Le publipostage avec Open Office
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1. x Assignation des champs Afin de pouvoir utiliser les donn es des adresses dans les mod les QpenOtfice org doit reconnaitre les champs contenant les donn es concr tes Exemple les adresses e mail pourront avoir t stock es dans un champ pr cis que vous pouvez nommer comme bon vous semble e mail erail EM Utilisez le bouton ci dessous pour appeler une autre bofte de dialogue permettant de d finir ces param tres pour la source de donn es Aucun Champ n est assign Sivous ne souhaitez pas proc der l assignation pour le moment vous pourrez le faire plus tard SOUS Fichier Mod le de document Source du carnet d adresses Aide Annuler lt lt Pr c dent Suivant Derni re tape avec le titre de la source que vous pouvez ventuellement modifier Ce nom est en principe celui du Classeur utilis pour la base de donn es Cliquez sur Cr er AutoPilote de source de donn es des adresses a Titre de la source de donn cs Toutes les informations requises pour l int gration des donn es des adresses dans Openotfice org sont pr sent r unies Saisissez maintenant le norr sous eguel enregistrer la Source de donn es dans OpEenOnrice org Titre E ase Aide Annuler lt lt Pr c dent 12 20 Une derni re bo te d information vous signale que vous pouvez tout moment acc der aux fonctions de base de donn es via la Poutrelle Nous reparlero2. crire appel la source des donn es Toutes les informations d une personne s appelle un enregistrement Chaque enregistrement se trouve dans une ligne de la source Dans la majorit des cas la source de donn es sera r alis e avec Calc le tableur d Open Office Vous avez de l autre c t le document qui contient les informations g n rales de sortie et l emplacement des champs de la source de donn es c est le document principal Ce dernier sera r alis avec Writer le texteur d Open Office Source des donn es Document principal Champ Enregistrement Fusion La fusion des deux l ments g n re autant de lettres types qu il y a de personnes enregistrements contacter dans la source de donn es L anglicisme de publipostage est mailing 5 20 3 Les donnees Nous allons partir du principe que vous n avez jamais ex cut cette fonction et que vous ne poss dez aucune source de donn es Info i Une source de donn es peut servir a r aliser plusieurs publipostages Par exemple avec _ notre fichier associatif vous pouvez envoyer une lettre d information mais galement un carton d invitation ELLIE Minis Se Vous devez donc cr er d abord un classeur depuis le tableur Texte Classeur Si vous tes dans le texteur pointez sur le bouton Nouveau Presentation et glissez sur l option Classeur Comme indiqu sur Dessin l illustration droite BL M D
3. pour l information qui contient les codes postaux de chaque membre on nommera l en t te Cpostal Important i Evitez les noms de champ avec accent Ne s parez pas deux mots avec un espace et _ pr f rez une syntaxe combinant majuscule et minuscule tel que TelPerso Pensez galement donner un nom pour caract riser les donn es de votre feuille de calcul Passez pour cela par le biais du menu Format Feuille Renommer Dans notre exemple la feuille s appellera tout simplement Membres mei lh ot wai GS Sg Mieco Dga Lanoux Victor Monsieur SA avenue ii l low ari y LE PET Eee pes SP Ee da a i 4 a ie e rie ot On s aper oit galement que l on peut stocker plusieurs sources dans un m me classeur en utilisant plusieurs feuilles de calcul Dans l illustration ci dessus on pourra mettre les informations du Personnel les membres actifs les membres partis etc Enregistrez enfin votre classeur en lui donnant un nom rappelant qu il s agit d une source de donn es et ce qu elle contient Dans notre exemple nous l appellerons tout simplement MaBase Vous pouvez quitter le tableur et revenir au texteur 7 20 4 Lettre type Vous devez tre sur un document de pr f rence vierge mais vous pouvez aussi compl ter un document existant La d marche est identique En revanche vous devez enregistrer votre document au format Open Office 1 0 texte Le format MS Word ne permet Lou al eme pas en effet de ga
