail si ge social chantier et chantier chantier Exon ration des indemnit s kilom triques vers es au salari tant qu elles ne d passent pas le bar me fiscal L exon ration en cas d utilisation d un v hicule personnel est li e la n cessit d utiliser ce mode de transport c est dire ne pas relever de la simple convenance personnelle absence de transports en commun ou desserte du lieu de travail par les transports en commun incommode ou ne correspondant pas ou mal aux horaires de travail En tout tat de cause l entreprise devra pouvoir justifier du v hicule utilis par le salari et de sa puissance copie carte grise de la ou des distance domicile lieu de travail du nombre de trajets en pratique ce sera au salari de d clarer chaque mois l employeur par crit sur l honneur le nombre de kilom tres effectu s et le salari devra attester qu il ne transporte dans son v hicule aucune autre personne de la m me entreprise b n ficiant des m mes indemnit s Remboursement total ou partiel des titres de transport en commun Exon ration sur justificatif titre de transport P
10. rime de transport Chaque fois que l employeur prend en charge tout ou partie des frais de transport mais que les conditions ne sont pas r unies pour b n ficier des exon rations vis es ci dessus Exon ration sans justificatif de 4 par mois Toutefois lorsque le recours un moyen de transport quelconque n appara t pas justifi proximit imm diate du lieu de travail il n y pas d exon ration Mise disposition d un v hicule d entreprise pour le trajet domicile lieu de travail si ge social chantier et chantier chantier Exon ration totale Attention la mise disposition permanente d un v hicule d entreprise peut en revanche donner lieu un avantage en nature r int grer du fait de l utilisation priv e que peut en avoir le salari Pour viter toute r int gration d un avantage en nature il est imp ratif de respecter certaines r gles Indemnit convention nelle de trajet R int gration totale B timent actualit n 12 e dossier e 20 juin 2006 III 3 GRANDS D PLACEMENTS Avec ou sans abattement les r gles appliquer sont identiques Rappel un salari emp ch de regagner chaque jour son lieu de r sidence habituel du fait de ses conditions de travail peut percevoir des indem nit s de grand d placement pour compenser les d penses suppl mentaires de nourriture et de logement Deux conditions doivent normalement tre simultan ment remplies
11. s ne pratiquez pas l abattement d duction forfaitaire sp cifique Les r gles d crites s appliquent aussi bien pour les cotisations sociales que pour la CSG CRDS 3 Repas Formule retenue Versement d une indemnit forfaitaire de repas R gle appliquer Exon ration dans la limite de 7 80 par indemnit si le panier est inf rieur ou gal 7 80 exon ration totale si le panier est sup rieur r int gration du d passement Exemple pour un panier de 8 15 r int grer 8 15 7 80 0 35 Remarque 1 Si une facture de repas sup rieure 7 80 est fournie l indemnit forfaitaire est alors exon r e hauteur du montant de la facture exemple si indemnit vers e de 8 15 et une note de restaurant de 10 est fournie les 8 15 sont exon r s Remarque 2 Pour les salari s dont il est commun ment admis qu ils prennent toujours leur repas au restaurant au cours d un d placement professionnel personnel de si ge les indemnit s forfaitaires de repas vers es sont exon r es hauteur de 15 80 par repas Pour tous les salari s de chantier ouvriers Etam ou cadres une indemnit forfaitaire de repas de 15 80 peut tre exon r e s ils fournissent une simple attestation du restaurateur qu ils ont bien pris le repas au restaurant une note pr cisant le prix du repas n est pas n cessaire Titre restaurant associ une indemnit compl men
12. taire de repas afin de respecter l obligation conventionnelle Rappel la contribution de l employeur au titre restaurant doit obligatoirement respecter deux limites se situer entre 50 et 60 de la valeur du titre restaurant et tre inf rieure ou gale 4 89 valeur 2006 Paiement direct du restaurateur par l employeur Si la contribution de l employeur au titre restaurant l indemnit compl mentaire de repas est lt 7 80 exon ration totale Si la contribution de l employeur au titre restaurant l indemnit compl mentaire de repas est gt 7 80 r int gration du d passement Exemple Participation employeur au TR 4 80 Total de Indemnit 8 15 compl mentaire 3 35 R int gration dans l assiette des cotisations de 8 15 7 80 0 35 Exon ration totale Remboursement de la note de restaurant au salari Exon ration totale 4 Transport Formule retenue R gle appliquer Versement d une indemnit forfaitaire de transport Exon ration si l indemnit forfaitaire de transport ne d passe pas Zone concentrique Limite d exon ration distance si ge social chantier 1A 2 20 1B ou zone 1 4 40 2 6 60 3 11 00 4 15 40 5 19 80 Les limites ci dessus correspondant pr cis ment nos zones concentriques conventionnelles sont extraites d une grille plus compl te fournie par l administratio
13. tier et en revenir ainsi que celles correspondant aux voyages de d tente pr vus par la convention collective des ouvriers sont exon r es sur justificatifs de charges sociales au m me titre que les indemnit s de grand d pla cement que l abattement soit pratiqu ou non et verser des indemnit s forfaitaires pour les repas 15 80 maxi par repas rembourser aux salari s sur pr sentation de facture les frais d h tel pas de montant limite et verser des indemnit s forfaitaires pour les repas 15 80 maxi par repas rembourser aux salari s sur facture les frais d h tel et de restaurant du soir et verser une indemnit forfaitaire 15 80 maxi par repas pour les repas de midi IV B timent actualit n 12 e dossier e 20 juin 2006 4 AUTRES FRAIS e La mise disposition d un v hicule d entre prise pour effectuer le trajet domicile lieu de travail si ge social chantier et chantier chantier ne donne pas lieu paiement de charges sociales En revan che la mise disposition permanente d un v hicule d entreprise le salari le garde le soir mais aussi le week end voire pendant les cong s peut donner lieu r int gration d un avantage en nature du fait de l utilisation priv e que peut en avoir le salari Pour viter cette r int gration il est imp ratif de respecter les r gles suivantes en cas de mise disposition permanente v hicule utilitaire genre indiqu sur
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