4. sessed ees ie edare ree esis tie dessin dn Re nine 18 6 Gi 0 0 5 enn ene nee ee eens eee a 19 SOS sos ohare nn ee teem nah een a tee a ee 20 D LICE nn ae a a ne D di 20 3 20 1 Presentation La suite bureautique Open Office org fournit les outils n cessaires pour la r alisation de publipostage et vous permet ainsi de r aliser et de personnaliser des lettres types des planches d tiquettes ou des enveloppes Mme Arlette chabo 120 avenue de la L g2200 NEUILLY S Chere Mme Chabot Je me r jouis tout p Animal memhre r M Victor Lanoux Mus e de la Press 15 rue Voltaire f5011 PARIS i Bruxelles le 5 mat 2002 Cher M Lanoux Je me r jouis tout particuli rement de vous accueillir comme nouveau membre de l Association du Mus e de la Presse et tens YOUS en remercier Un document principal contient les informations se r p tant dans chaque lettre type texte sombre Les informations concernant chaque destinataire texte rouge clair changent pour chacune des lettres Nous allons partir du principe que vous tes dans une association et que vous d cidez d adresser tous les nouveaux membres une lettre personnalis e de bienvenue 4 20 2 Notions Une fusion permet a un document de profiter des informations d un autre et de g n rer autant de documents qu il y a d informations diff rentes Dans un publipostage vous avez d un c t les informations des personnes qui vous allez
5. Le publipostage avec Open Office Distribu par Le projet OpenOffice org Les informations contenues dans ce document peuvent faire l objet de modifications sans pr avis Les noms et les donn es utilis s dans les exemples sont compl tement fictifs Ce manuel peut tre reproduit mais ne peut en aucun cas tre vendu Le terme texteur est quivalent logiciel de traitement de texte Le manuel Le publipostage avec Open Office contient des informations d taill es sur l utilisation de Writer et Calc 1 1 pour Windows Ce document est publi sous les termes et les conditions de la PDL PublicDocumentationLicence La suite bureautique Open Office org est disponible gratuitement en t l d chargement depuis le site http fr openoffice org 2 20 Sommaire 1 PTOSONIATIOM seit cansennen ena 4 2 NOUONS Re ee een en ee ee nee ee ee nn 5 SMS NO Le Li LES Eana ARAA E a nRa 6 Fs My Co en RE eee Ce ner ee 8 4 1 Creation du lien Vers la SOUIGCC viiiisisieesiventecastavederesianieudivenea rises edaeen es itunes tenlataies 8 4 2 Insertion des CHAMPS nr cran ann area eee ea 14 DSP USIO 2 nn ns L an en ns a edu la oabuansametue ness eaebawaeeunues 15 5 LECMMIGUES AVANCE ie Re dense cos cuire 16 5 1 Contr le de mise en PAGe 1sccsscccesccssensnnseansnsnesenssesseneanscauecsanseassssensenesssusssnsenes 16 9 2 SAULT les TION6S VIOCS isro e ee en ens nets nimes e sole a cut 17 5 3 S lection G CNIEGISUCINCINS saci
6. a barre d outils de la Poutrelle appuyez sur le bouton Donn es dans les champs illustr a droite Lu el Les champs se remplissent alors avec le contenu de l enregistrement s lectionn Vous pouvez bien s r r p ter l op ration sur n importe quel autre enregistrement 16 20 5 2 Sauter les lignes vides Par d faut l op ration de publipostage imprime la totalit du contenu de chaque champ m me si l un d eux ne contient aucune information Il est bien s r possible d emp cher cela Nous partons du principe que le champ Adresse peut tre vide un membre habitant une petite commune qui n a pas d adresse par exemple Placez vous devant le champ lt Adresse gt et appuyez sur le raccourci Ctrl F2 pour appeler la bo te de Champ Choisissez l onglet Fonctions et l option Paragraphe masqu puis dans le champ Condition saisissez le texte not Adresse Champs Document R f rences Fonctions Info document Variables Base de donn es Type de champ Farmal Condition Texte conditionnel not Adresse Champ de saisie valeur Ex cuter la macro Substituant Combiner les caract res Texte masqu Paragraphe masque MACRO Fermer Aide Effectuez maintenant un test pour v rifier que la ligne ne s affiche pas lorsque le texte est vide en effectuant une nouvelle op ration de contr le de mise en page Info i Par d faut les paragraphes masqu s sont af
7. blar Filtre Crit res eee Lien Mom de champ Condition Valeur comme PARIS Annuler CSS Aide En validant seuls les enregistrements dont la ville est gale Paris lt a apparaissent Pour revenir une situation non filtr e cliquez sur ce bouton Comparaison de texte Lorsque vous comparez un champ de donn es contenant du texte Open Office compare la s quence de caract res suivant l ordre de tri international ANSI Le caract re est ce que l on appelle un joker Il remplace n importe quel cha ne de caract res de n importe quelle longueur Exemple Pour s lectionner les membres de votre association dont les noms commencent par la lettre M tapez la r gle suivante Champ Condition Valeur Nom comme M Crit res multiples L utilisation des op randes Et et Ou permet de combiner plusieurs crit res Lorsque vous utilisez Et pour connecter deux crit res le texteur ne s lectionne que les enregistrements qui satisfont aux deux r gles Lorsque vous utilisez Ou le texteur s lectionne les enregistrements qui satisfont au moins une des r gles connect s Exemple Pour s lectionner les membres qui commencent par la lettre D l exception des Dupont tapez la r gle suivante Champ Condition Valeur Nom comme D Et Nom diff rent de Dupont Pour s lectionner les membres qui r sident Paris et Nanterre tapez la r gle suivante Champ Condition Valeur Vil
8. ean Hughe Monsieur AW de L INFO ee Monsieur janes DROUG lL Sortie Tous Imprimante fichier CEnteglstrererics teres F Travaux d impression individuels De fi fi GFerin C Documenti and Settings ANTARES Er Gere Palomo Pore fects ff Chan Pontet Horn ig ecane rane Si vous d sirez imprimer tous les enregistrements de votre source ou une plage d enregistrements contigu s par exemple les membres allant du num ro 1 au 15 vous pouvez cocher l option qui va bien dans la section Enregistrements Il suffit ensuite de cliquer sur OK pour lancer votre publipostage sur l imprimante En revanche vous pouvez s lectionner des enregistrements Mom Pr nom civilite disparates en maintenant la touche Ctrl et en cliquant sur al Monsieur 234 ru l en t te de ligne de l enregistrement rm Srey See 30 Catherine R lz ris Christia onsieur ick L enregistrement se met alors en surbrillance eue id Monsieur 1 rue id Le nombre d enregistrements que vous s lectionnez s affiche en bas de la grille sur la barre d tat Nombre d enregistrements p Validez pour lancer la fusion selectionnes 15 20 5 Techniques avancees Toutes ces techniques sont faisables a partir de la Poutrelle Source de donn es Accessible en appuyant sur la touche F4 ou en cliquant sur le bouton de la barre d outils verticale Sans nomi OpenOffice org 1 0 OI x Fichier Edition Affichage Insertion Forma
9. fichables V rifiez que dans le menu Outils Options Texte Aide au formatage que la case Paragraphe masqu est bien d coch e Options Texte Aides au formatage x E OpenOffice org y we E Charaermentfenregistren AMERage Curseur direct Parame tres linguistiques fin de parsqraphe Curseur direct El internet z El Texte FF Tirets utilisateur ins rer G n ral Espaces Alignement de paragraphe Affichage Aides au formatage e Espaces ins cables Marge gauche du paragraphe Grille Polices standard oer Tabulations Tabulation Impression M Sauts C Tabulation et espaces Tableau Modifications Document HTML Classeur Pr sentation Dessin Forrmule Diagramme Sources de donn es Curs ur dans les zones prot g es M Teste masqu A E E E Autoriser HERES Annuler Pr c dent 5 3 Selection d enregistrements Si votre source de donn es est tr s importante en nombre d enregistrements il peut s averer utile d en s lectionner une plage suivant des crit res pr cis Ouvrez votre document principal et le Beamer HT gs Dans notre exemple nous voulons crire uniquement aux Pr parisiens Placez vous sur une donn e gale PARIS Blair Alex Dans la barre d outils du Beamer cliquez sur ce bouton sj Aji ARE T s ca 5 als a base Eh Liens HI Requ tes ae a
10. le comme Nanterre Ou Ville comme Paris 18 20 6 Etiquettes Plusieurs m thodes pour lancer l assistant d tiquettes Passez par le menu Fichier Nouveau Cliquez sur le bouton Nouveau illustration de droite L Assistant s ouvre tiquettes Etiquettes Format Options Utilisateur Avery t cart horizontal cart vertical 6 00cm Largeur joom Hauteur 6 00cm Marge gauche 00m 4 Marge sup rieure 00m Colonnes 5 4 Lignes 5 4 Marge gauche cart H rge sup rieure cart V Lignes Colonnes tiquettes Etiquettes Format Options Inscription Inscription M Adresse Base de donn es Ma base Membres 0 Nom gt lt Ma base Ma base lt Ma base Membres 0 Adresse gt lt Ma base Membres 0 Cpostal gt lt Ma E Table Membres Champ de ED 2 Format Continu Margue Avery 44 Feuille Type Utilisateur Utilisateur 8 00cm x 6 00cm 3 x 5 Annuler Aide R initialisation Eu S i Texte Classeur Pr sentation Dessin Document HTML Document ma tre Cartes de visite Mod les et documents D Personnaliser le format de la planche en modifiant les diff rentes valeurs Passez sous l onglet tiquettes 1 S lectionnez la base et la table de votre source 2 S lectionnez les champs que vous d sirez inclure 3 Cliquez sur ce bouton pour faire passer le champ sur l tique
11. ns de ce module et de ses sp cificit s dans le chapitre 5 Techniques avanc es SutoPilote de source de donn es des adresses VOUS pouvez d sormais acc der aux donn es des adresses depuis OpenOffice org La touche F4 permet par ex d ouvrir la wue de la source de donn es correspondante Cliquez sur le bouton OK Voil La proc dure de param trage du lien est maintenant termin e 13 20 4 2 Insertion des champs Passons maintenant la seconde tape Il s agit d ins rer les champs de votre source de donn es dans votre lettre type Une nouvelle boite s affiche comme ci dessous Base de donn es Type de champ S lection d une base de donn es Bibliography Champs de mailing Enregistrement al atoire El gt Mabase Enregistrement suivant El Ff Membres Mom de la base de donn es Mom Num ro d enregistrement Pr nom Adresse Civi lit gt Adresses Cpostal Wille LE FOIE EN 7 O Farmat Numero de enregistrement De JAED Ll 9 Be tini par utilisateur standard r Y Info N oubliez pas les espaces entre vos champs Une fois l op ration termin e cliquez sur le bouton Fermer 14 20 Fermer Aide 4 3 Fusion Derni re tape avec l apparition de la bo te de fusion illustr e ci dessous i abelle Macemoise S Fine ches Win i Nikos Monsieur TOUR PASCA T E Requ tes Ir is Jean Pierre Monsieur RUE des CLE E mh Tabi j
12. ocument HTML Document maitre Ba Formule Si vous tes sous Windows lancez tout simplement le tableur Cartes de visite Mod les et documents Lorsque vous cr ez une source de donn es vous devez organiser les informations sous forme de tableau dans la feuille de calcul Il s agit alors de d terminer les informations qui seront pertinentes pour le publipostage Ce tableau contient une colonne pour chaque cat gorie d information Une cat gorie d information par exemple le nom s appelle un champ La premi re ligne du tableau est appel e ligne d en t te des champs ou en t te de colonnes Elle contient l identificateur de chaque champ Les lignes suivantes du tableau contiennent chacune une information compl te par exemple un membre de l association En t te de champ ou nom de colonne bi Nom Pr nom Civilit Adresse Cpostal Ville 2 Delon Alain Monsieur 234 rue Saint Honor 75008 PARIS 3 Metayer Alex Monsieur 5 rue des Lilas 92200 NEUILLY p4 Duperey Annie Madame SU boulevard Mozart p001 LYON 5 Deneuve Catherine Madame 12 rue des Roses 8000 VERSAILLES 6 Clavier Christian Mon 1 rue Victor Huga 6000 ROUEN Chaque ligne contient un Chaque colonne contient les enregistrement complet de informations d un Champ de donn e chaque membre 6 20 D terminer le nom des champs est une chose importante Vous devez attribuer un mot relativement court qui caract rise l information Par exemple
13. ote d marre AutoPilote de source de donn es des adresses T Bienvenue dans l AutoPilote pour le param trage des sources de donn es des adresses OpenOffice org permet l acc s aux donn es des adresses pr sentes dans votre syst me Cette fonction n cessite la cr ation d une source de donn es OpenOffice org dans laquelle vos carnets d adresses existeront sous forme de tables Cet AutoPilote vous assite lors du param trage de cette source de donn es S lectionnez le type du carnet d adresses externe C Mozilla f Netscape Stock des adresses LDAP 8 Carnet d adresses Outlook S lectionnez l option Autre source de donn es externe et cliquez sur le bouton Suivant 9 20 L tape suivante ne nous permet que de cliquer sur le bouton Param tres te de source de donn es des adresses AutoPilo Param tres suppl mentaires 10 20 Lorsque la bo te ci dessous appara t proc dez comme suit masam mn ee es eee ee ee pe Cr ation de la source de donn es des adresses L a 1 Renommez votre source par un texte plus parlant en principe le nom de votre classeur 2 Choisissez dans la liste le type Classeur 3 Cliquez sur le bouton pour s lectionner votre fichier 4 Fermer la bo te en cours avec OK 11 20 L Assignation des champs ne nous concerne pas dans le processus Cliquez sur Suivant AutoPilote de source de donn es des adresses i
14. rder les Type Opendificeong 1 0 Tete x __Anue informations de P ublipostage M Extension automatique du nom de fichier Enregistrer avec mot de passe 4 1 Cr ation du lien vers la source Ce chapitre n est r aliser qu une seule fois pour chaque source de donn es II s agit de cr er le lien entre votre lettre type et la base de donn es du Classeur S lectionnez le menu Outils Mailing pour commencer Ei Sans nom OpenOffice org 1 1 0 Fichier dition Affichage Insertion Format utils Fen tre Aide V rification orthographique Sg ea Converstor Haagu Aa Cobia ey ii Dictionnaire des SUMONYMES Ctrl F fo Coupure des mots Auto Correction AutoFornat hHum rotation ds Base uc mnm s bibliographique Sources de donn es BE Mailing ere Sabie atl Trees Macros P Param trage du filtre XML Adaptation Ontions 8 20 Une premiere boite apparait i Creer Laissez l option A partir de ce S document et cliquez sur OK Aa pat er RAA E A partir d un mod le AnnUler Aide Il se peut qu un message apparaisse comme illustr ci dessous vous indiquant qu il n y a aucune source de donn es C est bien entendu normal Cliquez sur OK OpenOffice org 1 1 0 l Aucune Source de donn es n a t d finie Une source de donn es est requise pour fournir des donn es noms adresses etc aux champs Annuler Aide L AutoPil
15. t utils Fen tre Aide Jele geula GS J7 a Ce A m s ri Sv lE el ee aah E Ma base nom Pr nom cwe adresse cosa wile PE ah Liens EE Delon Alain Monsieur 234 rue Saint Honor 75008 PARIS Regu Metayer Alex Monsieur 8 rue des Lilas 32200 MEWILLY El Tables Ouperey Annie Madame 30 boulevard Mozart 69001 LYON Membres Deneuve Catherine Madame 12 rue des Roses 000 VERSAILLES Clavier Christian Monsieur 1 rue Victor Hugo 76000 ROUEN Beaussier Cyril Monsieur 1 rue du Robert 69340 FRAN CHE VILLE Depardieu G rard Monsieur 230 avenue du Mal Galieni 92000 MAMTERRE Depardieu Guillaume Monsieur 34 avenue de la Libert 06 400 CANNES Enregistrement 1 de fopa e NE I AEG La Poutrelle s affiche alors en haut de votre cran Vous pouvez r gler le volet de gauche pour voir l ensemble des sources de donn es disponibles Les donn es apparaissent alors dans le volet de droite Par d faut la Poutrelle recouvre votre document et masque la seconde barre d outils Appuyez sur le bouton d ancrage pour l amarrer au texteur 5 1 Contr le de mise en page Avec seulement les noms de champ dans un document il n est pas ais de v rifier que tout est correct avant l dition En effet la fonction d aper u ne fonctionne pas pour le mode publipostage Vous pouvez n anmoins contr ler l affichage de la fa on suivante 1 S lectionnez l enregistrement que vous voulez visualiser 2 Dans l
16. tte Validez la proc dure avec le bouton Nouveau document La planche se cr e automatiquement Il ne vous reste plus qu proc der la fusion en utilisant le menu Outils Mailing 19 20 7 Cr dits Auteur Cyril Beaussier Remerciement Int gr par Sophie Gautier Derni re modification 27 10 2003 Contacts Projet Documentation OpenOffice org http fr openoffice org Traduction 8 Licence Appendix Public Documentation License Notice The contents of this Documentation are subject to the Public Documentation License Version 1 0 the License you may only use this Documentation if you comply with the terms of this License A copy of the License is available at http Avww openoffice org licenses PDL html The Original Documentation is Cyril Beaussier The Initial Writer of the Original Documentation 1s Le publiposte avec OpenOffice org Copyright C 2003 All Rights Reserved Initial Writer contact s cbeaussier mairie francheville69 fr Contributor s _ ee Portions created by _ _ are Copyright C _ _ Insert year s All Rights Reserved Contributor contact s __ Insert hyperlink alias NOTE The text of this Appendix may differ slightly from the text of the notices in the files of the Original Documentation You should use the text of this Appendix rather than the text found in the Original Documentation for Your Modifications 20 20
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